بک لاگ بحثی مهم و کاربردی در تمامی شاخه‌های تولیدی و سازمانی است. این مفهوم در واقع یک لیست پویا و زنده است که دائماً باید از طریق تیمهای سازمانی و به همت مدیریت پروژه تکمیل شود. این لیست تمامی قابلیت‌ها، ویژگی‌ها، تغییرات و به‌روزرسانی‌ها و نتایج را در برمی‌گیرد. همچنمین به دلیل ماهیت زنده خود، مواردی را با توجه به تغییرات محیطی جایگزین و یا حتی حذف می‌کند. اما اگر مایلید با مفهوم بک لاگ بیشتر آشنا شوید، مطلب پیش‌رو را از دست ندهید! در این مطلب سعی شده تا ضمن باز کردن معنی بک لاگ، شما را با وضعیت ایده‌آل عملیاتی در سازمان‌ها که می‌تواند منجر به بک لاگی موفق شود، آشنا کنیم. با ما همراه باشید.
به زبان ساده بک لاگ یعنی چه؟
برای دانستن مفهوم و معنای بک لاگ لازم نیست الزاماً به سراغ مفاهیم دشوار و پیچیده برویم. با یک مثال ساده می‌توان مفهوم بک لاگ را توضیح داد:
فرض کنید قرار است یک وبسایت برای فروشگاه صنایع دستی خود طراحی کنید. در مرحله اول شما یک لیست از ویژگی‌هایی که تمایل دارید روی نسخه اولیه سایت باشد، تهیه خواهید کرد. این لیست یک لیست کامل و پر از جزئیات نیست، بلکه صرفاً لیستی از اساسی‌ترین و اصلی‌ترین نیازهای خود در مرحله اول است.
لیست مذکور کم‌کم در روند طراحی شما، فاکتورهای جدیدی را دربرخواهد گرفت. در واقع لیست به تدریج کامل و کامل‌تر خواهد شد و جزئیات و موارد جدید به آن افزوده خواهد شد. این لیست می‌تواند یک منبع کامل و بی‌نقص، چیزی شبیه به یک دفترچه راهنما، برای اجراکنندگان وبسایت فروشگاه شما باشد. آنها دقیقاً طبق مواردی که این لیست مرحله به مرحله برایشان مشخص کرده، پیش خواهند رفت.
اما چرا برای توضیح مفهوم بک لاگ این مثال را زدیم؟! زیرا لیستی که از آن نام بردیم، همان بک لاگ است. لیستی اینچنین برای طراحی و اجرای هر گزینه‌ای، از محصول گرفته تا صفحات یک وبسایت فروشگاهی، می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. در واقع بک لاگ به زبان ساده، لیستی‌ست از مسیر طراحی، اجرا و همه آنچه به یک محصول مشخص مربوط است. این لیست برای تمامی افراد دخیل در پروژه مشخص می‌کند چه باید کنند.
بک لاگ محصول چیست؟
مثالی که در بخش فوق زدیم، مطمئناً مفهوم بک لاگ محصول را به صورت کلی در ذهن شما مجسم می‌کند. اما در بحث بک لاگ محصول، ما جزئیات و ویژگی‌های بیشتری خواهیم داشت که برخی از آنها به‌صورت دوره‌ای قرار است به محصول اولیه اضافه (یا کم) شوند. حتی برخی از آنها در طی روند تولید محصول دچار دگرگونی خواهند شد. در واقع بک لاگ محصول لیستی رتبه‌بندی شده از تمام ویژگی‌های جدید، مراحل رفع مشکلات قبلی، نیازمندی‌ها، تغییرات، موارد تصحیح و دگرگونی‌های زیرساخت‌ها و ویژگی‌های موجود و… است.
همچنین می‌توان چنین نتیجه گرفت که لیست بک لاگ محصول، همه آن چیزی است که قرار است به مرور تکمیل شود. هر آیتم از بک لاگ محصول، عمدتاً دارای ویژگی‌ها و ریز جزییات مانند رتبه‌ها، برآوردها، شرح و تحلیل، رتبه‌بندی‌ها و ارزش‌ها است.
بک لاگ در امور حسابداری و مالی نیز کاربرد فراوان دارد. یک سازمان یا شرکت را در نظر بگیرید که در مسیر انجام پروژه خود قرار است یک وام بانکی بگیرد. درخواست وام بانکی و چگونگی درخواست‌ها نیز باید در بک لاگ قرار گیرد. زیرا مدیر مالی سازمان قرار است آن را پیگیری و پردازش کند.
یک بک لاگ هیچ‌گاه کامل نیست…
یک بک لاگ هیچ‌گاه کامل نیست و ماهیتی پویا و زنده دارد. این بدین معناست که بک لاگ‌ها دائماً طی روند اجرا، دچار دگرگونی می‌شوند تا به توسعه برسند. بک لاگ‌های اولیه‌ی عملیاتی معمولاً شامل توصیه‌ها‌یی ابتدایی هستند که از دانش و نیازمندی‌های اولیه نشأت گرفته‌اند. هرگونه تغییرات و دگرگونی‌های شرایط و محیط، بک لاگ محصول را دچار تغییر و رشد خواهد کرد. برای مثال محصولی را در نظر بگیرید که تولید شده است. پس از مدتی شرایط محیطی ایجاب می‌کند تا تغییراتی در طراحی آن ایجاد شود. همچنین گزارشات کاربری از مشکلاتی حکایت می‌کند که در تولیدات مشابه بعدی باید رفع شوند. چند فاکتور نیز به دلیل ماهیت رقابتی بازار باید به محصول اضافه شود. تمامی این موارد به تدریج به بک لاگ اضافه می‌شود. برخی اوقات چند تیم اسکرام به صورت همزمان در حال کار بر روی یک بک لاگ هستند. مواردی از این دست باعث پویایی همیشگی و مداوم بک لاگ محصول شده است. بنابراین بک‌لاگ‌ها معمولاً لیست‌هایی باز هستند که مدام در حال دگرگونی‌اند.
تکمیل بک لاگ؛ هدفی برای تیمهای اسکرام
«اسکرام» نوعی متدولوژی‌ست که افراد عملیاتی در بستر آن می‌کوشند تا محصولات مختلف با روشی خلاقانه با بالاترین ارزش ارائه شود. این چهارچوب در دهه 90 میلادی به منظور مدیریت توسعه محصولات با پیچیدگی بالا، مورد توجه قرار گرفت. در بستر این متدولوژی می‌توان از انواع شگردها و دستورالعمل‌ها برای توسعه و مدیریت یک محصول پیچیده و ممتاز استفاده کرد. همچنین پیشرفت و موفقیت روزافزون یک محصول در گروی چینش صحیح تیمهای اسکرام و نقش‌بخشی درست و تدقیقی به افراد هر تیم است.
تیم‌ها در اسکرام با طراحی بک لاگ و توسعه آن می‌کوشند تا به نتایج درست اجرایی برسند. همچنین بازرسی مدام مصنوعات اسکرام و پیشرفت عملی در مقایسه با هدف اسپرینت، از رفتارهایی‌ست که تیم اسکرام باید به آن توجه ویژه نشان دهد.
چنانچه هر ناسازگاری در روند کاری مورد رصد قرار گرفت، تیم اسکرام باید با تصحیح بک لاگ محصول و جایگزینی موارد دیگر، به رفع آن و ارائه بهترین نسخه از محصول مبادرت کند. این افراد باید بدانند کنترل پروژه چیست و در حفظ روند مطلوب عملیاتی بکوشند.
تزریق تفکر چابک به یک سازمان و ارتقای سطح کیفی بک لاگ محصولات
مدیریت پروژه چابک یا همان اجایل، رویکردی‌ست که معمولاً مدیران پروژه برای تقسیم‌بندی وظایف در پروژه‌های بزرگ به کار می‌گیرند. این تجزیه وظایف کمک می‌کند تا وظایف هر تیم اسکرام قابل کنترل و تمرکز باشد. این تیم‌ها برای توسعه پروژه‌های کوچک‌تر، به تکرار موارد یاد شده در بک لاگ‌ها می‌پردازند. واقعیت این است که بک لاگ، فونداسیون و زیربنایی برای تمامی برنامه‌های منجر به توسعه دارد.
مدیریت چابک به تیمهای اسکرام این امکان را می‌دهد که با رصد نیازها و رفتار مشتری، در صورت مشکلات یا دگرگونی‌ها در مراحل بک لاگ‌ها، جهت و تمرکز پروژه را سریعاً تغییر دهند.
در واقع چرخه‌های توسعه کوتاه که با نام «اسپرینت» نیز شناخته می‌شوند، ماحصل تقسیم وظایف و رویکردها برای تمرکز بر بهبود مستمر در توسعه محصول هستند. مدیریت پروژه چابک به سازمان کمک می‌کند تا در صورت تغییر در شرایط، واکنشی سریع و سازگار با موقعیت جدید را اتخاذ کنند. همچنین گذراندن دوره‌هایی همچون ایزو 21500 که استانداردی بین‌المللی‌ست نیز می‌تواند مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه را بیش از پیش معین و مشخص کند.
بنابراین سازمان‌هایی که اقدام به مهندسی بک لاگ و چینش تیمهای اسکرام کرده‌اند، واجب است تا تفکر چابک را درک کرده و به کار گیرند. این تفکر رابطه‌ای دو سویه دارد. این بدین معناست که یک بک لاگ موفق منجر به چابکی گروه (تیم) نیز خواهد شد. در واقع پتانسیل حداکثری تیمهای اسکرام در انجام مراحل عملیاتی بک لاگ وابسته به نوعی دانش پیشرفته، ذهنیتی استراتژیک و قدرت و تسلط کافی برای چرخش‌های احتمالی جداول و لیست‌های بک لاگی است.
مسئول بک لاگ چه کسی است؟
یک مدیر سازمانی موفق، تلاش می‌کند تا بین تمامی اعضای تیم خود همدلی و همکاری شکل دهد و برای تقویت اصول کار تیمی بکوشد. بنابراین خروجی و تولیدات این سازمان ماحصل تلاش همگی اعضا است. اما با وجود تلاش توامان تمامی تیم برای کار بر روی بک لاگ، مسئول و صاحب اصلی در واقع «مدیر یا مالک محصول» است. وی مسئولیت تمامی سازماندهی‌ها و رسیدگی به مشکلات احتمالی در طول پروژه است. هر چند طبق اصول کار تیمی، توصیه می‌کنیم تمامی اعضای تیم در مراحل مختلف بک لاگ مشارکت داده شوند و نواقص این سند همواره پویا را رفع کنند.
در این بین جزئیاتی نیز وجود دارد که از حوصله این متن خارج است. به عنوان مثال در روش اسکرام معمولاً بک لاگ اسپرینت متعلق به تیم تحویل‌گیرنده است.
در پروداکت بک لاگ چه مواردی را مشاهده می‌کنیم؟
سند ناقص و همواره پویای بک لاگ محصول، آینه‌ای تمام قد از روند پیشرفت پروژه است. به تعبیری معنی بک لاگ را می‌توان به لیستی در حال تکامل تشبیه کرد که در طی روند زنده خود مواردی را «جایگزین» و یا حتی «حذف» می‌کند.
در هر پروژه، بسته به ماهیت و نوع روند عملیاتی آن، بک لاگ محصول متفاوت است. اما تقریباً می‌توان موارد زیر را در تمامی نمونه‌ها مشاهده نمود:
1.داستان کاربر
مالک محصول باید بتواند براساس لیست بک لاگ، نتایج عملی را توضیح داده و تحلیل کند.
2.رفع مشکلات
توجه به مشکلات و نواقص احتمالی و البته اجتناب‌ناپذیر در طی روند توسعه محصول باید براساس بک لاگ الویت‌بندی شود.
3.بهروزرسانی مستمر قابلیت‌ها و ویژگی‌های فعلی
در هر بک لاگ باید بهروزرسانی قابلیت‌ها و ویژگی‌ها به صورت دقیق برنامه‌ریزی شود.
مزایا و ویژگی‌های استفاده از پروداکت بک لاگ
واقعیت این است که مزایای بک لاگ محصول در روند توسعه بیشمار است. نتایج بک لاگ می‌تواند بسیار ارزشمند باشد و موفقیت روافزون را برای واحد تولید و فروش به ارمغان بیاورد. مخصوصاً اگر کسب و کاری با بخش‌های مختلف دارید که در موقعیت‌های زمانی و جغرافیایی مختلف مشغول به کار هستند، بک لاگ را هرگز فراموش نکنید! زیرا بک لاگ سبب می‌شود تا شما به عنوان یک صاحب یا مدیر محصول احاطه‌ای دوچندان بر روند توسعه و آینده آن داشته باشید.
در اینجا چند مورد از این مزایا را به صورت خلاصه ذکر کرده‌ایم:
- تمرکز بیشتر اعضای تیم بر روی وظایف و مسئولیت‌ها
- آگاهی صاحب محصول از روند کاری تیمهای متخصص مختلف
- ترسیم چشم‌انداز و طرح استراتژیک
- پاسخی دقیق به چرایی هر فرآیند که دانستنش برای مدیر محصول الزامی است.
- انگیزه مضاعف به تیم‌ها برای رسیدن به نتیجه و هدف مشترک
- بحث سازنده میان تیمی حول توسعه که سبب انگیزه بیشتر می‌شود.
رابطه بک لاگ با اعضای پویا و دغدغه‌مند تیم
تیم پویا از اعضایی تشکیل شده است که هر یک ایده‌هایی نمونه برای توسعه هرچه بیشتر پروژه دارد. این ایده‌ها اگر تنها به‌صورت شفاهی بیان شوند، متاسفانه تنها به شکل ایده باقی خواهند ماند و هرگز اجرا و عملیاتی نخواهند شد! بک لاگ کمک می‌کند تا ایده‌ها منسجم شوند و در جای دقیق خود قرار بگیرند. بدین منظور، برپایی جلسات منظم میان‌تیمی از الویت بالایی برخوردار است. ایده‌های خام و البته پرپتانسیل اعضا، اگر به درستی مدیریت شوند، می‌توانند سبب پویایی هرچه بیشتر بک لاگ‌ها شوند. این ایده‌ها می‌توانند اصلاح شوند و یا پر و بال داده شوند؛ پس هرگز بحث بک لاگ را در کار تیمی نادیده نگیرید!
سخن آخر
بک لاگ ابزاری ضروری برای مدیریت پروژه و محصول است. این ابزار کمک می‌کند تا تمامی برنامه‌ریزی‌ها و فازهای اجرایی در زمان و موقعیت صحیح انجام بگیرند. همچنین نواقص را بررسی کرده و جایگزین‌های متناسب را معرفی می‌کند. این لیست زنده دائما در حال دگرگونی‌ست و کامل شدن آن در گروی یک تیم پویا و متخصص است. ماحصل بک لاگ محصول یا خدماتی‌ست که همواره مشتری را راضی نگه داشته و با تغییرات محیط، جوابگوی نیازهای آینده‌ی او است.
سوالات متداول :
بک لاگ یک لیست از تمامی آنچه است که باید در طی روند پروژه انجام گیرد. لیستی با تمام ویژگی‌ها، قابلیت‌ها، جایگزین‌ها و موارد حذفی.
مدیر یا صاحب محصول.
بک لاگ توسط تیم یا تیمهای متخصص فعال در پروژه ترسیم می‌شود. این لیست کمک می‌کند تا هم اعضا و هم مدیر محصول چشم‌اندازی از آنچه در فعل یا آینده انجام می‌شود، داشته باشند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!