وقتی می‌پرسیم «چرا گواهینامه ISO مهم است؟» و برای آن به‌دنبال پاسخ می‌گردیم درواقع در حال پرسیدن این سوال هستیم که مزایای گواهینامه ایزو چیست؟ ما در ادامه پاسخ به سوال «چرا گواهینامه ISO مهم است؟» را از وجوه گوناگون بررسی کرده‌ایم و در هر مورد نیز دیدگاه کارمندان، مدیران، بازاریاب‌ها، مدیران منابع انسانی و بسیاری دیگر از بخش‌ها را به‌اقتضای بحث درنظر گرفته‌ایم. در ادامه 14 پاسخ را به سوال «چرا گواهینامه ISO مهم است؟»، خواهید خواند.
گواهینامه ایزو چیست؟
قبل از جواب‌دادن به سوال چرا گواهینامه ISO مهم است؟ ابتدا توضیح خواهیم داد که ایزو چیست؟؛ International Organization for Standardization که به‌اختصار ISO نامیده می‌شود و به‌معنای سازمان بین‌المللی استاندارد است، یک سازمان غیرانتفاعی است که با هدف دستیابی به استانداردسازی در بازارهای جهانی راه‌اندازی شده است.
ISO در سال 1946 در لندن افتتاح شد و امروزه بیش از 24000 استاندارد در حال اجرا هستند که توسط ISO در زمینه‌های مختلف از محیط زیست، استانداردهای اخلاقی و پروتکل‌های ایمنی گرفته تا مدیریت کیفیت و ریسک منتشر شده است. این استانداردها به‌طور گسترده توسط سازمانها در سراسر جهان برای انطباق با استانداردهای بین‌المللی، ساده‌کردن عملیات تجاری و رقابت موثرتر با سایرین استفاده می‌شود.
گواهینامه ISO نشانه کیفیت و اعتبار برای هر سازمانی است. مهم نیست که یک شرکت چقدر بزرگ یا کوچک باشد، گواهینامه ISO همیشه یک دارایی برای سازمانها محسوب می‌شود. ایزو گواهی می‌دهد که یک سیستم مدیریت، فرآیند تولید، هر سرویس یا رویه مستندسازی تمام الزامات استانداردسازی و تضمین کیفیت را دارد. مزایای گواهینامه ISO فقط به استانداردسازی محدود نمی‌شود، بلکه این گواهی به عملکرد مناسب و بهبود کارایی کمک می‌کند. بر این اساس اگر برایتان سوال است که چرا گواهینامه ایزو مهم است می‌توانید 14 بند زیر را بخوانید.
یک. صرفه‌جویی در منابع اقتصادی
سازمان‌هایی که دارای گواهینامه ISO هستند اغلب باید فرآیندهای کسبوکار خود را برای شناسایی تنگناها و چالش‌ها تجزیهوتحلیل کنند که همین بهنوبه خود آنها را قادر می‌سازد مشکلات را حل کنند و فرآیندهای مختلف خود را سرعت ببخشند تا بتوانند به هدف موردنظر خود برسند. این امر به‌ویژه در مورد شرکت‌های بزرگ‌مقیاس بسیار مهم است. در همین راستاست که برنامه‌ریزان سازمانها در پاسخ به سوال چرا گواهینامه ISO مهم است، به این شکل پاسخ خواهند داد: چون با شناسایی چالش‌ها، تسریع فرآیندها و هدف‌گذاری مشخص می‌تواند باعث صرفه‌جویی در منابع شود.
دو. بهبود رضایت مشتری
سازمانها با داشتن گواهینامه ISO مربوطه می‌توانند خدمات را با رضایت بهتر به مشتریان خود ارائه دهند. به‌این‌منظور آنها عموماً باید سریعاً به مشتریان خود در مورد تمام سؤالات خود پاسخ دهند و همه مسائل را توسط سازمان در بالاترین سطح انجام دهند و در کوتاه‌ترین زمان ممکن حل کنند. با اجرای این کار و کسب رضایت مشتریان ، سازمان موفق به ایجاد یک شهرت مناسب در ارائه خدمات پیشرفته به مشتریان می‌شود و این امر منجر به تبلیغات بهتر و دیده‌شدن بیشتر خواهد شد که همین مورد بهنوبه خود آنها را قادر می‌سازد تا مشتریان خود را حفظ کرده و مشتریان جدید را به‌راحتی جذب کنند.
سه. برنامه‌ریزی برای استفاده از منابع
این یک واقعیت است که بسیاری از سازمانها و صنایع، اغلب منابع ارزشمند زیست‌محیطی را بدون استفاده از آن هدر می‌دهند. با داشتن گواهینامه ISO مناسب، سازمانها باید فرآیندهای مختلف تجاری خود را ارزیابی، چنین اتلافی را محدود و حتی آن را به‌طور‌کامل حذف کنند. یکی از این نمونه‌ها استفاده از کاغذ کربنی است و ازآنجاییکه ما در عصر دیجیتال هستیم، دیگر نیازی به استفاده شرکت‌ها از کاغذ کربنی برای کپی دستی محتوا نخواهد بود. به‌هر‌حال خوب است که همیشه بررسی‌های لازم را انجام دهید تا ببینید آیا هدررفت منابع وجود دارد یا خیر؟
چهار. مدیریت ریسک
با صدور گواهینامه ISO، سازمانها باید تمام تهدیدات داخلی و خارجی را ارزیابی کنند و اقداماتی را برای کاهش آن انجام دهند و پروتکل‌های خاصی را تنظیم کنند که همین می‌تواند به محافظت بهتر از سازمان و تمام دارایی‌های کلیدی آن کمک کند. اغلب سازمانها اقدامات زیادی را برای حفاظت از اطلاعات اختصاصی مرتبط با سازمان خود انجام می‌دهند، اما اغلب چنین اقداماتی به داده‌ها و اطلاعات مشتری تعمیم نمی‌یابد.
بااینحال، با داشتن گواهینامه ISO، شرکت‌ها باید یک پروتکل سخت‌گیرانه را اجرا، دسترسی به اطلاعات ارزشمند و داده‌های کلیدی را تنظیم و اطمینان حاصل کنند که بررسی‌ها تصادفی انجام می‌شود و همچنین باید از وجود پروتکل‌های مختلف برای محافظت از داده‌های خود اطمینان حاصل کنند. با اطمینان از حفاظت بهتر از داده‌ها، سازمانها می‌توانند اعتبار بهتری به‌دست آورند و در نتیجه می‌توانند مشتریان جدید را به‌راحتی جذب کنند.
پنج. محیط کار بهتر
سازمان‌هایی که مطابق با ISO پیش می‌روند می‌توانند شرایط کاری بهتری را برای کارکنان خود فراهم کنند و اقدامات مختلفی را برای تضمین ایمنی آنها در نظر بگیرند. اغلب سازمانها منابع کافی را برای آموزش ایمنی کارکنان خود تخصیص نمی‌دهند. بااینحال، با صدور گواهینامه ISO، سازمانها باید ملزم به داشتن طرح‌های فرار از آتش باشند، اطمینان حاصل کنند که کارکنانشان بهتر محافظت می‌شوند و همچنین به‌صورت دوره‌ای بررسی‌های ایمنی تصادفی را انجام دهند.
شش. حفاظت از منابع محیطی
با صدور گواهینامه ISO مربوطه، سازمانها ملزم به کاهش ردپای کربن خود هستند. این امر می‌تواند شامل فعالیت‌های مختلفی از بازیافت گرفته تا ترک استفاده از کاغذ باشد. همه این‌ها می‌تواند یک شرکت را قادر سازد تا ردپای کربن خود را کاهش دهد، از گیاهان بیشتری در دفتر استفاده کند، سبز شود و اساساً ایده انجام کاری برای حفاظت از محیط زیست را ترویج کند. این یکی از جدی‌ترین پاسخ‌ها به این سوال است که چرا گواهینامه ISO مهم است؟
هفت. تصمیم‌گیری درست و به‌موقع
چرا گواهینامه ISO مهم است؟ چون یکی از موارد کلیدی که برای هر سازمانی ضروری است، تصمیم‌گیری صحیح است. سازمانها باید بر اساس تجزیهوتحلیل اطلاعات و فرآیندهایی که دنبال می‌شوند تصمیم بگیرند و نه احساسات شخصی. استانداردهای ایزو چارچوبی ساختاریافته برای مدیریت کیفیت ارائه می‌دهند، بنابراین، در صورت داشتن گواهینامه ISO تصمیم‌گیری صحیح، تضمین خواهد شد.
هشت. برآورده‌سازی الزامات مشخص‌شده توسط دولت
واقعیت این است که اگر از بسیاری از مدیران سطح‌بالا که درگیر بوروکراسی‌های قانونی می‌شوند بپرسید که چرا گواهینامه ISO مهم است؟ آنها خواهند گفت چون باید الزامات مشخص‌شده توسط دولت را برآورده کنیم. در‌همین‌راستا باید گفت که همه سازمانها باید به‌خوبی مجهز شده باشند تا بتوانند با معیارهای مشخص‌شده توسط دولت مطابقت داشته باشند. در مناقصه‌های دولتی معمولاً داشتن گواهینامه ISO به‌عنوان یک معیار بسیار مهم در نظر گرفته می‌شود، از‌این‌رو، داشتن این گواهینامه، شرکت شما را واجد شرایط درخواست برای قراردادهای دولتی می‌کند.
نه. به‌دست‌آوردن کارمندان توانمند
یکی از معیارهای کلیدی که هر سازمانی برای دریافت گواهینامه ISO باید رعایت کند، آموزش کارکنان است. همچنین هر سازمانی باید ابزارهای لازم را برای انجام وظایف کارکنان فراهم کند. در نهایت آموزش کارکنان به دانش بیشتر آنها کمک می‌کند و آنها می‌توانند وظایف خود را کارآمدتر و بدون نقص انجام دهند پس اگر سوال چرا گواهینامه ISO مهم است، از مدیران بخش مدیریت منابع انسانی پرسیده شود احتمالا، اهمیت این گواهینامه‌ها را برای بحث آموزش در نظر خواهند گرفت.
ده. گزارش تفصیلی عملکرد سازمان شما
اخذ گواهینامه ISO مستلزم آن است که هر سازمانی که برای این کار اقدام می‌کند باید یک فرآیند دقیق را مستند کند. درواقع هدف، داشتن یک دستورالعمل دقیق برای عملکرد سازمان است. علاوهبراین، این امر همچنین می‌تواند به یک پروتکل مرجع برای آینده سازمان تبدیل شود. همچنین اعتبار سازمان را برای مشتریان تضمین می‌کند.
یازده. تشخیص کیفیت بین‌المللی
ازآنجاییکه ISO یک استاندارد کیفیت شناخته‌شده جهانی است و هر سازمانی که این گواهی را داشته باشد با استانداردهای کیفیت بین‌المللی مطابقت دارد. داشتن مدیریت تولید یا خدمات در سطح جهانی می‌تواند یک سازمان را به‌راحتی به مشتریان جهانی نزدیک کند. برهمیناساس اگر از بخش بین‌الملل یک سازمان بپرسید که چرا گواهینامه ISO مهم است، مسلما این امر را در نسبت با این سوال در نظر خواهد آورد.
دوازده. درک برند
داشتن گواهینامه ISO درک کارکنان، سهام‌داران و مشتریان از برند شما را بهبود می‌بخشد. در دنیای امروز هر سازمانی به‌عنوان موجودی دیده می‌شود که تمایل دارد کارایی و کیفیت خود بهبود ببخشد. این امر به‌این‌دلیل است که یکی از اجزای اساسی استانداردهای ISO تلاش برای بهبود مستمر است.
همه استانداردهای ISO براساس چرخه «برنامه را اجرا کنید سپس بررسی کنید» هستند و برهمیناساس ارزیابی مداوم را تشویق می‌کنند. با کسب گواهینامه ISO، شرکت‌ها بر تعهد خود به بهبود مستمر تاکید می‌کنند و در نتیجه، همین امر منجر به درک بهتر برند می‌شود. پس اگر سوال چرا گواهینامه ISO مهم است، از مدیران بازاریابی پرسیده شود، احتمالا با این دیدگاه به شما پاسخ خواهند داد.
سیزده. افزایش انگیزه کارکنان
ازآنجاییکه استانداردهای ISO همه فرآیندهای تجاری را ساده می‌کند، تمام ابهامات مربوط به نقش‌ها و مسئولیت‌ها برطرف می‌شود. زمانی که کارمندان دستورالعمل‌های روشنی برای وظایفشان دریافت می‌کنند، بهتر کار می‌کنند و انگیزه‌شان برای اجرای نقش‌هایشان بیشتر می‌شود. علاوهبراین، انواع گواهینامه ISO اقدامات اصلاحی را توصیه می‌کنند و می‌توانند کارایی عملیات تجاری را افزایش دهند.
برنامه‌های آموزشی نمونه‌هایی از این اقدامات اصلاحی هستند که هدف آنها رفع هرگونه کمبود مهارت در یک شرکت است. وقتی کارکنان تحت آموزش قرار می‌گیرند، احساس ارزشمندی می‌کنند زیرا درک می‌کنند که سازمان در حال سرمایه‌گذاری زمان و پول برای آموزش آنهاست درنتیجه انگیزه کارکنان افزایش می‌یابد. با این وصف اگر از کارکنان بپرسید چرا گواهینامه ISO مهم است؟ احتمالا گزینه افزایش انگیزه را طرح خواهند کرد.
چهارده. کاهش هزینه‌ها
همان‌طور که فرآیند صدور گواهینامه ISO استانداردهای کیفیت و ایمنی را در یک کسبوکار تجزیهوتحلیل می‌کند، همه منابع ضایعات، همپوشانی‌های غیر ضروری و افزونگی نیز در این فرآیند، شناسایی و حذف می‌شوند. سازمانها همچنین می‌توانند پس‌انداز کنند. زیرا بسیاری از تخلیه‌های مالی از بین می‌روند. یک مثال از تخلیه مالی زمانی است که یک سازمان باید با یک محصول ناسازگار یا با کیفیت پایین برخورد کند. هنگام دور انداختن محصول و کار مجدد روی آن، منابع زیادی تخلیه می‌شود. ازآنجاییکه استانداردهای ISO به گزینش بهترین فرآیندهای خاص هر صنعت کمک می‌کنند، کیفیت حفظ و نیاز به کار مجدد حذف می‌شود.
نتیجه‌گیری
از همه مزایای ذکر‌شده در بالا، مطمئناً سازمان‌هایی که دارای گواهینامه ISO هستند از نظر کیفیت، فرآیندهای تجاری، جنبه‌های زیست‌محیطی و بسیاری موارد دیگر نسبت به سایر سازمانها برتری دارند. از‌این‌رو بهنوبه خود فرصت‌های تجاری بیشتری را در سراسر جهان به‌دست خواهند آورد. درنهایت می‌توان گفت که شما حالا قادر خواهید بود که جواب سوال چرا گواهینامه ایزو مهم است؟ را در 14 بند پاسخ بدهید.
