HLS چیست؟ چگونه باید آن را اجرا کرد و اجرای آن چه مزایایی دارد؟

اگر در حوزه مدیریت فعالیت می‌کنید و یا به‌دنبال استانداردسازی کسب‌وکار و انواع گواهینامه ایزو مربوط به کار خود هستید، احتمالاً برایتان سوال شده است که HLS چیست؟ همان‌طور که می‌دانید استانداردهای متعددی برای سیستم‌های مدیریت وجود دارد. شرکت‌هایی که چندین استاندارد را در سیستم مدیریت خود پیاده‌سازی کرده‌اند، متوجه شده‌اند که این استانداردها باوجود تفاوت‌ها، شباهت‌های زیادی باهم دارند. این شرکت‌ها اغلب در یک چالش سخت، برای پیداکردن بهترین راه ادغام این استانداردها قرار می‌گیرند. ایزو باتوجه به این موضوع و برای جلوگیری از این اتفاق، ساختار سطح بالا یا HLS را توسعه داد. ساختار سطح بالا یا ساختار HLS توسط سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) معرفی شد تا به استانداردهای سیستم مدیریت، ساختاری یکنواخت با محتوای اصلی مشابه بدهد. با ما همراه شوید تا در ادامه با HLS و ساختار آن بیشتر آشنا شوید.

HLS چیست و چه مزایایی دارد؟

ساختار سطح بالا (High-Level Structure) که به‌اختصار HLS نامیده می‌شود، دستورالعملی برای توسعه استانداردهای جدید است که ساختار و الزامات استانداردهای سیستم مدیریت ایزو را به یک مخرج مشترک می‌رساند و آن‌ها را هماهنگ می‌کند.

HLS مجموعه‌ای از 10 بند است که همه استانداردهای سیستم مدیریت ایزو ملزم به استفاده از آن هستند. دلیل وجود آن ایجاد یکنواختی و یکپارچگی بیشتر بین سیستم‌های مدیریتی مختلف است. این ساختار، سیستم مدیریت را ناب و کارآمد نگه می‌دارد و درعین‌حال به‌طور مؤثر تمام نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع را برآورده می‌کند. همچنین HLS تضمین می‌کند که به مدیریتِ سازمانْ نقش مستقیم‌تری داده می‌شود و مدیران در اجرای سیستم‌های مدیریتی مشارکت بیشتری خواهند داشت. در ادامه خواهیم گفت که مزایای HLS چیست؟

تعداد زیاد استانداردها و تعاریف خاص در هر صنعت و بخش، باعث می‌شد که محتوای این استانداردها برای بیشتر دست‌اندرکاران بسیار گیج‌کننده ‌شود. بنابراین ایزو به‌دنبال راه‌حلی بود تا با آن، ادغام ساده استانداردهای مختلف سیستم مدیریت، امکان‌پذیر شود. با ساختار HLS، سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) توانست یک ساختار پایه یکنواخت را به کسب‌وکارها معرفی کند. این ساختار شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند چراکه حالا آن‌ها به‌راحتی می‌توانند سیستم‌های مدیریتی مختلف خود را با انواع استانداردها به‌طوری کارآمد تطبیق دهند.

جدا از یکپارچگی ساده‌تر استانداردهای مختلف، کارکنان در ساختار HLS، درک بهتری از الزامات استانداردهای مختلف خواهند داشت، چراکه این الزامات به‌طور مشابه در استانداردهای مختلف سیستم مدیریت فرموله شده است. همچنین، حسابرسی سیستم‌های مدیریت در ساختار HLS به‌طور قابل‌توجهی ارزان‌تر و سریع‌تر است. به‌خصوص زمانی که شرکت‌ها در چندین زمینه به‌طور هم‌زمان گواهی‌نامه دریافت کنند.

هدف از HLS چیست و چرا به HLS نیاز دارید؟

معرفی ساختار HLS علاوه‌براینکه ساختار یکنواختی برای تمام استانداردهای ایزو ایجاد کرد، الزامات و ماژول‌های متنی یکسان و اصطلاحات و تعاریف آن هم، در آینده کار استانداردسازی مدیریت را آسان‌تر می‌کند. همه استانداردهای جدید سیستم مدیریت ایزو حالا دارای یک هسته مشترک هستند. به‌این‌ترتیب، ایزو می‌تواند تضمین کند که استانداردهای مختلف از مقررات بیش‌ازحد اضافی‌ تشکیل نشده‌اند.

HLS امکان مقایسه مستقیم فصل‌ها و بندهای بسیاری از سیستم‌های مدیریت کیفیت یا همان QMS (Quality Management System) را تحت ایزو فراهم می‌کند. با این کار، تفاوت بین QMSهای مختلف به‌راحتی قابل مشاهده و ارزیابی است. درنتیجه، ارزیابی بندهای مختلف برای به‌روز‌رسانی یک سازمان برای مثال از ISO 9001 به ISO 14001 با روشی بسیار مؤثرتر انجام می‌شود. HLS از چرخه زیربنایی Plan-Do-Check-Act (PDCA) استفاده می‌کند که برای هر QMS صادق است. در طول چرخه PDCA، فصل‌های QMS تحت HLS اختصاص داده می‌شوند.

ده بند اصلی ساختار HLS چیست؟

ساختار سطح بالا (HLS) مجموعه‌ای از 10 بند است که موجب می‌شود تمام استانداردهای سیستم مدیریت ظاهر و احساس یکسانی داشته باشند و امکان یکپارچگی بیشتر بین سیستم‌های رشته‌های مختلف را فراهم کنند. برای اینکه دقیق‌تر بدانیم HLS چیست، دانستن بندهای اصلی آن، می‌تواند به ما در این راه کمک کند:

• محدوده کاربرد (Scope of Application): این بند به محدوده استاندارد اشاره دارد. برای مثال ایزو 9001 به مشتری، ایزو  45001به کارکنان یا افراد و ایزو  27001مربوط به امنیت داده‌ها و اطلاعات است. علاوه‌بر‌این، این بند بیان می‌کند که سازمان‌ها باید الزامات قانونی و مقرراتی را برآورده کنند و به‌طور مستمر بهبود یابند. الزامات سیستم مدیریت عمومی هستند و برای اکثر سازمان‌ها بدون توجه به ‌اندازه، نوع و محصول ارائه‌شده قابل‌اجرا هستند.
• مراجع هنجاری (Normative References): این بند صرفاً برای حفظ همسویی عددی با سایر استانداردهای ایزو گنجانده ‌شده است. در حال حاضر، هیچ مرجع هنجاری برای به‌روزرسانی‌های آتی ISO 14001، ISO 9001 و ISO 45001 وجود ندارد.
• اصطلاحات و تعاریف (Terms and Definitions): هر استاندارد ISO دارای اصطلاحات و تعاریف کلی سیستم مدیریت و همچنین موارد خاص مربوط به رشته است.
• زمینه سازمان (Context of the Organisation): این بند به تشریح مسائل داخلی و خارجی که بر سازمان‌ها تأثیر می‌گذارد می‌پردازد. مسائل داخلی شامل عواملی مانند فرهنگ شرکت، ارزش‌ها و دانش خواهد بود. مسائل خارجی شامل مسائل فرهنگی، اقتصادی، فنی و حقوقی است که می‌تواند محلی، ملی یا بین‌المللی باشد.
• رهبری (Leadership): این بند نقش مدیریت ارشد را مشخص می‌کند. مدیریت باید سیاست‌هایی را اجرا کند تا اطمینان حاصل شود که مسئولیت‌ها و اختیارات به‌وضوح تعریف شده‌اند. آن‌ها همچنین مسئولیت کلی تسهیل نظم و انضباط در سازمان را دارند.
• برنامه‌ریزی (Planning): اکنون باید یک رویکرد مبتنی بر ریسک را برای مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها اجرا کنید. همچنین تضمین می‌کند که سیستم مدیریت یکپارچه به‌درستی عمل می‌کند تا از اثرات نامطلوب جلوگیری کند و بهبود را تسهیل کند.
• پشتیبانی (Support): این بند منابع موردنیاز برای پشتیبانی از سیستم مدیریت فعلی را مشخص می‌کند. این منابع شامل نیروی کار شایسته، تجهیزات اندازه‌گیری، زیرساخت‌ها و یک محیط مساعد است.
• عملیات (Operation): فرآیندهایی برای عملیات، شاخص‌های پذیرش و سیاست‌های احتمالی برای انطباق هستند. آن‌ها جایگزین کنترل عملیاتی، شناسایی خطر، تحقق محصول، کنترل ریسک‌ها و ارزیابی ریسک در ISO 9001 و ISO 14001 می‌شوند.
• ارزیابی عملکرد (Performance Evaluation): این بند شامل ارزیابی، تجزیه‌وتحلیل داده‌ها، اندازه‌گیری، نظارت، ممیزی داخلی و بررسی مدیریت است. برای مثال، ISO 9001 نیاز به نظارت بر رضایت مشتری دارد درحالی‌که ISO 45001 و ISO 14001 نیاز به ارزیابی برای انطباق دارند.
• بهبود (Improvement): شرکت‌ها موظف‌اند به عدم انطباق‌ها با جدیت پاسخ دهند، به حوادث رسیدگی کنند، اقدامات پیشگیرانه را انجام دهند و پیامدهای آن را کنترل کنند. همچنین از آن‌ها انتظار می‌رود که به‌طور مستمر تناسب، اثربخشی و کفایت سیستم مدیریت خود را بهبود بخشند.

حالا که دانستیم ساختار HLS چیست، متوجه می‌شویم که ساختار اصلی آن به‌خودی‌خود هیچ موضوع جدیدی را معرفی نکرده است اما تمرکز خاصی بر اجرای هر مورد در نسبت با مورد دیگر دارد.

کدام استانداردها از ساختار HLS پیروی می‌کنند؟

تمامی استانداردهای مدرن سیستم مدیریت ISO بر اساس ساختار HLS است. بنابراین استانداردهای مدیریت کیفیت (ISO 9001)، حفاظت از محیط‌زیست (ISO 14001)، ایمنی و بهداشت شغلی (ISO 45001)، مدیریت انرژی (ISO 50001)، امنیت اطلاعات (ISO 27001) از ساختار HLS پیروی می‌کنند. درواقع فهم این‎که HLS چیست به ما کمک می‌کند نسبت دقیق‌تری با این استانداردها نیز برقرار کنیم.

راه رسیدن به یک سیستم مدیریت یکپارچه

اگر بخواهیم بگوییم مهم‌ترین مزیت HLS چیست، باید به امکان ایجاد سیستم مدیریت یکپارچه اشاره کنیم. با ساختار HLS شرکت‌ها می‌توانند استانداردهای مختلف سیستم مدیریت را آسان‌تر ادغام کنند. بنابراین آن‌ها به‌راحتی قادر خواهند بود از هم‌افزایی و منابع خود، به‌نحو‌ احسن استفاده کنند.

علاوه بر مدیریت کیفیت، در استانداردهای سیستم مدیریت حوزه‌های حفاظت از محیط‌زیست، ایمنی و بهداشت شغلی، مدیریت انرژی و امنیت اطلاعات هم در نظر گرفته ‌شده‌اند. اگر شرکت‌ها این سیستم‌های مدیریتی را به‌صورت مجزا نبینند و بتوانند به‌صورت کلی آن‌ها را در نظر داشته باشند، به‌راحتی می‌توانند رویکرد یک سیستم مدیریت یکپارچه را دنبال کنند. به‌عبارت‌دیگر با HLS، آن‌ها چندین نقطه کانونی را در یک سیستم مرکزی ترکیب می‌کنند. هرچند امکان ادغام استانداردها در یک سیستم کل‌نگر بدون ساختار سطح بالا وجود دارد، اما با HLS این امر بسیار سریع‌تر و با تلاش کمتری انجام می‌شود.

اگر می‌پرسید مزایای عملی HLS چیست؟ باید بگوییم که در این ساختار مزایای عملی بسیاری برای شرکت‌ها وجود دارد، از مهم‌ترین این مزایا می‌توان به کاهش هزینه‌ها، بوروکراسی کمتر، فرآیندهای بهینه‌سازی و نگهداری کمتر اشاره کرد. بنابراین، این نوع توسعهْ از سیستم‌های مدیریتی که به‌صورت جداگانه در نظر گرفته می‌شوند تا سیستم مدیریت یکپارچه که با ساختار HLS امکان‌پذیر می‌شود، از بسیاری جهات برای شرکت‌ها سودمند است. حالا اگر از ما بپرسند HLS چیست، پاسخ را می‌دانیم، بر این اساس است که آماده هستیم به‌سمت اجرای آن گام بگذاریم.