احتمالا شما هم درباره مفهوم مدیریت ناب و محبوبیت روزافزون آن در دنیای تجارت شنیده باشید. با وجود ارزش‌ها و تاثیر مثبت مدیریت ناب بر بهبود عملکرد کلی شرکت‌ها، جای تعجب نیست که تعریف مدیریت ناب روزبه‌روز در صنایع گسترش پیدا کند و به عنوان یک ابزار مدیریت جهانی شناخته شود.
مدیریت ناب روشی برای مدیریت و سازماندهی کار، جهت بهبود عملکرد شرکت است.
محبوبیت مدیریت ناب باعث شده که شرکت‌های بیشتری برای بهبود کارایی، سودآوری و رضایت مشتری از تکنیک‌های ناب استفاده کنند. با بهبود فرآیندهایی که موجب از بین رفتن ضایعات می‌شود، می‌توان در زمان و هزینه‌های مختلف صرفه‌جویی کرد. در این مطلب از کیو سی بی شما را با تعریف و ویژگی‌های مدیریت ناب آَشنا خواهیم کرد و روش‌های پیاده‌سازی آن را شرح خواهیم داد.
مدیریت ناب چیست؟
مدیریت ناب (Lean Management)، یک رویکرد مدیریتی مبتنی بر تولید ناب است که از دهه 80 به‌طور گسترده توسط خودروسازان ژاپنی برای به‌دست آوردن مزیت رقابتی نسبت به رقبای غربی مورد استفاده قرار گرفت. این رویکرد مدیریت ژاپنی، برای حذف ضایعات از سازمان و دستیابی به بهبود در رویه‌های تولید طراحی شده است. این تکنیک روی عواملی که در فرآیندها دخیل هستند تمرکز کرده و امکان کاهش هزینه‌ها، سرعت بخشیدن به کار و جلب رضایت مشتری را برای صنعت فراهم می‌کند.
مدیریت ناب را می‌توان با سه مفهوم کلیدی خلاصه کرد:
- ارائه ارزش بیشتر به مشتری
- به حداقل رساندن ضایعات
- بهبود مستمر
موسسه Lean Enterprise، مدیریت ناب را با عنوان «به حداکثر رساندن ارزش مشتری در عین به حداقل رساندن ضایعات» توصیف می‌کند. ارائه ارزش بیشتر منجر به رضایت مشتری، فروش و سودآوری بیشتر خواهد بود. این امر با بهینه‌سازی فرآیندهای تولید، کاهش زمان لازم برای انجام کارها امکان‌پذیر خواهد بود.
مفهوم ضایعات و اتلاف در تولید ناب
ضایعات یا اتلافی که در تعریف مدیریت ناب از آن صحبت می‌شود شامل هشت مورد اساسی است که عبارتند از:
- اتلاف حاصل از تولید مازاد
- اتلاف حاصل از حرکات غیرضروری (برای کارکنان، ماشین‌آلات و…)
- اتلاف حاصل از نگهداری موجودی غیرضروری
- اتلاف حاصل از تولید محصولات معیوب (برگشت از مشتری، ضایعات در جریان تولید و…)
- اتلاف حاصل از طولانی شدن زمان انتظار
- اتلاف حاصل از حمل‌ونقل غیرضروری
- اتلاف مراحل اضافی در فرآیند تولید (پردازش بیش‌ازحد)
- اتلاف حاصل از عدم استفاده بهینه از منابع انسانی
مدیریت ناب از کجا شروع شد؟
قبل از معرفی اصول مدیریت ناب، بهتر است کمی به تاریخچه این مفهوم بپردازیم تا ببینیم چگونه به یکی از مهم‌ترین سبک های مدیریت تبدیل شد. متد تولید ناب مفهوم جدیدی نیست، اگر کمی دقت کنید می‌بینید که توجه به کاهش ضایعات در صنعت تولید، سابقه طولانی دارد و مردم همواره به دنبال روش‌هایی بودند که بتوانند از اتلاف منابع جلوگیری کنند. با این وجود، مفهوم تولید ناب در دهه 1980، به عنوان یک رویکرد تولید در کمپانی تویوتا معرفی شد و طی چند سال، همه‌گیر شد. بسیاری از متخصصان، روش تویوتا را یکی از اولین چهارچوب‌های مدیریت ناب اجرا‌شده در یک سازمان می‌دانند.
هدف از این رویکرد، افزایش سرعت تولید، بهبود کیفیت و از همه مهم‌تر، کاهش یا حذف ضایعات بود. در این روش، فرآیندهایی که هیچ ارزش افزوده‌ای برای محصول نهایی نداشت حذف می‌شد تا متعاقبا بهره‌وری، کارایی و سودآوری افزایش پیدا کند. به لطف این تاثر قابل‌توجه، تفکر ناب در بسیاری از صنایع و سازمان‌ها گسترش یافت و با پنج اصل اساسی مدیریت ناب تکامل پیدا کرد.
تویوتا بیان می‌کند که روش تولید ناب با کاهش سه نوع ضایعات اتفاق می‌افتد:
- مودا (MUDA): اتلاف
- موری (MURI): استفاده بیش‌از حد از منابع
- مورا (MURA): نابرابری
در سال 2003، مری و پاپندیک، در کتابی با عنوان (توسعه نرم‌افزار ناب: یک ابزار چابک) به این موضوع پرداختند که چگونه می‌توان اصول اولیه مدیریت ناب را در توسعه نرم‌افزار به کار برد که کم‌کم به یکی از محبوب‌ترین روش‌های توسعه نرم‌افزار تبدیل شد.
مزایا و معایب مدیریت ناب
ویژگی های مدیریت ناب به‌گونه‌ای است که مانند هر ساختار سازمانی، مزایا و معایب مختلفی دارد. حالا که با تعریف مدیریت ناب آشنا شدید، بهتر است دیدگاه بازتری نسبت به مزایا و معایب آن داشته باشید.
| مزایا | معایب | |
| ضایعات کم‌تر از طریق اصلاح مداوم گردش‌کار و حذف فرآیندهایی که ارزش‌افزوده ندارند | محدودیت زمان در برنامه‌ریزی مسیر تولید ناب و پیش‌بینی چالش‌ها | |
| تمرکز بیشتر با حذف فعالیت‌های اضافی | فقدان استراتژی و عدم‌توجه به هدف اصلی به خاطر تمرکز بیش‌ازحد روی تولید ناب | |
| انگیزه بیشتر با تمرکز روی کارهای تاثیرگذار و هدفمند | عدم‌همکاری بخش‌های مختلف به خاطر نداشتن آگاهی از فرآیند و هدف تولید | |
| روشی هوشمندانه برای کار با سیستم کشش (تولید بر اساس تقاضا) | عدم‌کنترل حوادث غیرقابل‌پیشبینی در صورت وجود گلوگاه یا محدود شدن منابع | |
| ارزش بیشتر برای مشتری با صرف زمان مفید روی کیفیت محصول | ||
آشنایی با اصول مدیریت ناب
استفاده از روش های پیاده سازی مدیریت ناب ارتباط مستقیمی با پنج اصل اساسی اصول مدیریت ناب دارد. مدیریت ناب شامل پنج اصل راهنما است که به عنوان یک دستورالعمل برای اجرای این رویکرد، توسط مدیران در یک سازمان استفاده می‌شوند. در این بخش به معرفی پنج اصل و ویژگی های مدیریت ناب می‌پردازیم.
1.شناسایی ارزش
ارزش (Value) چیست؟ هر کسب‌وکاری برای انجام چه کاری تلاش می‌کند؟ همواره باید سعی کنید محصول یا خدمتی ارائه دهید که مشتری حاضر است برای آن هزینه بپردازد. به همین دلیل ابتدا باید ارزشی که می‌خواهید به مشتری پیشنهاد بدهید، شناسایی و تعریف کنید. خلق ارزش، هسته اصلی هر کسب‌وکار است. اگر محصول یا خدمت شما، مشکل مشتری را حل نکند یا ارزش کافی برای او ایجاد نکنید، حاضر به پرداخت پول نخواهد شد.
2.ترسیم زنجیره ارزش
زنجیره ارزش یا جریان ارزش باید شامل تمام اقدامات و افراد درگیر در تحویل محصول نهایی باشد، به بیان ساده‌تر، این زنجیره، نشان‌دهنده جریان کار است. با انجام این کار می‌توانید مراحلی که هیچ ارزشی به محصول اضافه نمی‌کنند، شناسایی و حذف کنید. هنگامی‌که زنجیره ارزش را ترسیم کردید، خیلی ساده‌تر متوجه خواهید شد که کدام فرآیندها به کدام تیم تعلق دارند و چه‌کسی مسئول نظارت، ارزیابی و بهبود هر فرآیند است.
3.گردش کار مستمر
پس از ترسیم زنجیره ارزش، باید از گردش کار مداوم هر تیم اطمینان حاصل کنید. توسعه هر محصول یا خدمتی اغلب شامل کار گروهی بین‌بخشی است که هر کدام مراحل خاصی را به ترتیب اجرا می‌کنند، بنابراین هماهنگی بین بخش‌ها اهمیتی زیادی دارد. تقسیم وظایف به بخش‌های کوچک‌تر و تجسم گردش کار، می‌تواند به‌راحتی موانع فرآیند را شناسایی و حذف کند.
4.ایجاد سیستم کششی
سیستم کششی با هدف به حداقل رساندن ضایعات در طول تولید معرفی شده است. این ایده بر اساس رویکرد تولید و تحویل به‌موقع ساخته شده، بنابراین محصولات فقط در مقادیر موردنیاز تولید می‌شوند. این سیستم به حفظ موجودی، که یکی از دلایل اصلی ضایعات در نظر گرفته می‌شود، کمک می‌کند تا در صورت نیاز، منابع خود را حذف کنند. در سیستم کششی، تنها زمانی کار تولید شروع می‌شود که تقاضا وجود داشته باشد.
5.بهبود مستمر
هنگامی‌که تمام مراحل روش های پیاده سازی مدیریت ناب کامل شد، می‌توان گفت که سیستم مدیریت ناب و کنترل پروژه به‌خوبی به مرحله اجرا رسیده است اما یک مرحله بسیار مهم هنوز باقی مانده است. توجه داشته باشید که سیستم شما ایزوله و ایستا نیست، به همین دلیل ممکن است مشکلات و تغییرات مختلفی در طول فرآیندها ایجاد شود. برای پاسخ‌دهی مناسب به هر کدام از تغییرات، باید از بهبود مستمر فرآیندها، رفتار سازمانی و مشارکت کارکنان در همه سطوح اطمینان حاصل کنید. تکنیک‌های مختلفی برای اجرای این اصل وجود دارد که از جمله این موارد می‌توان به جلسات روزانه برای تشویق تیم و… اشاره کرد.
ابزار و تکنیک‌های مدیریت ناب
تکنیک‌های مختلف پیاده سازی مدیریت ناب وجود دارد. هر سازمانی باید بر اساس نوع کسب‌وکار و اهداف خود، یکی از روش های پیاده سازی مدیریت ناب را انتخاب کند. در این قسمت با متداول‌ترین ابزارهای مدیریت ناب آشنا خواهید شد.
- کایزن (Kaizen): کایزن یک مفهوم ژاپنی به معنای تغییر برای زندگی بهتر است که به بهبود مستمر در تمام جنبه‌های سازمان اشاره دارد. تغییر مورد بحث در کایزن، شامل عملکرد کارکنان، فرهنگ سازمانی و حتی ویژگی‌های شخصی آن‌ها می‌شود.
- شش سیگما (Six Sigma): شش سیگما یک روش کنترل کیفیت است که توسط کمپانی موتورولا برای تشخیص عیوب در مرحله تولید ایجاد شده است.
- سیستم تولید به موقع (JIT): سیستم Just In Time مفهومی است که در آن یک برنامه تولید خاص بر تمام فرآیندها، اجزا و جریان‌های تولید برقرار است. این کار بدون ذخایر ایمنی و منابع غیرضروری امکان‌پذیر است. در این روش هیچ تولیدی انجام نمی‌شود تا زمانی که خریدار سفارش جدید ایجاد کند. این سیستم بر پایه کاهش هزینه‌های انبار تمرکز دارد.
- · 5S: 5S یک سیستم ژاپنی برای ایجاد شرایط کاری ایده‌آل در تولید یا اداره است که برای حفظ نظم، تمیزی و آراستگی اجرا می‌شود. این سیستم، کار را موثرتر کرده و بدون تحریف معنای مدیریت ناب، در زمان صرفه‌جویی می‌کند.
- کانبان (Kanban): کانبان یک اصل مدیریتی است که شبیه به JIT، حجم کار را به‌طور مساوی بر روی فرآیندها و کارکنان پخش می‌کند. این روش بیشتر در شرکت‌های مرتبط با فناوری اطلاعات برای بهبود کارایی تیم‌های توسعه استفاده می‌شود.
- آندون (Andon): آندون یک نوع مدیریت کنترل بصری است که همه کارکنان را قادر می‌سازد بر آن‌چه در شرکت و جریان کار تولید اتفاق می‌افتد، نظارت داشته باشند. آندون‌ها نوعی تابلوهای هشداردهنده هستند که در مکان‌های مختلف و در دیدرس همگان نصب شوند. هدف از نصب این تابلوها، مشخص کردن مرحله و شرایط عملیات است. در صورت بروز نقص یا مشکل، با سیگنال صوتی و تصویری به تیم هشدار می‌دهد.
ابزارهای مدیریت ناب زیادی وجود دارد که از جمله پرکاربردترین آن‌ها می‌توان به 5S، Andon، JIT، کایزن، کانبان، KPI، تجزیه‌وتحلیل گلوگاه، PDCA، نگهداری و تعمیرات جامع، SMED، شش سیگما، اهداف هوشمندانه و… اشاره کرد.
کلام آخر
به بیان ساده‌تر، مدیریت ناب، عبارت است از همسوسازی فعالیت‌ها در سازمان به‌گونه‌ای که انتظارات مشتری از نظر کیفیت محصول یا خدمت برآورده شود و ضایعات فرآیندهای تولید به حداقل برسد. دستیابی به چنین مرحله‌ای، نیازمند اجرای بی‌کم‌وکاست اصول پنجگانه مدیریت ناب و تسلط به روش های پیاده سازی مدیریت ناب است.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!