شاید در نگاه اول هدف مدیریت منابع پروژه، برنامه‌ریزی و ردیابی منابع مورد استفاده برای تکمیل یک کار خاص به نظر برسد، اما در واقعیت مدیریت پروژه و منابع آن فراتر از چیزی است که به نظر می‌رسد. تخصیص منبع در پروژه می‌تواند روی عوامل مختلفی مثل بهبود سودآوری، پیش‌بینی هزینه‌ها، تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر برای جذب نیرو و… نقش موثری داشته باشد. برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و تخصیص نیرو، هزینه و فناوری به یک پروژه جزو وظایف مدیریت منابع پروژه است. در این فرآیند تخصیص منبع در پروژه برای دستیابی به بیشترین ارزش سازمانی زیر ذره‌بین قرار می‌گیرد تا منابع مناسب، در زمان مناسب و برای کار مناسب در دسترس پروژه باشند. در این مطلب از کیو سی بی شما را با مدیریت منابع پروژه، انواع منابع در پروژه و تکنیک‌های آن آشنا خواهیم کرد.
مدیریت منابع چیست؟
مدیریت پروژه به مجموعه‌ای از فرآیندهای یکپارچه اطلاق می‌شود که به مدیران پروژه کمک می‌کند منابع موردنیاز خود را برای تکمیل موفقیت‌آمیز یک پروژه تعیین و تامین کنند. این فرآیندها شامل تعیین منابع، روش‌های تامین آن‌ها، نحوه تخصیص، توسعه و نظارتشان می‌شود. هدف از استراتژی مدیریت منابع پروژه، برآورده کردن تعهدات تحویل و افزایش رضایت مشتری است درحالی‌که همزمان به بهبود عملکرد، تعامل و بهره‌وری تیم کمک می‌کند.
انواع منابع در پروژه
قبل از اینکه انواع منابع در پروژه را معرفی کنیم، بهتر است تعریف کاملی از منبع در پروژه ارائه دهیم. به نظر شما منبع (Resource) در مدیریت پروژه چیست؟ به هر چیزی و یا هر کسی که در تکمیل پروژه نقش دارد و برای استفاده از آن باید برنامه‌ریزی شود، عنوان منبع اطلاق می‌شود. به‌طور کلی این منابع در سطح سازمانی به دو دسته منابع انسانی مثل نیروی کار و مهارت‌های خاص آن‌ها و منابع غیرانسانی مثل کامپیوتر، تجهیزات، وسایل نقلیه و… تقسیم می‌شوند که شامل موارد زیر هستند، البته باید در نظر داشته باشید که انواع منابع در پروژه بسته به نوع و ماهیت سازمان تغییر می‌کند و محدود به موارد زیر نمی‌شود.
- نیروی انسانی: آیا برای انجام به موقع پروژه نیرو و تخصص کافی در سازمان وجود دارد؟ نیروی کار یا منابع انسانی مانند ستون فقرات هر پروژه هستند که شامل کارکنان (پاره‌وقت، تمام‌وقت و یا برون‌سپاری) و مجموعه مهارت‌های مختلف موردنیاز پروژه هستند.
- منابع مالی: یکی از مهم‌ترین منابع برای ادامه فعالیت پروژه، سرمایه مالی موردنیاز برای تهیه منابع و انجام کارهای لازم است. منابع مالی به شما کمک می‌کند تا پیش‌بینی درستی از میزان سرمایه‌گذاری روی منابع مختلف داشته باشید.
- مواد مصرفی: مواد موردنیاز که برای تولید محصول نهایی جزو منابع مهم پروژه هستند با توجه به ماهیت هر پروژه متفاوت هستند. به عنوان مثال مصالح موردنیاز برای پروژه راهسازی به مواد اولیه‌ای مثل خاک، سیمان، آهک و… احتیاج دارد.
- تجهیزات و فناوری: تمام دارایی‌های مشهود مثل ماشین‌آلات، کارخانه، تجهیزات و دارایی‌های نامشهود مثل نرم‌افزار، فرآیند، روش‌ها و یا حتی ایده‌ها در لیست منابع پروژه قرار می‌گیرند.
- امکانات: منابع برای اجرای پروژه به محیطی مانند زمین، اتاق کنفرانس، فضای اداری، انبار و… نیاز دارند. بنابراین امکاناتی از این دست نیز جزو انواع منابع در پروژه قرار می‌گیرند.
چرا مدیریت منابع پروژه مهم است؟
مدیریت منابع روی شفافیت در کنترل پروژه تمرکز دارد، بنابراین شما می‌توانید به‌راحتی آن‌چه را که برای ارائه پروژه لازم است ببینید و همه‌چیز را تحت نظارت داشته باشید. دید کامل نسبت به منابع پروژه به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به‌طور موثرتری عمل کنند، چراکه مدیران بدون داده‌های مناسب، کنترل محدودی روی پروژه خواهند داشت. آیا می‌دانید شرکت‌ها می‌توانند با ایجاد برنامه تخصیص منبع در پروژه، 28 برابر بیشتر در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند؟ بنابراین مدیریت پروژه اهمیت زیادی برای سازمان‌ها داشته و مزایای زیادی به همراه دارد از جمله:
- کاهش هزینه‌های پروژه: دید کامل نسبت به امور پروژه، به استفاده بهینه از منابع جهانی کمک می‌کند. مدیران با استفاده از یک زمان‌بندی چندبعدی می‌توانند هزینه‌های منابع پروژه را بدون به خطر انداختن کیفیت به میزان قابل‌توجهی کاهش دهند.
- اولویت‌بندی و تخصیص منابع مناسب: مدیریت منابع به مدیران کمک می‌کند تا منابع مناسب را به‌موقع و به‌صورت مقرون‌به‌صرفه تامین کنند. شناسایی منابع اولویت‌دار به تخصیص درست منابع کمک می‌کند.
- تصمیم‌گیری آگاهانه: تکنیک‌های مدیریت منابع پروژه در مورد محل دقیق منابع به مدیران کمک می‌کند و امکان کنترل کل فرآیند برنامه‌ریزی منابع را فراهم می‌کند. وجود گزارش‌های دقیق، امکان پیش‌بینی دقیق عملکرد پروژه را ایجاد کرده و تصمیم‌گیری آگاهانه را تسهیل می‌کند.
- حفاظت از آینده کسب‌وکار در برابر عدم‌قطعیت‌ها: برنامه‌ریزی ظرفیت منابع به مدیران کمک می‌کند تا تقاضای منابع پروژه را پیش‌بینی کرده و مازاد یا کمبودها را از قبل شناسایی کنند. این برنامه‌ریزی، کسب‌وکار را در برابر عدم‌قطعیت‌های شرایط حفظ می‌کند.
- جلوگیری از فرسودگی منابع انسانی و غیرانسانی: تخصیص بیش از حد یکی از مشکلات بسیار رایج در فرآیند پروژه است که می‌تواند پیامدهای ناخواسته‌ای مثل افت روحیه نیروی انسانی، افزایش خطای انسانی، اشتباهات پرهزینه، دوباره‌کاری و…به دنبال داشته باشد. داشتن برنامه برای منابع پروژه از فرسودگی منابع جلوگیری می‌کند و روی رضایت شغلی و حفظ تیم تاثیر می‌گذارد.
- توزیع عادلانه مسئولیت‌ها: زمانی‌که مدیران پروژه و تیم‌های مختلف از حجم کاری یکدیگر آگاه باشند، بهتر می‌توانند با یکدیگر کار کنند تا مسئولیت‌ها به‌طور عادلانه بین منابع مختلف تقسیم شود.
- افزایش کارآیی: با طراحی یک برنامه خوب برای مدیریت منابع پروژه، برنامه‌ریزی برای بهینه‌سازی منابع آسان‌تر خواهد بود به‌طوری‌که هیچ کدام از دارایی‌ها یا منابع بلااستفاده یا کم‌استفاده باقی نمانند. در چنین شرایطی کارآیی پروژه به حداکثر خواهد رسید.
تکنیک‌های مدیریت منابع پروژه
انواع منابع در پروژه نیاز به تکنیک‌های مختلفی برای مدیریت دارند. رویکردهای مختلفی برای مدیریت منابع وجود دارد که برخی از آن‌ها شامل استفاده از نرم‌افزارهای پیچیده هستند اما بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک بودجه لازم را برای نرم‌افزار مدیریت پروژه پیشرفته ندارند. در عوض اغلب از تکنیک‌های مدیریت منابع زیر برای به حداکثر رساندن کارآیی منابع استفاده می‌کنند.
1.تخصیص منابع
تخصیص منبع در پروژه یکی از رایج‌ترین روش‌های مدیریت منابع است چراکه هر کسب‌وکار موفقی این کار را در سطوح مختلف انجام می‌دهد. در این فرِآیند مهارت‌های تیم در نظر گرفته می‌شود تا نوع کار و منابع مربوط به آن، به درستی در اختیار افراد قرار بگیرد. گزارش‌های تخصیص به مدیریت این امکان را می‌دهد که منابع را بر اساس مهارت‌ها و ظرفیت فیلتر کنند. این روش موجب برنامه‌ریزی بهتر و تاخیر کمتر در مجموعه کارها خواهد شد.
2.سطح‌بندی منابع
با آگاهی از سطح استفاده از منابع، برنامه‌ریزی برای منابع به‌گونه‌ای انجام می‌شود که بیشترین بهره‌وری را همراه داشته باشد. سطح‌بندی منابع برای ایجاد تعادل بین عرضه و تقاضا مورد استفاده قرار می‌گیرد. افراد اغلب دارای مجموعه مهارت‌های متفاوتی هستند که بسیاری از آن‌ها کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. هدف از این تکنیک در منابع پروژه این است که همه مهارت‌ها و پتانسیل منابع در جای درست و با حداقل هزینه به کار گرفته شوند.
3.پیش‌بینی منابع
همان‌طورکه مدیریت منابع برای اطمینان از اجرای پروژه‌های فعلی با منابع مناسب مهم است، باید بتوانیم با برنامه‌ریزی صحیح، منابع را در پروژه‌های فعلی و آینده متعادل نگه داریم. در این تکنیک باید ظرفیت فعلی و پروژه‌های آتی و الزامات را در نظر گرفت. پیش‌بینی منابع به مدیران این امکان را می‌دهد که تضادهای احتمالی را شناسایی کرده و منابع را در یک جدول زمانی اولویت‌بندی کنید. برای پیاده‌سازی این تکنیک، مدیر منابع باید درک کاملی از کل محدوده پروژه و اهدافی که باید در طول مسیر برآورده شوند داشته باشد.
4.بهره‌برداری از منابع
استفاده از منابع یکی از تکنیک‌های مدیریت منابع است که به شما این امکان را می‌دهد تا ظرفیت تیم خود را در یک دوره زمانی مشخص کنید. در این شرایط به راحتی می‌توان تشخیص داد که آیا منابع بیش‌ازحد استفاده شده‌اند یا کمتر. مطالعات نشان داده منابعی که بیش از حد مورد استفاده قرار می‌گیرند، اغلب فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنند. گزارش‌های بهره‌برداری نشان می‌دهد که منابع زمان خود را کجا صرف می‌کنند و امکان بهبود اثربخشی، بهره‌وری و عملکرد را فراهم می‌کند.
فرآیند مدیریت منابع پروژه
کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) در سال 2017، شرح جامع و کاربردی از مدیریت منابع پروژه ارائه داد که شامل شش فرآیند است. در این بخش به معرفی این مراحل می‌پردازیم:
- برنامه‌ریزی مدیریت منابع: این مرحله شامل شناسایی لیست منابع پروژه (تعداد و نوع منابع) برای اجرای پروژه است که تعیین‌کننده رویکرد مدیریت منابع پروژه است.
- برآورد منابع فعالیت: به غیر از تعداد و نوع منابع باید معیارهای دیگری مثل صلاحیت، تجربه و هزینه نیز تعریف شود تا منابع موردنیاز برای انجام فعالیت‌ها در نظر گرفته شود.
- تامین منابع: پس از برآورد انواع منابع در پروژه باید درباره نحوه و زمان تامین منابع تصمیم‌گیری شود. در این مرحله برنامه مدیریت خرید ابزار و تجهیزات جهت برآورده کردن نیازهای پروژه تدوین می‌شود.
- توسعه تیم: پس از تامین منابع، نوبت به توسعه تیم و بهره‌مندی از افراد ماهر و باتجربه می‌رسد. منابع انسانی از طریق استخدام افرادی که تجربه کاری غنی دارند، به توسعه تیم می‌پردازد.
- مدیریت تیم: افرادی که می‌دانند مدیریت چیست، به خوبی از وظایت مدیریت تیم آگاه هستند. برای مدیریت کارآمد منابع، مدیران باید به‌طور منظم عملکرد کارکنان را بررسی کنند تا بتوانند میزان بهره‌وری را افزایش دهند.
- منابع کنترل: محدوده پروژه و الزامات مشتری ممکن است در هر بخشی از چرخه عمر پروژه تغییر کند. بنابراین نظارت و کنترل مستمر رویه‌ها به مدیریت منابع در کارهای آینده کمک می‌کند.
کلام آخر
همان‌طور که قبلا اشاره کردیم، حوزه مدیریت منابع پروژه بسیار گسترده است، برای درک وسعت این موضوع و اهمیت منابع پروژه باید درک درستی از اهداف و مزایای آن داشته باشیم. نداشتن استراتژی مدیریت منابع، پیامدهای منفی زیادی مثل افزایش هزینه‌های پروژه، نارضایتی مشتری، کاهش عملکرد کارکنان، افزایش جابه‌جایی کارکنان و تاخیر در ارائه پروژه را به دنبال دارد. بنابراین هرگز نباید مدیریت منابع پروژه و اخذ گواهینامه‌هایی مثل ایزو 21500 (گواهی مدیریت پرژه) را دست‌کم گرفت. هنگامی‌که منابع و مهارت‌های کافی را در اختیار دارید، در گام بعدی باید بر هنر برنامه‌ریزی و پیش‌بینی برای موفقیت پروژه تسلط داشته باشید. مدیریت کارآمد منابع پروژه حداکثر استفاده از منابع را برای سودآوری تضمین می‌کند.
سوالات متداول
منابع انسانی مانند نیروی کار و مهارت‌های خاص و منابع غیرانسانی مانند تجهیزات، فناوری، سرمایه و… جزو منابع پروژه محسوب می‌شوند.
تخصیص منابع، سطح‌بندی منابع، پیش‌بینی منابع، بهره‌برداری از منابع
کاهش هزینه‌های پروژه، اولویت‌بندی و تخصیص منابع مناسب، تصمیم‌گیری آگاهانه، حفاظت از آینده کسب‌وکار در برابر عدم‌قطعیت‌ها، جلوگیری از فرسودگی منابع انسانی و غیرانسانی، توزیع عادلانه مسئولیت‌ها، افزایش کارآیی و…
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!