فرایند تفویض اختیار، یک هنر در مدیریت است و همه مدیران و رهبران باید بر آن مسلط باشند. درک چگونگی و زمان تخصیص مسئولیت به دیگران برای بالابردن سطح بهرهوری، چه در سطح شخصی و چه در سطح سازمانی، ضروری است. درواقع یکی از اصول ضروری رهبریِ مؤثر، تفویض وظایف است. لازمه تفویض اختیار، ساختن یک تیم منسجم و مؤثر است که بتواند کارها را طبق زمان تعیینشده پیش ببرد. دانستن زمان و نحوه واگذاری کار بهنوعی مدیریت منابع انسانی است و باعث میشود حجم کاری شما کم شود.
درنتیجه علاوهبر بهبود رفاه شما در محل کار، رضایت شغلی شما و کارکنانتان هم افزایش پیدا میکند. بااینحال متأسفانه، بسیاری از مدیران در مورد انجام تفویض اختیار مردد هستند و دانش دقیقی در مورد نحوه درست انجامدادن آن ندارند. در این راهنما، ما به شما خواهیم گفت که تفویض اختیار چیست و چگونه تفویض وظایف میتواند به تیم شما سود برساند. همچنین درنهایت با مراحل اجرای مؤثر این کار آشنا میشوید.
تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار بهمعنای تقسیم وظایف و مسئولیتهای تصمیمگیری بین یک تیم است. یک مدیر، رهبر تیم یا صاحب یک کسبوکار نمیتواند همه کارها را بهتنهایی انجام دهد، بنابراین کارها را بین تیمی از افراد قابلاعتماد و متخصص در زمینههای مختلف تقسیم میکند تا وظایف را آنطور که میدانند انجام دهند.
معنی تفویض اختیار، واگذاری اختیار به زیردستان در یک محدوده مشخص و مسئولساختن آنها در قبال نتایج آن کار است. در این فرایند، مدیر بخشی از کار، اختیار یک امر را به دیگری میسپارد و او را در قبال انجام آن کار مسئول میکند. بنابراین هر مافوق برای انجام کار خاصی اختیار انجام آن را به زیردستان تفویض میکند و این فرآیند تا حدی پیش میرود که کار کامل اجرا شود. شخصی که مسئولیت کار خاصی را بر عهده میگیرد باید اختیارات لازم برای انجام آن را داشته باشد.
تفاوت بین تفویض اختیار و تخصیص
اکثر مردم فکر میکنند که تفویض اختیار و تخصیص مترادف هستند، اما تمایز مهمی بین این دو وجود دارد. وقتی کاری را به کسی اختصاص میدهید، صرفاً به زیردستان خود دستور میدهید تا یک عمل خاص را طبق گفته شما انجام دهند. تفویض اختیار اما یعنی انتقال بخشی از کارهای خود به شخصی دیگر. درنتیجه آنها برای انجام کار، فقط مجموعهای از دستورالعملها را دریافت نمیکنند، بلکه در نقشی قرار میگیرند که در آن مسئولیت تصمیمگیری دارند و البته درنهایت باید در مورد آن پاسخگو باشند.
مزایای تفویض اختیار
دانستن زمان و نحوه تفویض اختیار، شما را مدیر بهتری میکند. وقتی فقط بخشی از کار را به عهده میگیرید، زمان خود را برای انجام کارهای مهمتر آزاد میکنید و درنهایت روزانه دستاوردهای بیشتری خواهید داشت.
ازآنجاییکه بهترین رهبران کسبوکار سعی نمیکنند همه کار را بهتنهایی انجام دهند، کارکنان آنها توانمند میشوند، روحیهشان بالا میرود و درنتیجه بهرهوری آنها افزایش مییابد. درنتیجه، مدیران عامل میتوانند زمان بیشتری را به فعالیتهایی اختصاص دهند که بالاترین بازدهی را ایجاد و به موفقیت شرکت کمک میکنند.
وقتی بهعنوان یک مدیر، در مورد تفویض اختیار منعطف باشید، فضای اطمینان و اعتماد را میان کارکنان خود ترویج میکنید. چونکه این اقدام شما به آنها نشان میدهد که شما بهعنوان یک رهبر، به زیردستان خود و توانایی آنها در انجام صحیح کارها اعتماد دارید. درنتیجه، آنها شما را یک رهبر دوستداشتنی و مؤثر میدانند که به مهارتها و نیازهای کارمندان خود احترام میگذارد. احساس مسئولیت و ایجاد فرصت برای یادگیری و توسعه ازجمله مزایای تفویض اختیار است.
مراحل تفویض اختیار
هر وظیفهای را نمیتوان تفویض کرد. کارهایی که ماهیت محرمانه دارند یا برای موفقیت بلندمدت تجاری شرکت حیاتی هستند، بیشتر به توجه خود شما نیاز دارند. بنابراین برای تفویض اختیار، شما فقط کارهایی را باید واگذار کنید که فرآیند واضحی دارند، بهراحتی قابلتکرار و اندازهگیری هستند و نیازی به دسترسی به اطلاعات تجاری محرمانه ندارند.
بهعنوانمثال، روابط با سرمایهگذار و بررسی عملکرد کارکنان، از کارهای حیاتی هر کسبوکاری است که باید توسط مالکان، مدیران یا مدیران اجرایی انجام شود. از سوی دیگر، فعالیتهای روزانه مانند اجرای وظایف عملیاتی یا سازماندهی رویدادها باید به مدیران میانی و رهبران تیم واگذار شود. در ادامه مراحل تفویض اختیار، بهصورت مؤثر را خواهید دید.
1. کار یا پروژه را به تکههای کوچک تقسیم کنید
تفویض اختیار کارآمد بهمعنای تقسیمکار یا پروژه به قطعات کوچک و قابل مدیریت است. بهاینترتیب، زیردستان شما قادر خواهند بود کار را بهطور مؤثر، بهموقع و بدون احساس خستگی انجام دهند. همچنین با تقسیم پروژه یا کار به تکههایِ کوچکِ قابلمدیریت، میتوانید مدیریت آن را برای خود آسانتر کنید. این به شما کمک میکند کار را بهطور مؤثر و کارآمد محول و از حوادث ناگوار احتمالی جلوگیری کنید.
2. مشخص کنید چه کسی میتواند وظایف فرعی را بسته به مهارتهایش و نیازهای پروژه، انجام دهد
برای تفویض اختیار مؤثر سعی کنید افرادی که در تیم شما میتوانند وظایف خاصی را بر اساس مجموعه مهارت یا نیازهای مشخص، توسعه دهند، شناسایی کنید. این کار کمک میکند که تیم شما همیشه سازماندهیشده و کارآمد بماند. همچنین آنها را قادر میسازد تا روی کاری کار کنند که در آن استعداد دارند و میتوانند در طول انجام کار، تواناییشان را ارتقا دهند. این فرایند تسهیل رشد و توسعه کارکنان را بهعنوان یک مدیر، برای شما آسان میکند.
بسته به موقعیت، میتوانید وظایف فرعی را به یکی از اعضای تیم که در اجرای چنین وظایفی ماهر است اختصاص دهید. در مواردی هم که اهمیت کمتری دارند، میتوانید انجام وظایف را به یکی از اعضای تیم بسپارید که هرچند مجموعه مهارتهای لازم را ندارد اما تمایل به یادگیری و توسعه آن مجموعه مهارتها در او زیاد است. انجام این کار به شما کمک میکند تا مجموعه مهارتها را در تیم خود توسعه دهید و بر رشد و توسعه فردی تمرکز کنید.
3. وظایف، انتظارات و جدول زمانی را بهطور واضح و منسجم بیان کنید
ارتباط شفاف و منسجم، کلید تفویض اختیار مؤثر است. هنگامیکه یک مدیر وظیفهای را محول میکند، باید وظیفه، انتظارات و جدول زمانی را بهطور واضح و منسجم بیان کند تا اطمینان حاصل شود که نماینده وظیفه را درک و الزامات تعیینشده را برآورده میکند. این مورد به اعضای تیم کمک میکند تا وظایف و تعهدات خود را درک کنند و در مسیر جدول زمانی خود باقی بمانند. همه اینها تضمین میکند که کار بهخوبی و بهموقع و بدون سردرگمی یا هرجومرج انجام میشود.
4. اطمینان حاصل کنید که منابع و اختیارات مناسب وجود دارد
وقتی پروژهای را به کسی محول میکنید، وظیفه شما بهعنوان یک مدیر این است که مطمئن شوید که او تمام مواردی را که برای موفقیت به آنها نیاز دارد، داشته باشد. بنابراین هنگام تفویض اختیار، دانش، منابع و اختیارهای نماینده خود را در نظر بگیرید. سپردن کاری که امکان انجام آن وجود ندارد، یا انتخاب شخصی که توانایی انجام آن را ندارد، باعث ایجاد حس ناامیدی در سازمان میشود.
همچنین برای گرفتن نتیجه خوب از کنشِ تفویض اختیار، بهتر است در مقابل وسوسه مدیریت خُرد یا میکرومنیجنگ مقاومت کنید. دستورالعملهای گامبهگام و کنترل کامل فرآیند انجام کار، جلوی توسعه فردی و رشد مهارتهای نماینده شما را میگیرد.
5. برای توضیحات موردنیاز در طول پروژه، در دسترس باشید
با تفویض اختیار و تعیین انتظارت، کار شما تمام نمیشود. شما باید در دسترس شخص مسئول پروژه باشید تا بتواند ابهامات و سؤالاتی را که احتمالاً در طول مسیر برایش ایجاد میشود، از شما بپرسد. پشتیبانی شما از اعضای تیم، به پیشرفت بهتر کار کمک میکند. با این کار آنها مطمئن میشوند که به سؤالات و نگرانیهایشان در اسرع وقت رسیدگی میشود. همچنین تضمین میکند که وظایف بهدرستی انجام میشود و هرگونه شک و تردیدی جلوی اثربخشی و روند کار را نمیگیرد.
6. اگر پروژه طولانیمدت است، در طول پروژه چند جلسه برای تعیین وضعیت داشته باشید
هنگام تفویض اختیار برای پروژههای طولانی، باید برای بررسی وضعیت پروژه و ارتباط با مسئول پروژه، یک سیستم مشخص داشته باشید. این کار کمک میکند هر دو طرف نسبت به پیشرفت و هرگونه تغییر یا بهروزرسانی در کار آگاه باشند.
درنتیجه، هر دو طرف میتوانند تصمیمات آگاهانهای در مورد چگونگی تفویض و اجرای کار به بهترین شکل بگیرند. بررسی وضعیت همچنین به مدیران کمک میکند تا اطمینان حاصل کنند که مسئول پروژه، از مسیر کار خارج نمیشود و کار طبق برنامه انجام میشود. همچنین، باعث میشود اگر کاری نیاز به اصلاح داشت، بهموقع انجام شود.
7. بازخورد بدهید
زمانی که شخصی که به او تفویض اختیار انجام کاری را دادهاید آن کار را تمام کرد، باید آن را بررسی کنید و بازخورد خود را ارائه دهید. این کار به اعضای تیم کمک میکند نقاط ضعف و قوت خود را بشناسند و بتوانند تواناییهای خود برای کارهای بعدی، توسعه دهند. درصورتیکه نمایند کار را بهخوبی انجام داده باشد، نشاندادن بازخورد، میتواند بهنوعی قدردانی شما از او باشد.
حرف آخر
شناختن معنای دقیق تفویض اختیار و حد و حدود انجام آن، در کنار آشنایی با بهترین شیوههای اجرای آن، مجموعه شما را در موقعیتی عالی برای سادهسازی وظایف خود و افزایش بهرهوری در کسبوکار قرار میدهد. از طرفی ازجمله وظایف مدیر منابع انسانی این است که درنظر بگیرد تفویض اختیار بهمعنای اعطای خودمختاری و اختیار به شخص دیگری است، بنابراین شما قرار است با این عمل حجم کاری را کم کنید و یک تیم جامع و با عملکردی درست بسازید. شاید بد نباشید که بدانید، ایزو 34000 اولین استاندارد بینالمللی است که به یک سازمان اجازه میدهد تا دید واضحی از سهم واقعی سرمایه انسانی خود داشته باشد پس اخذ گواهینامه ایزو میتواند در این مسیر به شما کمک کند.
