هر پروژه‌‌ای یک نقطه شروع و یک نقطه پایان دارد و بزرگ‌ترین چالش آن، مدیریت پروژه در مسیر مشخص‌شده است. چرخه عمر پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کند تمام مراحل پروژه را برنامه‌ریزی کنند و یک معیار دقیق برای مدیریت مؤثر پیشرفت پروژه داشته باشند. چرخه حیات پروژه در تحویل موفقیت‌آمیز پروژه نقشی حیاتی دارد و به سازمان‌ها کمک می‌کند به اهدافشان برسند.
هرچه پروژه پیچیده‌تر باشد، افراد، وظایف و رویه‌های بیشتری درگیر آن می‌شوند. در چنین شرایطی داشتن دانش جامع از چرخه حیات پروژه و مراحل مختلف آن، کلید موفقیت پروژه محسوب می‌شود. برای درک بیشتر چرخه عمر پروژه، مراحل مختلف آن و تفاوتش با چرخه حیات محصول در ادامه این مطلب با ما همراه شوید.
چرخه عمر پروژه چیست؟
چرخه عمر پروژه مجموعه‌ای از مراحلی است که یک پروژه از شروع تا بسته شدن آن طی می‌کند. هدف از چرخه عمر پروژه، تعریف پروژه و همچنین نقش‌ها و مسئولیت‌هاست. چرخه حیات پروژه ، نحوه برخورد با پروژه را به روشی سازمان‌یافته هدایت می‌کند تا کل تیم اختصاص داده‌شده به آن مسئولیت‌های خود را دقیق بدانند. در چرخه عمر پروژه، مدیران شرکت هم به‌طور غیر‌مستقیم درگیر می‌شوند. آن‌ها انتظارات خود را در مورد اینکه چگونه پروژه می‌تواند با اهداف استراتژیک هماهنگ باشد، به اشتراک می‌گذارند.
مراحل چرخه عمر پروژه
بسته به پیچیدگی و نوع کاربرد آن، یک پروژه می‌تواند چندین چرخه و مراحل همراه آن را قبل از دستیابی به نتیجه نهایی طی کند. مراحل چرخه عمر پروژه، فرایندهای لازم برای پیشبرد پروژه را باتوجه به محدودیت‌های زمانی تعیین شده برای هر بخش، امکان‌پذیر می‌کنند. هر مرحله نشان‌دهنده اقدامات خاصی است که باید توسط اعضای آن تیم در هر نقطه از پروژه انجام شود. اگرچه هر پروژه با چالش‌ها و مسائل غیرمنتظره مختص به خود همراه است اما برای ارائه موفق یک پروژه، مدیران پروژه باید بر پنج مرحله مهم زیر غلبه کنند:
مرحله اول: شروع پروژه
قبل از اینکه بتوانید با یک پروژه روبه‌جلو حرکت کنید، باید دقیقاً بدانید که چیست و چرا آن را انجام می‌دهید. اینجاست که مرحله شروع پروژه وارد می‌شود. شروع پروژه اولین مرحله در چرخه عمر پروژه است. این مرحله معمولاً با تصمیم برای سرمایه‌گذاری در مورد محصول یا خدمات جدید شروع می‌شود. هدف این مرحله شناسایی اهداف کلیدی پروژه، توسعه چشم‌انداز، ایجاد یک پرونده تجاری و اخذ تأییدیه از ذینفعان پروژه برای راه‌اندازی آن است. هنگام شروع یک پروژه، مهم است که چندین فاکتور را در نظر بگیرید، مانند:
- پرونده تجاری پروژه را بررسی کنید.
- یک مطالعه امکان‌سنجی انجام دهید و بررسی کنید که آیا پروژه ارزش ادامه دارد یا خیر.
- تجزیهوتحلیل هزینه و فایده را انجام دهید
- منشور پروژه را ایجاد کنید
- چشم‌انداز و اهداف پروژه را تعریف کنید
- محدوده وسیع و قابل تحویل پروژه و خروجی نهایی را تعیین کنید
- ریسک‌ها، مفروضات و محدودیت‌های کلیدی را شناسایی کنید.
همچنین در این مرحله مدیران پروژه باید با بررسی مجدد منابع خود، داشتن افراد و مهارت‌های موردنیاز اجرای پروژه را تضمین کنند. در این مرحله مشتری یا ذینفع خواسته‌ها و اهداف خود را برای مدیر پروژه مطرح می‌کند. سپس شما یک ایده تقریبی در مورد الزامات و طرح کلی پروژه ارائه می‌دهید. در این مرحله است که باید در مورد اجرایی بودن یا نبودن پروژه تصمیم بگیرید. اگر مشتری و مدیر پروژه در مورد الزامات و چشم‌انداز پروژه به توافق برسند، پروژه شروع می‌شود. اطلاعاتی که باید در این مرحله جمع‌آوری کنید:
- اهداف پروژه
- الزامات پروژه
- محدوده پروژه
- تحویل پروژه
- وابستگی‌های پروژه
اگر اجرای پروژه امکان‌پذیر باشد وارد فاز بعدی چرخه عمر پروژه می‌شوید.
مرحله دوم: برنامه‌ریزی پروژه
پس از تأیید پروژه، برنامه‌ریزی برای آن آغاز می‌شود. برنامه‌ریزی مهم‌ترین مرحله چرخه عمر پروژه است. این مرحله، نحوه اجرای یک پروژه را به روشی دقیق مشخص می‌کند و تمرکز آن، بر روی ایجاد طرح پروژه است. مدیر پروژه اجزای پروژه را طراحی می‌کند و نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص می‌کند.
این مرحله‌ای است که در آن تعریف می‌کنید بر روی چه چیزی قرار است کار کنید: نقاط عطف کلیدی آن چه هستند؟ چه کسی روی آن‌ها کار می‌کند؟ چه زمانی تکمیل می‌شوند؟ چه موادی در اختیار دارید و برای تکمیل پروژه به چه تعداد عضو نیاز دارید؟ بنابراین در دومین مرحله چرخه عمر پروژه باید:
- طرح پروژه را تعریف کنید
- برنامه‌ریزی برای منابع
- تخصیص منابع
- تفویض وظیفه
- معیارهای مدیریت پروژه را تعریف کنید
- شاخص کلیدی عملکرد را تعریف کنید
- خطوط پایه پروژه را توسعه دهید
- دستاوردها
- ثبت انتظارات مشتری
- معیارهای موفقیت
همه این مراحل باید توسط مشتری یا ذینفعان تأیید شوند تا پروژه جلو برود. این کار علاوه‌بر ایجاد یک دید مشترک، به داشتن مجوز در مورد نحوه تحویل نهایی کار هم کمک می‌کند.
در نظر داشته باشید که در برنامه‌ریزی برای چرخه عمر پروژه، مدیریت انتظارات اهمیت زیادی دارد. بنابراین به‌طور منظم با اعضای تیم خود ارتباط داشته باشید و جلساتی را تنظیم کنید تا آن‌ها احساس کنند که شنیده می‌شوند و نیازهایشان برآورده می‌شود.
مرحله سوم: اجرای پروژه
در این مرحله از چرخه عمر پروژه، طرح ایجادشده در مرحله قبل، به اجرا گذاشته می‌شود. اجرای پروژه مرحله‌ای است که در آن چالش واقعی کار برای مدیر پروژه آغاز می‌شود. در این مرحله مدیر پروژه منابع را به اعضای تیم مربوطه تخصیص می‌دهد تا آن‌ها شروع به اجرای کار کنند. چیزی که در اینجا اهمیت دارد، مدیریت مؤثر تمام منابع (از افراد گرفته تا مواد) و کنترل پروژه است.
بهترین راه برای اطمینان از اینکه همه در جهت هدف تعیین‌شده کار می‌کنند، ایجاد ارتباط شفاف و هماهنگ با تیم اجرا است. به‌عنوان‌مثال، زمانی‌که به هم‌تیمی‌های خود کار خاصی را محول می‌کنید، باید تمام اطلاعات موردنیاز را به آن‌ها بدهید تا بتوانند نقش خود را به‌خوبی اجرا کنند. بنابراین باید با تهیه یک جدول زمانی و تعیین مواردی که باید تحویل بدهند، تمام جزئیات مربوط به مراحل بعدی کارشان را به آن‌ها ارائه دهید. این‌کار باعث می‌شود افراد دقیقاً بدانند از آن‌ها چه انتظاری می‌رود و می‌توانند بهتر برنامه‌ریزی کنند. مراحل کلیدی برای این مرحله از چرخه عمر پروژه عبارت‌اند از:
- اجرای یک استراتژی
- تکمیل کار
- نظارت بر پیشرفت
- کنترل ریسک
چنین اجرای پیچیده‌ای نه‌تنها به مدیریت دقیق نیاز دارد، بلکه مستلزم داشتن دیدی دقیق از هر چیزی است که در حال وقوع است. انجام این کارها ما را به مرحله بعدی چرخه حیات پروژه می‌برد.
مرحله چهارم: نظارت بر پروژه
به‌عنوان بخشی از نظارت بر پروژه، مدیران پروژه باید بر موارد زیر تمرکز کنند:
- نظارت بر هزینه پروژه: اطمینان حاصل کنید که هزینه‌های پروژه شما به‌طور دقیق در گزارش‌های شما منعکس‌شده است.
- پیگیری پیشرفت پروژه: پیشرفت پروژه خود را پیگیری کنید و مطمئن شوید که می‌توانید به همه ذینفعان نشان دهید که پروژه چه روندی را طی می‌کند.
- مقایسه پروژه با برنامه‌ریزی انجام‌شده: دستاوردهای پروژه را با آنچه که انتظارش داشتید به آن برسید، مقایسه کنید.
- محدوده کنترل: مطمئن شوید که پروژه در مسیر خود باقی می‌ماند و شرایط جدید و حوادث احتمالی تأثیری در آن نخواهند داشت.
در این مرحله علاوه بر تمرکز روی زمان، هزینه و دامنه باید عوامل کلیدی‌ای مانند کیفیت، خطرات و تغییرات را به‌طور مؤثر مدیریت کنید. استفاده از گواهینامه ایزو، به‌خصوص ایزو 21500 که اختصاصی برای مدیریت پروژه طراحی شده است، می‌تواند در این مسیر به شما کمک کند. اگر طرح و اجرای پروژه تحت کنترل باشد، پروژه به‌سرعت با توجه به بودجه تعیین‌شده تکمیل می‌شود. چیزی که شما را به آخرین مرحله از چرخه عمر پروژه می‌برد.
مرحله پنجم: بسته شدن پروژه
با رسیدن به مرحله بسته شدن، چرخه عمر پروژه به پایان می‌رسد. تجزیهوتحلیل پروژه بخش بزرگی از این مرحله است. این مرحله مستلزم آن است که مدیر پروژه کیفیت محصولات قابل تحویل را بررسی کند، با ذینفعان در مورد تکمیل پروژه ارتباط برقرار کند، تأیید آن‌ها را جلب کند و درنهایت پروژه را تحویل دهد. برای عملیاتی کردن مرحله بسته شدن پروژه مراحل زیر را باید انجام دهید:
به اشتراک‌گذاری محصولات تحویلی پروژه: به ذینفعان موارد توافق شده برای تحویل را ارائه دهید.
پروژه را به‌طور رسمی ببندید: رسماً به تیم خود اعلام کنید پروژه به پایان رسیده است. بهتر است در این مرحله از آن‌ها برای تلاش‌هایشان قدردانی کنید.
بررسی و انعکاس عملکرد پروژه: بررسی نحوه عملکرد پروژه از نظر اهداف، چارچوب زمانی، تخصیص منابع و بازگشت سرمایه مهم است. بررسی روند چرخه عمر پروژه می‌تواند بینشی در مورد چگونگی بهبود آن برای پروژه‌های مشابه بعدی، ارائه دهد.
چرخه حیات پروژه چه تفاوتی با چرخه حیات محصول دارد؟
منظور از چرخه عمر محصول، توصیف تمام مراحلی است که یک محصول از زمانی که برای اولین بار به آن فکر شده است تا زمانی که درنهایت از بازار حذف می‌شود، طی می‌کند. مراحل مختلف چرخه عمر محصول عبارت‌اند از:
تحقیق و توسعه: اولین مرحله طرح ایده است. ایده محصول سنجیده می‌شود و امکان توسعه آن بررسی شده و درنهایت محصول توسعه می‌یابد.
رشد: محصول برای اولین بار به بازار معرفی می‌شود و فروش محصول به‌آرامی شروع به رشد می‌کند.
بلوغ: محصول به‌خوبی در بازار شناخته‌شده است. رشد سریع در فروش محصول یعنی اینکه مشتریان جدید بیشتری محصول را امتحان می‌کنند. باتوجه به نوع محصول، ممکن است رشد آن در یک نقطه‌ای از بازار به توقف برسد.
زوال: نرخ منفی رشد در فروش محصول و همچنین سود به‌دست‌آمده از آن، خبر از زمان بازنشستگی محصول می‌دهد. شما موجودی خود را به فروش می‌رسانید و درنهایت محصول به‌تدریج از بازار حذف می‌شود. این مرحله به دلیل عواملی مانند محصول بهتر رقبا یا پیشرفت‌های تکنولوژیکی که محصول شما را منسوخ می‌کند به دست می‌آید.
چرخه عمر پروژه اما همان‌طور که گفتیم، یک تلاش موقت با شروع و پایانی مشخص است. در طول چرخه عمر پروژه یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصربه‌فردی تولید می‌شود. بنابراین، می‌توان یک پروژه را برای تولید یک محصول آغاز کرد. پس از تولید محصول، چرخه عمر آن پروژه به پایان می‌رسد. فرقی نمی‌کند که چه نوع محصولی را می‌سازید و پروژه به چه صنعتی تعلق دارد، فرآیندهای چرخه عمر پروژه (شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و پایان دادن به پروژه) در همه‌جا یکسان است.
تفاوت چرخه حیات پروژه و چرخه حیات محصول
چرخه عمر محصول یک ابزار اداری قدرتمند برای درک مراحل مختلفی که یک محصول طی می‌کند، فراهم می‌کند. در این چرخه مسیر یک محصول از زمان عرضه تا توقف آن ترسیم می‌شود که می‌تواند پیامدهای گسترده‌ای در بحث بازاریابی و فروش داشته باشد. باتوجه به توضیحات بالا مهم‌ترین تفاوت چرخه حیات پروژه با چرخه حیات محصول را می‌توان موارد زیر دانست:
- در چرخه عمر پروژه، شما فقط یک محصول را توسعه یا ارتقا می‌دهید، اما چرخه عمر محصول شامل هر کاری است که به محصول مربوط است. بنابراین چرخه عمر پروژه می‌تواند زیرمجموعه چرخه عمر محصول باشد.
- چرخه عمر پروژه پایان مشخصی دارد، اما چرخه عمر محصول می‌تواند پایان نداشته باشد. برخی از محصولات از 100 سال پیش تاکنون همچنان به فروش می‌رسند.
- مراحل چرخه عمر محصول متوالی هستند و باهم تداخل ندارند، درحالی‌که مراحل چرخه عمر پروژه ممکن است متوالی نباشند و باهم همپوشانی داشته باشند.
- در چرخه عمر محصول، زمانی که یک فاز تمام شود، آن فاز دیگر تکرار نخواهد شد. درحالی‌که در چرخه حیات پروژه، بسته به نیاز پروژه، مراحل آن ممکن است تکرار شود.
چرخه عمر پروژه یک روش سیستماتیک برای تحویل پروژه فراهم می‌کند و به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا پیشرفت پروژه را ردیابی کنند. چرخه حیات پروژه چارچوبی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا پروژه، الزامات و فرآیندهای آن را درک کنند و بتوانند آن را با کمترین موانع و با موفقیت به پایان برسانند.
سؤالات کلیدی
چرخه عمر پروژه مراحلی که یک پروژه از زمان شروع تا پایان باید طی کند را مشخص می‌کند. هدف از آن، تعریف پروژه، تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها، بررسی بودجه و زمان‌بندی انجام کار است.
چرخه عمر پروژه از پنج مرحله مهم تشکیل‌شده است: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و درنهایت بستن پروژه. هر مرحله شمال فرایندهای مشخصی است که مدیر پروژه وظیفه اجرای آن‌ها را دارد.
چرخه حیات پروژه می‌تواند زیرمجموعه‌ای از چرخه حیات یک محصول باشد. چرخه عمر پروژه پایان مشخصی دارد درحالی‌که چرخه حیات محصول می‌تواند تا سال‌های سال ادامه داشته باشد.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!