روش اجرایی ممیزی داخلی (راهنمای گام به گام)

ممیزی داخلی یک ارزیابی کامل از عملکرد درونی یک شرکت است که توسط افراد واجد شرایط برای ممیزی انجام می‌شود. ممیزی داخلی به تضمین انطباق با قوانین مختلف قابل اجرا در یک سازمان کمک می‌کند. ممیزی داخلی فرآیندی است که می‌تواند به شما کمک کند تا کسب‌وکار خود را پاسخگو نگه‌ دارید. مؤثرترین روش اجرایی ممیزی داخلی استفاده از دستورالعمل استاندارد ISO 9001 است چراکه ممیزی داخلی بخشی لازم‌الاجرا در این استاندارد است.

در این مقاله با ارائه نکاتی در مورد روش اجرایی ممیزی داخلی مؤثر، به شما خواهیم گفت که ممیزی داخلی چیست، چه کسی این نقش را انجام می‌دهد و روش اجرای آن چگونه است.

ممیزی داخلی چیست؟

در دنیای تجارت، ممیزی داخلی یک فعالیت تضمینی و مشاوره مستقل و عینی است که برای بهبود عملیات سازمان و رسیدن به ارزش‌افزوده طراحی ‌شده است. این کار به سازمان کمک می‌کند تا با ارائه یک رویکرد منظم برای ارزیابی و بهبود اثربخشی فرآیندهای مدیریت ریسک، کنترل و حاکمیت، به اهداف خود دست یابد. به ‌عبارت ‌دیگر، این ابزار جادویی است که به ایجاد اعتماد ذی‌نفعان در سازمان کمک می‌کند.

روش اجرایی ممیزی داخلی مؤثر به طور گسترده‌ای برای کمک به سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک، مدیریت مؤثر ریسک‌ها و عملکرد کارآمد شناخته ‌شده است. ممیزی‌ها توسط حسابرسان مستقل انجام می‌شود که یافته‌های خود را به هیئت‌مدیره یا کمیته ممیزی سازمان گزارش می‌دهند.

ممیزی داخلی منظم بخشی از ارزیابی عملکرد برای تمام استانداردهای سیستم مدیریت استاندارد سازمان بین‌المللی (ایزو) است.

کارممیزی داخلی چیست؟

روش اجرایی ممیزی داخلی شما مهم است چون بر خیلی از جنبه‌های کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد. دلایل اجرای ممیزی داخلی را می‌توان موارد زیر دانست:

1. هدف ممیزی داخلی بررسی اثربخشی و استانداردهای عملیاتی تدوین‌‌شده توسط یک سازمان است. یک سازمان ممکن است مجموعه‌ای از قوانین برای عملیات داشته باشد، مثل ثبت سفارش، پذیرش تحویل و پرداخت. ممیزی داخلی همچنین به دانستن اینکه آیا کارکنان از استانداردهای عملیاتی داخلی پیروی می‌کنند یا خیر کمک می‌کند.

2. ممیزی داخلی به شناسایی مشکلات یا ناکارآمدی‌ها و انجام اقدامات اصلاحی لازم کمک می‌کند. ممیزی داخلی می‌تواند هرگونه تقلب توسط کارکنان، مثل اختلاس وجوه را شناسایی کند. ممیزی همچنین می‌تواند تشخیص دهد که آیا جایی به صورت عمدی  بیش‌ازحد هزینه شده است یا خیر، آیا فروشنده خاصی نسبت به سایر تأمین‌کنندگان کم‌هزینه در اولویت قرار دارد یا خیر.

3. ممکن است نیاز به شناسایی چرخش کارکنان بین نقش‌ها و وظایف مختلف وجود داشته باشد. ممیزی داخلی می‌تواند هرگونه تهدید بالقوه یا زیان مالی را بررسی کند. همچنین روش اجرایی ممیزی داخلی شناسایی و تصحیح نقص در روش‌های قبل از حسابرسی قانونی را امکان‌پذیر می‌کند. ممیزی داخلی می‌تواند به صورت سالانه یا ماهانه یا فصلی انجام شود و انتخاب آن کاملاً به نیاز سازمان بستگی دارد.

در دنیای تجارت، ممیزی داخلی یک فعالیت تضمینی و مشاوره مستقل و عینی است که برای بهبود عملیات سازمان و رسیدن به ارزش‌افزوده طراحی‌شده است. این به سازمان کمک می‌کند تا با ارائه یک رویکرد منظم برای ارزیابی و بهبود اثربخشی فرآیندهای مدیریت ریسک، کنترل و حاکمیت، به اهداف خود دست یابد.

اهمیت استراتژیک ممیزی داخلی در سازمان‌های امروزی

مهم‌ترین دلایل روش اجرایی ممیزی داخلی عبارتند از:

1. بهبود فرآیندها و کنترل‌های تجاری

یک عملکرد ممیزی داخلی مؤثر می‌تواند ابزار قدرتمندی برای موفقیت سازمانی باشد. ممیزی داخلی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که فرآیندها و کنترل‌های سازمانی مؤثر و کارآمد هستند.

2. خطرات را شناسایی و کاهش دهید

ممیزی داخلی با اتخاذ رویکردی منظم برای شناسایی و رسیدگی به ریسک‌ها، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا از این منحنی جلوتر بمانند و از مشکلات قبل از بروز آن‌ها جلوگیری کنند.

3. افزایش سودآوری

علاوه بر این، ممیزی داخلی می‌تواند فرصت‌هایی را برای بهبود فرآیند و صرفه‌جویی در هزینه‌ها آشکار کند که منجر به مزایای بلندمدت برای سازمان و ایجاد اعتماد ذی‌نفعان می‌شود. روش اجرایی ممیزی داخلی هنگامی‌که به درستی انجام شود، باعث می‌شود که:

• در درازمدت در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی کنید.
• به بهبود مستمر متعهد شوید تا از مزایای یک تجارت انعطاف‌پذیرتر و پایدارتر بهره ببرید.

در ادامه بررسی خواهیم کرد چه کسی وظیفه اجرای روش ممیزی داخلی را بر عهده دارد.

ممیزی داخلی یک ارزیابی کامل از عملکرد درونی یک شرکت است که توسط افراد واجد شرایط برای ممیزی انجام می‌شود. ممیزی داخلی به تضمین انطباق با قوانین مختلف قابل‌اجرا در یک سازمان کمک می‌کند. ممیزی داخلی فرآیندی است که می‌تواند به شما کمک کند تا کسب‌وکار خود را پاسخگو نگه‌ دارید.

چه کسی ممیزی داخلی را انجام می‌دهد؟

ممیزی‌های داخلی معمولاً توسط یک یا چند نفر از کارکنان یک کسب‌وکار انجام می‌شود. اما اغلب این ممیز است که به ممیزی داخلی رسیدگی می‌کند. کسب‌وکارها ممکن است کارکنان دیگری را هم که آموزش لازم در زمینه ممیزی داخلی دیده‌اند را هم برای انجام این کار انتخاب کنند. کسب‌وکارهایی که منابع کافی برای مدیریت روش اجرایی ممیزی داخلی ندارند، ممکن است ممیزی خود را به یک سرویس شخص ثالث برون‌سپاری کنند.

روش اجرایی ممیزی داخلی

پیروی از یک فرآیند منسجم به ممیزی داخلی کمک می‌کند تا به خوبی اجرا شود. کسب‌وکارها این فرآیند را در فواصل زمانی منظم تکرار می‌کنند تا فرآیندهای داخلی را در طول زمان بررسی کنند. در ادامه مراحل متداول اجرای ممیزی داخلی را خواهید دید:

1. اهداف و محدوده ممیزی داخلی را شناسایی کنید

فرآیندهایی را که می‌خواهید حسابرسی و اهداف ممیزی داخلی خود را شناسایی کنید. برای این کار ماهیت هر فرآیند و خطرات بالقوه‌ای که برای کسب‌وکار و مشتریانش ایجاد می‌کند را در نظر بگیرید. بهتر است فرآیندهایی را انتخاب کنید که ریسک بالایی دارند یا می‌توانند به رشد کسب‌وکار کمک کنند.

برای مثال، ممکن است روش اجرایی ممیزی داخلی خود را برای بررسی فرایندهای فرآیندهای مالی پیاده کنید تا مطمئن شوید که کسب‌وکارتان پول را در مکان‌های مناسب خرج می‌کند. درک اینکه کدام فرآیندها با حسابرسی داخلی مرتبط هستند و چرا آن‌ها را حسابرسی می‌کنید، به ممیزی داخلی شما بهترین شانس را برای سود رساندن به کسب‌وکار می‌دهد.

2. یک برنامه ممیزی داخلی ایجاد کنید

انجام ممیزی داخلی منظم به کسب‌وکار کمک می‌کند تا بر پیشرفت خود در طول زمان نظارت داشته باشد. زمان‌بندی ممیزی‌های داخلی می‌تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که فرآیند در فواصل زمانی ثابت تکرار می‌شود و خطر برخورد با سایر فرآیندهای تجاری را به حداقل می‌رساند.

انتشار برنامه ممیزی داخلی از قبل به سایرین در شرکت اطلاع می‌دهد که زمان ممیزی نزدیک است. بنابراین دپارتمان‌ها می‌توانند سوابق و اسناد مربوطه را از قبل آماده کنند.

کارکنان همچنین می‌توانند زمانی را برای وظایف ممیزی داخلی برنامه‌ریزی کنند. کسب‌وکارها می‌توانند ممیزی را هر هفته، هر ماه، هر شش ماه یا هرسال انجام دهند یا بازه زمانی دیگری را انتخاب کند. انتخاب دوره‌های اجرای ممیزی به نوع و اندازه کسب‌وکار بستگی دارد.

به پیچیدگی فرآیندهای خود، خطر ناهماهنگی و در دسترس بودن منابع حسابرسی فکر کنید تا به شما در برنامه‌ریزی یک‌ زمان‌بندی مناسب کمک کند.

کسب‌وکارهایی با فرآیندهای پیچیده که ریسک بالایی دارند، معمولاً ممیزی داخلی را بیشتر از کسب‌وکارهایی با فرآیندهای ساده و کم ریسک انجام می‌دهند. شرکت‌هایی که منابع کافی دارند ممکن است بیشتر از مشاغلی که منابع کمتری دارند حسابرسی کنند.

3. ممیزی داخلی را برنامه‌ریزی کنید

قبل از هر ممیزی داخلی برای برنامه‌ریزی فرآیند وقت بگذارید. برنامه‌ریزی دقیق کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که ممیزی داخلی به خوبی اجرا می‌شود. مدت زمان برنامه‌ریزی به پیچیدگی و اندازه روش اجرایی ممیزی داخلی شما بستگی دارد. بهتر است برای تخصیص زمان بیشتری برای حسابرسی فرآیندهای پیچیده‌تر و پرخطر برنامه‌ریزی کنید. ممکن است بخواهید یک چک‌لیست ممیزی ایجاد کنید. تیک‌زدن هر کار در حین پیشروی، به اطمینان از اینکه روش اجرایی ممیزی داخلی شما کامل انجام می‌شود، کمک می‌کند. برای برنامه ریزی روش اجرایی ممیزی داخلی موارد زیر را انجام دهید:

• فرآیندها و خط‌مشی‌هایی را که ممیزی می‌کنید مرور کنید تا آن‌ها را درک کنید.
• تحقیقات بیشتری انجام دهید یا از کارمندان مربوطه بخواهید تا هر چیزی را که برای شما نامشخص است روشن کنند.
• شواهد مربوطه را مشخص کنید تا بتوانید از زمان حسابرسی خود به نحو احسن استفاده کنید.
• برنامه ممیزی خود را به بخش‌های مورد ممیزی ارسال کنید تا بتوانند با دامنه، اهداف، معیارها و مدارک موردنیاز حسابرسی آشنا شوند.

درنهایت از مدیر بخش بپرسید که آیا حوزه‌های دیگری وجود دارد که می‌خواهند در ممیزی لحاظ شود یا خیر.

4. ممیزی داخلی را انجام دهید

ممیزی داخلی را با استفاده از روش دلخواه خود یا ترکیبی از تکنیک‌های ممیزی انجام دهید. شواهد را با ذهن باز مرور کنید تا مطمئن شوید که ممیزی شما منصفانه و بی‌طرفانه خواهد بود. در ادامه چند تکنیک رایج ممیزی داخلی را خواهید دید:

• اسناد را بررسی کنید تا مطمئن شوید که رویه‌های تجاری را رعایت می‌کنند.
• با کارمندان مربوطه در مورد فرآیندهایشان مصاحبه کنید.
• کارکنان را مشاهده کنید و مطابقت آن‌ها با فرآیندها را ارزیابی کنید.

به روش اجرایی ممیزی داخلی خود متعهد بمانید.

5. یافته‌های خود را ثبت کنید

یافته‌های خود را ثبت کنید تا بتوانید نتایج را تجزیه‌وتحلیل کنید. سوابق شما ممکن است شامل داده‌های مشخص، مشاهدات و یادداشت‌هایی باشد که در طول فرآیند ممیزی گرفته‌ شده است. یافته‌های خود را خلاصه کنید تا نمایندگان بخش‌های ممیزی شده بتوانند در یک نگاه آنچه را که پیدا کرده‌اید، ببینند. سوابق خود را به نمایندگان دپارتمان‌های ممیزی شده تحویل دهید و اجازه دهید قبل از نوشتن گزارش نهایی خود سؤالاتی را مطرح کنند.

6. یافته‌های خود را گزارش دهید

گزارشی بنویسید که یافته‌های روش اجرایی ممیزی داخلی شما و آنچه از آن‌ها آموخته‌اید را نشان دهد. شکاف‌ها را در انطباق شناسایی کنید و همچنین زمینه‌هایی که کسب‌وکار در آن‌ها خوب است را مشخص کنید. شما می‌توانید یک برنامه اقدام اصلاحی که بهبود فرآیند و کنترل‌های داخلی را پیشنهاد می‌کند و می‌تواند شکاف‌های انطباق را کاهش دهد، اضافه کنید. از زبان ساده‌ای استفاده کنید که برای افراد شاغل در کسب‌وکار و سایر ذی‌نفعان قابل درک باشد.

به محض تکمیل فرآیند ممیزی داخلی، گزارش‌های خود را ارسال کنید. از مدیران بخش و کسب‌وکار بخواهید گزارش شما را بررسی و تأیید کنند. گزارش‌های تأییدشده به شواهدی از روش اجرایی ممیزی داخلی تبدیل می‌شوند.

نکاتی برای ممیزی داخلی مؤثر

پیروی از بهترین شیوه‌ها کمک می‌کند تا ممیزی داخلی به فرآیندی مؤثر تبدیل شود که کسب‌وکارها می‌توانند از آن بیاموزند و پیشرفت کنند. در ادامه چند نکته وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند روش اجرایی ممیزی داخلی خود را مؤثرتر کنید:

آموزش ممیزی داخلی رسمی را بگذرانید

روش اجرایی ممیزی داخلی یک فرآیند پیچیده است. بسیاری از افراد از آموزش رسمی ممیزی داخلی بهره‌مند می‌شوند که به آن‌ها بیشتر در مورد این فرآیند و بهترین شیوه‌ها آموزش می‌دهد. دوره‌های آموزشی تازه‌سازی می‌تواند به حسابرسان داخلی باتجربه کمک کند تا تغییرات نظارتی جدید و حوزه‌های خطر را درک کنند. موسسه‌های آموزشی مختلفی وجود دارد که دوره آموزشی ممیزی داخلی را برگزار می‌کنند.

برنامه ممیزی را به صورت دوره‌ای بازبینی کنید

بسیاری از کسب‌وکارها برنامه ممیزی داخلی خود را تنظیم و آن را در طول عمر کسب‌وکار حفظ می‌کنند. بااین‌حال، بهتر است برنامه را به صورت دوره‌ای بازبینی کنید تا ریسک‌های جدید، فرآیندهای تجاری و منابع موجود را در نظر بگیرید. شما ممکن است هرچند سال یک‌بار یا هر زمان که کسب‌وکار دستخوش تغییرات اساسی می‌شود، روش اجرایی ممیزی داخلی خود را بازبینی کنید.

حسابرسان بی‌طرف را انتخاب کنید

صرف‌نظر از روش اجرایی ممیزی داخلی، برای اینکه ممیزی‌های داخلی تا حد امکان منصفانه و متعادل باقی بمانند، حسابرسان را از بخشی که حسابرسی می‌کنید، انتخاب نکنید. برای مثال، اگر در حال ممیزی بخش مالی هستید، بهتر است یک حسابرس داخلی از بخش بازاریابی انتخاب کنید. آموزش حسابرسان داخلی از بخش‌های مختلف به شما این امکان را می‌دهد که چندین کارمند مناسب برای ممیزی داشته باشید.

همکاری با بخش‌های ممیزی شده

معمولاً موفق‌ترین روش اجرایی ممیزی‌ داخلی، تلاشی است که کل سازمان از آن حمایت می‌کند، نه فرآیندی که بر یک بخش تحمیل‌ شده است. به دپارتمان‌های حسابرسی‌شده در مورد زمان برنامه‌ریزی ممیزی آن‌ها یادآوری کنید تا بتوانند از قبل خود را آماده کنند. در شروع فرآیند ممیزی با کارمندانی از همه حوزه‌های عملکردی ملاقات کنید و به نگرانی‌های آن‌ها در مورد نحوه اداره بخش خود گوش دهید. در طول فرآیند ممیزی شفاف باشید و به سؤالات کارکنان پاسخ دهید. قبل از توزیع گزارش نهایی، فرآیند ممیزی را با یک جلسه بررسی به پایان برسانید.

به آینده نگاه کنید

با اینکه ممیزی‌های داخلی آنچه درگذشته اتفاق افتاده را ثبت می‌کنند، اما می‌توانند به بهبود کسب‌وکار هم کمک می‌کنند. بهتر است روش اجرایی ممیزی داخلی شما بر آینده و فرصت‌های یادگیری در کسب‌وکار، تمرکز داشته باشد.

نتایج روش اجرایی ممیزی داخلی خود را پیگیری کنید

اگر روش اجرایی ممیزی داخلی شما موفق باشد، باعث بهبود کسب‌وکار شما در طول زمان می‌شود. این کار باعث بستن شکاف‌های عملکردی و همسو کردن فرآیندها با سیاست‌های سازمانی شما می‌شود. معمولاً از توصیه‌های ممیزی برای تدوین برنامه‌های اقدام اصلاحی و بهبود پروتکل‌های تجاری استفاده می‌شود. بنابراین با ردیابی نتایج کسب‌وکار در طول زمان، می‌توانید بفهمید که آیا فرآیندهای ممیزی داخلی مؤثر هستند یا خیر.

آیا چیزی به نام ممیزی خارجی داریم؟

ممیزی خارجی (External Audit) به معنی ارزیابی و بازرسی فرآیندهای کسب و کار یک شرکت توسط یک سازمان بازرسی خارجی است. این نوع بازرسی معمولا توسط شرکت‌هایی انجام می‌شود که دارای تخصص و تجربه در زمینه بازرسی و ارزیابی فرآیندهای کسب و کار هستند و از ساختارهای بین‌المللی مانند استانداردهای ISO و IFS پیروی می‌کنند.

استفاده از ممیزی خارجی برای شرکت‌ها می‌تواند به آن‌ها در بهبود کیفیت و ایمنی محصولات و خدمات خود کمک کند و اعتماد مشتریان به شرکت را افزایش دهد. همچنین، این نوع بازرسی می‌تواند به شرکت‌ها در فرآیند استانداردسازی، بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌های ناشی از خطا و عدم تطابق با استانداردهای بین‌المللی کمک کند.

ممیزی خارجی به چه شکل انجام می‌شود؟

ممیزی خارجی (External Audit) به طور کلی به دو شکل بازرسی و ارزیابی انجام می‌شود:

1. بازرسی ناگهانی (Surprise Audit): در این نوع بازرسی، بازرس یک شرکت بدون اطلاع قبلی و به صورت ناگهانی به محل شرکت مراجعه می‌کند و فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب و کار را ارزیابی می‌کند. این نوع بازرسی، معمولا برای بررسی شرایط اضطراری و وضعیت‌های خاص صورت می‌گیرد.

2. بازرسی برنامه‌ریزی شده (Planned Audit): در این نوع بازرسی، بازرس یک شرکت با اطلاع قبلی به محل شرکت مراجعه می‌کند و فرآیندها، سیستم‌ها و مدارک مرتبط با شرکت را بررسی و ارزیابی می‌کند. این نوع بازرسی، معمولا برای ارزیابی سیستم‌های مدیریت کیفیت و ایمنی محصولات و خدمات یک شرکت صورت می‌گیرد.

در هر دو نوع بازرسی، بازرس به صورت کاملا مستقل عمل می‌کند و بعد از اتمام بازرسی، گزارشی از نتایج بازرسی و نقاط ضعف و قوت شرکت را تهیه و ارائه می‌دهد. در صورت وجود نقاط ضعف و عدم تطابق با استانداردهای بین‌المللی، بازرس اقدام به توصیه‌های لازم برای بهبود شرایط و رفع نواقص می‌کند.

ممیزی داخلی و ممیزی خارجی چه تفاوت های مهمی با هم دارند؟

ممیزی داخلی (Internal Audit) و ممیزی خارجی (External Audit) دو نوع متفاوت از بازرسی و ارزیابی فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی یک شرکت هستند. تفاوت‌های مهم بین این دو نوع بازرسی عبارتند از:

• مبدا بازرسی: ممیزی داخلی توسط یک گروه داخلی از کارکنان شرکت انجام می‌شود، در حالی که ممیزی خارجی توسط یک سازمان بازرسی خارجی انجام می‌شود.
• هدف بازرسی: هدف ممیزی داخلی بهبود فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی شرکت است، در حالی که هدف ممیزی خارجی، اعتباربخشی و تأیید مدیریت کیفیت و ایمنی محصولات و خدمات شرکت است.
• دوره بازرسی: ممیزی داخلی به طور معمول به صورت دوره‌ای و با برنامه‌ریزی قبلی صورت می‌گیرد، در حالی که ممیزی خارجی معمولا به صورت ناگهانی و برای ارزیابی سیستم‌های مدیریتی یک شرکت صورت می‌گیرد.
• نحوه انجام بازرسی: ممیزی داخلی توسط کارکنان داخلی شرکت با اطلاعات و دانش کامل از فرآیندهای شرکت انجام می‌شود، در حالی که ممیزی خارجی توسط یک سازمان بازرسی خارجی با دانش کامل از استانداردهای بین‌المللی و روش‌های بازرسی انجام می‌شود.
• پوشش بازرسی: ممیزی داخلی به صورت محدودتر و فقط برای بخش‌های خاصی از شرکت انجام می‌شود، در حالی که ممیزی خارجی به صورت جامع و برای تمام فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی شرکت انجام می‌شود.

به طور کلی، ممیزی داخلی و ممیزی خارجی هر دو به شرکت‌ها در بهبود کیفیت و ایمنی محصولات و خدمات کمک می‌کنند، اما با توجه به تفاوت‌هایی که بین این دو نوع بازرسی وجود دارد، شرکت‌ها باید برای انتخاب نوع مناسب بازرسی، ابتدا نیازهای خود را بررسی کرده و سپس تصمیم‌گیری کنند.

نتیجه‌گیری

ممیزی داخلی می‌تواند اطمینان حاصل کند که یک سازمان می‌تواند مطابقت به موقع با قوانین و مقررات را تضمین کند. ممیزی درجه‌ای از ایمنی را فراهم می‌کند و به مدیریت ریسک ناشی از تقلب، سوءاستفاده از قدرت یا هر سناریو دیگری کمک می‌کند. روش اجرایی ممیزی داخلی، ارزیابی عینی فرآیندها و حساب‌ها را به مدیریت ارائه می‌دهد. مدیریت می‌تواند عملکرد عملیاتی و مالی خود را با استفاده از خدمات ممیزی داخلی بهبود بخشد.

---