برنامه ریزی یعنی انتخاب هدف و تصمیم‌گیری در مورد کارهایی که برای رسیدن به آن هدف باید انجام داد. برنامه ریزی به سازماندهی بهتر فعالیت‌ها و استفاده بهتر از منابع کمک می‌کند. به‌علاوه برنامه ریزی سازمانی که یکی از وظایف اصلی مدیریت است، در موفقیت سازمان، افزایش بهره‌وری کارکنان و بهبود کارایی محیط نقش مهمی دارد.
بااین‌حال همان‌طور که بیشتر ما به‌خصوص در برنامه ریزی روزانه تجربه کرده‌ایم، گاهی پیش می‌آید که حتی با وجود مشخص کردن هدف و مسیر، به اهداف خود نمی‌رسیم. برنامه ریزی به مدیرت زمان نیاز دارد و برای موفق شدن در آن باید جنبه‌های مختلف را بررسی و تجزیهوتحلیل کرد تا بتوان بهترین تصمیم را گرفت. برای آشنایی بیشتر با برنامه ریزی، روش برنامه ریزی و دانستن ویژگی‌های آن، با ما همراه شوید.
برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی یعنی تعیین اهداف و تعیین مسیر عمل برای دستیابی به آن اهداف. از طریق برنامه ریزی، از قبل تصمیم می‌گیریم که چه‌کاری، چه زمانی و چگونه باید انجام شود و چه کسی مسئول انجام آن است. برنامه ریزی ما را قادر می‌سازد اولویت‌ها را شناسایی کنیم و روش انجام کارها را تعیین کنیم. روش برنامه ریزی به تجزیهوتحلیل زمان و تصمیم‌گیری در مورد روش انجام یا مقابله با موقعیت‌های آینده، بستگی دارد.
برنامه ریزی فاصله بین جایی که هستیم و جایی که می‌خواهیم باشیم را پر می‌کند. اتفاقاتی را ممکن می‌کند که در غیر این صورت رخ نمی‌داد.
یکی از مهمترین اولویت‌های هر سازمان و مدیریتی، برنامه ریزی است. یک برنامه ریزی مؤثر، باعث انجام به‌موقع وظایف، دستیابی به اهداف سازمانی، به حداقل رساندن ضرر و پیشی گرفتن در رقابت می‌شود. برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت است که شامل تدوین یک مسیر عملی برای دستیابی به یک هدف خاص است. به بیان دقیق‌تر، برنامه ریزی سازمانی، پایه‌ای را برای ایجاد مانیفست مأموریت، تعریف اهداف سازمانی و تعیین منابع موردنیاز برای دستیابی به اهداف، ایجاد می‌کند.
روش برنامه ریزی
برنامه ریزی فرآیند مستمر اتخاذ تصمیمات کارآفرینانه به‌صورت سیستماتیک است. برنامه ریزی از مراحل مختلفی تشکیل شده است که هرکدام از آنها، نقش مهمی در رسیدن به اهداف، در بازه زمانی مشخص‌شده دارند. مراحل برنامه ریزی عبارتند از:
اولین مرحله، تعیین اهداف
پشت هر برنامه‌ریزی‌ای یک هدف وجود دارد. فرض کنید یک سازمان در حال برنامه ریزی بازاریابی است، بنابراین مدیران یا کل تیم در اولین قدم باید اهداف برنامه بازاریابی خود را تعیین کنند. هدف خوب منجر به جهت‌دهی خوب و اجرای خوب برنامه می‌شود.
دومین مرحله، برنامه ریزی محل
حالا بایدمنابع داخلی و خارجی، سیاست‌ها و الزامات برای انجام برنامه را تعیین کنید. این مرحله به در دسترس‌بودن منابع، تخصص، شایستگی‌ها و قابلیت‌ها می‌پردازد. در ادامه مثال بالا، تیم بازاریابی باید هزینه‌های مربوطه، استراتژی‌ها، تیم و سایر منابع موردنیاز برای انجام کمپین بازاریابی خود را در محل برنامه ریزی ارزیابی کنند.
سومین مرحله، شناسایی گزینه‌های جایگزین
گزینه‌های جایگزین بر اساس اهداف و مقدمات برنامه ریزی، تعیین می‌شوند. بنابراین باید مزایا و معایب یک جایگزین را نسبت به دیگری شناسایی کنید. یک کمپین بازاریابی خاص را می‌توان از راه‌های مختلفی مثل تبلیغات تلویزیونی، بازاریابی رسانه‌های اجتماعی و بسیاری موارد دیگر انجام داد. بنابراین، جایگزین‌ها باید شناسایی شوند.
مرحله چهارم، ارزیابی گزینه‌های جایگزین
جایگزین‌های موجود را بر اساس عواملی که برای طرح حیاتی هستند، ارزیابی کنید. عواملی مانند مزایا، هزینه، ریسک و منابع موجود در هر جایگزین باید ارزیابی شوند. سازمان باید هر یک از جایگزین‌ها را بر اساس مزایا، هزینه، ریسک و چندین عامل دیگر مرتبط با هر جایگزین بازاریابی ارزیابی کند.
مرحله پنجم، انتخاب بهترین جایگزین
بر اساس ارزیابی‌های انجام‌شده، بهترین اقدام را انتخاب کنید. آن استراتژی بازاریابی خاصی را که از همه نظر برای هدفی که دارید مناسب است، برای اجرا انتخاب کنید.
مرحله ششم، تدوین برنامه‌های حمایتی
کمپین بازاریابیْ مستلزم هزینه مشخصی است. سایر فعالیت‌های سازمان هم ممکن است نیاز باشد با برنامه کمپین شما هماهنگ شوند تا بهترین نتیجه را به دست آورید. مثلاً اغلب نیاز است که برنامه‌های فروش مطابق با کمپین بازاریابی انجام شوند. بنابراین باید در کنار برنامه اصلی، سایر برنامه‌های حمایتی و تکمیلی را هم تدوین کنید.
مرحله هفتم، اجرای طرح‌ها
آخرین مرحله فرایند برنامه‌ریزی، اجرا کردن طرح برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده است. پس از اتمام این هفت مرحله، ارزیابی به‌موقع طرح هم به همان اندازه مهم است. ازآنجایی‌که برنامه‌ریزی فرآیندی پویاست، باتوجه به تغییرات انجام‌شده، باید مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد.
عدم برنامه‌ریزی مناسب یا عدم ایجاد یک رویکرد سیستماتیک می‌تواند موجب شکست پروژه‌ها شود. بنابراین اگر به‌عنوان یک کارآفرین به راه‌اندازی یک پروژه فکر می‌کنید، باید از همان ابتدا با برنامه‌ریزی پروژه و تعیین نقشه راه، خود را بیمه کنید. شما با برنامه‌ریزی در زمان و منابع خود صرفه‌جویی می‌کنید.
ویژگی‌های برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی فرآیندی پویاست که از تجزیهوتحلیل و ارزیابی مستمر موقعیت‌ها و شرایط تشکیل شده است. برنامه‌ریزی چندین ویژگی دارد که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
- کارکرد مدیریتی: برنامه‌ریزی اولین و مهمترین کارکرد مدیریتی است که پایه و اساس سایر وظایف مدیریت یعنی سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل را فراهم می‌کند.
- هدف‌گرایی: بر تعریف اهداف سازمان، شناسایی مسیرهای اقدام جایگزین و تصمیم‌گیری برنامه اقدام مناسب که برای دستیابی به اهداف باید انجام شود، تمرکز دارد.
- فراگیر: برنامه‌ریزی فراگیر است، یعنی در تمام بخش‌ها وجود دارد و در تمام سطوح سازمان موردنیاز است. هرچند دامنه برنامه‌ریزی در سطوح و بخش‌های مختلف متفاوت است.
- فرآیند مستمر: برنامه‌ها برای یک دوره خاص، مثلاً برای دوره‌های یک‌ماهه، سه‌ماهه، سالانه و غیره ساخته می‌شوند. پس از اتمام آن دوره، با در نظر گرفتن الزامات و شرایط حال و آینده سازمان، برنامه‌های جدیدی ترسیم می‌شود. بنابراین، این یک روند مستمر است، چون طرح‌ها در چارچوب‌های معین، اجراشده و توسط طرح دیگری دنبال می‌شوند. ویژگی‌ای که در برنامه ریزی فردی و موقعیت‌هایی مثل پشت سر گذاشتن یک آزمون خاص، به‌خوبی آن را تجربه کرده‌ایم.
- فرآیند فکری: این یک تمرین ذهنی است که شامل به‌کارگیری ذهن، فکرکردن، پیش‌بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری و غیره است.
- آینده‌نگر: در فرآیند برنامه‌ریزی، نگاهی گذرا به آینده می‌اندازیم. این شامل نگاه به آینده، تجزیهوتحلیل و پیش‌بینی آن است تا سازمان بتواند به‌طور مؤثر با چالش‌های آینده روبرو شود.
- تصمیم‌گیری: تصمیم‌گیری در مورد انتخاب روش‌های جایگزینی که می‌تواند برای رسیدن به هدف اتخاذ شود، گرفته می‌شود. جایگزین انتخاب‌شده باید در بین همه بهترین باشد، با کمترین تعداد پیامدهای منفی و بیشترین تعداد پیامدهای مثبت.
برنامه‌ریزی به تعیین اهداف و تدوین برنامه‌هایی برای دستیابی به آنها مربوط می‌شود. این فعالیت به مدیران کمک می‌کند تا شرایط فعلی را تجزیهوتحلیل کنند و راه‌های دستیابی به‌موقعیت مطلوب در آینده را شناسایی کنند. برنامه‌ریزی سازمانی نیاز شرکت است و مسئولیت انجام آن بر عهده مدیران است. در همین راستا برنامه‌ریزی منابع انسانی هم یکی دیگر از نیازهای شرکت‌هاست که باتوجه به تغییر ماهیت و منعطف‌شدن شرایط کار، باید به آن بیشتر توجه کرد.
هدف برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی برای رسیدن به یک سری نتایج مشخص، یک نقشه راه فراهم و امکان تمرکز بر روی اهداف را فراهم می‌کند. برنامه‌ریزی جلوی تکرار کارها و اتلاف منابع را می‌گیرد و کارایی سازمان را افزایش می‌دهد. مهمترین اهداف برنامه‌ریزی عبارتند از:
- کاهش عدم قطعیت: برنامه‌ریزی با کاهش عدم اطمینان و تصویر دادن به آینده، عدم قطعیت را به قطعیت تبدیل می‌کند.
- ایجاد همکاری و هماهنگی: برنامه‌ریزی موجب همکاری و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. با برنامه‌ریزی می‌توان از رقابت‌ها و درگیری‌های بخش‌های مختلف جلوگیری کرد.
- اقتصاد در عملیات: همان‌طور که قبلاً گفتیم، با برنامه‌ریزی می‌توان بهترین جایگزین را از بین گزینه‌های مختلف انتخاب کرد. این کار باعث می‌شود منابع به بهترین شکل استفاده شوند. درنتیجه اهداف سازمان به‌راحتی قابل‌دستیابی می‌شوند.
- پیش‌بینی حوادث غیرقابل‌پیش‌بینی: برخی رویدادها قابل پیش‌بینی نیستند و می‌توانند بر عملکرد روان شرکت تاثیر بگذارند. برنامه‌ریزی این رویدادها را پیش‌بینی می‌کند و از آنها به‌عنوان موارد احتمالی نام می‌برد.
- دستیابی به اهداف از پیش تعیین‌شده: برنامه‌ریزی با هدف دستیابی به اهداف شرکت انجام می‌شود. دستیابی به‌موقع اهداف تنها با برنامه‌ریزی مؤثر امکان‌پذیر می‌شود.
برنامه‌ریزی نیاز اساسی هر سازمان برای بقا، رشد و موفقیت است و در همه انواع سازمان‌ها، بخش‌ها، اقتصادها و غیره وجود دارد. بااین‌حال همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، صرف تعیین هدف و تصمیم‌گیری در مورد انجام آن، باعث برنامه‌ریزی مؤثر نمی‌شود.
برای مثال وقتی یک کسب‌وکاری را راه می‌اندازید، عوامل مختلفی از اقتصادی گرفته تا سیاسی یا اجتماعی، بر کار شما تأثیر می‌گذارد. برنامه‌ریزی استراتژیک پورتر به این موضع به‌خوبی می‌پردازد و 5 نیرویی را که باید در برنامه‌ریزی در نظر داشته باشید، مشخص می‌کند.
سؤالات متداول:
برنامه‌ریزی به تعیین اهداف و تعیین مسیر رسیدن به اهداف مربوط است. با برنامه‌ریزی ما مشخص می‌کنیم که چه‌کاری را، چه زمان، چگونه و توسط چه کسی انجام دهیم.
برنامه‌ریزی سازمانی یکی از نیازهای اصلی سازمان و از مهمترین وظایف مدیریت است که به تعیین اهداف و تعیین مسیر عمل برای دستیابی به آن اهداف اشاره دارد.
تعیین اهداف، برنامه‌ریزی محل، شناسایی گزینه‌های جایگزین، ارزیابی گزینه‌های جایگزین، انتخاب بهترین جایگزین،تدوین برنامه‌های حمایتی و اجرای طرح‌ها هفت مرحله برنامه‌ریزی هستند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!