مدیریت عملکرد یک ابزار مهم در تعریف مدیریت منابع انسانی است که در ارزیابی و نظارت بر کارکنان به مدیران کمک می‌کند. شاید زمانی‌که اصطلاح مدیریت عملکرد به گوشتان می‌خورد، با خودتان فکر کنید که این موضوع به ارزیابی سالانه مالی ارتباط دارد، اما واقعیت این است که سیستم مدیریت عملکرد موثر، بسیار تاثیرگذارتر از ارزیابی سالانه است.
عناصر یک سیستم مدیریت عملکرد خوب، ساده هستند اما ادغام آن‌ها در سیستم یک کسب‌وکار، دشوارتر از چیزی است که به نظر می‌رسد.
در دنیای امروزی، فرهنگ سازمانی در حال تبدیل شدن به بازخورد مستمر با فناوری است، جایی که مدیران می‌توانند مشکلات را بر اساس عملکرد فعلی کارکنان پیش‌بینی کنند و هر نوع اصلاحی را برای بازگرداندن کارکنان به مسیر اصلی آغاز کنند. در این مطلب از کیو سی بی، اطلاعات کاملی در مورد مدیریت عملکرد، سیستم مدیریت عملکرد و نرم‌افزارهای مربوط به آن ارائه کرده‌ایم تا تصور درستی از این عامل بسیار مهم داشته باشید.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد (Performance Management)، مجموعه‌ای از فرآیندها و سیستم‌ها است که با هدف توسعه کارمندان برای دستیابی به بالاترین سطح عملکرد اجرا می‌شود. مدیریت عملکرد، فرآیند بازخورد و ارتباط مستمر بین مدیران و کارکنان برای اطمینان از دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است. به بیان ساده‌تر، مدیریت عملکرد به این معنی است که مدیریت به‌طور مداوم برای توسعه کارکنان خود، ایجاد اهداف روشن و ارائه بازخور ثابت در طول سال تلاش می‌کند.
مدیریت عملکرد یک رویکرد استراتژیک برای ایجاد و حفظ عملکرد بهبودیافته در کارکنان است که منجر به افزایش اثربخشی و بهره‌وری شرکت‌ها می‌شود.
تعریف مدیریت عملکرد از زمانی‌که برای اولین بار به عنوان یک مفهوم ظاهر شد، تکامل زیادی داشته است؛ آن‌چه زمانی یک فرآیند سالانه بود، اکنون در حال انتقال به مدیریت عملکرد مستمر است. هدف از این تغییرات این است که از عملکرد موثر کارکنان در طول سال اطمینان حاصل شود و چالش‌هایی که ممکن است روی عملکرد کارکنان تاثیرگذار باشد، شناسایی و بررسی شوند.
چرا مدیریت عملکرد مهم است؟
در هر سازمانی، صرف‌نظر از اندازه، مهم است که بدانید کارکنان شما چه کاری انجام می‌دهند، چگونه و چرا آن را انجام می‌دهند. بدون مدیریت و سیستمی برای تعریف نقش‌ها، درک نقاط قوت و ضعف فردی، ارائه بازخورد سازنده، ایجاد مداخلات و پاداش دادن به رفتار مثبت برای مدیران دشوار خواهد بود. سیستم مدیریت عملکرد مزایای زیادی دارد که در این قسمت به تعدادی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- تعریف اهداف سازمان: مدیریت عملکرد قوی با تعیین اهداف روشن برای کل سازمان شروع می‌شود. اینکه همه در مورد کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، همسو باشند، مزایای بی‌شماری دارد.
- ایجاد معیارهای عینی موفقیت: هنگامی‌که اهداف سازمانی مشخص داشته باشید، امکان تعیین معیارهای عینی موفقیت در سطوح فردی و تیمی فراهم می‌شود و همه می‌دانند که سازمان از آن‌ها چه انتظاراتی دارد.
- کاهش ذهنیت‌گرایی و تعصب: توجه به عوامل مدیریت عملکرد، یک چهارچوب عینی در مورد بررسی عملکرد، افزایش امتیازات، پاداش‌ها و ترفیع‌ها فراهم می‌کند و تعصب ناخوداگاه مدیران را به حداقل می‌رساند.
- شناسایی اهداف و چالش‌های منابع انسانی: به لطف هدف‌گذاری و ارتباط منظم با کارکنان، تیم منابع انسانی خیلی سریع‌تر می‌تواند اولویت‌های سازمانی مانند کاهش جابه‌جایی کارکنان یا بهبود برنامه‌ریزی برای جانشین‌پروری را شناسایی کنند.
- ایجاد شرح شغل بهتر: تعیین اهداف و انتظارات روشن برای هر نقش، می‌تواند به شما کمک کند تا یک شرح شغل کامل بنویسید. شرح شغل شما را در شناسایی مهارت‌های کلیدی لازم برای موفقیت کمک می‌کند.
- بهبود کیفیت استخدام: دانش فرآیندی برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان منجر به توانایی بهبود کیفیت استخدام می‌شود.
- افزایش انگیزه تیم: درگیر کردن اعضای تیم با اهداف سازمان باعث می‌شود که احساس کنند جزیی از شرکت هستند و به مشارکت بیشترشان کمک می‌کند.
- بهبود عملکرد: همه موارد فوق به یک نیرو کار توسعه‌یافته و باانگیزه می‌رسد که در جهت بهبود خود تلاش می‌کند.
چرخه مدیریت عملکرد
چرخه مدیریت عملکرد یک فرآیند بهبود مستمر برای برنامه‌ریزی، بررسی و اندازه‌گیری عملکرد کارکنان است، به‌گونه‌ای که هدف کلی مدیریت عملکرد را برآورده کرده و موجب همسو شدن موفقیت کارکنان و سازمان می‌شود. فرآیند چرخه مدیریت عملکرد، مجموعه‌ای از پنج مرحله کلیدی است. این مراحل، صرف‌نظر از اینکه چقدر عملکرد کارکنان را بررسی می‌کنید، بسیار ضروری هستند.
چرخه مدیریت عملکرد یک فرآیند بهبود مستمر برای برنامه‌ریزی، بررسی و اندازه‌گیری عملکرد کارکنان است.
- برنامه‌ریزی: در مرحله اول، مدیران و کارکنان در مورد عملکرد فعلی، اهداف، محیط کار و ابزارهای دستیابی به آن‌ها بحث می‌کنند. بسته به فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان خود، ممکن است بخواهید درصدی را به هر یک از این اهداف اختصاص دهید تا بتوانید میزان موفقیت را ارزیابی کنید.
- توسعه کارکنان: مدیران از طریق فرصت‌های آموزشی تلاش می‌کنند تا کارکنان مهارت‌ها و طرز فکر موردنیاز نسبت به سازمان را کسب کنند. این مرحله می‌تواند شامل پیشنهاد دوره‌های تکمیلی یا تمارینی باشد که دانش و عملکرد کارکنان را بهبود می‌بخشد.
- پیگیری و ردیابی: در این مرحله از سیستم مدیریت عملکرد، مدیران باید کارکنان را زیرنظر داشته باشند تا پیشرفت‌ها و مشکلات احتمالی را شناسایی کنند.
- ارزیابی عملکرد: در مرحله ارزیابی عملکرد، مدیران با استفاده از خود ارزیابی، مصاحبه، بازخورد 360 و…، بهبود کارکنان را مورد بررسی قرار می‌دهند.
- پاداش: آخرین مرحله در چرخه مدیریت عملکرد، پاداش است. اگر فرآیندهای مدیریت به نتایج مطلوب برسد، مدیران به کارکنان پاداش می‌دهند.
مدیریت عملکرد مستمر، یک فرآیند دوطرفه بین مدیران و کارکنان است.
سیستم مدیریت عملکرد: گامی مهم در فرآیند مدیریت
سازمان ممکن است از صدها و هزاران نفر تشکیل شده باشد که در مسیر رسیدن به اهداف کسب‌وکار تلاش می‌کنند، اما تعدادی کمی از سازمان‌ها به عوامل مدیریت عملکرد تسلط کافی دارند. به همین دلیل، وجود یک سیستم مدیریت عملکرد، چهارچوب مناسبی برای تحقق اهداف فراهم می‌کند.
در حال حاضر، اتوماسیون نقش بسیار مهمی در مدیریت عملکرد ایفا می‌کند. با این روش، بسیاری از فرآیندهای درگیر را می‌توان ساده‌سازی کرد تا عملکرد کارکنان به صورت استراتژیک مدیریت شود. یک سیستم مدیریت عملکرد، عملکرد کارکنان را به شیوه‌ای سازگار و قابل اندازه‌گیری ردیابی می‌کند. نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد را می‌توان در محل، فضای ابری یا در یک محیط ترکیبی پیاده‌سازی کرد.
مدیریت عملکرد شامل پذیرفتن نقاط قوت کارکنان و پذیرفتن ایده‌های نوآورانه است، حتی ایده‌هایی که وضعیت موجود را تغییر می‌دهند> – استیو جابر، بنیانگذار اپل
استیو جابر، بنیانگذار اپل
این سیستم به ترکیبی از فناوری‌ها و متدولوژی‌ها متکی است تا اطمینان حاصل کند که افراد در سراسر سازمان با اهداف استراتژیک کسب‌وکار همسو هستند و در آن‌ها مشارکت دارند. این سیستم، یک نوع سیستم مشارکتی است و مدیران و کارکنان برای تعیین انتظارات، شناسایی اهداف کارکنان، تعریف اندازه‌گیری عملکرد، به اشتراک گذاشتن بررسی‌ها و ارزیابی‌های عملکرد کارکنان و ارائه بازخورد با یکدیگر همکاری می‌کنند. سیستم مدیریت عملکرد برای متخصصان منابع انسانی، کارکنان و مدیران قابل استفاده است.
شش نکته برای ارتقا عملکرد کارکنان
در این بخش شش نکته ساده برای دستیابی به اهداف سازمان و پیاده‌سازی مدیریت عملکرد اشاره می‌کنیم که می‌توانید از آن‌ها در مسیرخود الهام بگیرید.
- انتظارات روشن و قابل‌دستیابی را تعیین کنید و کامل توضیح دهید که چه اقداماتی انجام شود.
- به فرآیند به عنوان یک تلاش مشترک نگاه کنید، با کارکنان کار کنید تا آن‌ها را در فرایند مشارکت دهید و ایده‌های کارکنان را برای دستیابی به اهداف تجاری در نظر بگیرید.
- ابزار لازم را برای کارکنان فراهم کنید و به تفاوت کارایی و اثر بخشی توجه داشته باشید.
- به‌طور مستمر پیشرفت را ارزیابی کنید. بازخورد شما باید به‌موقع باشد و به هدف خاصی اشاره کند.
- راهنمایی و آموزش کارکنان را در نظر بگیرید. این کار، برای بهینه‌سازی نقاط قوت کارکنان و شناسایی نقاط بهبود موثر است. بازخورد باید به‌صورت ماهانه یا فصلی، از طریق جلسات حضوری انجام شود.
- شرایط را برای شناسایی کارکنان فراهم کنید.
نمونه مدیریت عملکرد در سازمان
برای اینکه آگاهی بیشتری نسبت به عوامل مدیریت عملکرد داشته باشید، با یک مثال به این موضوع اشاره می‌کنیم. شرکت Cargill، یک تولیدکننده مواد غذایی بزرگ است که بیش از 150000 نفر کارمند دارد که نشان داده حتی شرکت‌های بزرگ هم می‌توانند ارزیابی‌های عملکرد سخت را کنار بگذارند و یک سیستم جدید ایجاد کنند. در پی آخرین تحقیقاتی که در مورد نارضاتی مدیریت از فرآیند مدیریت عملکرد قدیمی، کارگیل سیستم مدیریت عملکرد روزمره خود را جایگزین روش قبلی کرد. این سیستم به‌گونه‌ای طراحی شده است که به صورت مستمر حول رابطه مثبت کارمند و مدیر تمرکز داشته باشد و با فعالیت‌های روزانه و بازخورد در مکالمات، مشکلات را حل می‌کند تا از تکرار آن‌ها جلوگیری شود.
هدف از مدیریت عملکرد، ایجاد محیطی است که در آن افراد بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند و کارایی موثرتری داشته باشند.
سیستم مدیریت عملکرد جدید کارگیل نتایج مثبتی داشت، طوری‌که 69% از کارکنان اظهار داشتند، بازخوردهایی دریافت کرده‌اند که برای پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها مفید است. علاوه‌براین، 70% گزارش دادند که در نتیجه بحث‌های عملکرد مستمر با مدیر خود، احساس ارزشمند بودن می‌کنند.
کلام آخر
هنگامی‌که سیستم مدیریت عملکرد به درستی تعریف شده و به‌طور مستمر در سازمان اعمال شود، بهره‌وری کلی نیروی کار را افزایش می‌دهد. کارکنان بیشتر روی کار خود سرمایه‌گذاری می‌کنند و گردش مالی به حداقل می‌رسد، درحالی‌که درآمد کارکنان به حداکثر می‌رسد. مدیریت عملکرد، بخش مهمی از سازمان است که سه مشکل اساسی سازمان از جمله درگیر نگه داشتن کارکنان، حفظ استعدادها و توسعه رهبران از درون شرکت را تا حدودی حل می‌کند. مدیریت عملکرد یک سیستم حیاتی برای بخش منابع انسانی است تا کارکنان را در حین بررسی عملکرد خود، توسعه دهند و آن‌ها را در سازمان نگه دارند.
سوالات متداول :
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!