تقریباً در هر سازمانی، سلسله مراتبی وجود دارد که نقش‌ها و اختیارات کاری را تعریف می‌کند. سلسله مراتب یک سازمان می‌تواند بر ارتباطات، بهره‌وری و موفقیت پروژه تأثیر بگذارد. با شناخت سلسله مراتب اداری، می‌توانید بینشی عمیقی در مورد ساختار سازمانی خود به‌دست‌آورید و هر زمان که لازم باشد ایده‌هایی برای تغییرات ساختاری ایجاد کنید. در ادامه، سلسله مراتب سازمانی را تعریف می‌کنیم، انواع ساختار سلسله مراتبی را بررسی می‌کنیم و مزایا و معایب آن را بیان می‌کنیم.
سلسله مراتب سازمانی چیست؟
سلسله مراتب اداری سیستمی است که در آن یک سازمانْ دارای ساختاری تعریف‌شده است که مدیران اجرایی آن در رأس قرار دارند و کارمندانشان سلسله‌های پایین‌تر را در اختیار دارند. در این سلسله مراتب، ممکن است کارمندان سطح ابتدایی، به مدیری گزارش دهند که به رهبر دیگری گزارش می‌دهد. به‌همین‌دلیل، شکل این سلسله مراتب به‌صورت هرمی است و بیشترین کارمندان در پایین و تعداد کمی از کارکنان در بالا قرار دارند.
این سلسله مراتب براساس قدرت تصمیم‌گیری و اختیارات افراد شکل‌گرفته است و اعضایی که اختیارات بیشتری دارند، موقعیت‌های بالاتری را اشغال می‌کنند. برای مثال، مدیر اجرایی (مدیرعامل) یک شرکت معمولاً بالاترین عضو یک سازمان و سلسله مراتب آن است.
نمونه‌هایی از اعضای سلسله مراتب سازمانی
به‌غیراز کارکنان، سایر اعضای مهم سلسله مراتب سازمانی عبارتند از:
- مدیر ارشد اجرایی یا CEO که مخفف Chief executive officer است، بالاترین مقام اجرایی در سلسله مراتب اداری را دارد و مسئولیت تضمین رشد، سودآوری و توسعه هدایت شرکت را برعهده دارد.
- مدیر ارشد عملیات یا COO که مخفف Chief operating officer است که معمولاً دومین مدیر اجرایی رده‌بالاست که فعالیت‌ها را برای اطمینان از عملکرد مؤثر و بهره‌ور‌بودن سازمان هماهنگ می‌کند.
- مدیر ارشد مالی یا CFO که مخفف Chief financial officer است و همه فعالیت‌های مالی را در یک سازمان هماهنگ می‌کند و ممکن است فرصت‌های مالی مانند سرمایه‌گذاری را توصیه کند.
- مدیران که کار نظارت بر بخش‌ها و اطمینان از اجرای بهترین سیاست‌ها برای اطمینان از بهره‌وری توسط مدیران بخش مانند مدیران مالی، فروش و بازاریابی را در این سلسله مراتب برعهده دارند.
- مدیران بخش که کار نظارت بر فعالیت‌های روزانه یک سازمان و آموزش کارکنانی که در بخش کار می‌کنند را انجام می‌دهند.
- سرپرستان بخش هم با نظارت بر گروهی از کارمندان در داخل بخش، به مدیران بخش در هماهنگی فعالیت‌های روزانه کمک می‌کنند.
در ادامه به بررسی مزایا و معایب ساختار سلسله مراتبی خواهیم پرداخت.
مزایای سلسله مراتب سازمانی
وجود سلسله مراتب کاری در یک سازمان 6 مزیت اصلی خواهد داشت که در زیر آنها را بررسی می‌کنیم:
1. سلسله مراتب یک ساختار گزارش‌دهی واضح ایجاد می‌کند
سازماندهی مشخص در سلسله مراتب کاری به کارکنان امکان می‌دهد که درک درستی از جایگاه خود و کارمندانی که به آنها گزارش می‌دهند، داشته باشند. شرکت‌ها ممکن است یک ابزار بصری داشته باشند که کل سلسله مراتب را به کارکنان نشان می‌دهد، بنابراین می‌توانند به‌وضوح ببینند که به چه کسی گزارش می‌دهند، مدیرشان به چه کسی گزارش می‌دهد و غیره.
2. به مافوق اجازه می‌دهد تا از تخصص خود استفاده کند
یکی از مزایای سلسله مراتب اداری این است که به کارشناسان و رهبران سطح بالا اجازه می‌دهد تا در حین کار از تجربیات و دانش خود استفاده کنند. مثلاً، در شرکتی که ساختاری هرمی دارد، سرپرستی که در رأس سازمان کار می‌کند ممکن است اطلاعات بیشتری در مورد تولید و فروش داشته باشد و از این دانش برای واگذاری وظایف به افرادی که در سلسله مراتب پایین‌تر هستند، استفاده کند.
3. سلسله مراتب تصمیم‌گیری را راحت‌تر می‌کند
هنگام تصمیم‌گیری‌های مهم، یک سازمان با سلسله مراتب می‌تواند به‌سرعت تصمیم بگیرد که کدام اعضای تیم را در تصمیم‌گیری دخیل کند. مثلاً، اگر یک کارمند سطح پایین برای تکمیل فروش نیاز به تأیید مدیر خود داشته باشد و مدیر نیاز به تأیید رهبر منطقه خود داشته باشد، سیستم سلسله مراتبی می‌تواند به کارمندان کمک کند تا بفهمند با چه افرادی باید برای تصمیم‌گیری تماس بگیرند. همچنین، کارکنان در بالای سلسله مراتب می‌توانند تصمیمی بگیرند که به‌سرعت کل سازمان را تحت‌تأثیر قرار دهد.
4. همکاری و همفکری میان کارکنان را تشویق می‌کند
این نوع فرهنگ سازمانی به‌دلیل ساختارش، همکاری بین کارکنان را تشویق می‌کند. مثلاً، سرپرست در بالای یک سازمان سلسله مراتبی ممکن است از کارکنان خود در زمانی که کار زیادی برای انجام دادن دارند، کمک بخواهد. سلسله مراتب همکاری بین کارکنان را تشویق می‌کند، چون به آنها اجازه می‌دهد با هم کار کنند و از مهارت‌های یکدیگر برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده کنند.
5. تخصص در سلسله مراتب مهم می‌شود
هنگامی‌که ساختار سازمانی به‌خوبی تعریف نشده باشد، مدیران اغلب وظایف مختلفی را بر عهده می‌گیرند. این مورد را در سازمان‌های کوچک بیشتر می‌بینیم. مثلاً یک مدیر ممکن است مسئولیت بازاریابی، مدیریت منابع انسانی و خرید را برعهده بگیرید.
هنگامی‌که یک ساختار سازمانی سلسله مراتبی وجود دارد، مدیران می‌توانند مسئولیت‌ها را بین کارکنان به‌طور منطقی تقسیم کنند و درنتیجه کارایی را افزایش دهند. کارمندان هم به احتمال زیاد دارای موقعیت‌های تخصصی هستند که به آنها امکان می‌دهد در آن پیشرفت بیشتری داشته باشند.
6. نگرانی‌های مربوط به عدم قطعیت کاهش پیدا می‌کنند
در ساختار سلسله مراتب سازمانی، هر شخص وظایف مشخصی دارد. شما نمی‌توانید از مسئولیت‌پذیری شانه خالی کنید و درک روشنی از اینکه چه کسی مسئول کدام پروژه است وجود دارد. این چیدمان همچنین پیگیری وظایف در حال اجرا، وضعیت پروژه و کیفیت نحوه انجام کار را آسان می‌کند.
معایب سلسله مراتب سازمانی
در ادامه برخی از معایبی را که در سلسله مراتب اداری ممکن است ایجاد شود، خواهیم دید:
1. کارکنان ممکن است احساس بی‌احترامی از سمت ارشدهای خود داشته باشند
اگر مدل سلسله مراتب به‌درستی اجرا نشود، بی‌احترامی می‌تواند به یک روال معمول در رفتار سازمانی شما تبدیل شود. کارمندانی که در پایین هرم قرار دارند، ممکن است با رفتار ناعادلانه مافوق خود مواجه شوند و تنش‌های محیط کار افزایش پیدا کند.
2. ممکن است کارمندان از سوی مافوق خود با محدودیت‌های زیادی مواجه شوند
در سلسله مراتب، اگر مدیری بیش از حد کارکنان خود را تحت کنترل بگیرد، در روند کاری آنها اختلال ایجاد می‌کند. آزادی عمل افراد گرفته می‌شود و جلوی خلاقیت افراد گرفته می‌شود.
3. اطلاعات محدود می‌شوند
در سلسله‌مراتب، اطلاعات تمایل دارند به سمت بالای ساختار سازمانی جریان یابند، به‌طوری‌که تیم مدیریت مجموعه کاملی از اطلاعات را در اختیار دارند که با آن کسب‌وکار را اداره می‌کنند. با این حال، عکس این مورد در ارتباطات سازمانی اتفاق نمی‌افتد. بنابراین جلوی بسیاری از ابتکارات و خلاقیت‌ها گرفته می‌شود و از همه پتانسیل‌های کارکنان استفاده نمی‌شود.
4. تصمیم‌گیری روند کندی در سلسله مراتب اداری دارد
در سیستم سلسله مراتبی زمان می‌برد تا تصمیمات مدیریت در سطوح مختلف مدیریت نفوذ کرده و به اجرا درآیند. اگر یک شرکت در محیطی به‌سرعت در حال تغییر فعالیت کند، این یعنی کسب‌وکار در واکنش به فشارهای رقابتی و محیطی کند است و ممکن است سهم بازار را از دست بدهد.
5. توزیع ناعادلانه حقوق در سلسله مراتب
این سیستم ممکن است از مضرات توزیع ناعادلانه حقوق برخوردار باشد. ممکن است مدیر یک بخش در مورد حقوق کارمندان سطوح پایین تصمیم بگیرد. این می‌تواند باعث شود که سایر کارمندان شرکت احساس کنند که حقوقی برابر با ارزشی که به شرکت ارائه می‌دهند دریافت نمی‌کنند، حتی اگر شرایط کاری و حقوقی به‌وضوح توضیح داده شده باشد.
انواع ساختار سلسله مراتبی
در زیر انواع متداول سلسله مراتب سازمانی را بررسی می‌کنیم تا بتوانید بهترین تصمیم را در مورد ساختار خود و نحوه طراحی چارت سازمانی خود بگیرید:
سلسله مراتب سنتی
در سلسله مراتب سازمانی سنتی یک فرد در رأس ساختار شرکت قرار می‌گیرد. این سلسله مراتب با مدیرعامل شروع می‌شود و پس از آن مدیران بخش‌های مختلف، سرپرستان و کارمندان شرکت قرار دارند. با این سلسله مراتب، افراد می‌دانند با چه کسانی باید در ارتباط باشند.
مثلاً، فرض کنید در شرکتی که بر اساس سلسله مراتب سنتی کار می‌کند، شما سرپرست تعمیر و نگهداری هستید. می‌توانید انتظار داشته باشید که با مدیر تعمیر و نگهداری که یک پله بالاتر از سطح سلسله مراتب شما قرار دارد و تکنسین‌های تعمیر و نگهداری که یک پله پایین‌تر هستند ارتباط برقرار کنید.
سلسله مراتب سنتی می‌تواند به شما در درک هدف خود در یک سازمان کمک کند و تجسم مسیرهای شغلی بالقوه را آسان‌تر می‌کند.
سلسله مراتب تقسیمی
سلسله مراتب تقسیمی ساختاری است که شامل گروه‌بندی یک سازمان بر اساس موقعیت جغرافیایی، محصولات یا بازارهای هدف است. برای مثال، یک شرکت ممکن است یک بخش برای محصولات متناسب با کودکان و یک بخش برای نوجوانان داشته باشد. با این سلسله مراتب، هر بخش دارای ساختار گزارش‌دهی و منابع منحصربه‌فرد است.
شرکت‌های بزرگ معمولاً سلسله مراتب تقسیم‌بندی را برای اطمینان از توسعه بخش‌های مستعد خود در بازاری مشخص، استفاده می‌کنند. این نوع سلسله مراتب همچنین می‌تواند به ارتباط کسب‌وکارها با مشتریان در کشورها، استان‌ها و مناطق مختلف کمک کند.
سلسله مراتب افقی
یک سلسله مراتب افقی یا یک سلسله مراتب مسطح، سطوح مدیریتی میانی کمی بین کارکنان و مدیران اجرایی دارد. این سیستمی است که مدیران معمولاً برای راه‌اندازی یک سازمان از آن استفاده می‌کنند. با این سلسله مراتب، مدیران و سرپرستان وظایف بیشتری دارند، چون کارمندان بیشتری به آنها گزارش می‌دهند.
سلسله مراتب افقی به شما کمک می‌کند تأثیر بیشتری در یک شرکت داشته باشید. همچنین به شما کمک می‌کند تا ایده‌های خود را با دیگران بیان کنید، مهارت‌های خود را توسعه دهید و با بر عهده گرفتن مسئولیت‌های اضافی در هر زمان که لازم باشد، تجربه بیشتری کسب کنید.
سلسله مراتب ماتریسی
سلسله مراتب ماتریسی در سازمان‌هایی که کارکنان بخش‌ها روی یک پروژه کار می‌کنند رایج است. با سلسله مراتب ماتریسی، می‌توانید به بیش از یک سرپرست یا رهبر گزارش دهید. این ساختار، بخش‌ها را قادر می‌سازد تا به‌راحتی با پروژه‌ها ارتباط برقرار کنند. همان‌طور که کارمندان به چندین مدیر پاسخ می‌دهند، مشکلات هم سریع‌تر حل می‌شوند.
سلسله مراتب شبکه‌ای
سلسله مراتب شبکه‌ای، ساختاری است که در آن سازمان دارای کارکنان داخلی و خارجی است. یک کارمند خارجی برای یک سازمان کار می‌کند، اما برخلاف یک کارمند داخلی به‌طور رسمی در لیست حقوق و دستمزد آن سازمان قرار ندارد. کارمندان شرکت ممکن است در مکان‌های مختلف کار کنند و رهبران ممکن است نقش‌ها را به کارمندان خارجی مانند فریلنسرها و مشاوران برون‌سپاری کنند.
سلسله مراتب شبکه‌ای همچنین کارکنان را تشویق می‌کند تا ایده‌های خود را برای رهبران بیان کنند و بهره‌وری را افزایش دهند، چون کارمندان بیشتری برای تکمیل پروژه‌ها در دسترس هستند.
حرف آخر؛ سلسله مراتب سازمانی، آری یا نه؟
به نظر شما آیا سلسله مراتب سازمانی به‌شیوه سنتی در دنیای اطلاعاتی امروز جواب می‌دهد؟ واقعا انسان‌های امروزی می‌توانند به‌راحتی در یک سلسله مراتب هرمی و عمودی جای بگیرند و صرفا از بالا دستور بگیرند؟ خود شما دوست دارید در چه ساختاری کار کنید؟ این‌ها سوالاتی است که هر کارمند پیشرو و مدیر امروزی‌ای باید به آنها فکر کند. نظرتان را با ما در میان بگذارید.
سؤالات متداول:
رایج‌ترین نوع ساختار سلسله مراتبی، ساختاری است که زنجیره فرماندهی از بالا (مثلاً مدیرعامل یا مدیر) به پایین (مثلاً کارمندان سطح ابتدایی و پایین) می‌رود و هر کارمند یک سرپرست دارد.
در رأس هرم، مدیرعامل قرار دارد که بر همه‌چیز نظارت می‌کند. او مطمئن می‌شود که برنامه‌های شرکت به‌خوبی اجرا می‌شوند و همه می‌دانند که چه‌کاری باید انجام دهند.
پنج نوع ساختار سلسله مراتبی عبارتند از سلسله مراتب سنتی، تقسیمی، افقی، ماتریسی و شبکه‌ای.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!