تعریف مدیریت و این سؤال که مدیریت چیست ممکن است بدیهی به‌نظر برسد چون برای ما و در دنیای امروز وظایف مدیریت به جزئی جدایی‌ناپذیر از زندگی تبدیل شده است و هر جا که تلاش‌های انسانی برای دستیابی به اهداف مورد نظر انجام شود، حضور مدیریت ضروری است. تعریف مدیریت عبارت است از گرد‌هم‌آوردن افراد برای دستیابی به اهداف و مقاصد مورد نظر با استفاده از منابع موجود به طور کارآمد و مؤثر. اما این تعریف مدیریت کافی نیست و ما قرار است در این مطلب مدیریت را در نسبت با تعریف سازمان و وظایف مدیر در سازمان، بفهمیم و در این بین به مواردی مثل سطوح و تئوری‌های مدیریت هم بپردازیم.
تعریف مدیریت
تعریف مدیریت در فرهنگ‌نامه‌ها با توضیحاتی مثل «فعالیتِ اداره و کنترل یک کسب‌و‌کار یا سازمان» و «کنترل و سازماندهی چیزی» ارائه شده است. این توضیحات با اینکه بیانگر است اما کافی نیست و چند توضیح دیگر را برای تعریف مدیریت بیان می‌کنیم: مدیریت عبارت است از اداره یک سازمان، خواه یک شرکت تجاری، یک سازمان غیرانتفاعی یا یک ارگان دولتی. مدیریت شامل فعالیت‌های تنظیم استراتژی یک سازمان و هماهنگی تلاش‌های کارکنان آن (یا داوطلبان) برای به اجرا رساندن اهداف است. اهداف هم از طریق استفاده از منابع موجود مانند منابع مالی، طبیعی، فناوری و انسانی، برآورده خواهد شد. اصطلاح «مدیریت» ممکن است به افرادی نیز اشاره داشته باشد که یک سازمان را مدیریت می‌کنند.
همچنین تعریف مدیریت از منظر هارولد کونتز این است: «مدیریت، هنر انجام‌دادن کارها از طریق افراد در گروه‌های رسمی سازمان‌یافته است». به‌گفته هانری فایول، «مدیریت به‌معنای پیش‌بینی و برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل است». دانشمندان علوم اجتماعی مدیریت را به‌عنوان یک رشته دانشگاهی مطالعه و زمینه‌هایی مانند سازمان اجتماعی و رهبری سازمانی را بررسی می‌کنند. چند رشته اصلی مدیریت این موارد است: مدیریت بازرگانی، مدیریت صنعتی، مدیریت دولتی، مدیریت کار آفرینی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت کسب‌وکارهای کوچک و بسیاری از رشته و گرایش‌های دیگر. درواقع تعریف مدیریت می‌تواند حتی در مورد رشته‌های متفاوت مدیریت، تفاوت‌هایی جزئی را از یک رشته به رشته دیگر، باعث شود.
چرا مدیریت مهم است؟
بعد از تعریف مدیریت، مهم این است که بپرسیم چرا اساساً مدیریت مهم است. ما در ادامه به چهار مورد اشاره خواهیم کرد: مدیریت مهم است چون
1. مدیریت در دستیابی به اهداف گروهی کمک می‌کند؛ مدیریت مؤثر به تلاش‌های فردی، جهت‌گیری هدفمند می‌دهد و آنها را به سمت دستیابی به اهداف کلی یک سازمان هدایت می‌کند.
2. مدیریت، کارایی را افزایش می‌دهد؛ کارایی باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره وری در تمام حوزه‌های کاری سازمان می‌شود.
3. مدیریت یک سازمان پویا ایجاد می‌کند: مدیریت به پرسنل خود در سازگاری با تغییرات کمک می‌کند تا سازمان به حفظ مزیت رقابتی خود ادامه دهد. اینکه یک سازمان تا چه اندازه می‌تواند به تغییرات واکنش نشان دهد و سازگار باشد، می‌تواند به‌معنای تفاوت بین موفقیت و شکست آن باشد.
4. مدیریت به دستیابی به اهداف شخصی کمک می‌کند: مدیریت مؤثرْ روحیه تیمی، همکاری و تعهد را برای دستیابی به اهداف سازمانی به‌عنوان یک گروه تقویت می‌کند، همین به هر یک از اعضای دوره کمک می‌کند تا به اهداف شخصی خود دست یابند.
ویژگی‌های مدیریت
هرچند بخشی از ویژگی‌های مدیریت در تعریف مدیریت آمده است اما علاوه بر‌آن موارد که درواقع شاخصه‌های این پدیده در تعریف مدیریت هستند، چند مورد از ویژگی‌های کمتر شناخته‌شده درباره مدیریت را بیان می‌کنیم:
1. مدیریت «چندبعدی» است؛ بخش زیادی از مدیریت بر چرخه خدمات یا تولید در یک شرکت یا سازمان نظارت دارد. مدیران از نزدیک با اعضای تیم خود همکاری و آنها را راهنمایی می‌کنند. یک مدیر یک کارمند را هم به‌عنوان فردی با نیازهای متنوع و هم به‌عنوان جزئی از گروه بزرگتر در نظر می‌گیرد. برای مؤثر‌بودن، مدیران بر اعضای تیمشان تأثیر می‌گذارند تا نقاط قوت منحصر‌به‌فرد خود را در جهت دستیابی به اهداف سازمان به کار گیرند. باید بگوییم تعریف مدیریت برمبنای چند بعدی بودن کمتر مورد توجه قرار گرفته است.
2. مدیریت «پویا» است؛ مدیریت یک کارکرد پویا است و با تغییرات محیط خود اعم از اقتصادی، اجتماعی-سیاسی یا تکنولوژیک، تکامل‌یافته و سازگار می‌شود. به‌عنوان‌مثال، یک شرکت کاغذ، به‌دلیل استفاده روزافزون از صفحه‌نمایش‌ها و دستگاه‌های دیجیتال، فروشش کاهش می‌یابد. اینکه آیا شرکت همچنان می‌تواند بقای خود را حفظ کند، بستگی به این دارد که مدیریت آن چقدر می‌تواند به‌طور مؤثر با نیازهای بازارهای جدید سازگار شود. پویایی هم در انواع تعریف مدیریت کمتر به چشم می‌آید پس اشاره به آن، ضروری است. 3. مدیریت «ناملموس» است؛ مدیریت یک محصول ملموس نیست، اما حضور آن می‌تواند نحوه عملکرد یک سازمان را تغییر دهد. مدیریت شامل ایدئولوژی‌ها، سیاست‌ها و تعامل انسانی است. مدیریت خوب به دستاوردهای هدف شرکت، سطح رضایت کارکنان و سهولت کلی در عملکرد شرکت، کمک می‌کند. در انواع تعریف مدیریت این مورد ناملموس بودن مدیریت هم کمتر به چشم می‌آید.
وظایف مدیران در نسبت با تعریف مدیریت
بیایید یک بار دیگر تعریف مدیریت را در نسبت با وظایف مدیر در سازمان بیان کنیم: مدیریت مجموعه‌ای از اصول مربوط به کارکردهای برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل و کاربرد این اصول در به‌کارگیری منابع فیزیکی، مالی، انسانی و اطلاعاتی به طور کارآمد و مؤثر برای دستیابی به اهداف سازمانی است. با توجه به این تعریف مدیریت، برنامه‌ریزی شامل پیش‌بینی، شکل‌دادن به اهداف، سیاست‌ها، برنامه‌ها، تولیدات و بودجه است و تابعی از تعیین روش‌ها یا مسیر دستیابی به اهداف آنهاست. مدیریت از قبل تعیین می‌کند که چه کاری باید انجام شود، چرا باید انجام شود، و چه زمانی، کجا، چگونه باید انجام شود. این کار نه تنها برای کل سازمان بلکه برای هر بخش انجام می‌شود. درواقع برنامه ریزی یعنی فکر‌کردن قبل از انجام دادن.
در این تعریف مدیریت، سازماندهی شامل دپارتمان‌سازی، تفویض اختیار، تثبیت مسئولیت و ایجاد رابطه است. سازماندهی تابعی از ارائه هر چیز مفید برای سازمان است. یک مدیر باید ساختاری از روابط مختلف را طراحی کند و توسعه دهد. این ساختار شامل کار شناسایی و گروه‌بندی، تفویض اختیار و مسئولیت و ایجاد رابطه است. درواقع شناسایی فعالیت‌ها، طبقه بندی یا گروه بندی فعالیت‌ها، واگذاری وظایف، تفویض اختیار و ایجاد مسئولیت، ازجمله وظایف مدیر در این بخش است.
در این تعریف مدیریت، مدیریت کارکنان شامل برنامه ریزی نیروی انسانی، استخدام، گزینش، استقرار و آموزش است. افراد اساساً مسئول پیشرفت سازمان هستند. در این بخش باید انسان مناسب برای شغل مناسب به کار گرفته شود. همچنین این بخش شامل موارد زیر است: آموزش پرسنل و پاداش مناسب، برنامه‌ریزی نیروی انسانی (برآورد نیروی انسانی از نظر جستجو، انتخاب فرد و تهیه مکان مناسب)، گزینش و استخدام، آموزش و توسعه، پاداش و ارزیابی عملکرد.
کارکرد در این تعریف مدیریت شامل تصمیم‌گیری، نظارت، راهنمایی و غیره است. این مورد نشان‌دهنده رهبری پویا است. هنگامی که مدیر این وظایف را انجام می‌دهد، دستورات و دستورالعمل‌هایی را برای سرپرستان صادر می‌کند. همچنین مستلزم ایجاد یک محیط کاری مطلوب، انگیزه محیطی، مدیریت مدیران، مدیریت کارگران و مدیریت محیط کار و نظارت است. انگیزه‌بخشی در مدیریت هم به معنای الهام‌بخشیدن، تحریک یا تشویق کارکنان است. برای این منظور می‌توان از مشوق‌های مثبت، منفی، پولی و غیر پولی استفاده کرد. این بخش از تعریف مدیریت را باید خیلی بیشتر از سایر بخش‌ها جدی گرفت.
در ادامه، رهبری می‌تواند به‌عنوان فرآیندی تعریف شود که به وسیله آن یک مدیر، کار کارمندان را در جهت اهداف سازمان، مورد هدایت و تحت تأثیر قرار می‌دهد. ارتباطات هم فرآیند انتقال اطلاعات، تجربه، عقاید و غیره از فردی به فرد دیگر است. ارتباطات، پل تفاهم است و پیوند حیاتی در هر سازمانی را فراهم می‌کند. هر مدیر موفقی باید یک سیستم ارتباط مؤثر ایجاد کند. ارتباط یعنی تبادل حقایق، ایده‌ها و اطلاعات بین دو یا چند نفر. ارتباطات به ایجاد اخلاق سازمانی ارزش‌محور کمک می‌کند. درنهایت کنترل را داریم؛ این فرآیند، بررسی عملکرد واقعی در برابر عملکرد استاندارد است. در صورت وجود اختلاف یا انحراف بین این دو، باید این تفاوت‌ها شناسایی و اقدامات لازم انجام شود. ما جزء‌به‌جزء تعریف مدیریت را بررسی کردیم، به نظر شما چه عنصر دیگری را باید وارد این تعریف کنیم؟
سطوح مختلف مدیریت
حالا بعد از تعریف مدیریت، آماده‌ایم سطوح آن را بررسی کنیم. اکثر سازمان‌ها دارای سه سطح مدیریتی هستند: مدیران سطح اول، میانی و سطح بالا. این مدیران بر اساس سلسله مراتب اختیارات طبقه‌بندی می‌شوند و وظایف مختلفی را انجام می‌دهند. برخی هم معتقدند که 4 سطح مدیریتی داریم: بالا، میانی، خط اول و رهبران تیم. از طرفی تصمیم‌گیری را نیز می‌توان بر اساس سطحی که در آن رخ می‌دهد به سه دسته طبقه‌بندی کرد؛ تصمیمات استراتژیک مسیر سازمان را تعیین می‌کند. تصمیمات تاکتیکی، تصمیماتی درباره نحوه انجام کارها هستند. در نهایت، تصمیمات عملیاتی، تصمیماتی هستند که کارکنان هر روز برای اداره سازمان می‌گیرند. همچنین همه سبک‌های مدیریت را می‌توان بر اساس سه نوع اصلی دسته‌بندی کرد: خودکامه، دموکراتیک، و لسه‌فر. در این بین اولی کنترل‌کننده‌ترین و آخری آزادترین شکل مدیریت است. اینجا هم تعریف مدیریت با توجه به نوع آن تغییرات اساسی‌ای پیدا می‌کند.
مدیریت سطح بالا متشکل از رئیس، هیئت مدیره، مدیر عامل، مدیر کل، رئیس، معاون رئیس جمهور، مدیر عامل اجرایی، مدیر مالی (CFO) و مدیر ارشد عملیات و غیره است. مدیرانی که در این سطح کار می‌کنند حداکثر اختیارات را دارند. دو وظیفه مدیریت سطح بالا عبارتند از: (1) تعیین اهداف کلی و چارچوب‌بندی سیاست‌های شرکت. (2) هماهنگی فعالیت‌های بخش‌های مختلف و جمع‌آوری تمام منابع. مدیریت میانی به مدیرانی اطلاق می‌شود که پایین‌تر از سطوح بالای مدیریت و مسئول کنترل و اداره یک سازمان به جای تصمیم‌گیری در مورد نحوه عملکرد آن هستند. مدیران سطح اول هم اغلب در سمت‌هایی فعالیت دارند که با بدنه اجرایی یک سازمان در ارتباط است. درنهایت باید بگوییم که تعریف مدیریت وقتی جامع است که دربارۀ تمام سطوح صدق کند.
4 مهارت اساسی مدیریت چیست؟
مؤثرترین مهارت‌های مدیریتی که باید بدون توجه به بخش یا صنعت خود ایجاد کنید، می‌توانند در چهار دسته اصلی دسته‌بندی شوند: مهارت‌های سازمانی، مهارت‌های برنامه‌ریزی و استراتژی، مهارت‌های ارتباطی و مهارت‌های مدیریت افراد. در اینجا به تفکیک، هر دسته با چندین مثال آورده شده است. این مهارت‌ها باید به‌صورت پیش‌فرض در پس پشت تعریف مدیریت در ذهن شما جای بگیرد.
1. مهارت‌های رهبری؛ به‌عنوان یک مدیر، احتمالاً مسئول نظارت بر کار دیگران و ایجاد انگیزه در یک تیم برای رسیدن به یک هدف مشترک خواهید بود. همچنین ممکن است مسئولیت رهبری جلسات، تعیین حجم کاری و حمایت از همکاری بین تیم‌ها و بخش‌ها را بر عهده داشته باشید. مهارت‌های رهبری توسعه‌یافته به شما کمک می‌کند تا وظایف را هماهنگ و همه طرف‌ها را هدایت کنید تا مطمئن شوید کار طبق برنامه انجام شده و به موقع تمام می‌شود. در تعریف مدیریت این مهارت همیشه مورد تاکید قرار گرفته است اما معمولاً جزئیات آن را نمی‌دانیم. موارد زیر مهارت‌هایی هستند که برای انجام وظایف رهبری مانند ارزیابی کارکنان و توسعه حرفه‌ای به آنها نیاز دارید: قاطعیت، قابل‌اعتماد‌بودن، حل تعارض، انتقاد سازنده، تفویض وظایف، یکدلی، توانمندسازی، تمامیت، منتورینگ، ایجاد انگیزه، صبر، مدیریت روابط، تفویض وظیفه و تیم سازی.
2. مهارت‌های برنامه‌ریزی و استراتژی؛ اگر در حال مدیریت افراد، پروژه‌ها یا ترکیبی از این دو باشید، توانایی تهیه چشم‌اندازی برای آینده و استراتژی راه‌حل‌ها برای مدیریت خوب ضروری است. مهارت‌های برنامه‌ریزی، به‌هنگام تعیین اهداف و تعیین کارآمدترین مسیر برای دستیابی به اهداف کمک می‌کند. مدیر استراتژیک کسی است که می‌تواند ناکارآمدی‌ها را تشخیص دهد و به سرعت راه‌حل‌های چالش‌ها را شناسایی کند. آنها همچنین می‌توانند مراحلی را که هر یک از اعضای تیم برای غلبه بر موانع و تکمیل پروژه‌ها باید بردارند را تشخیص دهند. نمونه‌هایی از مهارت‌های برنامه ریزی و استراتژی این موارد است؛ تطبیق‌پذیری، طوفان فکری، توسعه تجاری، حل تعارض، تفکر انتقادی، تصمیم‌گیری، انعطاف‌پذیری، تفکر منطقی، حل مسئله و تفکر استراتژیک.
3. مهارت‌های ارتباطی؛ برای رهبری مؤثر افراد و پروژه‌ها، باید بتوانید نیازها و اهداف کسب‌و‌کار را درک کنید و این اطلاعات را از طریق آموزش ساده و سرراست به دیگران منتقل کنید. مهارت‌های ارتباطی توسعه‌یافته تضمین می‌کند که می‌توانید دقیق‌ترین اطلاعات را در زمان مناسب برای افراد مناسب ترجمه کنید. نمونه‌هایی از مهارت‌های ارتباطی موارد زیر هستند: گوش‌دادن فعالانه، ایجاد روابط، همکاری، ارتباط بین‌فردی، مصاحبه‌کردن، مذاکره، اقناع، سخنرانی عمومی، ارتباط کلامی و ارتباط نوشتاری.
4. مهارت‌های سازمانی؛ به‌عنوان یک مدیر، باید به طور همزمان بین بسیاری از وظایف تعادل برقرار کنید. اغلب، این به‌معنای نظارت بر زمان‌بندی پروژه‌ها، ضرب‌الاجل‌ها و رویدادهای تقویمی مانند جلسات، کنفرانس‌ها و ارائه‌ها است. مهارت‌های سازمانی به شما کمک می‌کند تا در کار خود بمانید و استرس را کاهش دهید، از فراموش‌شدن تاریخ‌های مهم جلوگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که می‌توانید هر وقت دلتان خواست، اطلاعات را پیدا کنید. منظم‌ماندن، گردش کار شما را بهبود می‌بخشد و اطمینان می‌دهد که می‌توانید وظایف را به بهترین نحو ممکن انجام دهید. نمونه‌هایی از مهارت‌های سازمانی این موارد هستند: مدیریت زمان، هماهنگی رویداد، تشکیل پرونده، تعیین هدف، مدیریت دفتر، مدیریت پروژه، نگهداری سوابق، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان. تعریف مدیریت زمانی کامل خواهد بود که این مهارت‌ها را برای مدیر فرض بگیرد.
10 مورد از مهم‌ترین نظریه‌ها در مدیریت
ما با تعریف مدیریت به شکل‌های گوناگون آن آشنا شدیم و هر یک از اجزای تعریف مدیریت در نسبت با وظایف مدیر را هم روشن کردیم، حالا وقت بررسی نظریات در دانش مدیریت است؛ در مدیریت چندین نظریه وجود دارد که هر کدام از آنها در دوره و یا محدوده جغرافیایی و گفتمانی خاصی غالب بوده‌اند. در ادامه چند مورد از این نظریه‌ها را با هم مرور می‌کنیم. نظریه بوروکراسی اولین موردی است که بررسی می‌کنیم. این تئوری در مدیریت به این معناست: سازمانی که ساختار و عملیات آن به میزان بالایی توسط قوانین مکتوب و سلسله مراتب دفاتر اداره می‌شود. در گسترده ترین معنای آن، همه اشکال اداره، و در محدودترین آن، حکومت توسط مقامات است. دومی تئوری فرض رفتاری یا همان Behavioral assumption است که روی الگوهای انگیزه انسانی در هر نظریه اقتصادی تاکید دارد.
سومین و یکی از جذاب‌ترین نظریه‌ها «نظریه آشوب» است. در مدیریت، این تئوری روی وضعیت غیرقابل‌پیش بینی و تغییر سریع تاکید دارد. نظریه آشوب در دهه 1970 به‌عنوان یک مفهوم ریاضی ظهور کرد که با تئوری علت و معلول مخالفت می‌کرد تا ادعا کند که رفتار اساساً تصادفی است. چهارمین مورد نظریه اقتضایی یا همان Contingency theory است که به این معناست: رویکردی که به تجزیه و تحلیل سازمانی که بر این نکته تأکید می‌کند که شخصیت و ساختار سازمان‌ها می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد و ممکن است به فناوری در حال استفاده یا محیط سازمان مرتبط باشد. می‌توان گفت که ویژگی‌های سازمانی مشروط به چنین عواملی است.
پنجمین مورد تئوری تصمیم‌گیری در مدیریت است و در آمار و زیر‌شاخه‌های فلسفه، نظریه و روش تدوین و حل مسائل کلی تصمیم‌گیری، کاربرد دارد. مورد ششم تئوری مدیریت عملیات (Operations management) است. این نظریه به این مورد می‌پردازد: نگهداری، کنترل و بهبود فعالیت‌های سازمانی‌ای که برای تولید کالا یا خدمات برای مصرف‌کنندگان مورد نیاز است. هفتم نظریه چشم انداز یا همان Prospect theory است؛ تئوری تصمیم گیریِ فردیِ تحتِ ریسک که از دهه 1970 به بعد در مدیریت رایج شد.
هشتم مدیریت علمی یا Scientific management است که به مجموعه‌ای از اصول حاکم بر طراحی مشاغل که مستلزم جداسازی کار ذهنی از یدی، تقسیم وظایف، مهارت‌زایی، کنترل دقیق مدیریتی تلاش‌های کاری و پرداخت‌های تشویقی دستمزد است، گفته می‌شود. مورد نهم مدیریت استراتژیک است که به مجموع تصمیمات مدیریتی که هدف و جهت شرکت را تعیین می‌کند، گفته می‌شود و شامل برنامه‌ریزی استراتژیک و در نهایت اجرا می‌شود. دهم رویکرد سیستم‌ها یا Systems approach است؛ این مورد تکنیکی است که برای تصمیم‌گیری سازمانی و حل مسئله شامل استفاده از سیستم‌های کامپیوتری استفاده می‌شود. رویکرد سیستمی از تحلیل سیستم برای بررسی وابستگی متقابل، ارتباطات و روابط متقابل اجزای یک سیستم استفاده می‌کند.
استانداردها و ایزوها در مدیریت
مدیریت همیشه با تعیین استانداردها در هر حوزه‌ای درگیر بوده است و اساساً مدیران سعی داشته و دارند که با کشف استانداردهای مناسب سازمان خودشان به یک سبک استاندارد مدیریتی برسند. برای مثال در بحث مدیریت دانش، ISO 30401 سیستمی است که الزامات مورد نیاز برای ایجاد، پیاده‌سازی، نگهداری، بررسی و بهبود یک سیستم مدیریت مؤثر در سازمان‌ها را ارائه می‌دهد. همچنین ISO 31000 به‌عنوان سیستم مدیریت ریسک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نسبت به ریسک‌های پیش روی خود رویکردی پیشگیرانه داشته باشند.
بر اساس همین مثال‌هاست که می‌توانیم بگوییم از مدیریت ارتباط با مشتری در یک شرکت گرفته تا انواع مدیریت پروژه، دریافت گواهینامه ایزو می‌تواند ضمن ایجاد اعتبار برای یک سازمان یا شرکت، به ایجاد استانداردهای بین‌المللی برای یک سازمان یا شرکت کمک می‌کند. به نظر شما در عرصه مدیریت، کدام ایزوها مهم‌ترین استانداردها را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند؟
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!