ساختار شکست کار (WBS) | تعریف دقیق + نمونه ها در پروژه‌های مختلف

چالش‌های زیادی از زمان آغاز پروژه تا پایان آن وجود دارد که مدیر پروژه باید خیلی سریع به دنبال راه‌حل برای آن‌ها باشد. مدیران پروژه همواره به دنبال روشی هستند که به وسیله آن نظارت و کنترل بهتری روی تمام بخش‌های پروژه داشته باشند. یکی ابزارهایی که می‌توان برای مدیریت بهتر پروژه استفاده کرد، تکنیک ساختار شکست کار یا WBS در پروژه است. ساختار شکست کار یکی از تکنیک‌های کاربردی در مدیریت پروژه است که برآورد کاملی از فعالیت‌ها، نقاط بحرانی، منابع و خطرات ارائه می‌کند.

اگر در مسیر مدیریت پروژه تازه‌کار هستید و اطلاعات زیادی درباره ابزارهای مختلف ندارید، در ابتدا باید به این موضوع فکر کنید که کنترل پروژه چیست ؟ که در مطالب پیشین به آن پرداخته ایم . این مطلب به شما کمک می‌کند تا با ساختار شکست کار در پروژه، انواع WBS و مزایای آن آشنا شوید، در پایان چند نمونه ساختار شکست کار بابت پروژه‌های ساده ارائه شده تا تصویر واضح‌تری از این تکنیک مدیریت پروژه داشته باشید.

ساختار شکست کار چیست؟

تقسیم و تجزیه کار به فعالیت‌ها و وظایف کوچک‌تریکی از تکنیک‌های رایج در مدیریت پروژه است که به آن ساختار شکست کار یا Work Breakdown Structure گفته می‌شود. نمودارهای ساختار شکست کار، نمودارهای بسیار مفیدی برای مدیران پروژه است که به آن‌ها فرصت می‌دهد به خوبی محدوده پروژه را تجزیه کنند و تمام وظایف مربوط به تکمیل پروژه را در نظر داشته باشند. این تکنیک یکی از مهم‌ترین اسناد مدیریت پروژه است که محدوده فعالیت‌های پروژه، هزینه‌ها و همسو بودن برنامه‌ها را تضمین می‌کند.

WBS در واقع تجزیه سلسله مراتبی فعالیت‌ها بر مبنای تحویل کار است که باید توسط تیم پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه و تحویل به موقع کارهای موردنیاز، اجرا شود. این تکنیک کل محدوده پروژه را سازماندهی و تعریف می‌کند، هر کدام از فعالیت‌هایی که در شکست کار مشخص می‌شوند، تعریف دقیقی از جزئیات پروژه هستند.

در یک نمودار ساختار شکست کار در پروژه، تمام مراحل کار به‌طور دقیق مشخص شده است و همین موضوع این تکنیک را به یکی از ابزارهای ضروری در برنامه‌ریزی پروژه تبدیل کرده است. در نمودار WBS، همه بخش‌های کار در بالای نمودار قرار می‌گیرد و سطوح زیرین، محدوده پروژه، وظایف و کارهایی را نشان می‌دهد که از شروع تا پایان پروژه باید انجام بگیرد. مدیران پروژه معمولا از نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت پروژه برای چیدمان جزئیات فعالیت‌ها و اجرای ساختار شکست کار استفاده می‌کنند.

تاریخچه WBS در پروژه

مفهوم ساختار شکست کار با تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT)، توسط وزارت دفاع ایالات متحده توسعه پیدا کرد. تکنیک PERT برای حمایت از توسعه برنامه موشکی معرفی شد درحالی‌که نامی از ساختار شکست کار برده نشده بود. اصطلاح ساختار شکست کار تا مدت‌ها با بازنگری‌های مختلف توسط وزارت دفاع آمریکا مورد استفاده قرار می‌گرفت تا اینکه در سال 1987 میلادی، موسسه مدیریت پروژه (PMI) گسترش استفاده از تکنیک ساختار شکست کار را در سازمان‌های غیردفاعی مستند کرد. این تکنیک با استانداردهای خاصی برای کاربردهای عمومی‌تر مورد استفاده قرار گرفت و امروزه تبدیل به یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین بخش‌های پروژه شده است.

اصطلاحات رایج در مدیریت پروژه WBS

ساختار شکست کار در پروژه نیز مانند تمام حوزه‌های دیگر زبان خاص خودش را دارد. در این بخش به معرفی تعدادی از  اصطلاحات رایج WBS در پروژه می‌پردازیم:

• معیار پذیرش (Acceptance Criteria): معیار پذیرش شامل استانداردهایی است که برای دستیابی به نیازهای مشتری و سایر ذینفعان باید در نظر گرفته شوند.
• بودجه (Budget): بودجه یکی از مفاهیم مهم در ساختار شکست کار است و مخارج مرتبط با پروژه را بر اساس فازهای مختلف تعیین می‌کند.
• محصولات یا خدمات تحویلی (Deliverables): محصول، خدمات و یا نتایج مورد انتظار در هر کدام از مراحل پروژه با این عنوان شناخته می‌شود. برای مثال در یک پروژه طراحی وب‌سایت، WBS باید حول موارد قابل تحویلی مثل URL، طرح‌بندی و محتوای نوشتاری باشد.
• نقاط عطف (Milestones): نقاط عطف، مراحل بحرانی WBS در پروژه هستند که باید کاملا شناسایی شوند.
• فازها (Phases): فازهای یک پروژه در واقع مراحل مختلف پروژه است. برای مثال در یک پروژه طراحی وب‌سایت، طراحی، راه‌اندازی و… را به عنوان فازهای پروژه می‌شناسند.
• قانون 100%: یکی از بخش‌های اصلی WBS در پروژه، قانون 100% است، این قانون بدین معنا است که ساختار شکست کار تمام جنبه‌های پروژه و همچنین فرد یا تیم مسئول پروژه را در بر می‌گیرد.

مزایای ساختار شکست کار در پروژه

ساختار شکست کار به چند دلیل مختلف، یکی از ابزارهای مفید مدیریت پروژه است:

• WBS پروژه را به اجزای کوچک‌تر تجزیه می‌کند که این کار آن را قابل‌ برنامه‌ریزی و قابل مدیریت می‌کند.
• ساختار WBS به عنوان یک نقشه راه برای تیم و افرادی است که روی پروژه کار می‌کنند یا به‌نحوی با آن در ارتباط هستند.
• زمانی‌که یک پروژه آغاز می‌شود، افراد زیادی روی بخش‌های مختلف آن مشغول به کار می‌شوند که نیاز هماهنگی دارند. WBS در پروژه به این افراد کمک می‌کند تا روی وظایف اختصاصی و قابل‌تحویل خود تمرکز کنند و درعین‌حال در جریان وضعیت بخش‌های دیگر پروژه باشند.
• ساختار شکست کار یک ابزار عالی برای اندازه‌گیری میزان تکمیل پروژه است.
• WBS به شناسایی نقاط ضعف و قوت کمک می‌کند.
• شکست کار در نحوه تخصیص منابع و بودجه موثر است و به بودجه‌بندی درست و تخمین هزینه‌ها، جهت می‌دهد.

چه‌طور WBS ایجاد کنیم؟

جهت استفاده موثر از ساختار شکست کار، طبق قانون 100% مهم است که همه اجزای پروژه در ساختار مورد استفاده قرار بگیرند و چیزی از قلم نیفتد. ایجاد WBS چند مرحله کلی دارد:

1. تعریف پروژه: اولین قدم در ایجاد ساختار شکست کار، تعریف واضح و دقیق پروژه است.
2. تعیین مرز پروژه: پس از تعریف پروژه، نوبت به مرزبندی می‌رسد، در این بخش دستورالعمل‌ها، سیاست‌ها، برنامه‌ها و رویه‌ها شناسایی می‌شود. مرزبندی هر آنچه که باید یا نباید در پروژه اجرا شود مشخص می‌کند.
3. شناسایی موارد تحویلی پروژه:  در این مرحله ماموریت پروژه و موارد قابل تحویل آن به‌طور دقیق شناسایی می‌شود.
4. تعریف عناصر سطح یک: در این بخش، سطح یک پروژه با در نظر گرفتن قانون 100% مشخص می‌شود. مثلا اگر قرار باشد ساختار شکست کار یک پروژه ایجاد وب‌سایت جدید داشته باشید، سطح یک شما (وب‌سایت برای برند جدید) خواهد بود.
5. تعریف سایر سطوح: هر یک از عناصر سطح یک را به بخش‌های جزئی‌تر تجزیه کنید و این کار را برای هر سطح تکرار کنید. در حین شکست فعالیت‌های هر سطح از خود سوال کنید که آیا تجزیه این کار به بهبود مدیریت پروژه کمکی می‌کند یا خیر؟ تا زمانی‌که پاسختان به این سوال (خیر) باشد، فرآیند تجزیه را ادامه دهید و ساختار شکست کار را تکمیل کنید. در مثال بالا (ایجاد وب‌سایت جدید)، عناصر سطح دو شامل موارد قابل تحویل مثل آدرس وب‌سایت امن، طراحی سایت، تولید محتوا و… می‌شود. درواقع می‌توان گفت که هر سطح به تجزیه جزئیات بیشتر از مرحله قبل می‌پردازد. آخرین سطح ساختار شکست کار، فعالیت‌های اجرایی پروژه را مشخص می‌کند.
6. شناسایی اعضای تیم: پس از تجزیه سطوح فعالیت، اعضای تیم را شناسایی کرده و برای هر عنصر مسئول یا تیم خاصی مشخص کنید.
7. تکمیل نمودار گانت: همراه با WBS در پروژه، یک نمودار گانت نیز حاضر کنید. گانت چارت با مشخص کردن مدت زمان فعالیت‌ها، به شما کمک می‌کند اطلاعات مربوط به زمان‌بندی پروژه و فعالیت‌های مختلف را به صورت بصری مشاهده کنید.

انواع WBS

ساختار شکست کار در پروژه انواع مختلفی دارد که بر اساس ماهیت و اهداف پروژه دسته‌بندی می‌شوند:

1.ساختار شکست کار بر اساس مراحل انجام کار (Phase Breakdown Structure)

پروژه‌هایی که بر اساس فازهای انجام کار تجزیه می‌شوند، پروژه‌هایی هستند که مراحل مختلف کار و توالی عملیات‌ها در آن اهمیت دارند.

2.ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی (Department Brekdown Structure)

در سازمان‌هایی که مسئولیت انجام هر قسمت از پروژه به عهده یکی از واحدها و یا گروه‌های مختلف باشد، ساختار شکست کار بر اساس بخش‌های سازمانی آماده می‌شود. در این روش هر واحد مدیر پروژه و مسئول اختصاصی خود را دارد و کمی فرآیند هماهنگی بین واحدها دشوار است، به همین دلیل مدیر کلی پروژه نقش مهمی در پیشروی کار دارد.

3.ساختار شکست بر اساس محصول نهایی (Product Breakdown structure)

در شکست کار بر اساس محصول نهایی، محصول مانند نمودار مونتاژ به بخش‌های زیرمجموعه تجزیه می‌شود. این روش نیاز به تیم تخصصی دارد و ضریب خطای کمتری نسبت به سایر روش‌ها دارد.

4.ساختار شکست کار بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown structure)

زمانی‌که تمام پروژه یا بخشی از آن به عهده پیمانکار باشد، از این نوع ساختار برای کنترل و نظارت استفاده می‌شود. سطوح مختلف نمودار شکست کار بر اساس پیمانکاران مختلف و دسته‌بندی فعالیت آن‌ها تقسیم‌بندی می‌شود.

5.ساختار شکست کار مبنی بر سیستم (System Breakdown structure)

این نوع شکست کار در پروژه‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز به نصب و راه‌اندازی سیستم داشته باشند.

6.ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل‌ونقل (Transportable Breakdown structure)

پروژه‌هایی که در آن قطعات اصلی نیاز به حمل‌ونقل به روش‌های مختلف داشته باشد (حمل با کشتی، جرئقیل و…) بهتر است تجزیه پروژه به روش شکست بر اساس اقلام قابل حمل صورت بگیرد.

7.ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)

در این روش هزینه‌ها و بودجه پروژه به دسته‌بندی‌های مجزا و مرتبط با هر کار تقسیم‌بندی می‌شود.

نرم‌افزارهای رسم WBS در پروژه

نرم‌افزارهای متنوعی با ابزارهای کمکی مختلف جهت ساختار شکست کار وجود دارند که از جمله رایج‌ترین آن‌ها می‌توان به نرم‌افزار Visio، WBS CHART PRO و MSP اشاره کرد.

نمونه ساختار شکست کار

در جدول زیر نمونه ساختار شکست کار ساده مربوط به سیستم هواپیمایی و مدیریت احداث ساختمان را مشاهده می‌کنید تا با کلیات WBS در پروژه آشنا شوید:

در زمینه موضوع مدیریت پروژه استانداردهای مختلفی وجود دارد که به بهبود فرآیند های لازم برای بهینه شدن مدیریت پروژه کمک می کند ، ایزو 21500 مفاهیم و دستور عمل های دقیقی در این زمینه دارد که به مدیران ارشد برای درک درست و عملکرد بهتر در مدیریت پروژه کمک می کند.