بخش بزرگی از موفقیت پروژه، به داشتن افراد و ابزارهای مناسب در محل کار وابسته است، همچنین اطمینان از اینکه قبل از شروع کار، زمان کافی برای تدوین راه‌حل و برنامه‌ریزی دارید، می‌تواند به شما در ارزیابی ابتدایی کار کمک کند. بخش بزرگی از این برنامه‌ریزی این است که اطمینان حاصل کنید که پروژه را با یک برنامه زمانی خوب – و معقول – شروع می‌کنید و یک برنامه مناسب برای کنترل پروژه را در اختیار دارید. راه‌اندازی مؤثر فرآیند کنترل پروژه به شما امکان می‌دهد تا با تغییر و تحول همه چیز در طول پروژه، مراقب هزینه و زمان‌بندی باشید. درواقع کنترل پروژه، کلید هدایت و مدیریت پروژه شما خواهد بود. در ادامه درباره چیستی، فرآیند، ابزارها و مزیت‌های این مفهوم صحبت خواهیم کرد و در ادامه تفاوت آن با مدیریت پروژه را خواهیم گفت. همچنین خواهیم فهمید که کنترل‌کننده پروژه چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد.
کنترل پروژه چیست؟
صرفه‌جویی در زمان و پول در طول برنامه‌ریزی و اجرای پروژه، شبیه به غذا‌خوردن در هنگام گرسنگی است؛ این کاری است که شما باید برای رشد و بقا انجام دهید. با توجه به تعریف مجموعۀ دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، کنترل پروژه شامل فرآیندهای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل داده‌هاست و برای پیش‌بینی و تأثیر سازنده بر نتایج زمانی و هزینه‌های یک پروژه یا برنامه، از طریق انتقال اطلاعات در قالب‌هایی که مؤثر هستند، استفاده می‌شود. اما، به بیان ساده‌تر، فراتر از مبهم‌بودن کلماتی مانند «مدیریت» و «فرایندهای تحلیلی»، کنترل پروژه چه معنایی دارد؟ به زبان ساده‌تر، کنترل پروژه ابزاری است که به شما کمک می‌کند در زمان برنامه‌ریزی و اجرای پروژه خود صرفه‌جویی کنید و در راستای برنامه خود بمانید و هزینه‌ها را کاهش دهید.
فرآیند کنترل پروژه چیست؟
نتایج حاصل از فرآیند کنترل پروژه می‌تواند برای پروژه‌های آینده سودمند باشد چون اصولاً این فرآیند و مراحل بر این اساس ایجاد شده‌اند که کارایی و عملکرد بهتری را به مدیران پروژه ارائه دهند. موسسه مدیران پروژه (PMI) مراحل کنترل پروژه را به‌عنوان بخشی از گروه فرآیند نظارت و کنترل فهرست می‌کند. این گروه از کارها شامل فرآیندهای مورد نیاز برای ردیابی و نظارت بر پیشرفت و عملکرد یک پروژه و شناسایی مناطقی است که نیاز به تغییر دارند. کنترل پروژه یک فرآیند مستمر است که مدیر پروژه را ملزم به مشاهده، جمع‌آوری اطلاعات و ایجاد تغییرات در پروژه می‌کند. در این بین، فرآیند نظارت و کنترل پروژه را می‌توان به‌عنوان یک چرخه بازخورد در نظر گرفت.
فرآیند کنترل پروژه عملکرد واقعی را با عملکرد برنامه‌ریزی شده پروژه مقایسه می‌کند. یک مدیر پروژه از یک فرمول استفاده می‌کند تا تعیین کند آیا کاری که واقعاً تکمیل شده است با آنچه در ابتدا برای تکمیل، برنامه‌ریزی شده بود مطابقت دارد یا خیر. به‌عنوان‌مثال، یک پروژه برنامه‌ریزی شده است که 50٪ از کار تکمیل شود و بودجه 100,000 دلار در 6 ماه هزینه شود. یک مدیر پروژه می‌تواند مقدار واقعی کار تکمیل شده و بودجه صرف شده را در مقابل آنچه برنامه‌ریزی شده است، محاسبه کند. اگر دو رقم برابر نباشند، ممکن است اقدامات اصلاحی لازم باشد.
فرآیند کنترل پروژه، همچنین خطرات و مسائل جدید را شناسایی و پیگیری خواهد کرد. ردیابی خطرات و مسائل مهم است چون هر کدام، اگر کنترل نشود، می‌تواند به‌سرعت باعث هزینه اضافی و بیهوده شود یا باعث شود که کل پروژه از زمان‌بندی عقب بماند. گزارش وضعیت پروژه، روش دیگری است برای تعیین اینکه آیا پروژه تحت کنترل است یا خیر. یک مدیر پروژه، به‌طور مرتب با تیم پروژه ملاقات می‌کند تا اطلاعات گزارش وضعیت را از هر گروه کاری درگیر در پروژه جمع‌آوری کند..
چه ابزارهایی برای کنترل یک پروژه داریم؟
چندین ابزار مختلف کنترل پروژه وجود دارد که شامل قضاوت کارشناسی، ابزارهای تحلیلی و جلسات است؛ به‌واسطۀ قضاوت کارشناسی، مدیر پروژه از تجربیات گذشته یا قضاوت تخصصی خود برای تأثیرگذاری بر تصمیمات لازم در مورد پروژه، استفاده خواهد کرد. اغلب، مدیر پروژه از کل تیم مدیریت پروژه برای کمک به تصمیم‌گیری برای پروژه بهره می‌برد.
در مورد ابزارهای تحلیلی باید گفت که تکنیک‌های تحلیلی زیادی وجود دارد که مدیر پروژه می‌تواند از آنها برای شناسایی پتانسیل تغییرات در عملکرد پروژه استفاده کند. تحلیل رگرسیون، تحلیل علّی و مدیریت ارزش به‌دست‌آمده، تنها برخی از ابزارهای تحلیلی‌ای هستند که مدیر پروژه برای ردیابی عملکرد پروژه از آن استفاده می‌کند. در نهایت هم جلسات را داریم، جلسات می‌تواند حضوری، مجازی، رسمی یا غیررسمی باشد و می‌تواند شامل اعضای تیم پروژه، مدیران اجرایی و ذی‌نفعان باشد. جلسات برای فرآیند کنترل پروژه مفید هستند زیرا روشی را برای ذی‌نفعان پروژه ایجاد می‌کنند تا در مورد مسائل و نگرانی‌ها بحث کنند.
نقش یک کنترل‌کننده پروژه چیست؟
یک کنترل‌کننده پروژه یا کارشناس و مدیر پروژه برای نظارت، هماهنگی و کنترل یک پروژه از ابتدا تا انتها کار می‌کند. کنترل‌کننده‌های پروژه از نزدیک با بودجه‌بندی مالی، محدودیت‌ها و زمان‌بندی سروکار دارند تا اطمینان حاصل کنند که همه فرآیندها در طول یک پروژه به‌خوبی اجرا می‌شوند. وظیفه کنترل‌کننده‌ها، مستندسازی و گزارش جدول زمانی و توصیه بیشتر اقدامات لازم برای بهبود پیشرفت کلی پروژه است. شما کنترل‌کننده‌های پروژه را تقریباً در تمام صنایع در سراسر جهان خواهید یافت، آنها مستقیماً با مدیران پروژه کار می‌کنند تا به شناسایی یا تعریف اهداف کمک کنند تا بر اساس آن یک برنامه زمانی مالی ایجاد کنند و اطمینان حاصل کنند که پروژه مطابق با آن اجرا می‌شود.
اغلب اوقات، کنترل‌کننده‌های پروژه در نقش خاصی مانند نظارت، بودجه‌بندی یا زمان‌بندی تخصص دارند. کنترل‌کننده‌ها هستند که کیفیت فرآیندها را نظارت می‌کنند، در‌حالی‌که دیگران حوزه‌های هزینه‌ها و تأمین مالی و همچنین زمان‌بندی یک شرکت را نظارت می‌کنند. بدون کنترل‌کننده‌های پروژه، ارزیابی موفقیت یک پروژه به اندازه کافی امکان‌پذیر نخواهد بود. کنترل‌کننده‌های پروژه اغلب مسئولیت پرسنل و مدیریت را بر عهده دارند که برای این منظور ملزم به تهیه و هماهنگی طرح پروژه، تعریف قوانین و سیستم‌هایی هستند که پیشرفت کار را تضمین می‌کنند و در نهایت مسئول نظارت و مستندسازی هستند.
کنترل‌کننده پروژه دربرابر مدیر پروژه؛ آیا تفاوتی وجود دارد؟
اصطلاحات کنترل‌کننده پروژه و مدیر پروژه اغلب به اشتباه با هم عوض می‌شوند. پس تفاوت این دو دقیقاً چیست؟ کنترل پروژه به‌عنوان یک زمینه، زیرمجموعه‌ای از مدیریت پروژه است و در درجه اول بر مدیریت هزینه و زمان‌بندی پروژه متمرکز است، در‌حالی‌که مدیریت پروژه به پشتیبانی کلی، کنترل، زمان‌بندی و نظارت بر کل پروژه اشاره دارد. یک مدیر پروژه مسئول کل تیم خود است و نقش‌ها و وظایف را تعیین می‌کند، در‌حالی‌که یک کنترل‌کننده پروژه به‌طور‌کلی تیم خود را در مورد مسائل احتمالی هزینه و برنامه‌های بازیابی، نظارت می‌کند. به‌طور‌خلاصه: یک کنترل‌کننده پروژه برنامه زمان‌بندی و جدول زمانی پروژه را تولید می‌کند، در‌حالی‌که مدیر پروژه اطلاعات تولید شده را مصرف می‌کند و برای پروژه تصمیم می‌گیرد.
مزایای کنترل پروژه
در مگاپروژه‌ها، اجزای مختلف پروژه می‌توانند هماهنگی با برنامه‌های اولیه را دشوار کنند. با این حال، نظارت دقیق، تجزیه و تحلیل و رعایت مقررات می‌تواند این موضوع را کنترل کند. پروژه‌ها در هر اندازه که باشند، زمانی که کنترل پروژه به‌درستی اجرا شود، مزایای قابل‌توجهی را تجربه می‌کنند. بعضی از مزایای کلیدی کنترل پروژه به شرح زیر است: کاهش هزینه‌های پروژه از طریق توانایی تصمیم‌گیری به‌موقع، افزایش قابلیت پیش‌بینی پروژه برای هزینه و تاریخ اتمام، افزایش احاطه به سلامت مالی پروژه در تمام مراحل، توانایی کاهش خزش محدوده پروژه، داده‌های معیار معنادار برای پروژه‌های آینده از طریق پروژه‌هایی با ساختار مناسب، افزایش حاشیه هنگام کار در یک محیط با قیمت ثابت، مزیت رقابتی نسبت به سازمان‌هایی با قابلیت‌های مدیریت پروژه کمتر و افزایش رضایت شغلی برای اعضای تیم پروژه. این‌ها فقط بخشی از مزایای کنترل پروژه است، مزایای این کار را وقتی بیشتر متوجه می‌شویم که در دل یک پروژه درگیر باشیم و ببینیم که چقدر پروژه بدون هدایت کنترل‌کنندگان آن بی‌معنا و فرسایشی می‌شود.
چرا کنترل پروژه مهم است؟
مدیریت، نظارت و کنترل، پروژه‌ها را در مسیر درست نگه می‌دارد. کنترل‌های مناسب می‌تواند نقش مهمی در تکمیل به موقع پروژه‌ها داشته باشد. داده‌های جمع‌آوری شده همچنین به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تصمیمات آگاهانه بگیرند. به‌زبان‌ساده، نظارت و کنترل، اجرای یکپارچه وظایف را تضمین می‌کند. از طرفی رعایت استانداردهای بین‌المللی در این راه می‌تواند علاوه‌بر ایجاد اعتبار برای یک سازمان یا نهاد، روند اجرای نظارت و استانداردها را به‌روز و تسهیل کند و همواره یک مجموعه را پویا نگه دارد.
در این بین ایزو 21500 به‌عنوان راهنما یا استاندارد مدیریت پروژه، قابلیت پیاده‌سازی در سازمان‌های مختلف از جمله سازمان‌های دولتی، خصوصی یا غیرانتفاعی را دارد و برای هر نوع پروژه‌ای فارغ از پیچیدگی، اندازه و طول مدت انجام پروژه قابل اجرا است. درواقع آنچه کنترل و مدیریت یک پروژه را ممکن می‌کند وجود یک مبنای مشترک برای مقایسه استانداردهای پروژه با معیارهای بین‌المللی است که این امر با استاندارد ایزو 21500 عملی می‌شود. به نظر شما چرا کنترل پروژه اهمیت دارد؟ و اگر بخواهید از تجربه خودتان بگویید به نظرتان کدام بخش کنترل پروژه است که اساس آن را می‌سازد؟ در ایران چگونه می‌شود در بحث کنترل‌کردن پروژه به یک سطح بین‌المللی رسید؟
1 دیدگاه
سلام ضمن تشکر و قدردانی بابت مطالب خوب و عالیتون