بودجه بندی پروژه چیست؟ (مزایا + 7 مرحله کلیدی اجرای صحیح آن)

هر پروژه‌ای صرف‌نظر از اندازه آن، هزینه‌هایی دارد. از آنجایی‌که منابع مالی محدود و پایان‌پذیر است، بودجه بندی پروژه یکی از مهم‌ترین گام‌هایی است که باید بردارید. بدون این کار، حتی اگر بزرگ‌ترین ایده هم داشته باشید، به رؤیایی تبدیل می‌شود که هرگز قرار نیست محقق شود. از طرفی اگر بودجه بندی پروژه را به خوبی انجام دهید و بدانید بهترین راه‌های کنترل پروژه چیست، می‌توانید هر ایده‌ای را به اجرا درآورید.

در ادامه ما به شما خواهیم گفت بودجه بندی پروژه چیست، چگونه می‌توان یک پروژه را بودجه بندی کرد و چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟ با ما همراه شوید.

بودجه بندی پروژه چیست؟

کنترل پروژه چیست؟

به زبان ساده، بودجه بندی پروژه به برآورد هزینه انجام فعالیت‌ها، در طول هر مرحله پروژه اشاره دارد. بودجه بندی به ما می‌گوید برای اجرای یک ایده، چقدر باید هزینه کنیم. این کار در گرفتن تأییدیه از سهامداران پروژه، نقش مهمی دارد.

بودجه بندی پروژه، تضمین می‌کند که منابع مالی موردنیاز را در طول اجرای کارها در اختیار داشته باشیم. بنابراین قبل از شروع پروژه باید بودجه آن را تعیین کنید. شناسایی نحوه توزیع پول در اجرای فعالیت‌های مختلف یک پروژه، ردیابی و کنترل بهتر هزینه‌ها را ممکن می‌سازد.

با این ‌حال، در نظر داشته باشید که بودجه پروژه یک سند پویاست، باید در طول پروژه به‌ طور مداوم  نظارت، بررسی و به‌روز شود.

اجزای بودجه پروژه چیست؟

بسته به نوع پروژه شما، بودجه پروژه ممکن است شامل هزینه‌های زیر باشد:

• هزینه‌های نیروی کار: مثل دستمزد و حقوق، مزایا و مالیات بر حقوق
• هزینه‌های مواد و ابزار موردنیاز: مثل تجهیزات، خدمات و لوازم از ارائه‌دهندگان خارجی
• هزینه‌های عملیاتی هر مرحله پروژه
• هزینه‌های حمل‌ونقل: اگر پروژه نیاز به سفر یا حمل‌ونقل مواد داشته باشد
• هزینه‌های تحقیق و مشاور: هرگونه مطالعه یا نظر تخصصی که ممکن است نیاز داشته باشید، مثل مشاوره حقوقی
• صندوق ذخیره: پول اضافی برای هزینه‌های احتمالی، مثل دوباره‌کاری و هر هزینه دیگری که ماهیت پروژه شما به آن نیاز دارد.

هزینه‌های پروژه به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:

1. هزینه‌های ثابت: همان‌طور که از نام آن پیداست، هزینه‌های ثابتی که برای پروژه تعیین می‌شود و در طول زمان تغییر نمی‌کند. برای مثال: پرداخت اجاره یا دستمزد ماهانه کارکنان تمام‌وقت برای اجرای پروژه .

2. هزینه‌های متغیر: هزینه‌های متغیر در طول زمان تغییر می‌کند و مستقیماً با فعالیت تجاری مرتبط هستند. برخی از رایج‌ترین انواع هزینه‌های متغیر عبارتند از: کار یدی، هزینه‌های آب‌وبرق و مواد خام.

چرا بودجه بندی پروژه مهم است؟

مراقب مخارج کم باشید. یک نشتی کوچک یک کشتی بزرگ را غرق خواهد کرد.

بنجامین فرانکلین

جمله بالا از یکی از هزاران نقل‌قول‌ مدیریت پروژه مرتبط با بودجه است، چون بودجه بندی پروژه یکی از حساس‌ترین نقاط در مدیریت پروژه است. بعضی از رایج‌ترین چالش‌های این بخش از برآورد ضعیف و کمبود منابع ناشی می‌شود.

واقعیت این است که اگر منابع کافی را تأمین نکنید، پروژه شما یک پروژه شکست‌خورده است. مهم‌ترین دلایل اهمیت بودجه بندی پروژه عبارتند از:

• برای تأمین مالی مهم است
• امکان تصمیم‌گیری بهتر را فراهم می‌کند
• به شما امکان می‌دهد هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشید
• تأمین مالی پروژه را تضمین می‌کند
• امکان برنامه‌ریزی بهتر برای آینده را فراهم می‌کند.

در ادامه هریک از موارد بالا را بیشتر بررسی خواهیم کرد:

مزیت شماره 1: برای تأمین مالی حیاتی است

اگر از شرکت‌های سرمایه‌گذاری خطرپذیر یا یک بانک پول بیشتری می‌خواهید، آن‌ها می‌خواهند بدانند که چگونه این پول را خرج خواهید کرد. آن‌ها همچنین می‌خواهند ببینند که شما چگونه روش بودجه بندی پروژه را به اجرا درمی‌آورید و چه نقشه‌ای برای بهینه‌کردن کار دارید.

مزیت شماره 2: تصمیم‌گیری بهتر

بودجه بندی پروژه امکان تصمیم‌گیری بهتر در طول پروژه را فراهم می‌کند، چون منابع مالی که در اختیار دارید از قبل تعیین شده است. بنابراین، تصمیم‌گیری در مورد اینکه چقدر پول برای بخش‌های مختلف باید در نظر بگیرید آسان‌تر می‌شود.

مزیت شماره 3: کنترل هزینه‌ها

اگر روش بودجه بندی پروژه، به‌خوبی برنامه‌ریزی و اجرا شده باشد، امکان کنترل هزینه‌ها را به شما می‌دهد. تنظیم بودجه دقیق به سازمان شما کمک می‌کند تا از طریق برنامه‌ریزی مؤثر و تخصیص منابع، هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشد.

مزیت شماره 4: تأمین بودجه پروژه

بودجه بندی پروژه اطلاعاتی در مورد مقدار پولی که برای بخش‌های مختلف کار نیاز دارید را به شما می‌دهد و مشخص می‌کند که چه زمانی به آن نیاز دارید. بنابراین بودجه بندی امکان توجیه اقتصادی پروژه‌ها را فراهم می‌کند. قبل از اینکه هر پروژه‌ای تأیید شود، ذینفعان همیشه می‌خواهند بدانند هزینه آن چقدر است.

مزیت شماره 5: برنامه‌ریزی بهتر برای آینده

اگر روش بودجه‌ بندی پروژه به خوبی تعیین شده باشد، به شما کمک می‌کند برآوردهای درستی از ایجاد بودجه برای پروژه‌های مشابه در آینده داشته باشید. در برخی از روش‌های تخمین بودجه مثل روش «برآورد مشابه» پروژه‌های مشابه قبلی را در تنظیم بودجه برای پروژه‌های فعلی در نظر می‌گیرند.

7 مرحله کلیدی بودجه بندی پروژه

با اینکه بودجه بندی پروژه، مدیریت ریسک پروژه را ساده‌تر می‌کند، اما انجام آن کار راحتی نیست. با این‌حال 7 مرحله مهم زیر، شما را به بهترین روش بودجه بندی پروژه می‌رساند:

1. دوره قبل را مرور کنید
2. اهداف و محدوده پروژه را تعریف کنید
3. وظایف و نقاط عطف پروژه را تعریف کنید
4. تعیین منابع پروژه
5. برآورد هزینه‌ها
6. وجوه احتمالی را اضافه کنید
7. بودجه را نهایی کنید و تأییدیه بگیرید

بیایید هر مرحله را دقیق‌تر بررسی کنیم:

1. دوره قبل را مرور کنید

قبل از شروع پروژه، اطلاعاتی که از اجرای پروژه قبلی در اختیار دارید را بررسی کنید. پروژه قبلی، بهترین نکات بودجه بندی پروژه جدید را به شما می‌دهد. برای انجام این کار سؤالاتی مثل نمونه‌هایی که در زیر آورده‌ایم را از خودتان بپرسید و پاسخ دهید.

• آیا بیشتر از حد انتظار خرج کردید یا کمتر؟
• آیا فرضیات شما در مورد صنعت و رشد خودتان درست بود؟
• آیا موانع یا کمبودهای غیرمنتظره‌ای وجود داشت؟ اگر بله، مشکل کار کجا بود؟
• آیا اجرای بودجه بندی تعیین شده، آسان بود؟ اعضای تیم آن را دنبال کردند؟

همچنین در این مرحله، مشورت با دیگر رهبران تیم ضروری است.

2. اهداف و محدوده پروژه را تعریف کنید

قبل از اینکه بتوانید کار بودجه بندی پروژه را شروع کنید، باید اهداف و محدوده پروژه را به وضوح تعریف کنید. محدوده پروژه شامل همه‌چیزهایی است که برای به اجرا درآمدن موفق پروژه، به آن‌ها نیاز دارید، شامل وظایف، برنامه‌ها و هزینه‌ها. تعریف محدوده پروژه یک نیاز حیاتی برای موفقیت پروژه و تقسیم بودجه است. اگر دقیقاً ندانید که یک پروژه شامل چه چیزی می‌شود، نمی‌توانید به طور مؤثر هزینه‌ها را محاسبه کنید.

به‌ جز امکان‌پذیر کردن فرایند بودجه‌بندی، تعریف محدوده پروژه چندین مزیت دیگر هم دارد. خطر خزش دامنه (گسترش پروژه به مواردی که در ابتدا پیش‌بینی ‌نشده بودند) زمانی کاهش می‌یابد که از قبل بین همه ذینفعان در مورد جنبه‌های مهمی مثل جدول زمانی، منابع موردنیاز و اهداف نهایی توافق وجود داشته باشد.

محدوده پروژه اگر به خوبی تعریف شده باشد به عنوان یک راهنما برای مدیران و سایر اعضای تیم در هنگام برنامه‌ریزی، تعیین و تکمیل وظایف در طول چرخه عمر پروژه عمل می‌کند.

3. وظایف و نقاط عطف پروژه را تعریف کنید

یکی از نکات بودجه بندی پروژه، تهیه فهرستی است از کارهایی  که باید در طول پروژه انجام دهید. در این فهرست، باید نقاط عطف و مهم پروژه را هم تعیین کنید. این شامل اهداف، محصولات قابل تحویل، وظایف و مهلت‌ اجرای تمام فعالیت‌هایی است که تیم شما باید در طول پروژه انجام دهد.

4. تعیین منابع پروژه

سومین قدم، شناسایی منابع موردنیاز یک پروژه است. درک اینکه پروژه شما به چه منابعی نیاز دارد، از تجهیزات گرفته تا پیمانکاران فرعی و نیروی کار، نیاز اساسی برای بودجه بندی پروژه است. مدیریت منابع عالی منجر به یک برنامه دقیق خواهد شد و مشخص می‌کند هرکسی چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. شما همچنین باید تعیین کنید که کدام منابع دارای هزینه‌های ثابت هستند و کدام منابع ممکن است در طول پروژه نوسان داشته باشند.

5. برآورد هزینه‌ها

مرحله بعد بودجه بندی پروژه، محاسبه هزینه‌‌های لازم برای منابعی است که شناسایی کرده‌اید. برآوردهای نادرست تأثیر منفی زیادی بر کل پروژه دارد، بنابراین هر فرضیه‌ای که دارید را کاملاً دقیق بررسی کنید.  

منابع موردنیازی که در بخش قبل شناسایی کردید، اولین بخش برای توسعه تخمین‌ هزینه‌هاست. قیمت هر منبع شناسایی‌شده، اطلاعات تاریخی مرتبط، مدت‌زمانی که برای استفاده از هر منبع نیاز دارید، همچنین هرگونه فرضیه و ریسک‌ مرتبط را برای برآورد هزینه در نظر بگیرید.

6. وجوه احتمالی را اضافه کنید

شما نمی‌توانید 100% در پیش‌بینی هزینه‌ها در ابتدای پروژه دقیق باشید. بنابراین، یکی از مهم‌ترین نکات بودجه بندی پروژه، ایجاد یک صندوق برای شرایط اضطراری است. زمانی که هزینه‌های پروژه افزایش می‌یابد، منابع این صندوق می‌تواند از متوقف شدن کار جلوگیری کند.

7. بودجه را نهایی کنید و بودجه را تأیید کنید

هنگامی‌که هزینه‌ها را برای هر جنبه ریز پروژه خود ترسیم کردید، آماده هستید که بودجه واقعی پروژه خود را تهیه کنید. هزینه‌هایی که تخمین زده‌اید را با وظایف و بازه‌های زمانی مرتبط با هرکدام، کنار هم بگذارید. در این مرحله از بودجه بندی پروژه باید به یک پایه بودجه دقیق و جامع برسید.

با کارشناسان و اعضای تیم، پیش نویش اولیه بودجه بندی پروژه را بررسی کنید که همه‌چیز درست باشد. اگرچه ممکن است خودتان بتوانید برخی از زمینه‌ها را برای بهبود شناسایی کنید، اما دریافت مجموعه‌ای از دیدگاه‌های متنوع در مورد بودجه اولیه، به پوشش همه نقاط کور کمک می‌کند.

در زمان تصویب رسمی بودجه، داشتن حمایت همه افراد درگیر بسیار ارزشمند خواهد بود. امری که با گنجاندن بازخورد ذینفعان مختلف درگیر با پروژه، تا حدود زیادی امکان‌پذیر می‌شود.

حرف آخر

همان‌طور که می‌دانید، بهترین ایده‌های پروژه هم بدون تأمین مالی کافی، هرگز محقق نخواهد شد. بنابراین، بودجه بندی دقیق برای موفقیت هر پروژه ضروری است. نکات بودجه بندی پروژه که در بالا مرور کردیم به شما کمک می‌کند نگرانی‌ بابت منابع مالی نداشته باشید.

---

سؤالات متداول