گاهی استارت آپ‌ها، برای پایین‌آوردن هزینه‌های خود، از تعریف مدیریت منابع انسانی در شرکت خود طفره می‌روند. اما در تجارت امروز، برخورداری از یک تیم منابع انسانی خوب، کلید رشد و توسعه هر سازمان بزرگ و کوچک است. برخی از چالش‌های مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک، گاهی اوقات به‌راحتی با ابزار مناسب حل می‌شوند و برخی دیگر اما نیاز به زمان، صبر و تخصص دارند. در ادامه، چالش‌های  مدیریت منابع انسانی در استارت آپ و روش‌های غلبه بر آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

اهمیت مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک

کارکنانْ بزرگ‌ترین دارایی هر سازمانی هستند. بنابراین در هر کسب‌وکاری، وجود بخشی که به‌طور انحصاری روی مدیریت و رفاه کارکنان کار کند، بسیار حیاتی و اجتناب‌ناپذیر است. وظیفه مدیریت منابع انسانی مدیریت کارکنان و تبدیل کارکنان بالقوه و فعلی به اعضای وفادار و متعهد شرکت است.

مدیر منابع انسانی رئیس اصلی واحد منابع انسانی است. آن‌ها برای ایجاد روابط تجاری و درک چشم‌انداز و مأموریت موسسه با بخش اداری همکاری می‌کنند. در بیشتر موارد، مدیران منابع انسانی بر توسعه، اجرا و بهبود استراتژی‌ها، برنامه‌ها و سیاست‌های منابع انسانی نظارت می‌کنند.

به‌عنوان رهبران تیم، آن‌ها باید بر برنامه‌ریزی، هدایت، و ارزیابی عملکرد بخش، انجام وظایفی مانند استخدام، آموزش و توسعه، عملکرد، روابط کار و سوابق کارکنان تمرکز کنند. برخی از مهم‌ترین دلایل  اهمیت منابع انسانی برای شرکت‌های کوچک عبارتند از:

1. استخدام مولد

استخدام و حفظ استعدادهای برتر از اولویت‌های هر کسب‌وکاری است. مدیران منابع انسانی با نظارت بر فرآیند استخدام به ساختن آینده سازمان کمک می‌کنند. آن‌ها باید با یک مدیر بخش یا سرپرست کار کنند تا در مورد یک موقعیت باز، ازجمله الزامات آن و ویژگی‌های نامزد ایده‌آل، اطلاعات کسب کنند. درنتیجه، ممکن است مجبور شوند یک استراتژی انتخاب کنند؛ مثلا ایجاد آگهی‌های شغلی داخلی و خارجی، انجام مصاحبه‌های اولیه و بررسی رزومه متقاضیان ورودی.

اگر به مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک توجه نشود، استخدام مولدی هم درکار نخواهد بود، چون بسیاری از مدیران، زمان کافی برای توجه به فرایند استخدام را ندارند. بنابراین تصمیمات استخدامی دقت و حساسیت‌های لازم را نخواهند داشت و ممکن است با جذب افراد نامناسب، هزینه زیادی برای شرکت ایجاد کنند. اما با مدیریت منابع انسانی ماهر، متخصصان منابع انسانی می‌توانند به‌طور یکپارچه فرآیند استخدام در یک سازمان را انجام دهند و در کمترین زمان استخدام منابع را با استعدادهای کیفی مولد کنند.

مدیران منابع انسانی با نظارت بر فرآیند استخدام به ساختن آینده سازمان کمک می‌کنند. آن‌ها باید با یک مدیر بخش یا سرپرست کار کنند تا در مورد یک موقعیت شغلی، اطلاعات کسب کنند.

2. آموزش کارکنان

در بالا، ما به اهمیت حفظ استعدادها برای رقابتی ماندن در صنعت اشاره کردیم. برای انجام این کار، مدیریت منابع انسانی مسئول ارائه برنامه‌هایی برای توسعه کارکنان است. این ممکن است شامل برنامه‌های توسعه حرفه‌ای، آموزش اضافی در محل کار و فرصت‌های آموزشی باشد. این مورد به کارکنان اجازه می‌دهد تا در نقش‌های فعلی خود رشد و توسعه پیدا کنند و آن‌ها را برای پیشرفت شغلی در سازمان آماده کند.

نیاز به آموزش، یکی از مهم‌ترین دلایلی است که بر اهمیت مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک تأکید می‌کنند. توجه به این امر، باعث نرخ گردش مالی کمتر، بهره‌وری بیشتر، افزایش رضایت شغلی و بهبود احساس ارزشمندی همه کارکنان می‌شود.

3. روابط بین کارفرمایان و کارکنان

بخش منابع انسانی روابط کارفرما و کارمند را مدیریت می‌کند تا به کارفرمایان و کارمندان کمک کند تا یکدیگر را به‌عنوان مشارکت‌کنندگان متقابل در شرکت ببینند. به‌این‌ترتیب، مدیران منابع انسانی می‌توانند پویایی مثبتی بین این دو ایجاد کنند. همچنین، آن‌ها به تعیین خط‌مشی‌های شرکت و تضمین انصاف و برابری در محل کار کمک می‌کنند.

وقتی مدیران منابع انسانی در ایجاد روابط مثبت با کارکنان به‌خوبی کار می‌کنند، کارفرمایان به کارمندان خود اعتماد می‌کنند و برای ورودی آن‌ها ارزش بیشتری قائل می‌شوند و از سوی دیگر، کارمندان ممکن است بیشتر به کارفرمایان خود احترام بگذارند و از آن‌ها قدردانی کنند. بنابراین حضور مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک برای ایجاد یک فضای کاری پویا و مؤثر مهم می‌شود.

4. محیط کاری امن ایجاد کنید

مدیران منابع انسانی مسئول مراقبت از ایمنی کارکنان هستند، چه فیزیکی و چه احساسی. ازنظر فیزیکی، برای پیشگیری از خطر، آن‌ها محل کار را تجزیه‌وتحلیل می‌کنند، موارد خطرساز را شناسایی می‌کنند و مطمئن می‌شوند دانش و امکانات لازم برای مقابله با خطر وجود داشته باشد.

همچنین یک مدیر منابع انسانی مسئولیت حفظ محیط‌های کاری را بر عهده دارد که احترام و حیثیت را برای همه کارکنان ترویج می‌کند و از کارکنان در برابر رفتارهایی مانند آزار و اذیت، تبعیض و ارعاب محافظت می‌کند. برای جلوگیری از خسارت‌های محیط کاری ناایمن، وجود مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک مهم است.

5. اقدامات انضباطی

شرایط انضباطی، مسائلی کاملاً ظریف و گاهی پیچیده هستند. ازاین‌رو، مدیران منابع انسانی باید بدانند که چگونه در این موقعیت‌ها منصفانه برخورد کنند و با پیدا‌کردن راه‌حل‌های مؤثر، محیط شرکت را سالم نگه ‌دارند. برای انجام این کار، آن‌ها باید یک‌ روند انضباطی روشن ایجاد کنند؛ اخطارهای کتبی و افزایش شدت تنبیه با تعلیق یا تنزل رتبه، ازجمله مواردی است که می‌توان در این راستا از آن‌ها نام برد.

عدم مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک می‌تواند شرکت شما را با انواع مسائل حقوقی مواجه کند. مسائلی که عدم توجه به ‌آن‌ها بدنامی و جریمه سنگین شما را به‌همراه دارد.

6. مزایای کارکنان

نظارت مستمر و تضمین رفاه کارکنان، نویدبخش یک رابطه سالم با کارکنان است، چیزی‌که بدون توجه به استاندارد مدیریت منابع انسانی امکان‌پذیر نیست. مدیریت منابع انسانی نه‌تنها مزایا را مدیریت می‌کند، بلکه سوء‌استفاده یا عدم‌تعادل در استفاده از منافع را هم در نظر می‌گیرد. مثلاً اگر کارمندی بیش‌ازحد مرخصی گرفته باشد و یا در استفاده از منابع شرکت، زیاده‌روی کرده باشد، بخش منابع انسانی باید با آن برخورد کند.

توجه به امنیت اجتماعی و جلوگیری از بیکاری کارمندان در کنار ارائه بیمه درمانی و مرخصی،‌ ‌از وظایف هر کسب‌وکاری در قبال کارکنانش است؛ مدیر منابع انسانی باید بر وجود این موارد نظارت کند.

بهترین شیوه‌های مدیریت منابع انسانی در استارت آپ

همان‌طور که در بالا دیدید، مدیرت منابع انسانی کاری پیچیده و چندوجهی است. بااین‌حال، مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک گاهی چالش‌برانگیز می‌شود، چون آن‌ها بودجه یا منابع لازم برای استخدام یک متخصص یا بخش اختصاصی منابع انسانی را ندارند. با شرکت در دوره مدیریت منابع انسانی می‌توانید خودتان را به آخرین روش‌های مدیریت مجهز کنید.

در ادامه برخی از بهترین روش‌هایی را که کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند برای مدیریت کارکنان خود انجام دهند، معرفی می‌کنیم.

1. کتابچه راهنمای کارکنان را تهیه کنید

برای مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک، وجود کتاب راهنمای کارکنان ضروری است. این راهنما شامل تمام خط‌مشی‌ها و رویه‌های محل کار شماست و می‌تواند برای کمک به استخدام، حفظ و مدیریت بهتر کارمندان کمک کند. برای مثال فهرست مطالب این کتاب می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• بیانیه مأموریت شرکت
• خط‌مشی در مورد حضور و وقت‌شناسی
• سیاست درگیری با سایر کارکنان یا مشتریان

در نظر داشته باشید راهنمایی که تهیه می‌کنید باید کل چرخه زندگی کارمند را از استخدام تا جدایی پوشش دهد.

2. یک استراتژی منابع انسانی مشخص ایجاد کنید

داشتن استراتژی برای مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک بسیار مهم است. بنابراین به این فکر کنید که اهداف شما ازنظر منابع انسانی چیست و چگونه می‌توانید به آن‌ها دست پیدا کنید. اگر چشم‌انداز یا هدف روشنی وجود نداشته باشد، احتمالاً راه‌حل‌های شما در برخورد با مسائل به شکست می‌رسند، چون دورنمای شرکت در این تصمیم‌گیری‌ها لحاظ نشده است.

3. ارتباط مؤثر برقرار کنید

داشتن ارتباطات مؤثر کلید هر استارت آپ موفقی است. برای انجام روان کارها، تنها استخدام افراد کافی نیست، باید محیطی ایجاد کنید که در آن همه احساس راحتی کنند و بتوانند به‌طور صادقانه با یکدیگر در ارتباط باشند.

4. فرهنگ شرکتیِ مثبت‌نگر را پرورش دهید

فرهنگ شرکت، بازتابی از ارزش‌های شرکت شما و نگرش آن نسبت به کارکنان است. بهترین راه برای تقویت فرهنگ شرکتی مثبت، استخدام افرادی است که با مانیفست مأموریت شما مطابقت داشته باشند. برای مثال استخدام فردی که تجربه کاری خوبی دارد، اما اخلاق او با فرهنگ کاری شما سازگار نیست، برای موفقیت کلی کسب ‌و کار کوچک شما مضر است.

5. عملکرد را به‌طور مؤثر مدیریت کنید

مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک با استفاده از بعضی نرم‌افزارها راحت‌تر انجام می‌شود. برای مدیریت مؤثر، از نرم‌افزار مدیریت عملکرد استفاده کنید تا مطمئن شوید که نیازهای کارکنان خود را برآورده می‌کنید. برای این کار:

• اهداف را مشخص و پیشرفت آن‌ها را دنبال کنید تا بتوانید به‌موقع موانع را شناسایی کنید.
• مرتباً از کارمندان خود نظرسنجی کنید تا بفهمید در مورد محیط کار، فرهنگ شرکت و غیره چه فکری می‌کنند.
• با ایجاد برنامه‌های توسعه کارکنان که بر مهارت‌ها و زمینه‌های رشد خاص برای هر کارمند تمرکز دارد، استعدادها را توسعه دهید.

بنابراین مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک، در رشد و موفقیت آن‌ها تأثیر زیادی دارد. مهم است که در مورد قوانین و مقررات استخدامی به‌روز باشید و در مورد قوانین و مقررات جدید، ازجمله قوانینی که در حال تکمیل هستند، تحقیق کنید.

---

سؤالات متداول :

بزرگترین دارایی کسب‌وکارها، کارمندانشان هستند و به‌همین‌دلیل، افزایش نرخ خروج کارکنان باعث نگرانی آن‌ها می‌شود. وقتی افراد سازمانی را ترک می‌کنند، دانش و مهارت‌هایشان را هم با خود می‌برند. در این شرایط مدیریت منابع انسانی برای پرکردن جای خالی آن‌ها، مجبور است به‌دنبال استخدام افراد جدید برود و کار آموزش‌دادن به آن‌ها را از اول شروع کند. این فرایند بسیار هزینه‌بر است. همچنین روحیه پایین کارکنان، کاهش بهره‌وری و چالش‌های استخدامی از مهم‌ترین پیامدهای ریزش نیروی انسانی یک سازمان هستند.

برای جلوگیری از این سناریوها، بهتر است کسب‌و‌کارها با نرخ خروج کارکنان آشنا باشند و پیامدهای آن را بشناسند. در ادامه، نگاهی دقیق‌تر به این موضوع خواهیم داشت تا بتوانید این مشکل را در سازمان خود، به‌موقع شناسایی کنید.

نرخ خروج کارکنان چیست و چه پیامدهایی دارد؟

نرخ خروج کارکنان، کاهش نیروی کار سازمان را به‌دلایل مختلف از بازنشستگی و استعفا گرفته تا بیماری و ترفیع مشخص می‌کند. نرخ خروج کارکنان که گاهی از آن با ‌عنوان «نرخ ریزش نیروی کار» هم یاد می‌شود، به‌راحتی قابل اندازه‌گیری و ردیابی است. محاسبه نرخ خروج کارکنان از وظایف مدیر منابع انسانی است و به شرکت‌ها اجازه می‌دهد، درصد ریزش خود را مشاهده کنند و درک صحیحی از میزان رضایت کارکنان خود به‌دست آورند.

درواقع نرخ خروج کارکنان درصد نیروهای از‌دست‌رفته شرکت را که موقعیت آن‌ها خالی مانده است، مشخص می‌کند؛ بنابراین در این حالت چون کارمند جدیدی استخدام نمی‌شود، تعداد کارکنان کاهش پیدا کرده و سازمان کوچکتر شده است. هرچه تعداد موقعیت‌های شغلی از‌دست‌رفته بیشتر باشد، مسئولیت دیگر کارکنان بیشتر می‌شود. این فرایند پیامدهای مختلفی به‌همراه دارد که در ادامه مهم‌ترین آن‌ها را می‌بینید:

1. شهرت شرکت یا برند شما را از بین می‌برد

یکی از مهم‌ترین انگیزه‌های نیروهای کاری مستعد برای پیوستن به یک شرکت، آوازه آن شرکت است. شهرت بد، مانند یک پرچم قرمز است که به افراد از معضلات شرکت شما خبر می‌دهد. تحقیقات نشان داده است که بیش از نیمی از نیروهای کاری، کار‌کردن برای شرکت‌های خوش‌ نام را به حقوق بیشتر در یک شرکت بد‌نام ترجیح می‌دهند.

بنابراین، اگر سازمان‌ شما دوست دارد شهرت خوبی داشته باشد، به‌یاد داشته باشید که نرخ ماندگاری پرسنل، یک شاخص عملکرد کلیدی برای وضعیت شرکت است. برای درک بهتر اهمیت این موضوع، به این فکر کنید که اگر نرخ خروج کارکنان شما بالا باشد، چه اتفاقی می‌افتد؟ کارمندان سابق شما در مورد شرکت شما به دیگران چه خواهند گفت؟ نرخ خروج بالا نشان می‌دهد که کارکنان شما مشکلات زیادی با سازمانتان دارند. در نتیجه، آن‌ها بیشتر در مورد بدی‌های شرکت صحبت می‌کنند، چیزی‌که به اعتبار و برندتان آسیب می‌زند.

2. اختلال در مدیریت گردش کار

این مورد را می‌توان یکی از بزرگ‌ترین معایب بالا‌بودن نرخ خروج کارکنان دانست. اختلال در مدیریت گردش کار پیشرفت شرکت شما را کند می‌کند. همان‌طور که می‌دانید کارکنان جدید برای اینکه بتوانند شایستگی‌های خود را به نمایش بگذارند و باعث پیشرفت سازمان بشوند، به آموزش نیاز دارند. تحقیقات نشان داده است که حدود هشت ماه طول می‌کشد تا یک استخدام جدید به‌طور‌کامل به بهره‌وری برسد.

بنابراین زمانی که نرخ خروج کارکنان بالا باشد، نیاز سازمان به استخدام نیروهای جدید هم همیشگی می‌شود. چیزی‌که به مدیریت گردش کار آسیب وارد می‌کند. درنتیجه سازمان شما همیشه از برنامه‌های خود عقب می‌ماند و به‌ناچار بازار را به رقبای خود واگذار خواهد کرد. پس بهترین کار این است که بیشترین تلاش خود را برای کاهش نرخ خروج کارکنان انجام دهید. شرکت در دوره مدیریت منابع انسانی و یادگیری نکات جدید، به سازمان شما کمک می‌کند تا بتوانید کارمندان مفید خود را حفظ کنید.

3. روحیه کارکنان را پایین می‌آورد

هرچه سطح روحیه کارکنان بالاتر باشد، سازمان‌ها به نقاط عطف جدیدتری دست پیدا می‌کنند و به بازارهای جدیدتری راه می‌یابند. در عوض، زمانی که کارکنان روحیه خود را از دست بدهند و تصمیم به جدایی بگیرند، دردسرهای سازمان‌ها هم‌ شروع می‌شود. درنتیجه  شما به عنوان رهبر، همیشه باید مراقب روحیه و انگیزه کارکنان خود باشید.

وقتی کارمندان شاهد رفتن همکارانشان هستند، روحیه‌شان تضعیف می‌شود. هرچه تعداد این استعفا‌ها بیشتر باشد، روحیه کلی سازمانی کمتر می‌شود. بنابراین وضعیت شرکت برای کارکنان باقی‌مانده زیر سوال می‌رود و حس ناامنی کم‌کم کل فضای سازمان را پر می‌کند.

در این وضعیت، افراد به‌دنبال فرصت‌های شغلی بهتر در سازمان دیگری می‌گردند و نرخ خروج کارکنان بیشتر می‌شود. این روند در درازمدت به سازمان آسیب وارد می‌کند و خسارات سنگینی به همراه خواهد داشت.

4.  جلوی رشد واقعی کسب و کار را می‌گیرد

هزینه جایگزینی یک کارمند می‌تواند از نصف تا دو برابر حقوق سالانه کارمند متغیر باشد. اگر هزینه‌های مربوط به استخدام و آموزش نیروی جدید در کنار هزینه کارآیی از‌دست‌رفته کارمند قدیمی را در نظر بگیرید، می‌بینید که این جایگزینی‌ها چقدر می‌تواند گران تمام بشود.

اگر نرخ خروج کارکنان شما بالا باشد، بیشتر از سرمایه شما خرج پیدا‌کردن جایگزین‌های مناسب و آموزش‌دادن آنها می‌شود. درحالی‌که می‌توانستید این سرمایه‌ را خرج رشد کسب‌و‌کار خود کنید پس تلاش کنید با ارتقای کارکنان خود، بیشتر سرمایه‌تان را بر روی بازاریابی مترکز کنید و کسب‌وکار خود را به سطح بعدی ببرید. پس فراموش نکنید که یکی از تأثیرات مخرب بالا‌بودن نرخ خروج کارکنان، از‌دست‌دادن سرمایه است.

5. خراب کردن تجربه مشتری

یکی از واضح‌ترین معایب بالا‎بودن نرخ خروج کارکنان، تحت‌تاثیر قرار‌گرفتن کیفیت محصول یا خدمات شماست. استخدامی جدید حدود هشت ماه طول می‌کشد تا به سطح کارمند باتجربه‌ای که شما را ترک کرده است، برسد. چیزی‌که می‌تواند کیفیت محصول یا خدمات شما را پایین آورد.

وقتی مشتریان شما کیفیتی را که از شما انتظار دارند، دریافت نکنند، اعتمادشان را به محصولات و خدمات شما از دست می‌دهند. احتمالا آن‌ها برای به‌دست آوردن کیفیت بهتر، به سراغ رقبایتان می‌روند. همانطور که می‌دانید، از‌دست‌دادن مشتری خط قرمز هر کسب‌وکاری است.

تفاوت نرخ خروج کارکنان با شاخص ریزش نیروی انسانی

نرخ خروج کارکنان و شاخص ریزش نیروی انسانی دو رویداد مختلف هستند که به‌خاطر شباهتی که دارند، اغلب به اشتباه به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. هر دو مورد میزان خروج کارکنان از سازمان را با یک تفاوت بزرگ نشان می‌دهند. نرخ خروج کارکنان به شغل‌های خالی‌مانده در طولانی‌مدت و موقعیت‌های پر‌نشده سازمان اشاره دارد و از آن برای اندازه‌گیری کاهش تدریجی نیروی کار در یک بازه طولانی استفاده می‌شود.

شاخص ریزش نیروی انسانی به موقعیت‌ها و مشاغل خالی‌ای گفته می‌شود که باید دوباره پر شوند. از این شاخص برای سنجش میزان اثربخشی یک سازمان در حفظ استعدادها و جذب کارکنان جدید استفاده می‌شود.

انواع مختلف نرخ خروج کارکنان

فهمیدن دلیل اصلی خروج کارکنان، به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند تا با تقویت تعامل کارکنان، در سازمان خود ثبات ایجاد کنند و موقعیت تجاری خود را بهبود ببخشند. برای این کار باید مدل‌های مختلف ریزش کارکنان را بشناسید و نرخ خروج کارکنان خود را محاسبه کنید. 4 نوع اصلی خروج عبارتند از:

خروج داوطلبانه

خروج داوطلبانه زمانی اتفاق می‌افتد که شخصی به دلایل شخصی یا حرفه‌ای از شرکت خارج می‌شود. بازنشستگی، مهاجرت، مسائل مربوط به وضعیت سلامتی و یا پذیرش شغل جدید در جایی دیگر ازجمله دلایل این نوع از خروج هستند.

بااینکه خروج داوطلبانه یکی از رایج‌ترین دلایل از‌دست‌دادن کارکنان است، اما می‌تواند باعث نگرانی شود، به‌خصوص اگر آن‌ها در یک بازه زمانی یکسان، شروع به ترک سازمان شما کنند. خروج داوطلبانه نشان‌دهنده محیط کاری مسموم، فرسودگی کارمندان یا مدیریت بد است.

بهتر است با کارکنانی که تصمیم به ترک شما گرفته‌اند، مصاحبه خروج انجام دهید. این کار اطلاعات مفیدی در مورد علت این تصمیم‌ها به شما می‌دهد. حالا با اطلاعاتی که کسب کرده‌اید، یک برنامه‌ برای بهبود حفظ افراد خود ایجاد کنید و نرخ خروج کارکنان خود را کاهش دهید.

خروج خاص جمعیتی

یکی از مشکلات منابع انسانی، خروج جمعیتی خاص است. این مسئله زمانی را توصیف می‌کند که افرادی از یک گروه جمعیتی خاص، مانند زنان، کارمندان مسن‌تر و یا اقلیت‌های قومی درصد بیشتر نرخ خروج کارکنان شما را تشکیل می‌دهد.

این نوع از ریزش، نشان‌دهنده مسائل عمیق درون شرکتی است و از تبعیض جنسی سیستماتیک یا نژادپرستی خبر می‌دهد. برای حل آن، شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از نظرسنجی‌های کارکنان و انجام مصاحبه‌های خروج، به ریشه‌یابی علت بپردازند.

وقتی دلایل فرسایشِ جمعیتی خاص را پیدا کردید، تازه کار شما برای حل مشکلات فرهنگی سازمان شروع می‌شود. بیشتر مدیران منابع انسانی (58٪) گزارش داده‌اند، شرکت‌هایشان بر اساس داده‌هایی که از نظرسنجی‌های مشارکت کارکنان دریافت می‌کنند عمل نمی‌کنند، یا اگر اقدامی ترتیب می‌دهند، بسیار سرسری و ساده‌انگارانه است. بنابراین مشکلات فرهنگی یکی از مهم‌ترین دلایل بالا‌بودن نرخ خروج کارکنان است و رسیدگی به آن، نیاز به تغییرات اساسی و جدی در فرهنگ سازمانی دارد.

خروج داخلی

خروج داخلی به این معنی است که کارمندان از بخشی که کار می‌کردند به بخش دیگری منتقل می‌شوند. به‌طور‌معمول، این نوع از خروج جایی برای نگرانی ندارد، چون آن افراد در شرکت می‌مانند و از کار با شما خوشحال هستند. بنابراین همچنان می‌توانید از تجربه، دانش، مهارت‌ و توانایی‌های آن‌ها به نفع سازمان خود استفاده کنید.

بااین‌حال، اگر بیشتر کارمندان از یک بخش خاص منتقل شوند، خروج داخلی می‌تواند مشکل‌ساز باشد. در چنین حالتی، منابع انسانی باید سوالاتی مانند نمونه‌های زیر را ارزیابی کنند:

• آیا فرصت‌های مشخصی برای پیشرفت وجود دارد؟
• بعد از خروج داخلی از یک بخش، مدیر آن بخش چه حضوری باید داشته باشد؟
• آیا کارکنان قدردان موقعیت جدید خود هستند؟

هنگامی‌که علت این نوع خروج مشخص شد، مدیریت منابع انسانی باید برنامه‌ای عملی برای رسیدگی به این موضوع ایجاد کند.

خروج غیر ارادی

با خروج غیر ارادی، شرکت‌ها مسئول رهاکردن کارکنان خود هستند، چون این افراد با میل خود، تصمیم به رفتن از شرکت شما نگرفته‌اند. این نوع خروج دلایل مختلفی دارد: مثلا، گاهی شرکت‌ها به دلایل ساختاری تصمیم به حذف یک موقعیت می‌گیرند و گاهی هم به‌دلیل ادغام، اکتساب، عملکرد ضعیف یا سوء‌رفتار کارکنان ایجاد می‌شود.

چه عواملی بر میزان نرخ خروج کارکنان تأثیر می‌گذارد؟

برای کاهش نرخ خروج کارکنان، باید دلایل استعفای افراد را ارزیابی کنید. ترتیب‌دادن مصاحبه‌های خروج، به انجام این‌کار کمک می‌کند، چون کارمندان اغلب در مورد چیزهایی که در سازمان شما دوست ندارند، صادق هستند.

افراد اغلب برای دریافت ترفیع، دستمزد بالاتر یا برای پیوستن به شرکتی با ساختار پیشرفت شغلی بهتر، کار خود را ترک می‌کنند. این یعنی بااینکه پول یک عامل کمک‌کننده است، اما همه‌چیز نیست. ضرب‌المثلی وجود دارد که می‌گوید: «کارمندان شغل را ترک نمی‌کنند، بلکه روسای خود را ترک می‌کنند». بنابراین داشتن یک مدیر خوب برای بالا بردن رضایت کارکنان، با اهمیت است.

یکی دیگر از دلایل استعفای کارکنان این است که آن‌ها از نقش و ارزشی که در کار خود دارند، راضی نیستند. اگر مسئولیت‌های شغلی مشخص نباشد، احتمال خروج کار کارکنان بیشتر است، یا اگر کارمندان کاری که می‌کنند را بی‌معنا ببینند، درنهایت تصمیم می‌گیرند وضعیت خود را تغییر دهند  و سازمان را ترک می‌کنند.

پایین‌بودن نرخ خروج کارکنان هم همیشه خوب نیست. برخی از شرکت‌ها که نرخ خروج کارکنان پایینی دارند، به مرور زمان از بازار عقب می‌مانند، چون افراد جدید با ایده‌های نو را وارد کسب‌وکار خود نکرده‌اند.  

حرف آخر؛ محاسبه نرخ خروج کارکنان چگونه است؟

محاسبه نرخ خروج کارکنان ساده است. برای اینکار باید تعداد کارمندانی که در یک دوره معین شما را ترک کرده‌اند، بر تعداد متوسط کارمندان خود (در همان دوره) تقسیم کنید و مقدار آن را در 100 ضرب کنید. فرمول نرخ خروج کارکنان به شکل زیر است:

نرخ خروج = (تعداد ترک‌کنندگان / تعداد کارمندان) × 100

مثلا، فرض کنید می‌خواهید نرخ سالانه خروج کارکنان شرکتتان را محاسبه کنید. شرکت شما سال را با 100 کارمند آغاز کرد. در طول سال 20 نفر از کارکنان شرکت را ترک کردند و 4 نفر استخدام شدند.

1. اولین قدم محاسبه تعداد کارکنان در پایان سال است: پس 84 = 4 + 20 – 100
2. سپس میانگین تعداد کارمندان آن سال را محاسبه کنید: 92 = 2 / (100 + 84)
3. حالا نرخ سالانه خروج کارکنان را محاسبه می‌کنیم که برابر است با : 21.7٪ =  100 × (20 / 92)

نرخ خروج کارکنان بالا یعنی اینکه، شما سالانه بسیاری از نیروهای خود را از دست می‌دهید، درحالی‌که نرخ پایین نشان می‌دهد شما کارمندان خود را برای مدت‌زمان طولانی‌تری نگه می‌دارید، که خبر از ثبات شما می‌دهد. بهره‌گیری از خدمات ایزو در زمینه مدیریت منابع انسانی، یکی از بهترین راه‌حل‌هایی است که شرکت‌های موفق برای کاهش نرخ ریزش کارکنان خود و افزایش رضایت آن‌ها به‌کار می‌برند.

---

سوالات متداول:

منابع انسانی یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمانی است. داشتن مدیریت منابع انسانی قدرتمند، در مورد استخدام کارکنان مناسب و ایجاد یک فضای کاری پویا، تاثیر بسیار زیادی دارد. مواردی که می‌توانند بهره‌وری شرکت‌ را افزایش دهند و جلوی بسیاری از هزینه‌ها را بگیرند.

در طرف مقابل، اشتباهات مدیران منابع انسانی می‌تواند هزینه زیادی برای سازمانشان داشته باشد. این اشتباهات گاهی شرکت‌ها را با انواع مسائل حقوقی داخلی و خارجی مواجه می‌کند و ‌کلیه فعالیت‌های آن‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. در ادامه، می‌خواهیم برخی از رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی را بررسی کنیم تا آن‌ها را بشناسیم و بتوانیم از آن‌ اشتباهات دوری‌ کنیم.

منابع انسانی چیست و چه وظایفی دارد؟

فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی به‌طور مستقیم بر رشد داخلی و خارجی یک شرکت تأثیر می‌گذارد. ازآنجایی‌که این بخش، به‌صورت استراتژیک مدیریت تمام کارکنان شرکت را بر عهده دارد، اغلب از افرادی تشکیل می‌شود که دارای مهارت‌های بالای مدیریتی و ارتباطی باشند. فرهنگ‌ سازمانی غنی یک شرکت از منابع انسانی اثربخش و قدرتمند آن شرکت خبر می‌دهد. به همین دلیل است که داشتن یک تیم منابع انسانی کارآمد و ماهر برای هر سازمانی حیاتی است. مهم‌ترین نقش‌ها و مسئولیت‌های این بخش عبارت‌اند از:

• استعدادیابی
• اجرای برنامه‌های آموزشی برای کارکنان جدید و قدیمی
• مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان
• حفظ و مدیریت روابط کارکنان
• ایجاد یک فرهنگ‌ سازمانی ایده‌آل
• فراهم‌ کردن محیط کاری مناسب برای کارکنان
• نظارت و تعیین خط مشی‌های شرکت
• پر کردن شکاف ارتباطی بین بخش‌ها و کارمندان مختلف در زنجیره مدیریتی
• طراحی برنامه عملی برای تحقق اهداف سازمان

تعریف مدیریت در منابع انسانی به استفاده مناسب از نیروی کار ماهر موجود و استفاده بهینه از منابع انسانی موجود در سازمان تأکید دارد. باتوجه به ارتباط این بخش با تمامی افراد یک سازمان، شناخت اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی برای دوری از آن‌ اشتباهات بسیار مهم است.

مهمترین اشتباهات مدیران منابع انسانی

اگر برای شما این سوال پیش‌آمده است که پیامد اشتباهات مدیران منابع انسانی در یک سازمان چیست؟ باید بگوییم این اشتباهات می‌تواند در رسیدن به اهداف سازمانی، اعم از بلندمدت و کوتاه‌مدت، اختلال ایجاد کنند. اشتباهات مدیران منابع انسانی  نظم، انگیزه، اخلاق و بهره‌وری یک سازمان را کاهش دهد. در زیر برخی از مهمترین این اشتباهات را مشاهده خواهید کرد.

1. استخدام‌های بد که به ترفیعات بدتر تبدیل می‌شوند

تصور کنید که شرکت شما به‌تازگی یکی از اعضای اصلی یک تیم بسیار مهم را از دست داده است. این شخص به‌دلیل دستمزد بیشتر یا مزایای بهتر شرکتی دیگر، تصمیم گرفته است شرکت شما را ترک کند. حالا تصور کنید که این موقعیت در بدترین زمان ممکن پیش بیاید، زمانی‌که شما در حال راه‌اندازی یک بخش جدید هستید و آن فرد قرار بوده نقش بزرگی در آن بخش جدید ایفا کند. در این شرایط چه اتفاقی می‌افتد؟

متأسفانه، بسیاری از شرکت‌ها دچار ترس و استرس می‌شوند و تلاش می‌کنند جای خالی او را در سریع‌ترین زمان ممکن پر کنند. در این حالت امکان دارد در فرآیند مصاحبه عجله ‌کنند و بعداً متوجه شوند که فرد جدیدشان تجربه بسیار کمی دارد و اصلاً با فرهنگ شرکت جور در نمی‌آید.

طبق مطالعه‌ای از دانشگاه کالیفرنیا، برکلی، هزینه جذب، استخدام و آموزش یک کارمند جدید به‌طور متوسط 4000 دلار است، اگر آن فرد مدیر باشد این هزینه به 7000 دلار می‌رسد. بنابراین باتوجه به هزینه بالای سرمایه‌گذاری روی هر کارمند، لازم است قبل از استخدام، توانایی‌های افراد را به‌خوبی بررسی کنید. برای انجام این‌کار، باید مطمئن شوید که مصاحبه‌ها از شاخص‌های خوبی برای سنجش عملکرد افراد برخوردار باشند.

همچنین هنگام استخدام افراد، مراقب باشید تا در دام رزومه‌های بلندبالا و تبلیغاتی که افراد بر روی برند شخصی خود می‌کنند، نیفتید. متأسفانه استخدام اشتباه، از رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی است که اغلب شرکت‌ها آن را تجربه کرده‌اند.

2. بی‌توجهی به آموزش از بدترین اشتباهات مدیران منابع انسانی

اگر اهمیت آموزش به کارکنان را نادیده بگیرید، یکی از بدترین اشتباهات مدیران منابع انسانی را مرتکب شده‌اید. آموزش کارکنان یکی از حیاتی‌ترین اقدامات کسب‌وکارها برای رسیدن به موفقیت است. بی‌توجهی به امر آموزش بر عملکرد تجاری، روحیه تیم، گردش مالی و توانایی شما در جذب و حفظ کارمندان خوب تأثیر می‌گذارد.

بنابراین اگر می‌خواهید نیرو‌های کاری مستعدی را جذب کنید که همیشه به شما وفادار باشند، باید فرصت‌هایی برای توسعه و پیشرفت شغلی آن‌ها در نظر بگیرید. بی‌مسئولیتی در قبال آموزش و عدم سرمایه‌گذاری بر روی کارمندان، شرکت شما را در جذب نیروهای کاری مستعد، ضعیف می‌کند و امکان رقابت مؤثر با رقبایتان را از شما می‌گیرد.

 3. عدم توجه به مرحله آن‌بوردینگ

یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی عدم توجه به آن‌بوردینگ است. در اکثر شرکت‌ها، اولین روز کاری افراد با انجام کارهای اداری، می‌گذرد، فرآیندی خسته‌کننده که فرصت آشنایی افراد با همکاران و محیط شرکت را می‌گیرد. بدون توجه به مرحله آن‌بوردینگ، افراد جدید به‌جای یادگیری در مورد نقش خود یا فرهنگ شرکت، مشغول امضا کردن اسناد و تماشای فیلم‌های اجباری می‌شوند. درنتیجه بزرگ‌ترین فرصت برای تأثیر گذاری خوب اولیه و ایجاد فرهنگ مشارکت در کارمندان، از دست می‌رود.

آن‌بوردینگ، فرآیند ارسال اطلاعات مفید در مورد شرکت، فرهنگ و ارزش‌های آن به افراد تازه استخدام‌شده، قبل از شروع روز کاری است. این‌کار به افراد فرصت می‌دهد تا در مورد انتظاراتی که محیط جدید از آن‌ها دارد، فکر کنند و قبل از شروع کار، سؤالات خود را از منابع انسانی بپرسند.

4. عدم مستندسازی کامل سوابق کاری یکی از اشتباهات مدبران منابع انسانی

از دیگر اشتباهات مدیران منابع انسانی، عدم توجه به مستندسازی سوابق کاری است. مستندسازی به شما کمک می‌کند بتوانید همیشه بهترین و صحیح‌ترین تصمیمات را بگیرید. در دنیای منابع انسانی و اشتغال، مستندات مربوط به عملکرد یک کارمند توانایی شما را برای نظم دادن، ارتقاء منصفانه، پاداش دادن و یا حتی خاتمه دادن به کار با او، بالا ببرد. مستندسازی برای جلوگیری از بسیاری از اشتباهات مدیران منابع انسانی ضروری است چون:

• این اسناد نشان می‌دهند که منابع انسانی در قبال کارمند چه عملکردی داشته است و چه مواردی را با او مطرح کرده است.
• مستندسازی تاریخچه‌‌ای از بهبود یا عدم بهبود عملکرد کارمند، در طول زمان کاری او ارائه می‌دهد. این کار توصیف دقیقی از اقدامات کارمند، اقدامات مدیر و رویدادهایی که رخ ‌داده‌اند، ایجاد می‌کند.
• این اسناد شواهدی را ارائه می‌دهد که از تصمیمات مدیریت برای انجام اقدامات ناخوشایندی مانند اخراج کارمند، پشتیبانی می‌کند.
• این اسناد و مدارک ثابت می‌کنند که کارمندی که ارتقا یافته یا فرصت ویژه‌ای به او داده‌شده است، شایستگی بیشتری نسبت به سایر کارمندان واجد شرایط، داشته است.
• مستندسازی شواهدی را برای توجیه افزایش یا کاهش حقوق یک کارمند ارائه می‌دهد.
• در صورت شکایت کارمند، مستندسازی دقیق، از منافع کارفرما محافظت می‌کند. این اسناد می‌توانند ثابت کنند که کارمند به دلایل قانونی اخراج شده است و از کارفرما در برابر ادعاهای فرد، دفاع می‌کند.

بنابراین سهل‌انگاری در مستندسازی یکی از مهمترین اشتباهات مدیران منابع انسانی است که می‌تواند در موقعیت‌های مختلف، تصمیم‌گیری را به یک چالش بزرگ تبدیل کند.

5. کتابچه راهنمای کارکنان و خط مشی‌های ناقص

همه شرکت‌ها به دستورالعمل‌های مشخصی برای تعیین قوانین رفتاری در سازمانشان نیاز دارند. کاری که بسیاری از شرکت‌ها در انجام آن سهل‌انگاری می‌کنند، به‌روز کردن مداوم این قوانین است. این مشکل در شرکت‌های کوچک‌ بسیار جدی‌تر است و آن‌ها اغلب لزومی برای نوشتن سیاست‌هایشان نمی‌بینند. چیزی‌که یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی است.

تصور کنید کارمند یک شرکتی، دیگر کارمندان را مورد آزار و اذیت قرار می‌دهد. اگر آن شرکت سیاست و قوانین درستی برای برخورد با این موضوع نداشته باشد، این معضل می‌تواند به یک مورد حقوقی تبدیل شود و اعتبار آن‌جا را زیر سوال ببرد. بنابراین بسیار مهم است که از قبل خط مشی مشخصی را برای رسیدگی به چنین مواردی داشته باشید. کارمندان باید از حد و حدود رفتار خود آگاه باشند و بدانند در صورت تخلف از قوانین، چه مجازاتی در انتظار آن‌ها است.

داشتن کتابچه راهنمای دقیق، علاوه‌بر کم کردن اشتباهات مدیران منابع انسانی، می‌تواند به کارمندان جدید و به کارمندان فعلی کمک ‌کند. در این کتابچه باید در مورد اقداماتی که افراد در صورت مواجه با قلدری یا آزار و اذیت جنسی می‌توانند انجام دهند، توضیحاتی داده شود. همچنین این راهنما باید در مورد شرایط مرخصی، قوانین مربوط به مرخصی والدین و سایر سیاست‌های اعمال‌شده توسط کارفرما، اطلاعات کافی را در اختیار کارمندان قرار ‌دهد. اگر مطمئن نیستید برای انجام این کار از کجا باید شروع کنید، شرکت در دوره مدیریت منابع انسانی می‌‌تواند شما را از بسیاری از اشتباهات مدیران منابع انسانی مبرا کند.

6. عدم توسعه و ندادن پاداش مناسب به عملکرد خوب

موفقیت و رشد یک سازمان ارتباط تنگاتنگی با میزان انگیزه و تعهد کارکنان آن دارد. از این‌رو، سازمان‌ها طیف گسترده‌ای از سیاست‌های منابع انسانی را برای افزایش سطح رضایت کلی نیروی کار خود اجرا می‌کنند. این موارد از ارائه برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیرتر تا بهبود فرهنگ محیط کار و دادن پاداش و شناسایی کارکنان متنوع است. فقدان برنامه مناسب برای شناسایی کارکنان از اشتباهات مدیران منابع انسانی است که آسیب زیادی به سازمان وارد می‌کند.

یکی از بدترین حس‌ها برای کارمندان، حس رکود است. احساسی که از عدم مشارکت در کارهای مختلف و عدم پیشرفت شغلی ایجاد می‌شود. بااین‌حال همه افراد یک شرکت هم برای ترفیع آماده نیستند. بنابراین شما به‌عنوان مدیر، چگونه می‌توانید مطمئن شوید که همه کارمندان از موقعیت خود راضی هستند؟ بهترین راه برای دانستن این موضوع شناخت کارکنان است. در میان استراتژی‌های مختلف منابع انسانی که برای بهبود مشارکت کارکنان استفاده می‌شود، پاداش و شناخت کارکنان یکی از مؤثرترین آن‌ها تلقی می‌شود. مهم‌ترین دلایل این امر هم موارد زیر هستند:

1. پاداش و شناخت به‌موقع به بهبود تعامل، انگیزه و تعهد کارکنان و افزایش بهره‌وری و کارایی آن‌ها کمک می‌کند.
2. به کارکنان احساس تعلق و هدف می‌دهد و همچنین تعهد و وفاداری آن‌ها را نسبت به سازمان تقویت می‌کند.
3. یک سیاست پاداش خوب علاوه بر ترویج همکاری و هماهنگی بهتر بین کارکنان، بر فرهنگ محل کار هم تأثیر می‌گذارد.

بنابراین برای تکرار نکردن این مورد از اشتباهات مدیران منابع انسانی، ایجاد یک سیستم مناسب برای پاداش و توسعه افراد بسیار اهمیت دارد.

7. تکیه بیش‌ازحد به سیاست «درهای باز»

هر شرکت و هر مدیر منابع انسانی‌ دوست دارد فکر کند که کارمندان به آن‌ها اعتماد کامل دارند. آن‌ها خود را افرادی می‌بینند که اگر مشکلی در سازمان پیش بیاید و یا نیاز به صحبت باشد، کارمندانشان خیلی راحت به سراغشان خواهند آمد. تصوری که زیاد واقع‌بینانه نیست. بسیاری از افراد معمولاً در مورد مسائلی که می‌تواند موقعیتشان را در محل کار تحت تأثیر قرار بدهد، محتاط هستند و به‌ندرت این مسائل را با مدیرانشان در میان می‌گذارند.

به ‌همین‌ دلیل هم شرکت‌هایی که اغلب بر سیاست درهای باز تکیه می‌کنند، در این توهم که کارکنان می‌توانند با مدیریت منابع انسانی صحبت کنند، پیگیری بسیاری از امور را از دست می‌دهند. درنتیجه کنترل برخی از موقعیت‌ها از دستشان خارج می‌شود. برای کم کردن تأثیرات این نوع از اشتباهات مدیران منابع انسانی، به‌جای تعیین خط مشی درهای باز، مسیری ایجاد کنید که کارکنان بتوانند به‌طور ناشناس تخلفات منابع انسانی را گزارش کنند. سعی کنید نسبت به انتقاداتی که از شما می‌شود، شنوا باشید تا افراد بتوانند به شما اعتماد کنند. بنابراین تکیه بیش‌ازحد به سیاست درهای باز را می‌توان یکی از رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی دانست که موجب بی‌توجهی به مسائل اغلب کارمندان می‌شود.

8. نداشتن شرح شغلی مناسب از اشتباهات مدیران منابع انسانی

اغراق کردن یا دست‌کم گرفتن دامنه یک شغل، از آن دسته اشتباهات مدیران منابع انسانی است که بسیار تکرار می‌شود. مدیران باید انتظارات واقع‌بینانه‌ای را هنگام استخدام افراد جدید، ترسیم کنند. هرگونه اختلاف بین آنچه در طول فرآیند استخدام تبلیغ می‌شود و آنچه کارکنان در محل کار با آن مواجه می‌شوند،  باعث می‌شود که کارکنان اعتمادشان را به شما و کارشان از دست بدهند.

اگر نتوانید دامنه کاری افراد را به‌درستی به آن‌ها توضیح دهید و یا هنگام استخدام در مورد شرایط سازمان خود، زیادی اغراق کنید، احتمال زیادی وجود دارد که این افراد به‌زودی سرخورده شوند و شرکت شما را ترک کنند. بنابراین مدیران منابع انسانی باید دستورالعمل‌هایی برای برقراری ارتباط مؤثر با افراد داشته باشند و در این کار به مدیران بخش‌های مختلف کمک کنند.

 با مدیران صحبت کنید تا بتوانید انتظارات روشنی بر اساس تکالیف و حجم کاری واقعی افراد تعیین کنید. برای هر نقش، نکات گفتگو ایجاد کنید تا مدیران هنگام معرفی نامزدها و استخدام‌های جدید، دستورالعمل‌ها و چارچوبی برای استفاده از آن داشته باشند. درنهایت باید بگوییم برای کم کردن اشتباهات مدیران منابع انسانی، می‌توانید از ایزو 34000 استفاده کنید. این ایزو دارای دستورالعمل‌های دقیقی برای ارزیابی و آسیب‌شناسی فرایندهای منابع انسانی در اختیار شما می‌‌گذارد و با استفاده از آن می‌توانید به استانداردهای منابع انسانی دست پیدا کنید.

---

سؤالات متداول :