مدیریت پروژه پدیده جدیدی در تاریخ نیست. اما در عصر مدرن و به‌ويژه با پیشرفت سریع فناوری در نیمه دوم قرن بیستم، این مفهوم تغییرات بنیادینی را تجربه کرده است. استاندارد PMBOK یا همان استاندارد «پیکره دانش مدیریت پروژه» با هدف شناساندن و شناسایی مولفه‌های فرآیند مدیریت پروژه، برای اولین بار در اواخر دهه ۱۹۶۰ میلادی به صورت جدی مطرح شد.
ما در این مقاله کیو سی بی برایتان از استاندارد PMBOK صحبت خواهیم کرد. اما به تعریف مدیریت و مدیریت پروژه نیز خواهیم پرداخت تا بتوانید به درک درست‌تری از این استاندارد برسید.
استاندارد PMBOK چیست؟
استاندارد PMBOK یا پیکره دانش مدیریت پروژه (Project Management Body of Knowledge) برای ارجاع به مجموعه‌ای از اصطلاحات و دستورالعمل‌های استاندارد گفته می‌شود که برای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. ویرایش هفتم استاندارد pmbok آخرین ویرایش آن است که در سال ۲۰۲۱ منتشر شده است.
این استاندارد زیر نظر موسسه مدیریت پروژه (Project Management Institute) منتشر می‌شود که استانداردها و گواهینامه‌های CAPM و PMP را ارائه می‌دهد.
پروژه چیست؟
در مدیریت پروژه، یک پروژه این‌گونه تعریف می‌شود: «تلاشی که در یک محدوده زمانی مشخص، برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فردی صورت می‌گیرد». یک پروژه از این جهت موقتی است که شروع و پایان مشخصی دارد؛ و در نتیجه، محدوده و منابع مشخصی را به خود اختصاص می‌دهد.
یک پروژه از این نظر منحصر به فرد است که به صورت کاری روتین و معمولی صورت نمی‌گیرد، بلکه مجموعه خاصی از عملیات است که برای دستیابی به یک هدف منحصر به فرد و مشخص طراحی شده است. بنابراین یک تیم پروژه، اغلب شامل افرادی می‌شود که لزوما همیشه با هم کار نمی‌کنند. این افراد ممکن است حتی از سازمان‌های مختلف و در مناطق مختلف جغرافیایی برای تحقق اهداف کلان، به تیم پروژه بپیوندند.
توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب‌و‌کار، ساخت یک ساختمان یا پل، تلاش‌های امدادی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش و ورود به یک بازار جغرافیایی جدید، همگی پروژه‌هایی هستند که نیاز به کنترل پروژه دارند و باید ماهرانه مدیریت شوند تا نتایجی متناسب با بودجه، یادگیری و نیاز سازمان‌ها به دست دهند.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه، آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اتمام کار را در بر می‌گیرد. استاندارد PMBOK به ما می‌گوید که در مدیریت پروژه، اعضای یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و رعایت معیارهای موفقیت خاص، چگونه به کار گرفته می‌شوند. کاربرد و هدف دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در فعالیت‌های پروژه، برآوردن نیازهای پروژه است.
هر پروژه تلاشی منحصر به فرد است که به قصد دستیابی به اهداف برنامه‌ریزی شده انجام می‌شود. کنترل پروژه باید بر اساس خروجی‌ها، نتایج یا منافع مدنظر انجام شوند. یک پروژه معمولاً در صورتی موفق تلقی می‌شود که به اهدافی که برای بودجه و بازه زمانی مشخص معین شده، دست پیدا کند.
برای ارزیابی این معیارها، گواهینامه بین‌المللی ایزو 21500 می‌تواند تضمین کند که شما قادر هستید پروژه خود را مرحله‌به‌مرحله با یک بودجه دقیق پیش ببرید و توانایی آن را دارید تا پروژه را با موفقیت به اتمام برسانید. همان‌طوری که جلوتر توضیح خواهیم داد، اتمام پروژه یکی از پایه‌های اصلی ساختار PMBOK است.
چرا استاندارد PMBOK مهم است؟
گواهینامه‌ای که PMP ارائه می‌کند به عنوان استاندارد PMBOK تلقی می‌شود. این گواهینامه بر اساس بررسی بهترین شیوه‌های شرکت‌های معتبر تبیین می‌شود. مزایای استفاده از مدیرانی که گواهینامه استاندارد PMBOK را کسب کرده‌اند این است که ما پیشاپیش با یک مدیر خبره روبرو هستیم، مدیری که آموزش‌های لازم را سپری کرده است. این اعتباری است هم برای کارمندان و هم شرکت‌ها.
استاندارد PMBOK به دلایل مختلفی ارزشمند است، اما ما به بازگوکردن سه دلیل عمده کفایت می‌کنیم:
- اولین دلیل ارزشمند بودن PMBOK این است که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا رویه‌ها را در بخش‌های مختلف، استاندارد سازند و یکسان‌سازی کنند. این بدان معناست که افراد مثلا در توسعه پروژه‌ها به همان شیوه‌ای کار می‌کنند که دیگر کارکنان در بخش توزیع.
- استاندارد PMBOK می‌تواند به مدیریت پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد در سراسر شرکت‌ها کار کنند. شخصی که برای شرکت x کار می کند و سپس به شرکت y می‌رود، می‌تواند از همان شیوه‌های پیشین استفاده کند. با این کار علاوه بر یکپارچه‌سازی، از هزینه‌های اضافی برای آموزش و نیز دامنه ریسک مدیریت پروژه کاسته می‌شود.
- استاندارد PMBOK می‌تواند به بررسی کارآمدی روش‌ها بپردازد و راهکارها را بیازماید. روش‌های مستدل می‌توانند در مدیریت پروژه سطح ریسک را کاهش دهند.
با اتکا به تعریف PMBOK و مزایایی که استاندارد PMBOK در اختیار ما می‌گذارد می‌توانیم بگویم، شرکت‌هایی که با استاندارد PMBOK آشنایی دارند می‌توانند به بهترین نحو و متناسب با نیازهای شرکت، پروژه‌های مختلف را به سرانجام برسانند.
یک ضرب‌المثل قدیمی می‌گوید: «برای شکستن قوانین، باید ابتدا از آن‌ها سر در بیاوری». مدت زمانی که مدیران پروژه صرف می‌کنند تا قوانین را یاد بگیرند، در واقع دارند می‌آموزند که چگونه می‌توانند از آن فراتر روند.
ساختار PMBOKچیست؟
مدیریت پروژه به سرعت در حال رشد و گسترش در سرتاسر جهان است و اکنون در سطح جهانی به عنوان یک شغل مهم و استراتژیک شناخته می‌شود. ساختار PMBOK از پنج گروه فرآیند اصلی، ده حوزه دانش و ۴۷ فرآیند مدیریت پروژه تشکیل شده است.
- آغاز
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- اتمام
آغاز
گروه فرآیند آغاز، شامل فرآیندها، فعالیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای تعریف موثر شروع یک پروژه است. تنظیم کلیه مجوزها، روادید و دستورات اولیه کاری، تضمینی است برای پیشرفت موثر و منطقی در فعالیت‌های اولیه پروژه. این کار زمینه را برای موفقیت‌های بعدی نیز -در تمام مراحل پروژه- فراهم می‌آورد. تعیین مراحل مشخص برای تکمیل کار، راه‌اندازی تیم‌ها و داشتن بودجه، قبل از شروع کار برای یک شروع قوی، در سراسر صنعت، امری حیاتی است.
برنامه‌ریزی
گروه فرآیند برنامه‌ریزی، فرآیندهای مورد نیاز برای تعریف محدوده پروژه، تنظیم برنامه‌های استراتژیک برای به حداکثر رساندن گردش کار، و جمع‌آوری لیست‌های اولویت، برنامه‌ریزی و نیازهای تیم را انجام می‌دهد. گروه فرآیند همچنین به شفاف‌سازی دقیق تمام اهداف و انتظارات پروژه می‌پردازد. از دیگر کارهای گروه فرآیند می‌شود به تببین زیرساخت‌های لازم برای دستیابی به اهداف اشاره کرد، کاری که با توجه به جدول زمانی و محدودیت‌های بودجه‌ای، صورت می‌گیرد.
اجرا
یکی از حوزه‌های مهمی که در استاندارد PMBOK نیز بر آن تأکید شده، اجرا است. گروه فرآیند اجرا شامل مدیریت موثر تیم‌ها است که با توجه به جدول زمان‌بندی و هزینه‌ها صورت می‌گیرد. مدیران پروژه با استفاده از این مجموعه توانایی‌ها، درجه بالایی از مهارت‌های سازمانی و ارتباطی را از خود به نمایش می‌گذارند. آن‌ها نگرانی‌های تیم یا سایر موقعیت‌های پیچیده مرتبط با انجام کار به موقع، در چارچوب برنامه بودجه، را نیز مدیریت می‌کنند.
نظارت و کنترل
بر اساس استاندارد PMBOK، گروه فرآیند نظارت، به پردازش تغییرات و ملاحظات بودجه جاری می‌پردازد و تلاش می‌کند تا خطرات شرایط پیش‌بینی‌نشده را به حداقل برساند. این کار می‌تواند در برآورده‌کردن انتظارات اولیه مدنظر پروژه تأثیرگذار باشد.
مدیران باتجربه همواره تلاش می‌کند تا ریتم حرکت به جلوی مجموعه را حفظ می‌کنند. این کار یکی از بنیان‌های استاندارد PMBOK است. این ریتم با نظارت فعالانه بر پیشرفت، آینده‌نگری و نیز یافتن پاسخ‌های سریع برای رسیدگی به چالش‌های پروژه امکان‌پذیر می‌شود.
در حالی که سایر گروه‌های فرآیند به صورت متوالی اتفاق می‌افتند، نظارت و کنترل در کل پروژه شناور است، یعنی در سرتاسر پروژه اتفاق می‌افتند. درواقع این گروه از فرآیند، سیری خطی ندارد، بلکه در تمام مراحل حضور می‌یابد.
- چیزی را در بر می‌گیرد؟ طبق تعریف PMBOK، این‌ها «فرآیندهایی هستند که برای ردیابی، بررسی و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه مورد نیازند».
اتمام
بزرگترین چالش این گروه فرآیند، به پایان رساندن موفقیت‌آمیز پروژه است. این کار یعنی پروژه مدنظر، به‌موقع و در چارچوب بودجه اختصاص‌داده‌شده، تکمیل شده است. نکته پایانی این است که اگرچه اجرای این گروه‌های فرآیندی لزوماً آسان نیستند، اما انجام ندادن آن بدین معنی است که تیم ممکن است هرگز به مزایای تکمیل‌سازی پروژه‌های بسیار استراتژیک خود پی نبرد. بنابراین اتمام و بستن پروژه یکی از الزامات ساختار استاندارد PMBOK به حساب می‌آید.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!