هنگامی‌که کار تعریف ماهیت سازمان انجام شود و برنامه‌ریزی‌های سازمانی مشخص شوند، لازم است افراد، منابع و سایر اجزای سازمان مدیریت شوند تا اجرای طرح مؤثر واقع شود. این‌گونه فعالیت‌ها به‌عنوان سازماندهی شناخته می‌شوند. بعد از تعریف سازمان، داشتن استراتژی برای سازماندهی از مهمترین کارهایی است که یک کسبوکار باید انجام دهد. برای آشنایی با سازماندهی و اصول آن با ما همراه شوید.
تعریف سازماندهی
به فرآیند تقسیم و طراحی مشاغل، تنظیم روابط شغلی مناسب، گروه‌بندی شغل‌ها برای ایجاد واحدها و بخش‌ها، واگذاری وظایف به کارکنان، تخصیص منابع و هماهنگی تلاش‌ها بین اعضای سازمان، سازماندهی می‌گویند.
درواقع سازماندهی چیزی نیست جز مدیریت افراد و سایر منابع سازمانی به منظور دستیابی به اهداف مورد نظر سازمان. تصمیم‌گیری در مورد اینکه چگونه فعالیت‌های سازمانی به بهترین نحو انجام شوند، با سازماندهی امکان‌پذیر است.
سازماندهی همچنین، رابطه اختیار-مسئولیت را در سازمان شکل می‌دهد تا اطمینان حاصل شود که چه کسی باید چه کاری انجام دهد و چه تصمیمی می‌تواند اتخاذ شود. بنابراین تعریف سازماندهی شامل طراحی مشاغل و تعریف روابط اختیارات و مسئولیت است. سازماندهی همچنین، اجرای برنامه‌ها و استراتژی‌ها و استفاده از منابع برای دستیابی به اهداف سازمان را تضمین می‌کند.
به‌طور خلاصه سازماندهی در مدیریت موارد زیر را احراز خواهد کرد:
- کار را به مشاغل و بخش‌های خاص تقسیم می‌کند.
- وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغل افراد را تعیین می‌کند.
- وظایف مختلف سازمانی را هماهنگ می‌کند.
- با سازماندهی خوشه‌ها به واحدها تبدیل می‌شوند.
- روابط بین افراد، گروه‌ها و بخش‌ها را برقرار می‌کند.
- خطوط رسمی اختیارات را ایجاد می‌کند.
- تخصیص و استقرار منابع سازمانی را سبب می‌شود.
سازماندهی بعد از برنامه‌ریزی، دومین کارکرد مهم مدیریتی است. این فرایند، با ایجاد یک ساختار عملی در مورد شیوه اجرای برنامه‌ها و تصمیمات، دستیابی به اهداف سازمانی را سرعت می‌بخشد.
به فرآیند تقسیم و طراحی مشاغل، تنظیم روابط شغلی مناسب، گروه‌بندی شغل‌ها برای ایجاد واحدها و بخش‌ها، واگذاری وظایف به کارکنان، تخصیص منابع و هماهنگی تلاش‌ها بین اعضای سازمان، سازماندهی می‌گویند.
هدف از سازماندهی چیست؟
اهداف اصلی کارکرد سازماندهی در مدیریت را می‌توان موارد زیر دانست:
- اطمینان از تخصیص مؤثر نقش‌ها و مسئولیت‌ها بین هر یک از اعضای سازمان.
- با سازماندهی می‌توانید بین کارکنان، وظایف، گروه‌ها، بخش‌ها، واحدها و غیره و یا در سازمان رابطه سازنده برقرار کنید.
- اجرای مؤثر برنامه‌ها و استراتژی‌های انجام‌شده.
- تلاش همه اعضای سازمان را به سمت یک هدف هدایت کنید.
- استفاده مؤثر از منابع و حصول اطمینان از دستیابی به هدف.
برای دستیابی به این اهداف، استراتژی که در نظر می‌گیرید باید ویژگی‌های یک سازماندهی مؤثر را داشته باشد. در ادامه به معرفی این ویژگی‌ها می‌پردازیم.
ویژگی‌های سازماندهی
ویژگی‌های اصلی مرتبط با سازماندهی عبارتند از:
1. شناسایی فعالیت‌ها
هر سازمانی اهداف مشخصی برای دستیابی دارد. برای این منظور ضروری است که سازمان به انجام فعالیت‌های مختلف برای دستیابی به اهداف مطلوب پی ببرد. شناسایی این گونه فعالیت‌ها برای دستیابی به اهداف مورد نظر یکی از کارکردهای مهم سازماندهی است.
2. تقسیم کار
کارها بر اساس تخصص کارمندان به آنها واگذار می‌شود. برای اثربخشی و انجام به موقع وظایف داده‌شده، تقسیم کار در محل کار ضروری است.
3. گروه بندی فعالیت‌ها
بخش‌بندی جنبه مهم دیگری است که با سازماندهی همراه است. فعالیت‌هایی که ماهیت مشابهی دارند در گروه‌ها یا زیر گروه‌ها قرار می‌گیرند. این بخش شامل ایجاد دپارتمان‌ها و واحدهای خاص است که ممکن است بخش تولید، بخش بازاریابی، بخش تدارکات و غیره باشد.
4. رابطه اختیار و مسئولیت
ساختار سازمانی سالم به‌وضوح روابط اختیار-مسئولیت را بین همه اعضا تعریف می‌کند. این شفاف‌سازی باعث عملکرد بهتر کارکنان می‌شود و مسئولیت‌پذیری را بین افراد بیشتر می‌کند.
5. اساس هماهنگی
سازماندهی اساس هماهنگی است. این کار به‌عنوان یک ابزار ضروری برای هماهنگی تلاش‌ها در بین بخش‌های مختلف شرکت و افراد در نظر گرفته می‌شود. سازماندهی یک رابطه رسمی بین سطوح مختلف مدیریت ایجاد می‌کند و ارتباط و همکاری بین آنها را ارتقا می‌دهد.
6. سنجش عملکرد
ارزیابی عملکرد واقعی که در یک بازه زمانی مشخص به دست می‌آید، جنبه دیگری از سازماندهی است. بررسی کار واقعی انجام‌شده پس از اجرای استراتژی بسیار مهم است. سازماندهی مقایسه کار واقعی انجام شده با مقدار تخمینی که برنامه‌ریزی شده بود را آسان‌تر می‌کند و اگر کار واقعی انجام شده از مقدار تخمینی انحراف داشته باشد، اقدامات اصلاحی را تشویق می‌کند.
تعریف سازماندهی می‌گوید که سازماندهی وسیله‌ای برای تضمین دستیابی مؤثر و کارآمد به اهداف سازمانی از طریق ایجاد روابط اقتدار در سازمان است.
سازماندهی چه فرایندی دارد؟
سازماندهی فرآیند تصمیم‌گیری در مورد بهترین روش گروه‌بندی عناصر سازمانی مانند کارکردها، مسئولیت‌ها و اختیارات است. این شامل فعالیت‌هایی است که در آن کارهای سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند.
سازماندهی فرآیندی مستمر است که مجموعه‌ای از فعالیت‌ها به‌عنوان عناصر اساسی، آن را شکل می‌دهند. به‌طور‌کلی، پنج مرحله اساسی برای یک فرآیند سازماندهی موفق وجود دارد که عبارتند از:
1. طراحی شغل
عمل تقسیم یک شغل دشوار به وظایف یا فعالیت‌های قابل‌مدیریت و جمع‌آوری وظایف مرتبط در یک بسته شغلی، طراحی شغل نامیده می‌شود. این تعهدات یک فرد در محل کار را مشخص می‌کند.
برای این منظور باید اهداف سازمان شناسایی و به‌وضوح بیان شود و اقدامات لازم برای دستیابی به آن اهداف هم مشخص شود. مشاغل باید به‌طور موثرتر و کارآمدتر تکمیل شوند که این امر به ساده‌سازی فرآیندها نیاز دارد.
2. گروه‌بندی مشاغل
در این مرحله، فعالیت‌های شغلی مشابه با ترتیبات منطقی در واحدها یا بخش‌ها گروه‌بندی می‌شوند. چنین فرآیندی به‌عنوان بخش‌بندی هم شناخته می‌شود.
وقتی کسبوکار کوچک است مدیران همه‌چیز را کنترل می‌کنند. اما، با گسترش کسب و کار، این امر تقریباً غیرممکن می‌شود. در چنین شرایطی باید چندین پست مدیریتی ایجاد شود و افراد متخصص استخدام شوند. بخش‌بندی را می‌توان بر اساس زمان خدمت، عملکرد، محصول و غیره انجام داد که یکی از مهمترین کارها در سازماندهی است.
3. ایجاد روابط گزارش‌دهی
پس از ایجاد تعداد مورد نیاز دپارتمان‌ها برای تخصص عملکردی، باید روابط بین موقعیت‌ها مشخص شود. مهم است که مشخص شود چه کسی باید به چه کسی گزارش دهد. به‌طورمعمول، باید ساختاری ایجاد شود که در آن موقعیت‌های پایین‌تر به موقعیت‌های بالاتر گزارش دهند، تا بتوان پیشرفت کارها را سنجید.
4. مرجع توزیع کننده
هر موقعیت کاری باید دارای سطح مشخصی از اقتدار باشد که کارکنان را قادر می‌سازد تقسیم وظایف را انجام دهند. این بخش از سازماندهی، برای اطمینان از هماهنگی مؤثر، تصمیم‌گیری سریع و نظم و انضباط در داخل سازمان ضروری است. بنابراین، در فرآیند سازماندهی، اختیارات باید به‌درستی بین موقعیت‌های شغلی توزیع شود. اختیارات لازم و کافی باید با مسئولیت فرد هماهنگ باشند.
5. هماهنگی فعالیت‌ها
فرآیند اتصال عملیات بخش‌های متعدد در یک سازمان را هماهنگی می‌گویند که آخرین عنصر مهم در تعریف سازماندهی است. همانطور که می‌دانید، دپارتمان‌هایی برای ارتقای تخصص کاری ایجاد شده‌اند. هماهنگی تلاش‌ها و خروجی‌های بخش برای تقویت اثربخشی سازمان و تضمین دستیابی به اهداف سازمان ضروری است.
اصول سازماندهی چیست؟
اصول سازماندهی دستورالعمل‌هایی هستند که با یافته‌های یک سری آزمون‌ها و تمرین‌ها تدوین می‌شوند. کارشناسان مدیریت تعدادی دستورالعمل اصلی را برای طراحی ساختار سازمانی ارائه کرده‌اند که در زیر مهمترین آنها را می‌بینید:
- وحدت اهداف: اهداف و مقاصد سازمان باید برای همه عوامل کسبوکار یکسان باشد و همه باید تلاش‌های خود را برای دستیابی به یک هدف مشخص متمرکز کنند.
- تخصص: این اصل به‌عنوان تقسیم کار هم شناخته می‌شود. وظایف باید بر اساس علایق، دانش، صلاحیت و مهارت‌های کارکنان به آنها داده شود.
- دامنه کنترل: یک سرپرست یا کارمند ارشد باید تعداد مناسبی از زیردستان داشته باشد تا بتواند آنها را به‌طور مناسب کنترل کند.
- استثنا: اصل استثنا بیان می‌کند که همه مدیران باید بر اساس سطح اختیارات خود تصمیم بگیرند.
- زنجیره اسکالر: باید یک رابطه واضح و رسمی بین سطوح مسئولیت در سازمان وجود داشته باشد.
- وحدت فرماندهی: باید در هر زمان از یک مدیر به یک کارمند فرمانی وجود داشته باشد.
- تفویض اختیار: طبق این اصل سازماندهی، اختیار باید بر اساس نیاز به مسئولیت تفویض شود.
- کارایی: این اصل سازماندهی بیان می‌کند که باید مدیریت کارآمد وجود داشته باشد تا سازمان به کارایی مورد انتظار دست پیدا کند.
- سادگی: ساختار سازمانی باید تا حد امکان ساده باشد تا هر عضو شرکت بتواند وظایف و اختیارات خود را درک کند.
- انعطاف‌پذیری: ساختار سازمان باید انعطاف‌پذیر باشد و در صورت لزوم شرایطی برای تغییر مسئولیت و اختیار داشته باشد.
- تعادل: اصل تعادل در سازماندهی بیان می‌کند که باید بین تمرکز و عدم تمرکز تعادل وجود داشته باشد.
- جهت: باید یک هدف و یک برنامه برای گروهی از فعالیت‌ها با هدف یکسان وجود داشته باشد.
- تداوم: این اصل بیان می‌کند که سازماندهی در مدیریت باید تا زمان وجود سازمان ادامه داشته باشد.
- هماهنگی: مدیر باید برای ایجاد رابطه خوب بین کارکنان و بخش‌ها تلاش کند.
در ادامه اهمیت ساماندهی را بررسی می‌کنیم:
اهمیت سازماندهی درمدیریت چیست؟
تعریف سازماندهی می‌گوید که سازماندهی وسیله‌ای برای تضمین دستیابی مؤثر و کارآمد به اهداف سازمانی از طریق ایجاد روابط اقتدار در سازمان است. سازماندهی صحیح در سازمان، گسترش، ارتقا و تنوع کسبوکار را تشویق می‌کند. نکات زیر اهمیت سازماندهی در مدیریت را مشخص می‌کند.
- بهترین استفاده از منابع انسانی: اجزای اولیه یک سازمان که منابع اضافی را بسیج می‌کند، افراد هستند. به‌لطف ساختار سازمانی سالم، فرد مناسب همیشه در موقعیت مناسب خواهد بود. این رویه همچنین به رشد استعداد و هوش انسان کمک می‌کند.
- در خدمت رشد و تنوع سازمانی است: سازماندهی به ایجاد همکاری و هماهنگی بین کارکنان کمک می‌کند. این امر باعث کاهش تکرار و تداخل مسئولیت‌ها می‌شود و در نتیجه می‌توان از تلاش‌ها و منابع به‌درستی برای افزایش بهره‌وری استفاده کرد.
سازماندهی باعث افزایش رضایت شغلی کارکنان و ایجاد انگیزه در آنها برای افزایش بازده سازمانی می‌شود. همه این عوامل به رشد و تنوع سازمانی کمک می‌کند.
حرف آخر؛ مثال برای سازماندهی
فرض کنیم کافی‌شاپ X، فعالیت‌های خود را به بخش‌های غربی، شمالی، شرقی و جنوبی در ژاپن گسترش داده است. بنابراین، یک سیستم‌عامل تقسیم‌بندی ایجاد می‌کند که در آن عملیات تجاری آن بر اساس مکان‌های جغرافیایی کسبوکار تفکیک می‌شود.
این کافی‌شاپ مناطق عملیاتی خود را به بخش‌های غربی، شمالی، شرقی و جنوبی تقسیم می‌کند تا بتواند بر تجارت خود به‌درستی نظارت و کنترل داشته باشد. هر بخش دارای حساب‌ها و بخش‌های مالی، منابع انسانی، بازاریابی و عملیات جداگانه است. هر بخش تصمیمات عملیاتی خود را می‌گیرد. چنین سیستم‌عاملی شرکت را قادر می‌سازد تا خدمات محلی خود را ارائه دهد و به‌سرعت به نیازهای مشتری در یک مکان خاص پاسخ دهد.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!