شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل، سندی است که به‌منظور ارائه طرح کلی وظایف و مسئولیت‌های اصلی شغلی که در یک مجموعه وجود دارد، به متقاضیان شغل ارائه می‌شود. این سند معمولاً توسط فردی در سازمان که مسئول نظارت بر فرآیند انتخاب برای این نقش است، اغلب با کمک بخش منابع انسانی شرکت و/یا یک استخدام‌کننده خارجی تهیه می‌شود.

در ادامه علاوه بر اشاره به اهمیت ارائه شرح شغل کارکنان به مواردی اشاره خواهیم کرد که می‌تواند به شما برای تهیه فرم شرایط احراز شغل کمک کند. درواقع آنچه در ادامه خواهد آمد می‌تواند به شما کمک کند که نمونه فرم شرایط احراز شغل را بر اساس چیستی و نیازهای سازمان خود شکل دهید.

چرا شرایط احراز شغل مهم است؟

شرایط احراز شغل بخشی ضروری از فرآیند درخواست شغل است، زیرا با داشتن اطلاعات مناسب، باید به متقاضیان کمک کند تا تعیین کنند که آیا این نقش با مجموعه مهارت‌های آنها مطابقت دارد و آیا واقعاً می‌خواهند آن را انجام دهند یا خیر؟

از دیدگاه سازمان، شرایط احراز شغل برای حصول اطمینان از مطابقت درخواست‌های دریافت‌شده برای این موقعیت با نیازهای لازم برای برعهده‌گیری جایگاه شغلی، حیاتی است. شرایط احراز شغل به بخش‌های منابع انسانی و استخدام‌کنندگان خارجی کمک می‌کند تا فرآیند گزینش را ساده کرده و تعداد بیشتری از نامزدهای مناسب را برای مصاحبه یا انتخاب، جذب کنند. درواقع شرایط احراز شغل به ساده‌سازی فرآیند انتخاب کمک می‌کند.

اهداف اصلی شرایط احراز شغل چیست؟

یک شرایط احراز شغل مؤثر مزایای زیادی دارد. در اینجا فقط برخی از کاربردهای کلیدی آن آورده شده است:

• کمک به تیم جذب در طول فرآیند گزینش
• کمک به فرمول‌بندی سؤالات برای فرآیند مصاحبه
• اجازه‌دادن به کارمند آینده‌نگر برای تعیین نقش یا جایگاه خود در ساختار سازمان
• کمک به تشکیل یک قرارداد کار قانونی الزام‌آور
• کمک به تعیین اهداف برای کارمند پس از پیوستن به سازمان
• کمک به ارزیابی عملکرد شغلی کارمند
• کمک به تدوین برنامه‌های آموزشی و توسعه

در حالت کلی هم «ارائه جزئیات کافی برای کمک به کاندید در ارزیابی مناسب‌بودن کارمندان برای موقعیت»، از مهم‌ترین اهداف شرایط احراز شغل است.

به طور معمول شرایط احراز شغل شامل چه مواردی می‌شود؟

شرایط احراز شغل به‌خوبی باید هدف، نقش و همچنین وظایف کلیدی و مسئولیت‌های اصلی یک موقعیت شغلی را مشخص کند. این سند همچنین معمولاً شامل یک پیشینه و نمای کلی از سازمان و همچنین نام یا موقعیت کارمندان است. نکات کلیدی که معمولاً در شرایط احراز شغل درج می‌شود عبارتند از:

• عنوان و خلاصه نقش
• لیست وظایف
• تجربه حرفه‌ای مورد نظر
• سطح تحصیلات و مدارک موردنظر
• مهارت‌های اصلی مورد نیاز برای موقعیت
• گواهینامه‌ها، مجوزها و ثبت‌های لازم
• این‌که کارمند احتمالی مستقیماً به چه کسی گزارش می‌دهد
• اینکه آیا کارمند زیردستانی دارد که به آنها گزارش ‌دهد یا خیر
• شرایط فیزیکی (در صورت نیاز)
• محیط کار
• شرایط استخدام
• مهارت‌ها و تجربه‌های ضروری و مطلوب
• سابقه شرکت، ارزش‌ها و فرهنگ کاری

علاوه‌بر‌این، می‌توانید انتظار داشته باشید که توضیحی در مورد نوع نامزدی که سازمان به دنبال آن است، بیابید. این مورد ممکن است شامل تجربه و دستاوردهای حرفه‌ای، مجموعه مهارت‌ها، پیشینه تحصیلی و مدارک تحصیلی و همچنین هرگونه ویژگی شخصیتی موردنظر باشد. توضیحات همچنین شامل اطلاعات عملی است، مانند محل کار، تمام‌وقت یا پاره‌وقت‌بودن آن و در بیشتر موارد، حقوق موردنظر.

ساختار شرایط احراز شغل چیست؟

شرایط احراز شغل باید از یک قالب ساده و دقیق پیروی کند که به‌وضوح نیازهای یک نقش را مشخص می‌کند. در‌حالی‌که ساختار واقعی معمولاً بین نقش‌ها و سازمان‌ها متفاوت است، یک شرایط احراز شغلی کامل معمولاً به شکل زیر ساختار می‌یابد:

• عنوان شغلی
• محل
• وضعیت گزارش‌دهی
• هدف شغلی (یک یا دو خط مختصر)
• مسئولیت‌ها/وظایف (با جزئیات)
• معیارهای ضروری و مطلوب
• مروری بر شرکت/تیم
• اطلاعات برنامه

ممکن است تاکید بر روی هر یک از این بخش‌ها از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد.

محدودیت‌های شرایط احراز شغل چیست؟

تشخیص اینکه یک شغل واقعاً مستلزم چه چیزی است، در چند پاراگراف کوتاه می‌تواند بسیار دشوار باشد. علاوه‌بر‌این، برخی از موقعیت‌ها در سازمان ممکن است نقش‌های تازه ایجاد‌شده باشند و در هنگام ایجاد شرایط احراز شغل، همیشه نمی‌توان به‌طور‌کامل نحوه توسعه و تطبیق آن نقش را در طول زمان پیش‌بینی کرد.

راهنمای گام‌به‌گام نوشتن یک شرایط احراز شغل عالی

تهیه شرایط احراز شغل مناسب که بتواند بهترین کاندیداها را جذب ‌کند، به تعادل بین ارائه جزئیات و اختصار در ارائه بندها نیاز دارد. برای نوشتن شرایط احراز شغل مؤثر و کارا مراحل زیر را دنبال کنید.

مرحله 1. عنوان شغل

این مرحل ممکن است ساده به نظر برسد، اما استفاده از عناوین شغلی رایج در شرایط احراز شغل، تشخیص شغلی که برای آن درخواست می‌کنند را برای داوطلبان آسان‌تر می‌کند. برای مثال، اگر برای یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار استخدام می‌کنید، از اصطلاحات داخلی یا نام کمتر شناخته‌شده‌ای مانند «دانشمند کاربردی» استفاده نکنید.

مرحله 2. شرکت را معرفی کنید

بخشی از عملکرد شرایط احراز شغل، معرفی شرکت به متقاضی است و این قسمتی است که باید در آن کسب‌و‌کار خود را به‌عنوان مکانی مناسب برای کار معرفی کنید؛ البته بر اساس واقعیت‌ها نه بر اساس شعارها! می‌توانید کسب‌و‌کار را با آماری از موفقیت‌های اخیر معرفی و سپس به چیزی منحصر‌به‌فرد اشاره کنید.

مثلاً « XYZ به‌عنوان یک خرده‌فروشی آنلاین به‌سرعت در حال رشد است و در سال اول، میزان سوددهی کسب‌وکار خود را دو برابر کرده است و ما به‌دنبال یک توسعه‌دهنده ارشد مشتاق هستیم تا به تیم ما بپیوندد».

مرحله 3. به‌طور مختصر نقش را شرح دهید

در این بخش، شما می‌خواهید چند جمله کوتاه در مورد نقش، آنچه که به‌طور‌کلی شامل آن می‌شود و نوع فردی که به‌دنبال آن هستید، بیان کنید. می‌توانید برخی از اطلاعات مربوط به نقش را در اینجا و همچنین در بخش‌های بعدی استفاده کنید. برای مثال، ممکن است ذکر کنید که داوطلب حداقل به مدرکX  در یک موضوع مرتبط نیاز دارد یا اینکه باید در استفاده از Microsoft Office مهارت داشته باشد.

مرحله 4. حقایق نقش

داوطلبان قبل از درخواست می‌خواهند چیزهای خاصی در مورد نقش بدانند، بنابراین برخی از حقایق مربوط به شغل به آنها کمک می‌کند تا تصمیم درستی بگیرند. در اینجا، شما باید حقایق مربوطه مانند محدوده حقوق، تعداد ساعات یا برنامه و محل استقرار نقش را به اشتراک بگذارید. داوطلبان می‌خواهند بدانند که آیا این نقش تمام‌وقت است یا پاره‌وقت و آیا این نقش نیاز به حضور در محل کار دارد یا می‌توان آن را به‌صورت دورکاری هم انجام داد؟

مرحله 5. مسئولیت‌ها

در‌حالی‌که برخی از نقش‌ها دارای مسئولیت‌های عمومی هستند، ممکن است کارهای خاصی وجود داشته باشد که شرکت شما آنها را کمی متفاوت انجام می‌دهد. فهرست‌کردن مسئولیت‌های اصلی نقش، به نامزد نشان می‌دهد که از آنها چه انتظاری می‌رود. مسئولیت‌ها باید دقیق و در‌عین‌حال مختصر باشند، بنابراین و برای مثال اگر به‌دنبال نماینده خدمات مشتری هستید، ممکن است بخواهید فهرستی از موارد زیر را ذکر کنید:

• پاسخ‌گویی به سؤالات تلفنی
• حفظ اطلاعات مشتری در پایگاه داده
• ارائه مشاوره در زمینه خدمات  ABC

در اینجا نیازی به پرداختن به جزئیات نیست، اما اطمینان حاصل کنید که مسئولیت‌های منحصربه‌فردی را که نقش به آن نیاز دارد، یادداشت کنید. همچنین در اینجا باید توجه داشته باشید که این نقش به چه کسی گزارش می‌دهد (مثلاً رهبر تیم خدمات مشتری) و اینکه آیا این نقش مسئولیت سایر کارکنان را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد یا خیر، چراکه احراز صلاحیت کارکنان، در نسبت با سایر کارکنان نیز معنا می‌یابد

مرحله 6. وظایف

در این بخش به وظایف روزانه‌ای که نامزد باید در نقش خود انجام دهد، توجه داشته باشید. برای مثال، برای شاگرد یک فروشگاه، این مورد ممکن است به‌معنای گذراندن مدتی از کار در انبار، دریافت وجه و کمک به مشتریان باشد، و ممکن است از او خواسته شود مدتی را صرف تکمیل موجودی در حین تمیز و مرتب‌نگه‌داشتن فروشگاه کند. وظایف اغلب مانند مسئولیت‌ها هستند، اما از نظر فعالیت‌های معمول روزانه کمی کلی‌ترند. احراز صلاحیت کارکنان زمانی بامعنا خواهد بود که آنها بدانند قرار است چه کاری را انجام دهند.

مرحله 7. صلاحیت‌ها و مهارت‌های ضروری

اگر یک نقش به مدرک خاصی نیاز دارد، مانند سطح معینی از مدرک، گواهینامه یا مجوز، پس این قسمت برای فهرست‌کردن آن است. همچنین باید مهارت‌هایی را که برای موفقیت در نقش مورد نیاز است، در نظر بگیرید. این‌ها باید شامل مهارت فنی در نرم افزارهایی مانند Adobe یا رانندگی با لیفتراک یا هر چیز دیگری باشد. این بخش همچنین باید شامل مهارت‌های نرم نیز باشد – برای مثال کار و ارتباط با مردم به‌معنای ارتباط مؤثر، مذاکره و کار گروهی برای موفقیت ضروری است.

مرحله 8. صلاحیت‌ها و مهارت‌های مورد‌نظر

علاوه بر مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز، ممکن است شایستگی‌هایی وجود داشته باشد که داشتن آنها بهتر از نداشتن آن‌هاست. برای مثال برای نقش اداری، مقداری دانش از نرم‌افزار فروش که در تجارت استفاده می‌شود، مفید خواهد بود. این موارد هم می‌تواند برای احراز صلاحیت کارکنان به‌عنوان یک معیار ضمنی عمل کند. شما می‌توانید مدارک و گواهینامه‌های اضافی را در اینجا وارد و به مهارت‌های سخت و نرم مختلفی نگاه کنید که ممکن است متقاضی را برای این نقش مناسب‌تر کند. در این بخش می‌توانید از تجربیات مدیریت منابع انسانی بهره ببرید.

مرحله 9. تعریف بسته

اگرچه شما قبلاً برخی از حقایق در مورد نقش – از جمله محدوده دستمزد – را فهرست کرده‌اید، مهم است که بخشی را در مورد آنچه متقاضی موفق دریافت خواهد کرد، لحاظ کنید. فهرست‌کردن موارد زیر می‌تواند مفید باشد:

• مرخصی استحقاقی
• جزئیات حقوق بازنشستگی
• تخفیف
• وعده‌های غذایی یارانه‌ای
• عضویت رایگان در باشگاه
• زمینه برای ارتقاء
• محل دفتر مرکزی و غیره

در کنار حقوق، نامزدها انتظار دارند نوعی از مزایا هم ارائه شود. اگر کسب‌و‌کار شما امتیازات جالبی ارائه می‌دهد، این امر برای آنها بسیار مهم خواهد بود.

مرحله 10. نحوه درخواست

شرایط احراز شغل را با دستورالعمل‌های ساده برای نحوه درخواست نقش به پایان برسانید. شما باید یک نام تماس در بخش استخدام و دستورالعمل‌های مراحل بعدی وارد کنید. ممکن است بخواهید متقاضیان رزومه و نامه‌ای را به یک آدرس ایمیل خاص ارسال کنند یا روی دکمه‌ای کلیک کنند تا فرم درخواست را به‌صورت آنلاین پر کنند. آن‌ها ممکن است نیاز داشته باشند از طریق وب‌سایت تجاری درخواست دهند یا با یک آژانس استخدام صحبت کنند. از هر روشی که استفاده می‌کنید، تکمیل آن برای داوطلب باید آسان باشد.

شرایط احراز شغل در ایزو

شرایط احراز شغل در ایزو را می‌توان به بحث ساختار سازمانی و همچنین ایزو 9001 مرتبط دانست. بر‌همین‌اساس، باید گفت که ساختار سازمانی تعریف سلسله‌مراتب و همچنین جریان اطلاعات در سازمان است. این ساختار مشخص می‌کند که چه کسی در معرض سلسله‌مراتب چه کسی قرار می‌گیرد و چه کسی قرار است به چه کسی گزارش دهد. تعریف ساختار یکی از اولین مراحل در مستندسازی سیستم کیفیت شماست. بنابراین، ساختار باید خود را با فرآیندهای تحقق محصول مرتبط کند. برای تشریح صحیح ساختار، لازم است نمودار گردش کار در سازمان را درک کنید. در این صورت انجام مستندات مورد نیاز بر اساس استاندارد ISO 9001:2015 برای شما بسیار ساده تر خواهد بود. این گواهینامه ایزو توضیح‌دهنده کلیتی است که می‌تواند شرایط احراز شغل را برای شما واضح‌تر کند.