وظایف مدیر در سازمان به جایگاهی که مدیر در آن قرار می‌گیرد، بستگی دارد. بر این اساس مجموعه‌ای از اصول وجود دارد که نسبت به هر جایگاه و سطح مدیریتی، صدق می‌کند. ما در ادامه قرار است وظایف مدیر در سازمان را بر اساس سه سطح مدیریتی، یعنی مدیریت سطح بالا یا عالی، مدیریت میانی و مدیران خط اول، توضیح دهیم و بعد از آن به شما بگوییم که چگونه می‌توانید در 5 مرحله وظایف مدیر در سازمان را به‌نحوی عملی یاد بگیرید. در این بین، تعریف مدیریت در هر سطح را هم مدنظر داشته‌ایم تا بتوانیم وظایفی را گزینش کنیم که برای هر سطح مدیریتی، قابل استناد باشد.
آنچه مدیران سطح بالا باید درباره وظایف مدیر در سازمان بدانند
در یک شرکت تجاری معمولی، مدیران سطح بالا مدیریت سازمان را برعهده دارند. آنها در مورد جهت یک سازمان تصمیم می‌گیرند و نقاط عطف اصلی را تعیین می‌کنند که بخش‌ها و تیم‌ها باید به آن دست یابند. بیایید نگاهی دقیق‌تر به کار این متخصصان و برخی از عملکردهای آنها در یک شرکت مدرن بیندازیم. مدیران سطح بالا عمدتاً در جلسات هیئت مدیره شرکت دارند. آنها موضوعاتی مانند برنامه‌ریزی بلندمدت، تدوین خط مشی و استراتژی‌های سازمان را مورد بحث قرار می‌دهند. این متخصصان در درجه اول با ثبات، رشد و بقای یک سازمان سر و کار دارند. در کارهای دیگر، مسئولیت اصلی آنها حفاظت از یکپارچگی شرکت است.
در اینجا برخی از وظایف مدیر در سازمان وقتی در سطوح بالا قرار می‌گیرد، آورده شده است:
- تعیین اهداف سازمانی؛ اهداف سازمانی به‌طور‌کلی به سود، بقا، رشد کسب‌و‌کار، گسترش عملیات فروش و حفظ روابط خوب با کارکنان، مشتریان و عموم مربوط می‌شود.
- تنظیم خط مشی بازار؛ این مورد شامل تکنیک‌های تبلیغات و فروش، قیمت‌گذاری محصول، کمیسیون، آموزش، تبلیغات، ارزیابی عملکرد و کانال توزیع می‌شود.
- تنظیم خط مشی مالی؛ این روش به تهیه منابع مالی و مدیریت سود مربوط می‌شود. 4. کنترل عملیات؛ این مورد شامل کنترل بر مدیریت سطوح متوسط و پایین، در خصوص عملیات، از طریق بودجه، کنترل کیفیت و خدمات حسابداری، می‌شود.
درنهایت اینکه مدیران سطح‌بالا تصمیمات کلیدی را در یک سازمان می‌گیرند. این مدیرانْ اهداف، استراتژی‌ها، ساختار پروژه‌ها را در یک شرکت شکل می‌دهند. آنها تصمیماتی می‌گیرند که بر هر فردی که در سازمان کار می‌کند تأثیر می‌گذارد و در نهایت مسئول شکست یا موفقیت شرکت است.
وظایف و نقش‌های سه دسته از مدیران سطح بالا
به طور کلی، مدیریت سطح بالا در یک سازمان توسط سه فرد : مدیر عامل، مدیر عملیات و مدیر ارشد اجرایی تشکیل می‌شود. مدیرعامل، بالاترین رتبه در یک سازمان است. مدیرعامل فقط به هیئت مدیره گزارش می‌دهد. این مدیر، مسئول موفقیت شرکت است. مدیران عامل معمولاً به جای پرداختن به جزئیات عملیات و عملکرد، نیاز به ارائه رهبری و چشم‌انداز وسیع دارند. مدیر عملیات، نفر دوم در یک شرکت است. از وظایف این مدیر می‌توان به گزارش به مدیر عامل، نظارت بر نتایج بخش‌ها و همچنین سنجش عملکرد و کارایی اشاره کرد. در بسیاری از موارد مدیر عملیات به نقش مدیر عامل می‌رسد. مدیر ارشد اطلاعات نیازهای فنی سازمان را مدیریت می‌کند. مدیران اطلاعات، نحوه پیاده‌سازی سخت‌افزار و نرم‌افزار را تعیین و امنیت داده‌ها و نیازهای محاسباتی یک شرکت را تجزیه و تحلیل می‌کنند. می‌بینید که وظایف مدیر در سازمان، در هر کدام از این سطوح چگونه به موقعیت سازمانی فرد وابسته است اما هر کدام از مدیران در هر سطحی باید وظیفه مدیریت در سازمان در سایر سطوح را بداند تا بتواند دامنه فعالیت خود را نسبت به آنها تنظیم کند.
آنچه مدیران میانی باید درباره وظایف مدیر در سازمان بدانند
مدیران میانی، مسائل روزمره‌ای را که در یک سایت تجاری خاص یا در یک بخش خاص در سازمان مطرح می‌شود، مدیریت می‌کنند. در‌حالی‌که مدیریت ارشد بر استراتژی کلی و برنامه‌ریزی بلندمدت برای شرکت تمرکز می‌کند، مدیریت میانی بر تعامل با کارگران و عملکرد روزانه یک سایت، دفتر یا بخش خاص در شرکت متمرکز است.
آنچه مدیران میانی باید درباره وظیفه مدیر در سازمان بدانند عبارتند از: توسعه و اجرای برنامه‌های روزمره برای یک دفتر یا شعبه و یا بخش خاص، نظارت بر عملکرد کارکنان، تعیین و نظارت بر وظایف کاری خاص، اطمینان از اینکه فرآیندها و رویه‌ها با دستورالعمل‌های کلی سازمان مطابقت دارند، الهام‌بخشیدن و تشویق کارکنان به بهترین عملکردشان، ارائه ایده‌هایی برای بهبود بهره‌وری در یک مکان تجاری خاص یا در یک بخش خاص، جذب و حفظ کارمندان ساعتی یا حقوق بگیر، تفسیر استراتژی مدیریت سطح بالا و تبدیل آن به سیاست‌های روزمره، تخصیص منابع در یک شعبه، دفتر یا بخش و درنهایت گزارش مسائل و عملکرد از زنجیره تا مدیریت سطح بالا.
آنچه مدیران خط اول باید درباره وظایف مدیر در سازمان بدانند
مدیران خط اول، فعالیت‌های معمول روزانه کارکنان یک واحد را هدایت می‌کنند. اگر به این نقش مهم ارتقا پیدا کنید، وظایفی را تعیین می‌کنید، کار اعضای تیم خود را بررسی می‌کنید، عادات کاری آنها را زیر نظر می‌گیرید، عملکرد آنها را ارزیابی می‌کنید و به آنها بازخورد می‌دهید. اگر شیفت کاری ثابت وجود نداشته باشد، شما همچنین برنامه کاری ایجاد کرده و از پوشش مناسب در طول ساعات کاری اطمینان حاصل خواهید کرد. علاوه‌بر‌این، سازمان ممکن است مسئولیت استخدام و آموزش کارکنان جدید را به شما بدهد و شما ممکن است اختیار و مسئولیت اخراج کارکنانی را داشته باشید که عملکرد ضعیفی دارند یا رفتارشان در محل کار غیرقابل‌قبول است.
شما در برابر مدیریت میانی و ارشد پاسخگو هستید. زمانی که کارها خوب پیش برود و واحد شما مولد باشد، اعتبار دریافت خواهید کرد، اما همچنین باید در زمانی که شخصی اشتباه بزرگی مرتکب می‌شود، زمانی که مشتری ناراضی است، یا زمانی که بهره‌وری کاهش می‌یابد، به آنها پاسخ دهید. شما باید مافوق خود را از هرگونه مشکل در حال توسعه، مانند شکایات مکرر مشتریان، کمبود مواد، یا خرابی تجهیزات مطلع کنید، تا با شکست ناگهانی در دستیابی به ضرب‌الاجل‌ها یا اهداف تولید، مواجه نشوید.
در این سطح از مدیریت، احتمالاً یک ظرف پول برای ادامه عملیات واحد خود خواهید داشت. شما باید مخارج تیم خود را زیر نظر داشته باشید و مطمئن شوید که آنها در مسیر درست قرار دارند یا نه، به‌این‌منظور که تا قبل از پایان سالِ مالیِ سازمانِ خود، با کمبود بودجه مواجه نشوید. احتمالاً تخمینی از آنچه واحد شما برای سال مالی آینده نیاز دارد نیز تهیه خواهید کرد. در زمان‌های ناچیز، ممکن است از شما خواسته شود تا در شناسایی برنامه‌ها و سایر مخارجِ قابل کاهش، کمک کنید.
دستمزد مدیران خط اول بهتر از کارگران خط است، اما دستمزد آنها بسته به صنعت به‌طور‌قابل توجهی متفاوت است. برخی از رایج‌ترین نمونه‌های مدیر خط اول شامل سرپرستان تولید و سرپرستان خرده‌فروشی کارگران خط مقدم است. طبق گزارش اداره آمار کار ایالات متحده یا BLS، ناظران سطح اول تولید در سال 2020 میانگین حقوق سالانه 66800 دلار دریافت کردند. در مقابل، بر اساس گزارش BLS، ناظران خط اول کارکنان اداری سالانه به‌طور متوسط 60010 دلار در سال 2020 درآمد داشتند. در صنعت خرده‌فروشی، ناظران خط اول تا سال 2020 تنها حدود 47300 دلار در سال درآمد داشتند، اما BLS خاطرنشان کرد که این رقم بسته به نوع کالا بسیار متفاوت است. به‌عنوان‌مثال، فروشگاه‌های پوشاک به‌طور‌متوسط 44300 دلار در سال به مدیران خط اول خود پرداخت می‌کردند، در حالی که نمایندگی‌های خودرو سالانه حدود 76820 دلار پرداخت می‌کردند.
به طور مشابه، تقاضای شغلی پیش‌بینی‌شده برای مدیران خط اول بسته به صنعت متفاوت است. به عنوان مثال، پیش‌بینی می‌شود که تقاضا برای سرپرستان خط اول کارگران خرده‌فروشی تا سال 2030 کمتر از میانگین، رشد کند، در‌حالی‌که انتظار می‌رود تقاضا برای سرپرستان خط اول کارگران خدمات غذایی 15 درصد افزایش یابد. این روند در کل دنیا هم کم‌و‌بیش به همین شکل است.
چگونه در 5 مرحله وظایف مدیر در سازمان را یاد بگیریم؟
مدیر شدن می‌تواند یک نقطه پیشرفت عالی در حرفه شما باشد. علاوه بر پاداش بالاتر، مدیر بودن معمولاً فرصت‌هایی را برای توسعه مهارت‌های جدید، مربیگری دیگر متخصصان و کشف پروژه‌های پیشرو ارائه می‌دهد. در اینجا پنج مرحله وجود دارد که می‌توانید برای تبدیل‌شدن به یک مدیر انجام دهید؛
- تحقیق درباره وظایف مدیر در سازمان
- ارزیابی صلاحیت‌های مدیریتی خود در نسبت با وظایف مدیر در سازمان
- تعیین اهداف به‌منظور بهبود مهارت‌ها در نسبت با وظایف مدیر در سازمان
- . در میان گذاشتن آرزوهای خود با مدیر
- نشان‌دادن ارزش خود به مدیران سازمان
مرحله اول؛ تحقیق درباره وظایف مدیر در سازمان
در مرحله اول شما باید درباره وظایف مدیر در سازمان تحقیق کنید، بر این اساس قبل از رسیدن به مدیریت، وقت خود را صرف تحقیق درباره وظایف مدیر در سازمان کنید تا مشخص کنید که آیا منصب مدیریتی برای شما مناسب است یا خیر. این تحقیقات شامل یادگیری اطلاعات کلیدی مانند کارکردهای شغلی رایج، مهارت‌های ضروری و محدوده حقوقی شماست. تحقیقات شما تضمین می‌کند که وظایف مدیر در سازمان را می‌دانید و وقتی در جلسات توجیهی یا در جلسه معارفه قرار می‌گیرید، همه می‌توانند بفهمند که شما از جایگاه خودتان شناخت کامل دارید.
تحقیق در پست‌های مدیریت می‌تواند شامل روش‌های رسمی و غیر رسمی باشد. برای تحقیق رسمی، می‌توانید مقالات حرفه‌ای را بخوانید، شرح شغل را مرور کنید، راهنماهای شغلی را بررسی کنید یا حتی با یک مشاور شغلی تماس بگیرید. به طور غیررسمی، می‌توانید مدیران اطراف خود را مشاهده کنید و در مورد تجربه آنها سؤال بپرسید.
مرحله دوم؛ ارزیابی صلاحیت‌های مدیریتی خود در نسبت با وظایف مدیر در سازمان
در مرحله بعد، می‌توانید برای تعیین نقاط قوت و زمینه‌های رشد خود نسبت به مهارت‌های مورد انتظار یک مدیر و وظایف مدیر در سازمان، یک خودارزیابی انجام دهید. این خودارزیابی به شما کمک می‌کند تا انتظارات واقع‌بینانه‌ای در مورد جدول زمانی خود برای پیگیری یک موقعیت مدیریتی داشته باشید و بتوانید یک برنامه پایه برای شروع آماده‌سازی خود بسازید.
برای تکمیل یک خودارزیابی، می‌توانید ارزیابی‌های عملکرد گذشته را مرور کنید یا از یک همکار مورد اعتماد، بازخورد صادقانه و سازنده بخواهید. ذهنیت رهبری برای موفقیت شما به‌عنوان یک مدیر بسیار مهم است، بنابراین مطمئن شوید که این مورد را در ارزیابی خود لحاظ کنید. مدیران باید بتوانند تحت فشار به‌خوبی کار کنند و بازخورد روشنی به دیگر افراد درگیر در سازمان بدهند. برخی دیگر از صلاحیت‌های رایج مدیر برای ارزیابی عبارتند از: مهارت‌های ایجاد رابطه، مهارت‌های حل مسئله، مهارت‌های تصمیم‌گیری، مهارت‌های مدیریت زمان، مهارت‌های مربیگری و راهنمایی، مهارت‌های ارتباطی و مهارت‌های برنامه‌ریزی استراتژیک.
مرحله سوم؛ تعیین اهداف به‌منظور بهبود مهارت‌ها در نسبت با وظایف مدیر در سازمان
با استفاده از اطلاعات خودارزیابی، قبل از درخواست پست مدیریت، هدفی را برای تقویت یک یا چند زمینه توسعه خود تعیین کنید. سپس، به‌صورت دوره‌ای خود ارزیابی کنید یا از مدیر خود بازخورد بخواهید تا مشخص شود که آیا در حال پیشرفت هستید یا خیر. این به سنجش آمادگی شما کمک می‌کند تا از کارمندان آینده با رشد و توسعه خود حمایت کنید. درواقع وقتی وظایف مدیر در سازمان را مرور می‌کنیم، شاید این مهم‌ترین مورد باشد. در برخی موارد، می‌توانید از طریق چارچوب شرکت خود برای تعیین اهداف به‌منظور بهبود مهارت‌ها پیروی کنید.
مرحله چهارم؛ آرزوهای خود را با مدیر خود در میان بگذارید
بیان آرزوهای مدیریتی خود به سرپرست خود بسته به سبک رهبری آنها، می‌تواند ارزشمند باشد. این شخص ممکن است بتواند بازخورد صادقانه‌ای در مورد آمادگی شما ارائه دهد و راه‌هایی برای توسعه مهارت‌های شما قبل از درخواست پیشنهاد دهد. آنها حتی ممکن است پروژه‌های جدیدی را به شما واگذار کنند یا بینشی از تجربه خود به‌عنوان یک مدیر ارائه دهند. اگر زمانی مدیر شدید باید بدانید که این کار یکی از وظایف مدیر در سازمان است و او باید بتواند باعث توسعه و پیشرفت کارمندانش شود.
مرحله پنجم؛ نشان‌دادن ارزش خود به مدیران سازمان
یک گام مهم در راه تبدیل شدن به یک مدیر این است که به سرپرست و همکاران خود نشان دهید که مهارت‌های لازم برای موفقیت را دارید. به یاد داشته باشید که ابتکار یک ویژگی اساسی رهبری است که کارفرمایان هنگام استخدام یک مدیر به‌دنبال آن هستند. برای نشان‌دادن ارزش خود، می‌توانید این کار را مستقیم و غیرمستقیم انجام دهید. به‌عنوان‌مثال، افزودن دستاوردها و نتایج قابل اندازه‌گیری خاص به رزومه خود راهی مستقیم برای اثبات آمادگی شما برای نقش مدیر است. به‌طور غیرمستقیم، می‌توانید با صحبت بیشتر در جلسات، ارسال یادداشت‌های واضح برای پیگیری بعد از جلسات یا ارائه راه‌حل‌های خلاقانه برای چالش‌ها، مهارت‌های ارتباطی و توانایی حل مسئله مورد نیاز برای مدیران، خودتان را نشان دهید.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!