منشور پروژه چیزی شبیه به یک چراغ راهنمایی برای ابتکارهای سازمان و کنترل پروژه است. در دنیای امروز دیگر فرقی ندارد که در نقش مدیر پروژه فعالیت داشته باشید یا نقش عملیاتی داشته باشید، در هر صورت باید تنظیم اسنادی مثل منشور پروژه را به‌صورت حرفه‌ای یاد بگیرید. این سند مطابق با پرونده تجاری پروژه، توسط شخصی که مسئولیت پروژه را به عهده دارد ایجاد می‌شود و بخش مهمی از فرآیند شروع پروژه محسوب می‌شود. منشور پروژه به عنوان نوعی قرارداد بین مدیر پروژه و ذینفعان است که یک نمای کلی از سطح انتظارات به طرفین ارائه می‌دهد.
«تدوین منشور پروژه با تمام عناصر کلیدی، راهی برای تضمین موفقیت یک پروژه است.»
عناصر زیادی در هر منشور پروژه موفق وجود دارد. اگر در حوزه مدیریت پروژه تازه‌کار هستید، یک الگوی منشور می‌تواند به شما کمک کند تا همه نکات اصلی را در نوشتن این اسناد رعایت کنید. این مطلب کیو سی بی یک راهنمای تهیه منشور پروژه است که علاوه بر معرفی جزییات این اصطلاح، نوشتن منشور را به همراه چند نمونه منشور پروژه به شما آموزش می‌دهد.
منشور پروژه چیست؟
وقتی صحبت از پروژه می‌شود، اولین قدم همیشه ایجاد یک منشور پروژه (Project Charter) است. منشور پروژه یک سند چند صفحه‌ای حاوی اطلاعات کلیدی است که اهداف پروژه و نحوه همکاری همه افراد جهت دستیابی به هدف را مشخص می‌کند. با داشتن یک برنامه مشخص در ابتدای کار، همه افراد می‌توانند بر آن‌چه ضرورت دارد تمرکز کنند و با آگاهی از جزییات هر نقش و مسئولیتی، از غافلگیری‌ها و چالش‌های پیش‌بینی‌نشده جلوگیری کنند.
«منشور پروژه (Project Charter)، یک سند توافقی بین مدیر پروژه و سهامداران و ذینفعان است که حاوی اطلاعات کلیدی از جمله اهداف، محدودیت‌ها و مسئولیت‌های پروژه بوده و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از افراد درگیر با پروژه را تعیین می‌کند.»
منشور پروژه معمولا شامل اهداف پروژه، محدوده پروژه، خطرات و موارد دیگر است که به مدیران و ذینفعان کمک می‌کند اطلاعات دقیقی درباره کارایی پروژه داشته باشند. منشور پروژه به عنوان مبنایی برای برنامه‌ریزی پروژه عمل می‌کند و هر مرحله از مسیر را ترسیم می‌کند تا تغییرات بدون ایجاد چالش اجرا شوند.
چرا منشور پروژه در مدیریت پروژه مهم است؟
نوشتن منشور پروژه شما را وادار می‌کند تا به کل پروژه فکر کنید، تمام مستندات را بررسی کنید و روش‌های رسیدن به اهداف را به همراه نکات کلیدی بررسی و شناسایی کنید. منشور پروژه یک سند و ابزار دقیق است که پروژه را در مسیر درست، به سمت اهداف سازمان هدایت می‌کند. این سند برای مدیران پروژه، اعضای تیم، سهامداران و مشتریان مفید است و به‌خوبی ارزش پروژه را مشخص کرده و با برنامه‌ریزی دقیق، از مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری می‌کند. منشور پروژه فقط در مرحله شروع پروژه مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، بلکه سندی است که می‌توانید در طول چرخه عمر پروژه به آن رجوع کنید تا از تطابق اهداف کلیدی پروژه اطمینان حاصل کنید.
منشور پروژه سه وظیفه اصلی دارد:
- اهداف، مقاصد و هدف اصلی کار را مشخص می‌کند.
- قبل از اینکه شروع به بررسی بیشتر و عمیق‌تر کنید، درک مشترکی از اهداف و نیازهای منابع پروژه ایجاد می‌کند.
- به شما این امکان را می‌دهد که همه موارد فوق را به ذینفعان پروژه ارائه دهید تا بتوانید خرید، سرمایه‌گذاری و مجوز برای ادامه کار را دریافت کنید.
مزایای نوشتن منشور پروژه
تدوین منشور پروژه آنقدر مهم است که شروع پروژه بدون آن امکان‌پذیر نیست، به زبان ساده‌تر، منشور پروژه جزو واجبات مدیریت پروژه است. فارغ از اینکه آغاز پروژه در گرو این منشور است، مزایای بسیار زیادی دارد که در این بخش به این موارد اشاره می‌کنیم:
- تعیین ارزش: با منشور پروژه می‌توانید متوجه شوید که در وهله اول، آیا پروژه ارزش دنبال کردن دارد یا خیر.
- صرفه‌جویی در زمان: منشور پروژه می‌تواند زمانی که صرف مذاکره و عیب‌یابی پروژه می‌شود، کاهش پیدا کند.
- تعیین بودجه: این سند شامل پیش‌بینی بودجه است، به همین خاطر به شما توضیح می‌دهد که آیا پروژه از لحاظ مالی امکان‌پذیر است یا خیر.
- تقویت روحیه تیم: زمانی‌که پروژه از طریق منشور پروژه مسیر مشخصی داشته باشد، اعضای تیم به احتمال زیاد برای شروع انگیزه بیشتری پیدا می‌کنند.
- ارائه دستورالعمل‌های شفاف: معیارها، جدول زمانی و الزامات موجود در منشور پروژه علاوه‌بر هدایت اعضای تیم، از سردرگمی و عدم‌اطمینان جلوگیری می‌کند.
- جذب سرمایه و سهامدار: سند منشور پروژه یک خلاصه‌ای از پروژه در همه ابعاد است که می‌تواند به جذب منابع مالی خارجی و سرمایه‌گذاری سهامداران کمک کند.
- زمانبندی صحیح: این سند تاریخ شروع و پایان پروژه را مشخص می‌کند.
- بهبود فرآیندها: منشور پروژه ابزاری برای بهبود فرآیندهای پروژه است.
- تعیین نقش‌ها: این سند نقش‌های مدیریت ارشد و اعضای تیم را به رسمیت مشخص می‌کند.
- حفظ مسیر پروژه: این نقشه، پروژه را در هرگونه خطا و چالش ناگهانی، در مسیر رسیدن به هدف حفظ می‌کند.
منشور پروژه و طرح پروژه چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟
گاهی‌اوقات برخی از اصطلاحات در حوزه مدیریت آنقدر نزدیک به هم هستند که برخی دچار سردرگمی می‌شوند. منشور پروژه (Project Charter) و برنامه پروژه (Project Plan) یکی از این موارد است که در ظاهر معانی یکسانی دارند، اما با یکدیگر تفاوت دارند.
منشور پروژه یک سند شروع سطح بالا است که فقط از چند صفحه تشکیل شده است. اهداف، محدوده، چشم‌انداز، اعضای تیم، مسئولیت‌ها و ذینفعان پروژه را مشخص می‌کند اما برنامه یا طرح پروژه یک سند مفصل است که چگونگی دستیابی به اهداف پروژه را به‌طور دقیق شرح می‌دهد و موارد قابل‌تحویل پروژه، برنامه‌های عملیاتی، منابع موردنیاز و نقاط عطف را روشن می‌کند. به بیان ساده‌تر، برخلاف منشور پروژه که کل پروژه را در سطح کلان توصیف می‌کند، برنامه پروژه، به مدیریت پروژه در اصل همه موارد می‌پردازد.
منشور پروژه قبل از طرح پروژه ایجاد می‌شود و هدف از تدوین آن، تضمین تایید پروژه و دادن اختیارات به مدیر پروژه برای شروع کار است، درحالی‌که طرح پروژه پس از تایید منشور تدوین می‌شود.
عناصر اصلی منشور پروژه
از آن‌جا که منشور پروژه یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه است که با هدف حل یک موضوع یا یک پروژه تدوین می‌شود، عناصر کلیدی زیر برای یک منشور پروژه خوب ضروری هستند:
- هویت و ماهیت پروژه
- عنوان پروژه
- محدوده پروژه
- سهامداران کلیدی
- زمان شروع و پایان پروژه
- افراد درگیر در پروژه
- تعیین اهداف پروژه
- دلیل اجرای منشور پروژه
- شرح مفصل مشکل یا فرصتی که به عنوان پروژه مطرح شده
- بازده مورد انتظار از پروژه
- تاریخ مورد انتظار برای دستیابی به اهداف
- تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد درگیر پروژه
- تعیین منابع مورد نیاز برای دستیابی به هدف
- نقاط عطف، موانع و خطرات مرتبط با پروژه
- برنامه ارتباطی موثر و آگاهانه
راهنمای تهیه منشور پروژه به صورت مرحله به مرحله
نوشتن منشور پروژه ممکن است برای مدیران پروژه کم‌تجربه کار دشواری باشد. به همین دلیل در این مطلب بخشی را به راهنمای تهیه منشور پروژه اختصاص داده‌ایم. نکات زیر می‌تواند به ایجاد ساختار منشور پروژه کمک می‌کند:
1.چشم‌انداز پروژه را شناسایی کنید
چشم‌انداز پروژه از طریق هدف نهایی بیان می‌شود و به بخش‌های زیر تقسیم‌بندی می‌شود:
- محدوده پروژه: محدوده پروژه شامل اهداف پروژه، هزینه‌ها، مهلت زمانی و کاری که باید انجام شود می‌شود.
- اهداف: اهدافی که برای پروژه تعیین می‌شود باید قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و به‌موقع باشند.
- موارد تحویلی پروژه: فهرستی از موارد قابل تحویلی که در پایان هر هدف تولید می‌شود تهیه کنید.
داشتن چشم‌انداز یعنی هنر دیدن چیزی که برای دیگران نامرئی است.
جاناتان سوئیفت
2.ذینفعان، مشتریان، اعضای تیم و نقش هرکدام را مشخص کنید
شناسایی و گنجاندن اطلاعات در مورد همه نقش‌ها در پروژه ضروری است. یکی از کارکردهای منشور پروژه این است که مشخص کند چه کسانی اعضای تیم شما هستند و هرکدام چه نقش و مسئولیتی دارند. در این مرحله باید لیست کاملی شامل سهامداران و ارتباط آن‌ها با پروژه، مشتریان، اعضای تیم و کاربران نهایی تهیه شود. علاوه‌براین سایر افراد درگیر با پروژه از جمله مدیر پروژه، هیئت مدیره و حامیان مالی، نحوه تعامل و تشریح مسئولیت‌ها به آینده پروژه کمک خواهد کرد. پیشنهاد می‌کنیم از یک نمودار سازمانی برای فهرست کردن نام‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها استفاده کنید . با خطوط اتصال، روابط گزارش‌دهی بین اعضا را برجسته کنید.
3.یک جدول زمانی از نقاط عطف پروژه تهیه کنید
جدول زمانی پروژه یک نسخه ساده‌شده از زمانبندی پروژه شما است. این جدول زمان تحویل‌های کلیدی، نقاط عطف ومراحل پروژه را نشان می‌دهد تا همه تصویر بهتری از مسیر پروژه داشته باشند.
زمان مهم‌ترین منبع است. تا زمانی که نتوان آن را مدیریت کرد، هیچ‌چیز قابل مدیریت نخواهد بود.
پیتر دراکر
4.طرحی برای منابع ایجاد کنید
تمام منابعی که برای پروژه نیاز دارید فهرست کنید. این فهرست باید تمام تجهیزات، ماشین‌آلات، افراد، مواد اولیه و… را مشخص کند. تهیه طرحی برای منابع می‌تواند کمک بزرگی در تخصیص بودجه باشد.
5.بودجه پروژه را تنظیم کنید
این مرحله، زمانی است که می‌خواهید رقمی در مورد هزینه‌های پروژه به دست بیاورید. فهرستی از هزینه‌هایی که سازمان باید برای اجرای برنامه باید انجام شود تهیه کنید. از آن‌جا که هزینه‌ها ممکن است در طول پروژه تغییر کند، می‌توانید تخمین‌های تقریبی داشته باشید و شخصی را به عنوان مسئور صدور مجوز جهت تایید هزینه‌ها یادداشت کنید.
6.وابستگی‌ها، محدودیت‌ها و ریسک‌ها را فهرست کنید
- وابستگی‌های پروژه یا فعالیت‌هایی که برای شروع و تکمیل یک کار دیگر تاثیر می‌گذارد، شناسایی کنید.
- محدودیت‌هایی مثل کمبود منابع یا زمان را به عنوان عواملی که مانع پیشرفت نتایج پروژه می‌شود تعیین کنید.
- ریسک‌هایی که ممکن است در هر مرحله از چرخه عمر پروژه رخ دهند شناسایی و ارزیابی کنید تا بتوانید اقدامات احتیاطی را انجام دهید. ریسک‌ها می‌توانند شامل مشکلات و مسائلی باشند که قبلا رخ داده و مربوط به پروژه است.
7.الزامات پروژه و معیارهای موفقیت را تعیین کنید
تیم مدیریت پروژه و ذینفعان باید از نظر معیارهای موفقیت به توافق برسند. رایج‌ترین جنبه تعیین موفقیت پروژه عبارت است از محدودیت زمان، هزینه و محدوده. اما بسته به پروژه، نیازمندی‌هایی مانند سطوح تحمل ریسک و استانداردهای کیفیت نیز ممکن است وجود داشته باشد.
8.طرح اجرایی را تنظیم کنید
طبق مراحل قبلی، وقتش رسیده است که برنامه عملیاتی پروژه را مطابق با جدول زمانبندی و نقاط عطف تنظیم کنید.
نمونه منشور پروژه
همان‌طور که گفتیم، منشور پروژه بخش مهمی از برنامه‌ریزی هر پروژه است. با استفاده از نمونه منشور پروژه که در این بخش به شما معرفی می‌کنیم، راحت‌تر می‌توانید با نوشتن منشور پروژه آشنا شوید.
کلام آخر
نوشتن منشور پروژه یکی از اولین وظایف مدیر پروژه قبل از پروژه جدید است. این سند به منظور اعلام رسمی انتخاب و تایید پروژه و اعطای اختیار به مدیر پروژه است تا اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف پروژه را با بهره‌مندی از منابع آغاز کند. منشور پروژه بیانیه دامنه، اهداف و افرادی است که در یک پروژه شرکت می‌کنند. منشور نه تنها ابزاری برای برنامه‌ریزی پروژه است، بلکه یک مکانیسم ارتباطی است که به عنوان مرجع عمل می‌کند. با این سند می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه افراد درگیر در پروژه، درک روشنی از محدوده، اهداف و معیارهای موفقیت آن دارند. یک پروژه برنامه‌ریزی شده با برنامه ارتباطی موثر، موفقیت پروژه را تضمین خواهد کرد.
سوالات متداول :
منشور پروژه سندی است که یک پروژه را رسمی می‌کند و به مدیر پروژه اختیار پروژه را می‌دهد. این سند به عنوان یک قرارداد عمل می‌کند که اهداف، نقاط عطف، زمانبندی، بودجه، سهامداران و اعضای تیم را به همراه مسئولیت‌ها تعیین می‌کند.
تعیین ارزش، صرفه‌جویی در زمان، تعیین بودجه، تقویت روحیه تیم، ارائه دستورالعمل‌های شفاف، جذب سرمایه و سهامدار، زمانبندی صحیح، بهبود فرآیندها، تعیین نقش‌ها، حفظ مسیر پروژه
هویت و ماهیت پروژه، عنوان پروژه، محدوده پروژه، سهامداران کلیدی، زمان شروع و پایان پروژه، افراد درگیر در پروژه، تعیین اهداف پروژه، دلیل اجرای منشور پروژه، بازده مورد انتظار از پروژه، تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد، تعیین منابع، نقاط عطف، موانع و خطرات پروژه، برنامه ارتباطی موثر و آگاهانه
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!