اغلب شما ارتباطات را امری کاملا بدیهی می‌دانید، اما وقتی صحبت از ارتباطات در سازمان و پروژه می‌شود، موضوع بسیار حساس‌تر است. ارتباطات سازمانی باید به شکل موثر و صحیحی پایه‌گذاری شوند تا اطلاعات مربوطه به درستی به اشتراک گذاشته شوند. در چنین شرایطی، ماتریس ارتباطات سازمانی برای کمک به مدیران پروژه طراحی شده است که مزایای زیادی برای سازمان دارد. ما در این مطلب از کیو سی بی شما را با ماتریس ارتباطات سازمانی، کاربرد ماتریس ارتباطات و مزایای آن آشنا خواهیم کرد و در پایان یک نمونه ماتریس ارتباطات برایتان مثال می‌زنیم تا کاملا به شکل و شمایل و اجزای آن مسلط شوید.
مفهوم ارتباطات در مدیریت پروژه
ارتباطات که به انگلیسی با عنوان Communication شناخته می‌شود، اساسا فرآیند ارسال و دریافت موثر اطلاعات است. ارتباطات در مدیریت پروژه به معنی اشتراک‌گذاری ایده‌ها، نظرات و اطلاعات صحیح پروژه با افراد مناسب و متخصصان مربوطه است. اشتراک‌گذاری به موقع اطلاعات مربوط به پروژه با افراد متخصص، به صورت موثر به بهبود فرآیند انجام پروژه کمک میکند. معمولا یکی از اولویت‌های اصلی رهبر یا مدیر پروژه، برقراری ارتباطات صحیح و موثر در پروژه است که به وی این اطمینان را می‌دهد، هر فردی که روی پروژه کار میکند، از اهداف و انتظارات پروژه آگاه است. بنابراین می‌توان گفت که طراحی و شکل‌گیری یک برنامه ارتباطی موثر، لازمه پیشرفت پروژه است.
نداشتن یک برنامه ارتباطی موثر، ممکن است مشکلات زیادی برای پروژه ایجاد کند، برای مثال احتمال دارد مدیر پروژه به خاطر مشغله‌های زیاد، فراموش کند اطلاعات را با افراد مربوطه و ذینفعان به اشتراک بگذارد و یا به اشتباه یکی از گروه‌های مرتبط را از ارتباطات حذف کند. چنین مسائلی به راحتی منجر به آسیب‌های جدی در پروژه می‌شوند، به همین خاطر هیچ‌گاه نباید ارتباطات را دست‌کم گرفت. شخصی که مسئولیت هماهنگی پروژه را به عهده دارد، باید مدیریت ارتباط بین سهام‌داران، ذینفعان و همه افراد شرکت‌کننده یا تحت تاثیر پروژه را تحت کنترل داشته باشد.
اولین گام برای برنامه‌ریزی ارتباطات موثر در پروژه، شناسایی گروه ذینفعان پروژه و نیازهای اطلاعاتی مربوط به آن‌ها است. در گام‌های بعدی باید شناخت دقیقی از مدیر پروژه، حامی پروژه، اعضای تیم پروژه، سایر مدیران سازمان مربوطه، تامین‌کنندگان، مشتریان، مقامات نظارتی و موارد دیگر وجود داشته باشد تا ارتباطات میان بخش‌های مختلف به درستی شکل بگیرد. یک برنامه ارتباطی خوب برای پروژه، باید نوع اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته می‌شوند، افرادی که اطلاعات را دریافت می‌کنند و فواصل زمانی اشتراک‌گذاری را در نظر بگیرد و تحت کنترل داشته باشد.
شما می‌توانید این متغیرها را با قرار دادن هر کدام در جدولی به نام ماتریس ارتباطات سازمان، سازماندهی کنید. ماتریس ارتباطات یک راه‌حل مناسب برای طراحی ارتباطات در مدیریت پروژه است که به بهبود فرآیند انجام پروژه کمک میکند.
ماتریس ارتباطات در مدیریت پروژه
ماتریس ارتباطات (Communication Matrix)، سندی است که خلاصه‌ای از برنامه مدیریت ارتباطات یک پروژه را ارائه میکند. جهت اثربخشی بیشتر، سند ماتریس ارتباطات باید در دسترس تمام ذینفعان پروژه قرار بگیرد و همواره در طول پروژه به‌روزرسانی شود.
زمانی‌که یک کسب‌وکار یا شرکت تصمیم به پیشبرد پروژه می‌گیرد و مدیر پروژه مسئولیت پیشرفت آن را به عهده می‌گیرد، فرآیند مدیریت پروژه آغاز می‌شود. اولین قدمی که توسط مدیر پروژه انجام می‌گیرد، انتخاب روش مدیریت پروژه برای تبدیل پروژه از ایده به واقعیت است. صرف‌نظر از روشی که در گام اول انتخاب می‌شود، مهارت‌های ارتباطی قوی یکی از مهارت‌های ضروری دانش مدیریت پروژه است که یک مدیر پروژه متخصص باید برای پیشبرد موفقیت‌آمیز پروژه از آن برخوردار باشد. مهارت‌های ارتباطی قوی، امکان ارسال و دریافت اطلاعات کلیدی پروژه را هم برای ذینفعان و هم اعضای تیم پروژه فراهم میکند. این مهارت تضمین میکند که همه اعضای تیم پروژه به درستی از تمام نقاط عطف پروژه و مسیر پیش‌رو مطلع هستند.
همان‌طور که پیش از این اشاره شد، ارتباطات، ارسال و دریافت موثر اطلاعات است، بنابراین هرچه پروژه پیچیده‌تر باشد، باید از ارتباط به‌موقع و درگیری موثر ذینفعان و اعضای تیم اطمینان حاصل کرد. بهترین ابزار برای انجام چنین تعهدی در پروژه، استفاده از ماتریس ارتباطات است. از جمله کاربرد ماتریس ارتباطات و مزایای قابل توجه آن می‌توان به بهبود ارتباطات بین بخش‌ها، استفاده کارآمدتر از منابع پروژه و تصمیم‌گیری سریع‌تر مرتبط با پروژه اشاره کرد.
ماتریس ارتباطات در ابتدای پروژه تنظیم می‌شود، اما درست مانند پروژه کلی باید به شرایط متغیر حساس باشد و قابلیت به‌روزرسانی داشته باشد. طرح ارتباطی و ماتریس ارتباطات باید به یک اندازه سیال باشند تا اگر در شرایط خاصی، پروژه با مانعی روبرو شد، مجددا توسط مدیر پروژه و اعضای تیم مورد ارزیابی قرار بگیرن تا برنامه ارتباطی مطابق با شرایط جدید تنظیم شود.
اجزای یک ماتریس ارتباطات
با بررسی چند نمونه ماتریس ارتباطات به راحتی می‌توانید با ترکیب این ماتریس و ماهیت آن آشنا شوید. یک ماتریس ارتباطات، الزامات ارتباطی پروژه را مشخص میکند که عناصر اصلی آن را می‌توان به دسته‌بندی زیر تقسیم کرد:
- نوع ارتباط: برای مشخص کردن نوع ارتباط، باید بررسی کنید که در ماتریس ارتباطات خود قرار است با چه چیزی ارتباط برقرار کنید؟ به عنوان مثال برای این کار می‌توان به جلسات آغازین، جلسات بررسی وضعیت پروژه، گزارش وضعیت ماهانه پروژه و… اشاره کرد.
- تعیین هدف از ارتباطات: دومین عنصری که باید در ماتریس ارتباطات در نظر بگیرید، هدف است. مدیریت پروژه باید در این بخش به دو سوال اساسی و کلی پاسخ بدهد: اول اینکه هدف ابزار ارتباطی چیست؟ و سوال دوم اینکه چرا قصد انتقال این اطلاعات مشخص را دارید؟
- انتخاب رسانه یا روش انتقال: رسانه یا روش انتقال را می‌توان به عنوان سومین عنصر در ماتریس ارتباطات معرفی کرد. در ماتریس ارتباطات سازمانی مهم است که از قبل بررسی کنید چگونه می‌خواهید اطلاعات مورد نظر را انتقال دهید. رسانه یا روش انتقال اطلاعات مبحث مهمی است که پایه و اساس نمونه ماتریس ارتباطات مختلف را تشکیل می‌دهد. از جمله روش‌های انتقال رایج در پروژه‌های مختلف می‌توان به جلسات حضوری، جلسات مجازی، تماس‌های کنفرانسی یا ایمیل و… اشاره کرد.
- بررسی دوره تناوب: در فرآیند شکل‌گیری ماتریس ارتباطات مهم است که هر چند وقت یک بار این اطلاعات را ایجاد می‌کنید. در پروژه‌های مختلف ممکن است اطلاعات به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و یا در صورت نیاز ایجاد و بررسی شوند.
- شناسایی مخاطب: سوال اصلی در بخش مخاطب این است که با چه کسانی در ارتباط هستید؟ مخاطبان یک پروژه در ماتریس ارتباطات ممکن است اعضای تیم پروژه، دینفعان، سهام‌داران، تیم خلاقیت و…. باشند.
- شناسایی مسئول: مدیر پروژه باید هنگام طراحی ماتریس ارتباطات به درستی مشخص کند که مسئول این ارتباطات کیست. در پروژه‌های مختلف مسئول ارتباطات مدیر پروژه، سرپرستان فنی و… باشند.
- موارد قابل تحویل: در این بخش باید دقیق مشخص شود که چه چیزی برقراری صحیح ارتباط را محقق میکند؟ به عنوان مثال در این زمینه می‌توان به دستور کار، صورتجلسه، برنامه زمان‌بندی پروژه، پاورپوینت و… اشاره کرد.
- قالب: ارتباطات موردنظر، در ماتریس ارتباطات چگونه ارائه خواهد شد؟ از جمله قالب‌های رایج در نمونه ماتریس ارتباطات مختلف می‌توان به نسخه‌های سخت یا نرم‌افزاری که از طریق وب‌سایت حاضر می‌شوند و یا ابزارهای اختصاصی و حرفه‌ای مدیریت پروژه اشاره کرد.
کاربرد ماتریس ارتباطات
بدیهی است که یک پروژه موفق باید دارای یک برنامه ارتباطی قوی و در نتیجه یک ماتریس ارتباطات حرفه‌ای باشد. ماتریس ارتباطات مزایای زیادی دارد که در ادامه به چند مورد از مزایای کلیدی ماتریس ارتباطات اشاره می‌کنیم:
- یک برنامه ارتباطی واضح و مختصر، بهترین ابزار برای اطمینان از این است که تمام ذینفعان پروژه اطلاعات حیاتی مربوط به پروژه را به‌موقع و به شکل موثر دریافت می‌کنند.
- یک ماتریس ارتباطی خوب، انتظارات ذینفعان و افراد درگیر پروژه را در مورد زمان، نحوه دریافت و به‌روزرسانی پروژه مدنظر قرار می‌دهد و دیدگاه دینفعان را نسبت به وضعیت پروژه بهبود می‌بخشد.
- یک کاربرد ماتریس ارتباطات این است که امکان استفاده کارآمد از منابع پروژه را فراهم میکند. وجود ارتباطات درست بین اعضای تیم و افراد مرتبط با پروژه ضایعات و هزینه‌های مربوط به اهداف پروژه را به حداقل می‌رساند.
- زمانی‌که پروژه دارای ماتریس ارتباطات باشد، تمام عناصر حیاتی آن به صورت مستند و به شکل منظم طبقه‌بندی شده است، این شرایط و داشتن یک ماتریس ارتباطی موثر، امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر در مواقع ضروری و غیرضروری را فراهم میکند.
توجه داشته باشید که جهت تداوم مزایای یک طرح ارتباطی قوی، اگر برنامه پروژه نیاز به تعدیل یا تغییر داشت، برنامه ارتباطی و ماتریس ارتباطات نیز باید هم‌زمان به‌روز شود.
چگونه می‌توان ماتریس ارتباطات ایجاد کرد؟
هنگام ایجاد یک ماتریس ارتباطی باید موارد کلیدی پروژه را بررسی و شناسایی کرد. موارد کلیدی که باید در ماتریس ارتباطات سازمانی گنجانده شوده عبارت است از:
- نقاط عطف پروژه
- به‌روزرسانی وضعیت پروژه
- نقاط بحرانی و حساس
در مرحله بعد باید برای موارد کلیدی فوق، روش ارتباطی موثری انتخاب کرد. از جمله روش‌های برقراری ارتباط موثر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- جلسات به‌روزرسانی وضعیت (جلسه می‌تواند به صورت حضوری یا آنلاین باشد.)
- جلسات برنامه‌ریزی (جلسه می‌تواند به صورت حضوری یا آنلاین باشد.)
- ارتباط از طریق تماس‌های تلفنی
در مرحله بعد باید مشخص شود که هر کدام از نقاط بحرانی و حساس مربوط به کدام یک از ذینفعان پروژه است؟
- کدام ذینفعان باید در به‌روزرسانی وضعیت شرکت حضور داشته باشند؟
- کدام ذینفعان باید در جریان جزییات محصولات و خدمات پروژه باشند؟
به‌طورکلی ماتریس ارتباطات باید به چهار سوال اساسی زیر پاسخ دهد:
- چه کسی؟: اطلاعات با کدام ذینفعان به اشتراک گذاشته شود؟
- چه چیزی؟: کدام اطلاعات باید به اشتراک گذاشته شود؟
- چه زمانی؟: چه زمانی و چند وقت یک بار ارتباط بین ذینفعان برقرار شود؟
- چگونه؟: برقراری ارتباط چگونه خواهد بود؟ (جلسه، ایمیل، تماس تلفنی و…)
نمونه ماتریس ارتباطات
همان‌طور که گفته شد، یک ماتریس ارتباطی شامل توضیحات دقیق در رابطه با اشتراک‌گذاری اطلاعات است. در این بخش یک نمونه ماتریس ارتباطات ساده را به شما معرفی می‌کنیم که مربوط به پروژه طراحی UX است که در آن اهداف، روش ارتباطات، دوره تناوب و اعضای مربوط به آن به طور دقیق مشخص شده است.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!