بهره وری یک سازمان، پیش‌بینی‌کننده میزان موفقیت یک سازمان در درازمدت است. هر کسب‌وکاری اهدافی دارد که برای رسیدن به آن‌ها باید رشد کند. شما به عنوان مدیریت یک شرکت، چه چشم‌اندازی برای کسب‌وکار خود دارید؟ می‌خواهید در ماه‌ها و سال‌های آینده، شرکتتان چگونه باشد؟ تصور نتایج کار سختی نیست اما چالش اصلی، زمانی است که مفهومی به نام بهره وری مطرح می‌شود: تشخیص اینکه کدام مسیر شما را به بهترین و کارآمدترین نتایج می‌رساند.
بهره وری هرگز تصادفی نیست، بلکه حاصل تعهد به تعالی، برنامه‌ریزی هوشمندانه و تلاش متمرکز است.
Pual J.Mayer
بهره وری معیاری برای بررسی چگونگی تبدیل ورودی‌ها به خروجی است و کارایی، توانایی تولید محصول یا خدمات با کمترین سرمایه، منابع و زمان است. هرچه سازمان راحت‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر به اهداف خود برسد، سود بیشتری کسب می‌کند. داشتن منابع در دسترس و یک تیم سازنده، اولین گام برای دستیابی به بهره وری در سازمان است. در این مطلب از کیو سی بی، درباره بهره وری در سازمان و بهره وری نیروی انسانی صحبت خواهیم کرد تا شما را در مسیر شناخت این مفهوم همراهی کنیم.
بهره وری چیست؟
بهتر است ابتدا به تعریف بهره وری بپردازیم. بهره وری، معیاری برای سنجش کارایی فردی است که مشغول انجام کار خاصی است. بهره وری صرفا به معنای میزان کار انجام شده در یک دوره زمانی خاص اشاره دارد. به عبارتی می‌توان گفت که بهره وری به عنوان یک معیار اقتصادی تعریف می‌شود که خروجی را در واحد ورودی، مانند نیروی کار، سرمایه یا هر منبع دیگری، اندازه‌گیری کند. فرمول اندازه‌گیری بهره وری عبارت است از:
بهره وری کلید سودآوری و توانایی یک شرکت برای پیشرفت است که از دو فاکتور کارایی و اثربخشی تشکیل شده است. کارایی (Efficiency)، نشان می‌دهد که سازمان چگونه می‌تواند با کمترین هزینه، منابعی مانند مواد اولیه، نیروی کار و سرمایه را به خدمات و محصولاتی تبدیل کند و منجر به تولید درآمد شود. اثربخشی (Effectiveness) میزان دستیابی به اهداف و خروجی را در نظر می‌گیرد. به زبان ساده‌تر می‌توان گفت که بهره وری انجام کارهای باکیفیت با منابع کمتر است.
بهره وری در سازمان، معیاری از کارایی فرآیند تولید یک شرکت است که با اندازه‌گیری تعداد واحدهای تولید شده نسبت به ساعات کار کارکنان یا با اندازه‌گیری فروش خالص یک شرکت نسبت به ساعات کار کارکنان اندازه‌گیری می‌شود.
بهره وری نیروی انسانی (Employee Productivity) که گاهی اوقات نیز با عنوان بهره وری نیروی کار (Workforce Productivity) شناخته می‌شود، به معنای ارزیابی کارایی و اثربخشی یک یا گروهی از کارکنان است. بهره وری نیروی انسانی ممکن است بر حسب بازده یک کارمند در یک دوره زمانی خاص ارزیابی شود. به‌طور معمول، بهره وری نیروی انسانی، نسبت به میانگین عملکرد کارکنان با مسئولیت‌های مشابه ارزیابی می‌شود. از آن‌جا که موفقیت بیشتر سازمان به بهره وری نیروی انسانی و رفتار سازمانی بستگی دارد، بهره وری نیروی کار، یک متغیر بسیار مهم برای هر کسب‌وکار است.
«تحقیقات نشان می‌دهد که کارمندان ایالت متحده تنها حدود 2 ساعت و 53 دقیقه در روز کار می‌کنند!»
مزایای افزایش بهره وری
بهره وری در سازمان و بهره وری نیروی انسانی مزایای زیادی برای سازمان به دنبال دارد:
- استفاده ماهرانه از منابع، مواد اولیه و… قابلیت تولید حداکثری را برای شرکت فراهم می‌کند و در نتیجه نیازهای مصرف‌کنندگان بیشتری تامین می‌شود.
- استفاده کارآمد از منابع، موجب صرفه‌جویی در مصرف منابع و کاهش هزینه برای سازمان می‌شود.
- کاهش هزینه‌های سازمان، نوعی مزیت رقابتی برای کسب‌وکار محسوب می‌شود، چراکه سازمان شما می‌تواند قیمت‌های کمتری نسبت به رقبا ارائه دهد و در عین حال، حاشیه سود را حفظ کند.
9 روش افزایش بهره وری در سازمان و کارکنان
روش‌های مختلفی برای بهبود بهره وری در سازمان وجود دارد که می‌توانند سازمان را از پایین‌ترین سطح به بالاترین سطوح در صنعت سوق دهند. در این قسمت 9 روش برای افزایش بهره وری در سازمان را به شما معرفی می‌کنیم:
1.اهداف استراتژیک تعیین کنید
آیا تا به حال یک مسابقه فوتبال بدون دروازه را تصور کرده‌اید؟ در چنین شرایطی معیار سنجش عملکرد تیم‌ها برای تعیین برنده چیست؟ بازی بدون دروازه هیچ معنایی ندارد. به همین نسبت، شرکت بدون هدف و استراتژی هم به جایی نمی‌رسد. بسیاری از رهبران، شرکت‌های خود را بدون هیچ هدف استانداردی اداره می‌کنند، به همین خاطر هیچ معیاری برای اندازه‌گیری عملکرد سطوح مختلف سازمانی وجود ندارد. یکی از مهم‌ترین راهبردها برای افزایش بهره وری در سازمان، تعیین اهداف واقع‌بینانه است.
2.حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید
از آن‌جا که انتظار می‌رود اهداف سازمانی شما محدود به زمان باشد، بهتر است مواردی که موجب حواس‌پرتی کارکنان می‌شوند به حداقل برسانید. از جمله مواردی که ممکن است منجر به پرت شدن حواس کارکنان شود می‌توان به تماس‌های غیرضروری، چت در شبکه‌های اجتماعی و… اشاره کرد. طراحی یک سیستم مناسب، کارکنان را قادر می‌سازد تا با تمرکز بیشتری کار کنند و بهره وری در سازمان را افزایش دهند.
3.از فناوری روز برای بهبود عملکرد خود استفاده کنید
کار با ابزار و رویکردهای سنتی و قدیمی بهره وری سازمان را کاهش می‌دهد. فناوری‌های مبتنی بر وب شما را قادر می‌سازد تا نحوه اداره کسب‌وکار خود را به طرز چشمگیری بهبود ببخشید. اگر به دنبال افزایش سهم بازار، کاهش هزینه، کارایی بیشتر یا جلوگیری از مشکلات خدمات مشتری هستید، بهتر است از ابزارهای مدیریت تولید پیشرفته و نرم‌افزارهای کاربردی توسعه‌یافته کمک بگیرید. با بهره‌مندی از آخرین نوآوری‌های موجود می‌توانید بهره وری در سازمان را به صورت تصاعدی افزایش دهید. برخی از این ابزارها عبارتند از:
- خرید آنلاین: این روش جایگزین مناسبی برای خرید از تامین‌کنندگان است. این فناوری به شما این امکان را می‌دهد که قیمت‌های رقابتی‌تری داشته باشید و محدود به تامین‌کنندگان محلی نخواهید بود.
- سیستم کنترل موجودی هوشمند: این سیستم به شما کمک می‌کند کاهش سطح موجودی را تحت‌کنترل داشته باشید و یک برنامه یکپارچه با سیستم‌های خرید، حسابداری و تجارت الکترونیک سازمان داشته باشید. با این روش دوره‌های اوج و فرود فروش مشخص شده و می‌توان عرضه و سرمایه در گردش را بهتر مدیریت کرد.
4.شرایط موجود خود را مورد بررسی قرار دهید
از دیدگاه یک سرمایه‌گذار بالقوه به فرآیندهای خود نگاه کنید. هدف و چشم‌انداز کلی کسب‌وکار باید با فرآیندها مطابقت داشته باشد. نقشه دقیقی از هر فرآیند ترسیم کنید تا درک بهتری از پیوندهای بین عناصر مختلف تولید داشته باشید و ضایعات را حذف کنید.
5.رویکرد بهبود مستمر را اجرا کنید
بهبود بهره وری در سازمان، یک فعالیت مستمر است. برای تنظیم برنامه بهبود مستمر می‌توانید:
- با ارزیابی رقابت و بهترین شیوه‌ها در صنعت خود کار را شروع کنید و برنامه‌ای کارامد و متناسب با شرکت خود طراحی کنید.
- نقاط قوت و ضعف کسب‌وکارتان را ارزیابی کنید تا بهره وری و فرآیندهای طراحی مجدد را بهبود ببخشید.
- از رویکردهای گام‌به‌گام استفاده کنید و روی چند اولویت به‌صورت جداگانه تمرکز کنید تا سریع‌تر شاهد نتایج باشید.
- به دنبال دستاوردهای موفقیت‌آمیز باشد، پیشرفت‌های کوچک می‌توانند افزایش عمده در بهره‌وری داشته باشید.
6.زمان کار را به حداکثر برسانید
جوری کار کنید که گویی زمانی برای استراحت نیست و طوری استراحت کنید که انگار زمانی برای کار نیست. کلید این کار، تمرکز است. همیشه از اینکه تمام انرژی و زمان خود را به‌صورت مفید و با تمرکز استفاده می‌کنید اطمینان حاصل کنید و زمان استراحت را از کار جدا کنید. توجه صد درصدی به کار به شما کمک می‌کند تا زمان اختصاص‌یافته به کار را به حداکثر بهره وری و کارایی تبدیل کنید.
7.واگذاری وظایف را فراموش نکنید
مدیران سطح بالای سازمان باید مسئولیت‌ها و کار را به کارکنان خود محول کنند تا قادر به تمرکز بر روی مسائل مدیریتی مهم باشند. تلاش برای شناسایی کارکنان واجدشرایط با سابقه عملکرد موفق در زمینه‌های مختلف یکی از مواردی است که می‌تواند تاثیر مثبتی روی بهره وری نیروی انسانی و سازمان داشته باشد. هرچه کارکنان مهارت‌ها و پتانسیل‌های خود را افزایش دهند، کارایی بیشتری در کار خواهند داشت و نتایج قابل‌توجهی در عملکرد کسب‌وکار خواهد داشت.
8.به شکل مستمر به کارکنان انگیزه دهید
با بررسی رفتار و روانشناسی سازمانی خواهید دید که حضور کارمندان بی‌انگیزه در سازمان، منجربه کاهش بهره وری در سازمان می‌شوند. این افراد به سختی می‌توانند حداکثر توانمندی‌های خود را در فرآیند کار استفاده کنند. بنابراین رهبران سازمان باید با بهترین روش‌ها برای ایجاد انگیزه در کارکنان تلاش کنند. ایجاد انگیزه در تعریف مدیریت منابع انسانی و وظایف آن به‌خوبی مورد بررسی قرار می‌گیرد. یک کارمند باانگیزه برای انجام مسئولیت‌های خود تلاش می‌کند و از حداکثر زمان خود برای بهبود بهره وری استفاده می‌کند.
9.مشارکت کارکنان را در نظر بگیرید
گنجاندن کارکنان در فرآیندهای تصمیم‌گیری سازمان، به آن‌ها احساس تعلق می‌دهد و آن‌ها را وادار می‌کند بیشترین تلاش خود را به‌کار بگیرند تا تصمیمی که درگیر آن بوده‌اند به‌خوبی به مرحله اجرا برسد. رهبران سازمان باید از روش‌های مختلف برای همراهی کارکنان در تصمیم‌گیری استفاده کنند.
شش مورد از موانع و چالش‌های افزایش بهره وری عبارت است از:
- مشغله داشتن بدون توجه به بهره وری
- جلسات نارکارآمد و غیرضروری
- ایمیل‌های غیرضروری
- ضعف در مدیریت زمان
- به تعویق انداختن بهره‌مندی از فناوری‌های جدید
- فرآیندهای سنتی و دستی
بهره وری، کارآیی و اثربخشی: انجام درستِ کار یا انجام کارِ درست؟
یکی از سوالات رایج در رابطه با تعریف بهره وری این است که تفاوت کارآیی و اثربخشی چیست؟ این دو تعریف در ظاهر ممکن است شبیه به یکدیگر باشند اما یکسان نیستند. بهره وری یا کارایی (Efficiency) به عنوان توانایی انجام کار با کمترین هزینه و زمان است و به نحوری تلاش و شایستگی در عملکرد به‌شمار می‌رود. در طرف مقابل، اثربخشی (Effectiveness) به عنوان درجه‌ای از موفقیت در تولید نتیجه دلخواه تعریف می‌شود.
اثربخشی یعنی انجام کار درست درحالی‌که کارایی یعنی انجام درست کار
Peter Drucker
اثربخشی و کارایی ، هر دو برای رشد سازمان ضروری هستند و منجر به بهره وری می‌شوند. درک تفاوت کارایی و اثربخشی، به مدیران کمک می‌کند تا از چگونگی تاثیر هرکدام از این مفاهیم روی کسب‌وکار آگاه باشند و در مسیر موفقیت شرکت گام بردارند.
کلام آخر
روش‌هایی که برای افزایش بهره وری در سازمان و بهره وری نیروی انسانی به شما معرفی کردیم، جزو اصول اساسی بسیاری از شرکت‌های بزرگ است که همواره درحال تلاش برای موفقیت بیشتر هستند. این موارد در هر سازمانی قابل‌اجرا هستند و می‌توانند نتایج بسیار شگفت‌انگیزی در افزایش بهره وری کسب‌وکار شما داشته باشند. موانع مختلفی برای افزایش بهره وری وجود دارد که با راه‌حل‌های ساده می‌توان این موانع را از سر راه برداشت. شناسایی و ردیابی معیارهای بهره وری و استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد، می‌تواند شرکت‌ها را در مدیریت و بهبود بهره وری نیروی انسانی کمک کند.
منبع 1 -منبع 2
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!