اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها امروزه یک نوسان دائمی را تجربه می‌کنند، زیرا به کسبوکار خارجی، اقتصادهای محلی و جهانی و نیز پیشرفت فناوری پاسخ می‌دهد. علاوه بر این، برای حفظ کیفیت خود، نیازمند دریافت گواهینامه‌های ایزو مختلف هستند تا خود را بروز نگه دارند. بنابراین به مدیریت تغییر سازمانی (Organizational change management) به چشم یک موضوع اساسی در ساختار سازمانی خود نگاه می‌کنند.
این بدان معناست که فرآیندها، سیستم‌ها و استراتژی‌های محل کار باید به طور مداوم تغییر کنند و تکامل یابند تا سازمان‌ها در عرصه رقابت باقی بماند. تغییرات بر مهم‌ترین دارایی شما، یعنی نیروی انسانی، تأثیر مستقیم می‌گذارند. از دست دادن کارمندان به دلیل هزینه‌های استخدام مرتبط و زمان لازم برای به‌روزرسانی کارمندان جدید، پرهزینه و غیرمنطقی است. هر بار که یک کارمند از در سازمان بیرون می‌رود، دانشی از کسب و کار شما با او خارج می‌شود.
ما در این مقاله کیو سی بی می‌خواهیم به اهمیت مدیریت تغییر بپردازیم. اینکه چه چیزهایی باعث تغییرات سازمانی می‌شود و چگونه می‌تواند آسیب‌های آن را به حداقل رساند. ما در اینجا ۶ راه‌حل برای مدیریت تغییر به شما پیشنهاد می‌کنیم.
مدیریت تغییر چیست؟
تغییرات سازمانی به اقداماتی اطلاق می‌شود که در آن یک شرکت یا کسبوکار یک جز سازمان خود را تغییر می‌دهد، مانند فرهنگ، فناوری‌ها یا زیرساخت‌های زیربنایی که برای عملیات خود استفاده می‌کند. مدیریت تغییر سازمانی، روشی برای اعمال بهینه این تغییرات است و معمولا سه مرحله آماده‌سازی، اجرا و پیگیری را شامل می‌شود.
مدیریت تغییر می‌تواند باعث انتقال هموار و ملایم شود تا اطمینان حاصل شود که کارکنان در مسیر تغییر، به درستی هدایت می‌شوند. واقعیت این است که تقریباً 70 درصد از ابتکارات تغییر به دلیل نگرش منفی کارکنان و رفتار مدیریت غیرمولد شکست می‌خورند. بنابراین مدیریت تغییر برای محقق کردن تغییرات بسیار ضروری است. اینکه بتوانیم نگرش منفی را با یک دید پذیرنده عوض کنیم، از مهم‌ترین کارهایی است که می‌توانیم تحت عنوان مدیریت تغییر انجام دهیم.
انواع تغییرات سازمانی
تغییر سازمانی یک اصطلاح گسترده است. برخی تغییرات جزئی‌تر هستند، اما برخی دیگر یک تحول اساسی در شرکت ایجاد می‌کنند. تغییرات کوچکتر معمولا بر جنبه جزئی از یک شرکت یا سازمان تمرکز می‌کنند. ما عموما با دو نوع تغییر سازمانی مواجه می‌شویم که نیازمند مدیریت تغییر هستند:
- تغییرات تطبیقی (Adaptive Changes): تغییرات تطبیقی عموما کوچک، اما تدریجی هستند. سازمان‌ها از این تغییرات برای رفع نیازهایی که در طول زمان شکل می‌گیرد، استفاده می‌کنند. به طور معمول، این تغییرات اصلاحات و تنظیمات جزئی هستند که مدیران برای اجرای استراتژی‌های کسبوکار به خوبی تنظیم و اجرا می‌کنند. در طول فرآیند، مدیر می‌تواند برای ممیزی مدیریت تغییر اقدام کند. برای مثال تغییر سیستم عامل از ویندوز ۸ به ۱۰ یک تغییر تطبیقی است.
- تغییرات بنیادین (Transformational Changes): تغییرات بنیادین مقیاس و دامنه وسیع‌تری دارند. آن‌ها می‌توانند شامل تغییرات اساسی در اهداف و استراتژی، تحول در ساختار شرکت یا تیم، افراد، عملکردهای سازمانی و فرآیندهای تجاری باشند.
این دگرگونی‌ها نیازمند مدیریت تغییر دقیق‌تری هستند و به وقت و انرژی قابل‌توجهی نیاز دارند. این تغییرات بیشتر اوقات در پاسخ به نیروهای خارجی، مانند ظهور یک رقیب جدید، اعمال می‌شوند.
نقش مدیر در تغییرات سازمانی
در یک سازمان، هر کارمند نقش متفاوتی در کمک به مدیریت تغییر دارد. در حالی که تعداد زیادی از کارکنان ممکن است کارهای بسیار دقیقی را تکمیل کنند، مدیران سطوح ارشد با دوره طولانی‌مدت گاها اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند. حتی در حلقه درون مدیریت، رهبران و مدیران وظایف مختلفی را انجام می‌دهند.
برای مثال، شما به عنوان رهبر باید در ریسک کردن شجاع باشید. به تصویر بزرگ نگاه کنید و تغییرات سطح بالا را برای شرکت در نظر بگیرید، توضیح دهید که چرا این تغییرات باید رخ دهند و از همه مهمتر باید بتوانید کارمندان را برای حمایت از این انتقال ترغیب کنید. برای موفقیت به عنوان یک رهبر، باید هوشیار و ژرف‌بین باشید و بدانید چه کسی را مسئول کدام بخش از فرآیندهای تغییر کنید.
در مقابل به عنوان یک مدیر شما بیشتر بر موفقیت انتقال تجاری متمرکز هستید. شما اجرای تغییر با تعیین مراحل گسسته‌ای که باید اتفاق بیفتند و توالی آن‌ها را در اولویت قرار می‌دهید. شما همچنین مسئول تخصیص منابع، مانند پرسنل، و تعیین چگونگی سنجش موفقیت هستید.
در حالت ایدئال، رهبران نیز مدیران خواهند بود، اما این وظیفه اصلی یک مدیر است که بداند چگونه فرآیندهای مدیریت تغییر را طراحی، هدایت و شکل دهد. برای دستیابی به این هدف، مدیران باید طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها را داشته باشند:
- توانایی برقراری ارتباط واضح و مؤثر – این شامل گوش دادن فعالانه به تیم و همکارانشان است
- داشتن سطح بسیار پیشرفته از هوش هیجانی
- مهارت‌های سازمانی قوی
- باریک‌بینی و جزئی‌نگری
- مهارت حل مسئله و تصمیم‌گیری
- واگذاری اختیار بدون اِعمال مدیریت ذره‌بینی
۶ راه برای مدیریت تغییر موثر
۱. تغییرات را به وضوح تعریف کنید و آن را با اهداف تجاری هماهنگ سازید.
ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما بسیاری از سازمان‌ها اولین قدم حیاتی در مدیریت تغییر را نادیده می‌گیرند. بیان شفاف تغییرات مورد نیاز، یک مسئله است و انجام یک بررسی انتقادی اهداف سازمانی یک مسئله دیگر.
شما در بررسی انتقادی اطمینان حاصل می‌کنید که تغییرات در کسبوکار از نظر استراتژیک، مالی و اخلاقی در جهت درستی هدایت می‌شوند. در مقابل، بیان شفاف تغییرات کمک می‌کند تا در مدیریت تغییر، ارزش‌ها و تلاش‌های ورودی و خروجی دقیق‌تر تشریح شوند و هر کس درک و تصویر درستی از ماجرا داشته بشد.
سوالات کلیدی:
- چه چیزی را باید تغییر دهیم؟
- چرا این تغییر لازم است؟
۲. مشخص کنید چه چیزی تأثیرگذار است و چه چیزی تأثیرپذیر
هنگامی که دقیقاً فهمیدید به چه چیزی می‌خواهید برسید و چرا باید به آن برسید، وقت آن می‌شود تا تأثیرات تغییر را در سطوح مختلف سازمانی بررسی کنید. مدیریت تغییر تأثیر تغییرات بر هر واحد تجاری و چگونگی انتقال آن از طریق ساختار سازمانی به افراد را مطالعه می‌کند.
سوالات کلیدی
- تأثیرات تغییر چیست؟
- این تغییر چه کسانی را بیشتر تحت‌تأثیر قرار خواهد داد؟
- تغییر چگونه دریافت خواهد شد؟
۳. یک استراتژی برای ارتباط گرفتن تدارک ببینید
اگرچه همه کارمندان باید در مسیر تغییر، همراه شوند، اما دو مرحله اول، آن دسته از کارمندانی که حتماً باید از تغییرات اطلاع یابند را مشخص می‌کند. در مدیریت تغییر بهینه، باید موثرترین وسیله ارتباطی برای گروه یا فرد تعیین شود تا بتوانید آن‌ها را با خود همراه کنید. استراتژی ارتباطی باید شامل جدول زمانی برای نحوه انتقال تدریجی تغییرات، پیام‌های کلیدی و کانال‌های ارتباطی و رسانه‌هایی باشد که قصد استفاده از آن را دارید.
سوالات کلیدی:
- تغییر چگونه اطلاع‌رسانی خواهد شد؟
- بازخورد چگونه مدیریت خواهد شد؟
۴. آموزش موثر ارائه دهید
با انتشار پیام تغییر به صورت آشکار، مهم است که تمام افراد بدانند که در ازای تغییرات، مدیریت تغییرات به آن‌هایی آموزش‌هایی خواه ساختاریافته یا غیررسمی ارائه خواهد کرد. آن‌ها باید مطمئن شوند که مهارت‌ها و دانش‌های مورد نیاز برای کارآمدی را در حین ایجاد تغییر یاد می‌گیرند. آموزش می‌تواند شامل مجموعه‌ای از ماژول‌های یادگیری در مقیاس خُرد و آنلاین باشد و یا از یک رویکرد یادگیری ترکیبی، شامل جلسات آموزشی حضوری یا مربیگری و راهنمایی در حین کار، استفاده کند.
سوالات کلیدی:
- چه رفتارها و مهارت‌هایی برای دستیابی به نتایج تجاری مورد نیاز است؟
- چه روش‌های ارائه آموزش موثرتر خواهد بود؟
۵. یک ساختار پشتیبانی را اجرا کنید
انطباق با تغییرات همواره آسان نیست. شما می‌توانید برای اینکه کارمندانتان راحت‌تر با تغییرات سازگاری عاطفی و عملی پیدا کنند، از یک ساختار پشتیبانی استفاده کنید. مدیریت تغییر در اینجا می‌تواند باعث ایجاد مهارت در رفتارها شود که برای کسب نتایج مطلوب تجاری ضروری است.
برخی از تغییرات می‌توانند منجر به تعدیل نیرو یا تغییر ساختار شوند. بنابراین می‌توانید به ارائه خدمات پشتیبانی مانند خدمات مشاوره‌ای برای کمک به افراد در تعیین مسیر استفاده کنید. برای حمایت از کارکنان در تطبیق با تغییرات، می‌توانید سیاست درهای باز را نیز پیاده‌سازی کرد.
سوالات کلیدی
- در کجا نیاز به پشتیبانی بیشتر است؟
- چه نوع حمایتی موثرتر واقع خواهد شد؟
۶. فرآیند تغییر را بسنجید
در طول فرآیند مدیریت تغییر، باید ساختاری ایجاد کنید که بتواند تأثیرات تجاری تغییرات را اندازه‌گیری کند. اطمینان حاصل کنید که فرصت‌های تقویت مستمر برای ایجاد مهارت‌ها وجود دارد. شما همچنین باید برنامه مدیریت تغییر خود را ارزیابی کنید و ممیزی مدیریت تغییر را انجام دهید تا اثربخشی آن بهینه شود.
فهم این نکته اهمیت دارد که مدیریت تغییر پس از اجرای موفقیت‌آمیز یک تغییر یا انتقال متوقف نمی‌شود. هم در طول فرآیند و هم پس از آن، به طور مداوم نتایج باید ارزیابی شوند، داده‌ها مورد اندازه‌گیری و بررسی قرار گیرند، کارکنان در مورد روش‌ها و شیوه‌های تجاری جدید آموزش ببینند، و اهداف مجموعه، در صورت لزوم، دوباره تنظیم شوند.
سوالات کلیدی
- آیا این تغییر به دستیابی به اهداف تجاری کمک کرد؟
- آیا فرآیند مدیریت تغییر موفقیت‌آمیز بود؟
- چه کاری می‌توانست متفاوت انجام شود؟
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!