چه در حال طراحی یک شغل جدید باشید، چه شروع یک پروژه تیمی یا آموزش یک کارمند تازه‌وارد، مهم است که نقش‌ها و مسئولیت‌های هر کارمند را مشخص و تعریف کنید. شرح وظایف کارکنان همه آن چیزی است که به‌طور خلاصه از آن‌ها انتظار می‌رود. وجود شرح وظایف، هر کارمند را با وظایف، اختیارات، بخش‌های مرتبط و سرفصل‌های کار آشنا می‌کند. داشتن یک شرح وظایف شفاف می‌تواند در بهبود عملکرد کارکنان، جلوگیری از سردرگمی و افزایش رضایت شغلی آن‌ها هم موثر باشد. اگر می‌خواهید درباره شرح وظایف کارکنان و اهمیت آن در مدیریت منابع انسانی بیشتر بدانید، این مقاله به شما کمک خواهد کرد.
منظور از شرح وظایف کارکنان چیست؟
شرح وظایف (Job Description) یا تعریف شغلی منعکس‌کننده دقیق وظایف و مسئولیت‌های شغل و تعریف آن شغل خاص است. هنگامی که این شرح به خوبی نوشته شود، تصویری واقع‌بینانه از آن ایجاد کرده و به این سوال پاسخ می‌دهد که “فردی که در این نقش قرار گرفته است، واقعا چه کاری انجام می‌دهد؟”
شرح وظایف حاوی اطلاعات کافی برای توصیف مسئولیت‌های اصلی و وظایف اساسی است که در حال حاضر وجود دارد. آن‌ها اطلاعات لازم برای طبقه‌بندی یک موقعیت را ارائه می‌دهند نه یک شخص! این سند نباید شامل تمام جزئیات و نحوه انجام کار باشد تا اگر تغییرات جزئی در کار رخ داد، همچنان مفید باقی بماند.
چرا شرح وظایف کارکنان مهم است؟
شرح شغل کارکنان یا شرح وظایف آن‌ها نه تنها مسئولیت‌های موقعیت کاری را توصیف می‌کند، بلکه پایه‌ای را برای استخدام، توسعه و حفظ استعدادها ایجاد خواهد کرد. ضمنا با روشن‌شدن مسئولیت‌ها، نتایج مورد انتظار و ارزیابی عملکرد، زمینه را برای عملکرد بهینه کاری فراهم می‌کند.
پس با یک شرح وظایف دقیق می‌توانید اطمینان حاصل کنید که طراحی شغل به خوبی انجام شده و تمام وظایف در یک پروژه پوشش داده شده است. همچنین از آن می‌توان در یک آگهی شغلی برای موقعیت خاص هم استفاده کرد. از دیگر دلایل اهمیت شرح وظایف یا شرح شغل کارکنان این است کارمندان جدید می‌توانند در طول فرآیند کار یا زمانی که مطمئن نیستند همکاران‌شان چه مسئولیتی دارند، به آن مراجعه کنند.
شرح وظایف کارکنان مزایای متعددی دارد؛ از جمله مهم‌ترین این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
تفویض وظایف
داشتن نقش‌ها و مسئولیت‌های روشن تضمین می‌کند که همه وظایف به طور موثر تفویض و به کارکنان واگذار می‌شوند.
تکمیل کار
شرح شغل تضمین می‌کند که همه وظایف بدون سردرگمی از این که چه کسی باید آن‌ها را انجام دهد معرفی می‌شوند. این می‌تواند امکان موفقیت تیم را در پروژه‌های بزرگ افزایش دهد.
بهبود همکاری
نقش‌ها و مسئولیت‌های واضح و شفاف، اجازه همکاری بیشتری را می‌دهند؛ چون هیچ ناهماهنگی در مورد این که چه کسی کار را انجام می‌دهد وجود ندارد. نقش‌های تیم به خوبی تعریف شده است. بنابراین همه می‌دانند چگونه با هم به خوبی کار کنند و چه انتظاراتی از هم‌تیمی‌های خود داشته باشند.
کارایی بیشتر
کارمندان زمانی می‌توانند کارآمدتر باشند که زمان کم‌تری را برای اختلاف نظر در مورد کارها یا وظایف تلف کنند. ضمنا حذف هم‌پوشانی‌های وظایف می‌تواند به افزایش کارایی کمک کند.
انتظارات استخدامی جدید
الگوی نقش‌ها و مسئولیت‌ها، انتظارات روشنی را برای افراد ایجاد می‌کند تا انتقال به موقعیت شغلی جدید آسان‌تر شود. یک عضو جدید تیم همچنین می‌تواند با مراجعه به شرح وظایف کارکنان، ببیند چگونه نقش‌ها با هم کار می‌کنند و در چه بخش‌هایی می‌توانند به هم کمک کنند.
شرح وظایف کارکنان از چه مولفه‌هایی تشکیل شده است؟
شرح وظایف کارکنان به عنوان بخشی از وظایف مدیر منابع انسانی شامل چند مولفه است که عبارتند از:
عنوان شغلی
عنوان شغلی شرح مختصری از شغل است که محتوا، هدف و دامنه شغل را منعکس می‌کند و با سایر عناوین شغلی نقش‌های مشابه مطابقت دارد. این عنوان در یک تا چهار کلمه خلاصه می‌شود. مثلا عنوان مشاغل مختلف در دانشگاه عبارتند از بایگانی، مدیر خدمات دانشجویی، برنامه‌ریز تسهیلات، طراح آموزشی، خدمات نگهداری و…
هدف شغلی
هدف شغلی یک نمای کلی از نقش، سطح و دامنه مسئولیت را ارائه می‌دهد که در سه یا چهار جمله بیان می‌شود. هدف شغلی به صورت مختصر بیان می‌کند که این شغل چرا وجود دارد.
وظایف و مسئولیت‌های شغلی
این بخش شامل شرح وظایف و مسئولیت‌های محول‌شده به شغل است که ماهیت اساسی شغل را توصیف می‌کند. در واقع این بخش بیان می‌کند که بخش زیادی از وقت هر کارمند صرف چه کارهایی می‌شود. برخی از مواردی که باید در بیان مسئولیت‌های شغلی در نظر گرفته شوند عبارتند از:
- استفاده از عبارات توضیحی که نشان می‌دهند چرا، چگونه، کجا یا چند بار این وظایف انجام می‌شوند
- تمرکز روی نتیجه
- تعیین حوزه‌های مرجع تصمیم‌گیری (جایی که فرد در آن تاثیر می‌گذارد)
- شناسایی حوزه‌های مسئولیت مستقیم یا غیرمستقیم
- شرح سطح و نوع مسئولیت‌های بودجه‌ای یا مالی و…
در صورت امکان، به نوع مسئولیت نظارتی که از این نقش انتظار می‌رود هم توجه کنید. میزان اختیارات شغلی برای استخدام، انضباط، خاتمه‌دادن، واگذاری کار، آموزش و ارزیابی عملکرد زیردستان را شرح دهید. این می‌تواند به شکل یک وظیفه شغلی جداگانه باشد یا به عنوان زیرمجموعه سایر وظایف شغلی مناسب ذکر شود.
مدارک مورد نیاز
این بخش، سطح مورد نیاز دانش شغلی مانند تحصیلات، تجربه، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای انجام کار را لیست می‌کند. در واقع این بخش، حداقل سطح صلاحیت یک فرد برای مولد و موفق‌بودن در این نقش را مشخص می‌کند و به عنوان شرایط احراز شغل شناخته می‌شود.
تحصیلات
این بخش صلاحیت‌های آموزشی را که یک کارمند برای انجام رضایت‌بخش وظایف و مسئولیت‌های شغلی باید داشته باشد، شناسایی می‌کند. این مولفه باید مدارک تحصیلی را بر حسب زمینه‌های تحصیلی، نوع مدرک یا آموزش‌هایی که دانش مورد نیاز را برای ورود به این موقعیت فراهم می‌کند، بیان کند.
تجربه
حداقل میزان تجربه مورد نیاز را که یک کارمند برای واجد شرایط بودن یک شغل خاص نیاز دارد، مشخص می‌کند. این مولفه بر حسب سال و نوع تجربه کاری یک کارمند بیان می‌شود.
دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها
در بیان دانش مورد نیاز، سطح یا میزان دانش لازم برای ورود به شغل را در نظر می‌گیرد. تعاریف زیر می‌تواند به آگاهی از این بخش کمک کند:
- دانش کاری: آشنایی کافی با موضوع برای دانستن اصول اولیه، اصطلاحات و درک مسائل ساده
- دانش عمومی: دانش کافی از یک موضوع برای انجام بیشتر کارها در شرایط عادی. این کار نیاز به درک موقعیت‌های استاندارد دارد و شامل آگاهی از جنبه‌های مهم موضوع است
- دانش کامل: دانش پیشرفته در مورد موضوع. این کار مستلزم درک کافی از موضوعی برای حل مشکلات معمول و رایج کاری است، تا بتوان در مورد مسائل فنی مشاوره داد و به عنوان منبعی در مورد یک موضوع خاص برای سایر کارکنان در سازمان عمل کرد
- دانش جامع: مستلزم درک و تسلط کامل بر موضوع است. این دانش باید به صورت محدود و فقط برای موقعیت‌های غیرمعمول یا مسئول مورد نیاز برای ایجاد فرضیه‌ها، مفاهیم یا رویکردها استفاده شود
علاوه بر دانش باید توانایی‌ها و مهارت‌های خاص برای موفقیت در این نقش هم مشخص شود؛ مثل تعیین هرگونه مجوز یا گواهینامه مورد نیاز. برخی از این توانایی‌ها و مهارت‌ها عبارتند از کار با کامپیوتر، توانایی حل مسئله، کار تیمی، ارتباطات داخلی، تفکر خلاق و…
صلاحیت‌های ترجیحی
این شامل فهرست گسترده‌ای از صلاحیت‌های مورد نیاز است که می‌تواند برای تعیین بیشتر توانایی‌های فرد برای مولد و موفق‌بودن در این شغل مورد استفاده قرار گیرد. داشتن این صلاحیت‌ها خوب است؛ اما برای انجام وظایف روزمره شغل ضروری نیست. در صورت وجود، صلاحیت‌های ترجیحی می‌توانند بر روی یکی یا همه موارد زیر متمرکز باشند:
- آموزش
- تجربه
- دانش
- مهارت‌ها و توانایی‌ها
شرایط کاری
شرایط کاری و خواسته‌های فیزیکی را که مستقیما به وظایف و مسئولیت‌های شغلی ضروری مربوط می‌شود، تعیین می‌کند. نوع کار، زمان، شرایط و… هر نقش در این مولفه خلاصه می‌شود.
نکاتی برای نوشتن شرح وظایف کارکنان
شرح شغل کارکنان باید به گونه‌ای تهیه شود که همه اجزا به صورت دقیق بیان شوند تا درک روشنی از نقش به وجود آید. در این‌جا به چند نکته برای کمک به اجرای این فرآیند اشاره می‌کنیم:
- شرح وظایف کارکنان باید ساده، مختصر و مستقیم باشد
- همیشه از کلمات ساده‌تر به جای پیچیده استفاده شود. ساده نگه‌داشتن ساختار جمله با کاهش فعل‌ها و کوتاه کردن جمله‌ها، باعث درک آسان‌تر می‌شود
- از افعال توصیفی در زمان حال استفاده شود (مثلا می‌نویسد، عمل می‌کند، انجام می‌دهد و…).
- از به‌کاربردن عبارات اختصاری خودداری شود؛ چون خواننده ممکن است با آن‌ها آشنایی کافی نداشته باشد. اگر نیاز به بیان چنین عباراتی بود، در اولین نوبت به کار بردن، باید آن‌ها را تعریف کرد.
- از اصطلاحات مبهم مثل کمک می‌کند، کنترل می‌کند و… استفاده نشود. در صورت استفاده از چنین عباراتی، باید چگونگی این کمک کردن یا کنترل کردن را هم شرح داد.
- از کلمات خاص جنسیتی مثل مرد یا زن در شرح وظایف خودداری شود.
- بر فعالیت‌های ضروری متمرکز باشید و از بیان وظایف بی‌اهمیت و کارهای موقتی صرف‌نظر کنید.
- از ارجاع نام کارمند خودداری شود. به جای آن باید به عنوان شغل یا بخش اشاره کرد.
- فقط به وظایف محول‌شده فعلی پرداخته و از بیان وظایف احتمالی آینده خودداری شود.
برای آشنایی بیشتر شما با این مفهوم، نمونه فرم شرح وظایف یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار را در ادامه بررسی می‌کنیم:
عنوان شغل
شرکت به دنبال یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار ماهر است. این فرد نرم‌افزاری را توسعه خواهد داد که در همه پلتفرم‌ها کار می‌کند و قابل اندازه‌گیری است:
- سیستم‌های فعلی را برای تصحیح خطاهای موجود برنامه مرور می‌کند
- طرح‌های آزمایشی برای ارزیابی عملکرد برنامه‌های جدید توسعه‌یافته را انجام می‌دهد
- اسکریپت‌های برنامه‌ها از جمله پیش‌نویس‌ها، بازنگری‌ها و دستورالعمل‌های نهایی را مستند می‌کند
- برنامه‌های جدید با کدهای شفاف و قابل‌آزمایش می‌نویسد که سیستم‌های نرم‌افزاری موجود را یک‌پارچه کند
- بر برنامه‌هایی که به تازگی راه‌اندازی شده‌اند نظارت کند
- فعالیت‌های اصلاح و نگهداری برنامه‌های موجود و جدید را انجام دهد
- سیستم را به منظور انطباق با نیازهای جدید کسب‌و‌کار ارتقاء دهد
- به نوشتن دستورالعمل‌های آموزشی به منظور آموزش کاربران جدید کمک کند
مزایای شغلی
- میزان حقوق
- روزهای تعطیل
- مرخصی استعلاجی، شخصی و والدین
- مراقبت از کودک و سالمند
- بیمه سلامت
- برنامه‌های بازنشستگی
- توسعه حرفه‌ای
الزامات شغلی
- x سال تجربه در توسعه نرم‌افزار
- مجموعه‌ای قوی از محصولات و پروژه‌های منتشرشده
- سطح پیشرفته‌ای از C++، JavaScript، PHP و Python
- دانش عمیق SQL، فناوری‌های ORM و چارچوب‌های رایج وب
- ارتباط کلامی و نوشتاری عالی به زبان x
- مدرک x در علوم کامپیوتر یا رشته‌های مرتبط
نتیجه‌گیری
شرح وظایف کارکنان یک چارچوب کلی از وظایف و مسئولیت‌هایی است که آن‌ها در نقش سازمانی خود ایفا می‌کنند. به علاوه، این شرح وظایف معمولا اولین تماس واقعی داوطلبان شغل با شرکت و شغل جدید خواهند بود.
وجود شرح شغل برای شفافیت نقش کارکنان، تعیین حدود مسئولیت‌ها و… بسیار مهم و ضروری است و از سوی مدیریت منابع انسانی سازمان سامان‌دهی می‌شود. اگر می‌خواهید درباره این موضوع و موضوعات مشابه یا استانداردهای ایزو و دریافت گواهینامه ایزو بیشتر بدانید، به وب‌سایت ما مراجعه کنید.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!