شرکت‌ها انواع مختلفی از ممیزی‌ها را برای حفظ کنترل و تعادل جنبه‌های مختلف سازمانشان انجام می‌دهند. ممیزی این اطمینان را ایجاد می‌کند که فعالیت‌های هر حوزه تجاری با مقررات اجرایی مطابقت داشته باشد و در محدوده سیاست‌های شرکت کار کند.
اصطلاح ممیزی به‌طورکلی به‌عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کنترلی مورد استفاده برای ارزیابی اینکه آیا فرآیندهای یک سیستم مدیریت با الزامات و دستورالعمل‌های خاصی مطابقت دارد یا نه، درک می‌شود. ممیزی پیچیده است، چون مستلزم بررسی دقیق فرآیندهای مختلف تجاری است، به‌همین‌دلیل گواهینامه ایزو 19011 به‌عنوان راهنما برای ممیزی سیستم های مدیریتی ایجاد شد.
ممیزی سیستم های مدیریتی به‌طور مؤثر به تسهیل بهبود و ارزیابی انطباق کمک می‌کند. هدف آن هم ارزیابی سیستم مدیریت در چند سطح زیر است: انطباق با الزامات، پتانسیل هدایت‌پذیری سیستم مدیریت برای اپراتور و اثربخشی سیستم مدیریت. در ادامه ما با بررسی ممیزی سیستم‌های مدیریتی، مزایا و مؤلفه‌های آن را بررسی خواهیم کرد.
ممیزی چیست؟
دیدگاه‌های بسیاری در مورد معنا و هدف ممیزی وجود دارد. دیدگاه‌هایی که اغلب مبتنی بر تجربیات افراد هستند. در زیر برخی از رایج‌ترین تعاریف ممیزی را که از موسسه بهداشت و ایمنی شغلی (IOSH) و همچنین استاندارد بین‌المللی ممیزی برای گواهینامه ایزو 19011 آورده شده‌اند، خواهید دید:
- هدف ممیزی یافتن شواهد عینی (یا شواهدی که تا حد امکان عینی باشد) است که نشان دهند آیا روش فعلی مدیریت ایمنی و سلامت مطابق با خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت سازمان است یا خیر (IOSH).
- ممیزی، فرآیند جمع‌آوری شواهد است. از شواهد ممیزی برای ارزیابی میزان برآورده‌شدن معیارهای حسابرسی استفاده می‌شود. ممیزی باید عینی، بی‌طرفانه و مستقل باشد. این فرآیند هم باید سیستماتیک باشد و هم مستند (ایزو 19011).
- ممیزی، فرآیندی سیستماتیک، مستقل و مستند برای به‌دست‌آوردن شواهد حسابرسی و ارزیابی عینی آن برای تعیین میزان برآورده‌شدن معیارهای حسابرسی (ایزو 19011) است.
ممیزی را می‌توان برای اهداف و مزایای مختلفی استفاده کرد که مهمترین آن بررسی سیستم‌های مدیریت موجود برای جمع‌آوری اطلاعاتی است که می‌توان از آنها برای تصمیم‌گیری استفاده کرد.
ممیزی سیستم های مدیریتی چیست؟
ممیزی سیستم‌های مدیریتی، تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی شایستگی‌ها و قابلیت‌های مدیریت یک شرکت در جهت انجام اهداف شرکت است. هدف ممیزی ارزیابی عملکرد اجرایی فردی نیست، بلکه ارزیابی اثربخشی تیم مدیریت برای کار در راستای منافع سهامداران، حفظ روابط خوب با کارکنان و حفظ استانداردهای برند است. مهم است تاکید شود که ممیزی سیستم‌های مدیریتی، مدیریت کلی شرکت را ارزیابی می‌کند، نه عملکرد فردی مدیران را.
بنابراین در ممیزی سیستم‌های مدیریتی:
- ممیزی سیستم‌های مدیریتی، ارزیابی این است که تیم مدیریت سازمان تا چه حد از استراتژی‌ها و منابع خود استفاده می‌کند.
- ممیزی مدیریت ارزیابی می‌کند که آیا تیم مدیریت به نفع سهامداران، کارکنان و شهرت شرکت کار می‌کند یا خیر.
- ممیزی مدیریت، مدیریت کلی شرکت را در توانایی آن برای دستیابی به اهدافش ارزیابی می‌کند.
- هیئت مدیره به جای استفاده از تیم حسابرسی داخلی شرکت، مشاوران مستقلی را برای انجام ممیزی مدیریت استخدام خواهد کرد.
- هنگامی که ممیزی مدیریت کامل شد، شرکت حسابرسی خارجی برنامه کاملی را برای هیئت مدیره ارائه می‌کند تا آن را تغییر دهد.
در ادامه نحوه انجام ممیزی سیستم های مدیریتی را بررسی خواهیم کرد.
ایزو 19011 ممیزی سیستم های مدیریتی چیست؟
ایزو 19011 به‌عنوان استانداردی تعریف شده است که دستورالعمل‌هایی را برای ممیزی سیستم های مدیریتی ارائه می‌کند. این استاندارد حاوی راهنمایی در مورد مدیریت برنامه حسابرسی، اصول حسابرسی و ارزیابی افراد مسئول در مدیریت است.
ایزو 19011 اطلاعات ارزشمندی در مورد چگونگی بهبود سیستماتیک یک برنامه ممیزی فراهم می‌کند، تا سایر بخش‌های یک سازمان بهبود یابند. یکی از جنبه‌های چنین بهبودی، اطمینان از همسو بودن اهداف برنامه حسابرسی با خط مشی‌ها و اهداف سیستم مدیریت است. سازمان‌ها در تلاش برای بهبود ممیزی، باید نیازهای مشتریان و سایر طرف‌های ذینفع را در نظر بگیرند.
حوزه‌ای که در ممیزی سیستم های مدیریتی و به طور کلی تجارت اهمیت دارد، مفهوم ریسک است. بنابراین ریسک در سراسر بخش مدیریت برنامه ممیزی استاندارد ایزو 19011یکپارچه شده است.
ممیزی سیستم های مدیریتی چگونه کار می‌کند؟
ممیزی سیستم های مدیریتی به هیئت مدیره یک شرکت کاری ندارد، بنابراین، اعضای هیئت مدیره در کمیته حسابرسی می‌نشینند و عملکرد مدیران را با استفاده از اطلاعات کمی (فروش ارگانیک، حاشیه EBIT، حاشیه‌های بخش، جریان‌های نقدی عملیاتی و EPS) و عناصر غیرقابل سنجش یا نامشهود (مثل تلاش‌ها برای یکپارچه‌سازی کسب و کار ) ارزیابی می‌کنند.
هیئت مدیره یک مشاور مستقل را برای انجام ممیزی مدیریت استخدام خواهد کرد. دامنه ممیزی ممکن است محدود باشد، اما در بیشتر موارد، جامع و شامل بسیاری از جنبه‌های کلیدی مسئولیت‌های یک تیم مدیریتی است. حسابرسی مدیریت ممکن است به سوالاتی مثل موارد زیر پاسخ دهد:
- چه ساختار سازمانی توسط مدیریت راه‌اندازی شده است؟ آیا خطوط مشخصی برای گزارش وجود دارد یا در آن سردرگمی وجود دارد؟
- سیاست‌ها و رویه‌های گروه مالی چیست و آیا شفافیت دارد؟
- اقدامات مدیریت ریسک فعلی چقدر مؤثر هستند؟
- وضعیت روابط بین کارکنان سازمان چگونه است؟
- مدیریت چگونه بودجه سالانه خود را جمع‌آوری می‌کند؟
- آیا سیستم‌های فناوری اطلاعات شرکت به روز نگه داشته می‌شوند؟
- آیا گروه مدیریت پاسخگوی سهامداران است؟
- جذب و حفظ نیروی کار چقدر مؤثر است؟ آیا برنامه‌های آموزشی برای جاری نگه‌داشتن مهارت‌ها در بین کارکنان وجود دارد؟
- آیا مدیریت به‌طور استراتژیک شرکت را به سمت اهداف مالی خود هدایت می‌کند؟
ممیزی سیستم های مدیریتی اغلب قبل از ادغام، تجدید ساختار، ورشکستگی و برنامه‌ریزی برای جانشین‌پروری اجرا می‌شود. آنها می‌توانند نقاط ضعف مدیریت یک شرکت را شناسایی کنند.
بسته به دامنه تمرین، ممیزی سیستم های مدیریتی می‌تواند هفته‌ها یا ماه‌ها طول بکشد. نتیجه ممیزی شبیه یک کارت گزارش با امتیازهای بالا در مناطقی است که تیم مدیریت برتری دارد و نمرات پایین‌تر در نقاطی که نیاز به بهبود دارد.
اجرای ممیزی سیستم‌های مدیریتی
اگر می‌خواهید بدانید مدیریت سازمان شما چقدر مؤثر است و کجاها نیاز به بهبود دارد باید ممیزی سیستم‌های اداری را انجام دهید. هدف این ممیزی شناسایی نقاط ضعف تیم مدیریت است.
ممیزی سیستم‌های مدیریتی شامل مصاحبه با مدیریت و کارکنان، تجزیه‌وتحلیل صورت‌های مالی و عملکرد، مطالعه خط‌مشی‌ها و رویه‌های شرکت، ارزیابی برنامه‌های آموزشی، فرآیند استخدام و بسیاری از حوزه‌های دیگر در یک سازمان است.
هنگامی که حسابرسی کامل شد، شرکت حسابرسی خارجی نه‌تنها یافته‌های خود را ارائه می‌دهد، بلکه اغلب یک برنامه کامل را برای هیئت مدیره ارائه می‌دهد تا اجرایی باشد و شرکت بتواند فعالیت‌های خود را بهینه کند.
بر خلاف ممیزی داخلی که توسط واحد حسابرسی داخلی شرکت انجام می‌شود، ممیزی مدیریت توسط شرکت‌های خارجی متخصص انجام می‌شود.
حرف آخر؛ مزایای ممیزی سیستم های مدیریتی
ممیزی سیستم های مدیریتی برای تجزیه‌وتحلیل موفقیت فرآیندها، محصولات و سیستم‌ها ضروری است. انجام ممیزی مزایای مختلفی برای سازمان دارد که مهمترین آنها عبارتند از:
- پیگیری پیشرفت کسب‌وکار
- کاهش خطر تقلب
- تاثیر مثبت روی ارزیابی کلی
- بررسی صحت صورت‌های مالی
- شناسایی مشکلات در کسب‌وکار برای رفع مؤثر آنها
درنظر داشته باشید که یک سیستم مدیریت ممیزی قوی، از کل سازمان پشتیبانی می‌کند. برای بهره‌مندی از این مزایا لازم است که با CB های مورد تایید اداره استاندارد ایران همکاری داشته باشید.
سوالات متداول :
تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی شایستگی‌ها و قابلیت‌های مدیریت یک شرکت در جهت اهداف کلی سازمان با ممیزی سیستم های مدیریتی امکان‌پذیر است.
ممیزی مدیریت می‌تواند به شما کمک کند تا از اجرای صحیح دستورالعمل‌های حسابرسی که توسط هیئت مدیره تایید شده است، اطمینان حاصل کنید.
ممیزی سیستم های مدیریتی اثربخش بودن فعالیت‌های تیم مدیریتی را در راستای منافع سهامداران، حفظ روابط خوب با کارکنان و حفظ استانداردهای شهرت برند ارزیابی می‌کند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!