از نظر شما مدیریت ریسک چیست و چگونه می‌توان به بهترین نحو عامل ریسک را در یک پروژه ارزیابی کرد. بحث ریسک در مدیریت پروژه معمولا در قالب ماتریس ریسک ارائه می‌شود. ماتریس ریسک یکی از روش‌های رایج برای ارزیابی ریسک است که می‌توان آن را همراه با سایر روش‌ها از جمله تحلیل SWOT یا PESTLE به کار گرفت.
این ماتریس، یک تکنیک ارزیابی قدرتمند است که به مدیر پروژه در پیشرفت پروژه کمک میکند. جدول ریسک، تمام خطرات پروژه را به صورت گرافیکی اولویت‌بندی میکند تا مدیران یک برنامه مدیریت ریسک کامل برای پروژه داشته باشند. بنابراین می‌توان گفت که یک ماتریس ریسک همراه با مهارت‌ها و توانایی مدیر برای مقابله با ریسک‌ها، می‌تواند مدیر پروژه را برای موفقیت پروژه توانمند کند. اگر موضوع ارزیابی ریسک برایتان جالب به نظر می‌رسد، در این مطلب از کیو سی بی شما را با مفهوم ماتریس ریسک، مزایای آن و نحوه ایجاد یک جدول ریسک آشنا خواهیم کرد.
ماتریس ریسک چه میکند و چیست؟
اجازه دهید تعریف ماتریس ریسک را با یک سناریوی ساده در پروژه شروع کنیم. فرض کنید سازمان شما پروژه جدیدی دریافت کرده و شما به عنوان مدیر پروژه، منشور پروژه، محدوده و سایر ویژگی‌های لازم را تعریف کرده و تاییدیه سهامداران را گرفته‌اید. پروژه شروع شده و در حال انجام است، اما ناگهان منبع مهم شما به دلایل شخصی غیرقابل‌اجتناب، به‌صورت نامحدود مرخصی می‌گیرد. از آن‌جا که برنامه پشتیبان ندارید، مهلت پروژه شما به تعویق می‌افتد.
علاوه‌براین برای حل این مشکل باید در آخرین لحظات اقدام به استخدام شخص جدید کنید که همین موضوع منجر به افزایش هزینه و به خطر افتادن کیفیت پروژه می‌شود. به بیان ساده‌تر، خطر غیبت بدون برنامه یکی از اعضای تیم، می‌تواند کل پروژه شما را از مسیر اصلی خارج کند و شما فقط در صورتی می‌توانید از این مشکل جان سالم به در ببرید که ریسک‌ها و خطرات احتمالی پروژه را پیش‌بینی کنید و یک استراتژی پشتیبان برای هرکدام داشته باشید. این موضوع، دقیقا همان‌چیزی است که با استفاده از ماتریس ریسک به‌راحتی قابل حل خواهد بود.
«ماتریس ریسک شما را قادر می‌سازد تا تمامی ریسک‌های موجود و شدت تاثیر آن‌ها بر پروژه را شناسایی و ارزیابی کنید. با استفاده از ماتریس ریسک، می‌توانید با ارائه بهترین طرح برای کاهش خطرات، پروژه را تحت کنترل داشته باشید.»
با این توضیحات دیگر می‌توانیم سراغ تعریف دقیق ماتریس ریسک (Risk Matrix) برویم. ماتریس ارزیابی ریسک، یک تصویر دو بعدی از احتمالات ریسک و پیامدهای آن‌ها در پروژه است که پیامدها در امتداد یک محور و احتمالات در امتداد محور دیگر نمایش داده می‌شوند. اندازه ماتریس ممکن است با توجه به اهداف مدیریت و نوع پروژه متفاوت باشد، اما اغلب ماتریسی با سلول‌های 5*5 برای ارزیابی ریسک در پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای نمایش احتمال ریسک در این ماتریس می‌توان آن را بر حسب درصد نشان داد. تاثیر یک ریسک بر پروژه، در صورت وقوع، میزان شدت آن را نشان می‌دهد. اولویت یک ریسک نسبت به احتمال و شدت آن در ماتریس ریسک افزایش می‌یابد.
دو مزیت اصلی ماتریس خطر عبارتند از:
- ساده‌سازی نحوه نمایش سطوح مختلف ریسک
- کاهش نیاز به انجام تجزیه‌وتحلیل‌های کمی زمانبر
ماتریس ریسک یک نمایش بصری بسیار ساده از ریسک ارائه می‌دهد. گرچه این ماتریس هیچ اطلاعاتی در مورد عدم‌قطعیت‌ها یا سطح دانش پشت ارزیابی‌ها ارائه نمی‌دهد، اما با آگاهی از نقاط ضعف پروژه می‌تواند ابزار بسیار مفیدی برای ارزیابی کلی ریسک در پروژه باشد.
مزایای ماتریس ریسک در پروژه
تحقیقات نشان می‌دهد که تشخیص زودهنگام رویدادهای نامطلوب به مدیریت کارآمد ریسک کمک میکند. بنابراین برای یک مدیر پروژه ضروری است که ریسک‌ها را پیش‌بینی کند و با یک برنامه اضطراری برای مقابله با آن آماده باشد تا پروژه را در مسیر خود نگه دارد. با این توضیحات، در این بخش به معرفی مهمترین مزایای ماتریس ریسک می‌پردازیم:
- به اولویت‌بندی خطرات بر اساس شدت خطر کمک میکند.
- مدیران را قادر می‌سازد تا استراتژی‌های مدیریت ریسک را از قبل طراحی کنند.
- با رفع گره‌های پروژه، تحویل به موقع آن را تضمین میکند.
- پروتکل ارزیابی ریسک را در سراسر سازمان استاندارد میکند.
- شاخص سلامت منابع را تعیین و تنظیم میکند.
- از دامنه عملکرد پروژه حفاظت کرده و چرخه عمر آن را کنترل میکند.
«ماتریس ارزیابی یک ابزار بصری قدرتمند است که شرکت‌ها برای شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و تفکیک تمام ریسک‌های احتمالی در یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.»
معایب ماتریکس ریسک
ماتریس ارزیابی ریسک مانند بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه، معایبی هم دارد که بهتر است به عنوان مدیر پروژه نسبت به آن‌ها آگاهی داشته باشید:
- ممکن است دسته‌بندی ریسک به اندازه کافی مشخص نباشد و بین سطوح ریسک تمایز قائل شود.
- طبقه‌بندی شدت و احتمال خطر می‌تواند اغلب ذهنی باشد، بنابراین همیشه قابل‌اعتماد نیست.
- اگرچه ماتریس ریسک ابزار قدرتمندی برای ارزیابی، اولویت‌بندی، کنترل و کاهش ریسک است اما اگر ریسک‌ها به درستی طبقه‌بندی نشده باشند، می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری ضعیف شوند.
- ماتریس خطر اغلب ممکن است یک مشکل پیچیده را بیش‌ازحد ساده کند.
- این ماتریس معمولا زمان موردنیاز برای وقوع ریسک و نحوه تغییر آن‌ها در طول زمان را در نظر نمی‌گیرد.
چرا استفاده از ماتریس ریسک مهم است؟
اکثر سازمان‌ها برای مدیریت عملیات به ابزاری برای نمایش بصری ارزیابی ریسک نیاز دارند. جدا از هدف رتبه‌بندی عینی ریسک‌ها بر اساس احتمال وقوع و سطوح تاثیر، ماتریس ارزیابی ریسک یک راهنمای آسان برای خطرهای جدیدی است که در آینده امکان وقوعشان وجود دارد. عوامل زیادی وجود دارد که باید در طول ارزیابی ریسک در نظر گرفته شود، به همین خاطر این ماتریس امکان سازماندهی داده‌های ریسک و سایر عناصر را به مدیران پروژه می‌دهد. به‌طور کلی می‌توان گفت که ماتریس ریسک یک ابزار حیاتی برای مدیریت ریسک پروژه است که به سازمان‌ها در انجام کارهای زیر کمک میکند:
- تعریف نوع ریسک
- شناسایی دارایی‌ها برای ارزیابی
- تعیین بحرانی بودن دارایی‌ها
- لیست خطرات، تهدیدها و آسیب‌پذیری دارایی‌ها
- تایید اثربخشی استراتژی‌های کنترل و کاهش ریسک فعلی
- تعیین بحرانی بودن ریسک‌های شناسایی شده
- محاسبه تحمل سازمانی برای ریسک‌های شناسایی شده
- شناسایی استراتژی، فناوری‌ها و روش‌های کاهش ریسک بالقوه
- محاسبه مقادیر کلی ریسک برای سازمان مانند ریسک باقی‌مانده
روش ایجاد ماتریس ریسک به صورت مرحله به مرحله
برای ایجاد ماتریس خطر در پروژه، چند مرحله اساسی وجود دارد که باید دنبال کنید. در این بخش مهمترین مراحل را به‌صورت گام‌به‌گام به شما معرفی می‌کنیم.
1.ماتریس را با توجه به پروژه خود تعریف کنید
نوع و اندازه ماتریس ریسک برای یک سازمان یا پروژه، بر اساس ماهیت و الزامات آن منحصر‌به‌فرد است. بر اساس این عوامل می‌توانید تعداد سطوح احتمال و شدت آن‌ها را تعیین کنید. این کار به شما کمک میکند، اندازه ماتریس را مطابق پروژه تعیین کنید و ابعاد دیگری از جمله احتمال پیامد خطر یا شدت آن را از خیلی کم تا خیلی زیاد تغییر دهید. به عنوان مثال، ماتریس ریسک در یک پروژه فناوری اطلاعات معمولا 5*5 است زیرا این حوزه دارای ریسک‌هایی با احتمال و شدت پنج سطحی از (خیلی کم) تا (خیلی زیاد) هستند.
2.خطرات بالقوه‌ای را که ممکن است در پروژه ظاهر شود شناسایی کنید
هنگامی‌که ماتریس ارزیابی ریسک را مطابق پروژه شخصی‌سازی کردید، مرحله بعدی شناسایی ریسک‌ها خواهد بود. ریسک‌ها عموما مختص پروژه هستند و به ماهیت آن بستگی دارند. به همین خاطر برای مدیران ضروری است که ویژگی‌های پروژه را با دقت ارزیابی کنند. این ویژگی‌ها می‌تواند صنعتی که به آن تعلق دارد و تمام جزییات مربوط به آن باشد. بر اساس این تجزیه‌وتحلیل، خطراتی که ممکن است اتفاق بیفتند مستندسازی می‌شود.
علاوه‌بر این، مدیر پروژه می‌تواند به پروژه‌هایی با ماهیت مشابه از گذشته مراجعه کند، خطراتی را که پیش‌ازاین ظاهر شده‌اند را به لیست خود اضافه کنند. این گزارش می‌تواند به تعیین استراتژی‌های مقابله با ریسک و بهبود برنامه مدیریت ریسک کمک کند.
3.احتمال خطرات و تاثیر آن‌ها را بر پیشرفت پروژه تجزیه‌وتحلیل کنید
پس از شناسایی و تعریف ریسک‌ها، مرحله بعدی ارزیابی احتمالی خطرات و میزان اختلالی است که می‌توانند در روند پروژه ایجاد کنند. در این مورد می‌توانید از معیارهای ارزیابی ریسک که از پیش تعریف شده برای سنجش هر ریسک و تعیین احتمال و تاثیر آن استفاده کنید. همچنین می‌توانید از گزارش‌های پروژه‌های قبلی، تجربه سهامداران و نمونه‌هایی از صنعت خود برای تحلیل دقیق‌تر کمک بگیرید.
برخی از سازمان‌ها یک مقدار عددی به سطوح احتمال و شدت یک محدوده یک تا پنج اختصاص می‌دهند. شما می‌توانید با ضرب کردن شدت و احتمال، یک مقدار عددی به ریسک خود بدهید. به عنوان مثال، در یک ماتریس 5*5، ریسکی که بسیار محتمل است و تاثیر بسیار بالایی روی پروژه دارد، در رتبه 25 قرار می‌گیرد.
4.خطرات را اولویت‌بندی کنید و طرحی برای کاهش آن‌ها تهیه کنید
در این مرحله از تهیه جدول ریسک، باید ریسک‌ها را بر اساس اولویت تفکیک‌بندی کنید. علاوه‌بر این، بسته به مقادیر عددی اختصاص داده شده به هر ریسک، می‌توانید آن‌ها را در سه تا چهار دسته‌بندی بحرانی، مهم، متوسط، جزئی و… اولویت‌بندی کنید تا بتوانید طرح مناسبی برای کاهش خطرات تهیه کنید.
چگونه می‌توان از ماتریس ریسک استفاده کرد؟
تا اینجا شما یک ماتریس ریسک تهیه کرده‌اید، حالا چگونه باید از این جدول برای پروژه خود استفاده کنید؟ همان‌طور که گفتیم، یک ماتریس ریسک به صورت بصری سطوح ریسکی که سازمان شما با آن مواجه است را به شما نشان می‌دهد. این جدول به شما کمک میکند که در رابطه با استراتژی مدیریت ریسک و مقابله با خطرات تصمیم‌گیری کنید. به‌طورکلی ماتریس ارزیابی ریسک را می‌توان به صورت زیر تفسیر کرد:
| رنگ ریسک در ماتریس ریسک | شرح ریسک | |
| خطرات سبز | خطراتی که در جدول با رنگ سبز نمایش داده می‌شوند، معمولا خطرات قابل پذیرش هستند و نیازی به اقدامات اجتنابی یا کاهش خطر ضروری نیست. | |
| خطرات زرد | خطراتی که با رنگ زرد مشخص می‌شوند جزو ریسک‌های متوسط در نظر گرفته می‌شود، بنابراین باید اقدامات کاهش خطر را برای کاهش یا رفع عواقب آن در نظر بگیرید. | |
| خطرات قرمز | این خطرات اهمیت بسیار بالایی دارند، بنابراین اتخاذ یک استراتژی که آن‌ها را ریشه‌کن کند ضروری است. | |
کلام آخر
بدیهی است که هیچ پروژه‌ای بدون ریسک نیست و هیچ‌وقت یک طرح ایده‌آل برای کاهش ریسک وجود ندارد. با وجود تمام اقدامات، خطرات همیشه می‌توانند رخ دهند و بر روند عادی پروژه تاثیر بگذارند. با این حال، تفاوت در این است که شما چقدر آن خطرات را پیش‌بینی کرده باشید و چگونه آن‌ها را مدیریت کنید. یک مدیر پروژه موفق باید با درک عمیق خود، دیدگاه کاملی نسبت به خطرات احتمالی داشته باشد تا بتواند پروژه را به طرح‌های پشتیبان مختلفی مجهز کند. برنامه‌های پشتیبان به شما کمک می‌کنند وقوع خطرات را مدیریت کنید، موانع را از بین ببرید و از تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه اطمینان حاصل کنید. گواهینامه‌هایی مانند استاندارد ایزو 31000 نشان‌دهنده اهمیت موضوع ریسک در پروژه هستند که به عنوان استاندارد بین‌المللی مدیریت ریسک به سازمان‌ها اختصاص داده می‌شود.
سوالات متداول:
ماتریس ریسک یک ابزار بصری در مدیریت پروژه است که از ریسک‌های احتمالی، شدت تاثیر هرکدام روی پروژه و احتمال بروز خطر در دو محور ماتریس ترسیم می‌شود و به مدیران پروژه کمک میکند برای خطرات احتمالی در پروژه، آمادگی داشته باشند و طرح‌های پشتیبان در نظر بگیرند.
تعریف نوع ریسک، شناسایی لیست خطرات و تهدیدها، تایید اثربخشی استراتژی‌های کنترل و کاهش ریسک فعلی، تعیین بحرانی بودن ریسک‌های شناسایی شده، محاسبه تحمل سازمانی برای ریسک‌ها، شناسایی استراتژی و روش‌های کاهش ریسک بالقوه، محاسبه مقادیر کلی ریسک برای سازمان
ماتریس ریسک از سه رنگ سبز، زرد و قرمز تشکیل می‌شود که موارد سبز خطرات ضعیف، رنگ زرد خطرا متوسط و قرمز خطرات جدی هستند. مدیران پروژه باید برای پیشگیری یا مواجهه خطرات ناحیه زرد و قرمز برنامه ویژه‌ای داشته باشند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!