برای راضی‌نگه‌داشتن کارمندان و ایجاد انگیزه کاری در آن‌ها، فقط دادن حقوق و مزایای خوب کافی نیست. برای ایجاد یک محل کار خوب با سطح عملکرد بهینه، باید به شفافیت اهمیت بدهید و در تعریف سازمان خود، شفافیت سازمانی را در اولویت قرار دهید.
شفافیت سازمانی به‌معنای معامله منصفانه و صادقانه با دیگران است، اما این شفافیت باید با هوشمندی ویژه‌ای همراه باشد تا علاوه‌بر ایجاد مقبولیت، امکان ایجاد اعتماد به شما را هم فراهم کند. فلسفه پشت شفافیت سازمانی، به جریان آزاد دانش به نفع یک شرکت و افرادی که آن را اداره می‌کنند، اهمیت می‌دهد. امروزه و در عصر رسانه‌های اجتماعی، اهمیت‌دادن به شفافیت، کلید موفقیت سازمان در دنیای تجارت است. اگر می‌خواهید بدانید شفافیت سازمانی چیست، چرا اهمیت دارد و چه عواملی بر آن تأثیر می‌گذارند، با ما همراه شوید.
شفافیت سازمانی چیست ؟
وقتی فرهنگ شفافیت ایجاد می‌کنید، همه می‌دانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند و می‌توانند فرصت‌های مناسب را پیدا و ارزش‌آفرینی کنند و باعث رشد سازمان شوند.
نیاز به شفافیت از آنجا ناشی می‌شود که کارکنان خواهان شفافیت و دانستن حقایق بیشتر در محل کار هستند، تحقیقات نشان داده است که:
- 80 درصد از کارکنان می‌خواهند درباره نحوه تصمیم‌گیری کارفرمایان خود اطلاعات بیشتری کسب کنند.
- 94 درصد از مصرف‌کنندگان هم به سازمانی که متعهد به شفافیت کامل است، وفادار هستند.
کسب‌وکارهایی که به شفافیت سازمانی اهمیت می‌دهند، قابل‌اعتماد هستند. با این حال درنظر داشته باشید که این سازمان‌ها بر روی مرز باریکی بین شفافیت و مشارکت بیش از حد با دیگران قدم می‌زنند. شفافیت سازمانی به این معنی نیست که همه‌چیز را در مورد سازمان به کارکنان خود بگویید، بلکه به این معنی است که اطلاعات مهمی را که برای موفقیت آن‌ها ضروری است، به اشتراک بگذارید.
شفافیت سازمانی با ایجاد یک محیط باز و فراگیر در سازمان، همه را تشویق می‌کند تا اطلاعاتی در مورد جهت، استراتژی‌ها، ارزش‌ها و عملکرد به اشتراک بگذارند. به‌نوبه خود، رهبران و اعضای تیم خوشحال خواهند شد که برای شرکتی کار کنند که ساختار سازمانی آن به بهبود روابط و ایجاد اعتماد بیشتر در بین همه ذی‌نفعان کمک می‌کند.
اهمیت شفافیت سازمانی در چیست و چه مزایای دارد؟
کارکنان از اینکه مانند چرخ‌دنده یک ماشین به آن‌ها نگاه شود، خسته شده‌اند. آن‌ها می‌خواهند بخشی از محیط کاری باشند که اولویت اول آن شفافیت است. شفافیت به آن‌ها اجازه می‌دهد جدا از سلسله مراتب سازمانی، به افراد بالاتر و همچنین همتایان خود اعتماد کنند و بتوانند روابط معناداری در محل کار خود ایجاد کنند. کارمندان ربات نیستند، احساس ارتباط با افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید، انگیزه شما را برای عملکرد خوب و تمایل واقعی به رشد سازمانی حفظ می‌کند. مهم‌ترین مزایای شفافیت سازمانی عبارتند از:
- بین رهبران و اعضای تیم، اعتماد ایجاد می‌کند.
- به بهبود روحیه در سازمان کمک می‌کند.
- استرس شغلی را برای کارکنان در تمام سطوح کاهش می‌دهد.
- شادی کارکنان را افزایش می‌دهد و عملکرد آن‌ها را بهبود می‌بخشد.
- ارتباطات و مسئولیت‌پذیری را تقویت می‌کند.
- فرهنگ شرکت را قوی‌تر می‌کند.
شفافیت سازمانی میان رهبران و کارکنان شما، مشتریان، شرکا، فروشندگان، سرمایه‌گذاران و سایر ذی‌نفعان سازمان اعتماد ایجاد می‌کند. زمانی‌که کارمندان به رهبران شرکت خود اعتماد دارند، آن شرکت از حمایت، وفاداری و تعهد بیشتری برخوردار می‌شود. بنابراین اگر می‌پرسید چگونه می‌توانید سطح اعتماد را در شرکت خود افزایش دهید، تنها جواب، ایجاد شفافیت سازمانی است. برای کسب اعتماد باید عوامل موثر بر شفافیت سازمانی را بشناسید. با کار روی سه عامل زیر می‌توانید اعتماد به سازمان خود را افزایش دهید:
یک) تمرکز روی اصالت
در مورد اینکه واقعاً چه کسی هستید شفاف باشید و مسئولیت کارهای خود را بپذیرید. هنگامی‌که به مشتریان، کارمندان، شرکا، سرمایه‌گذاران و سایر ذی‌نفعان متعهد باشید، آن‌ها با استانداردهای بالاتری به شما نگاه می‌کنند. این کار به‌خصوص در جهان امروز با وجود رسانه‌های اجتماعی اهمیت دارد.
افراد زیادی از کارمندان فعلی یا سابق شما گرفته تا مشتریان شما، در این شبکه‌ها فعال هستند. آن‌ها بر روی واقعیت سازمان شما تمرکز می‌کنند و نظرات خود را در مورد شما به اشتراک می‌گذارند.
دوم) تلاش برای رهبری
هنگامی‌که دانش، بینش و تخصص خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارید، می‌توانید باعث تحول در مکالمات شوید، اعتبار برند خود را بهبود بخشید، بین هم‌‌صنف‌های خود نفوذ ایجاد و اعتماد دیگران را جلب کنید. رهبران فکری، استاد هدایت مخاطبان خود با پیام‌هایی تحسین‌برانگیز هستند.
سوم) اهمیت دادن به اشتراک‌گذاری دانش
زمانی می‌توانید برای دیگران ارزش واقعی ایجاد کنید که به‌جای فروش محصولات و خدمات به آن‌ها، بر آموزش آن‌ها تمرکز کنید. اشتراک دانش به مردم این امکان را می‌دهد تا در مورد مشارکت، سرمایه‌گذاری، خرید یا حمایت از سازمان یا اهداف شما، انتخاب‌های بهتری داشته باشند. این کار فرصت‌های بهتری برای ایجاد رابطه و کسب اعتماد برای شما ایجاد می‌کند. اشتراک‌گذاری دانش یکی از بزرگترین ارزش‌های پشت شفافیت سازمانی است.
ابعاد شفافیت سازمانی
رهبران و تیم مدیریت برای ایجاد شفافیت اداری بر روی چهار گروه مختلف از افراد کار می‌کنند:
- کارکنان: شفافیت سازمانی از طریق ارتباط باز بین کارکنان در همه سطوح انجام می‌شود. این می‌تواند شامل بحث‌های صادقانه و دوطرفه با اعضای تیم و همتایان در مورد مأموریت شرکت، استراتژی و اهداف، چالش‌های بالقوه، عملکرد فردی و سراسری شرکت و چگونگی ایجاد ارزش برای سهامداران باشد.
- مشتریان: با شفافیت سازمانی، شرکت‌ها اطلاعات مرتبط و دقیقی را درباره برندها، محصولات و خدمات خود در اختیار مشتریان قرار می‌دهند. آن‌ها به سؤالات، نظرات و سایر بازخوردهای مشتری به‌سرعت و صادقانه پاسخ می‌دهند. آن‌ها نگرانی‌های مشتری و اشتباهات شرکت را می‌پذیرند و به‌طور منصفانه‌ای درجهت کاهش و جبران آسیب تلاش می‌کنند. این می‌تواند منجر به بهبود تجربه و وفاداری بیشتر مشتریان به برند شود
- فروشندگان: وجود شفافیت بین سازمان‌ها و تأمین‌کنندگان آن‌ها با ارتباط شفاف در مورد منابع مواد یا نیروی کار امکان‌پذیر می‌شود. این امر روابط کاری مولد را ارتقا می‌دهد و زنجیره‌های تأمین اخلاقی را تضمین می‌کند که دائماً توسط مصرف‌کنندگان، نهادهای دولتی و سازمان‌های غیردولتی حسابرسی می‌شوند.
- سرمایه‌گذاران و سهامداران: شفافیت زمانی اعمال می‌شود که شرکت‌ها اطلاعات مالی آموزنده، دقیق و حسابرسی‌شده مستقل را در دسترس سرمایه‌گذاران قرار دهند، مانند قیمت‌گذاری، سطوح عملکرد و گزارش‌های مالی.
شفافیت و اعتماد متقابل دست‌به‌دست هم می‌دهند. بنابراین برای ایجاد یک فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد و حسن نیت، اولین و مهم‌ترین قدمی که باید بردارید، بهبود شفافیت است. یک مدیریت منابع انسانی قوی می‌تواند در این مسیر خیلی به شما کمک کند.
روش ایجاد شفافیت سازمانی
همان‌طور که گفتیم، شفافیت سازمانی اصلاً به‌معنی به اشتراک گذاشتن همه‌چیز نیست. برای ایجاد شفافیت سازمانی، قبل از هرچیزی باید تعیین کنید که چه مرزهایی برای شما مهم است و با کارکنان خود در مورد محدودیت‌هایی که دارید، صحبت کنید.
هرچند شفافیت در یک سازمان باعث ایجاد اعتماد، ارتباطات معنادار، توانمندسازی و ایجاد انگیزه در کارکنان، و همچنین منجر به عملکرد بهتر و حفظ کارکنان می‌شود، اما باید مرزهای خاصی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران تعیین کرد.
برای ایجاد شفافیت سازمانی، قبل از هرچیزی باید تعیین کنید که چه مرزهایی برای شما مهم است و با کارکنان خود در مورد محدودیت‌هایی که دارید، صحبت کنید. درنظر داشته باشید که شفافیت سازمانی به معنی کنار گذاشتن احتیاط نیست، بلکه منظور از آن، تمرکز بر ارتباط مستقیم و مؤثر است. شفافیت به مدیریت رفتار سازمانی هم نیاز دارد. برای ایجاد شفافیت در سازمان خود باید موارد زیر را دنبال کنید:
1. استفاده از بهترین شیوه‌ها برای استخدام
توضیحات شغلی خود را در فراخوان نیروهای کاری، به‌طور شفاف بیان کنید. تلاش کنید در آگهی استخدام خود، درمورد حقوق و مزایا و همچنین محدودیت‌هایی که دارید، به‌طور دقیق صحبت کنید. در طول فرآیند مصاحبه، زمانی را به بحث‌های باز و دادن پاسخ‌های واضح به سؤالات افراد اختصاص دهید. سپس به‌دنبال ارتباط به‌موقع و صادقانه با استخدام‌کنندگان باشید.
2. اولویت‌بندی بررسی عملکرد، برای توسعه شغلی
ارزیابی عملکرد، رهبران و اعضای تیم را قادر می‌سازد تا اهداف به‌موقع، پروژه‌های جاری و ارزیابی‌های همتا را به بحث بگذارند. این می‌تواند تصویر واضح‌تر و دقیق‌تری از عملکرد یک کارمند در طول سال‌های فعالیتش ارائه دهد. این‌کار می‌تواند تعامل و انگیزه آن‌ها را بهبود ببخشد.
3. صحبت در مورد عملکرد شرکت و برنامه‌های آینده
با درجریان گذاشتن کارکنانتان در مورد عملکرد سازمانی و برنامه‌های آینده، از اعتماد آن‌ها به سازمان خود، حمایت کنید. با این‌کار احساس غرور و مالکیتْ جای حدس، گمان و اضطراب، را در ذهن کارکنان شما می‌گیرد و باعث می‌شود احساس مشارکت بیشتری کنند. بنابراین با شفافیت سازمانی رضایت شغلی هم افزایش پیدا می‌کند.
4. اجرای فرآیندهای خوب برای پروژه‌های گروهی
شفافیت در پروژه‌های گروهی زمانی دیده می‌شود که رهبران، فرآیندهای مستندی را برای همکاری با یکدیگر ارائه می‌کنند. این‌ها شامل روش‌های همکاری مؤثر، تعیین اهداف و انتظارات قابل‌اندازه‌گیری، کار برای رسیدن به نتایج قابل‌دستیابی و ارائه راه‌های در دسترس، به‌منظور دریافت بازخورد از سمت رهبران، تیم‌ها، ارائه‌دهندگان خدمات و سایر ذی‌نفعان است. بنابراین برای ایجاد شفافیت سازمانی باید به ارتباطات سازمانی هم اهمیت داد.
حرف آخر
اگر می‌خواهید کارکنان خود را راضی و درگیر نگه‌دارید، مهم است که کاری کنید که آن‌ها احساس کنند شنیده می‌شوند. به‌عنوان یک مدیر یا مدیرعامل، درنظر داشته باشید که شفافیت بخش مهمی از موفقیت است. با ارتباط صادقانه و مداوم، می‌توانید حس اعتماد را میان کارمندان خود تقویت کنید. چیزی‌که باعث افزایش روحیه و تعامل آن‌ها می‌شود. بنابراین، ایجاد یک محل کار شفاف‌تر باید به یکی از اولویت‌های اصلی شما تبدیل شود، به‌خصوص اگر به‌دنبال رشد پایدار کسب‌وکار در بلندمدت هستید.
سؤالات متداول:
شفافیت سازمانی، ارتباط باز و صادقانه بین کارکنان را در تمام سطوح یک سازمان ترویج می‌کند و باعث ایجاد اعتماد میان رهبران و کارکنان، مشتریان، شرکا، سرمایه‌گذاران و سایر ذی‌نفعان سازمان می‌شود.
باعث ایجاد اعتماد بین رهبران و اعضای تیم می‌شود، به بهبود روحیه در سازمان کمک می‌کند، استرس شغلی را کاهش می‌دهد، عملکرد کارکنان را بهبود می‌بخشد و مسئولیت‌پذیری را تقویت می‌کند.
شفافیت سازمانی اشتراک‌گذاری دانش در تمام سطوح سازمان را تشویق می‌کند. ارزشی که فرصت‌های بهتری برای ایجاد رابطه و کسب اعتماد برای شما ایجاد می‌کند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!