ای PDF یا Word را شامل شوند. در سیستمِ خارجِ از جعبه یا همان out-of-the-box، انواع اسناد دانش عدانشْ مایه حیات هر شرکتی است. چون بدون وجود دانشْ تصمیم‌گیری، درس‌گرفتن از اشتباهات و توسعه محصولات جدید کار آسانی نخواهد بود. بر همین اساس مدیریت دانش رویکردی است که می‌توانید برای جذب، سازمان‌دهی و به اشتراک‌گذاری دانش شرکت خود با ذی‌نفعان داخلی و خارجی اتخاذ کنید. این رویکرد، مفهوم جدیدی نیست و چند سالی است که به‌آرامی در دنیای کسب‌وکار و محیط‌های دانشگاهی درحال‌توسعه است. همان‌طور که برای کسب‌وکارتان، دنبال شیوه‌های نوین پاسخ‌گویی به سؤال کلیدی مدیریت چیست می‌گردید، برای اهداف بلندمدتتان، باید از همان ابتدا به مدیریت دانش نیز اهمیت بدهید.
راه‌اندازی یک سیستم مدیریت دانش موفق کار آسانی نیست و باید متناسب با نیازها و شرایط منحصربه‌فرد کسب‌وکار شما باشد. به‌همین‌منظور شما باید یک درک استراتژیک از ساختار سیستم خود، موانع بالقوه‌ای که بر سر راه شما قرار دارند و مؤثرترین ابزارهایی که شما را قادر به پیاده‌سازی یک سیستم کارآمد می‌کند، به دست آورید. در همین راستا این مقاله به تعریف مدیریت، انواع مدیریت دانش و ابزارها و فناوری موردنیاز آن می‌پردازد.
مدیریت دانش چیست؟
رایج‌ترین تعریف از مدیریت دانش تعریفی است که گارتنر ارائه داده است: «مدیریت دانش رشته‌ای است که رویکردی یکپارچه را برای شناسایی، جمع‌آوری، ارزیابی، بازیابی و به‌اشتراک‌گذاری تمام دارایی‌های اطلاعاتی یک شرکت ترویج می‌کند. این دارایی‌ها ممکن است شامل پایگاه‌های اطلاعاتی، اسناد، خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و تخصص و تجربه فردی کارکنان باشد.» به زبان ساده‌تر می‌توان گفت، مدیریت دانش ذخیره، اشتراک، شناسایی و سازمان‌دهی اطلاعات و دانش در یک سازمان است. هدف این است که دانش را به‌صورت سازمان‌دهی‌شده و فهرست‌بندی‌شده مستندسازی کنیم تا دسترسی و انتشار آن در سراسر سازمان آسان‌تر شود. این سیستم کمک می‌کند تا زمان و نیروی انسانی هدررفته برای کسب دانش مرتبط به حداقل برسد و فرآیندهای تجاری سریع‌تر و کارآمدتر شود. درواقع مدیریت دانش مؤثر تضمین می‌کند که همه افراد در سراسر شرکت می‌توانند به‌راحتی به دانش عمومی مورد نیاز آن سازمان، دسترسی داشته باشند.
انواع مدیریت دانش
دانش سازمانی دانش خاص سازمان است که از تجربه جمعی یا از تجربه فردی افراد در سازمان ناشی می‌شود. مدیریت دانش سازمانی، امکان محافظت از دانش و داده‌هایِ در جریانِ سازمانْ را فراهم می‌کند؛ برای مثال اگر کارمندی در شرکت جابه‌جا شود و یا برود، اطلاعات و تجربه آن فرد همچنان در شرکت وجود دارد و قابل انتقال به دیگران است.
در هر سازمانی سه نوع مختلف از دانش می‌تواند وجود داشته باشد که مدیریت دانش سعی در جمع‌آوری و دسته‌بندی آن‌ها دارد، دانش صریح، ضمنی و نهفته. منظور از دانش صریح، اطلاعاتی است که به‌راحتی می‌توان آن‌ها را مدون کرد و انتقال داد. اطلاعات مدون‌شده در اسناد، فایل‌ها و نسخه‌های چاپی، از نوع دانش صریح هستند. دانش ضمنی، به درس‌هایی که از طریق تجربه و تمرین توسط هر کارمند، به دست می‌آیند اشاره دارد. به‌دلیل بصری و تجربی‌بودن این دانش، انتقال و مدون‌کردن آن سخت‌تر از دانش صریح است. برای مثال، نحوه پشتیبانی از مشتری یا مهارت‌های طراحی از نوع دانش ضمنی هستند. دانش نهفته، شبیه به دانش ضمنی است، با این تفاوت که مدون‌کردن آن راحت‌تر است. این دانش به فرآیندها، روال‌ها و فرهنگ سازمان اشاره دارد و از طریق تمرین و تکرار به‌مرور در محیط کار ایجاد می‌شود.
هدف از سیستم مدیریت دانش چیست؟
درواقع سیستم مدیریت دانش یا knowledge management system که به‌اختصار KMS نامیده می‌شود، بستری است که دانش جمعی سازمان را پوشش می‌دهد و یک مخزن متمرکز برای ذخیره و دسترسی به نحوه اجرای فعالیت‌های سازمان، ایجاد می‌کند. سازمان‌ها این کار را از طریق یک ابزار یا نرم‌افزار که به‌طور خاص برای مدیریت دانش طراحی شده است، انجام می‌دهند. هدف سیستم مدیریت دانش ایجاد فضایی برای به‌اشتراک‌گذاری دانش برای بهبود نوآوری، خلاقیت، کارایی، بهره‌وری و تصمیم‌گیری است. با توجه به تعریف سازمان، انتظار می‌رود که آن‌ها تمام تحقیقات و تجربیات شرکتشان را در یک مکان قابل‌دسترس آرشیو کنند تا کارمندان بتوانند برای اجرای مسئولیت‌هایشان، از یک مسیر درست و آزموده‌شده، استفاده ببرند. همان‌طور که می‌دانید، یادگیری سازمانی در هر ثانیه از روز کاری اتفاق می‌افتد. شرکت با انباشت آن دانش، کارمندان را از اتلاف وقت برای آزمون‌وخطای فرایندهای مشابه، نجات می‌دهد.
چرا مدیریت دانش اهمیت دارد؟
خیلی راحت بگوییم که بدون مدیریت دانش، امکان کنترل یا درک نحوه جریان اطلاعات در هر سازمانی غیرممکن است. فقدان سیستم‌های مدیریت اطلاعات، کارمندان کلیدی و مسئول شما را تحت‌فشار بیشتری قرار می‌دهد. در بیشتر موارد، اعضای تیم شما از آگاه‌ترین همکار خود برای انجام کارهای شرکت کمک می‌گیرند. این بدان معناست که کارمندان ماهر زمان زیادی را صرف کمک به دیگران می‌کنند، جریانی که می‌تواند روی بهره‌وری آن‌ها تأثیر منفی بگذارد.
به‌جای تکیه بر یک سیستم بدون ساختار، مدیریت اطلاعات به شما این امکان را می‌دهد که نحوه جریان دانش در شرکت خود را کنترل کنید. همچنین یک سیستم خوب تضمین می‌کند که اطلاعات در صورت نیاز در دسترس کسانی قرار گیرد که به آن نیاز دارند. دلایل دیگر اهمیت مدیریت دانش را در ادامه بیان کرده‌ایم.
جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند
صرف‌نظر از نوع کسب‌وکاری که اداره می‌کنید، شرکت شما باید بزرگ‌ترین منبع اطلاعات در مورد محصول و خدماتی باشد که ارائه می‌دهید. مدیریت داده به شما امکان می‌دهد اطلاعات ارزشمندی را که وجودشان برای شرکت شما ضروری است، به‌راحتی از منابع مختلف دریافت کنید. با استفاده از این منابع می‌توانید مقالات، ویدیوها و هر نوع دیگری از محتوا را ایجاد کنید که می‌تواند به کاربران در حل مشکلاتشان کمک کند.
اجازه دسترسی آسان به منابع دانش
اجازه دسترسی آسان به این منابع از اتلاف ساعت‌ها وقت در شرکت جلوگیری می‌کند. مدیریت دانش به تیم شما اجازه می‌دهد تا منابع موردنیازشان را به‌راحتی از طریق یک پلت‌فرم در اختیار داشته باشند. به‌عبارت‌دیگر، کارمندان می‌توانند داده‌های مورد نیاز خود را بدون صرف زمان زیاد، با استفاده از یک کد دسترسی اختصاصی در اختیار داشته باشند.
محیطی بسازید که در آن دانش ارزشمند است
مفهوم مدرن مدیریت دانش یک رویکرد نسبتاً جدید است و مانند هر چیز جدیدی در شروع با چالش‌های زیادی روبه‌رو است. یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پیش‌روی مدیریت دانش، ایجاد محیط مناسب است. دانش یک مزیت است و همه کارکنان شرکت باید به آن باور داشته باشند. با بهبود روش‌های جریان‌دهی به اطلاعات، می‌توانید نحوه نگاه کارکنان خود به منابع دانش را تغییر دهید و این ایده مهم را که دانش و همکاری به‌اندازه هر ابزار تجاری دیگری ارزشمند هستند، در سازمان نهادینه کنید.
مدیریت دانش چه فرایندی دارد؟
فرآیندهای مدیریت دانش به ایجاد، سازمان‌دهی، اشتراک‌گذاری، تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی دانش در یک سازمان اشاره دارد. تمرکز آن بر ذخیره دانش و تجربه کارکنان است تا با اشتراک‌گذاری آن‌ها یک محیط پویا در سازمان ایجاد شود. پیروی از این فرایندها موجب حفظ مزیت رقابتی می‌شود و وجود آن برای رشد و پیشرفت سازمان ضروری است.
ایجاد دانش
سازمانْ اطلاعات و داده‌های جدید یا موجود را شناسایی و ثبت می‌کند. این بخش از دانش معمولاً فقط آن اطلاعاتی را جمع‌آوری می‌کند که سازمان می‌خواهد با همه کارکنان به اشتراک بگذارد. این دانش باید به شکلی نوشته و اقتباس شود که برای مخاطب هدف مناسب باشد. درواقع برای این کار شما باید به‌نوعی با کارشناس مورد نظرتان ارتباط برقرار کنید که بتوانید دانش موجود در ذهنش را استخراج‌کنید و آن را به یک محتوای قابل‌فهم برای دسترسی همه افراد تبدیل کنید. جمع‌آوری اطلاعات نامربوط موجب کند‌شدن فرایند مدیریت دانش می‌شود.
سازمان‌دهی دانش
بعد از جمع‌آوری اطلاعات لازم، به ذخیره و سازمان‌دهی آن‌ها نیاز دارید. شما برای انجام این کار به یک سیستم فناوری اطلاعات یا استراتژی مدیریت دارایی دیجیتال نیاز خواهید داشت. در این مرحله شاید لازم باشد داده‌ها را برای سازگاری با سیستم IT انتخابی، دوباره قالب‌بندی کنید. سازمان‌دهی دانش نقطه‌ای است که شما محتوای خود را در سیستم مدیریت دانش آپلود می‌کنید و آن را در دسته‌هایی قرار می‌دهید که برای استفاده در دسترس کارکنان قرار می‌گیرد.
اشتراک‌گذاری دانش
مرحله بعدی در فرایند مدیریت دانش، توزیع گسترده اطلاعات در سراسر سازمان است. هر سازمانی بسته به ساختار و نیاز به اطلاعات، از استراتژی‌های متفاوتی برای عملی‌‌کردن این مورد، استفاده می‌برد. بااین‌حال شرکت‌هایی که اشتراک‌گذاری دانش را به‌عنوان یک اصل در شرکت فرهنگ‌سازی می‌کنند و کارمندانشان را برای اجرای این اصل تشویق می‌کنند، در اشتراک‌گذاری دانش بسیار موفق‌تر از رقبایشان عمل می‌کنند.
تجزیه‌وتحلیل دانش
با گذشت زمان، باید تجزیه‌وتحلیل کنید که آیا محتوایی که جمع‌آوری کرده‌اید، برای سازمان کارآمد بوده است یا خیر. در این مرحله باید به عباراتی که اغلب جستجو شده است، نگاه کنید تا بتوانید شکاف‌های اطلاعاتی موجود را پرکنید. این بخش موجب می‌شود تا از نیازهای اطلاعاتی کارمندان مطلع شوید و آن بخش از اطلاعات را که استفاده نمی‌شود حذف کنید. همچنین می‌توانید نظراتی که مخاطبان برای به‌روزرسانی مقاله‌ها گذاشته‌اند را یادداشت کنید.
بهینه‌سازی دانش
این مرحله‌ای است که شما باید به تحلیل‌های خود پاسخ مناسب بدهید. شما باید مقالات فعلی را به‌روز نگه‌دارید و هر شکاف دانشی را با محتوای جدید پرکنید. همچنین شما باید فعالانه از کاربران خود درباره نحوه عملکرد سیستم مدیریت دانش بازخورد بگیرید و هر جا که به بهبود نیاز دارد را مشخص کنید. سیستم مدیریت شما باید همیشه در حال تکامل باشد تا با تغییر دانش در سازمان شما همگام باشد.
معرفی سند دانش و انواع آن
در سیستم مدیریت دانش (KM)، یک سند دانش معمولاً شامل اطلاعاتی در مورد یک موضوع خاص است. میزان جزئیات و طول یک سند به پیچیدگی موضوع و مخاطبان سند بستگی دارد. اسناد دانش می‌توانند شامل پیوست‌هایی باشند که برای مثال می‌توانند تصاویر، فایل‌های متنی، فایل‌هبارتند از پیام‌های خطا، اسناد خارجی، اسناد پرسش/ پاسخ، اسناد مشکل/ راه‌حل و اسناد مرجع. همه اسناد دانش حداقل به یک دسته اسناد اختصاص داده می‌شوند و ممکن است در چندین دسته قرار گیرند. یک دسته از اسناد معمولی ممکن است شامل اسناد فنی یا فرآیندهای منابع انسانی باشد.
اسناد پیش‌نویس
اسناد پیش‌نویس یا Draft documents اسنادی هستند که در حال ایجاد هستند، اما هنوز برای انتشار ارائه نشده‌اند. این اسناد معمولاً در مراحل اولیه جمع‌آوری اطلاعات و یا در مرحله تحلیل داده‌ها برای پرکردن شکاف‌های اطلاعاتی ایجاد می‌شوند. وجود اسناد پیش‌نویس و تلاش برای پرکردن آن‌ها منجر به به‌روز‌بودن دانش سازمانی می‌شود.
اسناد منتشرشده
اسناد منتشرشده یا Published documents اسنادی هستند که برای جستجو و مشاهده در دسترس هستند. برخی از اسناد ممکن است فقط توسط کاربران داخلی مشاهده شوند، درحالیکه برخی دیگر توسط کاربران داخلی و خارجی قابل‌مشاهده هستند. اسناد منتشرشده را می‌توان با ویرایش در محل یک گزینه سند منتشرشده برای نمایه امنیتی KM آن‌ها، توسط کاربران ویرایش کرد. کاربران می‌توانند بازخورد خود را به اسناد منتشرشده اضافه کنند. کاربران با امتیازات مناسب می‌توانند یک کپی از سند ایجاد کرده و سپس اصلاحات را انجام دهند.
کپی کاری اسناد و اسناد منسوخ
زمانی که یک سند منتشرشده برای به‌روزرسانی وارد چرخه گردش کار می‌شود، یک سند اصطلاحاً به کپیکاری یا Working copy تبدیل می‌شود. هنگامی‌که نسخۀ اصلی سند منتشر می‌شود، این نسخه جایگزین سند اصلی می‌شود. اسناد منسوخ یا Retired documents اسنادی هستند که قدیمی شده و بنا به دلایلی بایگانی شده‌اند. وقتی کاربران جستجوی پایگاه دانش را انجام می‌دهند، اسناد منسوخ جستجو نمی‌شوند. کاربران KM ADMIN می‌توانند اسناد منسوخ را حذف کنند. اسناد دانش معمولاً یک چرخه عمر دارند که شامل پیش‌نویس، تریاژ، اسناد در حال انتظار، منتشرشده و منسوخ می‌شود.
ابزارهای مدیریت دانش
برای اجرای اثربخش مدیریت دانش در یک سازمان، ابزارهای مختلفی وجود دارد. ابزارهایی که می‌توانند در اجرا و نهادینه شدن سیستم مدیریت دانش اثربخش باشند و رسیدن به این فرایند را سهل‌الوصول کنند. چند نمونه از ابزارهای مدیریت دانش را در ادامه به شما معرفی خواهیم کرد. اما باید بدانید که ابزارهای مدیریت دانش به موارد زیر ختم نمی‌شوند. شما همچنین می‌توانید ابزارها را بر اساس نوع سازمان، نوع نیاز و فرآیندهای سازمانتان انتخاب کنید و به کار بگیرید. گاهی حتی لازم می‌شود در بخش‌های مختلف از ابزارهای گوناگون استفاده کنید چراکه هر ابزار نسبت به دیگری دارای تمایزهای کارکردی است.
سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS)
این نرم‌افزار مدیریت دانش یک سیستم ذخیره‌سازی متمرکز برای انواع اسناد است. این سیستم‌ها بهره‌وری کارکنان را با فراهم‌کردن امکان دسترسی آسان به اسناد مهم، بهبود می‌بخشند. از مزایای این سیستم می‌توان به ایجاد کد مشخص برای اسناد، امکان جست‌وجو سریع و دقیق اطلاعات و خروجی‌گرفتن از اطلاعات با استانداردهای مختلف اشاره کرد.
سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)
سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی فضاهایی برای آپلود، ویرایش و مدیریت محتوای وب هستند. این سیستم که به‌عنوان CMS شناخته می‌شود، می‌تواند از رسانه‌های مختلف مانند صدا و تصویر پشتیبانی کند. این برنامه به‌خوبی امکان جمع‌آوری اطلاعات و تغییر آن‌ها را فراهم می‌کند و یک سیستم دقیق برای آرشیوکردن اطلاعات محسوب می‌شود. اشتراک‌گذاری اطلاعات در این سیستم به‌راحتی امکان‌پذیر است.
اینترانت‌ها
اینترانت‌ها شبکه‌های داخلی هستند که به کارمندان، امکان دسترسی سریع به اطلاعات مهم را می‌دهند. نگهداری آن‌ها ممکن است پرهزینه و زمان‌بر باشد، اما به‌راحتی می‌توان آن‌ها را برای پاسخ‌گویی به نیازهای منحصربه‌فرد هر کسب‌وکار، شخصی کرد. این شبکه می‌تواند به بهبود روابط درون سازمانی بسیار کمک کند و کارمندان می‌توانند در خارج از محیط سازمان نیز به اطلاعات برای انجام کارهای شرکت دسترسی داشته باشند.
ویکی‌ها
ویکی‌ها مانند دایره‌المعارف‌هایی هستند که همه کارمندان می‌توانند از طریق آن اطلاعات را آپلود، ویرایش یا حذف کنند. درحالیکه این سیستم اشتراک‌گذاری دانش را تقویت می‌کند، اما این احتمال نیز وجود دارد که همه داده‌ها کاملاً دقیق نباشند.
پایگاه داده تحلیلی
یک انبار داده است که داده‌ها را از منابع مختلف جمع‌آوری و در یک سیستم واحد سازمان‌دهی می‌کند. در این سیستم ابتدایی‌ترین اطلاعات سازمان در کنار به‌روزترین اطلاعات به‌صورت یکپارچه نگهداری می‌شوند. پایگاه داده تحلیلی از داده‌کاوی و لرنینگ ماشین پشتیبانی و امکان تجزیه‌وتحلیل و تصمیم‌گیری آگاهانه را به‌خوبی فراهم می‌کند. امکان بارگذاری سریع اطلاعات در کنار دسترسی راحت به آن‌ها از دیگر مزیت‌های این سیستم است.
استاندارد مدیریت دانش
با استاندارد مدیریت دانش ISO30401:2018، تنظیم الزامات و ارائه دستورالعمل‌هایی برای استقرار، پیاده‌سازی، حفظ، بررسی و بهبود یک سیستم مدیریت مؤثر برای مدیریت دانش در سازمان‌ها ممکن است. این استانداردها که با گواهینامه ایزو تعریف می‌شوند، برای هر سازمانی، صرف‌نظر از نوع یا اندازه آن و حتی نوع محصول و خدماتی که ارائه می‌دهد، قابل‌اجراست. متخصصان و سازمان‌هایی که مدیریت دانش را در شرکتشان پیاده‌سازی می‌کنند، می‌توانند از این استانداردها برای بهبود و پیاده‌سازی اصولی این سیستم بهره ببرند.
مزایای استفاده از مدیریت دانش چیست؟
دلایل زیادی برای استفاده از مدیریت دانش به‌خصوص برای سازمان‌های بزرگ وجود دارد، این سیستم با بازیابی و انتشار سریع دانش، اجرای سریع‌تر روال اداری کارها را میسر می‌کند، درنتیجه موجب افزایش کارایی و بهره‌وری از نیرو و زمان، در سازمان می‌شود. یکی دیگر از مزایای آن، استانداردسازی است؛ مدیریت دانش با حفظ رویه‌ها و روال‌های شرکت، موجب اجرای یکنواخت آن‌ها می‌شود، درنتیجه همه کارکنان به‌مرور به درک یک استاندارد مشخص در اجرای کارها می‌رسند. همچنین در این سیستم، وضعیت کلی مدیریت دانش در طول زمان با تجربه‌‌های عملی بهبود می‌یابد و بر لزوم وجود آن تأکید می‌شود. درنهایت باید گفت انتشار و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات در میان گروه‌های مختلفی که با هم کار می‌کنند، موجب همکاری بهتر اعضا و افزایش روحیه کار تیمی می‌شود.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!