نظام آراستگی محیط کار 5S یکی از مباحث عمده در مدیریت ژاپنی است که ابتدا در ژاپن و سپس در سایر کشور‌ها به‌کار گرفته شد. نظام آراستگی محیط کار 5S، سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار است که از طریق حذف ضایعات و موارد اضافی از محل کار انجام می‌گیرد. به بیان ساده، هدف از نظام آراستگی 5S، سامان‌بخشی، ایجاد نظم و ترتیب، پاکیزه‌سازی، هماهنگی و ایجاد انضباط در محیط کار است. نظام آراستگی محیط کار 5S، به عنوان موثرترین رهیافت و ستونی استوار در ساختمان عملیات اصلاحی و بهبود بهره‌وری شناخته شده است. پیاده‌سازی 5S که در گروه استاندارهای کنترل کیفیت قرار دارد، در صنایع و سازمان‌های مختلف تجاری، صنعتی و خدماتی موجب افزایش بهره‌وری، استفاده بهینه از سرمایه نیروی انسانی و زمان، افزایش کارایی و در نهایت سوددهی بیشتر سازمان می‌شود.
تعریف نظام آراستگی 5S
نظام آراستگی 5S پیش‌نیازی برای هر برنامه بهبود است، نظام آراستگی محیط کار 5S با تاکید بر اصول خاص، روی سازماندهی مناسب محل کار (Organization)، ساده‌سازی محیط کار (Simplifies Work Environment)، کاهش اتلافات و بهبود کیفیت و ایمنی تاکید دارد. اصطلاح نظام آراستگی محیط کار 5S و تکنیک آن بر اساس 5 کلمه ژاپنی که با حرف S شروع می‌شوند ایجاد شده است. این پنج کلمه نیز با پنج اصطلاح انگلیسی که با S آغاز می‌شوند، مطابقت داده شده است که مطابق زیر هستند:
- ساماندهی تفکیک و تعمیر (Sorting Out Seiri)
- نظم و ترتیب (Systematic Arrangement Seiton)
- پاکیزه‌سازی (Spic and Span Seiso)
- استانداردسازی (تداوم و ایمنی) (Standardizing Seiketsu)
- انضباط (Self-Discipline Shitsuke)
اهداف کلی نظام آراستگی محیط کار 5S
نظام آراستگی محیط کار 5S در راستای دستیابی به اهداف مختلفی در هر سازمان اجرا می‌شود. هر کدام از مواردی که در 5S به آن‌ها اشاره می‌شود، هدفی جداگانه در مسیر هدف کلی سازمان دارند، این اهداف به تفکیک به شرح زیر هستند:
ساماندهی: ساماندهی در نظام آراستگی 5S با هدف مدیریت اولویت‌ها و رفع علل مشکلات انجام می‌گیرد.
نظم و ترتیب: بخش نظم و ترتیب در نظام آراستگی محیط کار 5S، منجر به ذخیره‌سازی و استقرار کارکردی و حذف نیاز به جست‌وجو خواهد شد.
پاکیزه‌سازی: هدف از پاکیزه‌سازی در 5S، بازبینی و درجات گوناگون پاکیزگی در سازمان است.
استانداردسازی: استانداردسازی در ساختار نظام آراستگی 5S به منظور استاندارد کردن و تداوم فعالیت‌های سه مرحله اول استاندارد 5S است که باید به بهترین نحو ممکن انجام شود.
انضباط: انضباط آخرین مرحله از مراحل نظام آراستگی 5S است که با هدف شکل‌دهی عادات صحیح و ایجاد انضباط اجرا می‌شود.
بررسی تحلیلی 5S
جهت اجرای سیستم نظام آراستگی 5S، سازمان موظف است تحلیل دقیق و تعاریف یکسانی از هرکدام از اجزای نظام آراستگی محیط کار 5S داشته باشد تا به‌طور دقیق و بدون ابهام موفق به پیاده‌سازی آن شود.
ساماندهی
طبق گفته پروفسور یوجی آییدا، «ساماندهی هنر دور ریختن اشیایی است که به آن‌ها احتیاج نداریم.» با توجه به این جمله کوتاه و کامل، ساماندهی در 5S به معنی جدا کردن اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور نمودن اقلام غیرضروري و غير کاربردي از محیط كار است، علاوه‌براین شامل تعمیر، تعویض یا تصحیح معایب و نواقص نیز هست. سازماندهی، فضایی فراهم می کند كه در آن امکان تغییر و بهبود ميسر شود. هدف از ساماندهی در نظام آراستگی محیط کار 5S، تعیین معیارهایی برای حذف موارد غیرضروری، به‌کارگیری مدیریت اولویت‌ها و تعیین اولویت‌ها، استفاده بهینه از فضای کار و حذف علل آلودگی است.
اقلام غیرضروری مدنظر در این در بخش ساماندهی، شامل مواردی مثل تجهیزات، ابزارآلات مستهلک یا خرابی که قابل تعمیر نیستند، مواد تاریخ‌مصرف گذشته، مدارک کهنه، کپی‌های اضافی و… هستند که ممکن است در هر مکانی از جمله قفسه‌ها و گنجه‌ها، گذرگاه‌ها و گوشه‌ها، محل نگهداری اقلامی که ممکن است در آینده استفاده شوند، فضای آزاد، روی زمین، دیوار و تابلوهای اعلانات و… قرار گرفته باشند.
نظم و ترتیب
در نظام آراستگی محیط کار 5S نظم و ترتيب به معناي مرتب كردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعيين جاي مناسب براي آنان به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترسي باشند، است. ايجاد نظم و ترتيب منجر به كاهش و يا حذف زمان‌هاي جستجو مي‌گردد. این کار منجر به ایجاد نظم در محل کار، استقرار مناسب اشیا از لحاظ ایمنی، کیفیت و اثربخشی و ارتقا بهره‌وری از طریق حذف زمان تلف‌شده برای جست‌وجوی اشیا خواهد شد. نظم و ترتیب در سه حوزه زیر انجام می‌گیرد:
- ایجاد نظم و ترتیب عمومی
- نظم و ترتیب در ثبت، استفاده و بایگانی نامه‌ها و مدارک
- نظم در محیط اداری و برای وسایل اداری
پاکیزه‌سازی
در نظام آراستگی محیط کار 5S، پاکیزه سازي به معناي پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه‌داشتن محیط و تجهیزات با حذف یا کنترل آلاینده ها است. این بخش از 5S، نوعی بازبینی و بازرسی نیز محسوب می شود. جستجو و ردیابی علل آلودگی ها وپاکیزه نگه‌داشتن محل کار به اندازه خود پاکیزه سازي اهميت دارد. پاکیزه سازي با هدف دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی، شناسایی مشکلات جزیی از طریق بازبینی، کاهش خرابی ماشین‌آلات، پیشگیری از بیماری کارکنان و… در سازمان اجرا می‌شود. در نظام آراستگی 5S، مرحله پاکیزه‌سازی در چهار مرحله بیان می‌شود:
- تقسیم‌بندی محل کار به محدوده‌های مختلف و تعیین مسئول مشخص
- تصمیم‌گیری در خصوص روند پاکیزه‌سازی و آن‌چه باید تمیز شود
- انتخاب روش پاکیزه‌سازی و ابزار مورد نیاز آن
- شناسایی منشا آلودگی و تلاش در جهت حذف یا کنترل آن (آلودگی‌‌ها ممکن است محیطی، صوتی، شیمیایی و… باشند.)
استانداردسازی
استانداردسازي از دیدگاه نظام آراستگی محیط کار 5S عملاً عبارت از استانداردسازی و مدون کردن سه مورد اول نظام آراستگی 5S است. از این بخش با عنوان تداوم و ایمنی نیز یاد می شود که در آن ایجاد دستورالعمل‌‌‌‌‌‌‌‌هاي ساده و پایه ریزی ساختاري مناسب براي حمایت از فعالیت‌‌‌‌‌‌‌‌هاي گام‌های قبل مورد توجه قرار می گيرد. هدف از اجرای این بخش، جلوگیری از اعمال سلیقه و چندباره‌کاری، تدوین استانداردهای اجرایی برای تداوم 5S، کنترل دیداری جهت آشکار شدن ناهمگونی‌ها و پیشگیری از رسیدن به وضعیت قبل از اجرای استاندارد 5S است.
انضباط
انضباط به معناي تمرين است تا حدي كه افراد به‌صورت طبیعی کارشان را صحیح انجام دهند، مفهوم انضباط معادل با تغییر عادات نادرست و ایجاد عادات مناسب است. در این بخش از اجراي نظام آراستگی محیط کار 5S عادت به انجام کارهاي صحیح، به كمك آموزش، فرهنگ‌سازي و جلب مشاركت عمومي جهت تدوین، ابلاغ و اجراي مقررات سازمان مورد توجه قرار می گیرد. مجموعه فعالیت هاي نظام آراستگی محیط کار 5S نمی تواند بدون وجود انضباط کاری موفقیت آمیز باشند. انضباط در نظام آراستگی 5S با هدف مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح، پیروی از مقررات، نهادینه شدن فرهنگ بهره‌وری، افزایش تعلق سازمانی پرسنل و زمینه‌ساز شدن فرهنگ خودانضباطی در محیط کار پیاده می‌شود.
مزایای 5S
پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار 5S و پیروی از نظام آراستگی محیط کار 5S، مزایای زیادی برای تمام سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت، این مزایا عبارتند از حذف ضایعات، ایجاد یک نظم فراگیر، ایمنی در محیط کار و کاهش حوادث، دسترسی آسان به ملزومات نظیر اسناد، قطعات و تجهیزات، کاهش خرابی تجهیزات، افزایش کارآیی، ارتقا کیفیت و افزایش رضایت مشتری
