مدیریت فرآیند استعفا؛ چگونه روند ترک سازمان را مدیریت کنیم؟

توانایی‌های حفظ استعدادهای برتر برای موفقیت و پیشرفت هر سازمان، امری بسیار ضروری است. بسیاری از شرکت‌ها فقط روی فرآیند استخدام و یافتن بهترین نیروهای انسانی تلاش می‌کنند درحالی‌که بهتر است کمی هم برای فرآیند استعفا و شرایط آن برنامه‌ریزی داشته باشند تا هنگام ترک افراد، سازمان دچار لطمه بزرگی نشود. این مطلب از کیو سی به کارفرمایان و مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا درک بهتری از فرآیند استعفا و خروج کارکنان از سازمان داشته باشند و بهترین روش برخورد با استعفا را انتخاب کنند. آگاهی از شرایط استعفا و داشتن یک برنامه دقیق به ساختن یک فضای کاری بهتر کمک می‌کند.

استعفا چیست؟

استعفا که در زبان انگلیسی به آن Resignation گفته می‌شود، به معنی درخواست داوطلبانه فرد برای ترک شغل، سمت و جایگاهی است که در یک سازمان دارد. زمانی‌که فرد قبل از به پایان رسیدن دوره کاری یا قرارداد خود، تصمیم به رها کردن شغل خود بگیرد، به آن استعفا گفته می‌شود. از جمله دلایل استعفا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• یافتن موقعیت شغلی بهتر در شرکت‌های دیگر
• عدم امنیت شغلی
• استرس و فشار کاری زیاد
• شرایط نامطلوب محیط کاری و همکاران
• عدم‌پیشرفت در کار
• تغییر شرایط زندگی مثل ازدواج یا بچه‌دار شدن
• قصد ادامه تحصیل
• فرسودگی شغلی و خستگی از کار
• کاهش رضایت شغلی

فرآیند استعفا اغلب با یک گفتگوی شفاهی و اعلام نارضایتی با سمت بالاتر آغاز می‌شود و سپس با یک نامه از سمت کارکنان خطاب به مدیریت یا واحد منابع انسانی تکمیل می‌شود. این نامه به فرآیند استعفا اعتبار قانونی بخشیده و باعث می‌شود تحویل کارها و فرآیند تسویه‌حساب طبق روال قانونی پیش برود.

بهترین روش برخورد با استعفا

هنگامی‌که یک کارمند درخواست استعفای خود را با شما مطرح کرد چه کار باید بکنید؟ فرآیند استعفا و نحوه برخورد با آن نیز اصول و استانداردهای خاص خودش را دارد. در این بخش بهترین روش برخورد با استعفا را به صورت چند مرحله ساده برایتان توضیح خواهیم داد. برای اکثر شرکت‌ها و مشاغل مختلف چک‌لیست فرآیند استعفای کارکنان مطابق مراحل زیر است:

1.حفظ خونسردی و برخود منطقی با استعفا

به عنوان یک مدیر یا کارفرمای باصداقت، می‌توانید به شیوه درست، نسبت به خبر استعفای کارکنان خود ابراز احساسات کنید، مثلا از جملاتی مانند «شما عضو ارزشمندی از سازمان هستی و نبودنت مشکلات زیادی برای ما ایجاد می‌کند.» یا «استعفای شما خبر بدی برای من است.» استفاده کنید. چنین جملاتی به فرد نشان می‌دهد که حضورش در سازمان مهم بوده است اما توجه داشته باشید که نباید در ابراز این احساسات زیاده‌روی کنید و از روشی اخلاق‌مدارانه کمک بگیرید.

2.درخواست نامه استعفا

شما برای تکمیل پرونده پرسنلی کارمند خود نیاز به یک استعفای کتبی و امضاشده دارید. این نامه در فرآیند استعفا نشان می‌دهد که کارمند کاملا آگاهانه و داوطلبانه اقدام به فسخ قرار کرده و تمایل به ترک محل کار دارد. درصورتی‌که فرد درباره نحوه نوشتن نامه استعفا اطلاعاتی نداشت، می‌توانید یک نمونه نامه استعفا در اختیار وی قرار دهید. زمانی‌که فرد صرف نوشتن نامه استعفا می‌کند، فرصت مناسبی است تا اگر عصبانی یا دلسرد شده، از استعفای خود صرف‌نظر کند.

3.ایجاد یک برنامه انتقالی برای نیروی جایگزین

استعفای یک کارمند می‌تواند باعث اختلال در روند کار واحد و در نتیجه سازمان شود. بنابراین باید با مدیر واحد مربوطه در رابطه با تاثیر خروج فرد صحبت کنید. یکی از وظایف مدیر منابع انسانی این است که ببینید آیا کارمند نیاز به جایگزین فوری دارد؟ آیا می‌توان کار را بین کارکنان باقی‌مانده تقسیم کرد؟ آیا تیم بدون جایگزین کردن کارمند می‌تواند به‌طور موثر به کار خود ادامه دهد؟ در صورتی‌که جواب خیر بود، باید فورا برای استخدام کارمند جدید برنامه‌ریزی شود تا کارها به فرد جدید تحویل داده شود.

4.اطلاع‌رسانی به کارکنان

هنگامی‌که یک نفر در سازمان استعفا داد، بهتر است سایر اعضای تیم و شرکت نیز از این واقعه مطلع شوند. اطلاع رسانی به موقع باعث مدیریت بهتر موقعیت میشود و از شایعه‌پراکنی‌ها و گمانه‌زنی‌های سازمانی نیز جلوگیری می‌کند.

5.آماده‌سازی چک‌لیست استعفا

به چک‌لیست استعفای کارکنان رجوع کنید تا فرآیند استعفا را بدون هیچ کم‌وکاستی اجرا کنید. اگر سازمان شما چنین لیستی ندارد، باید آن را تهیه کنید. این چک‌لیست شامل یک فلوچارت از کارهایی است که برای تشریح مراحل استعفا طراحی شده و در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد.

6.انتقال دانش و مسئولیت‌ها

گاهی اوقات لازم است که کارمند در حال خروج، به خاطر تاثیر منفی روی سایر کارمندان، سازمان را در اولین فرصت ترک کند، اما در شرایط عادی، فرد موظف است مدت زمان توافقی برای تکمیل کارها و انتقال دانش خود در سازمان بماند. در این مدت توافقی باید تمام وظایف، اطلاعات و کارهای نیمه‌کاره به نیروی جدید یا سایر کارکنان انتقال پیدا کند تا پس از خروج فرد، مشکلی در روند شرکت ایجاد نشود.  درصورت لزوم می‌توان با وی توافق کنید که هنگام بروز مشکل،کارمندان را برای حل مسائل راهنمایی کنید.

7.هماهنگی‌های لازم با واحد IT

متخصصان واحد فناوری اطلاعات، وظیفه حفظ امنیت شرکت را به عهده دارند. یکی از بخش‌های مهم در فرآیند استعفای فرد این است که با واحد IT، زمان مناسب برای غیرفعال‌سازی رمزهای عبور، حذف حساب‌ها و جمع‌آوری اموال شرکت را مشخص کنید.

8.استعفا به معنی قطع‌رابطه نیست

درست است که ترک سازمان و استعفا به هر علی، عواقب مختلفی برای سازمان شما دارد، اما باید این واقعیت را بپذیرید که این اتفاق به معنی قطع‌رابطه با فرد موردنظر نیست. سعی کنید با گشاده‌رویی با او برخورد کنید و با آرزوی موفقیت و انتقال حس پشتیبانی، حسن‌نیت خود را به او نشان دهید. اخلاق حرفه‌ای در کار ایجاب می‌کند که طرفین پس از استعفا، به احترام روزهای کاری گذشته، ارتباط خوبی با یکدیگر داشته باشند.

قالب کلی استعفانامه به همراه نمونه نامه استعفا

نامه استعفا نیز مانند تمام نامه‌های اداری دیگر، یک قالب رسمی دارد و هنگام نوشتن آن باید به نکات مختلفی توجه داشته باشید. نامه‌ای که برای اعلام استعفای خود به واحد منابع انسانی یا مدیران خود ارائه می‌دهید باید کوتاه، شفاف و مودبانه باشد.

1. در بالای صفحه باید عنوان، نام گیرنده (مخاطب) نوشته شده شود.
2. پس از بخش آغازین نامه، باید بدنه نامه را تنظیم کنید. در بدنه نامه، صریحا قصد جدایی خود از شرکت را اعلام کنید. این قسمت باید کاملا روشن و واضح و با ذکر تاریخ ترک کار عنوان شود. اگر خواستید می‌توانید در این بخش به صورت خلاصه به دلایل است ترک کار خود اشاره کنید اما با توجه به اینکه وقتی نامه استعفا را تنظیم می‌کنید، قبلا عوامل نارضایتی شغلی خود را به صورت شفاهی با مدیر واحد مطرح کرده‌اید، این قسمت با ذکر عبارتی مثل (دلایل شخصی) تکمیل می‌شود.
3. پس از بدنه، قسمت تشکر را فراموش نکنید. برای نشان دادن اخلاق حرفه‌ای خود، با استفاده از چند جمله بابت زمانی‌که در شرکت مشغول به کار بوده‌اید تشکر کنید. البته در نوشتن این بخش هیچ اجباری وجود ندارد اما پیشنهاد می‌کنیم برای رعایت احترام این قسمت را در نامه لحاظ کنید.
4. در پایان نامه خود را با نام و نام‌خانوادگی به همراه تاریخ و امضا در انتهای صفحه به پایان برسد.

در ادامه یک نمونه نامه استعفا به شما نشان خواهیم داد، شما می‌توانید با الهام و بهره‌گیری از این نامه، متن استعفای خود را حاضر کنید. توجه داشته باشید که لحن نامه استعفای شما به رسمی، نیمه‌رسمی و صمیمانه بودن شرایط محیط کاری بستگی دارد و باید آن را در نظر بگیرید.

مدیر عامل محترم شرکت….

جناب آقای…/ سرکار خانم….

با سلام و احترام

به استحضار می‌رساند اینجانب (نام و نام خانوادگی) که از تاریخ … با سمت …. در این شرکت مشغول به کار هستم، بنابر دلایل شخصی تقاضای استعفای خود را از تاریخ… اعلام می‌کنم. خواهشمند است دستورات لازم را در خصوص موافقت با درخواست اینجانب اتخاذ کنید.

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر را دارم و برای شما آرزوی توفیق روزافزون می‌کنم.

با تشکر

نام و نام‌خانوادگی

امضا

مدیریت منابع انسانی و فرآیند استعفا

بیشتر افرادی که به صورت تخصصی در حرفه خاصی مشغول به کار هستند، به‌طور متوسط بین سه تا چهار سال در یک نقش و در یک شرکت فعالیت می‌کنند. چیزی که کارکنان را به سمت استعفا سوق می‌دهد، کار سخت یا چالش‌های در حین کار نیست، بلکه شایع‌ترین دلایل ترک کار در سازمان‌ها کاهش میزان رضایت شغلی، مشکلات افراد با همکاران، عدم رشد شغلی، احساس کم‌ارزشی در سازمان، حقوق پایین و یا فرهنگ سازمانی شرکت می‌باشد.

استعفا یکی از جنبه‌های اجتناب‌ناپذیر سازمان است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت، یکی از وظایف مدیریت منابع انسانی، آمادگی لازم برای ترک کارکنان است. این واحد باید اطلاعات کافی در رابطه با شرایط استعفا در قانون کار داشته باشد و سعی کند بهترین روش برخورد با استعفا را اتخاذ کند تا با کم‌ترین آسیب و هزینه، جایگزین مناسبی برای فرد انتخاب شود. در اکثر مواقع با استفاده از داده‌های مربوط به کارکنان سابق شرکت، می‌توان جنبه‌های مختلف محیط کار مثل فرهنگ سازمانی، سیستم‌ها و فرآیندهای روزانه، مشکلات سبک‌های مدیریتی و… را بررسی کرد و دلایل استعفای کارکنان را کاهش داد. ایزو 34000 یکی از استانداردهای منابع انسانی است که ابزار مناسبی برای ارزیابی و آسیب‌شناسی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است و می‌تواند در این روند همراه شما باشد.