احتمالاً شنیده‌اید که برای موفقیت در بازار امروز، شرکت شما باید ارتباطات سازمانی مستحکم و پویایی داشته باشد، چون ارتباطات سازمانی نحوه تعامل و ارتباط کسبوکارها با کارمندان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و غیره را مشخص می‌کند. اما واقعیت این است که شناخت عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی و بهبود آن‌ها چالشی بزرگ برای بیشتر کسب‌وکارهاست.
خوشبختانه، چندین تکنیک وجود دارد که می‌توانید برای بهبود ارتباطات درون سازمانی و تعامل با مشتریان خود استفاده کنید. ما در ادامه مهم‌ترین عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی را بررسی می‌کنیم و به شما خواهیم گفت که چگونه می‌توانید این ارتباطات را بهبود ببخشید.
عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی جزء لاینفک هر سازمانی است و نقشی اساسی در ایجاد یک کسب‌وکار موفق دارد. ارتباطات در یک سازمان بر نحوه رفتار افراد در سازمان تأثیر می‌گذارد. ارتباطات در یک سازمان یک جزء حیاتی مدیریتی است، چون نقش آن مدیریت، برنامه‌ریزی و جهت‌دهی است. در ادامه مهم‌ترین عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی را بررسی خواهیم کرد:
تفاوت سطح سازمانی
یکی از عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی، تفاوت سطح شغلی میان اعضای سازمان است که به‌طور قابل‌توجهی بر کیفیت ارتباطات آن‌ها تأثیر می‌گذارد. افراد با موقعیت بالاتر انتظار دارند ارتباطات را کنترل کنند و این کنترل را تنها با صحبت‌کردن اعمال نمی‌کنند. علاوه بر صحبت‌کردن، کنترل را می‌توان از طریق حالات چهره، تکان‌دادن سر، حرکات بدن و سایر تاکتیک‌ها انجام داد. همچنین مکان‌های اداری، میزها، اثاثیه و غیره در یک سازمان نماد وضعیت و موقعیت افراد هستند که انتظارات رفتاری خاصی را ایجاد می‌کنند.
تفاوت سطح در سازمان‌ها می‌تواند بر احساسات افراد درگیر در ارتباطات، به‌ویژه زیردستان تأثیر بگذارد. برای مثال سرپرستان بیشترین اضطراب را هنگام صحبت با روسا، اندکی کمتر در هنگام صحبت با کارکنان و کمترین اضطراب را هنگام صحبت با همسالان خود دارند.
همچنین مدیران برای برقراری ارتباط با مافوق ارزش بیشتری نسبت به ارتباط با زیردستان قائل هستند و هنگام برقراری ارتباط با رئیس خود نسبت به همسالان یا زیردستان با دقت بیشتری گوش می‌دهند. در چنین شرایطی ممکن است مدیر به‌طور آگاهانه یا ناخودآگاه این احساس را به زیردستان منتقل کند که تعامل با آن‌ها برایش ارزشی ندارد.
پیچیدگی سازمان
سطح پیچیدگی ساختاری سازمانی از یک سازمان به سازمانی دیگر متفاوت است. برخی از سازمان‌ها از زیرواحدهای فراوان و تخصصیِ مختلفی تشکیل شده‌اند، در‌حالی‌که برخی دیگر کوچک‌تر و ساده‌تر هستند. وقتی تعداد زیرواحدهای تخصصی زیاد باشد، هماهنگی دشوارتر می‌شود و ارتباطات رسمی و غیررسمی افزایش می‌یابد. از آنجایی‌که پیچیدگی سازمانی بیشتر اغلب منجر به ارتباطات رسمی‌تر و تجویزشده می‌شود، می‌توان این مقوله را یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی دانست.
پاداش سازمانی
سیستم پاداش سازمانی می‌تواند یکی از عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی باشد و بر شکل‌گیری روابط تأثیر بگذارد. هنگامی‌که ارتقاء یا سایر پاداش‌های بالقوه کارمندان توسط فردی در جایگاهی بالاتر، کنترل می‌شود، رقابت برای ارتقای شغلی افزایش می‌یابد. در این فرایند کارمندانْ اطلاعاتی را به مافوق خود منتقل می‌کنند که باعث ارتقای شغل آن‌ها می‌شود. به‌همین انگیزه، آن‌ها ممکن است این اطلاعات را تحریف کنند.
شبکه‌های ارتباطی
قرارگرفتن افراد در شبکه‌های ارتباطی مختلف بر روی دسترسی به اطلاعات تأثیر می‌گذارد و از عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی محسوب می‌شود. همان‌طور که می‌دانید شبکه ارتباطی یک سازمان تحت کنترل افراد خاصی در پست‌های کلیدی است که دارای اختیارات، قدرت یا تخصص رسمی هستند.
بااینحال اثربخشی این شبکه‌های ارتباطی باتوجه به ساختار آن‌ها، متفاوت است و فرهنگ سازمانی آن شرکت بر نحوه شکل‌گیری آن تأثیر می‌گذارد. برای مثال، در یک شرکت بزرگ با کارهای زیاد، یک شبکه با ساختار دایره‌ای، که در آن همه افراد می‌توانند باهم ارتباط برقرار کنند، کارایی بیشتری دارد و عملکرد و رضایت کارکنان بیشتر است. همچنین در نظر داشته باشید که ساختار ماتریس ارتباطات سازمانی یکی از روش‌هایی است که می‌تواند به ایجاد محیط کاری بهتر، کمک کند.
لینک‌های ارتباطی
هنگامی‌که پیامی از شخصی به شخصی دیگر منتقل می‌شود، احتمال تغییر، حذف یا تحریف پیام وجود دارد. هرچه تعداد پیوندهای ارتباطی که پیام از طریق آن‌ها عبور می‌کند، بیشتر باشد، تحریف هم بیشتر می‌شود. واقعیت این است که افراد به روش‌های مختلف و به دلایل مختلف پیام‌ها را تغییر می‌دهند. گاهی اوقات، این تحریف عمدی است، برای مثال موقعیتی را تصور کنید که در آن، کارمندی سعی می‌کند اطلاعات را ساده‌سازی کند تا از اضافه‌کاری احتمالی جلوگیری کند. بنابراین لینک‌های ارتباطی را می‌توانیم از عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی بدانیم.
چگونه ارتباطات سازمان را بهبود دهیم؟
شناخت عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی یک گام مهم در ایجاد سیستم ارتباطی خوب است. داشتن ارتباطات سازمانی خوب، یک جامعه کاری با اهداف مشابه ایجاد می‌کند، موجب افزایش بهره‌وری می‌شود و وجهه شرکت را توسعه می‌بخشد. برای بهبود ارتباطات سازمانی می‌توانید نکات زیر را در نظر بگیرید:
شناسایی موانع در ارتباطات سازمانی
موانع متعددی بر سر راه ارتباطات سازمانی قرار دارد که اغلب شناسایی آن‌ها در نگاه اول دشوار است. برای مثال استفاده از کانال‌های نامناسب و زبان پیچیده ازجمله عواملی است که می‌تواند باعث بی‌علاقگی یا انزوا در کارکنان یک کسب‌وکار شود. بنابراین باید شرایطی که موجب ایجاد این قبیل مشکلات می‌شوند را تجزیه‌وتحلیل کنید تا بتوانید موانع را شناسایی و برطرف کنید.
برای جلوگیری از ایجاد چنین مشکلاتی، بخش منابع انسانی باید به‌طور مداوم بر شرایط روحی و کاری اعضای شرکت نظارت داشته باشد. همچنین آن‌ها باید کانال‌های ارتباطی را آزمایش کنند تا مطمئن شوند که اطلاعات به‌خوبی توسط کارکنان دریافت می‌شود یا خیر. در نظر گرفتن عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی می‌تواند از ایجاد مشکل ارتباطی در کسب‌وکار جلوگیری کند.
پذیرش‌پذیری را بهبود بدهید
گروه‌های کاری طیف گسترده‌ای از روابط را تجربه می‌کنند. اگرچه بیشتر این روابطْ ساختاری افقی دارند اما همچنان در اغلب آن‌ها، روابط عمودی هم وجود دارد که موجب می‌شود برخی کارمندان در مقابل رهبران خود، راحت نباشند و استرس داشته باشند.
همان‌طور که گفتیم تفاوت جایگاه افراد از عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی است. بنابراین با ترویج کانال‌های ارتباطی جدید برای مدیران شرکت خود، می‌توانید به‌راحتی بینشی در مورد نحوه زندگی کاری کارمندان خود به‌دست آورید. این کار همچنین فضایی امن برای ارائه انتقاد‌های سازنده و ابراز نارضایتی‌های احتمالی ایجاد می‌کند. در این شرایط است که فضاهای کاری انسانی‌تر و پویاتر می‌شوند و احتمال یادگیری و رشد افراد بیشتر می‌شود.
ایجاد پایگاه دانش
برای انطباق با تقاضای بازار، شرکت‌ها باید به‌طور مداوم اهداف و استراتژی‌های خود را اصلاح کنند. بنابراین، این احتمال وجود دارد که مجبور شوید اعضای تیم خود و همچنین ابزارهای دیجیتالی‌ای را که با آن‌ها کار می‌کنید، تغییر دهید. شما می‌توانید با ایجاد یک پایگاه دانش به کارکنان خود کمک کنید تا راحت‌تر، با این تغییرات سازگار شوند. در این فضا کارمندان شما می‌توانند یاد بگیرند که چگونه از فن‌آوری‌های جدید استفاده کنند تا وظایف روزانه خود را راحت‌تر انجام دهند.
تیم خود را در جریان بگذارید
یکی از وظایف بخش منابع انسانی این است که کارمندان را در جریان تغییرات شرکت قرار دهد. برای ساده‌سازی این فرآیند، می‌توانید وبلاگی ایجاد کنید تا هر بار که یک نیروی جدید اضافه می‌شود یا بخش‌های جدیدی در شرکت ایجاد می‌شود، کارکنان خود را در جریان آن بگذارید. ایجاد کانال‌های مناسب برای برقراری ارتباط با کارمندان، موجب می‌شود تا همه افراد اطلاعات یکسان و صحیحی دریافت کنند. بنابراین با در نظر گرفتن شبکه‌های ارتباطی به‌عنوان یکی از عوامل موثر بر ارتباطات سازمانی، می‌توانید از ایجاد تحریف و سوءتفاهم در محیط کاری جلوگیری کنید.
از ابزارهای بازاریابی بهره ببرید
برندها دائماً در معرض رقابت شدید با سایر شرکت‌ها هستند. به‌همین‌دلیل، برقراری ارتباط با فرهنگ، دیدگاه و روش‌های کاری شما، یک راه عالی برای جذب مخاطبانی با اهداف مشابه است.
از تیم بازاریابی خود بخواهید مؤثرترین روش‌های ارتباط با مشتریان را بیابند. به‌این‌ترتیب، توصیه می‌کنیم از پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی برای انتقال بهتر پیام خود و دستیابی به مخاطبان بیشتر استفاده کنید. این پلتفرم‌ها به شما این امکان را می‌دهند تا بتوانید اعتماد مصرف‌کننده به محصولات و ارزش‌های کسب‌و‌کارتان را افزایش دهید.
پیاده‌سازی فناوری‌های جدید برای بهبود ارتباطات سازمانی
در سال‌های اخیر، شرکت‌ها نیاز به استفاده از فناوری‌های دیجیتال را برای بهبود فرآیندهای کاری خود در بخش‌های مختلف، احساس کرده‌اند. مدیریت رفتار سازمانی و بخش ارتباطات هم از این جریان مستثنا نیست. بنابراین، کسبوکارها باید فناوری‌های نوآورانه را برای توانمندسازی کارکنانشان و همچنین تسهیل همکاری بین تیم‌های مختلف، پیاده‌سازی کنند.
نیاز به پیاده‌سازی فناوری‌های جدید برای بهبود ارتباطات سازمانی در طول سال‌های 2020 و 2021 اهمیت بیشتری پیدا کرد. چراکه در این دوران، قرنطینه و محدودیت‌های آن، کسبوکارها و مصرف‌کنندگان را مجبور به تعامل آنلاین کرد. در این دوره، راه‌حل‌های ارتباطی مبتنی بر وب و ابر به‌سرعت جایگزین سیستم‌های ارتباطی قدیمی شد و فضایی منعطف، فعال و با مشارکت بالا را برای کارکنان ایجاد کرد.
بهبود مسائل امنیتی
امنیت یکی از رایج‌ترین نگرانی‌های کسب‌وکارهایی است که از طریق ابزارهای دیجیتالی ارتباط برقرار می‌کنند. درواقع به‌همین‌دلیل هم هست که برخی از مشاغل از پذیرش کامل نرم‌افزارهای ارتباطات یکپارچهْ دوری می‌کنند. نگرانی‌ای که کاملاً منطقی است و با پذیرش فناوری بیشتر، تعداد خطرات امنیت سایبری افزایش می‌یابد. بااینحال، بیشتر مسائل امنیتی که در ارتباطات ایجاد می‌شود، ناشی از خود سیستم نیست، بلکه رفتار و عملکرد بد کاربران، عامل اصلی آن است.
به‌همین‌دلیل کسبوکارها برای استفاده از امکانات این شبکه‌های ارتباطی باید به کارکنان خود آموزش‌های لازم را بدهند. آموزش‌های داخلی یا مشارکت با ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات که درزمینۀ امنیت سایبری تخصص دارند، از بهترین شیوه‌هایی است که برای این کار می‌توانید استفاده کنید. همچنین گواهینامه ایزو در این زمینه وجود دارد که دریافت آن می‌تواند بسیاری از نگرانی‌های شما در این زمینه را برطرف کند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!