مدیریت پروژه یکی از پرتکرارترین واژه‌های علم مدیریت و بسیاری از فضاهای کاری است. این اصطلاح، مهم شده است چون شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا تمامی فرآیندهای کسب‌و کار را به‌درستی مدیریت کنند تا در صورت شکست پروژه از کاهش سرعت رشد آنها جلوگیری کنند. علاوه‌بر‌این، تیم‌های آنها باید از طریق ارتباط با تمام منتفعان از پروژه، اولویت‌ها و اهداف یک پروژه خاص را به‌طور‌کامل درک کنند. به‌این‌ترتیب، مدیریت پروژه شرکت را قادر می‌سازد تا اهداف، چارچوب‌های زمانی و بودجه‌های واقعی و حتی تعریف مدیریت برمبنای کار خود را تعیین کند.
درواقع مدیریت پروژه فرآیندی است که شامل هدایت اعضای تیم شما از طریق وظایف مختلف و بهینه‌سازی منابع برای دستیابی به تمام اهداف پروژه در یک بازه زمانی و بودجه معین است پس باید منجر به یک پروژه کامل شود و اهداف مشتری شما را برآورده کند. در ادامه علاوه‌بر این‌که به شما تعریف مدیریت پروژه را می‌گوییم، سعی خواهیم کرد تکنیک‌ها، روش‌ها و مراحل مدیریت یک پروژه را به اختصار اما جامع و کاربردی توضیح دهیم و از مزایای این کنش مهم در عرصه مدیریت هم خواهیم گفت تا درنهایت درباره یکی از مهم‌ترین ایزوها در این عرصه حرف بزنیم.
مزایای مدیریت یک پروژه
مدیریت پروژه ابزاری مؤثر در نظر گرفته می‌شود که به استارتاپ‌ها و شرکت‌های با سابقه کمک می‌کند تا با الزامات پیش‌برد یک کار مطابقت داشته باشند و پروژه‌ها را به‌طور مداوم و به بهینه‌ترین شکل اجرا کنند. حل سریع مشکلاتی که در طول توسعه یک پروژه ایجاد می‌شود، مزیت اصلی این فرآیند است. با این حال، هنوز مزایای بیشتری برای مدیریت پروژه وجود دارد که به شرح زیر است: بهبود ارتباطات داخلی، افزایش شفافیت، ایجاد سوابق واضح‌تر از پیشرفت یک پروژه، پیش‌بینی خطرات، عملکرد بهینه پروژه، شناسایی نقاط قوت و ضعف یک شرکت، کاهش هزینه‌ها، کنترل کیفیت، تمرکز و اهداف روشن و جهت تعریف‌شده فرآیند. این‌ها فقط بخشی از مزایای مدیریت پروژه است.
تعریف مدیریت پروژه
وقتی می‌پرسیم مدیریت پروژه چیست درواقع هم باید تعریف مدیریت را بدانیم و هم بدانیم پروژه چیست؟ پس مدیریت پروژه از دو کلمه اساسی مدیریت و پروژه می‌آید. به‌طور‌کلی می‌توان مدیریت را هنری در علم و سازمان تعبیر کرد که شامل برنامه‌ریزی، ساختن، سازماندهی، کنترل و نظارت سازمان است. به‌گفته ریکی دبلیو گریفین، مدیریت فرآیندی است از برنامه‌ریزی، هماهنگی سازمان و کنترل منابع به‌منظور دستیابی به اهداف مؤثر و کارآمد؛ موثر یعنی اهداف طبق برنامه محقق شود و کارآمد در اینجا به‌عنوان فعالیت‌های مدیریتی‌ای تعریف می‌شود که با دقت، سازماندهی و به‌موقع انجام می‌شود.
از طرفی یک پروژه یک فعالیت یک بار مصرف است که توسط بودجه، زمان‌بندی و کیفیت (محدودیت سه‌گانه) محدود می‌شود. برخلاف فعالیت‌های عملیاتی عمومی شرکت، فعالیت‌های پروژه‌محور ماهیت خاصی دارند که این دو نوع فعالیت را از هم جدا می‌کند. تفاوت‌ها، در ماهیت غیر روتین فعالیت‌های پروژه، چرخه‌های کوتاه و ماهیت پویای پروژه است.
طبق تعریف PMI، مدیریت پروژه را می‌توان به‌عنوان استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های خاص برای ارائه چیزی با ارزش به مردم تعریف کرد. مدیریت پروژه با بودجه، زمان‌بندی و کیفیت و با هدف دستیابی به پروژه‌ای کارآمد و مؤثر محدود می‌شود. بر این اساس از طریق مهارت‌های مدیریت پروژه، می‌توانید ریسک‌های آزمون‌و‌خطا را با آرامش و با دقت مدیریت کنید، پتانسیل تیم‌ها را به حداکثر برسانید، بتوانید طرح‌های درست پروژه را ترسیم کنید، در بهره‌برداری از فرصت‌ها مراقب باشید و بتوانید یکپارچگی پروژه را حفظ کنید.
تکنیک‌های مدیریت پروژه
مدیریت پروژه، صنایع مختلف را پوشش می‌دهد و به دانش و مهارت‌های عمیق نیاز دارد. با این حال، صاحبان مشاغل فقط نباید صرفا به تخصص توجه کنند. مدیران پروژه باید آماده به کارگیری چندین تکنیک برای آسان و روان‌کردن فرآیند باشند. اولین موردی که باید به آن توجه کنید Work Breakdown Structure یا همان ساختار شکست کار (WBS) است؛ وقتی برای اولین بار به یک پروژه جدید نگاه می‌کنید، مدیریت آن بسیار دشوار به نظر می‌رسد. ساختار شکست کار، در مورد تقسیم وظایف شما به قطعات کوچکتر کمک می‌کند. این مورد به ساختارشکنی بصری یک پروژه با هدف دستیابی به اهداف شما، یاری می‌رساند. این نمودار مفید، مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا فعالیت‌های لازم برای موفقیت پروژه خود را تعریف کنند. WBS اولین کاری است که برای ایجاد یک برنامه زمان‌بندی پروژه باید انجام دهید.
نمودار گانت یا گانت چارت دومین مورد است؛ از این نمودار میله‌ای می‌توان برای پروژه‌های کوچک و بزرگ استفاده کنید. این مورد به شما امکان می‌دهد تا کارهای برنامه‌ریزی‌شده را در طول زمان مشاهده کنید. با کمک آن، می‌توانید تاریخ شروع و پایان پروژه خود را در یک نمودار مشاهده کنید، وظایف را ببینید، و بفهمید که چه کسی روی یک کار خاص کار می‌کند و چقدر طول می‌کشد تا هر یک از آنها به پایان برسد. علاوه‌بر‌این، گانت چارت، فرآیند کار را به شما نشان می‌دهد و به شما می‌گوید که کدام کار باید در یک روز خاص تکمیل شود.
PERT مخفف عبارت Program Evaluation and Review Technique است. شرکت‌ها زمانی از این رویکرد استفاده می‌کنند که می‌خواهند پروژه‌هایشان به موقع تحویل داده شود. اگر می‌خواهید پروژه خود را طبق برنامه دنبال کنید، ایجاد یک زمان‌بندی بسیار مهم است. این تکنیک با استفاده از روش‌های آماری به مدیریت احتمالات کمک می‌کند. پس از آن، نقشه‌ای از فعالیت‌ها ایجاد می‌کند و نحوه وابستگی آنها به یکدیگر را نشان می‌دهد. به این ترتیب، می‌توانید اولین و آخرین زمان را برای هر فعالیت مشخص کنید.
روش مسیر بحرانی یا Critical Path Method هم یکی دیگر از تکنیک‌هاست؛ شما باید یک مدل برای پروژه بسازید که شامل تمام وظایف باشد و موارد زیر را نشان دهد؛ این‌که چقدر زمان برای اتمام هر یک از آن وظایف، چیزهایی که آنها را به هم مرتبط می‌کند و نقاط پایانی لازم دارید. این مورد شامل اجرای چندین کار برای کاهش زمان پروژه است. با این حال، در صورتی که وظایف مستقل باشند، می‌توان آن را انجام داد. CPM شما را قادر می‌سازد تا آنها را اولویت بندی کنید و تاخیرها را کاهش دهید.
تکنیک کانبان؛ این چارچوب به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا وضعیت هر کار را در هر زمان نظارت کنند. تمرکز اصلی در اینجا برد Kanban است که به کاربران امکان می‌دهد کار خود را تجسم کرده و آن را بهینه کنند. این بورد دارای سه وضعیت مختلف کار است؛ To Do, In Progress و Done و به‌ترتیب وضعیت‌های در حال اجرا، برای اجرا، اجراشده. در زیر هر تسک هم می‌توانید شرح وظایف را مشاهده کنید. این تکنیک به شما این امکان را می‌دهد که پیشرفت کار را از طریق گردش کار آن نظارت کنید، وضعیت هر کار را ببینید، مسدودکننده‌های کار و چالش‌ها را شناسایی کنید و آنچه را که قبلاً تکمیل شده است، بررسی کنید.
متدولوژی‌های مدیریت پروژه
وقتی از کلمه متدولوژی استفاده می‌کنیم، منظور سیستمی است که برای مدیریت یک پروژه استفاده می‌شود. بیایید محبوب‌ترین مدل‌ها را بررسی کنیم. اولین روش، آبشار یا Waterfall است. این مورد یک رویکرد سنتی است که در آن وظایف به‌صورت خطی تکمیل می‌شوند. این بدان معناست که قبل از شروع کارهای جدید، تیم شما باید کارهای قبلی را به پایان برساند. شرکت‌هایی که از این روش استفاده می‌کنند در ابتدا همه چیز را ترسیم می‌کنند و نقشه راهشان را می‌سازند. پس از تکمیل این مرحله، نمی‌توانید برای تغییر چیزی به عقب برگردید. با این حال، اگر هدف روشنی دارید، می‌دانید چه می‌خواهید و یک پروژه ثابت ایجاد می‌کنید، این روش فقط می‌تواند برای شما مفید باشد.
دومین روش، روش چابک یا Agile است؛ نارضایتی از رویکرد سنتی، روش‌شناسی جدیدی ایجاد کرد. این روش به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا زمانی که پروژه‌شان هنوز در حال اجراست، به جای صبر‌کردن تا پایان، برای بررسی آن، تجدیدنظر کنند. تیم‌ها روش Agile را ترجیح می‌دهند زیرا سریع، مشارکتی و برای تغییر در داده‌ها امکان‌پذیر است. شما می‌توانید با مراحلی مانند آزمایش، ارزیابی مجدد و انطباق، در فرآیند ایجاد پروژه مواجه شوید.
سومین روش اسکرام است؛ این یک مدل عالی برای تیم‌هایی تا 10 نفر است. شرکت‌هایی که از این چارچوب استفاده می‌کنند کار خود را به چرخه‌های کوتاهی به نام اسپرینت تقسیم می‌کنند که 2 تا 4 هفته طول می‌کشد. اسپرینت دوره معینی است که در طی آن اعضای تیم باید وظایف خاصی را انجام دهند. با هر اسپرینت، تیم‌ها ویژگی‌های جدیدی را برای محصول خود ایجاد می‌کنند. یک اسکرام مستر، تیم‌های کوچکی را هدایت می‌کند. این چارچوب برای نگهداری محصولات پیچیده، سرعت بخشیدن به توسعه آنها و بهبود ارتباطات بین اعضای تیم استفاده می‌شود.
آخرین روش هم روش Lean است؛ این رویکرد در مورد کارایی است و با هدف ارائه حداکثر ارزش و ایجاد حداقل ضایعات است. بر اساس این رویکرد، یک مدیر پروژه باید ضایعات را حذف کند تا یک گردش کار کارآمد ایجاد شود. اگر برای توسعه‌های مداوم و برای افزودن ارزش برای مشتریان آماده هستید، این روش انتخاب مناسبی برای شماست.
پنج مرحله مدیریت پروژه برای موفقیت
مدیریت پروژه‌ای که اهدافْ برآورده کند، کار آسانی نیست. به‌همین‌دلیل است که باید این مراحل را دنبال کنید و وظایفی را که با آنها مطابقت دارد، انجام دهید. اولین مرحله طبیعتاً شروع است؛ در این مرحله، تعیین ارزشی که پروژه شما می‌تواند داشته باشد، ضروری است. علاوه‌بر‌این، شما باید یک منشور پروژه ایجاد کنید، سندی که مشخص می‌کند این پروژه چه چیزی را ارائه می‌دهد. همچنین باید با طرف‌های مرتبط جلسه‌ای برگزار کنید تا اهداف، راه‌های ارتباطی و برنامه خود را مشخص کنید.
مرحله دوم برنامه‌ریزی است؛ هنگامی که پروژه شما تأیید شد، تیم را گرد هم بیاورید تا برنامه‌ای را ایجاد کنید که شامل هزینه‌ها، ریسک‌ها و منابع باشد. در این مرحله، شما باید به وظایف خود توجه کنید زیرا آنها الزامات فنی را تعیین می‌کنند، یادتان باشد که یک برنامۀ دقیق برای پروژه ایجاد کنید، یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید و موارد قابل‌تحویل را تنظیم کنید. در این مرحله، محدوده پروژه مشخص می‌شود و مدیران می‌توانند یک ساختار تفکیک کار برای تجسم هر بخش از پروژه شما ایجاد کنند. مرحله سوم اجراست؛ این مرحله برای زمانی است که تیم شما کارهای لازم برای پروژه را انجام می‌دهد تا محصولات قابل‌تحویل را تولید کند. یکی دیگر از مسئولیت‌هایی که مدیران پروژه در طول اجرای پروژه بر عهده می‌گیرند، حفظ همکاری بین ذی‌نفعان است.
مرحله چهارم نظارت است. زمانی که پروژه شما وارد این مرحله شد، مدیر پروژه باید تمام اعضای تیم را کنترل کند تا کسی از برنامه اولیه منحرف نشود. با ایجاد عوامل حیاتی موفقیت (CSF) و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، مدیران می‌توانند آن را به‌راحتی انجام دهند. علاوه‌بر‌این، تلاش‌ها و هزینه‌ها نیز باید تحت نظارت باشد. مرحله آخر هم بسته‌شدن پروژه پس از تکمیل پروژه است. در این مرحله اکثریت تیم‌ها جلسه برگزار می‌کنند تا دریابند که چه چیزی منجر به موفقیت یا شکست آنها شده است. با انجام این کار، شرکت‌ها می‌توانند تعریف کنند که چه چیزی باید بهبود یابد. در نهایت، بررسی پروژه و تهیه گزارش هم ضروری است.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
مدیریت پروژه به شما اجازه می‌دهد تا هر پروژه‌ای را با استراتژی شرکت هماهنگ کنید و کسب‌و‌کار شما را قادر می‌سازد تا موفق شود. مدیریت پروژه به تیم‌های شما کمک می‌کند تا برنامه‌ای ایجاد کنند که شامل ریسک‌های احتمالی و اهداف شرکت باشد. به‌همین‌دلیل است که یک تیم می‌تواند به‌خوبی هماهنگ باشد و طبق برنامه‌ای عمل کند که منجر به دستیابی به اهداف اولیه آنها شود.
مدیر پروژه همچنین کیفیت پروژه را کنترل می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که تمام پارامترها در یک بازه زمانی و بودجه خاص برآورده می‌شوند. اگر شرکتی بخواهد هزینه‌های پروژه را کاهش دهد، نقش مدیریت پروژه نیز بسیار مهم است. این فرآیند به بهینه‌سازی تخصیص منابع، بهبود کارایی و کاهش ریسک کمک می‌کند. اهمیت مدیریت پروژه را نمی‌توان نادیده گرفت زیرا به شرکت‌ها اجازه می‌دهد به اهداف تجاری خاص خود دست یابند.
اهمیت ایزو 21500 در مدیریت پروژه
مدیریت پروژه همواره برای استانداردسازی و هماهنگ‌کردن بخش‌های مختلف یک پروژه تلاش می‌کند. گاه این بخش‌ها با یکدیگر کاملاً متفاوت هستند و گاه با این‌که حوزه‌هایی نزدیک به یکدیگر دارند و با هم همپوشانی دارند، نیازمند نگاهی دقیق و ریزبینانه برای رسیدن به نتایج مجزا هستند. بر این اساس ایزو 21500 می‌تواند به مدیران پروژه یاری برساند چراکه این ایزو راهنمای مناسب برای درک بهتر اصول و عملکرد مدیریت پروژه و کمک به مدیران پروژه، تیم‌های مدیریت پروژه و تیم پروژه ارائه می‌دهد. همچنین با ایزو 21500 مدیریت پروژه به مدیران پروژه، تیم‌های مدیریت پروژه و اعضای تیم کمک می‌کند تا مبنایی مشترک برای مقایسه استانداردهای پروژه و اعمال خود با دیگران داشته باشند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!