اگر تجربه کار در سازمان‌های مختلف را داشته باشید، به خوبی می‌دانید که منظور از ارتباطات غیر رسمی در سازمان چیست. گاهی اوقات پیش می‌آید که هنگام خوردن غذا در غذاخوری یا عبور از کنار همکاران خود، درگیر بحثی می‌شوید که اطلاعات مختلفی در رابطه با کار، افراد حاضر در شرکت و… در اختیار شما گذاشته می‌شود. این‌ها همه نمونه‌ای از ارتباطات غیر رسمی در سازمان است اما این ارتباطات آن‌قدرها هم بد نیست.
طی سالیان اخیر، مفهوم ارتباطات غیررسمی تغییرات زیادی داشته و معنای متفاوتی پیدا کرده است. در بسیاری از موقعیت‌های شغلی می‌توان گفت که این نوع ارتباط مزایای زیادی به همراه دارد. در این مطلب از کیو سی بی به بررسی فرصت ها و تهدید های ارتباطات غیر رسمی در سازمان می‌پردازیم و درباره تفاوت ارتباط رسمی و غیر رسمی در سازمان صحبت خواهیم کرد.
تعریف ارتباطات غیر رسمی در سازمان
برای اینکه بتوانیم درباره معایب و مزایای ارتباط غیر رسمی (Informal Communications) در سازمان صحبت کنیم، ابتدا باید تعریف واحدی از این اصطلاح داشته باشیم. بحث ارتباطات غیر رسمی در سازمان اواسط قرن بیستم توسط کیس دیویس و گوردون آلپورت مطرح شد و سپس به‌مرور زمان تکمیل شد. ارتباطات غیر رسمی در سازمان به نوعی از ارتباط اتلاق می‌شود که خارج از زنجیره رسمی سازمان شکل بگیرد و در چارت سازمانی و شرح وظایف در نظر گرفته نشده باشد. این ارتباطات اغلب به‌طور طبیعی از طریق کارکنان سازمان و روابط اجتماعی آن‌ها رشد می‌کند.
در ارتباطات غیررسمی، معمولا مسائلی مثل خبرها، شایعات، اطلاعات شرکت و… بدون درنظر گرفتن قوانین رسمی سازمان، فرآیندها، سیستم و زنجیره تعیین‌شده، به‌صورت خودجوش بین دو یا چند نفر ردوبدل می‌شود. جالب است بدانید که سرعت انتقال پیام در این نوع ارتباطات خیلی بیشتر از ارتباطات رسمی است. از خانواده یا دوستان می‌تواند به عنوان نمونه ارتباطات غیر رسمی یاد کرد که در انتقال اطلاعات، از هیچ قانون و تشریفاتی پیروی نمی‌کنند. تعریف زمان شروع ارتباطات غیر رسمی و پایان آن در سازمان کار سختی است.
کانال‌های ارتباطی غیررسمی در سازمان عبارت است از:
- ارتباط افقی: در این حالت افراد هم‌رده در یک یا چند بخش با هم در ارتباط هستند.
- ارتباط عمودی: در این کانال ارتباطی، ارتباط غیررسمی بین یک فرد پایین‌دست و بالادست شکل می‌گیرد.
- ارتباط قطری: در این حالت، فردی از یک دپارتمان با با فردی با سطح و دپارتمان متفاوت ارتباط برقرار می‌کند.
انواع ارتباطات غیر رسمی در سازمان
ارتباطات غیر رسمی در سازمان به چهار دسته‌بندی کلی تقسیم می‌شوند:
ارتباطات تک رشته‌ای
در ارتباط تک‌رشته‌ای (Single Strand Chain)، اطلاعات مانند زنجیره از چند نفر نفر می‌کنند؛ نفر A چیزی را به نفر B می‌گوید که نفر B نیز آن را به C انتقال می‌دهد و این کار همین‌طور ادامه پیدا می‌کند. زنجیره ارتباطات تک‌رشته‌ای اغلب طولانی است و احتمال تحریف اطلاعات در آن زیاد است.
زنجیره شایعات
زنجیره شایعات (Gossip Chain)، یکی از رایج‌ترین روابط غیر رسمی در سازمان است که در آن یک فرد به‌طور فعال اطلاعات را در رابطه با یک موضوع خاص به اطرافیان خود انتقال می‌دهد. زنجیره شایعات معمولا زمانی استفاده می‌شود که اطلاعات موردنظر، ماهیت غیرکاری داشته باشند.
زنجیره احتمالات
زنجیره احتمالات (Probability Chain) یک نوع رابطه ضروری است که در آن هر کارمند یک پیام مشخص را به‌طور تصادفی به کارمند دیگری منتقل می‌کند. انتقال پیام در این نوع ارتباط از هیچ استانداردی پیروی نمی‌کند و فرد ممکن است اطلاعات خود را با هرکسی در شرکت به اشتراک بگذارد. در زنجیره احتمالات، اطلاعات بر اساس قانون احتمالات به عده‌ای از افراد سازمان منتقل می‌شود و برخی دیگر خارج از این عرصه ارتباطی باقی می‌مانند.
زنجیره خوشه‌ای
زنجیره خوشه‌ای (Cluster Chain)، یکی از روش‌های ارتباطات غیر رسمی در سازمان است که در آن فرد ممکن است اطلاعات را با گروهی از افراد منتخب به اشتراک بگذارد که این افراد یا اطلاعات را برای خود نگه می‌دارند و یا به گروه منتخب خود انتقال می‌دهند. الگوی غالب ارتباطات غیر رسمی را این روش تشکیل می‌دهد.
تعریف ارتباطات رسمی در سازمان
ارتباطات رسمی، ارتباطی است که از طریق کانال‌های ارتباطی از پیش تعیین‌شده توسط سازمان برقرار می‌شود. در ارتباطات رسمی در سازمان، معمولا سلسله مراتب ارتباطی از رهبر ارشد به بخش‌هاش مختلف و کارکنان سطوح پایین‌تر منتقل می‌شود. این ارتباطات برای تحقق اهداف سازمان امری ضروری است.
معایب و مزایای ارتباط غیر رسمی
طبیعتا هر نوع ارتباطی مزایا و معایب خاص خودش را دارد. در این بخش می‌خواهیم درباره فرصت ها و تهدید های ارتباط غیر رسمی صحبت کنیم و چالش‌هایی که چنین ارتباطی ممکن است در سازمان ایجاد کند به شما معرفی خواهیم کرد.
معایب ارتباطات غیر رسمی در سازمان
- پخش شدن شایعات: ارتباطات غیر رسمی در سازمان در فرهنگ سازمانی و ایجاد وحدت در بین کارکنان بسیار موثر است اما همین جریان‌های ارتباطی ممکن است فرصتی برای انتشار شایعات ایجاد کند. از آن‌جا که انتقال پیام در این شرایط قابل‌کنترل نیست، احتمال پخش شدن شایعات زیاد است و کارمندان ممکن است اطلاعات نادرستی در مورد تغییرات مهم، سیاست‌های شرکت، همکاران یا مدیران خود دریافت کنند.
- عدم کنترل: کنترل ارتباطات غیر رسمی در سازمان غیرممکن است. این نوع ارتباط به کانال‌های موردتایید مدیریت هیچ‌گونه وابستگی ندارد و از هیچ قانونی تبعیت نمی‌کند. در نتیجه ممکن است مسائل مشکل‌سازی مثل آزار و اذیت، به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات حساس و… رخ دهد. تا زمانی‌که یک کارمند این مشکلات را به مدیریت گزارش نکند، امکان شناسایی این مشکلات و توقف آن‌ها وجود ندارد.
- افزایش تعارضات: مانند همه‌جا، ارتباطات غیر رسمی، تعارض در رفتار سازمانی ایجاد می‌کند. تعامل صمیمانه و خارج از سلسله‌مراتب کارمندان ممکن است منجر به ایجاد رقابت بین کارمندان و مشکلات بین مافوق و زیردستان شود که در نهایت موجب کاهش بهره‌وری خواهد شد.
- تضاد با ارتباطات رسمی: تفاوت ارتباط رسمی و غیر رسمی در سازمان منجر به تضاد بین این دو نوع ارتباط می‌شود. برای مثال ممکن است اطلاعاتی که از طریق روابط غیررسمی پخش می‌شود با اطلاعاتی که از کانال‌های از پیش تعریف‌شده منتشر می‌شود مغایرت داشته باشند. مدیریت سازمان می‌تواند پیامی که مدنظر دارد به همراه زمان و نحوه ارسال پیام مشخص کند اما مفهوم پیام‌ها ممکن است از طریق روابط غیررسمی به شکل دیگری به دیگران انتقال پیدا کند.
- عدم رازداری: عدم کنترل روابط غیر رسمی در سازمان، احتمال پخش شدن اسرار شرکت را افزایش می‌دهد. حتما شما هم این تجربه را داشتید که مواردی مثل ترفیع شغلی، تولید محصول جدید یا اخبار مربوط به بازنشستگی یا اخراج افراد در سازمان بین همه پخش می‌شود و فضا را متزلزل می‌کند. گاهی ممکن است اطلاعاتی که هنوز نیازی به انتشار آن‌ها نیست، از طریق روابط غیررسمی در شرکت افشا شود و منجربه بی‌اعتمادی کارکنان شود.
مزایای ارتباطات غیر رسمی
با وجود اینکه منبع اطلاعاتی اصلی در ارتباطات غیر رسمی به سختی قابل شناسایی است اما مزایای زیادی هم برای سازمان دارد:
- تقویت روحیه تیمی: هنگامی‌که کارمندان و کارفرمایان شناخت بیشتری نسبت به زندگی و شرایط یکدیگر داشته باشند، ارتباط بهتر و قوی‌تری بین افراد شکل می‌گیرد. این روحیه تیمی موجب ارائه یک پروژه خوب با بازدهی بالا خواهد شد.
- صرفه‌جویی در زمان: دو سازمان را در نظر بگیرید که در یکی اطلاعات فقط از طریق زنجیره ثابت رسمی و در دیگری به صورت غیررسمی پخش می‌شوند. در این مقایسه ساده کاملا مشخص است که اطلاعات در یک سازمان با ارتباطات غیررسمی با سرعت بیشتری انتفال پیدا می‌کند.
- بهبود روحیه کارکنان: در سازمان‌هایی که ارتباطات رسمی دارند، افرادی که مقامات بالاتری دارند، تمایل دارند که اطلاعات را در اختیار لایه‌های پایینی سازمان قرار ندهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان باعث می‌شود که افراد با مکالمات صمیمانه در طول روز، به اطلاعات مختلفی در حوزه کاری و سازمان دست پیدا کنند که خود موجب بهبود روحیه کارکنان و تقویت روابط بین افراد می‌شود. علاوه‌براین، اگر کارکنان را به خاطر عملکرد خوبی که دارند در ارتباطات غیررسمی نیز تشویق کنید، در پایان روز خواهید دید که چقدر احساس خوشحالی و موفقیت بیشتری نسبت به قبل دارند.
- بازخورد واقعی: از آن‌جا که ارتباطات غیر رسمی در سازمان عاری از تعصبات و ترس از قدرت است، کارکنان نظرات صادقانه‌تری به یکدیگر ارائه می‌دهند. در نتیجه فرصتی برای تغییر واقعی فراهم می‌شود.
- افزایش خلاقیت و نوآوری: ارتباطات غیر رسمی در سازمان به فرد کمک می‌کند تا کمی آزادنه‌تر عمل کند. این افراد می‌توانند با ایجاد یک محیط مشارکتی و خلاقانه، ایده‌ها و نظرات خود را آزادنه مطرح کنند.
- ایجاد محیط کاری مثبت: اگر کارکنان یک سازمان بتوانند در کنار تعریف سازمان، بدون توجه به عنوان شغلی خود، آزادانه با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، فرهنگ سازمانی مثبتی ایجاد خواهد شد.
تفاوت ارتباط رسمی و غیر رسمی در سازمان
حالا که تعریف دقیقی از ارتباطات رسمی و غیر رسمی در سازمان ارائه کردیم، وقت آن رسیده که به بررسی تفاوت ارتباط رسمی و غیر رسمی در سازمان بپردازیم .ارتباطات رسمی در سازمان در واقع روشی برای تبادل اطلاعات رسمی در محل کار هستند که ساختار سلسله مراتبی شرکت، آن را تعیین می‌کند. درحالی‌که ارتباطات غیر رسمی در سازمان در نقطه مقابل ارتباطات رسمی قرار می‌گیرد و برای انتقال اطلاعات از هیچ خط مشی مشخصی پیروی نمی‌کند. تفاوت ارتباط رسمی و غیر رسمی در سازمان عمدتا با این موضوع تعیین می‌شود که آیا ارتباطات توسط ساختار کسب‌وکار و هنجارهای ارتباطی تعیین‌شده و براساس مدیریت ارتباطات سازمانی تعریف می‌شود یا خیر. برخی از ارتباطات رسمی در سازمان عبارتند از تابلوهای اعلانات، سخنرانی‌ها، جلسات، کنفرانس‌ها، نامه‌های رسمی و ایمیل.
با توجه به اینکه هر کدام از این نوع ارتباطات مزایا و معایب خاصی برای سازمان دارند، می‌توان با ایجاد یک فرهنگ سازمانی سالم و مدیریت ارتباطات سازمانی، هر دو را به سمتی هدایت کرد که به پیشرفت و بهبود ارتباطات در سازمان کمک کنند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!