صرف‌نظر از حوزه کسب‌وکار، مشکلات می‌تواند در هر کسب‌وکاری به شکل‌های مختلفی رخ دهند. زمانی که مشکلی پیش می‌آید، درک علت به وجود آمدن آن برای جلوگیری از زیان‌های احتمالی، یک کار ضروری است. بااین‌حال، گاهی اوقات، شناسایی علت اصلی بروز مشکل کار آسانی نیست. در چنین سناریوهایی است که داشتن یک رویکرد ساختاریافته می‌تواند به غلبه بر این موضوع کمک کند. مفهوم «نمودار استخوان ماهی» برای چنین شرایطی وجود دارد.
نمودار استخوان ماهی شما را قادر می‌سازد بتوانید مؤثرترین راه‌حل‌ها را برای رفع مشکلات پیدا کنید و از آن در فرایند مدیریت کیفیت بسیار استفاده کنید. اگر می‌خواهید بیشتر با این نمودار و شیوه کارش آشنا شوید تا آخر این مطلب با ما همراه شوید.
نمودار استخوان ماهی چیست؟
نمودار استخوان ماهی (که نمودار ایشیکاوا یا الگوی نمودار «علت و معلول» نیز نامیده می‌شود) ابزاری برای تحلیل علت ریشه‌ای است و از آن برای شناسایی علل احتمالی مشکلات یا ناکارآمدی یک فرآیند استفاده می‌شود. نمودار استخوان ماهی اولین بار توسط کائورو ایشیکاوا، مهندس و استاد دانشگاه توکیو در سال 1943 ایجاد شد. ایشیکاوا نمودار خود را بر این فرض استوار کرد که هر مشکلی نتیجه یک خطا یا ناکارآمدی است.
او معتقد بود که بهتر است به‌جای یافتن راه‌حل‌های تکه‌تکه، علت اصلی یک مشکل را شناسایی و آن را برطرف کنیم. انجام این کار از تکرار این مشکلات جلوگیری می‌کند و باعث بهبود کارایی گردش کار می‌شود. ایشیکاوا در ابتدا از این نمودار در یک محیط صنعتی استفاده کرد، اما باگذشت زمان استفاده از آن در صنایع بسیاری گسترش یافت.
کاربرد نمودار استخوان ماهی
از نمودار استخوان ماهی (نمودار ایشیکاوا) می‌توان برای موقعیت‌هایی استفاده کرد که در آن بروز یک مشکل، از عوامل متعددی ریشه گرفته است و شما نیاز دارید تمام آن عوامل را درک کنید. این نمودار به شما کمک می‌کند تا بتوانید مشکل و علل احتمالی آن را به‌صورت سلسله مراتبی تجزیه‌وتحلیل کنید. استفاده از نمودار استخوان ماهی در موارد زیر بسیار کاربرد دارد:
- طوفان فکری درباره علل مشکل (تحلیل علت ریشه‌ای)
- تجزیه‌وتحلیل یک موضوع پیچیده با دلایل مختلف
- تجزیه‌وتحلیل یک طرح جدید
- ارزیابی روش‌های بهبود فرآیند موجود
- اطمینان از بهبود کیفیت
نمودار ایشیکاوا به ما می‌گوید که برای درک کل یک سیستم، به‌جای عجله کردن، وقت بگذارید. استفاده از این الگو در کارهای تیمی بسیار کاربردی و مفید است، چون این نمودار به طوفان فکری و تجزیه‌وتحلیل زیاد برای درک دقیق فرآیندهای درگیر نیاز دارد، بنابراین داشتن دیدگاه‌های متعدد می‌تواند یک دارایی باشد.
منظور از Ms6 در نمودار استخوان ماهی چیست؟
یکی از پرکاربردترین رویکردها در هنگام استفاده از قالب نمودار استخوان ماهی Ms6 است که به بخش‌های درگیر در فرایند تولید اشاره دارد. درواقع این روش، شش عنصر کلیدیای را که باید در تحلیل شما مورد ارزیابی قرار بگیرند پوشش می‌دهد. البته در نظر داشته باشید که نحوه در نظر گرفتن این عوامل، کاملاً به صنعت و موقعیت شما بستگی دارد.
- نیروی انسانی (Manpower): به نگرش کارکنان در اجرای فعالیت‌ها مربوط می‌شود. این مشکل می‌تواند ناشی از عجله، بی‌ملاحظگی، عدم صلاحیت و یا حتی عدم دانش آن‌ها باشد. درواقع می‌توان گفت همه عواملی که به کار انسانی مربوط هستند در این دسته قرار می‌گیرند.
- روش‌ها (Methods): به رویه‌ها و روش‌های اتخاذشده توسط سازمان در طول فعالیت‌ها اشاره دارد. در این مرحله باید روشی را که برای پیشرفت فعالیت‌های خود برنامه‌ریزی کرده‌اید و چگونگی کنترل آن را بررسی کنید
- ماشین‌آلات (Machinery): بسیاری از مشکلات ناشی از خرابی ماشین‌آلات و تجهیزات است. شما باید زیرساخت موجود در طول فرآیند را در نظر بگیرید. این مرحله بسته به حوزه فعالیتی شما متفاوت خواهد بود. شاید لازم باشد نرم‌افزار یا سخت‌افزار مورداستفاده را ارزیابی کنید یا باید به ماشین‌آلات و ابزارهای مورداستفاده در تولید نگاه کنید.
- طبیعت مادر (Mother nature): به مشکلات مربوط به محیط داخلی و خارجی سازمان اشاره دارد. وقتی در مورد عوامل خارجی صحبت می‌کنید، می‌توانید به‌عنوان‌مثال در مورد آلودگی و ناپایداری آب‌وهوا صحبت کنید. منظور از محیط داخلی هم مواردی مثل کمبود فضا، چیدمان نادرست، نویز و غیره است. وقتی همه‌چیز طبق برنامه کار می‌کند، چرخش کارمندان و هزینه‌ها را کاهش می‌دهید، درنتیجه سود شما افزایش می‌یابد.
- مواد (Materials): همان‌طور که از نام آن پیداست، این مرحله به مواد اولیه، نهاده‌ها یا مواد مصرفی مورداستفاده در تولید یا تحویل اشاره دارد. به همین دلیل بسیار مهم است که با تأمین‌کننده خود ارتباط خوبی داشته باشید تا او محصولاتی صحیح، در کمیت مناسب و البته با کیفیت ایده‌آل ارائه دهد.
- اندازه‌گیری (Measurement): این مورد به معیارهایی اشاره دارد که برای اندازه‌گیری، کنترل و نظارت بر فرآیندها استفاده می‌شود. ممکن است از روش نادرستی برای اندازه‌گیری فرآیند خود استفاده می‌کنید، در این مرحله باید تعیین کنید که آیا روش‌های فعلی به‌اندازه کافی قابل‌اعتماد هستند یا نیاز به روش‌های دقیق‌تری است.
همچنین هنگام تکمیل نمودار استخوان ماهی پرسیدن یک سری سؤالات در هر «M»، می‌تواند مفید باشد. البته نوع این سؤالات بسته به صنعت و فرآیندی که در آن هستید، متفاوت خواهند بود.
مراحل رسم نمودار استخوان ماهی
نمودار استخوان ماهی ابزاری است که هدف آن، سازمان‌دهی منطق، در شناسایی علل ریشه‌ای مشکلات است. این نمودار یکی از ارکان اصلی در استانداردهای مدیریت کیفیت محسوب می‌شود و از سازنده آن یعنی ایشیکاوا به‌عنوان یکی از پیشگامان مدیریت مدرن نام می‌برند. خوشبختانه رسم نمودار استخوان ماهی بسیار راحت است و ما در ادامه 5 مرحله ترسیم آن را با شما در میان می‌گذاریم.
1.گردهمایی تیم
اگر می‌خواهید علت اصلی ایجاد یک مشکل را کشف کنید، استفاده از نمودار استخوان ماهی بهترین کار است. برای تأثیرگذاری بیشتر این نمودار، بهتر است افراد بیشتری در این فرایند مشارکت داشته باشند تا بتوانید، دیدگاه‌های متنوع‌تری در مورد آن، جمع‌آوری کنید.. یکی از مزایای اصلی داشتن یک تیم بزرگ، وجود پیشنهاد‌ها از سوی اعضای ارشد هر بخش است.
2.مسئله
در قدم بعدی باید مشکل به وجود آمده را به واضح‌ترین شکل، تعریف کنید. بعد از طرح مسئله، اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم با عبارت تعریف‌شده موافق باشند. منظور از بیان مسئله این است که مشخص کنید مشکل دقیقه چیست، چگونه رخ می‌دهد و چه زمان‌هایی خودش را نشان می‌دهد. این مرحله باعث می‌شود در ادامه فرآیند، راحت‌تر بتوانید در مورد علت اصلی مشکل ایجادشده فکر کنید.
هنگام رسم نمودار استخوان ماهی باید طرح مسئله را در قسمت سر ماهی بنویسید تا همه اعضای تیم بتوانند روی مشکل کار کند. در مرحله بعدی، باید یک خط به سمت سر ماهی بکشید که به ستون فقرات ماهی تبدیل می‌شود.
3.علل اصلی را شناسایی کنید
دلایل اصلی مشکل شما چیست؟ برای مثال، اگر می‌خواهید مشکل یک محصول نرم‌افزاری را تشخیص دهید، ممکن است بخواهید به کاربران یا خود نرم‌افزار و بازاریابی آن، نگاهی دقیق‌تر داشته باشید. اگر یک محصول فیزیکی دارید، می‌توانید عواملی مانند افراد، روش‌ها، مواد، ماشین‌ها یا محیط را در نظر بگیرید. سعی کنید تعداد علل اصلی را کم نگه‌دارید.
4. علل فردی را فهرست کنید
هنگامی‌که دلایل اصلی مشکل را پیدا کردید، زمان آن فرا رسیده است که به طوفان فکری بپردازید و علل فردی هر یک از موارد مرحله قبل را فهرست‌بندی کنید. آن‌ها را به رأی بگذارید و از میان آن‌ها پنج‌تا را انتخاب کنید. این دسته‌ها را به ستون فقرات ماهی، یعنی دنده‌ها متصل کنید. مجدداً، می‌توانید از تعداد زیادی دسته برای توصیف هرکدام از این موارد استفاده کنید. در این مرحله نمودار استخوان ماهی ایجاد می‌شود و می‌توانید از آن به‌عنوان پایه‌ای برای تشخیص علت اصلی مشکل خود، استفاده کنید.
5.تجزیه‌وتحلیل و حل مشکل کنید
حالا سعی کنید از تیم‌تان بخواهید در مورد هر مشکل عمیق‌تر بشوند و پیشنهاد‌های آن‌ها را به نمودار استخوان ماهی اضافه کنید. هرچه این مرحله از نمودار استخوان ماهی را دقیق‌تر انجام دهید و زمان بیشتری برای آن بگذارید، درک شما از مسئله جامع‌تر می‌شود و احتمال وقوع مجدد آن کاهش میابد. بعد از اینکه مشکل را شناسایی کردید، به‌راحتی می‌توانید آن را برطرف کنید.
مزایای استفاده از نمودار استخوان ماهی
واقعیت این است که پروژه‌ها همیشه در مسیر درست حرکت نمی‌کنند و گاهی برخی عوامل پیش‌بینی‌نشده، در روند کار اختلال ایجاد می‌کند. هرچه شناسایی این عوامل مسئله‌ساز را به تعویق بیاندازید، مشکلات عمیق‌تر می‌شوند و به سایر بخش‌ها هم سرایت می‌کنند. در این شرایط استفاده از نمودار استخوان ماهی بسیار مفید است. مهم‌ترین مزایای این نمودار را می‌توانید در زیر ببینید:
1.به‌جای چند علت، بر روی یک علت تمرکز می‌کنید:
استفاده از نمودار استخوان ماهی به تیم‌ها کمک می‌کند تا به‌جای توصیف ساده موقعیت و اشتباه گرفتن دلایل ثانویه با علت اصلی، دلیل اصلی وقوع یک مسئله را شناسایی کنند و از اتلاف وقت و انرژی اعضا، جلوگیری کنند.
2. همه علل بالقوه را در یک نگاه می‌بینید
نمودار استخوان ماهی، دلایل متعددی را که به‌صورت منطقی مرتب‌شده‌اند، به‌صورت بصری نشان پیش روی شما قرار می‌دهد. درنتیجه همه افراد می‌توانند موارد مربوط به خودشان را بررسی کنند و بفهمند که چگونه در یک کل، با هم هماهنگ می‌شوند.
3. تیم را در فرآیند طوفان فکری مشارکت می‌دهد
بسیاری از گروه‌ها از نمودار استخوان ماهی به‌عنوان نقطه پرش، برای تمرین طوفان فکری ساختاریافته استفاده می‌کنند. نمودار استخوان ماهی باعث می‌شود بتوانند تعداد زیادی ایده بالقوه، در مورد موضوع موردنظرشان ایجاد کنند.
4. همه روی علت اصلی تمرکز کنند
به‌جای شناسایی علل یک مشکل به‌طور مستقل، نمودار استخوان ماهی، تیم را قادر می‌سازد تا بر روی کار کردن، تجزیه‌وتحلیل و اولویت‌بندی احتمالات مختلف تمرکز کنند. با این روش افراد سریع‌تر به مشکل اصلی پی می‌برند
مثال از نمودار استخوان ماهی
برای روشن‌تر شدن شیوه استفاده از نمودار استخوان ماهی از یک مثال استفاده می‌کنیم. فرض کنید مسئله ما این است که: «چرا مردم اشتراک‌های پلت فرم ما را لغو می‌کنند؟» این مسئله در قسمت «سر» نمودار استخوان ماهی قرار می‌گیرد. حالا باید علل اصلی این مشکل را مشخص کرد. عللی که برای این مورد شناسایی شدند عبارت‌اند از: «قیمت بسیار بالا»، «سیستم ناپایدار»، «کمبود کارکنان»، «عدم بینش» و «عدم استراتژی» که به عنوان علل ریشه‌ای این مشکلات در استخوان‌های نمودار استخوان ماهی قرار می‌گیرند.
حالا هنگام تجزیه‌وتحلیل نمودار، در بخش مربوط به «قیمت‌ها بسیار بالا»، دلایل ریشه‌ای‌تری مانند: «رقبا قیمت پایین‌تری ارائه می‌دهند» و «مردم به سطح بالاتری نیاز ندارند» آورده می‌شود. درنهایت برای هر علت اصلی شناسایی‌شده تعدادی علت دیگر آورده می‌شود. درنهایت با استفاده از نمودار استخوان ماهی علل عمده مرتبط با موضوع مشخص می‌شوند و می‌توان با دیدی باز، آن را حل کرد.
حرف آخر
نمودار استخوان ماهی ابزاری ساده برای تجسم روابط علت و معلولی است. با اجرای مستمر این ابزار، سازمان می‌تواند به‌سرعت و با دقت به مسئله ایجادشده رسیدگی کند. ایجاد یک نمودار استخوان ماهی با همکاری اعضای شرکت، بین کارکنان اعتماد ایجاد می‌کند، موجب افزایش دانش می‌شود و درک کاملی از فرآیند کار ارائه می‌دهد و درنهایت موجب بهبود فرآیند می‌شود. شما می‌توانید با دریافت گواهینامه ایزو، شناسایی و اصلاح مشکلات شناسایی‌شده را دقیق‌تر و در یک فرآیند سیستماتیک انجام دهید. این مورد به شما کمک می‌کند که مطمئن شوید چیزی را از دست نمی‌دهید.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!