یکی از چالش‌های پیش روی هر شرکتی، مدیریت منابع انسانی است که در آن تجزیه و تحلیل شغل نقش ویژه‌ای دارد. تجزیه و تحلیل شغل گام مهمی برای اطمینان از انتخاب نامزد مناسب برای هر موقعیت شغلی است. این کار به کارفرما در استخدام و انتخاب، مدیریت عملکرد، میزان پاداش و مزایا کمک می‌کند. و به کارکنان اجازه می‌دهد تا تصویر روشنی از آنچه واقعاً باید انجام دهند، داشته باشند.
ما در این مقاله کیو سی بی می‌خواهیم درباره روش های تجزیه و تحلیل شغل با شما صحبت کنیم. همچنین با بررسی مراحل تجزیه و تحلیل شغل می‌توانیم به شما در طراحی پرسشنامه‌ها کمک کنیم.
تجزیه و تحلیل شغل چیست؟ یک تعریف ساده
تجزیه و تحلیل شغل به فرآیندی سیستماتیک از جمع‌آوری تمام اطلاعات در مورد یک شغل خاص، از جمله الزامات مهارتی، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و فرآیندها به منظور ایجاد توصیف دقیق از یک شغل، اشاره دارد. این کار، نمای کلی از ویژگی‌های فیزیکی، عاطفی و انسانی مرتبط که مورد نیاز اجرای موفقیت‌آمیز یک کار است را ارائه می‌دهد.
تجزیه و تحلیل شغل اغلب با ارزیابی یا ارزشیابی شغل (Job Evaluation) اشتباه گرفته می‌شود، اما این دو فعالیت، کاملاً متفاوت هستند. ارزیابی شغل، فرآیند مقایسه یک شغل با مشاغل دیگر در سازمان برای تعیین نرخ دستمزد مناسب است، اما تجزیه و تحلیل شغل به واحدها اجازه می‌دهد تا مسیرهای پیشرفت شغلی را برای کارکنانی که علاقه‌مند به ارتقا شغلی و افزایش پاداش یک کار مشخص هستند، شناسایی و هموار کنند. این کار باعث ایجاد استاندارد مدیریت منابع انسانی می‌شود.
تجزیه و تحلیل شغل به چه دردی می‌خورد؟
تجزیه و تحلیل شغل یکی از ضرورت‌های مدیریت منابع انسانی است و می‌تواند برای طراحی شغل، شناسایی دانش، مهارت‌ها و تخصص مورد نیاز به کار بیاید. این دانش‌ها نقش مهمی در تعیین وظایف شغلی، معیارهای انتخاب و ارتقا، طراحی اهداف برای برنامه‌های آموزشی و توسعه، توسعه استانداردهای سنجش عملکرد و تعیین سطوح طبقه‌بندی دارند. در اینجا به چند نمونه که تجزیه و تحلیل شغل برای آن مفید است، اشاره می‌کنیم:
- برنامه‌ریزی نیروی کار
- مدیریت اجرایی
- استخدام و گزینش
- برنامه‌ریزی شغلی و تربیت جانشین
- آموزش و توسعه
- مدیریت جبران خسارت
- بهداشت، ایمنی و امنیت
- روابط کار و نیروی کار
- مدیریت ریسک
مراحل تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
۱. جمع‌آوری اطلاعات
تجزیه و تحلیل شغل شامل جمع‌آوری اطلاعات در مورد ویژگی‌هایی است که مشاغل را از یکدیگر متمایز می‌کنند. عوامل زیر به ایجاد تمایز بین مشاغل کمک می‌کنند:
- دانش، مهارت و توانایی (KSA) مورد نیاز
- فعالیت‌ها و رفتارهای کاری
- میزان تعامل با دیگران (داخلی و بیرونی)
- استانداردهای عملکرد
- بودجه‌بندی و تاثیرات آن
- ماشین‌آلات و تجهیزات مورد استفاده
- شرایط کاری
- میزان ارائه و دریافت نظارت
همچنین شما برای جمع‌آوری اطلاعات از یک موقیعت شغلی مشخص، باید با کارمندان قرار مصاحبه ترتیب دهید. آن‌ها را تشویق کنید تا شرح وظایف خود را انجام دهند و در هنگام تعریف مسئولیت‌هایشان، تا حد امکان صادق و دقیق باشند.
دفترچه راهنما یا سندی را بخوانید که موقعیت فعلی شغل را توضیح می‌دهد. شرح شغل فعلی را با آنچه که کارکنان واقعاً می‌گویند و انجام می‌دهند، مقایسه کنید. نتایج را بر اساس بخش یا موقعیت فردی ثبت کنید. یک حساب کاربری برای تمام وظایف و مهارت‌های مربوط به کار ایجاد کنید.
۲. اهمیت هر کار را بررسی کنید
هنگامی که فهمیدید برای انجام هر کار به چه مهارت‌هایی نیاز است، می‌توانید میزان سختی و مهارت مورد نیاز هر کار را ارزیابی کنید. مهارت‌های سطح بالا را برای هر مکان تعیین کنید. توجه داشته باشید که کدام مهارت‌ها به سطح ورودی و تجربه بیشتری نیاز دارند. اگر در نظر بگیرید این موقعیت شغلی، موقعیت مهمی است و از نقطه دید شخص شاغل به آن مقام نگاه کنید، ممکن است نظرات متفاوتی کسب کنید.
۳. درباره استانداردهای سازمانی تحقیق کنید
یکی از مراحل تجزیه و تحلیل شغل، تحقیق درباره استانداردها است. بررسی گواهی ایزو شرکت می‌تواند در این زمینه به شما کمک زیادی کند. داده‌های وضعیت را در تجزیه و تحلیل شغل خود بیابید تا مطمئن شوید که در مسیر درستی قرار دارید.
نتایج خود را با استفاده از داده‌های سازمان‌‌ها و استانداردهای بین‌المللی بسنجید. به دنبال مشاوره تخصصی در مورد این موضوع باشید. این روش می‌تواند وظایفی که برای انجام کار مورد نیاز است، توضیح دهد. شبکه و داده‌های خود را با سایر مشاغل مقایسه کنید.
۴. شرح وظایف شغلی را بررسی کنید
هنگامی که مهم‌ترین ویژگی‌های مورد نیاز برای انجام یک کار را شناسایی کردید، فهرستی برای هر شغل و مهارت تهیه کنید. در روش های تجزیه و تحلیل شغل، از این کار برای ویرایش شرح شغل موجود یا ایجاد یک شرح شغل جدید متناسب با تحلیل استفاده می‌کنند. همچنین، مجموعه‌ای از معیارها را برای هر موقعیتی ایجاد کنید که با بازخورد کارمندان و مشاهدات کاری شما مطابقت داشته باشد.
۵. از داده‌ها برای ایجاد تغییر استفاده کنید
از اصلی‌ترین مراحل تجزیه و تحلیل شغل این است که شما به کل سازمان نگاه کنید و بر اساس تجزیه و تحلیل، تعیین کنید که آیا وظیفه مناسب به کارِ درست اختصاص داده شده است یا خیر. اگر متوجه شدید که شغلی در یک بخش برای تیم دیگری مناسب است، این وظایف را به شغل دیگری منتقل کنید.
همچنین ممکن است متوجه شوید که برخی از دپارتمان‌ها مسئولیت‌های مدیریتی بیشتری دارند، می‌توانید از داده‌های تحلیل شغل بهره بگیرید تا مسئولیت‌ها را بر اساس ظرفیت‌ها و قابلیت‌های هر شغل تعیین کنید. این کار یکی از شرایط احراز شغل است، زیرا به شما کمک می‌کند تا کارها را بر حسب قابلیت‌ها تخصیص دهید.
روش های تجزیه و تحلیل شغل
تعیین وظایفی که کارکنان انجام می‌دهند، کار آسانی نیست. موثرترین تکنیک برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز در تجزیه و تحلیل شغل، به دست آوردن آن از طریق مشاهده مستقیم و همچنین ایجاد پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل است. در اینجا به رایج‌ترین روش های تجزیه و تحلیل شغل می‌پردازیم:
۱. پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل
متصدیان شغل و مدیران، پرسشنامه‌هایی را در مورد دانش، مهارت و توانایی لازم برای انجام یک شغل پر می‌کنند. شرح وظایف مدیر منابع انسانی این است که بعد از جمع‌آوری این پاسخ‌ها، ضوابط و شرایط موقعیت‌های شغلی مشخص را از آن استخراج کند. با استفاده از پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل می‌توانیم نیازهای شغلی معقولی با کمک کارمندان و مدیران طراحی کنیم.
۲. پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل ساختاریافته
این نوع پرسشنامه‌ها فقط به دنبال پاسخ‌های خاصی هستند. این کار با هدف تعیین فراوانی انجام وظایف خاص، اهمیت نسبی آن‌ها و مهارت‌های مورد نیازشان، صورت می‌گیرد. پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل ساختاریافته، برای تعریف عینی شغل مفید است. همچنین امکان تجزیه و تحلیل با مدل‌های کامپیوتری را فراهم می‌کند.
۳. مصاحبه
در یک مصاحبه حضوری، مصاحبه‌کننده اطلاعات لازم را در مورد دانش، مهارت و توانایی از کارمند به دست می‌آورد. مصاحبه‌کننده از سوالات از پیش طراحی شده و سوالات تکمیلی بر اساس پاسخ کارمند استفاده می‌کند. این روش برای مشاغل حرفه‌ای بسیار کارامد است.
۴. مشاهده
کارکنان به طور مستقیم در حال انجام وظایف شغلی خود، مشاهده و بررسی می‌شوند. سپس این مشاهدات بر اساس چارچوب‌های دانش، مهارت و توانایی تفسیر می‌شوند. مشاهده، یک دید واقع‌بینانه از وظایف و فعالیت‌های روزانه یک شغل را ارائه می‌کند. این روش تجزیه و تحلیل شغل برای مشاغل تولیدی، خروجی بهتری دارد.
۵. گزارش کار
گزارش کار توسط خود کارمند ارائه می‌شود و به شرح انجام کار اختصاص دارد. کارمند گزارش‌ها را طی چند روز یا چند هفته ثبت می‌کند. سپس، منابع انسانی گزارش‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند و با شناسایی الگوی رفتاری، حوزه وظایف و مسئولیت‌ها را معیّن می‌سازد. این روش با وجود اینکه حجم عظیمی از اطلاعات را فراهم می‌کند، اما تفسیر داده را دشوار می‌سازد. برخی از داده‌ها ممکن است با شغل مرتبط نباشند. به‌علاوه، به‌روز نگه‌داشتن این گزارش‌ها کار دشواری است.
۶. مصاحبه رویداد رفتاری
مصاحبه رویداد رفتاری، یک تحلیل شغلی مبتنی بر شایستگی است که با تجزیه و تحلیل شغل سنتی، که صرفاً بر ارزیابی وظایف و مسئولیت‌ها تمرکز دارد، متفاوت است.
برای این کار:
- تیمی از مدیران ارشد حوزه‌های عملکرد آینده را شناسایی می‌کنند.
- منابع انسانی پانل‌هایی متشکل از افرادی که در مورد مشاغل سازمان آگاهی دارند، جمع‌آوری می‌کند. این گروه‌ها ممکن است از کارکنان، مدیران، سرپرستان، مربیان و دیگران تشکیل شود.
- یک تسهیلگر با اعضای پانل مصاحبه می‌کند تا نمونه‌هایی از رفتارهای شغلی را به دست آورد.
- تسهیلگر شرح مفصلی از هر شایستگی ارائه می‌کند.
- منابع انسانی شایستگی‌ها را رتبه بندی می‌کند. اعضای پانل نیز دانش و مهارت مورد نیاز برای برآورده‌کردن نیازها را شناسایی و تعیین می‌کنند.
- منابع انسانی استانداردهای عملکرد را برای هر شغل مشخص می کند. سازمان باید ابزارهای گزینش، غربالگری، آموزش و جبران خسارت یا فرآیندهایی را که بر شایستگی‌ها تمرکز دارند، اجرا کند و توسعه دهد.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!