گواهینامه ایزو 21378: بهبود کیفیت داده‌های ممیزی با استفاده از یک استاندارد نوین

ممیزی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های مالی و اقتصادی در جهان است که به منظور اطمینان از دقت و صحت گزارش‌های مالی، انجام می‌شود. اما چگونه می‌توان دقت و صحت داده‌های ممیزی را تضمین کرد؟ گواهینامه ایزو 21378، یک استاندارد جدید در جمع‌آوری داده‌های ممیزی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا داده‌های دقیق و کاملی را جمع‌آوری کرده و بهبود کیفیت خدمات خود را تضمین کنند. در ادامه، با بررسی جزئیات و شرایط اخذ ایزو 21378، مزایا و نحوه اجرای آن را برای کسب‌وکارها خواهیم گفت.

جمع‌آوری داده‌های ممیزی چیست و چرا مهم است؟

جمع‌آوری داده‌های ممیزی به معنی جمع‌آوری و استخراج داده‌های مربوط به حسابرسی از سیستم‌های مختلف حسابداری و مالی یک سازمان است. این داده‌ها شامل اطلاعاتی مثل مانده حساب‌ها، جزئیات تراکنش‌ها، اسناد مالی، ریز حساب‌ها و سایر اطلاعات مرتبط با ممیزی هستند.

جمع‌آوری داده‌های ممیزی بسیار مهم است چون این داده‌ها به ممیزان کمک می‌کند تا صحت و دقت اظهارنامه‌های مالی سازمان را تأیید کنند. با داشتن داده‌های دقیق و کامل، ممیزان می‌توانند به‌طور صحیح و کارآمد به تحلیل اظهارنامه‌های مالی بپردازند و مشکلات مالی و اقتصادی را شناسایی کنند. همچنین، جمع‌آوری داده‌های ممیزی باعث سرعت بخشیدن به فرآیند ممیزی و کاهش خطاهای احتمالی آن می‌شود.

جمع‌آوری دقیق داده‌های ممیزی، برای اطمینان سهامداران، مدیران، ممیزان و سایر نهادهای مرتبط با سازمان بسیار مهم است. به همین دلیل، استانداردهای مرتبط با جمع‌آوری داده‌های ممیزی مثل استاندارد ایزو  21378 برای بهبود کیفیت و کارآمدی فرآیند ممیزی بسیار دارای اهمیت هستند.

استاندارد ایزو 21378 چیست؟

استاندارد ایزو 21378 یک استاندارد بین‌المللی در زمینه جمع‌آوری داده‌های ممیزی است. این استاندارد تعریف‌های مشترکی از المان‌های اطلاعات حسابداری را برای استخراج داده‌های ممیزی مربوط فراهم می‌کند. هدف کلی این استاندارد، ایجاد یک فرهنگ مشترک در بین ممیزان، ممیزی شوندگان و فناوران برای جمع‌آوری داده‌های ممیزی و تسهیل در تبادل آن‌هاست.

این استاندارد در سال 2019 توسط سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) تدوین شده است. تیمی از صاحبان سهام، ممیزان، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار و سایر حرفه‌ای‌های مرتبط با ممیزی و فناوری اطلاعات در فرآیند تدوین این استاندارد مشارکت داشته‌اند. هدف اصلی این ایزو، تعریف تعاریف مشترکی برای المان‌های داده‌ای ممیزی و ایجاد یک مکانیزم مستقل از سیستم‌های حسابداری و  ERP  برای جمع‌آوری و تبادل داده‌های ممیزی است.

استاندارد ایزو 21378 قابلیت استفاده در حوزه‌های مختلف ممیزی از جمله کل دفتر، حسابهای دریافتنی، فروش، حسابهای پرداختنی، خرید، موجودی و دارایی‌های ثابت را دارد. با اجرای این استاندارد، جمع‌آوری داده‌های ممیزی به صورت خودکار و بدون نیاز به انجام دستی آن‌ها انجام می‌شود و باعث سرعت بخشیدن به فرآیند ممیزی و کاهش خطاهای احتمالی در آن می‌شود

سند گواهینامه ایزو 21378 شامل چه بخش‌ها و موضوعاتی است؟

استاندارد ایزو 21378 شامل موضوعات زیر است:

1. الزامات عمومی: شامل مفاهیم و تعاریف اساسی، محدوده و هدف این استاندارد، نحوه استفاده از استاندارد و همچنین شرایط فنی و عملیاتی موردنیاز برای پیاده‌سازی این استاندارد.
2. جمع‌آوری داده‌های ممیزی: شامل تعریف المان‌های داده‌ای ممیزی مثل کد حساب، نام حساب، مانده، جمع کل و یا سایر المان‌های داده‌ای مرتبط با حسابداری.
3. ممیزی شوندگان: شامل توصیفی از نحوه جمع‌آوری داده‌های ممیزی توسط ممیزی شوندگان و روش‌های صحیح جمع‌آوری این داده‌ها.
4. حسابرسان: شامل نحوه تعیین نیازهای حسابرسان در زمینه جمع‌آوری داده‌های ممیزی و روش‌های مطمئن برای تأیید صحت داده‌های ممیزی.
5. توسعه‌دهندگان نرم‌افزار: شامل راهکارهایی برای پیاده‌سازی استاندارد ایزو 21378 در نرم‌افزارهای ممیزی و روش‌های مطمئن برای جمع‌آوری و تبادل داده‌های ممیزی در نرم‌افزارهای مختلف.
6. سایر حرفه‌ای‌های مرتبط با ممیزی و فناوری اطلاعات: شامل توصیفی از نحوه استفاده از استاندارد ایزو 21378 توسط سایر حرفه‌ای‌های مرتبط با ممیزی مثل مدیران مالی، کارشناسان ممیزی، مشاوران مالی و سایر حرفه‌ای‌های مرتبط با فناوری اطلاعات.

همچنین، استاندارد ایزو 21378 شامل نمونه‌هایی از خروجی‌های جمع‌آوری داده‌های ممیزی هم است.

الزامات ایزو 21378 چیست؟

سند گواهینامه ایزو  21378 الزاماتی را برای جمع‌آوری داده‌های ممیزی تعیین می‌کند. برخی از الزامات این استاندارد عبارتند از:

1. تعریف دقیق المان‌های داده‌ای: استاندارد ایزو  21378 برای هر المان داده‌ ممیزی، تعریف دقیقی ارائه می‌دهد که شامل مفهوم المان، نام المان، مقدار المان و یا سایر خصوصیات آن است.
2. استفاده از استانداردهای معتبر: استاندارد ایزو 21378 توصیه می‌کند که برای جمع‌آوری داده‌های ممیزی از استانداردهای معتبری مثل استانداردهای XBRL (Extensible Business Reporting Language) استفاده شود.
3. ارائه داده‌های کامل و دقیق: استاندارد ایزو 21378 برای جمع‌آوری داده‌های ممیزی، الزام به ارائه داده‌های کامل و دقیق دارد. برای این منظور، می‌توان از روش‌هایی مثل ترکیب چند منبع داده‌ای، استفاده از روش‌های خودکار جمع‌آوری داده‌ها و استفاده از داده‌های قبلی به‌منظور بهبود دقت داده‌های جمع‌آوری شده استفاده کرد.
4. حفظ حریم خصوصی: استاندارد ایزو 21378 حفظ حریم خصوصی داده‌های ممیزی را الزامی می‌داند و توصیه می‌کند که داده‌های ممیزی تنها با موافقت صریح صاحبان آن داده‌ها، جمع‌آوری شود.
5. قابلیت تبادل داده: استاندارد ایزو 21378 برای جمع‌آوری داده‌های ممیزی، الزام به ارائه داده‌های قابل تبادل با سایر سیستم‌های ممیزی دارد تا بتوان از این داده‌ها به‌صورت مؤثر در فرآیند ممیزی استفاده کرد.
6. امنیت داده‌ها: استاندارد ایزو 21378 برای جمع‌آوری داده‌های ممیزی، الزام به ایجاد سیاست‌ها و روش‌های امنیتی برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده‌های ممیزی دارد.

به‌ طور کلی، استاندارد ایزو 21378 به منظور بهبود کیفیت و کارآمدی فرآیند جمع‌آوری داده‌های ممیزی تدوین شده است.

گواهینامه ایزو 21378 چیست؟

گواهینامه ایزو 21378 به یک سازمان یا شرکت اعطا می‌شود که توانسته باشد نیازهای استاندارد ISO 21378 در زمینه جمع‌آوری داده‌های ممیزی را برآورده کند. این گواهینامه به عنوان یک تأییدیه مستند به این نکته اشاره دارد که سازمان مذکور توانسته است نیازهای مشتریان خود در زمینه جمع‌آوری داده‌های ممیزی را با رعایت استانداردهای گواهینامه ایزو 21378 برآورده کند. این گواهینامه توسط سازمان‌های معتبری مثل سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) و سازمان‌های اعتبار بخش دیگری صادر می‌شود.

مراحل اخذ گواهینامه ایزو 21378

برای اخذ گواهینامه ایزو 21378، مراحل زیر را باید طی کرد:

1. بررسی شرایط: در ابتدا باید شرایط لازم برای اخذ گواهینامه ایزو 21378 را بررسی کنید. برای مثال، باید اطمینان حاصل شود که سازمان شما دارای سیستم جامع جمع‌آوری داده‌های ممیزی است و فرآیندهای مربوط به جمع‌آوری داده‌ها از نظر کیفیت و کارآمدی بهینه‌سازی شده‌اند.
2. آموزش: برای اخذ گواهینامه ایزو 21378، باید افرادی در سازمان شما آموزش دیده باشند تا بتوانند با استاندارد و الزامات آن آشنا شوند.
3. ارزیابی مستندات: در این مرحله، مستندات مربوط به سیستم جمع‌آوری داده‌های ممیزی، مثل سیاست‌ها، فرآیندها و رویه‌ها، توسط یک مرکز ارزیابی مستقل بررسی می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که سازمان شما با الزامات استاندارد ISO 21378 سازگار است.
4. ارزیابی عملیاتی: در این مرحله، فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی در سازمان شما توسط مرکز ارزیابی مستقل بررسی می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که این فرآیندها با استاندارد ISO 21378 سازگار هستند.
5. صدور گواهینامه: در صورتی که سازمان شما با موفقیت ارزیابی مستندات و ارزیابی عملیاتی را پشت سر گذاشته باشد، مرکز ارزیابی مستقل گواهینامه ایزو 21378 را به سازمان شما صادر خواهد کرد.
6. نگهداری گواهینامه: پس از صدور گواهینامه، باید سازمان شما به منظور حفظ گواهینامه، فرآیندهای مربوط به جمع‌آوری داده‌های ممیزی را بهبود بخشد و الزامات استاندارد ISO 21378 را رعایت کند.

با انجام این مراحل، سازمان شما می‌تواند گواهینامه ایزو 21378 را اخذ کند و از کیفیت و کارآمدی فرآیند جمع‌آوری داده‌های ممیزی خود اطمینان حاصل کند.

مزایای استفاده از گواهینامه ایزو 21378 چیست؟

استفاده از گواهینامه ایزو 21378 برای سازمان‌هایی که فعالیت ممیزی را انجام می‌دهند، مزایای متعددی دارد، از جمله:

1. بهبود کیفیت داده‌های ممیزی: استفاده از گواهینامه ایزو  21378 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی خود را بهبود بخشند و کیفیت داده‌های جمع‌آوری شده را افزایش دهند. این کار باعث می‌شود که اطمینان بیشتری از صحت و قابل اطمینان بودن داده‌های ممیزی داشته باشند.
2. افزایش کارآمدی و بهبود فرآیندهای ممیزی: استفاده از گواهینامه ایزو  21378 باعث می‌شود که فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی بهبود یابند و کارآمدی این فرآیندها افزایش یابد. این به معنی کاهش زمان و هزینه‌های مربوط به فرآیند جمع‌آوری داده‌های ممیزی است.
3. افزایش اعتماد عمومی: دریافت گواهینامه ایزو 21378 به معنی رعایت الزامات استاندارد جهانی است و این امر باعث می‌شود که اعتماد عمومی به سازمان‌هایی که این گواهینامه را دریافت کرده‌اند، افزایش یابد.
4. رقابت‌پذیری در بازار: دریافت گواهینامه ایزو 21378 می‌تواند باعث افزایش رقابت‌پذیری سازمان‌ها در بازار شود. این موضوع باعث می‌شود که سازمان‌ها به عنوان یک سازمان حرفه‌ای و با کیفیت در بازار شناخته شوند.
5. تطبیق با الزامات قانونی: دریافت گواهینامه ایزو 21378 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با الزامات قانونی در زمینه جمع‌آوری داده‌های ممیزی تطبیق پیدا کنند.
6. بهبود تصمیم‌گیری‌های مالی: استفاده از گواهینامه ایزو 21378 می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا تصمیم‌گیری‌های مالی بهتری بگیرند.
7. بهبود روابط با مشتریان: استفاده از گواهینامه ایزو 21378 می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا روابط خود با مشتریان را بهبود بخشند و اعتماد آن‌ها را به دست آورند.

با اینکه دریافت گواهینامه ایزو 21378 ممکن است در ابتدا هزینه‌هایی به دنبال داشته باشد، اما مزایای آن برای سازمان‌هایی که فعالیت ممیزی را انجام می‌دهند، قابل‌توجه است.

دریافت گواهینامه ایزو 21378 برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

در ادامه برخی از کسب‌وکارهایی که می‌توانند از گواهینامه ایزو 21378 بهره ببرند را معرفی خواهیم کرد:

1. شرکت‌های ممیزی: شرکت‌های ممیزی در همه جای دنیا به دنبال بهبود کیفیت خدمات و رفع نواقص فرآیندهای خود هستند. گواهینامه ایزو 21378 می‌تواند به شرکت‌های ممیزی در بهبود فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی، افزایش کارآمدی و بهبود کیفیت داده‌های ممیزی کمک کند.
2. شرکت‌های بیمه‌: شرکت‌های بیمه‌ در همه جای دنیا به دنبال جمع‌آوری داده‌های ممیزی به منظور ارائه گزارش‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مالی هستند. گواهینامه ایزو 21378 به شرکت‌های بیمه‌ کمک می‌کند تا فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی خود را بهبود دهند و کیفیت داده‌های ممیزی را افزایش دهند.
3. بانک‌ها: بانک‌ها هم به دنبال جمع‌آوری داده‌های ممیزی به منظور ارائه گزارش‌های مالی هستند. گواهینامه ایزو 21378 به بانک‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی خود را بهبود دهند و کیفیت داده‌های ممیزی را افزایش دهند.
4. سازمان‌های دولتی: سازمان‌های دولتی هم ممکن است به دنبال جمع‌آوری داده‌های ممیزی برای ارائه گزارش‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مالی باشند. گواهینامه ایزو 21378 به سازمان‌های دولتی کمک می‌کند تا فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی خود را بهبود دهند و کیفیت داده‌های ممیزی خود را افزایش دهند.

هر کسب‌و‌کاری که به دنبال بهبود کیفیت و کارآمدی فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی خود باشد، می‌تواند از گواهینامه ایزو 21378 بهره ببرد.

دلایل اهمیت استاندارد ایزو 21378 چیست؟

استاندارد ایزو 21378 به عنوان استاندارد جدیدی در حوزه جمع‌آوری داده‌های ممیزی، برای کسب‌وکارها از اهمیت بالایی برخورد دار است. دلایل این اهمیت هم عبارتند از:

1. کاهش خطاهای انسانی: استفاده از گواهینامه ایزو 21378 در جمع‌آوری داده‌های ممیزی، خطاهای انسانی این فرایند را کاهش می‌دهد. امری که بهبود کیفیت داده‌های ممیزی و بهبود کارآمدی فرآیند جمع‌آوری داده‌ها را به همراه دارد.
2. افزایش کارآمدی: استفاده از استاندارد ایزو 21378 می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی خود را بهبود بخشند و کارآمدی را افزایش دهند. این امر می‌تواند به کاهش هزینه‌های مربوط به جمع‌آوری داده‌ها و افزایش سودآوری کسب‌وکارها کمک کند.
3. توسعه بیشتر: استفاده از گواهینامه ایزو 21378 به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با بهبود فرآیندهای جمع‌آوری داده‌های ممیزی، قدرت تصمیم‌گیری‌ بیشتر و دقیق‌تری داشته باشند. این امر می‌تواند به کسب‌وکارها در توسعه بیشتر و افزایش سودآوری کمک کند.

استاندارد ایزو 21378 به عنوان یک ابزار مهم در حوزه ممیزی و جمع‌آوری داده‌های مرتبط با آن، مورداستفاده بسیاری از کسب‌وکارها قرارگرفته است و به عنوان یک استاندارد جدید و مهم در این حوزه شناخته می‌شود.

استانداردهای مرتبط با ایزو 21378

چندین استاندارد دیگر هم در حوزه ممیزی و جمع‌آوری داده‌های مرتبط با آن وجود دارد که می‌توانند با استاندارد ایزو 21378 همکاری و بهبود کیفیت داده‌های ممیزی را تضمین کنند. در زیر، به برخی از این استانداردها اشاره می‌کنیم:

• استاندارد ایزو 9001: این استاندارد به برنامه‌ریزی، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی کمک می‌کند. با اجرای این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند بهبود کیفیت خدمات خود را تضمین کرده و به رشد و توسعه کسب‌وکار خود کمک کنند.
• استاندارد ایزو 14001: این استاندارد به مدیریت محیط‌زیست و کاهش آثار منفی سازمان‌ها بر محیط طبیعی کمک می‌کند. با اجرای این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند به حفاظت از محیط‌زیست و به حفظ منابع طبیعی کمک کنند.
• استاندارد ایزو 45001: این استاندارد به بهبود شرایط کاری و کاهش حوادث و بروز نارضایتی‌های کاری کمک می‌کند. با اجرای این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند به بهبود شرایط کاری و کاهش تعداد حوادث و بروز نارضایتی‌های کاری کمک کنند.
• استاندارد ایزو 27001: این استاندارد به حفاظت از اطلاعات سازمانی و کاهش خطرات امنیتی کمک می‌کند. با اجرای این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند به حفاظت از اطلاعات محرمانه و حساس و کاهش خطرات امنیتی کمک کنند.

همچنین، استانداردهای دیگری هم در حوزه ممیزی مثل استاندارد ایزو 31000 (مدیریت ریسک) و استاندارد ایزو 27005 (مدیریت امنیت اطلاعات) وجود دارند که می‌توانند به بهبود کیفیت داده‌های ممیزی کمک کنند.

چه تفاوتی بین گواهینامه ایزو 21378 و دیگر استانداردهای ممیزی وجود دارد؟

استانداردهای ممیزی مختلفی وجود دارند که برای بهبود کیفیت ممیزی و اطمینان از دقت و صحت داده‌های ممیزی طراحی شده‌اند اما گواهینامه ایزو 21378 به عنوان یکی از جدیدترین استانداردهای ممیزی، تمرکز خود را بر روی جمع‌آوری داده‌های ممیزی و بهبود کیفیت این داده‌ها دارد.

برخلاف بسیاری از استانداردهای ممیزی که بیشتر بر روی روش‌ها و فرآیندهای ممیزی تمرکز دارند، گواهینامه ایزو 21378 به شرکت‌ها در جمع‌آوری دقیق و کامل داده‌های ممیزی، کمک می‌کند. همچنین، این استاندارد شرکت‌ها را تشویق به بهبود کیفیت خدمات ممیزی می‌کند؛ چیزی که افزایش اعتماد مشتریان و پیشی‌گرفتن از رقبا را برای شرکت‌ها به همراه خواهد داشت.

حرف آخر

با توجه به نیاز روزافزون به داده‌های دقیق و کیفیت بالا در حوزه ممیزی، گواهینامه ایزو 21378 به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای موجود در فرآیند جمع‌آوری داده‌های ممیزی، مورد توجه بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها قرارگرفته است. همچنین، این گواهینامه به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با بهبود کیفیت داده‌های ممیزی، بهبود کارآمدی و کاهش خطاهای انسانی، امکان توسعه کسب‌وکار خود را داشته باشند.

به طور کلی، استفاده از استاندارد ایزو 21378 می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا در رقابت با رقبای خود، با ارائه خدمات با کیفیت و دقیق، به موفقیت بیشتری دست یابند و به عنوان یکی از شرکت‌های پیشرو در صنعت خود شناخته شوند.

سؤالات متداول

گواهینامه ایزو 21378 چیست؟

ایزو 21378، یک استاندارد جدید در جمع‌آوری داده‌های ممیزی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا داده‌های دقیق و کاملی را جمع‌آوری کرده و بهبود کیفیت خدمات خود را تضمین کنند.

گواهینامه ایزو 21378 چه فوایدی دارد؟

استفاده از ایزو 21378 باعث بهبود کارآمدی کسب‌وکارها، تضمین تطابق با نظام‌های ممیزی، بهبود روابط با مشتریان و رقابت‌پذیری بیشتر در بازار می‌شود.

گواهینامه ایزو 21378 چگونه باعث بهبود کیفیت خدمات شرکت‌ها می‌شود؟

با دقت بیشتر در جمع‌آوری داده‌های ممیزی، شرکت‌ها می‌توانند خطاها و اشتباهات را بهبود دهند و از این طریق، اعتماد مشتریان و رقبای خود را به دست آورند.