منابع انسانی یکی از مهمترین بخش‌های هر سازمانی است. داشتن مدیریت منابع انسانی قدرتمند، در مورد استخدام کارکنان مناسب و ایجاد یک فضای کاری پویا، تاثیر بسیار زیادی دارد. مواردی که می‌توانند بهره‌وری شرکت را افزایش دهند و جلوی بسیاری از هزینه‌ها را بگیرند.
در طرف مقابل، اشتباهات مدیران منابع انسانی میتواند هزینه زیادی برای سازمانشان داشته باشد. این اشتباهات گاهی شرکت‌ها را با انواع مسائل حقوقی داخلی و خارجی مواجه می‌کند و کلیه فعالیت‌های آن‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. در ادامه، می‌خواهیم برخی از رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی را بررسی کنیم تا آن‌ها را بشناسیم و بتوانیم از آن اشتباهات دوری کنیم.
منابع انسانی چیست و چه وظایفی دارد؟
فعالیت‌های مدیریت منابع انسانی به‌طور مستقیم بر رشد داخلی و خارجی یک شرکت تأثیر میگذارد. ازآنجایی‌که این بخش، به‌صورت استراتژیک مدیریت تمام کارکنان شرکت را بر عهده دارد، اغلب از افرادی تشکیل می‌شود که دارای مهارت‌های بالای مدیریتی و ارتباطی باشند. فرهنگ سازمانی غنی یک شرکت از منابع انسانی اثربخش و قدرتمند آن شرکت خبر می‌دهد. به همین دلیل است که داشتن یک تیم منابع انسانی کارآمد و ماهر برای هر سازمانی حیاتی است. مهمترین نقش‌ها و مسئولیت‌های این بخش عبارت‌اند از:
- استعدادیابی
- اجرای برنامه‌های آموزشی برای کارکنان جدید و قدیمی
- مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان
- حفظ و مدیریت روابط کارکنان
- ایجاد یک فرهنگ سازمانی ایده‌آل
- فراهم کردن محیط کاری مناسب برای کارکنان
- نظارت و تعیین خط مشی‌های شرکت
- پر کردن شکاف ارتباطی بین بخش‌ها و کارمندان مختلف در زنجیره مدیریتی
- طراحی برنامه عملی برای تحقق اهداف سازمان
تعریف مدیریت در منابع انسانی به استفاده مناسب از نیروی کار ماهر موجود و استفاده بهینه از منابع انسانی موجود در سازمان تأکید دارد. باتوجه به ارتباط این بخش با تمامی افراد یک سازمان، شناخت اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی برای دوری از آن اشتباهات بسیار مهم است.
مهمترین اشتباهات مدیران منابع انسانی
اگر برای شما این سوال پیش‌آمده است که پیامد اشتباهات مدیران منابع انسانی در یک سازمان چیست؟ باید بگوییم این اشتباهات میتواند در رسیدن به اهداف سازمانی، اعم از بلندمدت و کوتاه‌مدت، اختلال ایجاد کنند. اشتباهات مدیران منابع انسانی نظم، انگیزه، اخلاق و بهره‌وری یک سازمان را کاهش دهد. در زیر برخی از مهمترین این اشتباهات را مشاهده خواهید کرد.
1. استخدام‌های بد که به ترفیعات بدتر تبدیل می‌شوند
تصور کنید که شرکت شما به‌تازگی یکی از اعضای اصلی یک تیم بسیار مهم را از دست داده است. این شخص به‌دلیل دستمزد بیشتر یا مزایای بهتر شرکتی دیگر، تصمیم گرفته است شرکت شما را ترک کند. حالا تصور کنید که این موقعیت در بدترین زمان ممکن پیش بیاید، زمانی‌که شما در حال راه‌اندازی یک بخش جدید هستید و آن فرد قرار بوده نقش بزرگی در آن بخش جدید ایفا کند. در این شرایط چه اتفاقی می‌افتد؟
متأسفانه، بسیاری از شرکت‌ها دچار ترس و استرس می‌شوند و تلاش می‌کنند جای خالی او را در سریع‌ترین زمان ممکن پر کنند. در این حالت امکان دارد در فرآیند مصاحبه عجله کنند و بعداً متوجه شوند که فرد جدیدشان تجربه بسیار کمی دارد و اصلاً با فرهنگ شرکت جور در نمی‌آید.
طبق مطالعه‌ای از دانشگاه کالیفرنیا، برکلی، هزینه جذب، استخدام و آموزش یک کارمند جدید به‌طور متوسط 4000 دلار است، اگر آن فرد مدیر باشد این هزینه به 7000 دلار می‌رسد. بنابراین باتوجه به هزینه بالای سرمایه‌گذاری روی هر کارمند، لازم است قبل از استخدام، توانایی‌های افراد را به‌خوبی بررسی کنید. برای انجام این‌کار، باید مطمئن شوید که مصاحبه‌ها از شاخص‌های خوبی برای سنجش عملکرد افراد برخوردار باشند.
همچنین هنگام استخدام افراد، مراقب باشید تا در دام رزومه‌های بلندبالا و تبلیغاتی که افراد بر روی برند شخصی خود می‌کنند، نیفتید. متأسفانه استخدام اشتباه، از رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی است که اغلب شرکت‌ها آن را تجربه کرده‌اند.
2. بی‌توجهی به آموزش از بدترین اشتباهات مدیران منابع انسانی
اگر اهمیت آموزش به کارکنان را نادیده بگیرید، یکی از بدترین اشتباهات مدیران منابع انسانی را مرتکب شده‌اید. آموزش کارکنان یکی از حیاتی‌ترین اقدامات کسب‌وکارها برای رسیدن به موفقیت است. بی‌توجهی به امر آموزش بر عملکرد تجاری، روحیه تیم، گردش مالی و توانایی شما در جذب و حفظ کارمندان خوب تأثیر میگذارد.
بنابراین اگر می‌خواهید نیروهای کاری مستعدی را جذب کنید که همیشه به شما وفادار باشند، باید فرصت‌هایی برای توسعه و پیشرفت شغلی آن‌ها در نظر بگیرید. بی‌مسئولیتی در قبال آموزش و عدم سرمایه‌گذاری بر روی کارمندان، شرکت شما را در جذب نیروهای کاری مستعد، ضعیف می‌کند و امکان رقابت مؤثر با رقبایتان را از شما می‌گیرد.
3. عدم توجه به مرحله آن‌بوردینگ
یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی عدم توجه به آن‌بوردینگ است. در اکثر شرکت‌ها، اولین روز کاری افراد با انجام کارهای اداری، می‌گذرد، فرآیندی خسته‌کننده که فرصت آشنایی افراد با همکاران و محیط شرکت را می‌گیرد. بدون توجه به مرحله آن‌بوردینگ، افراد جدید به‌جای یادگیری در مورد نقش خود یا فرهنگ شرکت، مشغول امضا کردن اسناد و تماشای فیلم‌های اجباری می‌شوند. درنتیجه بزرگ‌ترین فرصت برای تأثیر گذاری خوب اولیه و ایجاد فرهنگ مشارکت در کارمندان، از دست می‌رود.
آن‌بوردینگ، فرآیند ارسال اطلاعات مفید در مورد شرکت، فرهنگ و ارزش‌های آن به افراد تازه استخدام‌شده، قبل از شروع روز کاری است. این‌کار به افراد فرصت می‌دهد تا در مورد انتظاراتی که محیط جدید از آن‌ها دارد، فکر کنند و قبل از شروع کار، سؤالات خود را از منابع انسانی بپرسند.
4. عدم مستندسازی کامل سوابق کاری یکی از اشتباهات مدبران منابع انسانی
از دیگر اشتباهات مدیران منابع انسانی، عدم توجه به مستندسازی سوابق کاری است. مستندسازی به شما کمک می‌کند بتوانید همیشه بهترین و صحیح‌ترین تصمیمات را بگیرید. در دنیای منابع انسانی و اشتغال، مستندات مربوط به عملکرد یک کارمند توانایی شما را برای نظم دادن، ارتقاء منصفانه، پاداش دادن و یا حتی خاتمه دادن به کار با او، بالا ببرد. مستندسازی برای جلوگیری از بسیاری از اشتباهات مدیران منابع انسانی ضروری است چون:
- این اسناد نشان می‌دهند که منابع انسانی در قبال کارمند چه عملکردی داشته است و چه مواردی را با او مطرح کرده است.
- مستندسازی تاریخچه‌‌ای از بهبود یا عدم بهبود عملکرد کارمند، در طول زمان کاری او ارائه می‌دهد. این کار توصیف دقیقی از اقدامات کارمند، اقدامات مدیر و رویدادهایی که رخ داده‌اند، ایجاد می‌کند.
- این اسناد شواهدی را ارائه می‌دهد که از تصمیمات مدیریت برای انجام اقدامات ناخوشایندی مانند اخراج کارمند، پشتیبانی می‌کند.
- این اسناد و مدارک ثابت می‌کنند که کارمندی که ارتقا یافته یا فرصت ویژه‌ای به او داده‌شده است، شایستگی بیشتری نسبت به سایر کارمندان واجد شرایط، داشته است.
- مستندسازی شواهدی را برای توجیه افزایش یا کاهش حقوق یک کارمند ارائه می‌دهد.
- در صورت شکایت کارمند، مستندسازی دقیق، از منافع کارفرما محافظت می‌کند. این اسناد می‌توانند ثابت کنند که کارمند به دلایل قانونی اخراج شده است و از کارفرما در برابر ادعاهای فرد، دفاع می‌کند.
بنابراین سهل‌انگاری در مستندسازی یکی از مهمترین اشتباهات مدیران منابع انسانی است که میتواند در موقعیت‌های مختلف، تصمیم‌گیری را به یک چالش بزرگ تبدیل کند.
5. کتابچه راهنمای کارکنان و خط مشی‌های ناقص
همه شرکت‌ها به دستورالعمل‌های مشخصی برای تعیین قوانین رفتاری در سازمانشان نیاز دارند. کاری که بسیاری از شرکت‌ها در انجام آن سهل‌انگاری می‌کنند، به‌روز کردن مداوم این قوانین است. این مشکل در شرکت‌های کوچک بسیار جدی‌تر است و آن‌ها اغلب لزومی برای نوشتن سیاست‌هایشان نمی‌بینند. چیزی‌که یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی است.
تصور کنید کارمند یک شرکتی، دیگر کارمندان را مورد آزار و اذیت قرار می‌دهد. اگر آن شرکت سیاست و قوانین درستی برای برخورد با این موضوع نداشته باشد، این معضل میتواند به یک مورد حقوقی تبدیل شود و اعتبار آن‌جا را زیر سوال ببرد. بنابراین بسیار مهم است که از قبل خط مشی مشخصی را برای رسیدگی به چنین مواردی داشته باشید. کارمندان باید از حد و حدود رفتار خود آگاه باشند و بدانند در صورت تخلف از قوانین، چه مجازاتی در انتظار آن‌ها است.
داشتن کتابچه راهنمای دقیق، علاوه‌بر کم کردن اشتباهات مدیران منابع انسانی، میتواند به کارمندان جدید و به کارمندان فعلی کمک کند. در این کتابچه باید در مورد اقداماتی که افراد در صورت مواجه با قلدری یا آزار و اذیت جنسی می‌توانند انجام دهند، توضیحاتی داده شود. همچنین این راهنما باید در مورد شرایط مرخصی، قوانین مربوط به مرخصی والدین و سایر سیاست‌های اعمال‌شده توسط کارفرما، اطلاعات کافی را در اختیار کارمندان قرار دهد. اگر مطمئن نیستید برای انجام این کار از کجا باید شروع کنید، شرکت در دوره مدیریت منابع انسانی میتواند شما را از بسیاری از اشتباهات مدیران منابع انسانی مبرا کند.
6. عدم توسعه و ندادن پاداش مناسب به عملکرد خوب
موفقیت و رشد یک سازمان ارتباط تنگاتنگی با میزان انگیزه و تعهد کارکنان آن دارد. از این‌رو، سازمان‌ها طیف گسترده‌ای از سیاست‌های منابع انسانی را برای افزایش سطح رضایت کلی نیروی کار خود اجرا می‌کنند. این موارد از ارائه برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیرتر تا بهبود فرهنگ محیط کار و دادن پاداش و شناسایی کارکنان متنوع است. فقدان برنامه مناسب برای شناسایی کارکنان از اشتباهات مدیران منابع انسانی است که آسیب زیادی به سازمان وارد می‌کند.
یکی از بدترین حس‌ها برای کارمندان، حس رکود است. احساسی که از عدم مشارکت در کارهای مختلف و عدم پیشرفت شغلی ایجاد می‌شود. بااین‌حال همه افراد یک شرکت هم برای ترفیع آماده نیستند. بنابراین شما به‌عنوان مدیر، چگونه می‌توانید مطمئن شوید که همه کارمندان از موقعیت خود راضی هستند؟ بهترین راه برای دانستن این موضوع شناخت کارکنان است. در میان استراتژی‌های مختلف منابع انسانی که برای بهبود مشارکت کارکنان استفاده می‌شود، پاداش و شناخت کارکنان یکی از مؤثرترین آن‌ها تلقی می‌شود. مهمترین دلایل این امر هم موارد زیر هستند:
- پاداش و شناخت به‌موقع به بهبود تعامل، انگیزه و تعهد کارکنان و افزایش بهره‌وری و کارایی آن‌ها کمک می‌کند.
- به کارکنان احساس تعلق و هدف می‌دهد و همچنین تعهد و وفاداری آن‌ها را نسبت به سازمان تقویت می‌کند.
- یک سیاست پاداش خوب علاوه بر ترویج همکاری و هماهنگی بهتر بین کارکنان، بر فرهنگ محل کار هم تأثیر میگذارد.
بنابراین برای تکرار نکردن این مورد از اشتباهات مدیران منابع انسانی، ایجاد یک سیستم مناسب برای پاداش و توسعه افراد بسیار اهمیت دارد.
7. تکیه بیش‌ازحد به سیاست «درهای باز»
هر شرکت و هر مدیر منابع انسانی دوست دارد فکر کند که کارمندان به آن‌ها اعتماد کامل دارند. آن‌ها خود را افرادی می‌بینند که اگر مشکلی در سازمان پیش بیاید و یا نیاز به صحبت باشد، کارمندانشان خیلی راحت به سراغشان خواهند آمد. تصوری که زیاد واقع‌بینانه نیست. بسیاری از افراد معمولاً در مورد مسائلی که میتواند موقعیتشان را در محل کار تحت تأثیر قرار بدهد، محتاط هستند و به‌ندرت این مسائل را با مدیرانشان در میان می‌گذارند.
به همین دلیل هم شرکت‌هایی که اغلب بر سیاست درهای باز تکیه می‌کنند، در این توهم که کارکنان می‌توانند با مدیریت منابع انسانی صحبت کنند، پیگیری بسیاری از امور را از دست می‌دهند. درنتیجه کنترل برخی از موقعیت‌ها از دستشان خارج می‌شود. برای کم کردن تأثیرات این نوع از اشتباهات مدیران منابع انسانی، به‌جای تعیین خط مشی درهای باز، مسیری ایجاد کنید که کارکنان بتوانند به‌طور ناشناس تخلفات منابع انسانی را گزارش کنند. سعی کنید نسبت به انتقاداتی که از شما می‌شود، شنوا باشید تا افراد بتوانند به شما اعتماد کنند. بنابراین تکیه بیش‌ازحد به سیاست درهای باز را می‌توان یکی از رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی دانست که موجب بی‌توجهی به مسائل اغلب کارمندان می‌شود.
8. نداشتن شرح شغلی مناسب از اشتباهات مدیران منابع انسانی
اغراق کردن یا دست‌کم گرفتن دامنه یک شغل، از آن دسته اشتباهات مدیران منابع انسانی است که بسیار تکرار می‌شود. مدیران باید انتظارات واقع‌بینانه‌ای را هنگام استخدام افراد جدید، ترسیم کنند. هرگونه اختلاف بین آنچه در طول فرآیند استخدام تبلیغ می‌شود و آنچه کارکنان در محل کار با آن مواجه می‌شوند، باعث می‌شود که کارکنان اعتمادشان را به شما و کارشان از دست بدهند.
اگر نتوانید دامنه کاری افراد را به‌درستی به آن‌ها توضیح دهید و یا هنگام استخدام در مورد شرایط سازمان خود، زیادی اغراق کنید، احتمال زیادی وجود دارد که این افراد به‌زودی سرخورده شوند و شرکت شما را ترک کنند. بنابراین مدیران منابع انسانی باید دستورالعمل‌هایی برای برقراری ارتباط مؤثر با افراد داشته باشند و در این کار به مدیران بخش‌های مختلف کمک کنند.
با مدیران صحبت کنید تا بتوانید انتظارات روشنی بر اساس تکالیف و حجم کاری واقعی افراد تعیین کنید. برای هر نقش، نکات گفتگو ایجاد کنید تا مدیران هنگام معرفی نامزدها و استخدام‌های جدید، دستورالعمل‌ها و چارچوبی برای استفاده از آن داشته باشند. درنهایت باید بگوییم برای کم کردن اشتباهات مدیران منابع انسانی، می‌توانید از ایزو 34000 استفاده کنید. این ایزو دارای دستورالعمل‌های دقیقی برای ارزیابی و آسیب‌شناسی فرایندهای منابع انسانی در اختیار شما میگذارد و با استفاده از آن می‌توانید به استانداردهای منابع انسانی دست پیدا کنید.
سؤالات متداول :
استخدام عجولانه، عدم توجه به تهیه کتابچه راهنما و به‌روز کردن اطلاعات آن، عدم توجه به نیاز کارکنان به آموزش و مستند نکردن سوابق کاری افراد از رایج‌ترین این اشتباهات مدیران منابع انسانی هستند
کارمندانی که آموزش کافی ندیده‌اند احتمالاً عملکرد شغلی ضعیف و افزایش سطح استرس ناشی از کار را تجربه خواهند کرد. احساس نارضایتی و کم‌ارزشی بهره‌وری کار را پایین می‌آورد.
برای تصمیم‌گیری صحیح در موردنیاز به ارتقا یا تنزل شغلی افراد، دادن پاداش یا کم کردن حقوق و همچنین رسیدگی به اخراج کارکنان نیاز به مستندسازی سوابق کاری توسط مدیران منابع انسانی است.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!