سندها هم درباره واقعیت‌ها و حقایق هستند و درصدد اثبات آنند و هم می‌توانند وقایع را بسازند، به‌همین‌دلیل هم هست که اگر سندی نبود، دانشی باقی نمی‌ماند، صد البته که پیدایش اسناد به‌دلیل حضور دانش‌هایی بوده است که برای ادامه وجود باید مستند می‌شده‌اند. مستند سازی دانش، دقیقاً همین‌جاست که وارد می‌شود و قرار است در آینده آنقدر مهم بشود که نه‌تنها مدیریت دانش در هر سازمان بلکه تعریف یک سازمان هم به این کنش آرشیوی و تحقیقاتی وابسته شود؛ پس اگر شما خودتان را یک سازمان، شرکت یا نهاد پیشرو می‌دانید و اصلاً می‌خواهید به پایداری همیشگی کسب‌وکار تجاری یا اداری خود کمک کنید بهتر است مستند سازی دانش را پیش و بیش از همه جدی بگیرید. کیو سی بی، در ادامه قرار است به ما بگوید مستند سازی دانش چیست؟ چه مزایایی دارد؟ فرآیندش چیست؟ و اصلاً کدام دانش‌ها را می‌توان مستند کرد؟ البته که در این مطلب بیش از این‌ها خواهید شنید.
مستند سازی دانش چیست؟
برای فهم مستند سازی دانش ابتدا باید بفهمیم دانش چیست؟ ویگ دانش را این‌گونه تعریف می‌کند: «دانش، از حقایق، باورها، دیدگاه‌ها، مفاهیم، قضاوت‌ها، انتظارات، روش‌شناسی‌ها و تکنیک‌ها ساخته شده است» و «انسان‌ها از دانش برای دریافت اطلاعات و تشخیص، شناسایی، آنالیز، تفسیر و ارزیابی، ترکیب و تصمیم‌گیری، اجرا، کنترل و انطباق استفاده می‌کنند».
بر این اساس باید گفت که در یک مجموعه چه شرکت باشد و چه نهاد یا سازمان بزرگ‌تر، تمام موارد بالا قابلیت مستندسازی دارد و اینجاست که مستند سازی دانش درواقع مستندسازی کل زندگی دانش‌ورزانه‌ای است که کارکنان یک نهاد آن را تجربه می‌کنند. همچنین باید درنظر گرفت که ما در مستند سازی دانش، درواقع یک نهاد را همچون یک کل و موجود زنده درنظر می‌گیریم و برای آن یک تاریخ قائل هستیم، بر این اساس مستند سازی دانش یکی از نقاط عطفش را در تثبیت و به جریان انداختن هستی یک نهاد می‌بیند و اصولا تعریف سازمان را بر اساس عناصر خودش تغییر می‌دهد.
در ادامه همین فهم است که می‌توان مستند سازی دانش را به‌عنوان کلید مدیریت دانشْ شناخت و این‌گونه تعریف کرد: مستند سازی دانش شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل مکاتبات، فایل‌های رایانه‌ای، تصاویر و… است که دارای ارزش تاریخی هم هستند. در مستند سازی دانش، اطلاعات و مفاهیمی مهمند که فعالیتی هدفمند، دقیق و منظم را پی می‌گیرند. مستند سازی دانش، وظیفۀ برقراری ارتباط اسنادی بین اقدام‌های مختلف انجام یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست.
مستند سازی دانش سازمانی چیست؟
برای فهم معنای مستند سازی دانش سازمانی، بیایید به دو بخش این اصطلاح در نسبت با یک سازمان، نگاهی دوباره داشته باشیم. بر این اساس دانش سازمانی را می‌توان این‌گونه تعریف کرد: «دانش سازمانی دانش خاص سازمان است که یا از تجربه جمعی آن یا از تجربه فردی افراد ناشی می‌شود. این دانش به‌صورت صریح یا ضمنی برای دستیابی به اهداف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد یا می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد». از طرفی می‌توان گفت مستند سازی به مجموعه‌ای از سوابق اطلاق می‌شود که متخصصان یا شرکت‌ها آن‌ها را برای ارائه شواهد یا اطلاعاتی که می‌تواند برای تصمیم‌گیری استفاده شود، نگه می‌دارند. در محل کار، اسناد و مدارک، سوابق مربوط به استخدام و اقدامات و رویدادهای شرکت، مطابق با دستورات قانونی و خط مشی شرکت، حفظ می‌شود.
بر این اساس مستند سازی دانش سازمانی، ابزاری ضروری برای تبدیل دانش نهان به آشکار و به اشتراک‌گذاری تجارب است چون دانش و تجارب کارکنان یک سازمان به عنوان مهمترین سرمایه‌های سازمان به شمار می‌رود و حفظ و انتقال این دانش ارزشمند در قالب مستندسازی ممکن می‌شود. بر این اساس می‌توان مستند سازی دانش سازمانی را مجموعه تلاش‌هایی دانست که برای گردآوری و شناسایی و حتی ارائه گزارش و تحلیل دانش‌های موجود در یک سازمان، آرشیو و مستند می‌شود.
اصول مستند سازی دانش چیست؟
برای مستند سازی دانش، رعایت چند اصل ضروری است وگرنه دانش مدنظر ما، خصلت استنادی خود را از دست می‌دهد. در این بین ما به چند مورد اشاره خواهیم کرد: 1. نگران نقطه شروع مستندسازی نباشید. 2. مفروضات، پیش‌داشت‌ها و پیش‌داوری‌های خود از مسائل را به‌دقت بیان کنید و در صورت لزوم آن‌ها را نقد یا اثبات کنید. 3. جزئیات تصمیمات و کنش‌ها را شرح دهید. 4. بازگویی و تبیین اثر محیط و به‌ویژه نقش دیگران را فراموش نکنید.
علاوه‌بر‌این اصول ابتدایی باید بدانید که شما باید در مورد دانش‌هایی که می‌توانید جمع‌آوری کنید، اطلاعات دقیقی داشته باشید. درواقع ما این مورد را اصل جمع‌آوری دانش می‌نامیم. جمع‌آوری دانش فرآیندی است که از طریق آن مشخص می‌کنید چه دانشی در دسترس است و سپس آن‌ها را به شکلی از اسناد گردآوری می‌کنید. دانشی که مستند نیست را نمی‌توان به اشتراک گذاشت یا استفاده کرد.
اصل دوم اعتبارسنجی دانش است، اعتبارسنجی دانش به معنای اطمینان از صحت و مرتبط بودن اطلاعاتی است که در اختیار دارید. داشتن حقایق نادرست در پایگاه داده برای شما فایده‌ای ندارد و داشتن اطلاعات کاملاً قدیمی نیز به همان اندازه بد است. اصل سوم دسته‌بندی است؛ پس از اینکه دانش را در سازمان خود به دست آوردید و اعتبارسنجی کردید، باید راهی ایجاد کنید که دسترسی به اسناد مورد نیاز را در هر زمان برای همه آسان کند. اسناد باید ایندکس شود تا بتوان آن را به‌راحتی پیدا و استفاده کرد.
اصل چهارم، مقیاس‌بندی اطلاعات است. برای مثال، اگر بخشی از یک تجارت بین‌المللی هستید، کارمندان شما در شهر نیویورک و توکیو ممکن است نیاز به دسترسی به همان پایگاه داده داشته باشند. اگر کارمندی در توکیو کار متفاوتی انجام می‌دهد، یک کارمند در نیویورک نمی‌تواند از یک روش برای گرفتن، اعتبارسنجی و دسترسی استفاده کند. اگر این اتفاق بیفتد، در نهایت با یک پایگاه داده از اطلاعات درهم ریخته مواجه خواهید شد. اینجاست که مستند سازی دانش با کلیت مدیریت دانش اتصال می‌یابد پس کسی که مستند سازی می‌کند باید کلیت مدیریت دانش در یک سازمان را مدنظر داشته باشد. این موارد اصول مستند سازی دانش هستند، هرچند شما می‌توانید در مورد جزئیات هر کدام، تحقیق بیشتری داشته باشید.
اهمیت مستند کردن دانش
مدیریت دانش یا همان Knowledge management که به اختصار با KM شناخته می‌شود، مستلزم مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که از تبدیل دانش ضمنی یا غیرآشکار (tacit knowledge) به دانش صریح یا آشکار (explicit knowledge) و دوباره به ضمنی، در یک سری تبادلات معروف به چرخه دانش (knowledge cycle) پشتیبانی می‌کند. افراد ممکن است دانش ضمنی (تلویحی) داشته باشند بدون اینکه اهمیت آن را برای دیگران درک کنند. با این حال،KM مؤثر انتقال و جذب دانش را از طریق قالب‌ها و فرآیندها تسهیل می‌کند. ممکن است یک سازمان به شکلی دانش (صریح) داشته باشد که تعداد کمی از افراد بتوانند آن را دریافت کنند یا حتی از آن آگاه باشند (مثلاً سندی که به‌طور غیرقابل‌دسترس طولانی است یا کتابچه راهنمای کاربر که هیچ‌کس نمی‌تواند آن را پیدا کند)، فرصت‌ها را برای استفاده مؤثر محدود می‌کند.
هدف از مستند سازی دانش، جمع‌آوری و دسترسی تسهیل انتقال دانش ضمنی بین افراد و اطمینان از این است که چنین دانشی، پس از آشکار شدن، می‌تواند به‌منظور اشتراک‌گذاری و یادگیری بازیابی شود (همچنین به انتقال دانش مراجعه کنید). مستندسازی، ضبط و ذخیره‌سازی بخش مهمی از اشتراک‌گذاری، انتقال و ایجاد مشترک دانش مؤثر است. یادمان باشد منظور ما از مستند سازی دانش هر شکلی از سیستم‌بندی عمدی دانش صریح است. این می‌تواند در هر قالبی باشد – کاغذی، الکترونیکی، صوتی، تصویری و غیره.
مزایای مستند کردن دانش
وقتی سازمان دارای یک چارچوب/استراتژی/برنامه بهبود مدیریت دانش باشد باید سه نتیجه و مزیت اصلی مستند سازی دانش را انتظار داشته باشد: 1. سازمان الگوها و/یا فرآیندهای استانداردی را برای جمع‌آوری اطلاعات، دانش و یادگیری ایجاد می‌کند و همین می‌تواند به آن برای تثبیت استاندارد مدیریت دانش کمک کند. 2. کارکنان مرتبا از فرم‌های استاندارد برای گرفتن اطلاعات مرتبط و نکات عملی از کارگاه‌ها، آموزش‌ها و جلسات استفاده می‌کنند. 3. برای ذخیره اطلاعات و دانش مستند، رویکردی ساختاریافته و در سطح سازمان وجود دارد تا بتوان به‌راحتی به آن دسترسی پیدا کرد و از آن استفاده کرد. نتیجه همه این‌ها می‌شود بهینه‌شدن زمان، کاهش فرسودگی شغلی، حفظ کارمندان و درنهایت پویایی سازمان.
چگونه دانش را مستند کنیم؟
انواع، قالب‌ها و منابع اطلاعات/داده‌ها/دانش مرتبط را که برای تیم/سازمان معنادار و مرتبط هستند، شناسایی کنید. بعد فرآیندها و لحظاتی را که برای تولید دانش جدید با استفاده از الگوی جریان دانش استفاده می‌شود، شناسایی کنید و در مورد چگونگی جذب و استفاده از این دانش جدید فکر کنید. قدم بعدی این است که باید. ابزارها و الگوهایی را برای جمع‌آوری اطلاعات و دانش با تیم‌های مختلف طراحی و آزمایش کنید. در ادامه یک ساختار (رده بندی) برای طبقه بندی اطلاعات/دانش ایجاد کنید. درنهایت سیستم‌های موجود را برای ارزیابی ساختار و استفاده از قابلیت‌های فعلی، ممیزی کنید.
استاندارد مدیریت دانش
مستند سازی دانش یک بخش مهم از مدیریت دانش است و در این بین رسیدن به استانداردها و بهره‌گیری از دستورالعمل‌هایی که این استاندارها به ما ارائه می‌دهند از مهمترین کارهایی است که هر سازمانی باید نسبت به دریافت و ایجاد آن اقدام کند. برهمین اساس استاندارد مدیریت دانش یا ایزو 30401 سیستمی است که الزامات مورد نیاز برای ایجاد، پیاده‌سازی، نگهداری، بررسی و بهبود یک سیستم مدیریت مؤثر در سازمان‌ها را ارائه می‌دهد. کلیه الزامات استاندارد مدیریت دانش صرف‌نظر از نوع یا اندازه سازمان یا محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهد، در هر سازمانی قابل اجرا است. آخرین نسخه ایزو 30401 در سال 2018 منتشر شده است و این ایزو توسط شرکت Q.C.B ITALIA هم ارائه می‌شود.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!