چرخه عمر کارکنان چیست | بررسی کامل مراحل چرخه عمر کارمندان

ایجاد نیروی کار موفق، مستلزم استخدام و جذب استعدادهای مناسب است. دانستن مراحل مختلف سفر یک کارمند در شرکت، به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از نحوه جذب و توسعه استعدادها در سازمان خود داشته باشید. یکی از ابزارهایی که می‌تواند به شما در انجام این کار کمک کند، مدل چرخه عمر کارکنان است. بر اساس تعریف مدیریت منابع انسانی، آگاهی از چرخه عمر کارمندان  به متخصصان این حوزه کمک می‌کند تا درک بهتری از تجربه کارمند در مراحل مختلف داشته باشند و بتوانند این تجربه را بهبود بخشند. در این مقاله به تعریف چرخه عمر کارکنان می‌پردازیم و مراحل مختلف آن را بررسی می‌کنیم.

چرخه عمر کارکنان چیست؟

واقعیت این است که داشتن کارکنانی شاد و یک تیم قوی، ستون فقرات موفقیت شرکت را تشکیل می‌دهند. در حالت ایده‌آل، کارفرمایان یا صاحبان مشاغل تمایل دارند کارمندان آن‌ها برای مدتی طولانی‌ مثلاً تا بازنشستگی در سازمان بمانند. چیزی‌که در دنیای امروز کمتر اتفاق می‌افتد و مفهوم امنیت شغلی بلندمدت، تقریباً درحال ناپدید شدن است. امروزه کارمندان می‌آیند، تجربیات خود را به اشتراک می‌گذارند، بهترین عملکرد خود را ارائه می‌دهند، به اهداف خود می‌رسند و به مرحله بعدی حرفه خود می‌روند.

 بااین‌حال مانند هر موجود زنده‌ای در این دنیا، ارتباط یک کارمند با یک کارفرما یا سازمان هم از یک چرخه عمر پیروی می‌کند. چرخه عمر کارکنان یک مدل سازمانی است که متخصصان منابع انسانی از آن برای تجسم سفر یک کارمند و چگونگی پیشرفت و تعامل او با سازمان استفاده می‌کنند.

چرخه عمر کارکنان نمایشی جامع از تجربه کارکنان را به نمایش می‌گذارد و چارچوبی برای ایجاد استراتژی‌های تعامل فراهم می‌کند. این استراتژی‌ها درنهایت ممکن است با ایجاد موفقیت، حمایت از مشارکت، کاهش جابجایی و بهبود روحیه کارکنان، به نفع سازمان باشند.

مراحل چرخه عمر کارکنان چیست؟

مراحل دقیق چرخه عمر کارکنان ممکن است باتوجه به سازمان متفاوت باشند. برخی از سازمان‌ها از چرخه جامع‌تری استفاده می‌کنند، درحالی‌که برخی دیگر ممکن است مراحل را باهم ترکیب کنند تا چرخه‌ای با مراحل کمتر داشته باشند. بااین‌حال در حالت استاندارد، مدل چرخه عمر کارمندان از شش مرحله کلیدی تشکیل‌شده است که در ادامه با جزئیات آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

1. جذب

نقطه شروع چرخه عمر کارکنان، اولین باری است که یک نیروی کار بالقوه، درباره سازمان شما می‌شنود. در این مرحله شما تعامل مستقیم با کارمند ندارید و او از روش‌های گوناگونی مانند یک آگهی شغلی، در مورد نیاز شما مطلع می‌شود. مرحله جذب ممکن است برای سازمان‌های پیشرو در صنعت، کسب‌وکارهای محلی برجسته و برندهای ملی شناخته‌شده آسان‌تر از شرکت‌های کوچک‌تر باشد، اما همچنان مرحله مهم و مؤثری است. برای موفقیت در اولین گام از چرخه عمر کارکنان باید:

• شرح شغل ایجاد کنید. نوشتن شرح وظایف کارکنان، گام مهمی برای جذب گزینه‌های مناسب است. بنابراین باتوجه به الزامات شرکت، یک آگهی شغلی جذاب ایجاد کنید. هنگام ایجاد شرح شغلی، درک انتظارات داوطلبان هم اهمیت دارد. آن‌ها می‌خواهند در مورد فرهنگ شرکت، مسئولیت‌های شغلی، حقوق و مزایایی که سازمان ارائه می‌دهد، بدانند تا بتوانند آگاهانه تصمیم بگیرند.
• آگهی استخدام را پخش کنید. جذب نامزدهای واجد شرایط مستلزم تبلیغ آگهی شغلی شما در مکان‌های مناسب است. می‌توانید آگهی خود را در رسانه‌های اجتماعی و وب‌سایت‌های کاریابی پست کنید یا آن را در روزنامه‌ها، مجلات و سایر رسانه‌های چاپی تبلیغ کنید. همچنین شما می‌توانید از طریق معرفی و شبکه‌سازی با نامزدهای احتمالی ارتباط برقرار کنید. ایجاد یک آگهی شغلی جذاب یا طراحی کیت‌های استخدام مانند بروشورها و جزوه‌ها به شما کمک می‌کند تا اولین گام از چرخه عمر کارکنان را محکم بردارید.
• امتیاز ارائه دهید. با ارائه امتیازهایی جذاب مانند: ساعت کاری انعطاف‌پذیر، دورکاری، تعداد روزهای مرخصی با حقوق، مرخصی استعلاجی و غیره، بسیاری از نیروهای کاری بالقوه را جذب سازمان خود کنید.
• از برندسازی کارفرما استفاده کنید. برند کارفرما یکی از مهم‌ترین عواملی است که می‌تواند به شما در جذب بهترین استعدادها کمک کند. بنابراین باید تلاش‌ کنید تا تصویر مثبتی از شرکت خود ایجاد کنید و مطمئن شوید که همه از آن آگاه هستند. مدیران می‌توانند در کنفرانس‌ها و سمینارها شرکت کنند و با معرفی خود در وب‌سایت‌ها و مجلات پیشرو، در ایجاد یک تصویر قوی مشارکت داشته باشند.

انجام این نکات، از اتلاف وقت بر روی نامزدهایی که صلاحیت لازم را ندارند و یا به هر دلیلی با فرهنگ شما همراه نیستند، جلوگیری می‌کند.

2. استخدام

بعد از جذب داوطلبان، زمان آن رسیده است که مناسب‌ترین فرد را برای استخدام، انتخاب کنید. این مرحله از چرخه عمر کارکنان، اولین مرحله‌ای است که شما با کارمند تعامل مستقیم دارید. در فرایند استخدام، فرد کاندید شده، در مورد سازمان شما، فرهنگ آن و نقش خاصی که به‌دنبال آن هستید، بیشتر می‌آموزد. بررسی کاندیداها برای انتخاب فرد مناسب کار چالش‌برانگیزی است. مراحل زیر می‌تواند به شما در این مرحله از چرخه عمر کارکنان کمک کند:

• نگاهی به نمونه کارها بیندازید. یک رزومه خوب چیزهای زیادی در مورد فرد داوطلب شده، به شما می‌گوید. باتوجه به پست موردنظر، مهارت‌ها و صلاحیت‌های نامزدها را بررسی کرده و مناسب‌ترین افراد را برای مصاحبه انتخاب کنید. ضمن بررسی مهارت‌های فنی، در نظر گرفتن مهارت‌هایی مانند توانایی حل مسئله، برقراری ارتباط مؤثر و انجام کار تیمی  اهمیت دارد.
• گواهی‌نامه بخواهید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نامزدها، توصیفات و اظهارنظرهای همکاران یا اطرافیان آن‌ها می‌تواند مفید باشد. ارجاعات مهم کارفرمایان گذشته، چیزهای زیادی در مورد توانایی‌های یک فرد به شما می‌گوید. بنابراین گواهینامه شما را قادر می‌سازد تا در مورد تجربه کاری و شایستگی‌های گذشته آن‌ها بیاموزید.
• انجام مصاحبه‌های حضوری پس از انتخاب نامزدها، زمان آن فرا رسیده است همه افرادی را که با شرایط شما مطابقت دارند برای مصاحبه حضوری، دعوت کنید. مصاحبه‌ها را طوری برنامه‌ریزی کنید که همپوشانی نداشته باشند تا زمان و فضای کافی برای بررسی هر یک از نامزدها را داشته باشید. فرآیند مصاحبه شما را قادر می‌سازد تا عوامل مختلفی مانند مهارت‌های شخصی، مهارت‌های فنی و دانش افراد را به‌راحتی مورد ارزیابی قرار دهید. برای این‌کار بهتر است بر اساس پست شغلی، لیستی از سؤالات را برای مصاحبه تهیه کنید. این مرحله چرخه عمر کارکنان برای نامزد هم مهم است و او می‌تواند شرایط فرهنگی و کاری شما را بررسی می‌‌کند.

برای داشتن مؤثرترین چرخه عمر کارکنان، باید بر اساس نیازهای شرکت، بهترین کاندید را انتخاب کنید. انتخاب نامزد اشتباه مشکلات مختلفی را برای شرکت به‌همراه می‌آورد.

3. آن‌بوردینگ

سومین مرحله چرخه عمر کارکنان، استقبال از کارکنان تازه‌وارد و کمک به آن‌ها برای سازگاری با موقعیت جدیدشان است. انجام این‌کار، به همکاری بخش‌های مختلفی مانند متخصصان منابع انسانی، تیم فناوری اطلاعات و مدیران بخش مربوطه نیاز دارد. این همکاری‌ها اغلب شامل کمک به کارمندان جدید برای تکمیل مدارک، نشان دادن محیط کار به آن‌ها و ارائه آموزش‌های اولیه است. در ادامه با مراحل مختلف آنبوردینگ بیشتر آشنا می‌شویم:

• قبل از ورود. هدف این مرحله، آسان‌تر کردن فرآیند ورود کارمند به محیط جدید است. در این بخش اطلاعاتی درباره فرهنگ شرکت، ارزش‌های آن، تاریخچه و آنچه در روز اول انتظار می‌رود به شکل یک ایمیل، ویدیو، یا هر فرمت دیگری به فرد داده می‌شود.
• روز ورود. روز اول کاری، در چرخه عمر کارکنان، یکی از روزهای مهم برای کارمند محسوب می‌شود. در این روز او علاوه بر آشنایی با شرکت و خط‌مشی‌های آن، با همکاران و انتظاراتی که از او می‌رود آشنا می‌شود. بنابراین نحوه استقبال از او توسط هم‌تیمی‌ها و مدیریت منابع انسانی، تأثیر زیادی بر او می‌گذارد.
• گرایش. این بخش به کارمند جدید کمک می‌کند تا در مورد ارزش‌ها، مأموریت، چشم‌انداز و اهداف شرکت بیشتر بیاموزد و و با ساختار سازمانی و گروه‌های عملکردی که به آن تعلق دارد، بیشتر آشنا بشود.
• آموزش. با این‌کار کارمند جدید، علاوه بر دستورالعمل‌های لازم در مورد نحوه انجام کار خود با قوانین سازمان شما هم آشنا می‌شود. بنابراین باید برنامه آموزشی را به‌گونه‌ای طراحی کنید که به فرد در درک نقش‌ها و مسئولیت‌های شغلی او کمک کند. بهتر است نحوه کار با ابزارها و نرم‌افزارهای موردنیاز را به او آموزش دهید.
• ایجاد سیستم مدیریت عملکرد. این کار برای اطمینان از انگیزه و مشارکت کارکنان بسیار اهمیت دارد. فرآیند ارزیابی عملکرد مؤثر، سازمان یا مدیر را قادر می‌سازد تا زمینه‌هایی را که کارکنان می‌توانند عملکردهای شغلی خود را بهبود بخشند و مهارت‌های خود را افزایش دهند، شناسایی کنند.
• آموزش ایمنی. در چرخه عمر کارکنان، ایمنی بالاترین اولویت را دارد. کارفرمایان باید آموزش‌های لازم برای افزایش ایمنی در محیطی ناآشنا را به کارمندان خود بدهند تا آن‌ها از دانش لازم برای جلوگیری از حوادث ناگوار برخوردار باشند.

در نظر داشته باشید که این مرحله از چرخه عمر کارکنان، در ادغام سریع کارمند جدید با سازمان شما نقش ایفا می‌کند.

4. توسعه کارکنان

مطمئن شوید که فرصت‌های لازم برای توسعه کارکنان فراهم است و آن‌ها می‌توانندمهارت‌های خود را رشد دهند. مدیران منابع انسانی باید نیازهای آموزشی و توسعه کارکنان خود را شناسایی کرده و منابع لازم را در اختیار آن‌ها قرار دهند. علاوه بر این، ارائه کارگاه‌ها، سمینارها و سایر برنامه‌های توسعه حرفه‌ای هم الزامی است.

در چرخه عمر کارکنان وجود فرصت‌های توسعه به ایجاد انگیزه در کارکنان و درگیر نگه‌داشتن آن‌ها با کارشان کمک می‌کند. اگر می‌خواهید در مورد توسعه شایستگی‌های کارکنان خود بیاموزید، باید اهداف کسب‌و‌کار خود را تجزیه‌وتحلیل کنید. سپس، باید شایستگی‌های موردنیاز کارمندان خود را برای دستیابی به آن اهداف، مشخص کنید.

مدیران منابع انسانی باید یک برنامه توسعه برای کارکنان خود ایجاد کنند و پیشرفت آن‌ها را پیگیری کنند. برای این‌کار استفاده از دوره منابع انسانی می‌تواند مفید باشد. نکات زیر می‌تواند به شما در این مرحله از چرخه عمر کارکنان کمک کند.

• تصمیم‌گیری در مورد مهارت‌هایی که می‌خواهید توسعه دهید. بسیار مهم است مهارت‌هایی که می‌خواهید توسعه دهید را شناسایی کنید. برای این‌کار، نقاط تأثیرگذار در بهبود شرایط را شناسایی و چگونگی رسیدن به آن‌ها را تعیین کنید.
• ایجاد برنامه توسعه پس از شناسایی مهارت‌ها. پس از شناسایی مهارت‌ها، نوبت ایجاد یک برنامه توسعه است. برنامه توسعه از هدفی که می‌خواهید به آن برسید، مراحلی که باید بردارید و منابعی که نیاز دارید، تشکیل‌شده است.

این مرحله از چرخه عمر کارکنان برای ایجاد رضایت شغلی در کارمندان، اهمیت زیادی دارد.

5. حفظ کارکنان

یکی از مراحل دشوار چرخه عمر کارکنان، حفظ کارمندان است. امروزه باوجود شرکت‌های مختلف و فرصت‌های شغلی زیاد، حفظ نیروهای بااستعداد، کار چالش‌برانگیزی است. ازآنجایی‌که یافتن و استخدام کارمندان جدید پرهزینه و زمان‌بر است، برای حفظ مؤثرترین کارکنان، باید منابع لازم را در اختیار آن‌ها بگذارید. مدیریت مؤثر چرخه عمر کارکنان با فراهم کردن فرصت‌های توسعه لازم، به شما در حفظ بهترین کارکنان کمک می‌کند. برای حفظ کارمندان باید مراحل زیر را دنبال کنید:

• به کارکنان خود انگیزه دهید. بهترین راه حفظ کارمندان، ایجاد انگیزه در آن‌هاست. شما باید دریابید که چه چیزی آن‌ها را تحریک می‌کند و منابع لازم را در اختیارشان قرار دهید. برخی از محرک‌های رایج عبارت‌اند از: رضایت شغلی، شناخت، پاداش‌های مالی و فرصت‌های توسعه.
• به کارکنان خود اعتماد کنید. کارمندان نیاز دارند احساس کنند که سازمان به آن‌ها و توانایی‌هایشان اعتماد دارد. ایجاد اعتماد، به آن‌ها کمک می‌کند تا حس مشارکت و بهره‌وری بیشتری در محل کار پیدا کنند. بنابراین شما باید دریابید که چه چیزی باعث ایجاد احساس قدردانی و احترام در کارکنان می‌شود.
• ایجاد رابطه قوی با کارمندان. اگر رابطه ضعیفی با کارمندان خود داشته باشید، نمی‌توانید آن‌ها را حفظ کنید. بازار کار امروزی بسیار رقابتی است و نیروهای کار حرفه‌ای به‌راحتی می‌توانند جذب شرکت‌های دیگر بشوند. بنابراین برای حفظ کارکنان، به‌طور منظم با آن‌ها ارتباط برقرار کنید و آن‌ها را در جریان آخرین اخبار و تحولات سازمان قرار دهید. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا با سازمان درگیر شوند. عدم ارتباط بین کارکنان و مسئولان  منجر به بی‌اعتمادی و نارضایتی می‌شود.

همچنین درنظر داشته باشید که در چرخه عمر کارکنان، حفظ افراد، یکی از جنبه‌های مهم مدیریت منابع انسانی است و این بخش باید استراتژی لازم برای این‌کار را در نظر داشته باشد.

6. آف‌بردینگ ( جدا شدن)

جدا شدن از سیستم زمانی اتفاق می‌افتد که یک کارمند سازمان را ترک می‌کند. هدف این مرحله از چرخه عمر کارکنان، دستیابی به یک فرآیند انتقال روان، برای حفاظت از منافع شرکت و حفظ رابطه مثبت با کارمند سابق است. موارد زیر می‌تواند در فرآیند آف‌بوردینگ، به شما کمک کند:

• مصاحبه خروج را انجام دهید. انجام یک مصاحبه خروجی با کارمند قبل از ترک شرکت بسیار اهمیت دارد. این کار، اطلاعات ارزشمندی در مورد دلایل پایان کار  و همچنین احساسات او نسبت به سازمان، در اختیار شما قرار می‌دهد. می‌توانید از این فرصت برای دریافت بازخورد صادقانه کارمند در مورد تجربه او از حضور در شرکت خود استفاده کنید.
• یک چک‌لیست از اسناد ایجاد کنید. بسیار مهم است اطمینان حاصل شود که تمام اسناد لازم قبل از اخراج کارمند، مرتب‌شده باشند. می‌توانید چک‌لیستی از تمام مدارک موردنیاز ایجاد کنید و آن را برای مدیر کارمند ارسال کنید.
• به بقیه اعضای تیم اطلاع دهید. جدا شدن یک کارمند می‌تواند تأثیر منفی بر سایر اعضای تیم داشته باشد. شما آن‌ها را از جدا شدن همکارشان مطلع کنید و پشتیبانی‌های لازم از آن‌ها را ارائه دهید. این‌کار به حفظ محیط کاری مثبت پس از خروج کارمند، کمک می‌کند.
• تعاملات مثبت را حفظ کنید. حفظ تعاملات مثبت با کارمند، حتی پس از جدا شدن او نکته مهمی در چرخه عمر کارکنان است. کارمند سابق می‌تواند در آینده به منبع ارزشمندی برای شما تبدیل شود و کار با شما را به دیگران هم توصیه کند.

همچنین مرحله آفبورد در چرخه عمر کارکنان، شامل ارائه اطلاعات به کارمند در مورد پایان مزایای او و دادن چک نهایی هم می‌شود.

---

سؤالات کلیدی :