گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت چیست | نحوه رسم + توضیح کامل مفاهیم

کار تیمی همیشه یکی از نقاط قوت کمپانی‌های موفق بوده اما به نظر شما در دنیای امروزی، چه چیز یا چیزهایی کار تیمی را آسان‌تر کرده است؟ گانت چارت یکی از ابزارهای مهم در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است که توانایی‌های تیم را در جهت رسیدن به هدف و تکمیل پروژه، منسجم می‌کند.

اندرو کارنگی، یکی از بزرگ‌ترین صنعتگران آمریکایی درباره اهمیت کار گروهی چنین گفته: «کار تیمی توانایی با هم کار کردن عده‌ای با یک چشم‌انداز مشترک است. توانایی هدایت دستاوردهای فردی به سمت اهداف سازمانی، سوختی است که به مردم عادی اجازه می‌دهد به نتایج غیرمعمول دست پیدا کنند.» اگر در سازمانی هستید که اهداف و پروژه‌های بزرگ در سر می‌پرورانید، باید به دنبال راهی باشید که کار تیمی را به بهترین نحو انجام دهید. گانت چارت یکی از همین روش‌ها است که باید در فرآیند مدیریت پروژه با آن آشنا باشید. اگر نمی‌دانید گانت چارت چیست، در این مطلب از QCB با هرآنچه باید درباره گانت چارت بدانید؛ از تاریخچه ابداع نمودار گانت گرفته تا نحوه ترسیم گانت چارت در اکسل آشنا خواهید شد، بنابراین با ما همراه باشید.

نمودار گانت چیست؟

نمودار گانت چارت یکی از ابزارهای  محبوب و مفید در بحث مدیریت پروژه است که از آن برای نمایش فعالیت‌ها (وظایف، عملیات و رویدادها) با در نظر گرفتن فاکتور زمان استفاده می‌شود. شکل نمودار گانت به‌گونه‌ای است که در یک سمت آن، لیستی از فعالیت‌ها و در امتداد آن مقیاس زمان گنجانده شده است. هر فعالیت در پروژه با یک نوار میله‌ای باریک رنگی روی نمودار نمایش داده می‌شود که موقعیت و طول نوار نشان‌دهنده تاریخ شروع، مدت زمان فعالیت، آخرین وضعیت و تاریخ پایان آن است. نمودار گانت در یک نگاه، اطلاعات مهمی در مورد موارد زیر به فرد نشان می‌دهد:

• پروژه دارای چه بخش‌ها و فعالیت‌هایی است؟
• زمان شروع و پایان هر فعالیت
• مدت زمان انجام هر فعالیت طبق برنامه‌ریزی
• زمان و میزان هم‌پوشانی فعالیت‌ها با یکدیگر
• تاریخ شروع و پایان کل پروژه

به‌طور خلاصه، گانت چارت نشان می‌دهد که چه کاری، طبق چه زمان‌بندی‌ خاصی انجام شود.

تاریخچه نمودار گانت

اولین گانت چارت در اواسط دهه 1980 میلادی، توسط کارول آدامیسکی یک مهندس لهستانی که اداره یک کارخانه فولادسازی در جنوب لهستان را به عهده داشت ابداع شد. او به ایده‌‌ها و تکنیک‌های مدیریتی علاقه‌مند شده بود و این موضوع آغازی برای نمودار گانت محسوب می‌شد. آدامیسکی نمودار ابداعی خود را هارمونوگرام نامیده و تا سال 1931 به‌جز زبان لهستانی چیزی درباره آن به‌صورت عمومی منتشر  نکرده بود.

حدود 15 سال پس از آدامیسکی، فردی به نام هنری گانت، یک مهندس آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه، نسخه اختصاصی خود از نمونه گانت چارت را ابداع و ارائه کرد. گانت این نمودار را به عنوان ابزاری برای عملیات منظم و روتین تهیه کرد تا با استفاده از آن بتوان سطح بهره‌وری کارکنان و مواردی از این دست را اندازه گرفت. گانت چارت از همان ابتدا به‌طور گسترده در کشورهای غربی شناخته شد. در نتیجه نام هنری گانت به عنوان مبدع، با اسم این نمودار گره خورد و در سراسر جهان با عنوان نمودار گانت معروف شد.

اگرچه امروزه گانت چارت به‌طور گسترده در برنامه‌ریزی پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد اما در آن زمان این نمودار نوعی انقلاب در مدیریت پروژه به‌شمار می‌رفت. گانت چارت‌های اولیه با دست و به زحمت زیاد تهیه می‌شدند، هر بار که پروژه‌ای تغییر می‌کرد، کل نمودار باید اصلاح یا مجدد ترسیم می‌شد. این موضوع، استفاده از نمودار را محدود می‌کرد زیرا تغییر مستمر، یکی از ویژگی‌های اصلی و اجتناب‌ناپذیر هر پروژه محسوب می‌شود. اما امروزه با ظهور رایانه‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، می‌توان خیلی سریع و راحت نمونه گانت چارت اختصاصی پروژه خود را ساخت و در صورت نیاز آن را به‌روزرسانی یا چاپ کرد. در سال 1999 میلادی، نمودار گانت به عنوان یکی از پرکاربردترین ابزارهای مدیریتی برای زمان‌بندی، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه شناسایی شد.

مزایا و معایب گانت چارت

نمودار گانت نیز مانند بسیاری از ابزارهای کنترل پروژه دارای مزایا و معایب مختلفی است که در ادامه به این موارد اشاره خواهیم کرد:

مزایای نمودار گانت

• نمودار بصری: یکی از مزایای اصلی گانت چارت، بصری بودن نمودار است. این تصویر به مدیر پروژه این فرصت را می‌دهد تا در یک نگاه تمام مراحل و عملیات پروژه را به همراه سطح پیشرفت هر کدام تجسم کنند. در نمودار گانت می‌توان با کمک سیگنال‌های رنگی، نقاط بحرانی که نیاز به اقدامات اصلاحی دارد مشخص کرد. داشتن یک تصویر کلی از پروژه، بسیار ساده‌تر از توضیحات طولانی است و علاوه‌بر تسریع درک از پروژه، به صرفه‌جویی در زمان و شناسایی اقدامات مناسب نیز کمک می‌کند.
• ابزار ارتباطی خوب: بصری بودن گانت چارت آن را تبدیل به یک ابزار ارتباطی عالی برای اعضای تیم کرده است. این نمودار به اعضای تیم پروژه کمک می‌کند از پیشرفت وظایف محول‌شده به خود و فعالیت‌های دیگر اعضا مطلع باشند. با توجه به اینکه برخی از کارها در پروژه به یکدیگر وابسته هستند، گانت چارت این امکان را به افراد می‌دهد تا زمان مناسب شروع کار را پیش‌بینی کنند. با استفاده از نمودار گانت، هر کدام از اعضای تیم می‌دانند که پروژه در چه مرحله‌ای است و باید چه کار کنند؛ این آگاهی از هدر رفتن بودجه و زمان نیز جلوگیری می‌کند.
• تعریف یک برنامه واقع‌بینانه: در مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی رکن اصلی پروژه است. گانت چارت به‌طور کامل ساختار وظایف و زمان تحقق آن‌ها را مشخص می‌کند. برنامه‌ریزی واقع‌بینانه از تاخیر و ضرر مالی جلوگیری می‌کند، گانت چارت با ارائه اطلاعات کلیدی مثل تاریخ شروع و پایان کار، مدت زمان در نظر گرفته شده برای هر کار، مجموعه وظایفی که باید انجام شود و… این برنامه‌ریزی را ممکن می‌سازد.
• سازمان‌دهی افکار و تصورات: یکی از چالش‌های اصلی هر پروژه این است که فعالیت‌ها از کجا شروع و با چه ترتیبی اجرا شوند. گانت چارت با شناسایی فعالیت‌ها، مشخص کردن ترتیب اجرا و مدت زمان مورد نیاز هرکدام، به سازمان‌دهی و افزایش کارایی پروژه کمک می‌کند.

معایب نمودار گانت

• پیچیدگی و ناخوانایی: برای تکمیل یک پروژه معمولا وظایف و منابع زیادی وجود دارد که باید تکمیل شوند، گاهی قرارگیری غیراصولی همه وظایف روی نموداری مانند گانت چارت ممکن است برای اعضای تیم پیچیده یا نامفهوم شود. برای جلوگیری از این مشکل، معمولا توصیه می‌شود که برای مهم‌ترین کارها نمودارهای فرعی ایجاد شود تا نمودار اصلی سبک و قابل درک باقی بماند.
• به‌روزرسانی مداوم: نمودار گانت به‌صورت روزانه باید به‌روزرسانی شود تا همچنان کارآمد و قابل استفاده باشد. البته برای حل این مسئله، پیشنهاد می‌شود که از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین استفاده کنید و آن را در دسترس همه اعضای تیم قرار دهید تا قابلیت به‌روزرسانی توسط اعضا وجود داشته باشد.

مراحل رسم گانت چارت

در این مطلب از QCB، نحوه ترسیم یک نمونه گانت چارت را به‌صورت مرحله به مرحله توضیح خواهیم داد. نمودار گانت عموما با استفاده از برنامه‌های سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)[1] مانند Microsoft Project، Primavera Project Planner و Mind view ایجاد می‌شوند.

مرحله 1: تهیه لیست فعالیت‌های پروژه

در اولین مرحله در ترسیم گانت چارت، ابتدا باید با کمک اعضای تیم، لیستی از تمام فعالیت‌های مربوط به پروژه تهیه کنید. یکی از رویکردهای معمول برای این مرحله، برگزاری جلسات با اعضای منتخب تیم پروژه و شناسایی فعالیت‌های مربوط به آن است.

مرحله 2: ایجاد فعالیت‌های قابل کنترل

برای ترسیم گانت چارت باید تمام فعالیت‌های پروژه با استفاده از تکنیک تجزیه یا قانون شکست کار (WBS) به اجزای قابل کنترل تبدیل شود. شناخت دقیق مهلت انجام کار و نقاط عطف در حین تجزیه پروژه جزو مواردی است که حتما باید در نظر گرفته شود.

مرحله 3: فعالیت‌های متوالی

هر فعالیتی با یک یا چند فعالیت دیگر ارتباط دارد، علاوه‌براین به جز اولین و آخرین فعالیت ، بقیه عملیات‌ها با فعالیت قبلی و جانشین خود در ارتباط هستند. به همین خاطر توالی فعالیت‌ها به معنی قرارگیری فعالیت‌ها در ترتیب درست با استفاده از روابط صحیح است.

مرحله 4: برآورد منابع

قبل از تخمین مدت زمان پروژه، ابتدا باید منابع شناسایی و برآورد شوند. منابع پروژه شامل نیروی کار، مواد و تجهیزات هستند که از طریق روش‌های مختلف مورد بررسی و تخمین قرار می‌گیرند. مهارت‌ها، شایستگی‌ها و فناوری جزو عوامل کلیدی هستند که باید در هنگام برآورد به عنوان مبنا درنظر گرفته شوند. منابع در جدول زمانی نسبت به فعالیت‌ها بارگذاری می‌شوند و شما همزمان شاهد یک تقویم منابع نیز خواهید بود. این تقویم نشان‌دهنده این است که چه زمانی، چه منابعی مورد نیاز و در دسترس هستند.

مرحله 5: تخمین زمان

زمان در گانت چارت به معنی مدت زمان بین شروع و پایان یک فعالیت است. پس از بررسی منابع، توالی فعالیت‌ها و روابط، مدت زمان هر فعالیت قابل تخمین است. البته هنگام انجام این کار باید محدودیت‌های فعالیت را شناسایی کرده و در تخمین زمان در نظر بگیرید تا مشکلی ایجاد نشود.

مرحله 6: برنامه‌ریزی و وارد کردن اطلاعات در برنامه

تمام اطلاعات جمع‌آوری شده را در نرم‌افزار مدیریت پروژه وارد کنید. برنامه‌ریزی و ترسیم گانت چارت در تمام ابزارهای مدیریت پروژه و یا حتی برنامه اکسل نیز قابل اجرا است. شما باید هر فعالیت را به عنوان یک ردیف جداگانه فهرست کنید و برنامه پروژه خود را با درج شرح وظایف، تاریخ شروع، تاریخ پایان و مدت زمان ساختاربندی کنید. در نهایت میزان پیشروی هر فعالیت و مدت زمان انجام آن با نمودار میله‌ای به نمایش گذاشته می‌شود. در نمودار گانت فعالیت‌های ضروری در سمت چپ نمودار و بازه زمان در قسمت بالایی قرار می‌گیرد که طول نمودار میله‌ای گانت چارن نشان‌دهنده مقیاس زمان است.

 در پایان برنامه خود را بررسی کنید تا از دقیق بودن آن اطمینان حاصل کنید. در این مرحله باید تمام خطرات احتمالی، برنامه‌های غیرمترقبه احتمالی به همراه یک راه حل برای رسیدگی به آن در نظر گرفته شود.

نحوه ترسیم گانت چارت در اکسل

اکسل یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای رسم گانت چارت است. مایکروسافت اکسل آفیس قابلیت ترسیم نمودار میله‌ای دارد که برای ایجاد گانت چارت در اکسل کاربرد دارد. برای رسم این نمودار می‌توانید از روش مرحله‌به‌مرحله زیر استفاده کنید:

1. در اکسل، فهرستی از جدول زمانی پروژه خود تهیه کنید. هرکار را به عنوان یک ردیف جداگانه فهرست کنید و برنامه پروژه خود را با درج تاریخ شروع، تاریخ پایان و مدت زمان ساختاربندی کنید.
2. جدول خود را بر اساس یک نمودار میله‌ای استاندارد بر اساس تاریخ شروع، تنظیم کنید.
3. مدت زمان هرکدام از وظایف را اضافه کنید.
4. شرح وظایت را به نمودار گانت اضافه کنید.
5. نمودار میله‌ای را از طریق Formatting به گانت چارت در اکسل تبدیل کنید.

نحوه استفاده از نمودار گانت

خط مبنای جدول گانت چارت، نوعی سند رسمی است که برای اجرا، نظارت و کنترل عملکرد برنامه و زمان‌بندی پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. پس از شکست کار، به هر کدام از اعضای تیم، فعالیت و وظایف مشخصی اختصاص داده می‌شود که اعضا باید به‌صورت منظم فعالیت‌های مربوط به خود را تکمیل و اعلام کنند. وضعیت فعالیت‌ها عموما به دو روش اعلام می‌شود:

• درصد تکمیل‌شده
• سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS)

روش درصدی ساده‌تر است اما یکی از مشکلات این روش، ذهنی بودن آن است درحالی‌که روش دوم عملکرد برنامه را بر اساس ارزش کار انجام‌شده اندازه‌گیری می‌کند.

در این مرحله، عملکرد برنامه واقعی با عملکرد برنامه‌ریزی شده مقایسه می‌شود تا واریانس‌ها شناسایی شوند. در بررسی نمونه گانت چارت باید توجه ویژه‌ای به مسیر بحرانی داشته باشید. مسیر بحرانی طولانی‌ترین مسیر در پروژه است که میزان شناوری آن صفر است، هرگونه تاخیر در فعالیت مسیر بحرانی منجر به تاخیر در تاریخ پایان پروژه خواهد شد، این مسیر بحرانی عموما با رنگ قرمز در گانت چارت نمایش داده می‌شود. اگر واریانس از آستانه تعیین‌شده فراتر رود، تیم پروژه باید اقدامات پیشگیرانه یا اصلاحی در نظر بگیرد. درصورتی‌که واریانس نتواند با این اقدامات برطرف شود، تیم پروژه باید درخواست تغییر رسمی خط مبنا را صادر کند. روش‌های مختلفی برای رسیدگی به واریانس‌ها وجود دارد، تیم باید سعی کند با استفاده از تکنیک‌های خاص میزان خطرات، خرابی منابع و افزایش هزینه را به حداقل برساند.

یکی دیگر از کاربردهای گانت چارت، پیش‌بینی عملکرد برنامه است. نمودارهای گانت ابزاری عالی برای پیش‌بینی زمان‌بندی پروژه‌ها هستند. معمولا تکنیک‌های ارزش کسب شده نیز در بسیاری از برنامه‌های زمان‎بندی گنجانده شده‌اند.

بهترین نرم‌افزار گانت چارت

در این بخش سعی داریم به بررسی و معرفی محبوب‌ترین نرم‌افزار گانت چارت بپردازیم:

• Microsoft Project Standard
• Smartsheet Business
• Mind View
• MindManager

اینکه کدام نرم‌افزار بهتر است به نیاز و توقع کاربران بستگی دارد. برای راهنمایی شما ابتدا بهتر است به ویژگی‌های اصلی یک برنامه مدیریت پروژه خوب اشاره کنیم، البته لازم به ذکر است که همه نرم‌افزارهای فوق شامل تمام این ویژگی‌ها نمی‌شوند و هرکدام بسته به ساختاری که دارند افزونه‌هایی دارند، بنابراین هر تیم باید براساس نیازهای خود، نرم‌افزار مناسب خود را انتخاب کند:

برنامه‌ریزی نمودار گانت: قبل از زمان‌بندی در نمودار گانت، ایجاد یک ساختار تفکیکی از کار و پروژه اهمیت دارد. برخی از نرم‌افزارها امکان اجرای طرح طوفان‌فکری و شکست کار را هم فراهم کرده‌اند که برنامه‌ریزی را آسان می‌کند.

---