استاندارد آموزشی ISO 21001:2018 الزاماتی را برای سازمان‌های آموزشی تعیین می‌کند. این استاندارد یک ابزار مدیریتی منحصربه‌فرد و مستقل است که برای ارتقای فرآیندهای مدیریت و ارائه خدمات سازمان‌های آموزشی به کار می‌رود. سازمان‌های آموزشی همواره نیاز به ایجاد ظرفیت و توانایی برای ارائه خدمات با کیفیت دارند، بنابراین اهمیت دارد که مراحل آموزش را بهبود دهند و با دستورالعمل‌های گواهینامه ISO 21001 سازگار باشند. دریافت گواهینامه ISO 21001 مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد و هدف اصلی آن تسهیل یادگیری فراگیران در سازمان‌های آموزشی است. رعایت این الزامات منجر به بهبود دانش و آموزش می‌شود و باعث افزایش رضایت ذی‌نفعان می‌گردد.

ایزو 21001 چیست؟

ایزو ۲۱۰۰۱ یکی از استانداردهای مهم بین‌المللی است که توسط سازمان بین‌المللی استاندارد ایجاد شده و الزامات سیستم مدیریتی برای سازمان‌های آموزشی را مشخص می‌کند. این استاندارد که آخرین ویرایش آن مربوط به سال ۲۰۱۸ بوده، در نظر دارد که ارائه‌دهندگان آموزش را در مسیر برآورد نیازهای دانش‌پذیران همراهی کند. سازمان‌هایی که محصولات و خدمات مبتنی بر آموزش ارائه می‌کنند، به گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱ نیاز دارند، چراکه این گواهی نشان‌دهنده توانایی‌های آن‌ها در خدمت به فراگیران است. این الزامات در این شرایط قابل استفاده است:

• سازمان‌هایی که باید از طریق آموزش، یادگیری و یا تحقیقات، توانایی خود را در حمایت از کسب‌وکار و صلاحیت سازمان و کارکنان نشان دهند.
• سازمان‌هایی که با هدف افزایش رضایت دانش‌پذیران، کارکنان و سایر ذی‌نفعان آموزشی به دنبال پیاده‌سازی سیستم مدیریت سازمان‌های آموزشی درجهت بهبود فرآیندهای سیستمی و اطمینان از انطباق با الزامات هستند.

ایزو ۲۱۰۰۰ همسو با ایزو ۹۰۰۱ (سیستم‌های مدیریت کیفیت) و ایزو ۱۴۰۰۱ است اما چهارچوب خاصی برای سازمان‌های آموزشی فراهم می‌کند که هدف آن افزایش رضایت فراگیران از طریق بهبود فرآیندهای آموزشی و اطمینان از انطباق با الزامات فراگیریان است.

«ایزو ۲۱۰۰۱ در همه سازمان‌هایی که در حوزه آموزشی فعالیت دارند، فارغ از نوع، اندازه و یا عملکرد، قابل اجرا است.»

به‌طورکلی می‌توان گفت که همه الزامات استاندارد ایزو ۲۱۰۰۱ عمومی هستند و فارغ از اندازه، نوع و یا روش عملکرد سازمان، در هر شرکتی که از طریق برنامه‌های آموزشی، یادگیری و یا مهارتی در جهت حمایت از توسعه شایستگی کارکنان قدم برمی‌دارند قابل اجرا هستند. ایزو ۲۱۰۰۱ را می‌توان برای سازمان‌های آموزشی که فعالیت اصلی آن‌ها آموزش نیست، مانند دپارتمان‌های آموزش حرفه‌ای اعمال کرد. لازم به ذکر است ایزو ۲۱۰۰۰ برای سازمان‌هایی که فقط محصولات آموزشی تولید می‌کنند، اعمال نمی‌شود.

چرا سیستم مدیریت سازمان‌های آموزشی مهم است؟

آموزش یک نیاز اساسی برای هم افراد جامعه است. بنابراین، کیفیت آموزش ارائه شده توسط سازمان‌های آموزشی، یکی از دغدغه‌های همیشگی برای همگان است. با وجود اینکه نمی‌توان نتایج آموزش را تضمین کرد، موسسات آموزشی می‌توانند نقش بسیار مهمی در تضمین کیفیت موردانتظار آموزش توسط فراگیران ایفا کنند.

«با بهره‌مندی از ایزو سازمان‌های آموزشی می‌توان فعالیت‌های آموزشی و عملکرد سازمان را بهبود بخشید.»

گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱ و توجه به استانداردهای ایزو سازمان‌های آموزشی، شما را قادر می‌سازد تا خدمات آموزشی را به شیوه‌ای موثرتر و کارآمدتر/ ارائه دهید و تجربه شخصی‌تری را به همه فراگیران، به ویژه برای کسانی که نیازهای آموزشی ویژه دارند ارائه دهید. علاوه‌براین، با دریافت گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱، می‌توانید به ذی‌نفعان نشان دهید که نسبت به بهبود سیستم آموزشی خود متعهد هستید.

مزایای ایزو ۲۱۰۰۱ در مدیریت سازمان‌های آموزشی

ایزو سازمان‌های آموزشی مزایای زیادی برای سیستم مدیریت سازمان‌ها دارد. شما با دریافت گواهینامهISO ۲۱۰۰۱، قادر خواهید بود:

• ارزیابی مداوم خدمات و فرصت‌ها، بهبود سیستم آموزشی سازمان و اطمینان از رضایت فراگیران و ذی‌نفعان
• افزایش شهرت و اعتبار موسسه یا سازمان آموزشی به خاطر به رسمیت شناختن استانداردهای بین‌المللی و دستورالعمل‌ها
• ارتقای فرصت‌های برابر برای همه فراگیران و افزایش مسئولیت اجتماعی برای آموزش عادلانه، بدون در نظر گرفتن پیشینه‌قومی، مذهبی، فرهنگی، جنسیت و توانمندی‌های آن‌ها
• ارائه آموزش تخصصی شخصی و پاسخ موثر به همه فراگیران
• افزایش توسعه، ارتقا و تعالی
• دسترسی آسان‌تر به آموزش (آنلاین و حضوری)

الزامات سیستم مدیریت و ایزو سازمان‌های آموزشی

آشنایی با الزامات و اولویت‌بندی آن‌ها یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین بخش‌ها در گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱ است تا سازمان از ارائه خدمات مناسب به ذی‌نفعان یا فراگیران اطمینان حاصل کند. در این قسمت دسته‌بندی الزامات این استاندارد را به شما معرفی می‌کنیم:

رهبری و مدیریت:

با صدور گواهینامه، ایجاد یک اکوسیستم آموزشی بهتر با چشم‌انداز و هدف کاملا مشخص برای مدیران و رهبران تسهیل می‌شود.

استخدام و مشارکت:

برای سازمان‌های آموزشی ضروری است که افراد کوشا با توانایی ارائه خدمات آموزشی باکیفیت را با خود همراه کنند.

رویکرد صحیح:

برای کسب گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱، عملکرد منسجم در سازمان ضروری است و رسیدن به هدف را تضمین می‌کند.

بهبود خدمات:

با صدور گواهینامه و داشتن فرآیندهای تعریف‌شده، ارتقا برای سازمان آسان خواهد بود. یک سازمان آموزشی می‌تواند با چشم‌اندازی متمرکز برای بهبود مداوم خدمات پیشرفت کند.

تصمیم‌گیری بهتر:

برنامه آموزشی مبتنی بر تحلیل برای ارائه دانش به فراگیران اهمیت زیادی دارد. با ارزیابی داده‌ها و اطلاعات، کیفیت خدمات به‌طور خودکار بهبود پیدا می‌کند و برآوردن نیازهای فراگیران نیز آسان خواهد شد.

مدیریت بهتر:

برای دستیابی به موفقیت طولانی‌مدت سازمان، مدیریت الزامات خدمات و حفظ روابط پایدار با ذی‌نفعان ضروری است.

مسئولیت اجتماعی:

سازمان‌ها باید با پشتیبانی مستمر از توسعه دانش، خدمات مسئولانه‌ای به فراگیران ارائه دهند.

برابری و دسترسی:

شفافیت خدمات، برجسته‌ترین جنبه یک سازمان آموزشی موفق است و به حفظ روابط حرفه‌ای و منصفانه بین ارائه‌دهندگان خدمت و فراگیران کمک می‌کند. گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱، دسترسی برابر به خدمات را در سازمان‌های آموزشی ترویج می‌دهد.

محیط اخلاقی و حرفه‌ای:

یک سازمان آموزشی اخلاقی و حرفه‌ای، تضاد منافع را از بین می‌برد و رویکردی منصفانه به ارمغان می‌آورد که امری بسیار ضروری است.

حفاظت از داده‌ها:

سازمان باید یک رابط امن برای حفاظت از داده‌ها ایجاد کند. باید در سازمان‌های آموزشی، داده‌های کاربران ایمن باشند و با نهایت مسئولیت با آن‌ها برخورد شود.

چگونه سیستم مدیریت سازمان‌های آموزشی ایزو ۲۱۰۰۱ را در سازمان اجرا کنیم؟

اجرای سیستم مدیریت سازمان‌های آموزشی (EOMS) یا ایزو ۲۱۰۰۱ و دریافت گواهینامه مربوط به آن، از طریق درخواست گواهینامه از یکی از شرکت‌های ارائه‌دهنده گواهینامه بین‌المللی مثل کیو سی بی‌ایتالیا، امکان‌پذیر است. برای اخذ گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱ کافی است درخواست خود را ثبت کنید. سازمان شما باید ارزیابی سیستم‌های مدیریت سازمان آموزشی را بر اساس الزمات ایزو ۲۱۰۰۱ اجرا کند و تمام مراحل این فرآیند باید مستندسازی شود. پس از چند مرحله ممیزی و بررسی سوابق، شرکت باید اقدامات اصلاحی مربوط به عدم‌انطباق‌هایی که طی جلسات ممیزی ایجاد شده ارائه دهد تا در نهایت بتواند گواهینامه مربوطه را دریافت کند. علاوه‌براین یک ممیزی سالانه برای حفظ اعتبار گواهینامه موردنیاز است.

جمع‌بندی

گواهینامه ایزو ۲۱۰۰۱، سیستم مدیریت سازمان آموزشی و استانداردسازی آن را ارتقا می‌دهد و بر بهبود روابط بین سازمان و فراگیران تمرکز دارد. چهارچوب ISO برای مدیران مفید است و تجربه آموزش با خدمات ارائه‌شده توسط سازمان را افزایش می‌دهد. الزامات ایزو ۲۱۰۰۱ تمام دستورالعمل‌های کیفیت و استانداردسازی را به سازمان‌های آموزشی ارائه می‌دهد و در همه سازمان‌های فعال در حوزه آموزش، صرف‌نظر از اندازه و نوع موسسه، قابل اجرا است. گواهینامه ISO ۲۱۰۰۱، نقش موثری در ایجاد مدیریت پایدار برای نهادهای آموزشی دارد.

سوالات متداول

استاندارد ایزو ۲۱۰۰۱ چیست؟ ایزو ۲۱۰۰۱ یکی از استانداردهای مهم بین‌المللی است که توسط سازمان بین‌المللی استاندارد ایجاد شده و الزامات سیستم مدیریتی برای سازمان‌های آموزشی را مشخص می‌کند.

آخرین ویرایش استاندارد ایزو ۲۱۰۰۱ مربوط به چه سالی است؟ آخرین ویرایش الزامات ISO ۲۱۰۰۱ مربوط به سال ۲۰۱۸ است.

استاندارد ایزو ۲۱۰۰۱ در چه سازمان‌های قابل اجرا است؟ ایزو ۲۱۰۰۱ در همه سازمان‌هایی که در حوزه آموزشی فعالیت دارند، فارغ از نوع، اندازه و یا عملکرد، قابل اجرا است.

موفقیت آمازون به عنوان یک شرکت خرده‌فروشی آنلاین، فرهنگ سازمانی آمازون را به موضوعی قابل بحث تبدیل کرده است. اما فرهنگ سازمانی چیست و چه تاثیری بر موفقیت شرکت آمازون داشته است؟ آمازون با ارائه محصولات منحصربه‌فرد همیشه بر تغییر و نوآوری تمرکز کرده است. این شرکت به جای روش‌های پرداخت سخت، خرید با یک کلیک را برای ثبت سفارش آسان کرده است. در این روش سفارش به طور خودکار با روش‌های پرداخت شارژ شده و به آدرس ارسال می‌شود.

همان‌طور که می‌دانیم مشتری، قلب هر تجارت است. آمازون مکانی است که در آن افراد باهوش و پرشور بر روی مشتریان وسواس دارند و سرشار از نوآوری هستند. آمازون در دهه گذشته بیش از هر شرکت دیگری شغل ایجاد کرده است. مشاغلی که به طور متوسط 18 دلار در ساعت پرداختی دارند که این رقم بیش از دو برابر حداقل دستمزد در ایالات متحده است. همچنین شرایط کار در آمازون روی موفقیت کارکنان سرمایه‌گذاری می‌کند. آمازون بیش از 1.2 میلیارد دلار را برای ارائه آموزش مهارت‌های رایگان به کارمندان هزینه کرده و به آنها کمک می‌کند تا شغل خود را در زمینه‌های فناوری و نقش‌های مورد تقاضا پیش ببرند.

فرهنگ سازمانی آمازون چگونه عمل می‌کند؟

فرهنگ سازمانی آمازون به عنوان یکی از عوامل تاثیرگذار در موفقیت این کسب و کار خرده فروشی آنلاین عمل می‌کند. فرهنگ سازمانی این شرکت این قابلیت را دارد که ظرفیت تجاری این شرکت را برای پاسخ به تقاضاهای بازار گسترش ‌دهد. در واقع فرهنگ سازمانی یک شرکت، سنت‌ها و ارزش‌هایی را تعیین می‌کند که بر رفتار کارکنان تأثیر می‌گذارند.

همچنین فرهنگ سازمانی ویژگی‌های فرهنگی، قابلیت‌های منابع انسانی و  به طبع آن تعریف سازمان و قابلیت‌های تجاری شرکت را مشخص می‌کند. به عنوان مثال، فرهنگ سازمانی آمازون کارکنان را وادار می‌کند تا از محدودیت‌ها و قراردادهای سنتی فراتر بروند و ایده‌ها و راه‌حل‌های تازه‌ای به وجود آورند. همچنین فرهنگ سازمانی آمازون، ریسک‌پذیری و منابع انسانی غیررسمی را در تجارت الکترونیک اشاعه داده است. این شرکت به‌عنوان برترین فروشگاه خرده‌فروشی آنلاین جهان، به دنبال جذب استعدادهای تازه است. با این حال آمازون برای حفظ مزیت رقابتی خود در بلندمدت، باید فرهنگ سازمانی خود را تقویت کند. این امر نیازمند توسعه منابع انسانی و حفظ نیروی کار توانمند است. 

ویژگی های فرهنگ سازمانی آمازون

اصول و ارزش‌ها در آمازون مانند فرهنگ سازمانی اپل و برخی دیگر از سازمانی‌های تکنولوژیک در سطح بالا قابل بحث است. شرکت کارکنان را به کشف ایده‌ها و ریسک کردن برای ایده‌های جدید سوق می‌دهد. شرکت آمازون بیان می‌کند:

«ما شرکتی پیشرو هستیم. این وظیفه ماست که ریسک جسورانه داشته باشیم. ما با ایجاد نوآوری انرژی خود از مشتریان دریافت می‌کنیم. موفقیت با امکانات سنجیده می‌شود نه با احتمالات. دقیقاً به همین دلیل است که برای پیشگامان امروزی جایی روی زمین وجود ندارد که آن را به جای آمازون ترجیح دهند.»

این بیانیه ویژگی‌های فرهنگ سازمانی آمازون را به گزینه‌های زیر خلاصه می‌کند که در ادامه بیشتر شرح خواهیم داد.

• جسارت
• مشتری‌محوری
• خصوصیات غیرمعمول

جسارت 

فرهنگ سازمانی آمازون کارکنان خود را به جسارت در کار تشویق می‌کند. این ویژگی فرهنگ شرکتی در آنجایی مشهود است که چگونه این شرکت پیشگام با مجموعه وسیعی از اقلام آنلاین، کار خود را در ابتدا با فروش کتاب از طریق فناوری اطلاعات فشرده داده‌ها شروع کرد. در این رابطه، کارمندان آمازون تشویق می‌شوند تا با در نظر گرفتن ایده‌های جدید در انجام تجارت، ریسک کنند. علاوه‌بر تأکید بر جسارت، این شرکت همچنین بر اساس سیاست تنوع سازمانی، گسترش ایده‌های جدید را تسهیل می‌کند. این ویژگی فرهنگ سازمانی آمازون را قادر می‌سازد تا بهترین ایده‌های ممکن را برای حل مشکلات یا بهبود تجارت الکترونیک خود شناسایی کند.

مشتری محوری

محوریت بیانیه چشم‌انداز شرکت آمازون، بر مشتری استوار است. مشتری در مرکزیت تجاری فرهنگ سازمانی آمازون قرار دارد. به عنوان مثال، آمازون از کارکنان می‌خواهد که بر نیازها و خواسته‌های مشتریان تمرکز داشته باشند. ارزش‌های شرکت آمازون براساس اصل بنیادی «مشتری پادشاه است»، پیش می‌رود. این شرکت به طور مداوم در تلاش است تا روندها و تغییرات خواست مصرف‌کنندگان خود را شناسایی کند تا در فروش آنلاین و خدمات مرتبط به آن اولویت دهد. افزایش حس مثبت مشتریان برای ایجاد مشتریان وفادار به کار می‌رود.

از طریق این ویژگی فرهنگ سازمانی آمازون، این شرکت با جلب رضایت مشتریان، اثربخشی خود را در گسترش تجارت حفظ می‌کند.

خاص بودن 

فرهنگ سازمانی آمازون شامل ویژگی‌های خاص است. این ویژگی‌های فرهنگی خاص به ویژه به ایده بخشنامه‌های چالش‌برانگیز این شرکت برمی‌گردد. آمازون به کارمندان خود انگیزه می‌دهد تا خود و کارشان را از روش‌های معمول کسب‌وکار متمایز بدانند. این شرکت معتقد است که بخشنامه‌ها محدودیت‌هایی را برای رشد بالقوه کسب و کار اعمال می‌کنند. بنابراین، آمازون بر اساس این ویژگی فرهنگ سازمانی آمازون، کارکنان را تشویق می‌کند تا خارج از چارچوب‌های مسلط فکر کنند تا کار خود را به حداکثر پتانسیل تجاری برسانند.

سبک رهبری

سبک رهبری آمازون در دسته پراگماتیست طبقه‌بندی می‌شود. تاثیر این سبک بر مدیریت چیست؟ این بدان معنی است که شرکت استانداردهای بالایی را تعیین می‌کند و انتظار دارد که همه کارمندان آن را هدف قرار دهند. آمازون از رهبران کارمند محور در دانشگاه میشیگان استفاده کرده است تا بتوانند تصمیم بهتری برای بهبود آمازون بگیرند. رهبران در صورت مخالفت با تصمیمات موظفند با رعایت احترام آن را به چالش بکشند، حتی اگر این مسئله ناراحت‌کننده و خسته‌کننده باشد. با این حال آنها باید مثبت فکر کنند و به جلو حرکت کنند تا تصمیمات را بپذیرند.

سبک مدیریت منابع انسانی در فرهنگ سازمانی آمازون

شیوه‌های مدیریت رفتار سازمانی سیستمی است که با جذب، حفظ و ایجاد انگیزه در کارکنان برای دستیابی به اهداف سازمان به نحو احسن تشکیل شده است. آمازون چندین روش را در یک مدل تطبیقی اتخاذ کرده است که شامل استخدام، انتخاب و برنامه‌های آموزشی برای روشن کردن اصول کاری در آمازون و تقویت نگرش کارکنان است. 

جف بزوس، بنیانگذار آمازون در قبال فرصت یادگیری مهارت‌های حرفه‌ای در محیط کاری آمازون، با پاداش‌های منحصر به فرد به کارکنان آمازون انگیزه می‌دهد. همانطور که می‌دانیم، استخدام شغلی آمازون از برنامه‌های نوآورانه و منحصر به فرد این شرکت برای ارتقاء مهارت کارکنان است. این برنامه به کارمندان استخدامی آمازون کمک می‌کند تا 95٪ از هزینه‌های شهریه، کتاب‌های آموزشی و هزینه‌های مشابه را پیش پرداخت کنند و به این ترتیب بدون نگرانی از هزینه‌ها بتوانند روی آموزش خود تمرکز کنند. جف بزوس انتظار دارد که همه افراد بتوانند پس از دوره استخدامی، به شکل بهینه در کارها شرکت کنند و مهارت‌های مورد تقاضای بازار را برای آینده توسعه دهند. 

آمازون اعضای هر تیم کاری را به یادگیری در جهت بهبود دانش خود تشویق می‌کند. شرکت همیشه از کارمندان خود می‌خواهد که در مورد امکانات و فناوری‌های جدید بدانند و برای کشف و به کارگیری آنها اقدام کنند. پیچیده‌تر شدن مشاغل، منجر به فشار زیادی بر کارمندان می‌شود. این شرکت یک برنامه بازآموزی به نام Pivot ایجاد کرده است تا کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند، فرصتی برای بهبود عملکرد خود داشته باشند. برنامه Pivot چنین کارمندانی را به مشاوران شغلی داخلی واگذار می‌کند تا در مدیریت بهتر شغلی به آنها کمک کنند. 

فرهنگ سازمانی آمازون چگونه پشتیبانی می شود؟

آمازون از فرهنگ سازمانی خود با استراتژی‌های مختلف در ساختار سازمانی خود پشتیبانی می‌کند. در اینجا چهار عنصر کلیدی که فرهنگ سازمانی آمازون براساس آن استوار هست، آورده شده است.

ثبت سوابق

در طول جلسات آمازون نظرات و ایده‌های مرتبط با تصمیم‌گیری‌های تجاری به صورت مکتوب ثبت می‌شود. کارمندان در مورد مطالب صفحه به صفحه بحث می‌کنند و اطلاعات را قبل از عملیاتی شدن به طور کامل ارزیابی می‌کنند.

مهارت

طبق قانون معروف «دو پیتزا» جف بزوس، هر تیم باید به اندازه‌ای کوچک باشد که با دو پیتزا تغذیه شود. این به این معنی است که تیم کوچکتر، بهره‌وری بهتری دارد. در ابتدا این قانون برای تیم‌های فنی ابداع شد تا  ارتباطات سازمانی را ساده‌تر کرده و از اطلاعات مخرب جلوگیری کند. با این حال، اکنون تیم‌های این چنینی در کل سازمان گسترش پیدا کرده است.

نوآوری

هر کارمند آمازون این قدرت را دارد که یک مبتکر باشد. با اینکه بسیاری از شرکت‌ها همین ادعا را دارند ولی در واقعیت تعداد کمی از آنها مانند فرهنگ سازمانی گوگل می‌توانند با سطح تعهدی که آمازون به عملی شدن این ویژگی دارد، مطابقت داشته باشند. برای این منظور، هر کارمندی که یک ایده نوآورانه دارد می‌تواند چشم‌انداز خود را در یک سند “PRFAQ” ترسیم کند. سند باید شامل یک مدل انتشاراتی و پرسش‌های متداول فرضی باشد که مزایای طرح برای مشتری را توضیح می‌دهد. پس از ارسال، یک تیم ارزیابی، تصمیم می‌گیرند که آیا طرح برای عرضه به بازار بودجه دریافت خواهد کرد یا خیر. چندین مورد از موفق‌ترین محصولات آمازون مانند Prime Now، Alexa و Amazon Go از این طریق همین فرآیند ایجاد شده است.

فرهنگ استارت آپی

علیرغم عنوان بزرگترین بازار آنلاین در جهان، آمازون نوعی شور و نشاط را که بیشتر در شرکت‌های نوپا دیده می‌شود، حفظ می‌کند. در حالی که بیشتر شرکت‌های بزرگ اصولا سرعت خود را کاهش می‌دهند یا به همان روال موفقیت‌های خود ادامه می‌دهند، فرهنگ سازمانی آمازون از رشد دائمی پشتیبانی می‌کند. آمازون از کارکنان خود می‌خواهد به گونه‌ای کار کنند که گویی در تلاش برای راه‌اندازی یک شرکت جدید هستند.

مفاهیم، ​​مزایا و معایب فرهنگ سازمانی آمازون

فرهنگ سازمانی آمازون، تلاش‌های پیشگامان این شرکت را در کسب و کارهای خرده‌فروشی آنلاین تقویت می‌کند. این امر همانطور که در چشم‌انداز مدیر عامل و بنیانگذار این شرکت – جف بزوس – شکل گرفته، اتفاق می‌افتد.

مزیت اصلی فرهنگ سازمانی آمازون حمایت از نوآوری‌ها است. برای مثال، جسارت و خاص بودن به طور مستقیم ایده‌های جدید را برای بهبود تجارت الکترونیک شرکت گسترش می‌دهد. یکی دیگر از مزایای فرهنگ سازمانی آمازون، تمرکز آن بر مشتری است. این ویژگی اطمینان حاصل می‌کند که شرکت همیشه انتظارات و ترجیحات مصرف‌کننده را برآورده می‌کند.
با این حال، نقطه ضعف فرهنگ سازمانی آمازون این است که فشار زیادی را بر منابع انسانی تحمیل می‌کند. این فشار به ویژه در اتخاذ رویکردهای نوآوارنه، جسورانه و غیرمتعارف، بر کارکنان وارد می‌شود.

علیرغم مواردی همچون مشتری مداری، توانایی نوآوری و تمرکز بر اهداف بلند مدت، برخی از کارمندان سابق این شرکت فرهنگ سازمانی آمازون را به عنوان فرهنگی که با استرس‌ کاری زیاد و فرسودگی شغلی همراه شده، تعریف می‌کنند.

نیویورک تایمز پس از صحبت با بیش از 100 کارمند سابق متوجه شد که فرهنگ سازمانی آمازون دارای مشکلاتی در مورد شرایط کار در آمازون است که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ارزیابی‌های ناشناس و حذف سالانه افراد دارای عملکرد پایین: این امر باعث بازخورد منفی برای کارمندان غیررسمی شده و استرس اخراج را در بین کارکنان افزایش می‌دهد.

• محیط‌های کاری خصمانه: افراط در تشویق به بحث و انتقاد از همکاران تا حدی که باعث ناراحتی کارمندان از یکدیگر می‌شود.

• محدوده نامشخص کاری: برخی از کارکنان ملزم به شرکت در تماس‌های کنفرانسی در تعطیلات و یا کار در تعطیلات آخر هفته و شب‌ها در خانه هستند. در حالی که شرکت نسبت به مشکلات شخصی افراد بسیار بی‌ملاحظه عمل می‌کند.

سخن پایانی

در مصاحبه‌ سایت Slate.com با جف بزوس، مدیرعامل و بنیانگذار این شرکت در سال 2009 پرسیده شد که چگونه آمازون را تعریف می‌کند؟ وی پاسخ داد: «ما با مشتری شروع می‌کنیم و رو به عقب کار می‌کنیم. ما هر مهارتی را که برای خدمات رسانی به مشتری نیاز داریم یاد می‌گیریم. هر فناوری را که برای خدمات رسانی به مشتری نیاز داریم، می‌سازیم. نکته این است که ما مخترع هستیم. ما دوست داریم به سرزمین‌های ناشناخته برویم و ببینیم در آنجا چه خبر است. سومین چیز این است که ما می‌خواهیم دید بلند مدت داشته باشیم، که این امر به نظر من یکی از نادرترین ویژگی‌های فرهنگ سازمانی آمازون ست.»

---

سوالات متداول :

هر پروژه‌ای صرف‌نظر از اندازه آن، هزینه‌هایی دارد. از آنجایی‌که منابع مالی محدود و پایان‌پذیر است، بودجه بندی پروژه یکی از مهم‌ترین گام‌هایی است که باید بردارید. بدون این کار، حتی اگر بزرگ‌ترین ایده هم داشته باشید، به رؤیایی تبدیل می‌شود که هرگز قرار نیست محقق شود. از طرفی اگر بودجه بندی پروژه را به خوبی انجام دهید و بدانید بهترین راه‌های کنترل پروژه چیست، می‌توانید هر ایده‌ای را به اجرا درآورید.

در ادامه ما به شما خواهیم گفت بودجه بندی پروژه چیست، چگونه می‌توان یک پروژه را بودجه بندی کرد و چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟ با ما همراه شوید.

بودجه بندی پروژه چیست؟

کنترل پروژه چیست؟

به زبان ساده، بودجه بندی پروژه به برآورد هزینه انجام فعالیت‌ها، در طول هر مرحله پروژه اشاره دارد. بودجه بندی به ما می‌گوید برای اجرای یک ایده، چقدر باید هزینه کنیم. این کار در گرفتن تأییدیه از سهامداران پروژه، نقش مهمی دارد.

بودجه بندی پروژه، تضمین می‌کند که منابع مالی موردنیاز را در طول اجرای کارها در اختیار داشته باشیم. بنابراین قبل از شروع پروژه باید بودجه آن را تعیین کنید. شناسایی نحوه توزیع پول در اجرای فعالیت‌های مختلف یک پروژه، ردیابی و کنترل بهتر هزینه‌ها را ممکن می‌سازد.

با این ‌حال، در نظر داشته باشید که بودجه پروژه یک سند پویاست، باید در طول پروژه به‌ طور مداوم  نظارت، بررسی و به‌روز شود.

اجزای بودجه پروژه چیست؟

بسته به نوع پروژه شما، بودجه پروژه ممکن است شامل هزینه‌های زیر باشد:

• هزینه‌های نیروی کار: مثل دستمزد و حقوق، مزایا و مالیات بر حقوق
• هزینه‌های مواد و ابزار موردنیاز: مثل تجهیزات، خدمات و لوازم از ارائه‌دهندگان خارجی
• هزینه‌های عملیاتی هر مرحله پروژه
• هزینه‌های حمل‌ونقل: اگر پروژه نیاز به سفر یا حمل‌ونقل مواد داشته باشد
• هزینه‌های تحقیق و مشاور: هرگونه مطالعه یا نظر تخصصی که ممکن است نیاز داشته باشید، مثل مشاوره حقوقی
• صندوق ذخیره: پول اضافی برای هزینه‌های احتمالی، مثل دوباره‌کاری و هر هزینه دیگری که ماهیت پروژه شما به آن نیاز دارد.

هزینه‌های پروژه به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:

1. هزینه‌های ثابت: همان‌طور که از نام آن پیداست، هزینه‌های ثابتی که برای پروژه تعیین می‌شود و در طول زمان تغییر نمی‌کند. برای مثال: پرداخت اجاره یا دستمزد ماهانه کارکنان تمام‌وقت برای اجرای پروژه .

2. هزینه‌های متغیر: هزینه‌های متغیر در طول زمان تغییر می‌کند و مستقیماً با فعالیت تجاری مرتبط هستند. برخی از رایج‌ترین انواع هزینه‌های متغیر عبارتند از: کار یدی، هزینه‌های آب‌وبرق و مواد خام.

چرا بودجه بندی پروژه مهم است؟

مراقب مخارج کم باشید. یک نشتی کوچک یک کشتی بزرگ را غرق خواهد کرد.

بنجامین فرانکلین

جمله بالا از یکی از هزاران نقل‌قول‌ مدیریت پروژه مرتبط با بودجه است، چون بودجه بندی پروژه یکی از حساس‌ترین نقاط در مدیریت پروژه است. بعضی از رایج‌ترین چالش‌های این بخش از برآورد ضعیف و کمبود منابع ناشی می‌شود.

واقعیت این است که اگر منابع کافی را تأمین نکنید، پروژه شما یک پروژه شکست‌خورده است. مهم‌ترین دلایل اهمیت بودجه بندی پروژه عبارتند از:

• برای تأمین مالی مهم است
• امکان تصمیم‌گیری بهتر را فراهم می‌کند
• به شما امکان می‌دهد هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشید
• تأمین مالی پروژه را تضمین می‌کند
• امکان برنامه‌ریزی بهتر برای آینده را فراهم می‌کند.

در ادامه هریک از موارد بالا را بیشتر بررسی خواهیم کرد:

مزیت شماره 1: برای تأمین مالی حیاتی است

اگر از شرکت‌های سرمایه‌گذاری خطرپذیر یا یک بانک پول بیشتری می‌خواهید، آن‌ها می‌خواهند بدانند که چگونه این پول را خرج خواهید کرد. آن‌ها همچنین می‌خواهند ببینند که شما چگونه روش بودجه بندی پروژه را به اجرا درمی‌آورید و چه نقشه‌ای برای بهینه‌کردن کار دارید.

مزیت شماره 2: تصمیم‌گیری بهتر

بودجه بندی پروژه امکان تصمیم‌گیری بهتر در طول پروژه را فراهم می‌کند، چون منابع مالی که در اختیار دارید از قبل تعیین شده است. بنابراین، تصمیم‌گیری در مورد اینکه چقدر پول برای بخش‌های مختلف باید در نظر بگیرید آسان‌تر می‌شود.

مزیت شماره 3: کنترل هزینه‌ها

اگر روش بودجه بندی پروژه، به‌خوبی برنامه‌ریزی و اجرا شده باشد، امکان کنترل هزینه‌ها را به شما می‌دهد. تنظیم بودجه دقیق به سازمان شما کمک می‌کند تا از طریق برنامه‌ریزی مؤثر و تخصیص منابع، هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشد.

مزیت شماره 4: تأمین بودجه پروژه

بودجه بندی پروژه اطلاعاتی در مورد مقدار پولی که برای بخش‌های مختلف کار نیاز دارید را به شما می‌دهد و مشخص می‌کند که چه زمانی به آن نیاز دارید. بنابراین بودجه بندی امکان توجیه اقتصادی پروژه‌ها را فراهم می‌کند. قبل از اینکه هر پروژه‌ای تأیید شود، ذینفعان همیشه می‌خواهند بدانند هزینه آن چقدر است.

مزیت شماره 5: برنامه‌ریزی بهتر برای آینده

اگر روش بودجه‌ بندی پروژه به خوبی تعیین شده باشد، به شما کمک می‌کند برآوردهای درستی از ایجاد بودجه برای پروژه‌های مشابه در آینده داشته باشید. در برخی از روش‌های تخمین بودجه مثل روش «برآورد مشابه» پروژه‌های مشابه قبلی را در تنظیم بودجه برای پروژه‌های فعلی در نظر می‌گیرند.

7 مرحله کلیدی بودجه بندی پروژه

با اینکه بودجه بندی پروژه، مدیریت ریسک پروژه را ساده‌تر می‌کند، اما انجام آن کار راحتی نیست. با این‌حال 7 مرحله مهم زیر، شما را به بهترین روش بودجه بندی پروژه می‌رساند:

1. دوره قبل را مرور کنید
2. اهداف و محدوده پروژه را تعریف کنید
3. وظایف و نقاط عطف پروژه را تعریف کنید
4. تعیین منابع پروژه
5. برآورد هزینه‌ها
6. وجوه احتمالی را اضافه کنید
7. بودجه را نهایی کنید و تأییدیه بگیرید

بیایید هر مرحله را دقیق‌تر بررسی کنیم:

1. دوره قبل را مرور کنید

قبل از شروع پروژه، اطلاعاتی که از اجرای پروژه قبلی در اختیار دارید را بررسی کنید. پروژه قبلی، بهترین نکات بودجه بندی پروژه جدید را به شما می‌دهد. برای انجام این کار سؤالاتی مثل نمونه‌هایی که در زیر آورده‌ایم را از خودتان بپرسید و پاسخ دهید.

• آیا بیشتر از حد انتظار خرج کردید یا کمتر؟
• آیا فرضیات شما در مورد صنعت و رشد خودتان درست بود؟
• آیا موانع یا کمبودهای غیرمنتظره‌ای وجود داشت؟ اگر بله، مشکل کار کجا بود؟
• آیا اجرای بودجه بندی تعیین شده، آسان بود؟ اعضای تیم آن را دنبال کردند؟

همچنین در این مرحله، مشورت با دیگر رهبران تیم ضروری است.

2. اهداف و محدوده پروژه را تعریف کنید

قبل از اینکه بتوانید کار بودجه بندی پروژه را شروع کنید، باید اهداف و محدوده پروژه را به وضوح تعریف کنید. محدوده پروژه شامل همه‌چیزهایی است که برای به اجرا درآمدن موفق پروژه، به آن‌ها نیاز دارید، شامل وظایف، برنامه‌ها و هزینه‌ها. تعریف محدوده پروژه یک نیاز حیاتی برای موفقیت پروژه و تقسیم بودجه است. اگر دقیقاً ندانید که یک پروژه شامل چه چیزی می‌شود، نمی‌توانید به طور مؤثر هزینه‌ها را محاسبه کنید.

به‌ جز امکان‌پذیر کردن فرایند بودجه‌بندی، تعریف محدوده پروژه چندین مزیت دیگر هم دارد. خطر خزش دامنه (گسترش پروژه به مواردی که در ابتدا پیش‌بینی ‌نشده بودند) زمانی کاهش می‌یابد که از قبل بین همه ذینفعان در مورد جنبه‌های مهمی مثل جدول زمانی، منابع موردنیاز و اهداف نهایی توافق وجود داشته باشد.

محدوده پروژه اگر به خوبی تعریف شده باشد به عنوان یک راهنما برای مدیران و سایر اعضای تیم در هنگام برنامه‌ریزی، تعیین و تکمیل وظایف در طول چرخه عمر پروژه عمل می‌کند.

3. وظایف و نقاط عطف پروژه را تعریف کنید

یکی از نکات بودجه بندی پروژه، تهیه فهرستی است از کارهایی  که باید در طول پروژه انجام دهید. در این فهرست، باید نقاط عطف و مهم پروژه را هم تعیین کنید. این شامل اهداف، محصولات قابل تحویل، وظایف و مهلت‌ اجرای تمام فعالیت‌هایی است که تیم شما باید در طول پروژه انجام دهد.

4. تعیین منابع پروژه

سومین قدم، شناسایی منابع موردنیاز یک پروژه است. درک اینکه پروژه شما به چه منابعی نیاز دارد، از تجهیزات گرفته تا پیمانکاران فرعی و نیروی کار، نیاز اساسی برای بودجه بندی پروژه است. مدیریت منابع عالی منجر به یک برنامه دقیق خواهد شد و مشخص می‌کند هرکسی چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. شما همچنین باید تعیین کنید که کدام منابع دارای هزینه‌های ثابت هستند و کدام منابع ممکن است در طول پروژه نوسان داشته باشند.

5. برآورد هزینه‌ها

مرحله بعد بودجه بندی پروژه، محاسبه هزینه‌‌های لازم برای منابعی است که شناسایی کرده‌اید. برآوردهای نادرست تأثیر منفی زیادی بر کل پروژه دارد، بنابراین هر فرضیه‌ای که دارید را کاملاً دقیق بررسی کنید.  

منابع موردنیازی که در بخش قبل شناسایی کردید، اولین بخش برای توسعه تخمین‌ هزینه‌هاست. قیمت هر منبع شناسایی‌شده، اطلاعات تاریخی مرتبط، مدت‌زمانی که برای استفاده از هر منبع نیاز دارید، همچنین هرگونه فرضیه و ریسک‌ مرتبط را برای برآورد هزینه در نظر بگیرید.

6. وجوه احتمالی را اضافه کنید

شما نمی‌توانید 100% در پیش‌بینی هزینه‌ها در ابتدای پروژه دقیق باشید. بنابراین، یکی از مهم‌ترین نکات بودجه بندی پروژه، ایجاد یک صندوق برای شرایط اضطراری است. زمانی که هزینه‌های پروژه افزایش می‌یابد، منابع این صندوق می‌تواند از متوقف شدن کار جلوگیری کند.

7. بودجه را نهایی کنید و بودجه را تأیید کنید

هنگامی‌که هزینه‌ها را برای هر جنبه ریز پروژه خود ترسیم کردید، آماده هستید که بودجه واقعی پروژه خود را تهیه کنید. هزینه‌هایی که تخمین زده‌اید را با وظایف و بازه‌های زمانی مرتبط با هرکدام، کنار هم بگذارید. در این مرحله از بودجه بندی پروژه باید به یک پایه بودجه دقیق و جامع برسید.

با کارشناسان و اعضای تیم، پیش نویش اولیه بودجه بندی پروژه را بررسی کنید که همه‌چیز درست باشد. اگرچه ممکن است خودتان بتوانید برخی از زمینه‌ها را برای بهبود شناسایی کنید، اما دریافت مجموعه‌ای از دیدگاه‌های متنوع در مورد بودجه اولیه، به پوشش همه نقاط کور کمک می‌کند.

در زمان تصویب رسمی بودجه، داشتن حمایت همه افراد درگیر بسیار ارزشمند خواهد بود. امری که با گنجاندن بازخورد ذینفعان مختلف درگیر با پروژه، تا حدود زیادی امکان‌پذیر می‌شود.

حرف آخر

همان‌طور که می‌دانید، بهترین ایده‌های پروژه هم بدون تأمین مالی کافی، هرگز محقق نخواهد شد. بنابراین، بودجه بندی دقیق برای موفقیت هر پروژه ضروری است. نکات بودجه بندی پروژه که در بالا مرور کردیم به شما کمک می‌کند نگرانی‌ بابت منابع مالی نداشته باشید.

---

سؤالات متداول

بیانیه‌ ماموریتْ هدف و ارزش‌های اولیه یک سازمان را مشخص می‌کند. در این بیانیه خیلی کوتاه به سؤال «چرا این سازمان وجود دارد؟» پاسخ داده می‌شود تا مشتریان بالقوه بتوانند شما را از رقبایتان متمایز کنند. در تعریف سازمان، بیانیه ماموریت، پایه و اساس هر کاری است که سازمان شما انجام می‌دهد و به نوعی به قانون اساسی شما تبدیل می‌شود.

در ادامه ما اصطلاح بیانیه ماموریت را تعریف می‌کنیم، ویژگی‌های یک بیانیه خوب را شرح می‌دهیم، فرآیند گام‌به‌گام ایجاد یک بیانیه ماموریت را بررسی می‌کنیم و با آوردن مثال، به شما در نوشتن یک بیانیه قدرتمند کمک می‌کنیم.

تعریف بیانیه ماموریت

بیانیه ماموریت، بیانیه‌ای مختصر است که توضیح می‌دهد چرا یک شرکت وجود دارد، هدف اصلی آن چیست، مشتریان آن چه کسانی هستند و بازار هدف آن کجاست. بیانیه ماموریت شما چیزی است که شرکت شما را هدایت و تعریف می‌کند.

پاسخ به دو سؤال زیر ستون فقرات بیانیه ماموریت کسب‌وکار شما را تشکیل می‌دهد:

• دقیقاً چه کاری انجام می‌دهید؟
• چگونه محصولات یا خدمات خود را به روشی منحصربه‌فرد ارائه می‌کنید که شرکت شما را متمایز کند؟

گاهی اوقات خلاصه‌ای از ارزش‌های شرکت هم در بیانیه‌های ماموریت گنجانده می‌شود. این ارزش‌ها، باور افراد را در مورد سازمانی که عضو آن هستند و در آن سرمایه‌گذاری عاطفی دارند، نشان می‌دهد. به‌همین‌دلیل بیانیه‌ای که به خوبی نوشته ‌شده باشد، مثل یک متحد‌کننده و محرک عمل می‌کند.

بیانیه ماموریت سازمان می‌تواند به کارکنان ‌انگیزه بدهد و از بی‌تعلقی و آشفتگی جلوگیری کند. بنابراین با نوشتن هدف شرکت خود، هدف و ارزش سازمان را به کارکنان خود نشان ‌دهید و از وجود تفکر استراتژیک در سازمان خود خبر دهید.

مخاطب بیانیه ماموریت سازمان، نه‌تنها کارکنان، بلکه سهامداران، سرمایه‌گذاران و مصرف‌کنندگان‌ هم هستند. بنابراین بیانیه ماموریت شما باید مختصر و قابل درک باشد.

کاربرد بیانیه ماموریت سازمان چیست؟

ایجاد یک بیانیه تأثیرگذار اولین گام برای موفقیت در کسب‌و‌کار است. ماموریت مشخص، پایه و اساس توسعه و اجرای یک مدیریت استراتژیک است. این بیانیه تیم مدیریت را در اجرای استراتژی‌هایی راهنمایی می‌کند که به تقویت هویت شرکت و دستیابی به اهداف آن کمک می‌کند. در ادامه چند کاربرد بیانیه ماموریت را خواهید دید:

1. سازمان را به جلو هدایت می‌کند

با تعیین هدف است که می‌توانید برای فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، نقشه راه ایجاد کنید. هر کسب‌وکاری برای اطمینان از توانایی خود در توسعه شرکت و همچنین اطمینان از ثبات خود، به بیانیه ماموریت نیاز دارد. این بیانیه می‌تواند همه اعضا و شرکا را به جلو هدایت کند.

2. تلاش و توجه همه افراد سازمان را همسو می‌کند

کاربرد بیانیه ماموریت، هدایت تصمیم‌های مختلف شرکت است. باید هدف اصلی کسب‌وکار را برجسته کرد تا هر تصمیمی که قرار است گرفته شود، حول این هدف ایجاد شود. هنگام بحث برای تصمیم‌گیری، مدیران می‌توانند با استفاده از آن، به تیم خود در حل چالش‌ها و ایجاد ایده کمک کنند. این بیانیه بحث و گفتگو را ترویج و از سردرگم شدن اعضای شرکت جلوگیری می‌کند.

3.  الهام‌بخش است و نوآوری را امکان‌پذیر می‌کند

بیانیه ماموریت می‌تواند الهام‌بخش افراد مختلف درگیر در سازمان باشد. دیدن هدف کسب‌وکار، مشوقی برای ایجاد ایده‌های مختلف در ذهن ذینفعان است و آن‌ها را برای فکرکردن به راه‌حل‌های نو، آماده ‌می‌کند.

4. فرهنگ سازمانی را شکل می‌دهد

بیانیه ماموریت با توضیح هدف و ارزش‌های شرکت، در ایجاد فرهنگ سازمانی نقش دارد، همچنین بر نحوه اجرای تصمیم‌های یک کسب‌وکار و نگرش کارکنان به شغلی که دارند، تأثیر می‌گذارد. این بیانیه موقع استخدام، افرادی که باورهایی مشابه با ارزش‌های سازمان دارد را جذب می‌کند و به‌ آن‌ها فرصت می‌دهد قبل از پیوستن به شما، رویکرد خود را با هدف سازمان تنظیم کنند.

5. موجب هماهنگی بخش‌های مختلف سازمان می‎‌شود

با رشد کسب‌وکار، بخش‌های مختلفی به سازمان شما اضافه می‌شود و تعداد کارمندان‌ هم افزایش می‌یابد. رشد یک شرکت می‌تواند باعث از دست دادن تمرکز و فرهنگ سازمانی بشود. بیانیه ماموریت، راهنمایی برای تصمیم‌گیری است و به افراد شرکت کمک می‌کند تا هماهنگ با هم، در یک‌جهت عمل کنند. قبل از علنی‌کردن بیانیه خود، از شخص دیگری بخواهید آن را ارزیابی کند و نظر سایر اعضای سازمان را هم دریافت کنید.

ویژگی‌های یک بیانیه ماموریت خوب چیست؟

اولین باری که کسی بیانیه ماموریت شما را می‌خواند باید معنی آن را سریع متوجه شود. این بیانیه باید حدود 100 کلمه باشد و نهایت از یک تا سه جمله تشکیل‌ شده باشد. مثل بیانیه چشم ‌انداز سازمان، در نوشتن بیانیه ماموریت هم بهتر است از اصطلاحات تخصصی و جمله‌های پیچیده خودداری کنید. بیانیه‌های ماموریت خوب ویژگی‌های مشابهی دارند که در ادامه آن‌ها را می‌بینید:

• ساده: کلمات پیچیده یا غیرضروری ندارد و لحن آن غیررسمی است.
• جذاب: از زمان حال استفاده کنید و هدف سازمان خود را به روشی قدرتمند بیان کنید تا ارتباط عاطفی با مردم ایجاد کند.
• قابل‌اندازه‌گیری: بیانیه ماموریت را به گونه‌ای ایجاد کنید که بتوانید نتایج خود را اندازه‌گیری کنید. مثلاً، بیانیه‌ای که از آسیب‌نرساندن به محیط‌زیست صحبت می‌کند باید خیلی ساده نحوه اجرای آن را هم نشان دهد.
• مرتبط: خوانندگان باید سریع متوجه ارتباط بیانیه ماموریت شما با زندگیشان بشوند و بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند.
• بلندمدت: بیانیه شما باید بتواند در صورت رشد کسب‌وکارتان، همچنان الهام‌بخش و معنادار بماند.

یک بیانیه ماموریت خوب در آزمون زمان مقاومت می‌کند و نیازی به بازنگری‌های مجدد  نخواهد داشت.

نحوه نوشتن بیانیه ماموریت سازمان

معمولاً یک کارآفرین یا گروهی از رهبران ارشد بیانیه ماموریت سازمان را می‌نویسند. برای نوشتن یک بیانیه متقاعدکننده و تأثیرگذار، شما و تیمتان باید تلاش کنید تا بتوانید هدف نهایی سازمان خود را در کوتاه‌ترین جمله بیان کنند.

سؤال‌های زیر با ایجاد بحث و گفت‌وگو‌، می‌توانند شما را به مشخص کردن هدف سازمان نزدیک کنند:

• ارزش‌های اصلی شما چیست؟
• چه مخاطبی را می‌خواهید جذب کنید؟
• چه تصویری می‌خواهید از خودتان ایجاد کنید؟
• چرا مخاطبان شما به سازمان شما نیاز دارند؟
• چرا سرمایه‌گذاران باید به کسب‌وکار شما علاقه نشان دهند؟
• سازمان شما چه ارزش متمایزی دارد؟
• چه چیزی سازمان شما را منحصربه‌فرد می‌کند؟

بعد از پاسخ به این سؤال‌ها، می‌توانید 6 مرحله زیر را برای ایجاد یک بیانیه ماموریت مؤثر، دنبال کنید.

1. محصولات یا خدمات سازمان خود را شناسایی کنید.
2. ارزش‌های اصلی سازمان خود را بیان کنید.
3. بین کارهایی که باید انجام دهید ارتباط ایجاد کنید و نحوه هماهنگی آن با ارزش‌های اصلی خود را شرح دهید.
4. برای فهمیدن بهترین راه بیان داستان سازمان خود، از طوفان فکری استفاده کنید.
5. ایده‌های مختلف را ادغام کنید و لیستی از بیانیه‌های ماموریت بالقوه ایجاد کنید.
6. انتخاب‌ها را به یک بیانیه ماموریت محدود کنید و به‌طور مختصر آن را جمله‌بندی کنید.

بیانیه انتخاب‌شده را در جمع مطرح کنید و آن را بارها تصحیح و بازنویسی کنید تا به چیزی که می‌خواهید برسید. به سؤال‌های اصلی که می‌خواستید به آن‌ها پاسخ دهید برگردید و ببینید بیانیه ماموریت شما تا چه حد به آن‌ها پاسخ می‌دهد.

7 مثال از بیانیه ماموریت سازمان

نوشتن بیانیه ماموریت مؤثر نیاز به‌ صرف زمان و تلاش زیادی دارد. مثال‌های زیر می‌تواند الگوی خوبی باشد تا بدانید در بیانیه ماموریت خود، چه چیزی بگویید و از چه ساختاری پیروی کنید.

1. موزه هنر مدرن (MOMA): «موزه هنر مدرن مردم سراسر جهان را به هنر زمان ما متصل می‌کند. ما آرزو داریم کاتالیزوری برای آزمایش، یادگیری، خلاقیت و خانه‌ای برای هنرمندان و ایده‌های آن‌ها باشیم». در این بیانیه، هدف واضح مشخص ‌شده است و زبان آن ‌هم ساده و همه‌فهم است.

2. پزشکان بدون مرز: «ارائه کمک‌های پزشکی بی‌طرفانه به قربانیان جنگ، بیماری، بلایای طبیعی یا انسان‌ساز، بدون توجه به نژاد، مذهب یا وابستگی سیاسی». این بیانیه جذابیت عاطفی قوی‌ای دارد و خیلی از مردم را با خود همراه می‌کند.

3. گوگل: «برای سازماندهی اطلاعات جهان و قابل‌ دسترس و مفید ساختن آن برای همه». بیانیه گوگل، محدوده خدمات آن‌ها را مشخص می‌کند.

4. لینکدین: «ماموریت لینکدین ساده است: حرفه‌ای‌های جهان را به هم متصل کنید تا آن‌ها را سازنده‌تر و موفق‌تر کنید». این بیانیه دست روی چیزی می‌گذارد که برای بیشتر افراد حرفه‌ای دنیای کار، مهم است.

5. تسلا: «برای تسریع ظهور حمل‌ونقل پایدار با عرضه خودروهای برقی در اسرع وقت به بازار». این بیانیه احساس فوریت و امید به آینده را ایجاد می‌کند.

6. مایکروسافت: «ماموریت ما این است که هر فرد و هر سازمانی را در این سیاره برای دستیابی به دستاوردهای بیشتر توانمند کنیم». این بیانیه با مخاطبان خود در سراسر جهان ارتباط برقرار می‌کند.

7. دیزنی: «ماموریت شرکت والت دیزنی سرگرم‌کردن، اطلاع‌رسانی و الهام‌بخشیدن به مردم در سراسر جهان، از طریق قدرت داستان‌سرایی بی‌نظیر، ذهن‌های خلاق و فناوری‌های نوآورانه‌ای‌ است که شرکت ما را به برترین شرکت سرگرمی جهان تبدیل می‌کند». این بیانیه بر قدرت داستان‌سرایی برای الهام‌بخشیدن به مخاطبان جهانی تأکید دارد.

حرف آخر؛ تفاوت بیانیه ماموریت با بیانیه چشم‌انداز چیست؟

بیانیه ماموریت، کسب‌وکار شرکت، اهداف آن و نحوه برنامه‌ریزی برای دستیابی به آن اهداف را شرح می‌دهد. بیانیه چشم‌انداز مسیری را که شرکت می‌خواهد برود، توصیف می‌کند.

بیانیه ماموریت توصیف می‌کند که یک شرکت چه کاری را انجام می‌دهد، اما بیانیه چشم‌انداز آنچه را که شرکت در آینده می‌خواهد به آن دست پیدا کند، توصیف می‌کند.

بیانیه ماموریت، جوهر شرکت شما را در بر می‌گیرد و توضیح می‌دهد که هدف فعالیت‌های سازمان شما چیست و چرا وجود دارد. پیش‌بینی آینده شرکت، کاری است که بیانیه چشم‌انداز به دنبال آن است.

---

سؤالات متداول :

محصولات ژاپنی به دلیل برخورداری از کارایی و کیفیت بالا، تقریباً در هر صنعتی شناخته‌شده‌ و قابل‌اعتماد هستند. طی دهه‌های گذشته، این کشور تکنیک‌های مختلفی را در تولید ناب و مدیریت کیفیت توسعه داده و به کار گرفته است. روش‌هایی که سایر کشورهای جهان هم برای رشد اقتصادی خود، به دنبال اجرای آن‌ها بوده‌اند. خطا ناپذیری (Poka-Yoke) یکی از باارزش‌ترین و استانداردترین تکنیک‌های تصحیح اشتباه است که می‌تواند در هر صنعت تولیدی یا خدماتی اعمال شود.

مکانیسم خطا ناپذیری یکی از ابزارهای کنترل کیفیت و تولید ناب است که سازمان‌ها را ملزم به حذف ضایعات، بهبود کارایی و به کارگیری روش‌های ساده‌تر می‌کند. در ادامه با بررسی سیستم پوکایوکه، به شما خواهیم گفت خطا ناپذیری چیست و چه مزایایی دارد؟ با ما همراه باشید.

پوکایوکه چیست؟

پوکایوکه یک اصطلاح ژاپنی است که از  ترکیب کلمه «Poka» به معنی «اشتباه» و «Yokeru» به معنی «پرهیزکردن» ساخته ‌شده است و منظور از آن، خطا ناپذیری است. اولین‌بار «شیگئو شینگو» (Shigeo Shingo)، یکی از مهندسین شرکت تویوتا، در دهه 1960 از این کلمه برای جلوگیری از خطای انسانی در طراحی فرآیندهای صنعتی استفاده کرد. روشی که به سازمان‌ها در حذف عیوب یا خطاهای رخ‌داده در مراحل اولیه تولید محصول کمک می‌کند.

شیگئو شینگو این روش را زمانی ابداع کرد که متوجه شد خطاهای انسانی علت اصلی بسیاری از مشکلات یا نقایص هستند. اگرچه در ابتدا خطا ناپذیری تنها به افراد اشاره داشت، اما شیئگو آن را تغییر داد تا بر روی فرآیند تمرکز کند. این مفهوم درنهایت توسط او به عنوان بخشی از سیستم تولید تویوتا شناسانده شد.

خطا ناپذیری ابزاری است برای اطمینان از اینکه اپراتورها و تکنسین‌ها مراحل صحیح فرآیند را دنبال می‌کنند و کار به درستی انجام می‌شود. مهم‌تر از آن، این یک مکانیسم ایمن است که خطای انسانی را در منبع متوقف می‌کند یا فوراً اپراتور و تکنسین را از وقوع خطا مطلع می‌کند. در هر دو مورد، تأکید بر رسیدگی فوری به خطا و انجام اقدامات اصلاحی است.

اولین‌بار «شیگئو شینگو» (Shigeo Shingo)، یکی از مهندسین شرکت تویوتا، در دهه 1960 از این کلمه برای جلوگیری از خطای انسانی در طراحی فرآیندهای صنعتی استفاده کرد.

هدف خطا ناپذیری سازی در تولید ناب چیست؟

خطا ناپذیر سازی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا یک رویکرد برای بهبود مستمر کیفیت، ایجاد کنند. خطا ناپذیری باعث تولید کالاهایی باکیفیت، بدون هزینه‌های قابل‌توجه و با قیمت کمتر در بازار می‌شود. بنابراین شرکت‌هایی که این سیستم را به درستی پیاده می‌کنند، از مزیت رقابتی قابل‌توجهی برخوردار می‌شوند. این اصل اساساً جنبه کاربردی جهانی مدیریت کیفیت جامع را در صنایع و بخش‌های مختلف، از مهندسی گرفته تا پزشکی و مالی، به وجود آورد.

سیستم پوکایوکه بسیار متنوع و هم‌افزاست و می‌تواند با سایر چارچوب‌های مدیریت کیفیت هم ترکیب شود. خطا ناپذیری شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا به محصولات یا خدماتی بدون نقص‌ یا همان تولید ناب دست پیدا کنند.

تولید ناب سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا ضایعات را حذف کنند، فرآیندها را بهبود بخشند، ارزش محصول را افزایش دهند و مشکلات مشتری را حل کنند. شرکت‌هایی که پوکایوکه را دنبال می‌کنند، بیشتر آن را یک شکل‌دهنده رفتار می‌دانند که از عملکرد نادرست جلوگیری می‌کند.

مثال ساده سیستم پوکایوکه در خودروهای اتوماتیک دیده می‌شود. تا زمانی که اهرم انتخاب دنده در «پارک» نباشد، روشن‌‌کردن خودرو غیرممکن است. این امر امکان حرکت ناگهانی خودرو و درنتیجه اشتباه را از بین می‌برد.

سیستم پوکایوکه بسیار متنوع و هم‌افزاست و می‌تواند با سایر چارچوب‌های مدیریت کیفیت هم ترکیب شود. خطا ناپذیری شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا به محصولات یا خدماتی بدون نقص‌ یا همان تولید ناب دست پیدا کنند.

انواع پوکایوکه چیست؟

دو نوع پوکایوکه داریم. یک نوع آن از بروز خطا جلوگیری می‌کند، درحالی‌که نوع دیگر، خطا را پس از وقوع آن تشخیص می‌دهد. این ما را به دو دسته اصلی پوکایوکه هدایت می‌کند: نوع «پیشگیری» و «تشخیص».

نوع «پیشگیری»: در این نوع از سیستم خطا ناپذیری فرآیندی طراحی می‌شود که در آن نقص یا اشتباه غیرممکن باشد. این نوع بر روی غیرممکن ساختن اشتباه‌ها تمرکز دارد.

نوع «تشخیص»: این نوع سیستم خطا ناپذیری اجازه می‌دهد تا اشتباه رخ دهد اما ابزاری هم برای تشخیص، هشدار و اصلاح آن فراهم می‌کند. به این معنی که یک صدا یا رنگ به اپراتورها نشان می‌دهد که یک اشتباهی رخ داده است.

به‌طورکلی هدف اصلی خطا ناپذیری اطمینان از عدم وقوع اشتباه و یا عدم وجود نقص است.

استفاده از سیستم خطا ناپذیری، چه مزایایی دارد؟

با اجرای سیستم پوکایوکه می‌توان از مزایای زیر برخوردار شد:

• خطاهای رایجی را که بر عملیات تأثیر می‌گذارد، کاهش می‌دهد.
• به تولیدکنندگان در کاهش فرآیندهای پرهزینه و وقت‌گیر کمک می‌کند.
• کاهش خطاهای عملیاتی
• فرهنگ بهبود مستمر را در بین کارکنان به کار می‌گیرد.
• تولید محصولات باکیفیت و  افزایش سطح رضایت مشتری

خطا ناپذیر سازی در شروع کار هزینه اولیه بیشتری به شما اضافه می‌کند و ممکن است زمان بیشتری هم بگیرد. بااین‌حال اگر برای کسب‌وکارتان چشم‌اندازی بزرگ متصور هستید، با اجرای این سیستم راحت‌تر به هدفتان می‌رسید. شما همچنین می‌توانید از گواهینامه ایزو برای به حداقل رساندن اشتباهات استفاده کنید.

چه مواقعی می‌توان از خطا ناپذیری استفاده کرد

خطاناپذیری را می‌توان در نقاط مختلف فرآیند تولید اعمال کرد. مثال‌هایی که در ادامه می‌بینید نشان می‌دهد که برای اجرای این سیستم، هیچ محدودیتی ندارید:

1. مراحل تولید اولیه: خطاهای مختلفی می‌تواند در مراحل اولیه تولید رخ دهد، برای مثال، ممکن است خطاهایی در تنظیم اولیه یا اندازه‌گیری وجود داشته باشد. وجود اشتباه در مراحل اولیه می‌تواند در کل فرآیند خطا ایجاد کند. خطا ناپذیری سازی مراحل اولیه تولید، بر روی نتیجه نهایی محصولْ تأثیر زیادی خواهد داشت.

2. طراحی محصول: شما می‌توانید خطا ناپذیری را هنگام طراحی محصول اعمال کنید تا مطمئن شوید محصول شما می‌تواند کاری را که برایش تعریف شده است، اجرا کند. سیستم پوکایوکه در هنگام طراحی  با در نظر گرفتن ابعاد کیفیت، شرکت‌ها را به اتخاذ تاکتیک‌های سیاست مشخص برای جلوگیری از آسیب، ترغیب می‌کند.

3. انتقال مسئولیت‌ها: شرکت‌ها ممکن است نقاط انتقال مختلفی داشته باشند، نقاطی که در آنجا انتقال مسئولیت‌ رخ می‌دهد. برای مثال وقتی مدیر شرکت، یک مسئولیت را به کارمندانش واگذار می‌کند با خطا ناپذیری می‌تواند از بروز خطاهای ارتباطی جلوگیری کند.

خطا ناپذیری یا پوکایوکه، خطاهای رایجی را که بر عملیات تأثیر می‌گذارد کاهش می‌دهد، به تولیدکنندگان در کاهش فرآیندهای پرهزینه کمک می‌کند و تولید محصولات باکیفیت و افزایش سطح رضایت مشتری را سبب می‌شود.

مراحل اجرای خطا ناپذیری چیست؟

برای پیاده‌سازی این روش ژاپنی جلوگیری از خطا، 6 مرحله زیر را دنبال کنید:

1. یک نمودار مرحله به مرحله از فرآیند ایجاد کنید

اولین قدم در اجرای خطا ناپذیر سازی، تجسم پروژه خود با استفاده از نمودار است که روند عملیات را نشان می‌دهد. اطمینان حاصل کنید که نمودار کل دامنه عملیات شما را پوشش می‌دهد. تجزیه‌وتحلیل مفصلی را برای در نظر گرفتن هر عمل، از جمله کارکردهای اساسی و تدارکات انجام دهید. نمودار دامنه می‌تواند در صنایع تولیدی و محصولات مصرفی مفید باشد.

2. فرآیند را بررسی کنید تا خطاهای احتمالی را بررسی کنید

فرآیند را برای شناسایی مناطقی که ممکن است اشخاص را گیج کنند یا مستعد خطا باشند، تجزیه‌وتحلیل کنید. نوشتن تمام وظایف درگیر در فعالیت به شما در این کار کمک می‌کند. در اینجا روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید:

• تجزیه‌وتحلیل معکوس: به راحتی می‌توانید از خود سؤالاتی بپرسید که می‌تواند شما را به یافتن مناطقی که ممکن است باعث ایجاد نقص شود، سوق دهد.
• آزمایش کنترل‌شده: یک محیط آزمایش می‌تواند به شما در تجزیه‌وتحلیل خطاهای انسانی کمک کند. برای شناسایی خطاهای احتمالی، می‌توانید اقدامات هر فرد را رصد کرده و مهارت‌های آن‌ها را ارزیابی کنید، به جزئیات توجه کنید.
• روش تماس: روش تماس می‌تواند برای شناسایی نقایص بالقوه محصول ایده‌آل باشد. این می‌تواند ویژگی‌های فیزیکی یک محصول مثل اندازه ، شکل و رنگ را برای ارزیابی نقص آزمایش کند.

همچنین ابزارهای مختلفی مثل 5Whys وجود دارند که افراد می‌توانند از آن‌ها برای یافتن علت اصلی ایجاد مشکل‌های رخ داده در فرآیند استفاده کنند.

3. از خطاهای احتمالی جلوگیری کنید

پس از شناسایی خطاهای احتمالی، می‌توانید اقدامات مختلفی را برای جلوگیری از آن‌ها تنظیم کنید. آن‌ها می‌توانند اقدامات کلی یا اقداماتی خاص برای تجارت شما باشند. مثلاً یک تولیدکننده می‌تواند خطا ناپذیریی را، از طریق برنامه‌ریزی منظم برای تعمیر و نگهداری دستگاه‌ها برای جلوگیری از نقص، ممکن کند. سایر روش‌های پیشگیری شامل تنظیم اقدامات ایمنی، تجدیدنظر در استفاده از یک سیستم فناوری ضعیف یا انجام انواع بازرسی‌های فرایند‌ است.

4. روش‌های به حداقل رساندن اثرات خطاهای احتمالی را مشخص کنید

خطاها حتی اگر اقداماتی را برای جلوگیری از آن‌ها انجام دهید، هنوز هم می‌توانند رخ دهند. شناسایی اقداماتی که می‌تواند به شما در کنترل تأثیر خطاهای احتمالی کمک کند، مهم است. برای مثال، در صورت ایجاد خطای ایمنی می‌توانید یک پروتکل اضطراری یا پروتکل کمک‌های اولیه تهیه کنید.

5. در هنگام بروز خطا اقداماتی را برای مطلع‌شدن، طراحی کنید

طراحی اقداماتی برای اطلاع‌رسانی خطاهای رخ‌داده، به اجرای فعالیت‌های بعدی سازمان کمک می‌کند. شما می‌توانید کارکردهای نظارتی را با استفاده از دو نوع سیگنال هشدار یا کنترل ایجاد کنید تا هر زمان که اتفاقی افتاد، سریع مطلع شوید.

سیگنال‌های هشداردهنده می‌توانند شامل زنگ، چراغ یا صدا باشند. سیگنال‌های کنترلی هم آن‌هایی هستند که تا زمان اصلاح خطا، مانع ادامه کار می‌شوند. آن‌ها همچنین می‌توانند از خطاها از شروع روند کار تا زمانی که تمام شرایط لازم را برآورده نکرده‌ باشید، جلوگیری کنند.

6. تمام راه‌حل‌های خود را آزمایش کنید

بررسی مجدد عملیات و ارزیابی موفقیت سیستم خطا ناپذیری یک گام حیاتی در اجرای آن است. از آنجاکه شما برای خطا ناپذیر سازی راه‌حل‌هایی را برای جلوگیری، کنترل و اطلاع‌رسانی ایجاد کرده‌اید، باید کارا بودن آن‌ها را هم آزمایش کنید.

نتیجه‌گیری

امروزه باتوجه به موفقیت زیاد صنعت ژاپن، روش خطا ناپذیر سازی در بین شرکت‌های تولیدی مختلف جهان محبوبیت پیدا کرده است. این سیستم یکی از مهم‌ترین ابزارهای تولید ناب است و همه سازمان‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند.

ما در زندگی روزمره هم می‌توانیم مثال‌های زیادی از خطا ناپذیری ببینیم، برای مثال، درهای آسانسور دارای سنسورهایی هستند که وقتی شیء بین آن‌ها قرار می‌گیرد، بسته نمی‌شوند. مثال دیگر جلوگیری از خطا، برش مورب لبه سیم‌کارت است که جهت صحیح قرارگیری آن را نشان می‌دهد.

سؤالات متداول :‌

برای راضی‌نگه‌داشتن کارمندان و ایجاد انگیزه کاری در آن‌ها، فقط دادن حقوق و مزایای خوب کافی نیست. برای ایجاد یک محل کار خوب با سطح عملکرد بهینه، باید به شفافیت اهمیت بدهید و در تعریف سازمان خود، شفافیت سازمانی را در اولویت قرار دهید.

شفافیت سازمانی به‌معنای معامله منصفانه و صادقانه با دیگران است، اما این شفافیت باید با هوشمندی ویژه‌ای همراه باشد تا علاوه‌بر ایجاد مقبولیت، امکان ایجاد اعتماد به شما را هم فراهم کند. فلسفه‌ پشت شفافیت سازمانی، به جریان آزاد دانش به نفع یک شرکت و افرادی که آن را اداره می‌کنند، اهمیت می‌دهد. امروزه و در عصر رسانه‌های اجتماعی، اهمیت‌دادن به شفافیت، کلید موفقیت سازمان در دنیای تجارت است. اگر می‌خواهید بدانید شفافیت سازمانی چیست، چرا اهمیت دارد و چه عواملی بر آن تأثیر می‌گذارند، با ما همراه شوید.

شفافیت سازمانی چیست ؟

وقتی فرهنگ شفافیت ایجاد می‌کنید، همه می‌دانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند و می‌توانند فرصت‌های مناسب را پیدا و ارزش‌آفرینی کنند و باعث رشد سازمان شوند.

نیاز به شفافیت از آنجا ناشی می‌شود که کارکنان خواهان شفافیت و دانستن حقایق بیشتر در محل کار هستند، تحقیقات نشان داده است که:

• 80 درصد از کارکنان می‌خواهند درباره نحوه تصمیم‌گیری کارفرمایان خود اطلاعات بیشتری کسب کنند.
• 94 درصد از مصرف‌کنندگان هم به سازمانی که متعهد به شفافیت کامل است، وفادار هستند.

کسب‌وکارهایی که به شفافیت سازمانی اهمیت می‌دهند، قابل‌اعتماد هستند. با این‌ حال درنظر داشته باشید که این سازمان‌ها بر روی مرز باریکی بین شفافیت و مشارکت بیش ‌از حد با دیگران قدم می‌زنند. شفافیت سازمانی به این معنی نیست که همه‌چیز را در مورد سازمان به کارکنان خود بگویید، بلکه به این معنی است که اطلاعات مهمی را که برای موفقیت آن‌ها ضروری است، به اشتراک بگذارید.

شفافیت سازمانی با ایجاد یک محیط باز و فراگیر در سازمان، همه را تشویق می‌کند تا اطلاعاتی در مورد جهت، استراتژی‌ها، ارزش‌ها و عملکرد به اشتراک بگذارند. به‌نوبه خود، رهبران و اعضای تیم خوشحال خواهند شد که برای شرکتی کار کنند که ساختار سازمانی آن به بهبود روابط و ایجاد اعتماد بیشتر در بین همه ذی‌نفعان کمک می‌کند.

اهمیت شفافیت سازمانی در چیست و چه مزایای دارد؟

کارکنان از اینکه مانند چرخ‌دنده یک ماشین به آن‌ها نگاه شود، خسته شده‌اند. آن‌ها می‌خواهند بخشی از محیط کاری‌ باشند که اولویت اول آن شفافیت است. شفافیت به آن‌ها اجازه می‌دهد جدا از سلسله مراتب سازمانی، به افراد بالاتر و همچنین همتایان خود اعتماد کنند و بتوانند روابط معناداری در محل کار خود ایجاد کنند. کارمندان ربات نیستند، احساس ارتباط با افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید، انگیزه شما را برای عملکرد خوب و تمایل واقعی به رشد سازمانی حفظ می‌کند. مهم‌ترین مزایای شفافیت سازمانی عبارتند از:

• بین رهبران و اعضای تیم، اعتماد ایجاد می‌کند.
• به بهبود روحیه در سازمان کمک می‌کند.
• استرس شغلی را برای کارکنان در تمام سطوح کاهش می‌دهد.
• شادی کارکنان را افزایش می‌دهد و عملکرد آن‌ها را بهبود می‌بخشد.
• ارتباطات و مسئولیت‌پذیری را تقویت می‌کند.
• فرهنگ شرکت را قوی‌تر می‌کند.

شفافیت سازمانی میان رهبران و کارکنان شما، مشتریان، شرکا، فروشندگان، سرمایه‌گذاران و سایر ذی‌نفعان سازمان اعتماد ایجاد می‌کند. زمانی‌که کارمندان به رهبران شرکت خود اعتماد دارند، آن شرکت از حمایت، وفاداری و تعهد بیشتری برخوردار می‌شود. بنابراین اگر می‌پرسید چگونه می‌توانید سطح اعتماد را در شرکت خود افزایش دهید، تنها جواب، ایجاد شفافیت سازمانی است. برای کسب اعتماد باید عوامل موثر بر شفافیت سازمانی را بشناسید. با کار روی سه عامل زیر می‌توانید اعتماد به سازمان خود را افزایش دهید:

یک) تمرکز روی اصالت

در مورد اینکه واقعاً چه کسی هستید شفاف باشید و مسئولیت کارهای خود را بپذیرید. هنگامی‌که به مشتریان، کارمندان، شرکا، سرمایه‌گذاران و سایر ذی‌نفعان متعهد باشید، آن‌ها با استانداردهای بالاتری به شما نگاه می‌کنند. این کار به‌خصوص در جهان امروز با وجود رسانه‌های اجتماعی اهمیت دارد.

افراد زیادی از کارمندان فعلی یا سابق شما گرفته تا مشتریان شما، در این شبکه‌ها فعال هستند. آن‌ها بر روی  واقعیت سازمان شما تمرکز می‌کنند و نظرات خود را در مورد شما به اشتراک می‌گذارند.

دوم) تلاش برای رهبری

هنگامی‌که دانش، بینش و تخصص خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارید، می‌توانید باعث تحول در مکالمات شوید، اعتبار برند خود را بهبود بخشید، بین هم‌‌صنف‌های خود نفوذ ایجاد و اعتماد دیگران را جلب کنید. رهبران فکری، استاد هدایت مخاطبان خود با پیام‌هایی تحسین‌برانگیز هستند.

سوم) اهمیت دادن به اشتراک‌گذاری دانش

زمانی می‌توانید برای دیگران ارزش واقعی ایجاد کنید که به‌جای فروش محصولات و خدمات به آن‌ها، بر آموزش آن‌ها تمرکز کنید. اشتراک دانش به مردم این امکان را می‌دهد تا در مورد مشارکت، سرمایه‌گذاری، خرید یا حمایت از سازمان یا اهداف شما، انتخاب‌های بهتری داشته باشند. این کار فرصت‌های بهتری برای ایجاد رابطه و کسب اعتماد برای شما ایجاد می‌کند. اشتراک‌گذاری دانش یکی از بزرگترین ارزش‌های پشت شفافیت سازمانی است.

ابعاد شفافیت سازمانی

رهبران و تیم مدیریت برای ایجاد شفافیت اداری بر روی چهار گروه مختلف از افراد کار می‌کنند:

1. کارکنان: شفافیت سازمانی از طریق ارتباط باز بین کارکنان در همه سطوح انجام می‌شود. این می‌تواند شامل بحث‌های صادقانه و دوطرفه با اعضای تیم و همتایان در مورد مأموریت شرکت، استراتژی و اهداف، چالش‌های بالقوه، عملکرد فردی و سراسری شرکت و چگونگی ایجاد ارزش برای سهامداران باشد.
2. مشتریان: با شفافیت سازمانی، شرکت‌ها اطلاعات مرتبط و دقیقی را درباره برندها، محصولات و خدمات خود در اختیار مشتریان قرار می‌دهند. آن‌ها به سؤالات، نظرات و سایر بازخوردهای مشتری به‌سرعت و صادقانه پاسخ می‌دهند. آن‌ها نگرانی‌های مشتری و اشتباهات شرکت را می‌پذیرند و به‌طور منصفانه‌ای درجهت کاهش و جبران آسیب تلاش می‌کنند. این می‌تواند منجر به بهبود تجربه و وفاداری بیشتر مشتریان به برند شود
3. فروشندگان: وجود شفافیت بین سازمان‌ها و تأمین‌کنندگان آن‌ها با ارتباط شفاف در مورد منابع مواد یا نیروی کار امکان‌پذیر می‌شود. این امر روابط کاری مولد را ارتقا می‌دهد و زنجیره‌های تأمین اخلاقی را تضمین می‌کند که دائماً توسط مصرف‌کنندگان، نهادهای دولتی و سازمان‌های غیردولتی حسابرسی می‌شوند.
4. سرمایه‌گذاران و سهامداران: شفافیت زمانی اعمال می‌شود که شرکت‌ها اطلاعات مالی آموزنده، دقیق و حسابرسی‌شده مستقل را در دسترس سرمایه‌گذاران قرار دهند، مانند قیمت‌گذاری، سطوح عملکرد و گزارش‌های مالی.

شفافیت و اعتماد متقابل دست‌به‌دست هم می‌دهند. بنابراین برای ایجاد یک فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد و حسن نیت، اولین و مهم‌ترین قدمی که باید بردارید، بهبود شفافیت است. یک مدیریت منابع انسانی قوی می‌تواند در این مسیر خیلی به شما کمک کند.

روش ایجاد شفافیت سازمانی

همان‌طور که گفتیم، شفافیت سازمانی اصلاً به‌معنی به اشتراک گذاشتن همه‌چیز نیست. برای ایجاد شفافیت سازمانی، قبل از هرچیزی باید تعیین کنید که چه مرزهایی برای شما مهم است و با کارکنان خود در مورد محدودیت‌هایی که دارید، صحبت کنید.

هرچند شفافیت در یک سازمان باعث ایجاد اعتماد، ارتباطات معنادار، توانمندسازی و ایجاد انگیزه در کارکنان، و همچنین منجر به عملکرد بهتر و حفظ کارکنان می‌شود، اما باید مرزهای خاصی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران تعیین کرد.

برای ایجاد شفافیت سازمانی، قبل از هرچیزی باید تعیین کنید که چه مرزهایی برای شما مهم است و با کارکنان خود در مورد محدودیت‌هایی که دارید، صحبت کنید. درنظر داشته باشید که شفافیت سازمانی به معنی کنار گذاشتن احتیاط نیست، بلکه منظور از آن، تمرکز بر ارتباط مستقیم و مؤثر است. شفافیت به مدیریت رفتار سازمانی هم نیاز دارد. برای ایجاد شفافیت در سازمان خود باید موارد زیر را دنبال کنید:

1. استفاده از بهترین شیوه‌ها برای استخدام

توضیحات شغلی خود را در فراخوان نیروهای کاری، به‌طور شفاف بیان کنید. تلاش کنید در آگهی استخدام خود، درمورد حقوق و مزایا و همچنین محدودیت‌هایی که دارید، به‌طور دقیق صحبت کنید. در طول فرآیند مصاحبه، زمانی را به بحث‌های باز و دادن پاسخ‌های واضح به سؤالات افراد اختصاص دهید. سپس به‌دنبال ارتباط به‌موقع و صادقانه با استخدام‌کنندگان باشید.

2. اولویت‌بندی بررسی عملکرد، برای توسعه شغلی

ارزیابی عملکرد، رهبران و اعضای تیم را قادر می‌سازد تا اهداف به‌موقع، پروژه‌های جاری و ارزیابی‌های همتا را به بحث بگذارند. این می‌تواند تصویر واضح‌تر و دقیق‌تری از عملکرد یک کارمند در طول سال‌های فعالیتش ارائه دهد. این‌کار می‌تواند تعامل و انگیزه آن‌ها را بهبود ببخشد.

3. صحبت در مورد عملکرد شرکت و برنامه‌های آینده

با درجریان گذاشتن کارکنانتان در مورد عملکرد سازمانی و برنامه‌های آینده، از اعتماد آن‌ها به سازمان خود، حمایت کنید. با این‌کار احساس غرور و مالکیتْ جای حدس، گمان و اضطراب، را در ذهن کارکنان شما می‌گیرد و باعث می‌شود احساس مشارکت بیشتری کنند. بنابراین با شفافیت سازمانی رضایت شغلی هم افزایش پیدا می‌کند.

4. اجرای فرآیندهای خوب برای پروژه‌های گروهی

شفافیت در پروژه‌های گروهی زمانی دیده می‌شود که رهبران، فرآیندهای مستندی را برای همکاری با یکدیگر ارائه می‌کنند. این‌ها شامل روش‌های همکاری مؤثر، تعیین اهداف و انتظارات قابل‌اندازه‌گیری، کار برای رسیدن به نتایج قابل‌دستیابی و ارائه راه‌های در دسترس، به‌منظور دریافت بازخورد از سمت رهبران، تیم‌ها، ارائه‌دهندگان خدمات و سایر ذی‌نفعان است. بنابراین برای ایجاد شفافیت سازمانی باید به ارتباطات سازمانی هم اهمیت داد.

حرف آخر

اگر می‌خواهید کارکنان خود را راضی و درگیر نگه‌دارید، مهم است که کاری کنید که آن‌ها احساس کنند شنیده می‌شوند. به‌عنوان یک مدیر یا مدیرعامل، درنظر داشته باشید که شفافیت بخش مهمی از موفقیت است. با ارتباط صادقانه و مداوم، می‌توانید حس اعتماد را میان کارمندان خود تقویت کنید. چیزی‌که باعث افزایش روحیه و تعامل آن‌ها می‌شود. بنابراین، ایجاد یک محل کار شفاف‌تر باید به یکی از اولویت‌های اصلی شما تبدیل شود، به‌خصوص اگر به‌دنبال رشد پایدار کسب‌وکار در بلندمدت هستید.

---

سؤالات متداول:

استاندارد سیگار و تنباکو در سازمان ایزو، به استانداردسازی اصطلاحات و روش‌های آزمایش انواع محصولات تنباکو، مواد اولیه مورد استفاده برای تولید محصولات حاوی تنباکو، دود حاصل از دخانیت و تاثیرات محیطی آن‌ها می‌پردازد. این استاندارد دربرگیرنده اصول و مفاهیم مربوط به جابه‌جایی، ذخیره، بسته‌بندی، حمل‌ونقل و نگهداری انواع محصولات تنباکو است. محصولات حاوی تنباکو دسته‌بندی بسیار گسترده‌ای دارند و استانداردهای مربوط به هرکدام با روش‌های متفاوتی اندازه‌گیری و تعیین می‌شود.

با توجه به اینکه در دنیای امروز مصرف دخانیات روزبه‌روز در حال افزایش است، سازمان استاندارد تصمیم گرفت برای کنترل وضعیت محصولات تنباکو و مشابه آن، استانداردهای مختلفی در نظر بگیرد. اگر دوست دارید اطلاعات بیشتری درباره انواع استاندارد سیگار و تنباکو داشته باشید، این مطلب کیو سی بی برایتان مفید خواهد بود. ما در این مطلب شما را با مفهوم فرآورده‌های تنباکو و استانداردهای آن آشنا خواهیم کرد.

فرآورده تنباکو چیست؟

قبل از اینکه بتوانیم سراغ معرفی استانداردهای تنباکو و سیگار برویم، ابتدا بهتر است بدانیم تنباکو چیست و به چه محصولاتی، فرآورده تنباکو گفته می‌شود. تنباکو (Tobacco)، نوعی محصول کشاورزی از برگ گیاهانی است که حاوی نیکوتین هستند. فرآورده یا محصولات تنباکو که در انگلیسی به آن Tobacco Products گفته می‌شود به معنای هر محصول ساخته شده یا مشتق شده از تنباکو است که برای مصرف انسان در نظر گرفته شده است. این محصولات شامل انواع سیگار، تنباکوی سیگار، تنباکوی رول، سیگار الکترونیکی، سیگار برگ، قلیان، ژل نیکوتین، پیپ، محصولات تنباکو با باتری و هر محصولی است که به روشی مشابه سیگار کشیدن استفاده می‌شوند.

معرفی استانداردهای سیگار و تنباکو

استانداردها نقش کلیدی در تعیین وضعیت محصولات مصرفی دارند. سازمان‌های نظارتی مانند ایزو، در سراسر جهان از استانداردهایی برای ارزیابی مطابقت یا عدم انطباق یک محصول با ویژگی‌های مطلوب ایمنی مصرف‌کننده استفاده می‌کنند و تولیدکنندگان در سراسر جهان مهر تایید سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) را به عنوان نماد به نمایش می‌گذارند. فرآورده‌های تنباکو نیز مانند سایر محصولات مصرفی، به چنین استانداردهایی نیاز دارد. استاندارد سیگار و تنباکو که با عنوان ISO/TC 126 شناخته می‌شوند، شامل چند استاندارد مختلف است که هرکدام دربرگیرنده بخشی از اصول و مفاهیم مربوط به فرآورده‌های تنباکو هستند. هر کدام از استانداردهای تنباکو و سیگار تاثیر زیادی بر هدایت سیاست‌های نظارتی محصولات تنباکو دارند و به کنترل کیفیت این فرآورده‌ها در سراسر جهان کمک می‌کنند.

تست‌های فیزیکی و ابعادی | ISO/TC 126/SC 1

با توجه به اینکه توسعه سیاست‌ها، مقررات و قوانین مربوط به مسائل ایمنی و بهداشتی در موضوعات مختلف به عهده استانداردهای ایزو است، استاندارد سیگار این جزییات را مدنظر قرار می‌دهد. محدوده استاندارد ISO/TC 126/SC 1 در صنایع مربوط به محصولات تنباکو شامل شناسایی و تدوین روش‌های استاندارد و ترتیب اجرای آن‌ها برای ارزیابی ویژگی‌های فیزیکی و ابعاد سیگار و اجزای سازنده آن به‌ویژه برای تعیین مقاومت کششی و تعیین ساختار و منافذ لفاف سیگار. در روش‌های بررسی سلامت محصولات، ایزو از روش‌های مختلفی برای اندازه‌گیری میزان بازده قطران و نیکوتین برای تعیین عواقب مصرف آن روی سلامتی فرد سیگاری استفاده می‌کند و متغیرهای مختلفی مانند دما، طول سیگار و… را نیز مدنظر قرار می‌دهد.

برگ تنباکو | ISO/TC 126/SC2

موضوع اندازه‌گیری استاندارد اجزای محصولات دخانی احتمالا با پیشرفت مذاکرات برای تعیین چهارچوب کنترل دخانیات و گنجاندن مقررات مربوط به محصولات تنباکو در میان پروتکل‌های آن، چشم‌انداز بین‌المللی بیشتری پیدا کرده است. با تعیین جزییات استانداردهای تنباکو و سیگار، متخصصان بهداشت بهتر می‌توانند اهداف چنین استانداردهایی را درک کنند و از آن بهره‌مند شوند. با توجه به این توضیحات، دومین استاندارد سیگار مربوط به برگ تنباکو یا Leaf Tobacco است. برگ تنباکو عمدتا برای کشیدن سیگار، سیگار برگ، پیپ و قلیان استفاده می‌شود، علاوه‌براین در بعضی موارد به صورت جویدنی نیز قابل مصرف است.

استاندارد ISO/TC 126/SC 2 با هدف اطمینان از استانداردهای عملیات فرآوری برگ تنباکو مطابق با استانداردهای زیست‌محیطی، بهداشت شغلی و ایمنی مصرف‌کنندگان تعریف شده است.

استانداردهای ویپ و محصولات مشابه | ISO/TC 126/SC 3

محصولات ویپ و بخار یک فناوری نسبتا جدید و اقتصادی در صنعت دخانیات است که مواد مصرفی آن، مایعی به نام مایع الکترونیکی بوده و طی چند سال اخیر به بازارهای انبوه بسیاری از کشورها در سراسر جهان رسیده است. امروزه تعداد افرادی که از ویپ استفاده می‌کنند، حدود 25 میلیون نفر تخمین زده می‌شود.

اصول و مفاهیم مربوط به استاندارد ISO/TC 126/SC 3 با هدف رسیدگی به نیازهای استانداردسازی محصولات نوظهور این بخش است که اولین جلسه مربوط به این موضوع، در سال 2016  برگزار شد. این استاندارد شامل مواردی است که به استانداردسازی اصطلاحات، روش‌های آزمایش و اطلاعات محصول برای انواع ویپ و محصولات مبتنی بر بخار (Vapour Products) می‌شود. منظور از محصولات مبتنی بر بخار، محصولاتی هستند که عملکرد آن از طریق مایع الکترونیکی صورت می‌گیرد و به روش‌های مختلف، مایع الکترونیکی را به ترکیب قابل استنشاق تبدیل می‌کنند. البته باید توجه داشته باشید که محصولات دارویی استثنا هستند و در محدوده این استاندارد قرار نمی‌گیرند.

این محصولات فاقد دود هستند و می‌توان گفت که بخار جایگزینی برای دود است. این استاندارد، تمام موارد مربوط به طیف گسترده‌ای از محصولات بخار از جمله دستگاه‌های بخار، سیگارهای الکترونیکی یا ویپ و سایر محصولات مشابه و اجزای آن‌ها را پوشش می‌دهد. این دستگاه‌ها با روش‌های مختلفی کار می‌کنند، برخی ممکن است با باتری قابل‌شارژ، کارتریج‌های یک‌بارمصرف قابل تعویض یا مخازن قابل شارژ مایع کار کنند یا طراحی ثابتی داشته باشند اما به‌طورکلی استاندارد ISO/TC 126/SC 3، تمام موارد مربوط به این دستگاه‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهد تا همواره از استاندارد خاصی پیروی کنند.

ساختار استاندارد ISO/TC 126/SC 3 موارد زیر را به‌طور دقیق مورد بررسی قرار می‌دهد و روی این موارد متمرکز است:

• تدوین روش‌های تحلیلی دقیق برای آزمایش تولید و عرضه محصولات مبتنی بر بخار
• ارائه الزامات و روش‌های آزمایشی معتبر برای دستگاه‌های سیگار الکترونیک
• الزامات ایمنی و کیفیت برای دستگاه‌های سیگار الکترونیک و مایعات الکترونیک
• تعیین مواد موجود در مایعات الکترونیک
• بررسی و تعیین شرایط آزمایش، تجهیزات، محصولات مرجع، انتشار گازهای گلخانه‌ای و…
• اطلاعات کاربر و خدمات ارائه‌شده توسط خرده‌فروشی‌ها

کلام آخر

فرقی ندارد که ویپ استفاده کنید یا سیگار، واقعیت این است که هیچ کدام از محصولات تنباکو برای سلامتی بدن بی‌خطر نیستند. بهترین راه برای حفظ سلامتی، عدم استفاده از هرگونه دخانیات است، چراکه هر کدام از محصولات تنباکو به نحوی برای سلامتی انسان مضر هستند. با وجود اینکه مطالعات نشان می‌دهد علت مرگ هر یک نفر از پنج نفر در ایالت متحده مصرف سیگار است، جلوگیری از مصرف دخانیات غیرممکن است. به همین دلیل می‌توان گفت که استاندارد سیگار و تنباکو راهی برای حفظ کیفیت این محصولات و کاهش آسیب‌های احتمالی آن‌ها است. همان‌طور که گفتیم، تاکنون سه استاندارد در زمینه قوانین و مفاهیم مربوط به فرآورده‌های تنباکو نهایی شده و بررسی‌های مربوط به آن، با هدف سلامتی مصرف‌کنندگان همچنان ادامه دارد.

---

از نظر شما مدیریت ریسک چیست و چگونه می‌توان به بهترین نحو عامل ریسک را در یک پروژه ارزیابی کرد. بحث ریسک در مدیریت پروژه معمولا در قالب ماتریس ریسک ارائه می‌شود. ماتریس ریسک یکی از روش‌های رایج برای ارزیابی ریسک است که می‌توان آن را همراه با سایر روش‌ها از جمله تحلیل SWOT یا PESTLE به کار گرفت.

این ماتریس، یک تکنیک ارزیابی قدرتمند است که به مدیر پروژه در پیشرفت پروژه کمک می‌کند. جدول ریسک، تمام خطرات پروژه را به صورت گرافیکی اولویت‌بندی می‌کند تا مدیران یک برنامه مدیریت ریسک کامل برای پروژه داشته باشند. بنابراین می‌توان گفت که یک ماتریس ریسک همراه با مهارت‌ها و توانایی مدیر برای مقابله با ریسک‌ها، می‌تواند مدیر پروژه را برای موفقیت پروژه توانمند کند. اگر موضوع ارزیابی ریسک برایتان جالب به نظر می‌رسد، در این مطلب از کیو سی بی شما را با مفهوم ماتریس ریسک، مزایای آن و نحوه ایجاد یک جدول ریسک آشنا خواهیم کرد.

ماتریس ریسک چه میکند و چیست؟

اجازه دهید تعریف ماتریس ریسک را با یک سناریوی ساده در پروژه شروع کنیم. فرض کنید سازمان شما پروژه جدیدی دریافت کرده و شما به عنوان مدیر پروژه، منشور پروژه، محدوده و سایر ویژگی‌های لازم را تعریف کرده و تاییدیه سهامداران را گرفته‌اید. پروژه شروع شده و در حال انجام است، اما ناگهان منبع مهم شما به دلایل شخصی غیرقابل‌اجتناب، به‌صورت نامحدود مرخصی می‌گیرد. از آن‌جا که برنامه پشتیبان ندارید، مهلت پروژه شما به تعویق می‌افتد.

علاوه‌براین برای حل این مشکل باید در آخرین لحظات اقدام به استخدام شخص جدید کنید که همین موضوع منجر به افزایش هزینه و به خطر افتادن کیفیت پروژه می‌شود. به بیان ساده‌تر، خطر غیبت بدون برنامه یکی از اعضای تیم، می‌تواند کل پروژه شما را از مسیر اصلی خارج کند و شما فقط در صورتی می‌توانید از این مشکل جان سالم به در ببرید که ریسک‌ها و خطرات احتمالی پروژه را پیش‌بینی کنید و یک استراتژی پشتیبان برای هرکدام داشته باشید. این موضوع، دقیقا همان‌چیزی است که با استفاده از ماتریس ریسک به‌راحتی قابل حل خواهد بود.

«ماتریس ریسک شما را قادر می‌سازد تا تمامی ریسک‌های موجود و شدت تاثیر آن‌ها بر پروژه را شناسایی و ارزیابی کنید. با استفاده از ماتریس ریسک، می‌توانید با ارائه بهترین طرح برای کاهش خطرات، پروژه را تحت کنترل داشته باشید.»

با این توضیحات دیگر می‌توانیم سراغ تعریف دقیق ماتریس ریسک (Risk Matrix) برویم. ماتریس ارزیابی ریسک، یک تصویر دو بعدی از احتمالات ریسک و پیامدهای آن‌ها در پروژه است که پیامدها در امتداد یک محور و احتمالات در امتداد محور دیگر نمایش داده می‌شوند. اندازه ماتریس ممکن است با توجه به اهداف مدیریت و نوع پروژه متفاوت باشد، اما اغلب ماتریسی با سلول‌های 5*5 برای ارزیابی ریسک در پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای نمایش احتمال ریسک در این ماتریس می‌توان آن را بر حسب درصد نشان داد. تاثیر یک ریسک بر پروژه، در صورت وقوع، میزان شدت آن را نشان می‌دهد. اولویت یک ریسک نسبت به احتمال و شدت آن در ماتریس ریسک افزایش می‌یابد.

---

دو مزیت اصلی ماتریس خطر عبارتند از:

• ساده‌سازی نحوه نمایش سطوح مختلف ریسک
• کاهش نیاز به انجام تجزیه‌وتحلیل‌های کمی زمانبر

---

ماتریس ریسک یک نمایش بصری بسیار ساده از ریسک ارائه می‌دهد. گرچه این ماتریس هیچ اطلاعاتی در مورد عدم‌قطعیت‌ها یا سطح دانش پشت ارزیابی‌ها ارائه نمی‌دهد، اما با آگاهی از نقاط ضعف پروژه می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای ارزیابی کلی ریسک در پروژه باشد.

مزایای ماتریس ریسک در پروژه

تحقیقات نشان می‌دهد که تشخیص زودهنگام رویدادهای نامطلوب به مدیریت کارآمد ریسک کمک می‌کند. بنابراین برای یک مدیر پروژه ضروری است که ریسک‌ها را پیش‌بینی کند و با یک برنامه اضطراری برای مقابله با آن آماده باشد تا پروژه را در مسیر خود نگه دارد. با این توضیحات، در این بخش به معرفی مهم‌ترین مزایای ماتریس ریسک می‌پردازیم:

1. به اولویت‌بندی خطرات بر اساس شدت خطر کمک می‌کند.
2. مدیران را قادر می‌سازد تا استراتژی‌های مدیریت ریسک را از قبل طراحی کنند.
3. با رفع گره‌های پروژه، تحویل به موقع آن را تضمین می‌کند.
4. پروتکل ارزیابی ریسک را در سراسر سازمان استاندارد می‌کند.
5. شاخص سلامت منابع را تعیین و تنظیم می‌کند.
6. از دامنه عملکرد پروژه حفاظت کرده و چرخه عمر آن را کنترل می‌کند.

«ماتریس ارزیابی یک ابزار بصری قدرتمند است که شرکت‌ها برای شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و تفکیک تمام ریسک‌های احتمالی در یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.»

معایب ماتریکس ریسک

ماتریس ارزیابی ریسک مانند بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه، معایبی هم دارد که بهتر است به عنوان مدیر پروژه نسبت به آن‌ها آگاهی داشته باشید:

• ممکن است دسته‌بندی ریسک به اندازه کافی مشخص نباشد و بین سطوح ریسک تمایز قائل شود.
• طبقه‌بندی شدت و احتمال خطر می‌تواند اغلب ذهنی باشد، بنابراین همیشه قابل‌اعتماد نیست.
• اگرچه ماتریس ریسک ابزار قدرتمندی برای ارزیابی، اولویت‌بندی، کنترل و کاهش ریسک است اما اگر ریسک‌ها به درستی طبقه‌بندی نشده باشند، می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری ضعیف شوند.
• ماتریس خطر اغلب ممکن است یک مشکل پیچیده را بیش‌ازحد ساده کند.
• این ماتریس معمولا زمان موردنیاز برای وقوع ریسک و نحوه تغییر آن‌ها در طول زمان را در نظر نمی‌گیرد.

چرا استفاده از ماتریس ریسک مهم است؟

اکثر سازمان‌ها برای مدیریت عملیات به ابزاری برای نمایش بصری ارزیابی ریسک نیاز دارند. جدا از هدف رتبه‌بندی عینی ریسک‌ها بر اساس احتمال وقوع و سطوح تاثیر، ماتریس ارزیابی ریسک یک راهنمای آسان برای خطرهای جدیدی است که در آینده امکان وقوعشان وجود دارد. عوامل زیادی وجود دارد که باید در طول ارزیابی ریسک در نظر گرفته شود، به همین خاطر این ماتریس امکان سازماندهی داده‌های ریسک و سایر عناصر را به مدیران پروژه می‌دهد. به‌طور کلی می‌توان گفت که ماتریس ریسک یک ابزار حیاتی برای مدیریت ریسک پروژه است که به سازمان‌ها در انجام کارهای زیر کمک می‌کند:

• تعریف نوع ریسک
• شناسایی دارایی‌ها برای ارزیابی
• تعیین بحرانی بودن دارایی‌ها
• لیست خطرات، تهدیدها و آسیب‌پذیری دارایی‌ها
• تایید اثربخشی استراتژی‌های کنترل و کاهش ریسک فعلی
• تعیین بحرانی بودن ریسک‌های شناسایی شده
• محاسبه تحمل سازمانی برای ریسک‌های شناسایی شده
• شناسایی استراتژی، فناوری‌ها و روش‌های کاهش ریسک بالقوه
• محاسبه مقادیر کلی ریسک برای سازمان مانند ریسک باقی‌مانده

روش ایجاد ماتریس ریسک به صورت مرحله به مرحله

برای ایجاد ماتریس خطر در پروژه، چند مرحله اساسی وجود دارد که باید دنبال کنید. در این بخش مهم‌‌ترین مراحل را به‌صورت گام‌به‌گام به شما معرفی می‌کنیم.

1.ماتریس را با توجه به پروژه خود تعریف کنید

نوع و اندازه ماتریس ریسک برای یک سازمان یا پروژه، بر اساس ماهیت و الزامات آن منحصر‌به‌فرد است. بر اساس این عوامل می‌توانید تعداد سطوح احتمال و شدت آن‌ها را تعیین کنید. این کار به شما کمک می‌کند، اندازه ماتریس را مطابق پروژه تعیین کنید و ابعاد دیگری از جمله احتمال پیامد خطر یا شدت آن را از خیلی کم تا خیلی زیاد تغییر دهید. به عنوان مثال، ماتریس ریسک در یک پروژه فناوری اطلاعات معمولا 5*5  است زیرا این حوزه دارای ریسک‌هایی با احتمال و شدت پنج سطحی از (خیلی کم) تا (خیلی زیاد) هستند.

2.خطرات بالقوه‌ای را که ممکن است در پروژه ظاهر شود شناسایی کنید

هنگامی‌که ماتریس ارزیابی ریسک را مطابق پروژه شخصی‌سازی کردید، مرحله بعدی شناسایی ریسک‌ها خواهد بود. ریسک‌ها عموما مختص پروژه هستند و به ماهیت آن بستگی دارند. به همین خاطر برای مدیران ضروری است که ویژگی‌های پروژه را با دقت ارزیابی کنند. این ویژگی‌ها می‌تواند صنعتی که به آن تعلق دارد و تمام جزییات مربوط به آن باشد. بر اساس این تجزیه‌وتحلیل، خطراتی که ممکن است اتفاق بیفتند مستندسازی می‌شود.

علاوه‌بر این، مدیر پروژه می‌تواند به پروژه‌هایی با ماهیت مشابه از گذشته مراجعه کند، خطراتی را که پیش‌ازاین ظاهر شده‌اند را به لیست خود اضافه کنند. این گزارش می‌تواند به تعیین استراتژی‌های مقابله با ریسک و بهبود برنامه مدیریت ریسک کمک کند.

3.احتمال خطرات و تاثیر آن‌ها را بر پیشرفت پروژه تجزیه‌وتحلیل کنید

پس از شناسایی و تعریف ریسک‌ها، مرحله بعدی ارزیابی احتمالی خطرات و میزان اختلالی است که می‌توانند در روند پروژه ایجاد کنند. در این مورد می‌توانید از معیارهای ارزیابی ریسک که از پیش تعریف شده برای سنجش هر ریسک و تعیین احتمال و تاثیر آن استفاده کنید. همچنین می‌توانید از گزارش‌های پروژه‌های قبلی، تجربه سهامداران و نمونه‌هایی از صنعت خود برای تحلیل دقیق‌تر کمک بگیرید.

برخی از سازمان‌ها یک مقدار عددی به سطوح احتمال و شدت یک محدوده یک تا پنج اختصاص می‌دهند. شما می‌توانید با ضرب کردن شدت و احتمال، یک مقدار عددی به ریسک خود بدهید. به عنوان مثال، در یک ماتریس 5*5، ریسکی که بسیار محتمل است و تاثیر بسیار بالایی روی پروژه دارد، در رتبه 25 قرار می‌گیرد.

4.خطرات را اولویت‌بندی کنید و طرحی برای کاهش آن‌ها تهیه کنید

در این مرحله از تهیه جدول ریسک، باید ریسک‌ها را بر اساس اولویت تفکیک‌بندی کنید. علاوه‌بر این، بسته به مقادیر عددی اختصاص داده شده به هر ریسک، می‌توانید آن‌ها را در سه تا چهار دسته‌بندی بحرانی، مهم، متوسط، جزئی و… اولویت‌بندی کنید تا بتوانید طرح مناسبی برای کاهش خطرات تهیه کنید.

چگونه می‌توان از ماتریس ریسک استفاده کرد؟

تا اینجا شما یک ماتریس ریسک تهیه کرده‌اید، حالا چگونه باید از این جدول برای پروژه خود استفاده کنید؟ همان‌طور که گفتیم، یک ماتریس ریسک به صورت بصری سطوح ریسکی که سازمان شما با آن مواجه است را به شما نشان می‌دهد. این جدول به شما کمک می‌کند که در رابطه با استراتژی مدیریت ریسک و مقابله با خطرات تصمیم‌گیری کنید. به‌طورکلی ماتریس ارزیابی ریسک را می‌توان به صورت زیر تفسیر کرد:

رنگ ریسک در ماتریس ریسک		شرح ریسک
خطرات سبز	خطراتی که در جدول با رنگ سبز نمایش داده می‌شوند، معمولا خطرات قابل پذیرش هستند و نیازی به اقدامات اجتنابی یا کاهش خطر ضروری نیست.
خطرات زرد	خطراتی که با رنگ زرد مشخص می‌شوند جزو ریسک‌های متوسط در نظر گرفته می‌شود، بنابراین باید اقدامات کاهش خطر را برای کاهش یا رفع عواقب آن در نظر بگیرید.
خطرات قرمز	این خطرات اهمیت بسیار بالایی دارند، بنابراین اتخاذ یک استراتژی که آن‌ها را ریشه‌کن کند ضروری است.

کلام آخر

بدیهی است که هیچ پروژه‌ای بدون ریسک نیست و هیچ‌وقت یک طرح ایده‌آل برای کاهش ریسک وجود ندارد. با وجود تمام اقدامات، خطرات همیشه می‌توانند رخ دهند و بر روند عادی پروژه تاثیر بگذارند. با این حال، تفاوت در این است که شما چقدر آن خطرات را پیش‌بینی کرده باشید و چگونه آن‌ها را مدیریت کنید. یک مدیر پروژه موفق باید با درک عمیق خود، دیدگاه کاملی نسبت به خطرات احتمالی داشته باشد تا بتواند پروژه را به طرح‌های پشتیبان مختلفی مجهز کند. برنامه‌های پشتیبان به شما کمک می‌کنند وقوع خطرات را مدیریت کنید، موانع را از بین ببرید و از تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه اطمینان حاصل کنید. گواهینامه‌هایی مانند استاندارد ایزو 31000 نشان‌دهنده اهمیت موضوع ریسک در پروژه هستند که به عنوان استاندارد بین‌المللی مدیریت ریسک به سازمان‌ها اختصاص داده می‌شود.

منبع

---

سوالات متداول:

قدمت هوش مصنوعی به‌ عنوان یک فناوری به دهه ۱۹۵۰ برمی‌گردد. با این وجود، در دهه گذشته شاهد رشد فزاینده‌ این فناوری در زمینه‌های مختلف بوده‌ایم. هوش مصنوعی به‌ طور کلی ماهیت دوگانه‌ای دارد، هم می‌تواند ابزاری در جهت تحول مثبت زندگی مردم باشد و هم مکانیزمی برای سرکوب. در این مطلب چشم‌انداز هوش مصنوعی را مورد بحث قرار خواهیم داد و سپس در مورد اینکه چگونه استانداردهای فناوری اطلاعات در زمینه هوش مصنوعی ممکن است به دولت، تجارت، تحقیقات و جامعه کمک کند، صحبت خواهیم کرد.

هوش مصنوعی چیست؟

وقتی صحبت از هوش مصنوعی (AI) باشد، ذهنمان یا به سمت ربات‌هایی می‌رود که به طرز وحشتناکی شبیه انسان هستند و یا رایانه‌های فوق‌هوشمندی که بر جهان حکومت می‌کنند. اما واقعیت این است که هوش مصنوعی به اشکال مختلفی وجود دارد. با این حال، اشکال هوش مصنوعی برخلاف دیدگاه‌های برتری دیستوپیایی ربات (باورهای آخرالزمانی)، کاملاً مطیع هستند. هوش مصنوعی تعاریف و کاربردهای مختلفی دارد که همین امر باعث سردرگمی‌های فراوانی شده است. از نظر کاربردهای فعلی، دپارتمان فناوری MIT یک تعریف مفید و در عین ‌حال گسترده‌ در این زمینه ارائه می‌دهد: «هوش مصنوعی به ماشین‌هایی گفته می‌شود که می‌توانند استدلال کنند، بیاموزند و هوشمندانه عمل کنند.»

هوش مصنوعی در حقیقت می‌تواند مکمل یا جایگزین هوش انسانی و تصمیم‌گیری در کارهایی باشد که نیاز به تجزیه و تحلیل دقیق الگو، پیش‌بینی و سنجش نتایج آینده دارند. این نوع هوش مصنوعی در فناوری‌هایی که به صورت روزمره با آن‌ها تعامل داریم، به کار می‌رود. این فعالیت‌ها شامل موارد زیر است:

• هوش مصنوعی تصمیم می‌گیرد که موتور جستجوی شما چه نتایجی را به شما نشان دهد.
• هوش مصنوعی یک ترک موسیقی مطابق با سلیقه‌تان را در گوشی هوشمندتان به شما توصیه می‌کند.
• هوش مصنوعی تبلیغات و محتوایی هدفمند را در فید خبری فیس‌بوک یا اکانت سیستم عامل گوشی هوشمند شما قرار می‌دهد.

نقش هوش مصنوعی در آینده زندگی بشر

هوش مصنوعی (AI) به ‌سرعت در حال متحول کردن دنیای اطراف ما است. توسعه قابلیت‌های هوش مصنوعی منجر به طیف گسترده‌ای از نوآوری‌ها از جمله اتومبیل‌های اتوماتیک خودران و دستگاه‌های هوشمند با قابلیت اینترنت اشیاء شده است. تا جایی که به کمک هوش مصنوعی می‌توان یک بازوی رباتیک تولید کرد که از طریق رابط عصبی مستقیماً از مغز فرد معلول دستور بگیرد. این کارکرد در ژنومیک، پردازش تصویر و ویدئو، مواد، پردازش زبان طبیعی، روباتیک، نظارت بر طیف بی‌سیم و موارد دیگر نیز استفاده می‌شود.

هوش مصنوعی این پتانسیل را دارد که عمیقاً دنیایی را که در آن زندگی می‌کنیم تغییر دهد و آینده‌ای بهتر را برای نوع بشر فراهم کند. با سخت‌افزار قدرتمند و الگوریتم‌های پیچیده، هوش مصنوعی می‌تواند انسان‌ها را برای انجام کارهای بیشتر و کامل‌تر و همچنین زندگی بهتر توانمند کند. سیستم‌های جدید مجهز به هوش مصنوعی تقریباً تمام جنبه‌های جامعه و اقتصاد ما از تجارت و مراقبت‌های بهداشتی گرفته تا حمل‌ونقل و امنیت سایبری را متحول کرده است. اما توسعه و استفاده از فناوری‌های جدیدی بدون چالش و خطر نیست. هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی (ML) روش‌های رسیدگی به چالش‌های جامعه و فرصت‌های اقتصادی و حتی امنیت ملی را تغییر داده است. این فناوری‌ها باید به‌گونه‌ای قابل اعتماد و مسئولانه توسعه یافته و مورد استفاده قرار گیرند. 

زمانی که هوش مصنوعی کنترل نشود، پتانسیل ایجاد آسیب‌های قابل توجهی را دارد. این آسیب‌ها زمانی اتفاق می‌افتد که سیستم‌های هوش مصنوعی بر روی داده‌های ناقص یا مغرضانه با سوگیری ساخته شده باشند و یا زمانی که سازندگان این سیستم‌ها تاثیر جانبی بالقوه مدل‌های خود را در نظر نگیرند. نکات منفی بالقوه هوش مصنوعی ترسناک است و پیش‌بینی آن دشوار و عواقب آن می‌تواند شدید باشد. به‌عنوان مثال بررسی‌ها نشان داد که اتومبیل‌های خودران در شناسایی عابران با پوست تیره دچار مشکل هستند.

در مقیاسی دیگر زمانی که دولت‌ها و نهادهای قدرت از قابلیت‌های هوش مصنوعی سوءاستفاده کنند، پیامدها می‌توانند حتی وحشتناک‌تر باشند. در حال حاضر در رسانه‌های قدرتمند جهانی، هوش مصنوعی با استفاده از تکنیک‌های خاص به ایجاد دیپ فیک یا همان ویدیوهای جعلی پرداخته است. این ویدئوها با به تصویر کشیدن رویدادهایی که هرگز رخ نداده‌اند، در انتشار اطلاعات نادرست و تحریف اعتماد مردم بسیار دخیل هستند. 

سه رویکرد عمده در تحقیقات هوش مصنوعی وجود دارد:

• تحقیقات بنیادی هوش مصنوعی شامل تحقیقات اساسی و توسعه فناوری‌های هوش مصنوعی از جمله نرم‌افزار، سخت‌افزار، معماری و تعامل انسانی و تیم‌سازی برای ایجاد اعتماد محاسباتی به هوش مصنوعی است.
• رویکردهای کاربردی هوش مصنوعی به طور چشم‌گیری جزء ضروری در تحقیقات جدید هستند. دانشمندان و مهندسان از ابزارهای مختلف یادگیری ماشین و هوش مصنوعی برای به‌دست‌آوردن درک عمیق‌تر و بینش تحقیقات خود استفاده می‌کنند. در عین ‌حال، تجربیات آزمایشگاهی با استفاده از هوش مصنوعی منجر به درک بهتر توانایی‌ها و همچنین محدودیت‌های هوش مصنوعی می‌شود.
• تحقیقات به دنبال ابداع و بازنگری معیارها، ابزارهای اندازه‌گیری، استانداردها و بسترهای آزمایشی که بر سنجش و ارزیابی ویژگی‌های فنی هوش مصنوعی تمرکز می‌کند.

چه چیزی یک فناوری هوش مصنوعی را قابل اعتماد می‌کند؟

ممکن است پاسخ به این سوال بسته به اینکه از چه کسی بپرسید متفاوت باشد. در واقع وجود ویژگی‌های کلیدی خاص، یک سیستم هوش مصنوعی را قابل اعتماد می‌کند. از جمله دقت و صحت، شفافیت و تفسیرپذیری، حفظ حریم خصوصی، اعتبار و امنیت و… .

در روند استقرار و توسعه هر پروژه هوش مصنوعی، اصولی مانند شفافیت، انصاف و پاسخگویی باید در نظر گرفته شود. به بیانی دیگر رعایت استانداردها، استفاده از داده‌های قابل اعتماد، اعتبارسنجی و داشتن تاییدیه‌ها برای استقرار موفقیت‌آمیز فناوری‌های هوش مصنوعی حیاتی و الزامی هستند. 

استانداردهای هوش مصنوعی 

امروزه هوش مصنوعی کامل شده است و کاربرد موفقیت‌آمیز آن را می‌توان با توسعه و پذیرش استانداردها افزایش داد.

هنگامی که یک حوزه فناوری به درجه خاصی از بلوغ می‌رسد، استانداردها می‌توانند با رهایی سازمان‌ها از نگرانی دائمی در مورد ارتباط سیستم‌ها plumbing یا بازآفرینی تکنیک‌ها و ابزارهای پلتفرم، نوآوری را امکان‌پذیر کنند.

چنین استانداردهایی با کاهش تبادل سطح پایین و کار واسط مورد نیاز جهت ادغام، ایجاد برنامه‌های کاربردی هوش مصنوعی مفید را تسریع و بهبود می‌بخشد. 

سند استاندارد هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی (ML) یک چارچوب را برای توصیف یک سیستم هوش مصنوعی عمومی با استفاده از فناوری ML ایجاد می‌کند. این چارچوب اجزای سیستم و عملکرد آنها را در اکوسیستم هوش مصنوعی توصیف می‌کند. این سند برای همه سازمان‌ها، از جمله شرکت‌ها و نهادهای دولتی و خصوصی و یا سازمان‌های غیرانتفاعی که در حال پیاده‌سازی یا استفاده از سیستم‌های هوش مصنوعی هستند، کاربرد دارد. استانداردها می‌توانند با تسهیل همکاری و تبادل دانش بین آزمایشگاه‌های تحقیقاتی هوش مصنوعی و همچنین ارتقای قابلیت ترکیب فناوری‌های هوش مصنوعی، نوآوری بیشتری داشته باشند. 

ISO/IEC JTC 1/SC 42

ISO/IEC JTC 1/SC 42 یک کمیته استانداردهای بین‌المللی بوده که مسئول استانداردسازی در حوزه هوش مصنوعی (AI) است. این کمیته مشترک بین ISO و IEC و سازمان‌های توسعه استانداردهای بین‌المللی (SDOs) راه‌اندازی شده است. برنامه کاری SC 42 به‌عنوان نقطه کانونی استانداردسازی هوش مصنوعی در ISO و IEC، برای کل اکوسیستم هوش مصنوعی تعریف شده است. علاوه بر این، SC 42 برای ارائه راهنمایی به کمیته‌های ISO و IEC در حال توسعه برنامه‌های کاربردی هوش مصنوعی است. برنامه فعلی آن شامل استانداردسازی در زمینه استانداردهای اساسی هوش مصنوعی، شامل داده‌های بزرگ، هوش مصنوعی امانی قابل اعتماد، برنامه‌های کاربردی، مفاهیم حاکمیتی، رویکردهای محاسباتی و نگرانی‌های اخلاقی و اجتماعی در موارد استفاده دیگر است. 

آگاهی و هماهنگی‌های دولتی در توسعه استانداردهای هوش مصنوعی

واقعیت این است که نیروهای بازار به تنهایی نمی‌توانند استانداردهایی پدید بیاورند که مانع چالش‌های اجتماعی و اخلاقی ناشی از هوش مصنوعی شوند. موسسه‌های استاندارد با تحقیقات و جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای تحقق کامل هوش مصنوعی (AI)، به دنبال آن است که در کنار نوآوری، امنیت اقتصادی حفظ شود و در عین حال کیفیت زندگی ما بهبود یابد.

سازمان‌های استاندارد با بررسی وضعیت فعلی، طرح‌ها، فرصت‌ها و چالش‌های مربوط به توسعه همگانی استانداردهای فنی هوش مصنوعی و ابزارهای مرتبط با آن را شناسایی می‌کنند. همچنین این موسسات اولویت‌ها و حوزه‌هایی که نیاز به مشارکت مستقیم دولت دارد را مشخص می‌کنند.

از سمت دیگر توجه به رویکردهای استاندارد این موسسات، برای همکاری با تمامی آژانس‌های دولتی، بخش‌های خصوصی، دانشگاه‌ها، نهادهای غیردولتی و… ضروری است. در واقع سازمان استاندارد به ‌عنوان واسطه‌ای بین دولت و صاحبان و سهام‌داران صنایع فعالیت می‌کنند. هدف آنها شناسایی فعالیت‌ها، استراتژی‌ها و شکاف‌های کسب‌وکارهای مرتبط با هوش مصنوعی است.

فرمان اجرایی ۱۱ فوریه ۲۰۱۹ در خصوص هوش مصنوعی

فرمان اجرایی ۱۱ فوریه ۲۰۱۹ آمریکا در مورد حفظ مدیریت هوش مصنوعی (AI)، به مؤسسه ملی استانداردها و فناوری (NIST) آمریکا دستور می‌دهد تا برنامه‌ای برای توسعه استانداردهای فنی و ابزارهای مرتبط در حمایت از هوش مصنوعی ایجاد کنند. هدف آن این است که سیستم‌هایی که از فناوری‌های هوش مصنوعی استفاده می‌کنند، قوی و قابل اعتماد شوند. 

مکانیزم‌های نظارتی این فرمان اجرایی بر طراحی، توسعه، استفاده و مدیریت فناوری‌ها و سیستم‌های هوش مصنوعی (AI) متمرکز است. در واقع ارائه معیارها و ابزارهای اندازه‌گیری استانداردهای تعیین شده، تمرکز اصلی موسسات استاندارد است.

براساس اولویت‌های مشخص شده در «طرح تعامل فدرال در استانداردهای هوش مصنوعی و ابزارهای مرتبط»، سازمان استاندارد باید به موارد زیر عمل کند:

• فرصت‌های توسعه استانداردهای هوش مصنوعی را ردیابی ‌کند. 
• به طور دوره‌ای اطلاعات مربوط به فعالیت‌های سازمان‌ها و صنایع مرتبط را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل ‌کند.
• از طریق فرآیندهای بین‌سازمانی توصیه‌هایی را برای تعامل بهینه با آنها ارائه ‌کند.

در ۱ مارس 2022، NIST گزارشی را به کنگره آمریکا در خصوص پیشرفت آژانس‌های فدرال برای اجرای توصیه‌های بالا در طرح‌های هوش مصنوعی ارائه داد.

سخن آخر

استانداردها این اطمینان را ایجاد می‌کنند که هوش مصنوعی در خدمت منافع عمومی خواهد بود. به بیانی دیگر بدون مقررات و استانداردهایی برای استفاده مسئولانه از هوش مصنوعی، نمی‌توان از پیامدهای مضر آن اجتناب کرد.

همه می‌دانیم که زمانی که سود و قدرت تنها انگیزه باشد، هوش مصنوعی نیز برای خدمت صرف به قدرت و سرمایه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این موقعیت به پیامدهای آن برای زندگی انسان‌ها هرگز توجه نخواهد شد. بنابراین استانداردها تضمین می‌کنند که فناوری‌های هوش مصنوعی مطابق با اصول اخلاقی و هنجارهای اجتماعی توسعه یابد. همچنین این استانداردها ضمانت می‌کنند که هوش مصنوعی برای محافظت از آزادی‌های مدنی و دسترسی برابر به فناوری‌ها به‌کار روند و در نهایت منجر به پیشرفت بشریت شوند.

---

منشور پروژه چیزی شبیه به یک چراغ راهنمایی برای ابتکارهای سازمان و کنترل پروژه است. در دنیای امروز دیگر فرقی ندارد که در نقش مدیر پروژه فعالیت داشته باشید یا نقش عملیاتی داشته باشید، در هر صورت باید تنظیم اسنادی مثل منشور پروژه را به‌صورت حرفه‌ای یاد بگیرید. این سند مطابق با پرونده تجاری پروژه، توسط شخصی که مسئولیت پروژه را به عهده دارد ایجاد می‌شود و بخش مهمی از فرآیند شروع پروژه محسوب می‌شود. منشور پروژه به عنوان نوعی قرارداد بین مدیر پروژه و ذینفعان است که یک نمای کلی از سطح انتظارات به طرفین ارائه می‌دهد.

«تدوین منشور پروژه با تمام عناصر کلیدی، راهی برای تضمین موفقیت یک پروژه است.»

عناصر زیادی در هر منشور پروژه موفق وجود دارد. اگر در حوزه مدیریت پروژه تازه‌کار هستید، یک الگوی منشور می‌تواند به شما کمک کند تا همه نکات اصلی را در نوشتن این اسناد رعایت کنید. این مطلب کیو سی بی یک راهنمای تهیه منشور پروژه است که علاوه بر معرفی جزییات این اصطلاح، نوشتن منشور را به همراه چند نمونه منشور پروژه به شما آموزش می‌دهد.

منشور پروژه چیست؟

وقتی صحبت از پروژه می‌شود، اولین قدم همیشه ایجاد یک منشور پروژه (Project Charter) است. منشور پروژه یک سند چند صفحه‌ای حاوی اطلاعات کلیدی است که اهداف پروژه و نحوه همکاری همه افراد جهت دستیابی به هدف را مشخص می‌کند. با داشتن یک برنامه مشخص در ابتدای کار، همه افراد می‌توانند بر آن‌چه ضرورت دارد تمرکز کنند و با آگاهی از جزییات هر نقش و مسئولیتی، از غافلگیری‌ها و چالش‌های پیش‌بینی‌نشده جلوگیری کنند.

«منشور پروژه (Project Charter)، یک سند توافقی بین مدیر پروژه و سهامداران و ذینفعان است که حاوی اطلاعات کلیدی از جمله اهداف، محدودیت‌ها و مسئولیت‌های پروژه بوده و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از افراد درگیر با پروژه را تعیین می‌کند.»

منشور پروژه معمولا شامل اهداف پروژه، محدوده پروژه، خطرات و موارد دیگر است که به مدیران و ذینفعان کمک می‌کند اطلاعات دقیقی درباره کارایی پروژه داشته باشند. منشور پروژه به عنوان مبنایی برای برنامه‌ریزی پروژه عمل می‌کند و هر مرحله از مسیر را ترسیم می‌کند تا تغییرات بدون ایجاد چالش اجرا شوند.

چرا منشور پروژه در مدیریت پروژه مهم است؟

نوشتن منشور پروژه شما را وادار می‌کند تا به کل پروژه فکر کنید، تمام مستندات را بررسی کنید و روش‌های رسیدن به اهداف را به همراه نکات کلیدی بررسی و شناسایی کنید. منشور پروژه یک سند و ابزار دقیق است که پروژه را در مسیر درست، به سمت اهداف سازمان هدایت می‌کند. این سند برای مدیران پروژه، اعضای تیم، سهامداران و مشتریان مفید است و به‌خوبی ارزش پروژه را مشخص کرده و با برنامه‌ریزی دقیق، از مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری می‌کند. منشور پروژه فقط در مرحله شروع پروژه مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، بلکه سندی است که می‌توانید در طول چرخه عمر پروژه به آن رجوع کنید تا از تطابق اهداف کلیدی پروژه اطمینان حاصل کنید.

---

منشور پروژه سه وظیفه اصلی دارد:

• اهداف، مقاصد و هدف اصلی کار را مشخص می‌کند.
• قبل از اینکه شروع به بررسی بیشتر و عمیق‌تر کنید، درک مشترکی از اهداف و نیازهای منابع پروژه ایجاد می‌کند.
• به شما این امکان را می‌دهد که همه موارد فوق را به ذینفعان پروژه ارائه دهید تا بتوانید خرید، سرمایه‌گذاری و مجوز برای ادامه کار را دریافت کنید.

---

مزایای نوشتن منشور پروژه

تدوین منشور پروژه آنقدر مهم است که شروع پروژه بدون آن امکان‌پذیر نیست، به زبان ساده‌تر، منشور پروژه جزو واجبات مدیریت پروژه است. فارغ از اینکه آغاز پروژه در گرو این منشور است، مزایای بسیار زیادی دارد که در این بخش به این موارد اشاره می‌کنیم:

• تعیین ارزش: با منشور پروژه می‌توانید متوجه شوید که در وهله اول، آیا پروژه ارزش دنبال کردن دارد یا خیر.
• صرفه‌جویی در زمان: منشور پروژه می‌تواند زمانی که صرف مذاکره و عیب‌یابی پروژه می‌شود، کاهش پیدا کند.
• تعیین بودجه: این سند شامل پیش‌بینی بودجه است، به همین خاطر به شما توضیح می‌دهد که آیا پروژه از لحاظ مالی امکان‌پذیر است یا خیر.
• تقویت روحیه تیم: زمانی‌که پروژه از طریق منشور پروژه مسیر مشخصی داشته باشد، اعضای تیم به احتمال زیاد برای شروع انگیزه بیشتری پیدا می‌کنند.
• ارائه دستورالعمل‌های شفاف: معیارها، جدول زمانی و الزامات موجود در منشور پروژه علاوه‌بر هدایت اعضای تیم، از سردرگمی و عدم‌اطمینان جلوگیری می‌کند.
• جذب سرمایه و سهامدار: سند منشور پروژه یک خلاصه‌ای از پروژه در همه ابعاد است که می‌تواند به جذب منابع مالی خارجی و سرمایه‌گذاری سهامداران کمک کند.
• زمان‌بندی صحیح: این سند تاریخ شروع و پایان پروژه را مشخص می‌کند.
• بهبود فرآیندها: منشور پروژه ابزاری برای بهبود فرآیندهای پروژه است.
• تعیین نقش‌ها: این سند نقش‌های مدیریت ارشد و اعضای تیم را به رسمیت مشخص می‌کند.
• حفظ مسیر پروژه: این نقشه، پروژه را در هرگونه خطا و چالش ناگهانی، در مسیر رسیدن به هدف حفظ می‌کند.

منشور پروژه و طرح پروژه چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

گاهی‌اوقات برخی از اصطلاحات در حوزه مدیریت آنقدر نزدیک به هم هستند که برخی دچار سردرگمی می‌شوند. منشور پروژه (Project Charter) و برنامه پروژه (Project Plan) یکی از این موارد است که در ظاهر معانی یکسانی دارند، اما با یکدیگر تفاوت دارند.

منشور پروژه یک سند شروع سطح بالا است که فقط از چند صفحه تشکیل شده است. اهداف، محدوده، چشم‌انداز، اعضای تیم، مسئولیت‌ها و ذینفعان پروژه را مشخص می‌کند اما برنامه یا طرح پروژه یک سند مفصل است که چگونگی دستیابی به اهداف پروژه را به‌طور دقیق شرح می‌دهد و موارد قابل‌تحویل پروژه، برنامه‌های عملیاتی، منابع موردنیاز و نقاط عطف را روشن می‌کند. به بیان ساده‌تر، برخلاف منشور پروژه که کل پروژه را در سطح کلان توصیف می‌کند، برنامه پروژه، به مدیریت پروژه در اصل همه موارد می‌پردازد.

منشور پروژه قبل از طرح پروژه ایجاد می‌شود و هدف از تدوین آن، تضمین تایید پروژه و دادن اختیارات به مدیر پروژه برای شروع کار است، درحالی‌که طرح پروژه پس از تایید منشور تدوین می‌شود.

عناصر اصلی منشور پروژه

از آن‌جا که منشور پروژه یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه است که با هدف حل یک موضوع یا یک پروژه تدوین می‌شود، عناصر کلیدی زیر برای یک منشور پروژه خوب ضروری هستند:

• هویت و ماهیت پروژه
• عنوان پروژه
• محدوده پروژه
• سهامداران کلیدی
• زمان شروع و پایان پروژه
• افراد درگیر در پروژه
• تعیین اهداف پروژه
• دلیل اجرای منشور پروژه
• شرح مفصل مشکل یا فرصتی که به عنوان پروژه مطرح شده
• بازده مورد انتظار از پروژه
• تاریخ مورد انتظار برای دستیابی به اهداف
• تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد درگیر پروژه
• تعیین منابع مورد نیاز برای دستیابی به هدف
• نقاط عطف، موانع و خطرات مرتبط با پروژه
• برنامه ارتباطی موثر و آگاهانه

راهنمای تهیه منشور پروژه به صورت مرحله به مرحله

نوشتن منشور پروژه ممکن است برای مدیران پروژه کم‌تجربه کار دشواری باشد. به همین دلیل در این مطلب بخشی را به راهنمای تهیه منشور پروژه اختصاص داده‌ایم. نکات زیر می‌تواند به ایجاد ساختار منشور پروژه کمک می‌کند:

1.چشم‌انداز پروژه را شناسایی کنید

چشم‌انداز پروژه از طریق هدف نهایی بیان می‌شود و به بخش‌های زیر تقسیم‌بندی می‌شود:

• محدوده پروژه: محدوده پروژه شامل اهداف پروژه، هزینه‌ها، مهلت زمانی و کاری که باید انجام شود می‌شود.
• اهداف: اهدافی که برای پروژه تعیین می‌شود باید قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و به‌موقع باشند.
• موارد تحویلی پروژه: فهرستی از موارد قابل تحویلی که در پایان هر هدف تولید می‌شود تهیه کنید.

داشتن چشم‌انداز یعنی هنر دیدن چیزی که برای دیگران نامرئی است.

جاناتان سوئیفت

2.ذینفعان، مشتریان، اعضای تیم و نقش هرکدام را مشخص کنید

شناسایی و گنجاندن اطلاعات در مورد همه نقش‌ها در پروژه ضروری است. یکی از کارکردهای منشور پروژه این است که مشخص کند چه کسانی اعضای تیم شما هستند و هرکدام چه نقش و مسئولیتی دارند. در این مرحله باید لیست کاملی شامل سهامداران و ارتباط آن‌ها با پروژه، مشتریان، اعضای تیم و کاربران نهایی تهیه شود. علاوه‌براین سایر افراد درگیر با پروژه از جمله مدیر پروژه، هیئت مدیره و حامیان مالی، نحوه تعامل و تشریح مسئولیت‌ها به آینده پروژه کمک خواهد کرد. پیشنهاد می‌کنیم از یک نمودار سازمانی برای فهرست کردن نام‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها استفاده کنید . با خطوط اتصال، روابط گزارش‌دهی بین اعضا را برجسته کنید.

3.یک جدول زمانی از نقاط عطف پروژه تهیه کنید

جدول زمانی پروژه یک نسخه ساده‌شده از زمانبندی پروژه شما است. این جدول زمان تحویل‌های کلیدی، نقاط عطف ومراحل پروژه را نشان می‌دهد تا همه تصویر بهتری از مسیر پروژه داشته باشند.

زمان مهم‌ترین منبع است. تا زمانی که نتوان آن را مدیریت کرد، هیچ‌چیز قابل مدیریت نخواهد بود.

پیتر دراکر

4.طرحی برای منابع ایجاد کنید

تمام منابعی که برای پروژه نیاز دارید فهرست کنید. این فهرست باید تمام تجهیزات، ماشین‌آلات، افراد، مواد اولیه و… را مشخص کند. تهیه طرحی برای منابع می‌تواند کمک بزرگی در تخصیص بودجه باشد.

5.بودجه پروژه را تنظیم کنید

این مرحله، زمانی است که می‌خواهید رقمی در مورد هزینه‌های پروژه به دست بیاورید. فهرستی از هزینه‌هایی که سازمان باید برای اجرای برنامه باید انجام شود تهیه کنید. از آن‌جا که هزینه‌ها ممکن است در طول پروژه تغییر کند، می‌توانید تخمین‌های تقریبی داشته باشید و شخصی را به عنوان مسئور صدور مجوز جهت تایید هزینه‌ها یادداشت کنید.

6.وابستگی‌ها، محدودیت‌ها و ریسک‌ها را فهرست کنید

• وابستگی‌های پروژه یا فعالیت‌هایی که برای شروع و تکمیل یک کار دیگر تاثیر می‌گذارد، شناسایی کنید.
• محدودیت‌هایی مثل کمبود منابع یا زمان را به عنوان عواملی که مانع پیشرفت نتایج پروژه می‌شود تعیین کنید.
• ریسک‌هایی که ممکن است در هر مرحله از چرخه عمر پروژه رخ دهند شناسایی و ارزیابی کنید تا بتوانید اقدامات احتیاطی را انجام دهید. ریسک‌ها می‌توانند شامل مشکلات و مسائلی باشند که قبلا رخ داده و مربوط به پروژه است.

7.الزامات پروژه و معیارهای موفقیت را تعیین کنید

تیم مدیریت پروژه و ذینفعان باید از نظر معیارهای موفقیت به توافق برسند. رایج‌ترین جنبه تعیین موفقیت پروژه عبارت است از محدودیت زمان، هزینه و محدوده. اما بسته به پروژه، نیازمندی‌هایی مانند سطوح تحمل ریسک و استانداردهای کیفیت نیز ممکن است وجود داشته باشد.

8.طرح اجرایی را تنظیم کنید

طبق مراحل قبلی، وقتش رسیده است که برنامه عملیاتی پروژه را مطابق با جدول زمانبندی و نقاط عطف تنظیم کنید.

نمونه منشور پروژه

همان‌طور که گفتیم، منشور پروژه بخش مهمی از برنامه‌ریزی هر پروژه است. با استفاده از نمونه منشور پروژه که در این بخش به شما معرفی می‌کنیم، راحت‌تر می‌توانید با نوشتن منشور پروژه آشنا شوید.

کلام آخر

نوشتن منشور پروژه یکی از اولین وظایف مدیر پروژه قبل از پروژه جدید است. این سند به منظور اعلام رسمی انتخاب و تایید پروژه و اعطای اختیار به مدیر پروژه است تا اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف پروژه را با بهره‌مندی از منابع آغاز کند. منشور پروژه بیانیه دامنه، اهداف و افرادی است که در یک پروژه شرکت می‌کنند. منشور نه تنها ابزاری برای برنامه‌ریزی پروژه است، بلکه یک مکانیسم ارتباطی است که به عنوان مرجع عمل می‌کند. با این سند می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه افراد درگیر در پروژه، درک روشنی از محدوده، اهداف و معیارهای موفقیت آن دارند. یک پروژه برنامه‌ریزی شده با برنامه ارتباطی موثر، موفقیت پروژه را تضمین خواهد کرد.

منبع ۱ – منبع ۲

---

سوالات متداول :