ارتباطات، سنگ بنای موفقیت هر سازمانی است. تجارت متشکل از تعاملات مستمر با چندین طرف – مدیران، کارمندان و مشتریان – است. ارتباطات سازمانی مؤثر، جریان اطلاعات را بین همه طرف‌های مرتبط تضمین می‌کند و احتمال سوء‌تفاهم، نارضایتی و عدم‌اعتماد را کاهش می‌دهد. ارتباطات سازمانی اشکال مختلفی دارد که می‌تواند در محیط کار چندفرهنگی امروزی بسیار مهم باشد. بر این اساس شما باید یک فرهنگ سازمانی ایجاد کنید که در آن ارتباطات شکوفا شود. چون یک کارکرد مهم، اما اغلب نادیده گرفته شده رهبری، ایجاد فرهنگی است که در آن ارتباطات مؤثر می‌تواند شکوفا شود؛ درواقع سبک ارتباطی یک سازمان، توسعه طبیعی فرهنگ آن است. ما در ادامه ارتباطات سازمانی و بحث مدیریت آن را به‌شکلی توضیح داده‌ایم که اگر شما دوباره با سوالاتی مثل سازمان چیست و یا فرهنگ سازمانی چه معنایی دارد، مواجه شدید، بتوانید آن را با نگاهی تازه‌تر فهم کنید و برای دیگران توضیح دهید.
ارتباطات سازمانی چیست؟
ارتباطات سازمانی به تمام مجموعه روابط و نسبت‌ها در تمام سطح سازمان گفته می‌شود که مابین افراد فعال در یک سازمان جریان دارد. ارتباطات سازمانی، انتقال اطلاعات در داخل سازمان‌های غیرانتفاعی، شرکت‌ها، سازمان‌های دولتی و سایر سازمان‌ها از طریق همه کانال‌ها و اشکال ارتباطی است که به آنها اجازه می‌دهد تا با یکدیگر کار کنند، با ذی‌نفعان ارتباط برقرار کنند، رشد کنند و به جامعه کمک کنند. به‌عبارت‌دیگر، ارتباط سازمانی، ارسال و دریافت پیام در میان افراد مرتبط در یک سازمان یا محیط خاص برای رسیدن به اهداف تجاری فردی و مشترک است. در گذشته، ارتباطات سازمانی تماماً در مورد ارائه سخنرانی‌های عمومی توسط رهبران بود، اما امروزه همه سطوح تعامل در شرکت‌ها و سازمان‌ها را شامل می‌شود.
ویژگی‌های ارتباطات سازمانی مؤثر
کلید ارتباط سازمانی مؤثر، به اشتراک گذاشتن اطلاعات مناسب با اعضای سازمان در زمان مناسب از طریق کانال ارتباطی مناسب است. به گفته فوربس، ارتباطات سازمانی مؤثر دارای پنج عنصر زیر است: اول همدلی؛ توانایی درک احساسات دیگران، پیوندهای انسانی قدرتمندی ایجاد می‌کند که به رهبران کسب‌و‌کار و تیم اجازه می‌دهد تا کارکنان خود را درک کنند و تصمیمات بهتری بگیرند. دوم ارتباط مثبت؛ بیان پیام‌ها به روشی مثبت برای ایجاد و حفظ یک کانال ارتباطی مؤثر. این به کارمندان کمک می‌کند به جای مقاومت، گوش دهند. سوم وضوح؛ در ارتباط سازمانی مؤثر، پیام‌های ارسال‌شده به اعضای سازمان همیشه واضح و مشخص هستند.
چهارم صراحت؛ صراحت به بهبود ارتباطات و جلب اعتماد همه افراد در سازمان کمک می‌کند. صراحت به‌معنای بیان افکار و احساسات به شیوه‌ای واضح، مستقیم و محترمانه بدون قضاوت دیگران است. پنجم خوداندیشی؛ اختصاص زمان به خوداندیشی به کارکنان اجازه می‌دهد تا ارتباطات مؤثری را در سازمان ایجاد کنند. رهبران، به ویژه، باید اهمیت تشکر از دو دسته را به‌خوبی بدانند؛ 1. شخصی که به‌نحوی به آنها کمک کرده یا 2. گفتگو با کسانی که برای درک بهتر وظیفه و نقش کلی آنها در سازمان نیاز به کمک آنها دارند.
مدیریت ارتباطات سازمانی به چه معناست؟
مدیریت ارتباطات سازمانی، شامل مدیریت ارتباطات داخلی، مانند ماژول‌های آموزش کارکنان، پیام رسانی پیرامون مأموریت سازمان، ارتباطات بین فردی بین مدیریت و کارکنان و ارتباطات حرفه‌ای می‌شود. این یک تعریف فنی از مدیریت ارتباطات سازمانی است اما اگر بخواهیم این شیوه مدیریت را بیشتر باز کنیم باید بگوییم این شیوه به ما کمک می‌کند که ارتباطات از پیش موجود در یک سازمان را درک کنیم و سامان دهیم. به‌علاوه این شیوه به ما در مورد ایجاد ارتباطات سازمانی مؤثر و متفاوت در جهت پویایی سازمان، یاری می‌رساند.
انواع اصلی ارتباطات سازمانی
ما می‌توانیم ارتباطات سازمانی را به 4 نوع اصلی تقسیم کنیم:
1. ارتباطات رسمی؛ رسمی‌بودن، واضح‌بودن و مشخص‌بودن، یک راه عالی برای اطمینان از جریان مناسب اطلاعات در محل کار است. با ارتباطات رسمی، همه از اهداف کسب و‌کار مطلع و با آنها همسو می‌شوند. این نوع ارتباط برای رعایت الزامات قانونی نیز الزامی است. برای مثال، ترتیب کاری و همچنین قوانین و دستورالعمل‌های ایمنی باید به‌صورت رسمی (ایمیل، اسناد چاپی) به کارکنان ابلاغ شود.
2. ارتباطات غیر رسمی؛ همانطور که حدس زده‌اید، این نوع ارتباط برعکس ارتباط رسمی است. این ارتباط شامل دیالوگ‌ها، چت‌ها، مکالمات تلفنی است که معمولاً در تایم استراحت انجام می‌شود و به هیچ تشریفاتی متکی نیست. یکی از مهم‌ترین مزایای ارتباطات غیررسمی این واقعیت است که روشی سریعتر برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات در محل کار است. همچنین به اشتراک‌گذاری و توسعه ایده‌های جدید برای بهبود محصولات و همچنین فرآیندهای داخلی یا خارجی کمک می‌کند. تعجب خواهید کرد اگر بدانید چه تعداد از ایده‌های نوآورانه با یک گفتگو در کنار دستگاه قهوه‌ساز شروع شده است!
3. ارتباط افقی؛ این نوع ارتباطات سازمانی در میان تیم‌ها، گروه‌ها یا افرادی که در یک سطح سلسله مراتبی هستند، رخ می‌دهد. ارتباطات افقی نقش مهمی در شکستن بلاک‌ها و بهبود همکاری بین بخش‌های مختلف در محل کار دارد. این مورد نقش مهمی در همسویی تیم‌های فناوری، بازاریابی و فروش و اطمینان از اینکه همه در یک جهت هستند، ایفا می‌کند.
4. ارتباط عمودی؛ رایج‌ترین شکل ارتباط در سازمان‌های ساختاریافته از یک الگوی عمودی بالا و پایین پیروی می‌کند. این شامل ارتباط بین رهبران کسب و‌کار، رهبران تیم و کارمندان است. این نوع ارتباط در محیط کار ضروری است. بدون ارتباط عمودی، امکان به اشتراک گذاشتن دستورالعمل‌ها، بازخوردها یا ایده‌ها وجود نخواهد داشت. مهم نیست که در مورد چه نوع ارتباطی صحبت می‌کنیم، ارتباطات در محل کار یک جزء مدیریتی حیاتی برای هر سازمانی است. برای موفقیت، سازمان‌ها باید استراتژی‌های ارتباطات سازمانی جامعی داشته باشند که در آن کارکنان احساس کنند از به‌روزرسانی‌های مهم شرکت مطلعند و در گفتگوهای روزانه سازمانی شرکت می‌کنند.
استراتژی‌های ارتباط سازمانی برای مدیران
ارتباطات خوب، حتی برای پیچیده‌ترین شرکت‌ها، یک عنصر متعادل‌کننده است. صدالبته که در این بین ارتباط بیش از حد، طاقت‌فرسا است و ارتباط کم هم باعث می‌شود که شرکت از هم گسیخته به نظر برسد. همچنین صمیمیت و صداقت بیش از حد بین افراد در یک سازمان هم هم ممکن است نگرش واقع‌گرایانه و بی‌طرفانه به معضلات درون‌سازمانی را مخدوش کند. پس می‌بینید که موقعیت‌های پیچیده و فرسایشی در درون یک سازمان کم نیست. شرکت‌هایی که می‌خواهند ارتباطات داخلی خود را تقویت کنند، بهتر است از هفت استراتژی زیر استفاده کنند.
استراتژی شماره 1؛ انتخاب رسانه مناسب برای ارتباط
استراتژی اول به ما می‌گوید که برای ایجاد ارتباط باید رسانه مناسب را انتخاب کنید؛ هر رسانه‌ای برای هر نوع ارتباطی مناسب نیست. پوسترها و تابلوها در اتاق استراحت یادآور خوبی در مورد شرکت هستند، اما ممکن است مناسب‌ترین وسیله برای بحث در مورد راه‌های بهبود خدمات مشتری نباشند. یک رسانه خوب، چشم و قلب کارمندان را در رساندن پیام خود تسخیر می‌کند.
استراتژی شماره 2؛ بازکردن راه‌های تعامل و گفتگو
استراتژی دوم به ما درباره اهمیت تعامل می‌گوید. درواقع رسانه ارتباطی مناسب باید همیشه با راه‌های مناسب برای تعامل و اظهار نظر کارکنان در مورد پیام‌ها همراه باشد. ارتباطات سازمانی مؤثر در هر دو جهت حرکت می‌کند؛ از مدیریت به کارکنان و بالعکس. ارتباطی که اجازه تعامل یا اظهار‌نظر اعضا را نمی‌دهد، بیشتر شبیه یک دستور یا حکم است تا تلاشی برای صحبت. تابلوهای بحث و تالارهای گفتگوی آنلاین در حال تبدیل‌شدن به یک روش محبوب برای کارمندان برای تعامل با ارتباطات داخلی هستند.
کارمندان به جای اینکه صندوق ورودی خود را مملو از پیام‌ها ببینند، می‌توانند وارد تالار گفتگو شوند و تنها درباره پیام‌هایی که مربوط به شغلشان است، تعامل داشته باشند. کنفرانس ویدئویی هم جزء مهمی از این استراتژی است، به‌خصوص که شرکت‌های بیشتری، استراتژی‌های کارکردن از راه دور و کار از خانه را توسعه می‌دهند. تعامل معمول با نیروی کار از راه دور از طریق ویدئو می‌تواند به تقویت حس مشارکت کمک کند و همین می‌تواند باعث افزایش روحیه و بهره‌وری باشد.
استراتژی شماره 3؛ معضلات را به کل سازمان گسترش ندهید
در بحث ارتباطات سازمانی، هیچ چیز به اندازه حمله ناعادلانه به عملکرد شغلی، کارمند را تدافعی نمی‌کند. گاهی اوقات، ارتباطات داخلی ممکن است شامل اظهارات تهمت‌آمیز به کارمندان یا برخی بخش‌ها باشد. اگر مشکلی در عملکرد وجود دارد، مدیران باید این موضوع را یک‌به‌یک، به‌صورت خصوصی، نه در یک انجمن عمومی مانند یک ایمیل در سراسر شرکت یا بخش‌ها، بررسی کنند. خلاص‌شدن از تعمیم‌ها و اظهارنظرهای ناعادلانه در مورد عملکرد، باعث می‌شود که کارکنان پذیرای پیام باشند زیرا بلافاصله در حالت تدافعی قرار نمی‌گیرند.
استراتژی شماره 4؛ برای ایجاد ارتباط در جلسات برنامه‌ریزی کنید
بدترین جلسات آنهایی است که مشخص است سازمان‌دهنده جلسه هیچ برنامه‌ای ندارد. آنها تا زمانی که صحبت خود را به پایان برسانند به‌سادگی فقط دور خودشان دور می‌زنند و بیشتر موضوعات در یک آشفتگی و به‌هم ریختگی گم می‌شوند. جلسات و حتی ارتباطات کتبی نیاز به برنامه‌ریزی و تدبیر دارد. باید پیشرفت واضحی از ایده‌ها وجود داشته باشد و یک ایده به‌طور یکپارچه و منظم به ایده دیگر هدایت شود، بنابراین شرکت‌کنندگان در جلسه‌های ارتباطی باید در یک جلسه احساس هدفمندی کنند.
استراتژی شماره 5؛ برای فکر کردن زمان بدهید
چه ارتباط در یک جلسه رسمی اتفاق بیفتد و چه به صورت غیررسمی از طریق ایمیل، کارمندان به زمان نیاز دارند تا اطلاعات را پردازش کنند و درباره این اطلاعات سؤال بپرسند. اگر برنامه زمانی جلسه آنقدر پر است که زمان کافی برای بحث وجود ندارد، سازمان‌دهنده جلسه باید وضعیت را دوباره ارزیابی کند. موضوعات باید مورد ارزیابی مجدد قرار گیرند و جلسات کوتاه تر و مکررتر باید برنامه‌ریزی شوند. در یک فروم آنلاین یا پست بحث، مدیریت باید موضوع را به‌صورت دوره‌ای برای چند روز بررسی کند تا پاسخ‌دهندگان، فرصتی برای شنیده‌شدن صدایشان داشته باشند.
استراتژی شماره 6؛ گفتگوها درباره مسائل را رها نکنید
بیشتر ارتباطات داخلی از عدم‌پیگیری رنج می‌برند. مدیریت پیامی ارسال یا جلسه‌ای برگزار می‌کند، سپس هرگز به این موضوع نمی‌پردازد که آیا موارد مورد بحث اجرا شده‌اند؟ یا آیا بهبودهایی در معیارهای عملکرد وجود داشته است یا خیر؟ ارتباطات باید ادامه داشته باشد تا در بلندمدت مؤثر باشد. ارتباطات داخلی مؤثر باعث می‌شود که کارمندان شرکت را دوست داشته باشند و اطمینان حاصل شود که همه کارکنان برای رسیدن به اهداف یکسانی کار می‌کنند. این شش مرحله برای بهبود ارتباطات داخلی می‌تواند به تسهیل بحث‌های بازتر و صادقانه‌تر بین مدیریت و کارکنان کمک کند.
مزایای ارتباطات سازمانی موثر چیست؟
تحقیقات نشان داده است که ارتباطات مؤثر تأثیر مثبت قابل توجهی بر یک سازمان دارد. از جمله مزایای ثابت‌شده آن عبارتند از: بهره‌وری بیشتر، کیفیت بالاتر خدمات و محصولات، سطوح بالاتر اعتماد و تعهد، افزایش مشارکت کارکنان و سطوح بالاتر خلاقیت، رضایت شغلی بیشتر کارکنان و افزایش روحیه آنها، روابط بهتر در محل کار، پذیرش بیشتر تغییر، کاهش غیبت، کاهش جابجایی کارکنان، ناآرامی‌های صنعتی کمتر و کاهش هزینه‌ها. به‌طور‌کلی، ارتباطات منسجم و باز، در سراسر یک سازمان تضمین می‌کند که همه کارکنان، از مدیریت ارشد گرفته تا کارکنان سطح پایه، اهداف و فرهنگ شرکت را درک می‌کنند. در این محیط، دریافت بازخورد از دیگران تشویق و جستجو می‌شود، چه از طریق جلسات حضوری و چه از طریق نظرسنجی‌های منظم.
بر اساس همین مزایا است که در عرصه مدیریت ارتباطات سازمانی، ایزوهایی مرتبط تدوین می‌شود که به سازمان‌ها کمک می‌کند که خودشان را به یک سطح استاندارد و متعادل از ایجاد انواع ارتباط برسانند. در این حوزه، چون بحث برمبنای مفاهیم کیفی و انسان‌محور است، یک ایزو فقط به‌عنوان یک گواهینامه و تأییدیه عمل نمی‌کند، بلکه می‌تواند کلیت ارتباطات سازمانی را تحت تأثیر قرار دهد. اینجاست که سازمان ضمن بازشناسی و بازسنجی خود، می‌تواند تغییرات ساختاری را در بدنه‌اش اعمال کند تا به مجموعه‌ای از ارتباط سازمانی مؤثر دست پیدا کند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!