استاندارد‌سازی در کسب‌و‌کار مفهومی آشنا است. بهترین روش برای توسعه چنین مفاهیمی این است که سازمان‌ها با استانداردهای خارجی هم‌سو شوند؛ به طوری که مشتریان و تامین‌کنندگان نیز فرآیندها و اطلاعات یک شرکت را درک کنند. تعدادی از نهادهای خارجی مطرح وجود دارند که سیستم‌های استاندارد‌ شده را ایجاد می‌کنند. اما محبوب‌ترین و پرکاربردترین و به عبارتی پذیرفته‌شده‌ترین استانداردها ایزو است. در حال حاضر انواع ایزو تعریف شده و به همین دلیل گاهی اوقات، درک این که کدام‌یک برای کسب‌و‌کار شما مناسب است دشوار به نظر می‌رسد. پس اگر قصد دارید با انواع ایزوها و کاربرد آن‌ها بیشتر آشنا شوید این مقاله را بخوانید.

انواع ایزو کدامند؟

انواع مختلفی از استانداردهای ایزو وجود دارد که برخی از محبوب‌ترین آن‌ها عبارتند از:

ISO 9000 – مدیریت کیفیت

این ایزو معیارهایی را برای یک سیستم مدیریت کیفیت ارائه می‌کند که به کسب‌و‌کار کمک ‌کند تا کیفیت و روابط با مشتریان خود را بهبود بخشد. این مجموعه‌ای از ابزارها و شیوه‌های استاندارد شده برای شناسایی زمینه‌های بهبود است که در سطح بین‌المللی به عنوان بهترین روش برای مدیریت کیفیت تلقی می‌شود. ایزو ۹۰۰۰ مدیریت کیفیت را کنترل می‌کند. در واقع این استاندارد کاری را که یک کسب‌و‌کار یا یک انجمن برای برآوردن نیازهای مشتریان انجام می‌دهد مدیریت می‌کند. قوانین، یک استاندارد جهانی معتبر را ارائه می‌دهند که به موجب آن، سازمان‌ها در سراسر جهان می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند.

تاکنون محبوب‌ترین خانواده ایزو، ایزو ۹۰۰۰ است. خانواده‌ای از استانداردهای مدیریت کیفیت که در مجموع ۱۴ مورد از آن وجود دارد. از این بین، ISO 9001:2015 تنها موردی است که می‌توان گواهینامه آن را دریافت کرد. این استاندارد، جزئیات نحوه قرار دادن یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) را برای آماده‌سازی بهتر سازمان برای تولید محصولات و خدمات باکیفیت ارائه می‌دهد. این استاندارد مشتری‌محور است و بر بهبود مستمر فرآیندهای مدیریت عالی که در سازمان گسترش یافته است تاکید دارد.

ISO 14000 – سیستم‌های مدیریت محیطی

این استانداردها بر تعهد به منظور رعایت قوانین بین‌المللی زیست‌محیطی برای بهبود عملکرد در زمینه جلوگیری از آلودگی تاکید دارند. هدف این استاندارد همان‌طور که توسط ایزو نشان داده شده است، شناسایی و کنترل اثر اکولوژیک فعالیت‌ها، افزایش اجرا و ایجاد روشی مناسب به منظور تعیین اهداف و تحقق آن‌ها است. این استاندارد به یکپارچگی سازمان‌های محیطی اعتبار جهانی می‌دهد.

ایزو 14001 محبوب‌ترین استاندارد این خانواده بوده و تنها استانداردی است که قابلیت صدور گواهینامه دارد. این ایزو الزامات را برای یک سیستم مدیریت محیطی (EMS) ایجاد می‌کند و یک استاندارد داوطلبانه بوده که توسط شرکت‌هایی که می‌خواهند فرآیندهای خود را بهبود بخشند وضع شده است و با بیش از ۳۰۰ هزار گواهینامه در ۱۷۱ کشور جهان محبوب است.

ISO 22000 – مدیریت ایمنی مواد غذایی

این ایزو آن‌چه را که یک سازمان باید انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که مواد غذایی آن‌ها برای مصارف عمومی ایمن است، مشخص می‌کند. و شامل دستورالعمل‌هایی است که می‌تواند در تمام بخش‌های صنعت، صرف نظر از اندازه کسب‌و‌کار استفاده شود. می‌توان گفت انواع ایزو در صنعت و جود دارد که ایزو ۲۲۰۰۰، قوانین جهانی برای امنیت و مدیریت مواد غذایی را تعیین می‌کند. هدف آن تمرکز بر کل زنجیره غذایی و کاهش مسائل و خطرات مرتبط با غذا مثل انواع بیماری‌های ناشی از غذا است.

ISO/IEC 27000 – سیستم‌های مدیریت امنیت اطلاعات

این ایزو شامل خانواده استانداردهایی است که برای ایمن نگه‌داشتن ذخایر اطلاعاتی استفاده می‌شود. کسب‌و‌کارهایی که داده‌های شخصی، اطلاعات مشتری، امور مالی یا مالکیت معنوی را مدیریت می‌کنند، این استاندارد را به کار می‌گیرند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات موجود محفوظ است.

این گروه از استانداردها مربوط به فناوری اطلاعات با هدف ارتقای امنیت و حفاظت از دارایی‌های شرکت است. دو استاندارد معروفISO 27001:2013 و ISO 27002:2013 از این خانواده هستند. ایزو ۲۷۰۰۱ یک سیستم مبتنی بر مدیریت است؛ در حالی‌که ۲۷۰۰۲ یک سند فنی بوده که بر روی افراد متمرکز شده و یک کد رفتاری را در خود جای می‌دهد. سازمان‌ها می‌توانند یکی از استانداردها را انتخاب کنند. ایزو ۲۷۰۰۱ دارای بیش از ۲۲ هزار گواهینامه در سراسر جهان است. این یک استاندارد گسترده است و به همین دلیل گواهینامه می‌تواند مطابق با نیازهای سازمان اختصاصی شود و اجباری نیست.

ISO 31000 – مدیریت ریسک

ریسک بخش مهمی از هر تصمیم تجاری است. این ایزو چارچوبی برای مدیریت این خطرها با بهترین شیوه‌ها برای شناسایی خطر و پیامدهای آن را فراهم می‌کند. این استاندارد در تکنیک کسب‌و‌کار، محصولات، عملیات و پیشرفت پروژه یا حتی مدیریت منابع در نظر گرفته می‌شود. انواع iso از این خانواده وجود دارد؛ به عنوان نمونه مطابق فهرست، ایزو 31000:2018 استانداردها و الزامات عمومی را در مورد مدیریت ریسک ارائه می‌دهد. در حالی که ایزو 31010:2009 یک استاندارد مدیریت ریسک است که سیستم‌های ارزیابی ریسک را مطرح می‌کند. این استاندارد روشی منظم برای مقابله با عناصر ریسک شناخته‌شده را ارائه می‌دهد.

ISO/TS 16949 – صنعت خودرو

این یکی از استانداردهای قدیمی است که به صنعت خودرو اشاره دارد. TS مخفف عبارت Technical Specification است. قبل از این استاندارد، تولیدکنندگان خودرو از تامین‌کنندگان می‌خواستند تا قوانین هر کشور را استاندارد کنند که این کار اغلب منجر به نیاز تامین‌کنندگان به گواهی‌های متعدد برای یک خودرو می‌شد. اما این استاندارد تمام زیرمجموعه شبکه تامین صنعت خودرو را ممیزی می‌کند و بر دامنه نظارت، آموزش، تحقیق و ارتقا در صنعت تمرکز دارد. هم‌چنین علاوه بر دوره‌های آموزشی، بر تامین‌کنندگان به منظور کاهش هزینه‌های آن‌ها و افزایش مهارت متمرکز است.

نتیجه‌گیری

سازمان بین‌المللی استاندارد یا ایزو یک سیستم غیردولتی متشکل از آژانس‌های ملی بوده که راهکار آن، ارتقای استانداردهای جهانی برای دولت و تجارت است. این استانداردها توسط اعضای مختلف این سازمان برنامه‌ریزی می‌شود. در واقع آن‌ها یک پایگاه فنی و ترتیبی از بهترین روش‌های مدیریت را ارائه می‌دهند. در حال حاضر انواع ایزو در زمینه‌های مختلفی مثل مسائل زیست‌محیطی، مدیریت ریسک، صنعت خودرو و… ارائه می‌شود که سازمان‌ها بر حسب حوزه کاری خود می‌توانند اقدام به دریافت آن‌ها کنند. چنان‌چه در این زمینه نیاز به راهنمایی دارید یا می‌خواهید در مورد انواع ایزو در حوزه کاری خود بیشتر بدانید می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.

منابع :

bizfluent

isocertificateonline

cabem

در بازار رقابتی امروز، هر محصولی می‌تواند به راحتی توسط رقیبان کپی شود. پس وجود برند برای منحصر به فرد کردن هر محصول از دیگران یکی از اصول دوام در بازار است. اما برای درک بهتر این موضوع باید در ابتدا بدانیم که برند چیست ؟ برند چیزی است که مشتری احتمالی وقتی نام محصول یا خدمات شما را می‌شنود به آن فکر می‌کند. در واقع می‌توان گفت نام تجاری به طور ملموس وجود دارد و مردم آن را می‌بینند؛ در حالی که برند در ذهن افراد وجود دارد. به عبارت ساده می‌توان برند را الگویی از آشنایی، معنا، علاقه و اطمینان در ذهن مصرف‌کننده دانست. با وجود اهمیت برند در دنیای کسب‌و‌کار، ارزش‌گذاری مالی آن کار بسیار سختی خواهد بود. استاندارد ایزو ۱۰۶۶۸ یک راه مناسب برای تشریح و اندازه‌گیری میزان ارزش برند است که می‌توانید اطلاعات بیشتر درباره آن را در وب‌سایت ما ببینید.

برند چیست؟

بسیاری از صاحب‌نظران معتقدند برند یکی از آن کلماتی است که گرچه به صورت گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما به خوبی درک نمی‌شود! برای این که بدانیم برند چیست باید به تغییرات تعاریف آن در گذشته توجه کنیم. نخستین تعریف ارائه شده، برند را به نام خاصی که به یک محصول یا خدمات اشاره می‌کند تقلیل می‌داد. این تعریف شبیه معنی فعلی علامت تجاری بود. در اواخر قرن بیستم، بازاریابان متوجه شدند که درک محصول و خدمات متمایز، بیشتر از نام آن‌ها اهمیت دارد.

در واقع تعریف برند زمانی تغییر کرد که بازاریابان متوجه شدند می‌توانند در ذهن مشتریان خود در مورد کیفیت‌ها و ویژگی‌های هر محصول یا خدمات، یک تصور خاص ایجاد کنند. آن‌ها این تصور را برند نامیدند! پس یکی از راه‌های درک رشد یک برند، زمانی است که مشتریان آن را با چیزی متفاوت از نام تجاری محصول معرفی می‌کنند. این اتفاق تنها زمانی روی می‌دهد که مشتریان به اندازه کافی با یک محصول حس نزدیکی داشته باشند و آن را با عبارات احساسی موجود در ذهن خود توصیف کنند.

انجمن بازاریابی آمریکا می‌گوید برند می‌تواند نماد، نام، اصطلاح، طرح یا هر ویژگی دیگری باشد که کالا یا خدمات یک فروشنده را از سایر فروشندگان متمایز می‌کند. در واقع می‌توان برند را به صورت یک ایده یا تصویری دانست که مردم در هنگام فکر کردن به محصولات، خدمات و فعالیت‌های خاص یک شرکت در ذهن خود دارند. بنابراین فقط ویژگی‌های فیزیکی نیست که برند را ایجاد می‌کند؛ بلکه شامل احساساتی است که مصرف‌کنندگان نسبت به شرکت یا محصول آن دارند. زمانی که فرد در معرض نام، لوگو، هویت بصری یا پیامی از شرکت موردنظر خود قرار می‌گیرد، این نشانه‌های فیزیکی و احساسی با هم ترکیب می‌شوند.

با وجود این که یک محصول می‌تواند به راحتی توسط سایر شرکت‌ها یا افراد فعال در بازار کپی و تولید شود، اما یک برند همیشه منحصر به فرد خواهد بود. به عنوان مثال پپسی و کوکاکولا طعم مشابهی دارند؛ اما بنا به دلایل مختلف، برخی افراد حس می‌کنند که طعم یکی از این دو برند را بیشتر از دیگری می‌پسندند! اجازه بدهید این مثال را با آب توضیح دهیم. اگر چه محصول فروخته شده «آب» است، اما به منظور متقاعد کردن مردم برای خرید یک آب خاص، شرکت‌ها هویت برند خودشان را خلق کرده‌اند. هر یک از این برندها معنای متفاوتی برای محصول آب خود ارائه می‌دهند؛ مثلا یکی می‌گوید آب معدنی تولید شرکت ما به شما احساس جوانی می‌دهد یا دیگری از شعار باطراوت، جوشان و گورا استفاده می‌کند.

برند سازی چیست؟

برند سازی یا برندینگ نوعی استراتژی است که توسط سازمان‌ها طراحی شده تا به مردم برای شناسایی و تجربه برند خود کمک کند. در واقع برندینگ، دلایلی برای انتخاب محصولات خود نسبت به رقبا ارائه می‌دهد تا روشن کند که این برند خاص چیست و چه می‌کند. اگر بخواهیم به صورت شفاف بگوییم برند سازی چیست باید اضافه کنیم که این ترکیب به معنای اعطای قدرت به محصولات و خدمات یک برند است.

تعریف برند سازی کار ساده‌ای نیست. درک قوی از آن در اکثر مواقع نیازمند درک مناسبی از تجارت، بازاریابی و حتی اصول ارتباطی و انسانی است. این کار فرآیند دائمی شناسایی، ایجاد و مدیریت دارایی‌ها و اقداماتی است که درک یک برند را در ذهن مصرف‌کنندگان شکل می‌دهد و در صورت اشتباه در انجام آن، نتیجه عکس خواهد داشت. برندینگ، یک موضوع همیشه در حال تکامل است که لایه‌های مختلفی داشته و هر لایه، معنا و ساختار مخصوص به خود را دارد. برند سازی بازاریابی نیست، اما زمینه‌های مشترک زیادی با آن دارد که هدف اصلی هر دو، خدمت به کسب‌وکار است. برندینگ به حوزه‌های تخصصی بسیاری وابسته است که عبارتند از:

• مدیریت کسب‌و‌کار
• بازاریابی
• تبلیغات
• طراحی
• روانشناسی

نحوه انجام برند سازی

شرکت‌ها تمایل دارند از ابزارهای مختلفی برای ایجاد و شکل دادن به یک برند استفاده کنند. به‌طور خلاصه می‌توان نحوه انجام برند سازی را به شکل زیر بیان کرد:

• تعریف برند و بیان هدف‌ها، ارزش‌ها، وعده‌ها و…
• اعلام موقعیت آن
• هویت آن که شامل لحن، طراحی هویت بصری مثل طراحی لوگو و… می‌شود
• تبلیغات و ارتباطات شامل تبلیغات از طریق وب‌سایت‌ها، برنامه‌های موبایل و تلویزیون که ابزاری قدرتمند برای ایجاد و شکل دادن به آن است
• حمایت‌های مالی و مشارکتی
• طراحی محصول و بسته‌‌بندی که به صورت بصری آن را از سایر رقبا مجزا می‌کند
• تجربه در فروشگاه
• تجربه فضای کاری و سبک مدیریت
• خدمات مشتری
• استراتژی قیمت‌گذاری

اهمیت برند سازی

در این بخش می‌خواهیم بررسی کنیم که اهمیت برندینگ چیست. برند سازی به دلیل تاثیر کلی که بر کسب‌و‌کار می‌گذارد، بسیار حیاتی و مهم تلقی می‌شود. این کار می‌تواند نحوه درک مردم از برند را تغییر دهد یا روی ارزش کسب‌وکارهای جدید و قدیمی تاثیر بگذارد. در صورتی که برند سازی اشتباه انجام شده یا اصلا انجام نشود، نتیجه عکس به وجود می‌آید.

بر عکس تصور رایج، برند سازی یک تاکتیک بازاریابی گران‌قیمت مختص شرکت‌های بزرگ نیست. این فرآیند ارتباط زیادی با عقل سلیم دارد و به شدت تحت تاثیر بازاری است که در آن قرار دارید و سطحی که می‌خواهید در آن نقش داشته باشید. برند سازی شامل ترکیبی از شایستگی‌ها و فعالیت‌های مختلف است؛ بنابراین هزینه آن می‌تواند به شدت از موردی به مورد دیگر متفاوت باشد. به عبارت دیگر هر چه یک تجارت بزر‌گ‌تر، بین‌المللی و چند محصولی‌تر باشد، برند سازی آن چالش‌برانگیزتر و سنگین‌تر از یک کسب‌و‌کار محلی خواهد بود. اما چرا برند سازی بسیار مهم است؟

1-ارزش کسب و کار را افزایش می‌دهد

برند سازی اصولی، ارزش کسب‌وکار شما را در آینده افزایش می‌دهد. یک شرکت قدرتمند، حتما از همان ابتدا روی برند سازی خود سرمایه‌گذاری کرده است و این کار به آن کمک می‌کند تا فرصت سرمایه‌گذاری‌های جذاب‌تری داشته باشد. برند یک دارایی تجاری است که می‌تواند ارزش مادی هم داشته باشد. اگر چه این یک موضوع بحث‌برانگیز و دشوار به نظر می‌رسد، اما دادن وزن مالی به برند به اندازه خود آن مهم است که به این فرآیند، ارزش‌گذاری برند می‌گویند.

2-مشتریان جدید ایجاد می‌کند

یک برند قوی به‌طور کلی، تصویر مثبتی از آن شرکت در بین مصرف‌کنندگانش به وجود می‌آورد و احتمالا آن‌ها به دلیل آشنایی و اطمینان از برند مورد نظر، مشتری آن خواهند ماند. وقتی یک برند بتواند خود را به عنوان یک نام تجاری خوش‌نام و باکیفیت در بازار معرفی کند، با موجی از مشتریان جدید مواجه خواهد شد که در صورت تجربه مثبت، برای همیشه مشتری آن خواهند ماند.

3-رضایت کارکنان را بهبود می‌بخشد

زمانی که کارمندی برای یک برند معروف کار می‌کند، احتمالا رضایت بیشتری هم از شغل خود خواهد داشت. در واقع کار کردن برای شرکتی با اعتبار بالا که در بین عموم موردم مورد توجه است و کار را برای افراد لذت‌بخش‌تر می‌کند. کارمندانی که ارتباط خوبی با برند خود دارند، این تصویر را برای مشتریان و شرکایی که با آن‌ها در تعامل هستند تداوم خواهند بخشید. این کار به رهبری بهتر، مشارکت بیشتر و محصولات و خدمات بهتر هم منجر می‌شود.

4-به ایجاد اعتماد در بازار منجر می‌شود

شهرت یک برند در نهایت به میزان اعتمادی که مشتریان می‌توانند به آن داشته باشند منجر می‌شود. هر چه بیشتر به یک برند اعتماد کنید، درک بهتری نسبت به آن و اعتبارش خواهید داشت که در نهایت به تقویت برند منجر می‌شود. برندینگ به دنبال راه درست و مناسب برای کسب و حفظ سطح معینی از اعتماد بین شرکت، ذی‌نفعان و مصرف‌کنندگان است. در بازارهای شلوغ و رقابتی، اعتماد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و همه کسب‌وکارها برای به دست آوردن اعتماد بیشتر، با یکدیگر رقابت می‌کنند.

مدیریت برند

در علم بازاریابی، مدیریت برند به مجموعه‌ای از تکنیک‌ها گفته می‌شود که برای افزایش ارزش درک شده یک محصول یا خدمات استفاده می‌شود. مدیریت درست برند، باعث می‌شود تا مشتریان وفادار احساس مثبتی نسبت به محصولات و خدمات شما داشته باشند و این اتفاق در طول زمان می‌تواند سودآوری شما را افزایش دهد. علاوه بر این، مدیریت استراتژیک برند می‌تواند به شرکت‌ها در بهبود شناخت برند، افزایش درآمد و دستیابی به اهداف بلندمدت تجاری‌شان کمک کند.

اما چرا مدیریت برند این‌قدر مهم است؟ در دنیایی که مصرف‌کنندگان در یک چشم به هم زدن در مورد برندها تصمیم می‌گیرند، شرکت‌ها باید بتوانند نهایت تاثیرگذاری را روی آن‌ها داشته باشند. این یک واقعیت است که بسیاری از کسب‌وکارها بر اساس توانایی‌هایشان در مدیریت برند، موفقیت یا شکست‌ خود را تضمین می‌کنند.

تکنیک‌های موثر مدیریت برند

با افزایش رسانه‌ها و ابزارهای دیجیتال در سراسر جهان، بسیار مهم است که هویت برند شما منحصر به فرد، به‌روز و در تعامل با مشتریان باشد. برای داشتن مدیریت مناسب در این زمینه، نیاز است از تکنیک‌های خاصی استفاده کنید. اما مهم‌ترین تکنیک‌های موثر مدیریت برند چیست؟

شناخت اصول برند سازی

چندین عنصر استراتژیک برند وجود دارد که باید مستند، متمرکز و به همه ذی‌نفعان مرتبط در مدیریت آن اطلاع‌رسانی شود. این عناصر معمولا شامل بیانیه ماموریت، عناصر بصری مثل لوگو، لحن و شخصیت و مخاطبان هدف هستند.

خلق یک داستان

همه انسان‌ها یک روایت واقعی با شروع، میانه و پایان مناسب را درک می‌کنند و با آن مرتبط می‌شوند. بنابراین ایجاد یک داستان برند معتبر به ایجاد ارتباط عاطفی با مخاطبان کمک می‌کند و باعث ایجاد ارتباط مثبت بیشتری با مخاطبان می‌شود.

شناسایی ارتباطات مشتری با برند

درست است که شما برند را می‌سازید اما این مشتری است که تعیین می‌کند این برند برای او چه معنایی دارد. در واقع این کار از خاطرات، تعاملات و خیلی چیزهای دیگر تشکیل می‌شود که در سطح ناخودآگاه اتفاق می‌افتد. شما ممکن است ظاهر محصول را کنترل کنید، اما مخاطب تصمیم می‌گیرد چه معنایی از آن را درک کند. درک درست مشتری و پی بردن به رابطه او با برند، می‌تواند کلید پیروزی یا شکست شما در مقابل رقبایتان‌ باشد.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت برند

گسترش فناوری توانسته نحوه توسعه، مدیریت و ترویج برند را تغییر دهد. نرم‌افزارهای مدیریت برند یک راه‌حل فنی برای سازمان‌ها است تا فعالیت‌های مدیریت، محتوا و پیام‌های خود را متمرکز کنند.

نتیجه‌گیری

امیدواریم در این مطلب به جواب سوال شما درباره این که برند چیست و چگونه می‌توانیم یک برند را به‌خوبی مدیریت کنیم، پاسخ داده باشیم. برند از جمله مفاهیم مهم حوزه تجارت و کسب‌و‌کار است که بسیاری از افراد آن را به کار می‌برند؛ اما تعداد کمی معنا و مفهوم درست آن را می‌دانند.. این واژه فراتر از نام یا لوگوی محصول به شمار می‌رود و در واقع احساس قابل تشخیصی است که توسط مصرف‌کنندگان تجربه می‌شود. برای مطالعه مطالب بیشتری در این زمینه می‌توانید به وبلاگ ما مراجعه کنید و اگر قصد دریافت گواهینامه ایزو مرتبط با حوزه‌های مختلف را دارید، می‌توانید با کارشناسان ما تماس گرفته یا به وب‌سایت QCB مراجعه کنید.

مسائل مربوط به زنجیره تأمین با همه‌گیری کووید 19 به یکی از مهم‌ترین مباحث دنیای ما تبدیل شده است. همچنین در اقتصاد جهانی و در آستانه سال نو میلادی، نگرانی قابل‌توجهی در مورد کمبود غذا در جهان وجود داشت. برای مثال کمبود تراشه‌های کامپیوتری در بسیاری از صنایع تأثیر منفی داشت. همچنین نگرانی‌هایی در مورد همه‌چیز از تأمین لیتیوم برای باتری‌های خودروهای الکتریکی گرفته تا منابع غذایی رستوران‌ها و حتی کمبود قهوه مطرح شده است. در سال‌های اخیر هرگز موضوع مدیریت زنجیره تأمین تا این حد برجسته نبوده است. اینجاست که باید دوباره بپرسیم زنجیره تأمین چیست؟ مدیریت آن به چه شکل است و اصلاً این زنجیره و مدیریت چه بخش‌هایی دارد؟ و چرا استانداردهایی مثل ایزو 28001 برای حل چالش‌های ما کارآمد هستند؟

معنای زنجیره تأمین چیست؟

معنای لغوی زنجیره تأمین در لغت‌نامه کمبریج به این شکل بیان شده است: سیستمی متشکل از افراد و چیزهایی که در دریافت یک محصول از محل تولید و ارسال آن به خریدار، نقش دارند. زنجیره تأمین شامل تمام فعالیت‌ها، افراد، سازمان‌ها، اطلاعات و منابع مورد نیاز برای انتقال یک محصول از محل تولید به مشتری است. به‌عنوان‌مثال، در فضای کالاهای مصرفی، این احتمالاً شامل مواد خام، تولید، بسته‌بندی، حمل‌و‌نقل، انبارداری، تحویل و خرده‌فروشی می‌شود. هدف نهایی ساده است: برآورده‌کردن درخواست مشتری. فریر می‌گوید: «با ایجاد تعادل بین عرضه و تقاضا در تمام اعضای زنجیره تأمین، سازمان‌ها و کانال‌ها با هم همکاری می‌کنند تا محصول را جابه‌جا کنند». در ضمن در زبان فارسی مدیریت زنجیره تأمین با نام‌هایی مثل مدیریت چرخه تأمین هم شناخته می‌شود.

تعریف زنجیره تأمین چیست؟

جدای از این تعریف لغت‌نامه‌ای، می‌توان در یک تعریف کلی گفت که زنجیره تأمین مجموعه‌ای از عملکردها و فرآیندها است که بر بهینه‌سازی جریان محصولات، خدمات و اطلاعات مرتبط با منابع عرضه یا نقاط تقاضا، متمرکز است. این زنجیره در چندین لایه در شبکه تأمین‌کننده به مشتریان و مشتریان آن مشتریان امتداد می‌یابد. این کار شامل برنامه‌ریزی زنجیره تأمین، تأمین منابع و تدارکات، تولید، توزیع، حمل‌و‌نقل و خدمات در یک شرکت و اکوسیستم شرکای آن است. بر‌همین‌اساس هم هست که رهبران زنجیره تأمین می‌توانند عملکرد، مدیریت و فرآیند خود را برای تغییر کلیت این زنجیره تغییر دهند و اینجاست که بحث مدیریت زنجیره تأمین اهمیت می‌یابد.

اصطلاح زنجیره تأمین می‌تواند معانی و نقش‌های متعددی داشته باشد. این مورد، شامل مفهوم زنجیره تأمین، فرآیند انتقال یک کالای نهایی از لحظه خرید تا لحظه رسیدن به دست مشتری می‌شود. این صنعت همچنین شامل حامل‌ها و مقرراتی است که بر حمل‌و‌نقل کالا نظارت می‌کنند. به‌علاوه بحث عملکرد در زنجیره تأمین را داریم که عمل مدیریت عملیات، لاجستیک و سطوح موجودیْ به‌عنوان بخشی از هماهنگی خریداران و تأمین‌کنندگان است. این فرآیندها و عملکردها، زمانی که به‌خوبی انجام شوند، می‌توانند برای هر صنعتی ارزش‌افزایی داشته باشند، به‌همین‌دلیل است که مدیریت زنجیره تأمین باید جزء ضروری استراتژی کسب‌و‌کار باشد.

تعریف مدیریت زنجیره تأمین چیست؟

تقریباً هر محصولی در بازار، در نتیجه همکاری نهادهای مختلف در ایجاد یک زنجیره تأمین، تولید شده است. مدیریت زنجیره تأمین به این موضوع می‌پردازد که چگونه کسب‌و‌کارها، مواد خام را به محصولات نهایی تبدیل می‌کنند و سپس آن محصولات را توزیع می‌کنند. زنجیره‌های تأمین، سیستم‌هایی هستند که سازمان‌ها را به تامین‌کنندگانشان پیوند و به آنها امکان تولید و توزیع کالاها و محصولات را می‌دهند. این سیستم‌ها فعالیت‌ها، منابع و اطلاعات مختلفی را سازماندهی می‌کنند. آن‌ها همچنین به‌عنوان شبکه‌هایی عمل می‌کنند که به یکدیگر متصل می‌شوند: تهیه‌کنندگان، شرکت‌های حمل‌و‌نقل، انبارها، مراکز توزیع و خرده‌فروشان.

برای ارائه یک تصویر ساده از زنجیره تأمین، سفر یک گل رز را در نظر بگیرید و به این فکر کنید که چگونه گل رز راه خود را از یک گل فروشی به دست مشتریان – یعنی تا انتهای زنجیره تأمین – باز می‌کند. ابتدا یک کشاورز، دانه‌ها را می‌کارد. یک بیزینس گل رز او را می‌خرد، آن‌ها را به یک انبار می‌برد و به یک گل‌فروش می‌فروشد. آن گلفروش هم آنها را به مشتریان می‌فروشد. مدیریت زنجیره تأمین برای طراحی و اجرای کارآمدترین و مقرون‌به‌صرفه‌ترین فرآیند زنجیره تأمین، کار می‌کند.

شرکت‌ها می‌دانند که وقتی یک حلقه در زنجیره تأمین شکسته می‌شود، هزینه و زمان گران‌بهایی را به‌همراه دارد. به‌این‌ترتیب، مدیریت زنجیره تأمین از استراتژی‌های مختلفی برای کنترل متمرکز موجودی‌های داخلی، تولید داخلی، توزیع و فروش و همچنین کاهش هزینه‌های غیر‌ضروری استفاده می‌کند. ساده‌سازی فعالیت‌های زنجیره تأمین نیز منجر به تولید سریع‌تر می‌شود. این به کسب‌و‌کارها اجازه می‌دهد تا بهتر رقابت کنند و به‌نوبه‌خود، برای مشتریان ارزش ایجاد می‌کند. اطلاعات دقیق در مورد زنجیره تأمین باعث صرفه‌جویی در هزینه شرکت‌ها می‌شود. این به تولیدکنندگان و خرده‌فروشان کمک می‌کند فقط آنچه را که می‌توانند بفروشند تولید و حمل کنند. این امر هزینه‌های غیرضروری مرتبط با تولید، بیمه و حمل‌و‌نقل موجودی را که شرکت نمی‌تواند بفروشد، حذف می‌کند.

عناصر کلیدی مدیریت چرخه تأمین

مدیریت زنجیره تأمین، همان‌طور که از نام آن برمی‌آید، مدیریت یک چرخه است. این زنجیره اما دارای گره‌گاه‌هایی اساسی است که باید حتماً در مورد آن بدانید و صدالبته پیش از آزمون‌وخطا جایگاهشان را در فرآیند زنجیره تأمین شناسایی کنید. ما در ادامه علاوه بر برشمردن عناصر کلیدی مدیریت زنجیره تأمین، نحوه کار این زنجیره را در پنج بخش بیان کرده‌ایم تا شما بدانید در این شیوۀ مدیریت، معنای مدیریت چیست و اصلاً زنجیره تأمین را چه چیزی می‌سازد.

لجستیک شبکه

اولین و شاید مهم‌ترین عنصر در مدیریت زنجیره تأمین، لجستیک شبکه است. از استخراج مواد خام تا تحویل محصول نهایی، زنجیره‌های تأمین معمولاً شامل شبکه بزرگی از تأمین‌کنندگان، تولیدکنندگان و فروشندگان منفرد می‌شود که تنها در مشارکت مشترک خود در زنجیره تأمین یک کسب‌وکار خاص به هم متصل هستند. مدیران زنجیره تأمین، مسئولیت اطمینان از عملکرد روان این شبکه را بر عهده دارند، به‌طوری‌که هر اجراکننده‌ای بداند که چه زمانی به حضور آنها نیاز است و زمان، اطلاعات و پول نقد لازم برای تحویل کالاها باید در چه زمانی توسط آن‌ها تأمین شود.

اگر یک تأمین‌کننده یا تولیدکننده نتواند وظایف خود را در زمان تعیین‌شده انجام دهد، این تاخیرها از بقیه زنجیره عبور می‌کنند و باعث هزینه‌های اضافی می‌شوند و به‌طور بالقوه به تصویر کسب‌وکار شما آسیب می‌رسانند. این بدان معناست که مدیران زنجیره تأمین باید پیشگیرانه زنجیره‌های خود را در برابر اختلالات احتمالی ایمن کنند. در سال‌های اخیر، تولید به‌موقع به‌طور فزاینده‌ای محبوب شده است. با سخت‌تر کردن برنامه‌های تولید و تحویل کالاها تا حد امکان، کسب‌وکارها به‌دنبال ایجاد کارایی بیشتر در فرآیند تدارکات خود هستند. این امر مستلزم ایجاد شبکه‌های چابک و سریع، توسط مدیران زنجیره تأمین است که می‌توانند به‌طور مؤثر با نوسانات عرضه و تقاضا سازگار شوند.

عرضه و تقاضا

مقصد نهایی هر زنجیره تأمین یک مصرف‌کننده است – چه این مصرف‌کننده یک بیزینس دیگر باشد یا یک عضو از مردم. از آنجایی که تقاضا برای محصولات به‌ندرت ثابت می‌ماند، مدیران زنجیره تأمین وظیفه دارند اندازه‌گیری و پیش‌بینی مقدار مورد نیاز یک محصول و تطبیق تولید را بر اساس آن انجام دهند. برای مثال KFC در سال 2018 یک اختلال را در کار خود کشف کرد، زمانی که یک اختلال در تحویل باعث شد بیش از دو سوم رستوران‌هایش به تولید ناکافی محصول خود برسند، تولید ناکافی محصول شما – به‌طوری که بخشی از خریداران بالقوه وقتی چیزی را از شما می‌خواهند به آن دسترسی پیدا نکنند – باعث آسیب مالی و اعتبار می‌شود. خلاصه که فروشگاه‌های KFC به‌مدت یک هفته تعطیل شدند – که منجر به تمسخر گسترده شد و هر روز نزدیک به 1 میلیون پوند از آنها کم شد.

از طرفی تولید بیش‌از‌حد محصول شما – ایجاد سهام اضافی که ارزش خود را از دست می‌دهد یا در واقع غیرقابل‌استفاده می‌شود – به‌همین‌ترتیب به نتیجه کسب‌و‌کار آسیب می‌زند. مدیریت این خطراتِ مرتبط با تقاضا، اغلب شامل تجزیه‌و‌تحلیل بازار و همچنین مدیریت مالی هوشمند می‌شود تا جریان‌های نقدی به‌درستی انجام شود و در صورت اختلال شدید در تقاضا، بتوان به‌راحتی به آن دسترسی داشت.

مدیریت مالی

در هر زمان معین، درصد زیادی از منابع مالی اکثر کسب‌و‌کارها احتمالاً به زنجیره تأمین آنها گره خورده است. از همان مرحله اول تولید، قطعات – و نیروی کار مورد نیاز برای تولید آنها – نیاز به پرداخت هزینه دارند، و این مورد پتانسیلی جدی برای گره‌خوردن و فرسایش منابع مالی در بلاک‌های زنجیره ایجاد می‌کند. مدیریت زنجیره تأمین شامل حصول اطمینان از این مورد است که هزینه‌ها تا حد امکان پایین نگه داشته می‌شود و بودجه‌ها رعایت می‌شوند. این امر مستلزم جستجوی مداوم راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی است – چه از طریق تغییر تامین‌کنندگان، مذاکره مجدد در معاملات یا به‌سادگی یافتن راه‌های موثرتر برای ساختار شبکه. فقط یادتان باشد قرار نیست فقط با کم‌کردن حقوق کارگران یا استثمار نیرو و زندگی آن‌ها، به خودتان نام یک مدیر موفق را بدهید.

مدیریت زنجیره تأمین همچنین شامل اطمینان از اینکه جریان نقدینگی به طور کارآمد به افراد مناسب در زمان مناسب می‌رسد و هرگز در سیستم مسدود نمی‌شود، هم می‌شود. اگر جریان نقدی حتی برای مدت کوتاهی مختل شود، تاخیرهای بعدی باعث ایجاد هزینه‌های اضافی می‌شود و یک حلقه بازخورد ناکارآمدی ایجاد می‌کند که پتانسیل فلج‌کردن یک شرکت را دارد.

کیفیت و دقت نظر

دقت لازم باید در هر مرحله از زنجیره تأمین تضمین شود، و مدیران زنجیره تأمین وظیفه دارند از این امر اطمینان حاصل کنند. این شامل درک و انتخاب دقیق این است که منابع از کجا خریداری می‌شوند، چگونه با تأمین‌کنندگان برخورد می‌شود و تأثیر اخلاقی و ایمنی این فرآیند چیست. اچ‌اندام، آدیداس و نایکی همگی در سال‌های اخیر با انتقاد مواجه شده‌اند، زیرا آنها از سمت جنبش صلح سبز به همکاری با تامین‌کنندگانی که مواد شیمیایی سمی را به رودخانه‌های چین می‌ریزند، متهم شده‌اند.

تقاضای مصرف‌کننده برای شیوه‌های پایدارتر به‌سرعت در حال افزایش است. بسیاری در‌حال‌حاضر مایلند برای محصولاتی که دارای منابع اخلاقی بیشتری هستند، هزینه بیشتری بپردازند. این امر مدیران زنجیره تأمین را با چالش یافتن راه‌های مناسب مالی برای بهبود کیفیت تامین‌کنندگان خود و نوآوری به‌گونه‌ای که پلاستیک، روغن پالم و موارد مشابه از محصولاتشان حذف شود، وادار می‌کند. به‌همین‌ترتیب، صرفاً حفظ و بهبود کیفیت منابع – و در نتیجه محصول نهایی – حیاتی است. از آنجایی که مدیران زنجیره تأمین در تلاش هستند تا به‌طور‌مستمر هزینه‌ها را کاهش دهند و کارایی را بهبود بخشند، کیفیت یکی از نگرانی‌های مهم است، زیرا قطع‌کردن منابع می‌تواند اثرات خارجی مرگباری داشته باشد.

تکنولوژی

امروزه هیچ زنجیره تأمینی، بدون کمک‌های فنی قابل‌توجه نمی‌تواند کار کند و مدیریت زنجیره تأمین شامل مهار و ساده‌سازی این فناوری برای نیازهای خاص یک زنجیره خاص است؛ چه مدیریت امور مالی برای اطمینان از جریان‌های نقدی کارآمد باشد و چه به‌منظور ایجاد افقی مشخص در زنجیره تأمین به‌گونه‌ای که دقت و اهتمام حفظ شود و کلاه‌برداران خنثی شوند، هر عنصر زنجیره تأمین در دنیای امروز از اهرم هوشمند فناوری، سود می‌برد.

81% از مدیران زنجیره تأمین گزارش می‌دهند که تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها کمکی حیاتی به کاهش هزینه‌ها می‌کند و مطالعه گروه مشاور بوستون در سال 2016 نشان داد که استفاده از فناوری‌های زنجیره تأمین دیجیتال باعث می‌شود در دسترس‌بودن محصول 10% بالاتر برود و این کار 25% هم پاسخ سریع‌تر به تغییرات بازار ایجاد می‌کند. با بلوغ فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی و بلاک‌چین، مدیریت زنجیره تأمین به‌طور‌فزاینده‌ای شامل استفاده هوشمندانه از فناوری برای بهبود کارایی زنجیره تأمین و یافتن راه‌های جدید رشد برای کسب‌و‌کارها می‌شود. مدیران زنجیره تأمین باید قهرمان این فناوری‌ها باشند.

استاندارد مدیریت زنجیره تأمین

با توجه به این‌که زنجیره تأمین یک زنجیره بسیار بزرگ و یک شبکه از عناصر مرتبط به یکدیگر است، تعریف‌کردن استانداردهایی که بتوان از طریق آن نگاهی کل‌نگر به این زنجیره داشت از مهم‌ترین کارهایی است که هر نهادی باید انجام دهد. در همین راستا، استاندارد ایزو 28001 یک استاندارد بین‌المللی است که الزامات سیستم مدیریت امنیت برای زنجیره تأمین را تعریف می‌کند. این استاندارد بین‌المللی گزینه‌ای را برای ایجاد و مستندسازی سطح معقول امنیت در داخل زنجیره‌های تأمین بین‌المللی و اجزای سازنده آن‌ها برای سازمان‌ها فراهم می‌آورد. استاندارد ایزو 28001 سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا تصمیمات مبتنی بر ریسک بهتری را در مورد امنیت در این زنجیره‌های تأمین بین‌المللی اتخاذ کنند.

همچنین هدف این استاندارد، هماهنگی و تکمیل چارچوب استانداردهای سازمان جهانی گمرک برای امنیت و تسهیل تجارت جهانی است. برای بنگاه‌هایی که در حلقه‌های زنجیره تأمین وقفه دارند یا با مشکلات امنیتی مواجهند – گواهینامه سیستم مدیریت امنیت زنجیره تأمین ایزو 28001 از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، تا خطرات ناشی از زنجیره تأمین را به‌درستی تشخیص دهند و آن‌ها را به‌طور مؤثر مدیریت کنند. شما چه ایزوهای دیگری را می‌شناسید و به‌نظرتان نبود این ایزوها می‌تواند چه تأثیر منفی و خساراتی را به زنجیره وارد کند؟

مدیریت کیفیت نقش مهمی در ایجاد یک شرکت کارآمد ایفا می‌کند، چراکه کار آن نظارت بر کلیه فعالیت‌ها و وظایف موجود در یک سازمان است تا از سازگاری محصولات و خدمات ارائه‌شده و همچنین ابزارهای مورداستفاده  در این مسیر، اطمینان حاصل شود. هدف از این شیوه مدیریت، بهبود تولید، افزایش کارایی و اجرای اصولی کلیه فرایندهایی است که شرکت‌ها در دستور کار خود قرار داده‌اند. درواقع می‌توان گفت آن چیزی که در سازمان‌ها امکان دستیابی و حفظ سطح مطلوبی از کیفیت را فراهم می‌کند، مدیریت کیفیت است. در این مسیر استانداردهای مدیریت کیفیت از جایگاه ویژه‌ای برخوردارند. این استانداردها جزییاتی از الزامات، مشخصات، دستورالعمل‌ها را مشخص می‌کنند  که محصولات یا خدمات نهایی باید به‌طور پیوسته با آن‌ها مطابقت داشته باشند، تا درنهایت انتظارت سازمان برآورده شود.

چه صاحب کسب‌وکار هستید و چه مدیر اجرایی یک سازمان، یادگیری بیشتر در مورد این مفهوم می‌تواند به شما در پیش‌برد اهدافتان کمک بسیاری کند چون تا زمانی که مشتریانی برای جلب رضایت وجود داشته باشند، شرکت‌ها باید بتوانند پیشرفت کنند و برای این کار لازم است ارتباط ویژه و همیشگی‌ای با حوزه مدیریت‌کردن کیفیت داشته باشند. ما در این مقاله توضیح می‌دهیم که مدیریت کیفیت چیست، کیفیت چه تعریفی دارد، و استانداردهای این شیوه مدیریت چه هستند، پس تا پایان با ما همراه شوید.

مدیریت کیفیت چیست؟

مدیریت کیفیت را می‌توان نظارت بر تمامی فعالیت‌ها و وظایفی دانست که سازمان‌ها آن‌ را برای رسیدن یا حفظ سطح مطلوبی از کیفیت اجرا می‌کنند. به‌کارگیری این مفهوم در ساختار یک کسب‌وکار درنهایت باعث می‌شود تا شرکت‌ها مطمئن شوند مسیری که طی می‌کنند و نتایجی که از آن حاصل می‌شود، می‌تواند به‌طور کامل نیازها و انتظارات مشتری، شرکت‌کنندگان و سهامداران شرکت را برآورده کند. به‌طورکلی می‌توان گفت مدیریت کیفیت از طریق اجرای ابتکارات کوتاه‌مدت بر اهداف بلندمدت تمرکز می‌کند و از چهار جزء کلیدی تشکیل‌شده است که در ادامه این چهار جزء را به‌صورت مختصر توضیح داده‌ایم.

برنامه‌ریزی کیفیت

به برنامه‌ای که شرکت‌ها برای شناسایی استانداردهای موردنظرشان در مورد کیفیت محصول و یا خدماتی که قصد ارائه آن را دارند و همچنین تصمیماتی که برای رسیدن به آن در نظر گرفته‌اند، برنامه‌ریزی کیفیت می‌گویند.

بهبود کیفیت

به روش‌هایی که سازمان‌ها برای بهبود فرآیند تولید با هدف تغییر بخش‌هایی از فرایند که نتوانسته است انتظارات موردنظرشان را برآورده کند، بهبود کیفیت می‌گویند. بهبود مستمر کیفیت باید به‌عنوان بخشی از اهداف کلیه بخش‌های یک سازمان در نظر گرفته شود.

کنترل کیفیت

به فرآیندهای فنی‌ که پیشرفت پروژه و انطباق آن با برنامه در نظر گرفته‌شده را بررسی، تجزیه‌وتحلیل و گزارش می‌کنند، کنترل کیفیت می‌گویند که نقشی حیاتی در مدیریت کیفیت ایجاد می‌کند. درواقع کنترل کیفیت مجموعه اقدامات و رویه‌هایی است که باید دنبال شوند تا اطمینان حاصل شود که کیفیت یک محصول در برابر مجموعه‌ای از معیارها حفظ می‌شود و بهبود می‌یابد و هر گونه اشتباهی که با آن مواجه می‌شوید حذف می‌شود یا کاهش می‌یابد. تمرکز کنترل کیفیت روی این مورد است که اطمینان حاصل شود که تولید محصول مطابق با نیازهای مشتری است.

تضمین کیفیت

اقدامات سیستماتیک و برنامه‌ریزی‌شده برای توسعه یا تولید محصولات قابل‌اعتماد را تضمین کیفیت می‌گویند. درواقع، هدف از سیستم تضمین کیفیت افزایش اعتماد مشتری و اعتبار یک شرکت است، این بخش از مدیریت کیفیت باعث می‌شود تا کارایی خدمات شرکت بهبود یابد و بتواند با دیگر شرکت‌ها رقابت کند. از این منظر تضمین کیفیت درواقع تضمین رقابت‌پذیری کالاها و خدمات هم هست.

هدف مدیریت کیفیت چیست؟

هدف مدیریت کیفیت را می‌توان رسیدن به اطمینان درباره همکاری مؤثر همه ذی‌نفعان سازمان در راستای بهبود فرآیندها، محصولات، خدمات و فرهنگ شرکت دانست، تا بتواند سازمان را به موفقیت بلندمدتی که از رضایت مشتری آن نشأت می‌گیرد، برساند. فرآیند مدیریت کیفیت شامل مجموعه‌ای از دستورالعمل‌هاست که توسط یک تیم متخصص استخراج می‌شوند، تا درنهایت موجب اعتماد یک سازمان به کیفیت و استانداردهای محصولات و خدماتشان شود.

این فرآیند زمانی شروع می‌شود که سازمان، اهداف کیفی را تعیین می‌کند که برای جلب رضایت مشتری باید برآورده شوند. بنابراین سازمان نحوه اندازه‌گیری اهداف را تعریف می‌کند، اقدامات لازم برای سنجش کیفیت را انجام می‌دهد، سپس هرگونه مشکل کیفی که ایجادشده را شناسایی و بهبود می‌بخشد و درنهایت یک گزارش از سطح کلی کیفیت به‌دست‌آمده ارائه می‌دهد. مدیریت کیفیت تضمین می‌کند که محصولات و خدمات تولیدشده توسط سازمان با انتظارات مشتریان مطابقت داشته باشد.

کیفیت چیست؟

وقتی از مدیریت کیفیت صحبت می کنیم منظورمان مدیریت چه پارامترهایی است؟ هر کسب‌وکاری از مجموعه اجزایی تشکیل شده است که همه با هم برای کسب سود فعالیت می‌کنند. در واقع بخش اصلی یک تجارت، محصول یا خدمات با کیفیتی است که کسب‌وکارها به مشتریان خود می‌فروشند. باتوجه به گستردگی حوزه فعالیت کسب وکارها، کیفیت می‌تواند معانی و تعبیرهای مختلفی داشته باشد، بااین حال اما وجود آن، یک شرط مهم برای رسیدن به موفقیت محسوب می‌شود. کیفیت براساس مجموعه انتظاراتی که از یک کالا و خدمات مشابه ایجاد می‌کند، امکان مقایسه آن‌ها را با هم فراهم می‌کند. از میان تعاریف مختلفی که برای کلمه کیفیت وجود دارد، بهترین آن را می‌توان این دانست: «کیفیت پاسخگویی به نیازها و انتظارات مشتریان است».

کیفیت موجب افزایش وفاداری مشتری و ایجاد شهرت می‌شود و در بالاترین حد خود می‌تواند یک کسب‌وکار را به‌عنوان رهبر یک صنعت خاص معرفی کند، از ‌همین‌ رو می‌توان وجود آن را برای پیشرفت یک تجارت حیاتی دانست. اگر یک کسب‌وکار بتواند کالاها و خدمات با کیفیت ایجاد و توزیع کند، احتمال اینکه بتواند خودش را بر سر زبان‌ها بیندازد بیشتر است. بر این اساس می‌توان جنبه‌های کلیدی کیفیت برای مشتری را مواردی مانند طراحی و عملکرد خوب در کنار ویژگی‌هایی مثل قابل‌اعتماد و کارا بودن، ثبات، دوام و همچنین خدمات پس از فروش خوب دانست.

چرا مدیریت کیفیت اهمیت دارد؟

برای رونق کسب‌وکار باید کیفیت در همه سطوح تجارت حرف اصلی را بزند. به‌همین‌دلیل است که گاهی بعضی شرکت‌ها سیستم‌هایی را ایجاد می‌کنند که تضمین می‌کند کالاهایشان از بالاترین الزامات کیفیت برخوردارند و به‌درستی کار می‌کنند. از مهمترین دلایل پیاده‌سازی یک سیستم کیفیت در شرکت‌ها را می‌توانیم موارد زیر بدانیم.

تولید منسجم محصولات باکیفیت

یکی از اهمیت‌های مدیریت کیفیت را می‌توان پتانسیل آن در کمک به کسب‌وکارها در ایجاد ثبات، دوام، اعتماد و بهبود عملکرد کالاهایشان دانست. وجود این ویژگی‌ها به یک شرکت کمک می‌کند تا از رقبای خود متمایز شود. از طرفی کالاهای بهتر منجر به رضایت مصرف‌کنندگان و افزایش درآمد هم می‌شود. سیستم‌های مدیریت کیفیت، علاوه بر کیفیت محصول، ساختارها، نقش‌ها و وظایف ارتباطی مشخصی را هم برای همه بخش‌ها ایجاد می‌کند. در نتیجه، روحیه کارکنان افزایش می‌یابد، عملکرد بهبود می‌یابد و کارایی افزایش می‌یابد.

جلب رضایت مشتری

مصرف‌کنندگان در اقتصاد رقابتی امروزی بیش از هر زمان دیگری به کالاهای مختلف دسترسی دارند، با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژی، آنها می‌توانند هزاران برند و فروشگاه مختلف را ببینند و خدماتشان را پیگیری کنند. درنتیجه اگر شرکتی می‌خواهد متمایز شود، باید علاوه‌بر اینکه انتظارات مشتریان را برآورده می‌کند، از آن‌ها نیز فراتر عمل کند. مدیریت کیفیت می‌تواند به شما در تبدیل مشتریان بالقوه به مشتریان وفادار با اصلاح مداوم کالاها و بهبود خدمات کمک کند.

بالا‌رفتن سطح بهره‌وری

بهره‌وری کارکنان زمانی افزایش می‌یابد که شرکت اهمیت مدیریت کیفیت را در تمام فعالیت‌های تجاری خود تشخیص داده و اجرا کند. این امر باعث می‌شود تا کارکنان متوجه اهمیت و تاثیر همه فعالیت‌هایشان بر کیفیت کالا و خدمات شرکت بشوند؛ به‌علاوه آن‌ها شاهد خواهند بود که موانع و کاستی‌ها بلافاصله برطرف می‌شود و سطح تولید افزایش می‌یابد.

کاهش خطاهای انسانی

هنگامی که یک شرکت به اهمیت مدیریت کیفیت پایبند باشد، مجبور است مجموعه‌ای از استانداردها و اصولی را رعایت کند که برای هر یک از فرآیندهای تجاری شرکت ایجاد شده‌اند؛ درنتیجه همه افراد مرتبط در تجارت، از مدیریت ارشد گرفته تا کارکنان و کارآموزان از قوانین یکسانی پیروی می‌کنندکه به معنی کاهش اشتباهات فردی و افزایش بهره‌وری و کارایی شغلی می‌شود. علاوه‌بر‌این، زمانی که خطاهای انسانی کاهش می‌یابد، احتمال هرگونه آسیبی نیز کمتر می‌شود.

شناخته شدن

شرکت‌های کوچک تلاش زیادی برای رقابت با همتایان بزرگتر خود انجام می‌دهند. برای این مهم ارائه محصولات و خدمات باکیفیت بسیار مهم است. سیستم‌های مدیریت کیفیت اطلاعات و قوانینی ارائه می‌دهند که باعث می‌شود مطمئن باشید کارها درست انجام می‌شود. علاوه‌بر‌این، آنها به شرکت شما در دستیابی به حداکثر بهره‌وری هزینه و استفاده از منابع کمک می‌کنند. در درازمدت، این اقدامات موجب ساخته‌شدن برند شرکت شما می‌شود و  شما را فراتر از رقبایتان در بازار به مشتریان معرفی می‌کند.

استانداردهای مدیریت کیفیت

استانداردهای مدیریت کیفیت شامل استاندارد ISO 9000:2015 سیستم های مدیریت کیفیت – مبانی و واژگان ، استاندارد  ISO 9001:2015 سیستم های مدیریت کیفیت –الزامات ، استاندارد  ISO 9004:2018 سیستم مدیریت کیفیت – کیفیت سازمان – راهنمایی برای دستیابی به موفقیت پایدار ، چارچوبی برای مدیریت فعالیت‌های کلیدی یک کسب‌وکار ایجاد می‌کنند. آن‌ها مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های مشخص هستند که ویژگی‌های نهایی کلیه فعالیت‌ها و محصولات را مشخص می‌کنند. محصولات باید از این استانداردها پیروی کنند تا شرکت اطمینان حاصل کند که کیفیت آن‌ها با انتظارات مطابقت دارد، برای هدف تعیین‌شده مناسب هستند و می‌توانند نیازهای کاربران خود را برآورده کنند. درنتیجه می‌توان گفت استانداردها عنصر اساسی سیستم‌های مدیریت کیفیت هستند. یکی از مواردی که به مشتریانتان ثابت می‌کند محصولات و خدمات شما به‌طور مداوم سطح مشخصی از کیفیت را ارائه می‌دهند، بهره‌مندی کسب‌وکار شما از گواهینامه ایزو 9001 است.

منبع1 / منبع2

دنیای امروز دنیایی پویا و سرشار از تغییرات سریع است و همین موضوع، نقش آموزش را در ارتقاء توانمندی‌های کسب‌و‌کارها، سازمان‌ها و کارکنان آن‌ها پررنگ‌تر می‌کند. کسانی که در بخش‌های مختلف هر ارگانی مشغول به کار می‌شوند، از همان ابتدا به انواع آموزش‌های مختلف برای شناخت شغل و سپس رسیدن به جایگاه مورد انتظار مدیران سازمان نیاز دارند. به عبارت دیگر می‌توان گفت سازمانی با قدرت به پیش می‌رود که کارکنانش به خوبی در مقاطع مختلف آموزش دیده و با آگاهی کافی به فعالیت مشغول هستند. اما این آموزش‌ها چگونه ارائه می‌شود؟ مسلما هر فعالیتی در سازمان به سازماندهی و هماهنگی کافی نیاز دارند. این سازماندهی و هماهنگی در مورد آموزش، توسط مدیریت آموزش سازمان انجام می‌شود. ما پیش از این در QBC به این مفهوم که مدیریت چیست پرداخته‌ایم. اکنون اگر می‌خواهید بدانید که مدیریت آموزش چیست این مقاله را تا انتها بخوانید.

مدیریت آموزش چیست

در این مقاله قصد داریم با چیستی و چرایی یکی از شاخه‌های مهم مدیریت یعنی مدیریت آموزشی آشنا شویم. عملکرد مناسب هر سازمانی به استفاده صحیح از منابع در دسترس آن بستگی دارد. این منابع به‌صورت پیوسته در حال تغییر و دگرگونی هستند. مدیریت آموزشی همان چیزی است که برای تحقق این هماهنگی به کار می‌رود. در واقع مدیریت آموزش علمی است که تلاش می‌کند تا همه چیز را در جهت تحقق اهداف تعیین شده سازمان سوق دهد. به عبارت بهتر می‌توان گفت این مدیریت، مجموعه کارکردهایی است که به ارائه خدمات آموزشی باکیفیت منجر می‌شود و به هماهنگی کاملی بین کارکنان، فناوری و شیوه‌های مدیریتی نیاز دارد.

مدیران آموزشی موظف هستند تا منابع موجود را از طریق به‌کار‌گیری عملی اصول مدیریت، برای دستیابی به اهداف آموزشی که توسط رهبران آن سازمان تعیین شده، در اختیار بگیرند و سازمان‌دهی کنند. مطابق این تعریف، مدیریت آموزش فرآیندی انعطاف‌پذیر است که می‌تواند همراه با تغییر شرایط اجتماعی- اقتصادی در یک جامعه یا توسعه سریع فناوری‌های دیجیتالی تغییر کند.

اهمیت مدیریت آموزشی در سازمان

به نظر می‌رسد هیچ تعریف دقیقی برای بیان مفهوم مدیریت آموزشی در سازمان وجود ندارد. اما می‌توان آن را به صورت یک عملکرد انسانی پیچیده که منابع مختلف را برای دستیابی و تحقق خواسته‌ها و اهداف مورد انتظار جمع کرده و در دسترس قرار می‌دهد توصیف کرد. این شاخه از مدیریت در ابتدا تنها برای مراکز آموزشی کاربرد داشت، اما امروزه برای تولید و ارائه محتوای آموزشی در هر سطحی کاربرد دارد.

این مدیریت در سازمان‌هایی موفق‌تر است که روابط بین انسانی در آن نقش اصلی را ایفا می‌کند. با توجه به این تعریف می‌توان گفت که برای موفقیت مدیریت آموزشی در سازمان، باید از یک سو آزادی و انعطاف کافی وجود داشته باشد و از سوی دیگر، همه فعالیت‌ها مبتنی بر نظم، آراستگی و انضباط دقیق باشد. بنابراین مدیریت آموزش مستلزم اقدامات عملی برای اطمینان از فعالیت سیستم برای دستیابی به اهداف یا مقاصد مورد نظر است. استاندارد ایزو ۱۰۰۱۵ در ایجاد، اجرا و نگهداری فرآیند آموزشی سازمان‌ها موثر است.

هدف‌های مدیریت آموزشی

مدیریت آموزش مانند سایر بخش‌های مدیریت دارای اهداف خاصی است. از مهم‌ترین هدف‌های آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دستیابی به اهداف مورد نظر از طریق مدیریت کارامد منابع موجود
•  کمک به توسعه برنامه‌ریزی برای بهره‌مندی همه اعضای جامعه هدف از خدمات آموزشی
• ایجاد زمینه‌ برای دستیابی به اطلاعات و تصمیم‌گیری در مورد نحوه آموزش و خدماتی که ارائه می‌شود
• کمک به سازماندهی فعالیت‌هایی که کارکنان شاغل در مراکز مطالعاتی انجام می‌دهند
• دستیابی به اهداف پیشنهادی در تمام زمینه‌های آموزشی سازمان
• ارتقاء خدمات آموزشی از طریق شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود در سازمان

انواع مدیریت آموزش

در ادامه به معرفی چهار نوع عمده مدیریت آموزش که شامل متمرکز در مقابل غیر متمرکز، بیرونی در مقابل درونی، خودکامه در مقابل دموکراتیک و خلاق است می‌پردازیم.

متمرکز در مقابل غیر متمرکز

این نوع مدیریت آموزشی به تمرکز قدرت و مسئولیت، نظارت و کنترل آموزشی از یک سو و تقسیم، توزیع اختیارات و مسئولیت‌های مدیریت آموزشی و کنترل و نظارت آن از سویی دیگر اطلاق می‌شود. در میان این دو نوع مدیریت آموزشی، مدیریت غیر متمرکز در سازمان‌های مختلف پذیرفته شده‌تر است. دلیل آن را می‌توان در این نکته یافت که تقسیم و توزیع اختیارات، مسئولیت‌ها و وظایف از هر نوع، می‌تواند در موفق شدن هر برنامه‌ای موثر باشد.

بیرونی در مقابل درونی

مدیریت بیرونی برنامه آموزشی به معنای آن دسته از عناصر، عوامل و نهادهای حمایتی است که فرصت‌ها و امکاناتی را برای مدیریت روان برنامه آموزشی از منظر بیرونی فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، مدیریت بیرونی آموزشی به افراد یا عناصری اطلاق می‌شود که به طور غیر‌مستقیم در مدیریت آن نقش دارند. این عناصر می‌توانند شامل مدیران، اعضای جامعه، متخصصان، کارشناسان و… باشند. این افراد ضمن ایجاد فضایی مناسب برای آموزش، پیشنهاداتی برای مشارکت و نظارت بر مدیریت موسسه آموزشی ارائه دهند.

مدیریت آموزش داخلی به مدیریت هر برنامه‌ای اطلاق می‌شود که برگزارکنندگان آن به طور فعال و از داخل سازمان یا موسسه در مدیریت برنامه آموزشی مشارکت دارند. این افراد در یک شرکت می‌توانند شامل مدیر یا سرپرست، پرسنل آموزشی، کارکنان غیر آموزشی و… باشند. علاوه بر این مدیریت داخلی به معنی این است که پرسنل وظایفی را که در رابطه با برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، نظارت، کنترل، اداره و ارزیابی به آن‌ها محول شده انجام دهند. معمولا واحد منابع انسانی هر سازمان، بخشی برای آموزش کارکنانش دارد.

مستبد در مقابل دموکراتیک

یک مدیر مستبد درست مانند مدیریت متمرکز به ایفای نقش می‌پردازد. در مدیریت متمرکز، تمرکز قدرت و مسئولیت آموزشی با محوریت و اعمال قدرت مرکزی سازمان است. به این معنی که همه سیاست‌ها و برنامه‌ها توسط یک سازمان مرکزی هدایت می‌شوند. در اینجا قدرت مرکزی ممکن است یک فرد یا گروهی از افراد باشند. بنابراین هنگامی که قدرت‌ها و مسئولیت‌ها حول یک فرد یا گروه خاص متمرکز می‌شوند، اصطلاح استبداد یا خودکامگی در کانون توجه قرار می‌گیرد. در چنین مدیریتی وظیفه کارکنان این است که قوانین و دستورات مرکزی را تائید کرده و بر اجرای آن نظارت کنند.

اما مدیریت دموکراتیک به این واقعیت اشاره می‌کند که در عصر مدرن، دموکراسی و کمک گرفتن از آرای جمع، به زندگی بهتری منجر می‌شود. با توجه به رویکرد زمینه‌ای موجود می‌توان چنین تصور کرد که در حوزه آموزش، مدیریت دموکراتیک بسیار مهم‌تر و موثرتر باشد. به عبارت دیگر می‌توان گفت مدیریت آموزشی دموکراتیک، نیاز روز برای توسعه آموزش سالم در هر موسسه آموزشی یا سازمانی است.

البته اقتدار و توانایی کنترل اوضاع مانند سایر مدیریت‌های آموزشی، به عنوان دو ویژگی اساسی مدیریت دموکراتیک تلقی شده که به شکل غیر‌متمرکز اعمال می‌شوند. می‌توان گفت تمرکز‌زدایی در واقع نوعی از مدیریت است که در آن، کنترل امور به بخش‌ها یا افراد دیگر در سطوح مختلف واگذار می‌شود. مدیریت دموکراتیک بر اصول تقسیم مسئولیت، برابری، آزادی و همکاری استوار است.

خلاق

مدیریت خلاقانه هر برنامه آموزشی نشان‌دهنده منحصر به فرد بودن رئیس موسسه‌ای است که برنامه آموزشی در آن اجرا می‌شود. در این نوع مدیریت، هر برنامه آموزشی با بهره‌گیری از استعدادهای خلاق  مرتبط، به نحو مطلوب و قابل قبولی انجام می‌شود.

وظایف مدیریت آموزش

شرکت‌ها به دلیل پویایی جهانی با تغییرات همیشگی مواجه هستند و برای هماهنگی با این تغییرات، به مدیریت آموزش نیاز دارند. این مدیریت وظایف مختلفی دارد؛ از جمله:

برنامه‌ریزی

در این بخش، برنامه سالانه مرکز آموزشی سازمان و برنامه‌های کوتاه و بلند مدت آن وجود دارد. اهداف و مسیرهای عمل هم در بخش برنامه‌ریزی تعریف می‌شوند. در این فرآیند، بافت اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی سازمان باید در نظر گرفته ‌شود.

سازمان‌دهی

فعالیت‌ها بین اعضای تیم توزیع می‌شود و منابع خاصی برای هر فعالیت اختصاص می‌یابد. در تخصیص فعالیت‌ها باید افراد مناسبی را پیدا کرد تا با توجه به اهداف، آن‌ها را با موفقیت انجام دهند. در این بین، تخصیص منابع به آموزش‌دهندگان مورد توجه ویژه است؛ چون آن‌ها فرآیند تدریس را انجام می‌دهند که اصلی‌ترین فعالیت آموزشی در سازمان به حساب می‌آید.

رهبری و کنترل

بررسی این که اهداف مورد نظر مطابق آن‌چه در برنامه سالانه درج شده محقق می‌شود یا خیر، کنترل نامیده می‌شود. یک مدیر آموزشی در نقش رهبر فرآیند آموزشی، می‌تواند بر نحوه اجرا و مراحل آن نظارت ‌کند. این کار باید به‌طور پیوسته انجام شود تا مطمئن شویم که پروسه آموزش به‌صورت منظم انجام و ارزش‌های لازم به افراد تحت آموزش منتقل می‌شود.

ارزیابی

این مرحله، امکان ارزیابی کمی و کیفی اجرای طرح‌های آموزشی و پروژه‌های درسی مراکز مطالعاتی و آموزشی را فراهم می‌کند. ارزیابی معمولا در دو حوزه تضمین کیفیت آموزش و بررسی نتایج جانبی آن انجام می‌شود. اگر می‌خواهید درباره سیستم مدیریت کیفیت در آموزش بیشتر بدانید، به بلاگ QCB مراجعه کنید.

مولفه‌های مدیریت آموزش

در چنین مدیریتی عناصر اساسی مداخله می‌کنند که بر توسعه اهداف اثرگذار خواهند بود. برخی از این مولفه‌ها عبارتند از:

ماموریت و اهداف

این مولفه دلیل وجودی سیستم آموزشی است که مشخص می‌کند این سیستم برای آموزش چه کسانی طراحی شده و هدف از مدیریت آموزشی چیست. اهداف مورد نظر باید در تمام برنامه‌های آموزشی و پروژه‌های انجام شده منعکس شوند.

مفروضات فلسفی و روانشناختی

مدیریت منابع برای ارائه خدمات به صراحت در مدیریت تعریف شده است. مدیریت آموزش به دنبال ترکیب موثر منابع انسانی، اقتصادی و مادی برای ارائه خدمات آموزشی باکیفیت خواهد بود. پیش‌فرض‌های روانشناختی هم بر لزوم هماهنگی بین مرکز مدیریت، جامعه آموزشی، محیط و گروه هدف تاکید دارد.

ساختار

این مولفه‌ای است که از طریق آن، عملکردها باید انجام شوند. ساختار عبارت است از:

• اجزایی که از افراد تشکیل دهنده واحدها ساخته می‌شود
• واحدهایی که کار به آن‌ها تقسیم می‌شود
• کارکرد فعالیت‌هایی که به افراد حاضر در فرآیند نسبت داده می‌شود

فرهنگ

همه فرآیند مدیریت آموزشی از اصول، ارزش‌ها و باورهای سازمانی مشترک در میان اعضای آن پیروی می‌کند که فرهنگ آن سازمان خواهد بود.

محیط

عوامل خارجی که بر مدیریت آموزشی تاثیر می‌گذارند مانند جامعه، شرایط اقتصادی، اجتماعی و… عوامل محیطی موثر هستند.

نتیجه‌گیری

مدیریت آموزشی نقشی حیاتی در دستیابی به اهداف سازمان و پیشبرد آن دارد. به عبارت بهتر می‌توان گفت که دستیابی به اطلاعات نوین جهانی، ارتقاء دانش کارکنان و پویاسازی سازمان‌ها بدون بهره‌گیری از چنین مدیریتی امکان‌پذیر نیست. این آموزش‌ها علاوه بر افزایش بهره‌وری، منجر به بهبود شرایط کار و افزایش میزان رضایت شغلی کارکنان هم خواهد شد. با توجه به این مسئله، تقویت روحیه کارکنان، خلاقیت، نوآوری و… از نتایج این مدیریت در سازمان‌ها شناخته می‌شود. ضمنا با تقویت مدیریت آموزش می‌توان انتظار پیشرفت بیشتر امور را در سطوح مختلف سازمانی داشت. برای دریافت گواهینامه‌ ایزو مرتبط با منابع انسانی (ایزو 10015)و سایر حوزه‌ها می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید یا به وب‌سایت ما مراجعه کنید.

همان‌طور که کسب‌وکارها رشد می‌کنند، احتمال قرار‌گرفتن آن‌ها در معرض خطرات بالقوه افزایش می‌یابد، خطراتی که روی‌دادنشان بیزینس‌ها را با چالشی جدی روبه‌رو می‌کند. طیف متنوعی از خطرات مالی، ریسک‌های عملیاتی، ریسک‌های قانونی یا خطرات ایمنی همیشه در کمین کسب‌وکارها قرار دارد، برای مقابله با این موقعیت‌های استرس‌زا، مدیران تجاری و ذی‌نفعان، برنامه مدیریت ریسک را برای اجرا و پیش‌برد تصمیم‌گیری کلی خود اجرا می‌کنند. مدیریت ریسک نوعی از مدیریت است که برای شناسایی انواع ریسک، ازجمله ریسک بازار، ریسک ایمنی، ریسک فناوری اطلاعات و تعهدات قانونی استفاده می‌شود. اجرای استراتژی‌های مدیریتی برای ایجاد فرهنگ کاهش ریسک یکی دیگر از پیامدهای این نوع از مدیریت است. در سال‌های اخیر و با وجود کووید 19، اصولا اجرای مدیریت ریسک حتی تعریف مدیریت را تحت تاثیر قرار داده است، در ادامه وجوه مختلف این مفهوم را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد.

ریسک چیست؟

ریسکْ بیانگر عدم‌اطمینان از آینده است و موضوع آن در تجارتْ عدم‌اطمینان از حصول سود یا نتیجه مورد انتظار است. این موقعیت نشان‌دهنده احتمالاتی است که سرمایه‌گذار باید برای تحقق‌بخشیدن به سود مورد انتظارش از سرمایه‌گذاری در نظر بگیرد. ریسک انواع مختلفی دارد و از موقعیت‌های مختلفی سرچشمه می‌گیرد. از انواع ریسک می‌توانیم به ریسک نقدینگی، ریسک حاکمیتی، ریسک بیمه و ریسک تجاری اشاره کنیم که البته در این نوشته عطف توجه ما به ریسک در حوزه کسب‌و‌کار خواهد بود.

مدیریت ریسک چیست؟

مدیریت ریسک فرآیند شناسایی، ارزیابی و کنترل تهدیدات احتمالی سرمایه و درآمد سازمان است. این خطرات از منابع مختلفی ازجمله عدم قطعیت‌های مالی، بدهی‌های قانونی، مسائل فناوری، خطاهای مدیریت استراتژیک، حوادث و بلایای طبیعی ناشی می‌شوند. یک برنامه مدیریت ریسک موفق به سازمان کمک می‌کند تا طیف کاملی از ریسک‌هایی که احتمالاً با آن‌ها مواجه می‌شود را در نظر بگیرد. مدیریت ریسک همچنین رابطه بین ریسک‌ها و تأثیرات آن‌ها بر اهداف استراتژیک سازمان را بررسی می‌کند. وجود رویکرد کل‌نگر در این نوع از مدیریت، به‌دلیل تأکید آن بر پیش‌بینی و درک ریسک در سراسر سازمان، گاهی به‌عنوان مدیریت ریسک سازمانی توصیف می‌شود.

مدیریت ریسک سازمانی (ERM)، علاوه‌بر تمرکز بر تهدیدات داخلی و خارجی، روی اهمیت مدیریت ریسک مثبت نیز تأکید دارد. منظور از ریسک مثبت، فرصت‌هایی هستند که می‌توانند ارزش کسب‌وکار را افزایش دهند و در صورت عدم‌استفاده از این فرصت‌ها سازمان آسیب می‌بیند. در نظر داشته باشید که هدف از برنامه مدیریت ریسک، حذف ریسک نیست؛ بلکه هدف آن حفظ و افزودن ارزش شرکت با گرفتن تصمیمات ریسک‌پذیر اما هوشمندانه است. درواقع، ما ریسک‌ها را مدیریت می‌کنیم تا بدانیم کدام ریسک‌ها ارزش پذیرش دارند و می‌توانند ما را به هدفمان نزدیک کنند و از کدام ریسک‌ها باید دوری ‌کنیم.

چرا مدیریت ریسک اهمیت دارد؟

اگر رویدادی پیش‌بینی‌نشده سازمان شما را غافلگیر کند، تأثیر آن در حالت خوش‌بینانه می‌تواند جزئی باشد و شما متحمل هزینه زیادی نشوید. اما همیشه حوادث مهربانانه روی نمی‌دهند و گاهی نتایج فاجعه‌باری رقم می‌زنند، حوادثی که عواقبی جدی‌ برای سازمان در بردارند. تأثیرات غیرقابل جبرانی مانند هزینه مالی قابل‌توجه و یا حتی بسته‌شدن کسب‌وکار از پیامدهای عدم مدیریت ریسک در سازمان است. یکی از دلایل تأکید زیاد بر مدیریت ریسک دوری از چنین موقعیت‌هایی است. هر کسب‌وکاری که دارای سرمایه است، این سرمایه چه نیروی انسانی باشد و چه سرمایه مالی، باید برای شناسایی و کاهش ریسک برنامه داشته باشد. چراکه هرلحظه ممکن است، این دارایی‌ها را در اثر سرقت، بلایای طبیعی یا دعوی قضایی از دست بدهد.

انواع ریسک‌هایی که کسب و کار شما با آن مواجه است

دسته‌های اصلی ریسک که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از 1. ریسک استراتژیک؛ برای مثال وقتی یک رقیب وارد بازار می‌شود، 2. ریسک انطباق؛ برای مثال معرفی قوانین جدید بهداشت و ایمنی و انطباق با آن‌، 3. ریسک مالی؛ به‌عنوان‌مثال عدم پرداخت توسط مشتری یا افزایش نرخ بهره در وام تجاری، 4. ریسک عملیاتی؛ برای مثال خرابی یا سرقت تجهیزات کلیدی. این دسته‌بندی‌ها سفت‌و‌سخت نیستند و برخی از بخش‌های کسب‌و‌کار شما ممکن است نوع ریسکشان در بیش از یک دسته قرار گیرد. برای مثال، خطرات مرتبط با حفاظت از داده‌ها، می‌تواند هنگام بررسی عملیات یا مطابقت کسب‌وکار شما با شرایط جدید، پیش بیاید.

سایر ریسک‌ها عبارتند از 1. ریسک‌های زیست‌محیطی؛ از جمله بلایای طبیعی، 2. مدیریت ریسک کارکنان؛ مانند حفظ تعداد کارکنان، ایمنی کارمندان و کارگران، 3. بی‌ثباتی سیاسی و اقتصادی در هر بازاری که کالای خود را به آن صادر می‌کنید، 4. ریسک‌های بهداشتی و ایمنی.

ریسک استراتژیک

ریسک‌های استراتژیک آن دسته از ریسک‌های مرتبط با فعالیت در یک صنعت خاص هستند. این ریسک‌ها مواردی مثل تغییرات در بین مشتریان یا تقاضا، تغییرات صنعت و یا تغییرات در بخش تحقیق و توسعه را پوشش می‌دهند. برای مثال احتمال خرید یک شرکت خارجی توسط یکی از رقبای داخلی خود را در نظر بگیرید. این ممکن است به شرکت رقیب شما یک بازوی توزیع قدرتمند در یک کشور خارجی بدهد. شما به‌منظور پیش‌بینی این موقعیت باید از خودتان بپرسید: 1. آیا هیچ شرکت خارجی‌ای وجود دارد که توانایی این کار را داشته باشد؟ 2. آیا رقبای خارجی‌ای وجود دارند که بتوان آن‌ها را تصاحب کرد؟ 3. آیا اصولا رقیب شما با ایجاد بازوی توزیع‌کننده در خارج از کشور، قیمت‌ها در داخل کشور را کاهش می‌دهد یا بیشتر در تحقیق و توسعه سرمایه‌گذاری می‌کند؟ در جایی که احتمال قوی وجود دارد که این اتفاق بیفتد، باید نوعی پاسخ را آماده کنید.

ریسک انطباق

ریسک‌های انطباق آنهایی هستند که مرتبط هستند با نیاز به انطباق با قوانین و مقررات جدید. برای مثال با ظهور قانون استخدام یا بهداشت و ایمنی، شما ممکن است این مورد را در نظر داشته باشید که آیا این قانون می‌تواند به هزینه‌های شما اضافه کند؟ آیا این قانون تغییراتی را در شیوه مدیریت ریسک شما ایجاد می‌کند یا نه؟ یا برای مثال، نگرانی در مورد افزایش چاقی ممکن است مقررات سخت‌تر برچسب‌گذاری مواد غذایی را به همراه داشته باشد که می‌تواند هزینه‌ها را بالا ببرد یا جذابیت انواع خاصی از مواد غذایی را کاهش دهد.

ریسک‌های مالی

ریسک‌های مالی با ساختار مالی کسب‌وکار شما، معاملاتی که کسب‌وکار شما انجام می‌دهد و سیستم‌های مالی که در حال حاضر دارید، مرتبط است. شناسایی ریسک مالی شامل بررسی عملیات مالی روزانه شما، به‌ویژه جریان نقدی است. اگر کسب‌و‌کار شما بیش از حد به یک مشتری وابسته است و آنها قادر به پرداخت پول شما نیستند، این می‌تواند پیامدهای جدی برای دوام کسب‌و‌کار شما داشته باشد.

ریسک‌های عملیاتی

ریسک‌های عملیاتی با رویه‌های عملیاتی و اداری کسب‌و‌کار شما مرتبط است. این شامل بررسی استخدام، زنجیره تأمین، کنترل‌های حسابداری، سیستم‌های فناوری اطلاعات، آئین‌نامه و ترکیب هیئت مدیره می‌شود. شما باید این عملیات را به نوبه خود بررسی کنید، خطرات را اولویت‌بندی کنید و برای وقوع چنین ریسکی پیش‌بینی‌های مشخصی را در نظر بگیرید.

همچنین ریسک فناوری اطلاعات و حفاظت از داده‌ها برای تجارت اهمیت فزاینده‌ای دارد. اگر هکرها به سیستم‌های IT شما نفوذ کنند، می‌توانند داده‌های ارزشمند و حتی پول را از حساب بانکی شما سرقت کنند که در بهترین حالت شرم‌آور است و در بدترین حالت می‌تواند شما را از تجارت خارج کند. یک سیستم فناوری اطلاعات ایمن که از رمزگذاری استفاده می‌کند، از اطلاعات تجاری و مشتریان شما محافظت می‌کند.

اصول مدیریت ریسک چیست؟

بااینکه هر تیم متخصص در مدیریت ریسک، از روش خاص خود برای ارزیابی ریسک و واکنش به بحران‌های احتمالی استفاده می‌کند، بااین‌حال، در نظر گرفتن پنج اصل اساسی زیر به‌عنوان اصول مدیریت ریسک برای مجهز‌شدن سازمان در برابر هر نوع ریسکی ضروری است. پنج اصلی که با توجه به تعریف سازمان، تمام جنبه‌های مختلف مدیریت را در نظر می‌گیرند و برای موانع احتمالی، برنامه‌ریزی درازمدت را آسان و عملی می‌کنند.

خطرات احتمالی را شناسایی کنید

در اولین مرحله باید به این فکر کنید، که چه چیزی ممکن است در ادامه کار آسیب‌زا باشد؟ خطراتی که ممکن است از مسائل فنی مربوط به ساختمان شرکت ایجاد شوند مانند خطر آتش‌سوزی، خطرات عملیاتی که از گردش مالی و یا ورشکست‌شدن تأمین‌کننده اصلی ناشی می‌شوند، خطرات مالی مانند رکود اقتصادی کشورها و درنهایت ریسک‌های استراتژیک که می‌تواند به برند شرکت آسیب بزنند.

توانایی شناسایی انواع ریسک در فرآیند مدیریت ریسک یک اصل حیاتی است. شما می‌توانید برای شناسایی این دسته از خطرات، از تجربه و سابقه داخلی شرکت استفاده کنید و یا از متخصصان صنعت و تحقیقات خارجی مشاوره بگیرید. همچنین می‌توانید از طریق مصاحبه یا طوفان فکری گروهی، بخشی از این موارد را پیش‌بینی کنید. نکته بسیار مهم این است که به یاد داشته باشید، محیط ریسک محیطی ایستا نیست و همیشه در حال تغییر است؛ بنابراین این مرحله باید به‌طور منظم مورد بازبینی قرار بگیرد.

احتمال وقوع و تأثیر خطر را تجزیه‌وتحلیل کنید

احتمال وقوع یک خطر چقدر است و در صورت اتفاق افتادن، چه تأثیری می‌گذارد؟ بسیاری از سازمان‌ها از نقشه حرارتی یا همان هیت‌مپ برای اندازه‌گیری خطرات خود در این مقیاس استفاده می‌کنند. نقشه ریسک یک ابزار بصری است که مشخص می‌کند کدام خطرات مکرر و سهمگین‌تر هستند و درنتیجه به بیشترین منابع نیاز دارند. هیت‌مپ، همچنین به شما کمک می‌کند تا تشخیص دهید که کدام‌ خطر احتمال بسیار کمی دارد و کدام خطرات با وقوعشان تأثیر مخرب وسیعی نخواهند داشت. دانستن این احتمالات به شما نشان می‌دهد که باید زمان و پول خود را کجا خرج کنید و منابع شرکت را چگونه اولویت‌بندی کنید.

راه‌حل‌های جایگزین را بررسی کنید

راه‌های بالقوه مقابله با خطرات چه هستند و کدام راه‌ها بهترین تعادل را بین مقرون‌به‌صرفه‌بودن و مؤثر‌بودن خواهند داشت؟ سازمان‌ها معمولاً گزینه‌هایی برای پذیرش، اجتناب، کنترل یا انتقال ریسک دارند. پذیرش ریسک یعنی قبول اینکه بعضی خطرات در مسیر تجارت اجتناب‌ناپذیر هستند و انجام یک فعالیت به‌خصوص با تمام خطرات احتمالی آن، مزایای زیادی برای شرکت دارد و اجتناب از آن ضرر زیادی به بار خواهد آورد. اجتناب از خطر، یعنی سازمان از انجام یک سری از فعالیت‌ها کاملاً دوری می‌کند. کنترل ریسک یعنی انجام اقداماتی پیشگیرانه برای کاهش احتمال وقوع خطر و مدیریت تأثیرات آن، انتقال ریسک یعنی واگذاری مسئولیت هرگونه پیامد منفی به اشخاص و سازمان‌هایی دیگر، به‌طور مثال بیمه.

پاسخ‌گویی به خطرات

با شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و اولویت‌بندی ریسک‌ها، شرکت باید راه‌حل‌های مدیریت ریسک را برای کاهش مشکلات شناسایی‌شده اجرا کند. برای این کار باید از بین همه راه‌حل‌های بالقوه و معقول فهرست‌شده، راه‌حلی که بیشترین احتمال دستیابی به نتایج دلخواه را دارد، انتخاب کنید. همچنین باید یک فرآیند رسمی برای پیاده‌سازی راه‌حل، به‌طور منطقی و مداوم در سراسر سازمان تنظیم کنید و کارکنان را در هر مرحله از راه تشویق کنید.

پیگیری مداوم نتایج

مدیریت ریسک یک فرآیند است، نه پروژه‌ای که بتوان آن را تمام کرد و سپس به فراموشی سپرد. سازمان، محیط و خطرات آن دائماً در حال تغییر هستند، بنابراین این فرایند باید به‌طور مداوم مورد بازبینی قرار گیرد. مؤثر‌بودن مدیریت را بررسی کنید و در نظر بگیرید که آیا به به‌روزرسانی نیاز دارند و یا خیر. گاهی اوقات، اگر استراتژی اجراشده مؤثر نباشد، تیم مدیریت باید یک فرایند جدید را از نو پیاده کند. اگر سازمانی به‌تدریج فرآیند مدیریت ریسک خود را رسمی کند و فرهنگ ریسک را توسعه دهد، در مواجهه با تغییرات انعطاف‌پذیرتر و سازگارتر می‌شود. این همچنین به معنای تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر بر اساس تصویر کاملی از محیط عملیاتی سازمان و رسیدن به نتایج بهتر در درازمدت است.

محدودیت‌ها و استانداردهای مدیریت ریسک

استانداردهای مدیریت ریسک، مجموعه خاصی از فرآیندهای استراتژیک را تعیین می‌کنند که با اهداف یک سازمان شروع می‌شود و قصد دارند انواع ریسک را شناسایی و بهترین راه برای کاهش خطرات تعیین کنند. این استانداردها اغلب توسط آژانس‌هایی طراحی می‌شوند که با سازمان‌ها برای ارتقا اهداف مشترک همکاری می‌کنند، تا درنهایت به یک فرایند تضمین‌شده و باکیفیت در مدیریت ریسک می‌رسند. استاندارد ایزو 31000 در مدیریت ریسک یک استاندارد بین‌المللی است که اصول و رهنمودهایی را برای مدیریت مؤثر ریسک ارائه می‌کند.

درواقع این ایزو یک رویکرد کلی برای مدیریت ریسک ترسیم می‌کند که می‌تواند برای انواع ریسک‌ها اعمال شود و توسط هر نوع سازمانی مورداستفاده قرار گیرد. هدف این استاندارد اعمال مدیریت ریسک یکنواخت در بین سازمان‌های مختلف نیست. طراحی و اجرای طرح‌ها و چارچوب‌های مدیریت ریسک باید بتواند نیازهای متفاوت یک سازمان به‌خصوص را پاسخگو باشد. چراکه اهداف، زمینه، ساختار، عملیات، فرآیندها، عملکردها، پروژه‌ها، محصولات، خدمات، یا دارایی‌ها و شیوه‌های خاص هر سازمانی با هم متفاوت است.

ای PDF یا Word را شامل شوند. در سیستمِ خارجِ از جعبه یا همان out-of-the-box، انواع اسناد دانش عدانشْ مایه حیات هر شرکتی است. چون بدون وجود دانشْ تصمیم‌گیری، درس‌گرفتن از اشتباهات و توسعه محصولات جدید کار آسانی نخواهد بود. بر همین اساس مدیریت دانش رویکردی است که می‌توانید برای جذب، سازمان‌دهی و به اشتراک‌گذاری دانش شرکت خود با ذی‌نفعان داخلی و خارجی اتخاذ کنید. این رویکرد، مفهوم جدیدی نیست و چند سالی است که به‌آرامی در دنیای کسب‌وکار و محیط‌های دانشگاهی درحال‌توسعه است. همان‌طور که برای کسب‌وکارتان، دنبال شیوه‌های نوین پاسخ‌گویی به سؤال کلیدی مدیریت چیست می‌گردید، برای اهداف بلندمدتتان، باید از همان ابتدا به مدیریت دانش نیز اهمیت بدهید.

راه‌اندازی یک سیستم مدیریت دانش موفق کار آسانی نیست و باید متناسب با نیازها و شرایط منحصربه‌فرد کسب‌وکار شما باشد. به‌همین‌منظور شما باید یک درک استراتژیک از ساختار سیستم خود، موانع بالقوه‌ای که بر سر راه شما قرار دارند و مؤثرترین ابزارهایی که شما را قادر به پیاده‌سازی یک سیستم کارآمد می‌کند، به دست آورید. در همین راستا این مقاله به تعریف مدیریت، انواع مدیریت دانش و ابزارها و فناوری موردنیاز آن می‌پردازد.

مدیریت دانش چیست؟

رایج‌ترین تعریف از مدیریت دانش تعریفی است که گارتنر ارائه داده است: «مدیریت دانش رشته‌ای است که رویکردی یکپارچه را برای شناسایی، جمع‌آوری، ارزیابی، بازیابی و به‌اشتراک‌گذاری تمام دارایی‌های اطلاعاتی یک شرکت ترویج می‌کند. این دارایی‌ها ممکن است شامل پایگاه‌های اطلاعاتی، اسناد، خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و تخصص و تجربه‌ فردی کارکنان باشد.» به زبان ساده‌تر می‌توان گفت، مدیریت دانش ذخیره، اشتراک، شناسایی و سازمان‌دهی اطلاعات و دانش در یک سازمان است. هدف این است که دانش را به‌صورت سازمان‌دهی‌شده و فهرست‌بندی‌شده مستندسازی کنیم تا دسترسی و انتشار آن در سراسر سازمان آسان‌تر شود. این سیستم کمک می‌کند تا زمان و نیروی انسانی هدررفته برای کسب دانش مرتبط به حداقل برسد و فرآیندهای تجاری سریع‌تر و کارآمدتر شود. درواقع مدیریت دانش مؤثر تضمین می‌کند که همه افراد در سراسر شرکت می‌توانند به‌راحتی به دانش عمومی مورد نیاز آن سازمان، دسترسی داشته باشند.

انواع مدیریت دانش

دانش سازمانی دانش خاص سازمان است که از تجربه جمعی یا از تجربه فردی افراد در سازمان ناشی می‌شود. مدیریت دانش سازمانی، امکان محافظت از دانش و داده‌هایِ در جریانِ سازمانْ را فراهم می‌کند؛ برای مثال اگر کارمندی در شرکت جابه‌جا شود و یا برود، اطلاعات و تجربه آن فرد همچنان در شرکت وجود دارد و قابل انتقال به دیگران است.

در هر سازمانی سه نوع مختلف از دانش می‌تواند وجود داشته باشد که مدیریت دانش سعی در جمع‌آوری و دسته‌بندی آن‌ها دارد، دانش صریح، ضمنی و نهفته. منظور از دانش صریح، اطلاعاتی است که به‌راحتی می‌توان آن‌ها را مدون کرد و انتقال داد. اطلاعات مدون‌شده در اسناد، فایل‌ها و نسخه‌های چاپی، از نوع دانش صریح هستند. دانش ضمنی، به درس‌هایی که از طریق تجربه و تمرین توسط هر کارمند، به دست می‌آیند اشاره دارد. به‌دلیل بصری و تجربی‌بودن این دانش، انتقال و مدون‌کردن آن سخت‌تر از دانش صریح است. برای مثال، نحوه پشتیبانی از مشتری یا مهارت‌های طراحی از نوع دانش ضمنی هستند. دانش نهفته، شبیه به دانش ضمنی است، با این تفاوت که مدون‌کردن آن راحت‌تر است. این دانش به فرآیندها، روال‌ها و فرهنگ سازمان اشاره دارد و از طریق تمرین و تکرار به‌مرور در محیط کار ایجاد می‌شود.

هدف از سیستم مدیریت دانش چیست؟

درواقع سیستم مدیریت دانش یا knowledge management system که به‌اختصار KMS نامیده می‌شود، بستری است که دانش جمعی سازمان را پوشش می‌دهد و یک مخزن متمرکز برای ذخیره و دسترسی به نحوه اجرای فعالیت‌های سازمان، ایجاد می‌کند. سازمان‌ها این کار را از طریق یک ابزار یا نرم‌افزار که به‌طور خاص برای مدیریت دانش طراحی ‌شده است، انجام می‌دهند. هدف سیستم مدیریت دانش ایجاد فضایی برای به‌اشتراک‌گذاری دانش برای بهبود نوآوری، خلاقیت، کارایی، بهره‌وری و تصمیم‌گیری است. با توجه به تعریف سازمان، انتظار می‌رود که آن‌ها تمام تحقیقات و تجربیات شرکتشان را در یک مکان قابل‌دسترس آرشیو کنند تا کارمندان بتوانند برای اجرای مسئولیت‌هایشان، از یک مسیر درست و آزموده‌شده، استفاده ببرند. همان‌طور که می‌دانید، یادگیری سازمانی در هر ثانیه از روز کاری اتفاق می‌افتد. شرکت با انباشت آن دانش، کارمندان را از اتلاف وقت برای آزمون‌وخطای فرایندهای مشابه، نجات می‌دهد.

چرا مدیریت دانش اهمیت دارد؟

خیلی راحت بگوییم که بدون مدیریت دانش، امکان کنترل یا درک نحوه جریان اطلاعات در هر سازمانی غیرممکن است. فقدان سیستم‌های مدیریت اطلاعات، کارمندان کلیدی و مسئول شما را تحت‌فشار بیشتری قرار می‌دهد. در بیشتر موارد، اعضای تیم شما از آگاه‌ترین همکار خود برای انجام کارهای شرکت کمک می‌گیرند. این بدان معناست که کارمندان ماهر زمان زیادی را صرف کمک به دیگران می‌کنند، جریانی که می‌تواند روی بهره‌وری آن‌ها تأثیر منفی بگذارد.

به‌جای تکیه‌ بر یک سیستم بدون ساختار، مدیریت اطلاعات به شما این امکان را می‌دهد که نحوه جریان دانش در شرکت خود را کنترل کنید. همچنین یک سیستم خوب تضمین می‌کند که اطلاعات در صورت نیاز در دسترس کسانی قرار گیرد که به آن نیاز دارند. دلایل دیگر اهمیت مدیریت دانش را در ادامه بیان کرده‌ایم.

جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند

صرف‌نظر از نوع کسب‌وکاری که اداره می‌کنید، شرکت شما باید بزرگ‌ترین منبع اطلاعات در مورد محصول و خدماتی باشد که ارائه می‌دهید. مدیریت داده به شما امکان می‌دهد اطلاعات ارزشمندی را که وجودشان برای شرکت شما ضروری است، به‌راحتی از منابع مختلف دریافت کنید. با استفاده از این منابع می‌توانید مقالات، ویدیوها و هر نوع دیگری از محتوا را ایجاد کنید که می‌تواند به کاربران در حل مشکلاتشان کمک کند.

اجازه دسترسی آسان به منابع دانش

اجازه دسترسی آسان به این منابع از اتلاف ساعت‌ها وقت در شرکت جلوگیری می‌کند. مدیریت دانش به تیم شما اجازه می‌دهد تا منابع موردنیازشان را به‌راحتی از طریق یک پلت‌فرم در اختیار داشته باشند. به‌عبارت‌دیگر، کارمندان می‌توانند داده‌های مورد نیاز خود را بدون صرف زمان زیاد، با استفاده از یک کد دسترسی اختصاصی در اختیار داشته باشند.

محیطی بسازید که در آن دانش ارزشمند است

مفهوم مدرن مدیریت دانش یک رویکرد نسبتاً جدید است و مانند هر چیز جدیدی در شروع با چالش‌های زیادی روبه‌رو است. یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پیش‌روی مدیریت دانش، ایجاد محیط مناسب است. دانش یک مزیت است و همه کارکنان شرکت باید به آن باور داشته باشند. با بهبود روش‌های جریان‌دهی به اطلاعات، می‌توانید نحوه نگاه کارکنان خود به منابع دانش را تغییر دهید و این ایده مهم را که دانش و همکاری به‌اندازه هر ابزار تجاری دیگری ارزشمند هستند، در سازمان نهادینه کنید.

مدیریت دانش چه فرایندی دارد؟

فرآیندهای مدیریت دانش به ایجاد، سازمان‌دهی، اشتراک‌گذاری، تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی دانش در یک سازمان اشاره دارد. تمرکز آن بر ذخیره دانش و تجربه کارکنان است تا با اشتراک‌گذاری آن‌ها یک محیط پویا در سازمان ایجاد شود. پیروی از این فرایندها موجب حفظ مزیت رقابتی می‌شود و وجود آن برای رشد و پیشرفت سازمان ضروری است.

ایجاد دانش

سازمانْ اطلاعات و داده‌های جدید یا موجود را شناسایی و ثبت می‌کند. این بخش از دانش معمولاً فقط آن اطلاعاتی را جمع‌آوری می‌کند که سازمان می‌خواهد با همه کارکنان به اشتراک بگذارد. این دانش باید به شکلی نوشته و اقتباس شود که برای مخاطب هدف مناسب باشد. درواقع برای این کار شما باید به‌نوعی با کارشناس مورد نظرتان ارتباط برقرار کنید که بتوانید دانش موجود در ذهنش را استخراج‌کنید و آن را به یک محتوای قابل‌فهم برای دسترسی همه افراد تبدیل کنید. جمع‌آوری اطلاعات نامربوط موجب کند‌شدن فرایند مدیریت دانش می‌شود.

سازمان‌دهی دانش

بعد از جمع‌آوری اطلاعات لازم، به ذخیره و سازمان‌دهی آن‌ها نیاز دارید. شما برای انجام این کار به یک سیستم فناوری اطلاعات یا استراتژی مدیریت دارایی دیجیتال نیاز خواهید داشت. در این مرحله شاید لازم باشد داده‌ها را برای سازگاری با سیستم IT انتخابی، دوباره قالب‌بندی کنید. سازمان‌دهی دانش نقطه‌ای است که شما محتوای خود را در سیستم مدیریت دانش آپلود می‌کنید و آن را در دسته‌هایی قرار می‌دهید که برای استفاده در دسترس کارکنان قرار می‌گیرد.

اشتراک‌گذاری دانش

مرحله بعدی در فرایند مدیریت دانش، توزیع گسترده اطلاعات در سراسر سازمان است. هر سازمانی بسته به ساختار و نیاز به اطلاعات، از استراتژی‌های متفاوتی برای عملی‌‌کردن این مورد، استفاده می‌برد. بااین‌حال شرکت‌هایی که اشتراک‌گذاری دانش را به‌عنوان یک اصل در شرکت فرهنگ‌سازی می‌کنند و کارمندانشان را برای اجرای این اصل تشویق می‌کنند، در اشتراک‌گذاری دانش بسیار موفق‌تر از رقبایشان عمل می‌کنند.

تجزیه‌وتحلیل دانش

با گذشت زمان، باید تجزیه‌وتحلیل کنید که آیا محتوایی که جمع‌آوری کرده‌اید، برای سازمان کارآمد بوده است یا خیر. در این مرحله باید به عباراتی که اغلب جستجو شده است، نگاه کنید تا بتوانید شکاف‌های اطلاعاتی موجود را پرکنید. این بخش موجب می‌شود تا از نیازهای اطلاعاتی کارمندان مطلع شوید و آن بخش از اطلاعات را که استفاده نمی‌شود حذف کنید. همچنین می‌توانید نظراتی که مخاطبان برای به‌روزرسانی مقاله‌ها گذاشته‌اند را یادداشت کنید.

بهینه‌سازی دانش

این مرحله‌ای است که شما باید به تحلیل‌های خود پاسخ مناسب بدهید. شما باید مقالات فعلی را به‌روز نگه‌دارید و هر شکاف دانشی را با محتوای جدید پرکنید. همچنین شما باید فعالانه از کاربران خود درباره نحوه عملکرد سیستم مدیریت دانش بازخورد بگیرید و هر جا که به بهبود نیاز دارد را مشخص کنید. سیستم مدیریت شما باید همیشه در حال تکامل باشد تا با تغییر دانش در سازمان شما همگام باشد.

معرفی سند دانش و انواع آن

در سیستم مدیریت دانش (KM)، یک سند دانش معمولاً شامل اطلاعاتی در مورد یک موضوع خاص است. میزان جزئیات و طول یک سند به پیچیدگی موضوع و مخاطبان سند بستگی دارد. اسناد دانش می‌توانند شامل پیوست‌هایی باشند که برای مثال می‌توانند تصاویر، فایل‌های متنی، فایل‌هبارتند از پیام‌های خطا، اسناد خارجی، اسناد پرسش/ پاسخ، اسناد مشکل/ راه‌حل و اسناد مرجع. همه اسناد دانش حداقل به یک دسته اسناد اختصاص داده می‌شوند و ممکن است در چندین دسته قرار گیرند. یک دسته از اسناد معمولی ممکن است شامل اسناد فنی یا فرآیندهای منابع انسانی باشد.

اسناد پیش‌نویس

اسناد پیش‌نویس یا Draft documents اسنادی هستند که در حال ایجاد هستند، اما هنوز برای انتشار ارائه نشده‌اند. این اسناد معمولاً در مراحل اولیه جمع‌آوری اطلاعات و یا در مرحله تحلیل داده‌ها برای پرکردن شکاف‌های اطلاعاتی ایجاد می‌شوند. وجود اسناد پیش‌نویس و تلاش برای پرکردن آن‌ها منجر به به‌روز‌بودن دانش سازمانی می‌شود.

اسناد منتشرشده

اسناد منتشرشده یا Published documents اسنادی هستند که برای جستجو و مشاهده در دسترس هستند. برخی از اسناد ممکن است فقط توسط کاربران داخلی مشاهده شوند، درحالی‌که برخی دیگر توسط کاربران داخلی و خارجی قابل‌مشاهده هستند. اسناد منتشرشده را می‌توان با ویرایش در محل یک گزینه سند منتشرشده برای نمایه امنیتی KM آن‌ها، توسط کاربران ویرایش کرد. کاربران می‌توانند بازخورد خود را به اسناد منتشر‌شده اضافه کنند. کاربران با امتیازات مناسب می‌توانند یک کپی از سند ایجاد کرده و سپس اصلاحات را انجام دهند.

کپی کاری اسناد و اسناد منسوخ

زمانی که یک سند منتشر‌شده برای به‌روزرسانی وارد چرخه گردش کار می‌شود، یک سند اصطلاحاً به کپی‎‌کاری یا Working copy تبدیل می‌شود. هنگامی‌که نسخۀ اصلی سند منتشر می‌شود، این نسخه جایگزین سند اصلی می‌شود. اسناد منسوخ یا Retired documents اسنادی هستند که قدیمی شده و بنا به دلایلی بایگانی شده‌اند. وقتی کاربران جستجوی پایگاه دانش را انجام می‌دهند، اسناد منسوخ جستجو نمی‌شوند. کاربران KM ADMIN می‌توانند اسناد منسوخ را حذف کنند. اسناد دانش معمولاً یک چرخه عمر دارند که شامل پیش‌نویس، تریاژ، اسناد در حال انتظار، منتشرشده و منسوخ می‌شود.

ابزارهای مدیریت دانش

برای اجرای اثربخش مدیریت دانش در یک سازمان، ابزارهای مختلفی وجود دارد. ابزارهایی که می‌توانند در اجرا و نهادینه شدن سیستم مدیریت دانش اثربخش باشند و رسیدن به این فرایند را سهل‌الوصول کنند. چند نمونه از ابزارهای مدیریت دانش را در ادامه به شما معرفی خواهیم کرد. اما باید بدانید که ابزارهای مدیریت دانش به موارد زیر ختم نمی‌شوند. شما همچنین می‌توانید ابزارها را بر اساس نوع سازمان، نوع نیاز و فرآیندهای سازمانتان انتخاب کنید و به کار بگیرید. گاهی حتی لازم می‌شود در بخش‌های مختلف از ابزارهای گوناگون استفاده کنید چراکه هر ابزار نسبت به دیگری دارای تمایزهای کارکردی است.

سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS)

این نرم‌افزار مدیریت دانش یک سیستم ذخیره‌سازی متمرکز برای انواع اسناد است. این سیستم‌ها بهره‌وری کارکنان را با فراهم‌کردن امکان دسترسی آسان به اسناد مهم، بهبود می‌بخشند. از مزایای این سیستم می‌توان به ایجاد کد مشخص برای اسناد، امکان جست‌وجو سریع و دقیق اطلاعات و خروجی‌گرفتن از اطلاعات با استانداردهای مختلف اشاره کرد.

سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)

سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی فضاهایی برای آپلود، ویرایش و مدیریت محتوای وب هستند. این سیستم‌ که به‌عنوان CMS شناخته می‌شود، می‌تواند از رسانه‌های مختلف مانند صدا و تصویر پشتیبانی کند. این برنامه به‌خوبی امکان جمع‌آوری اطلاعات و تغییر آن‌ها را فراهم می‌کند و یک سیستم دقیق برای آرشیوکردن اطلاعات محسوب می‌شود. اشتراک‌گذاری اطلاعات در این سیستم به‌راحتی امکان‌پذیر است.

اینترانت‌ها

اینترانت‌ها شبکه‌های داخلی هستند که به کارمندان، امکان دسترسی سریع به اطلاعات مهم را می‌دهند. نگهداری آن‌ها ممکن است پرهزینه و زمان‌بر باشد، اما به‌راحتی می‌توان آن‌ها را برای پاسخ‌گویی به نیازهای منحصربه‌فرد هر کسب‌وکار، شخصی کرد. این شبکه می‌تواند به بهبود روابط درون سازمانی بسیار کمک کند و کارمندان می‌توانند در خارج از محیط سازمان نیز به اطلاعات برای انجام کارهای شرکت دسترسی داشته باشند.

ویکی‌ها

ویکی‌ها مانند دایره‌المعارف‌هایی هستند که همه کارمندان می‌توانند از طریق آن اطلاعات را آپلود، ویرایش یا حذف کنند. در‌حالی‌که این سیستم اشتراک‌گذاری دانش را تقویت می‌کند، اما این احتمال نیز وجود دارد که همه داده‌ها کاملاً دقیق نباشند.

پایگاه داده تحلیلی

یک انبار داده است که داده‌ها را از منابع مختلف جمع‌آوری و در یک سیستم واحد سازمان‌دهی می‌کند. در این سیستم ابتدایی‌ترین اطلاعات سازمان در کنار به‌روزترین اطلاعات به‌صورت یکپارچه نگهداری می‌شوند. پایگاه داده تحلیلی از داده‌کاوی و لرنینگ ماشین پشتیبانی و امکان تجزیه‌وتحلیل و تصمیم‌گیری آگاهانه را به‌خوبی فراهم می‌کند. امکان بارگذاری سریع اطلاعات در کنار دسترسی راحت به آن‌ها از دیگر مزیت‌های این سیستم است.

 

استاندارد مدیریت دانش

با استاندارد مدیریت دانش ISO30401:2018، تنظیم الزامات و ارائه دستورالعمل‌هایی برای استقرار، پیاده‌سازی، حفظ، بررسی و بهبود یک سیستم مدیریت مؤثر برای مدیریت دانش در سازمان‌ها ممکن است. این استانداردها که با گواهینامه ایزو تعریف می‌شوند، برای هر سازمانی، صرف‌نظر از نوع یا اندازه آن و حتی نوع محصول و خدماتی که ارائه می‌دهد، قابل‌اجراست. متخصصان و سازمان‌هایی که مدیریت دانش را در شرکتشان پیاده‌سازی می‌کنند، می‌توانند از این استانداردها برای بهبود و پیاده‌سازی اصولی این سیستم بهره ببرند.

مزایای استفاده از مدیریت دانش چیست؟

دلایل زیادی برای استفاده از مدیریت دانش به‌خصوص برای سازمان‌های بزرگ وجود دارد، این سیستم با بازیابی و انتشار سریع دانش، اجرای سریع‌تر روال اداری کارها را میسر می‌کند، درنتیجه موجب افزایش کارایی و بهره‌وری از نیرو و زمان، در سازمان می‌شود. یکی دیگر از مزایای آن، استانداردسازی است؛ مدیریت دانش با حفظ رویه‌ها و روال‌های شرکت، موجب اجرای یکنواخت آن‌ها می‌شود، درنتیجه همه کارکنان به‌مرور به درک یک استاندارد مشخص در اجرای کارها می‌رسند. همچنین در این سیستم، وضعیت کلی مدیریت دانش در طول زمان با تجربه‌‌های عملی بهبود می‌یابد و بر لزوم وجود آن تأکید می‌شود. درنهایت باید گفت انتشار و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات در میان گروه‌های مختلفی که با هم کار می‌کنند، موجب همکاری بهتر اعضا و افزایش روحیه کار تیمی می‌شود.

مدیریت پروژه یکی از پرتکرارترین واژه‌های علم مدیریت و بسیاری از فضاهای کاری است. این اصطلاح، مهم شده است چون شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا تمامی فرآیندهای کسب‌و کار را به‌درستی مدیریت کنند تا در صورت شکست پروژه از کاهش سرعت رشد آنها جلوگیری کنند. علاوه‌بر‌این، تیم‌های آنها باید از طریق ارتباط با تمام منتفعان از پروژه، اولویت‌ها و اهداف یک پروژه خاص را به‌طور‌کامل درک کنند. به‌این‌ترتیب، مدیریت پروژه شرکت را قادر می‌سازد تا اهداف، چارچوب‌های زمانی و بودجه‌های واقعی و حتی تعریف مدیریت برمبنای کار خود را تعیین کند.

درواقع مدیریت پروژه فرآیندی است که شامل هدایت اعضای تیم شما از طریق وظایف مختلف و بهینه‌سازی منابع برای دستیابی به تمام اهداف پروژه در یک بازه زمانی و بودجه معین است پس باید منجر به یک پروژه کامل شود و اهداف مشتری شما را برآورده کند. در ادامه علاوه‌بر این‌که به شما تعریف مدیریت پروژه را می‌گوییم، سعی خواهیم کرد تکنیک‌ها، روش‌ها و مراحل مدیریت یک پروژه را به اختصار اما جامع و کاربردی توضیح دهیم و از مزایای این کنش مهم در عرصه مدیریت هم خواهیم گفت تا درنهایت درباره یکی از مهم‌ترین ایزوها در این عرصه حرف بزنیم.

مزایای مدیریت یک پروژه

مدیریت پروژه ابزاری مؤثر در نظر گرفته می‌شود که به استارتاپ‌ها و شرکت‌های با سابقه کمک می‌کند تا با الزامات پیش‌برد یک کار مطابقت داشته باشند و پروژه‌ها را به‌طور مداوم و به بهینه‌ترین شکل اجرا کنند. حل سریع مشکلاتی که در طول توسعه یک پروژه ایجاد می‌شود، مزیت اصلی این فرآیند است. با این حال، هنوز مزایای بیشتری برای مدیریت پروژه وجود دارد که به شرح زیر است: بهبود ارتباطات داخلی، افزایش شفافیت، ایجاد سوابق واضح‌تر از پیشرفت یک پروژه، پیش‌بینی خطرات، عملکرد بهینه پروژه، شناسایی نقاط قوت و ضعف یک شرکت، کاهش هزینه‌ها، کنترل کیفیت، تمرکز و اهداف روشن و جهت تعریف‌شده فرآیند. این‌ها فقط بخشی از مزایای مدیریت پروژه است.

تعریف مدیریت پروژه

وقتی می‌پرسیم مدیریت پروژه چیست درواقع هم باید تعریف مدیریت را بدانیم و هم بدانیم پروژه چیست؟ پس مدیریت پروژه از دو کلمه اساسی مدیریت و پروژه می‌آید. به‌طور‌کلی می‌توان مدیریت را هنری در علم و سازمان تعبیر کرد که شامل برنامه‌ریزی، ساختن، سازماندهی، کنترل و نظارت سازمان است. به‌گفته ریکی دبلیو گریفین، مدیریت فرآیندی است از برنامه‌ریزی، هماهنگی سازمان و کنترل منابع به‌منظور دستیابی به اهداف مؤثر و کارآمد؛ موثر یعنی اهداف طبق برنامه محقق شود و کارآمد در اینجا به‌عنوان فعالیت‌های مدیریتی‌ای تعریف می‌شود که با دقت، سازماندهی و به‌موقع انجام می‌شود.

از طرفی یک پروژه یک فعالیت یک بار مصرف است که توسط بودجه، زمان‌بندی و کیفیت (محدودیت سه‌گانه) محدود می‌شود. برخلاف فعالیت‌های عملیاتی عمومی شرکت، فعالیت‌های پروژه‌محور ماهیت خاصی دارند که این دو نوع فعالیت را از هم جدا می‌کند. تفاوت‌ها، در ماهیت غیر روتین فعالیت‌های پروژه، چرخه‌های کوتاه و ماهیت پویای پروژه است.

طبق تعریف PMI، مدیریت پروژه را می‌توان به‌عنوان استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های خاص برای ارائه چیزی با ارزش به مردم تعریف کرد. مدیریت پروژه با بودجه، زمان‌بندی و کیفیت و با هدف دستیابی به پروژه‌ای کارآمد و مؤثر محدود می‌شود. بر این اساس از طریق مهارت‌های مدیریت پروژه، می‌توانید ریسک‌های آزمون‌و‌خطا را با آرامش و با دقت مدیریت کنید، پتانسیل تیم‌ها را به حداکثر برسانید، بتوانید طرح‌های درست پروژه را ترسیم کنید، در بهره‌برداری از فرصت‌ها مراقب باشید و بتوانید یکپارچگی پروژه را حفظ کنید.

تکنیک‌های مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، صنایع مختلف را پوشش می‌دهد و به دانش و مهارت‌های عمیق نیاز دارد. با این حال، صاحبان مشاغل فقط نباید صرفا به تخصص توجه کنند. مدیران پروژه باید آماده به کارگیری چندین تکنیک برای آسان و روان‌کردن فرآیند باشند. اولین موردی که باید به آن توجه کنید Work Breakdown Structure یا همان ساختار شکست کار (WBS) است؛ وقتی برای اولین بار به یک پروژه جدید نگاه می‌کنید، مدیریت آن بسیار دشوار به نظر می‌رسد. ساختار شکست کار، در مورد تقسیم وظایف شما به قطعات کوچکتر کمک می‌کند. این مورد به  ساختارشکنی بصری یک پروژه با هدف دستیابی به اهداف شما، یاری می‌رساند. این نمودار مفید، مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا فعالیت‌های لازم برای موفقیت پروژه خود را تعریف کنند. WBS اولین کاری است که برای ایجاد یک برنامه زمان‌بندی پروژه باید انجام دهید.

نمودار گانت یا گانت چارت دومین مورد است؛ از این نمودار میله‌ای می‌توان برای پروژه‌های کوچک و بزرگ استفاده کنید. این مورد به شما امکان می‌دهد تا کارهای برنامه‌ریزی‌شده را در طول زمان مشاهده کنید. با کمک آن، می‌توانید تاریخ شروع و پایان پروژه خود را در یک نمودار مشاهده کنید، وظایف را ببینید، و بفهمید که چه کسی روی یک کار خاص کار می‌کند و چقدر طول می‌کشد تا هر یک از آنها به پایان برسد. علاوه‌بر‌این، گانت چارت، فرآیند کار را به شما نشان می‌دهد و به شما می‌گوید که کدام کار باید در یک روز خاص تکمیل شود.

PERT مخفف عبارت Program Evaluation and Review Technique است. شرکت‌ها زمانی از این رویکرد استفاده می‌کنند که می‌خواهند پروژه‌هایشان به موقع تحویل داده شود. اگر می‌خواهید پروژه خود را طبق برنامه دنبال کنید، ایجاد یک زمان‌بندی بسیار مهم است. این تکنیک با استفاده از روش‌های آماری به مدیریت احتمالات کمک می‌کند. پس از آن، نقشه‌ای از فعالیت‌ها ایجاد می‌کند و نحوه وابستگی آنها به یکدیگر را نشان می‌دهد. به این ترتیب، می‌توانید اولین و آخرین زمان را برای هر فعالیت مشخص کنید.

روش مسیر بحرانی یا Critical Path Method هم یکی دیگر از تکنیک‌هاست؛ شما باید یک مدل برای پروژه بسازید که شامل تمام وظایف باشد و موارد زیر را نشان دهد؛ این‌که چقدر زمان برای اتمام هر یک از آن وظایف، چیزهایی که آنها را به هم مرتبط می‌کند و نقاط پایانی لازم دارید. این مورد شامل اجرای چندین کار برای کاهش زمان پروژه است. با این حال، در صورتی که وظایف مستقل باشند، می‌توان آن را انجام داد. CPM شما را قادر می‌سازد تا آنها را اولویت بندی کنید و تاخیرها را کاهش دهید.

تکنیک کانبان؛ این چارچوب به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا وضعیت هر کار را در هر زمان نظارت کنند. تمرکز اصلی در اینجا برد Kanban است که به کاربران امکان می‌دهد کار خود را تجسم کرده و آن را بهینه کنند. این بورد دارای سه وضعیت مختلف کار است؛ To Do, In Progress و Done و به‌ترتیب وضعیت‌های در حال اجرا، برای اجرا، اجراشده. در زیر هر تسک هم می‌توانید شرح وظایف را مشاهده کنید. این تکنیک به شما این امکان را می‌دهد که پیشرفت کار را از طریق گردش کار آن نظارت کنید، وضعیت هر کار را ببینید، مسدودکننده‌های کار و چالش‌ها را شناسایی کنید و آنچه را که قبلاً تکمیل شده است، بررسی کنید.

متدولوژی‌های مدیریت پروژه

وقتی از کلمه متدولوژی استفاده می‌کنیم، منظور سیستمی است که برای مدیریت یک پروژه استفاده می‌شود. بیایید محبوب‌ترین مدل‌ها را بررسی کنیم. اولین روش، آبشار یا Waterfall است. این مورد یک رویکرد سنتی است که در آن وظایف به‌صورت خطی تکمیل می‌شوند. این بدان معناست که قبل از شروع کارهای جدید، تیم شما باید کارهای قبلی را به پایان برساند. شرکت‌هایی که از این روش استفاده می‌کنند در ابتدا همه چیز را ترسیم می‌کنند و نقشه راهشان را می‌سازند. پس از تکمیل این مرحله، نمی‌توانید برای تغییر چیزی به عقب برگردید. با این حال، اگر هدف روشنی دارید، می‌دانید چه می‌خواهید و یک پروژه ثابت ایجاد می‌کنید، این روش فقط می‌تواند برای شما مفید باشد.

دومین روش، روش چابک یا Agile است؛ نارضایتی از رویکرد سنتی، روش‌شناسی جدیدی ایجاد کرد. این روش به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا زمانی که پروژه‌شان هنوز در حال اجراست، به جای صبر‌کردن تا پایان، برای بررسی آن، تجدیدنظر کنند. تیم‌ها روش Agile را ترجیح می‌دهند زیرا سریع، مشارکتی و برای تغییر در داده‌ها امکان‌پذیر است. شما می‌توانید با مراحلی مانند آزمایش، ارزیابی مجدد و انطباق، در فرآیند ایجاد پروژه مواجه شوید.

سومین روش اسکرام است؛ این یک مدل عالی برای تیم‌هایی تا 10 نفر است. شرکت‌هایی که از این چارچوب استفاده می‌کنند کار خود را به چرخه‌های کوتاهی به نام اسپرینت تقسیم می‌کنند که 2 تا 4 هفته طول می‌کشد. اسپرینت دوره معینی است که در طی آن اعضای تیم باید وظایف خاصی را انجام دهند. با هر اسپرینت، تیم‌ها ویژگی‌های جدیدی را برای محصول خود ایجاد می‌کنند. یک اسکرام مستر، تیم‌های کوچکی را هدایت می‌کند. این چارچوب برای نگهداری محصولات پیچیده، سرعت بخشیدن به توسعه آنها و بهبود ارتباطات بین اعضای تیم استفاده می‌شود.

آخرین روش هم روش Lean است؛ این رویکرد در مورد کارایی است و با هدف ارائه حداکثر ارزش و ایجاد حداقل ضایعات است. بر اساس این رویکرد، یک مدیر پروژه باید ضایعات را حذف کند تا یک گردش کار کارآمد ایجاد شود. اگر برای توسعه‌های مداوم و برای افزودن ارزش برای مشتریان آماده هستید، این روش انتخاب مناسبی برای شماست.

پنج مرحله مدیریت پروژه برای موفقیت

مدیریت پروژه‌ای که اهدافْ برآورده کند، کار آسانی نیست. به‌همین‌دلیل است که باید این مراحل را دنبال کنید و وظایفی را که با آنها مطابقت دارد، انجام دهید. اولین مرحله طبیعتاً شروع است؛ در این مرحله، تعیین ارزشی که پروژه شما می‌تواند داشته باشد، ضروری است. علاوه‌بر‌این، شما باید یک منشور پروژه ایجاد کنید، سندی که مشخص می‌کند این پروژه چه چیزی را ارائه می‌دهد. همچنین باید با طرف‌های مرتبط جلسه‌ای برگزار کنید تا اهداف، راه‌های ارتباطی و برنامه خود را مشخص کنید.

مرحله دوم برنامه‌ریزی است؛ هنگامی که پروژه شما تأیید شد، تیم را گرد هم بیاورید تا برنامه‌ای را ایجاد کنید که شامل هزینه‌ها، ریسک‌ها و منابع باشد. در این مرحله، شما باید به وظایف خود توجه کنید زیرا آنها الزامات فنی را تعیین می‌کنند، یادتان باشد که یک برنامۀ دقیق برای پروژه ایجاد کنید، یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید و موارد قابل‌تحویل را تنظیم کنید. در این مرحله، محدوده پروژه مشخص می‌شود و مدیران می‌توانند یک ساختار تفکیک کار برای تجسم هر بخش از پروژه شما ایجاد کنند. مرحله سوم اجراست؛ این مرحله برای زمانی است که تیم شما کارهای لازم برای پروژه را انجام می‌دهد تا محصولات قابل‌تحویل را تولید کند. یکی دیگر از مسئولیت‌هایی که مدیران پروژه در طول اجرای پروژه بر عهده می‌گیرند، حفظ همکاری بین ذی‌نفعان است.

مرحله چهارم نظارت است. زمانی که پروژه شما وارد این مرحله شد، مدیر پروژه باید تمام اعضای تیم را کنترل کند تا کسی از برنامه اولیه منحرف نشود. با ایجاد عوامل حیاتی موفقیت (CSF) و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، مدیران می‌توانند آن را به‌راحتی انجام دهند. علاوه‌بر‌این، تلاش‌ها و هزینه‌ها نیز باید تحت نظارت باشد. مرحله آخر هم بسته‌شدن پروژه پس از تکمیل پروژه است. در این مرحله اکثریت تیم‌ها جلسه برگزار می‌کنند تا دریابند که چه چیزی منجر به موفقیت یا شکست آنها شده است. با انجام این کار، شرکت‌ها می‌توانند تعریف کنند که چه چیزی باید بهبود یابد. در نهایت، بررسی پروژه و تهیه گزارش هم ضروری است.

چرا مدیریت پروژه مهم است؟

مدیریت پروژه به شما اجازه می‌دهد تا هر پروژه‌ای را با استراتژی شرکت هماهنگ کنید و کسب‌و‌کار شما را قادر می‌سازد تا موفق شود. مدیریت پروژه به تیم‌های شما کمک می‌کند تا برنامه‌ای ایجاد کنند که شامل ریسک‌های احتمالی و اهداف شرکت باشد. به‌همین‌دلیل است که یک تیم می‌تواند به‌خوبی هماهنگ باشد و طبق برنامه‌ای عمل کند که منجر به دستیابی به اهداف اولیه آنها شود.

مدیر پروژه همچنین کیفیت پروژه را کنترل می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که تمام پارامترها در یک بازه زمانی و بودجه خاص برآورده می‌شوند. اگر شرکتی بخواهد هزینه‌های پروژه را کاهش دهد، نقش مدیریت پروژه نیز بسیار مهم است. این فرآیند به بهینه‌سازی تخصیص منابع، بهبود کارایی و کاهش ریسک کمک می‌کند. اهمیت مدیریت پروژه را نمی‌توان نادیده گرفت زیرا به شرکت‌ها اجازه می‌دهد به اهداف تجاری خاص خود دست یابند.

اهمیت ایزو 21500 در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه همواره برای استانداردسازی و هماهنگ‌کردن بخش‌های مختلف یک پروژه تلاش می‌کند. گاه این بخش‌ها با یکدیگر کاملاً متفاوت هستند و گاه با این‌که حوزه‌هایی نزدیک به یکدیگر دارند و با هم همپوشانی دارند، نیازمند نگاهی دقیق و ریزبینانه برای رسیدن به نتایج مجزا هستند. بر این اساس ایزو 21500 می‌تواند به مدیران پروژه یاری برساند چراکه این ایزو راهنمای مناسب برای درک بهتر اصول و عملکرد مدیریت پروژه و کمک به مدیران پروژه، تیم‌های مدیریت پروژه و تیم پروژه ارائه می‌دهد. همچنین با ایزو 21500 مدیریت پروژه به مدیران پروژه، تیم‌های مدیریت پروژه و اعضای تیم کمک می‌کند تا مبنایی مشترک برای مقایسه استانداردهای پروژه و اعمال خود با دیگران داشته باشند.

منبع1 / منبع2

کلمه استراتژی از کلمه یونانی «Stratigos» می‌آید که به‌معنی ژنرال، رهبر یا فرمانده ارتش است. در عصر مدرن این کلمه معنایی متفاوت پیدا کرده است و به معنایی جامع‌تر دلالت دارد: داشتن برنامه‌ای کلی برای دستیابی به یک یا چند هدف بلندمدت. مدیریت استراتژیک به فرایند شناسایی، اجرا و مدیریت استراتژی‌هایی گفته می‌شود که مدیران برای رسیدن به اهداف و مقاصد سازمان خود انجام می‌دهند. همچنین می‌توان آن را مجموعه‌ای از تصمیمات دانست که یک مدیر باید اتخاذ کند تا هرچه بیشتر به بهبود عملکرد شرکت کمک کند. هر مدیری که مسئول مدیریت استراتژیک سازمان است، برای آنکه بتواند تصمیمات درستی بگیرد، باید اطلاعات جامعی از شرایط حاکم بر فضای داخلی و خارجی سازمان داشته باشد؛ بنابراین شما به‌عنوان یک مدیر علاوه بر این‌که باید بدانید مدیریت چیست، برای پیش‌برد کارتان حتما نیاز دارید که معنای مدیریت استراتژیک را هم درک کنید.

تعریف مدیریت استراتژیک

مفهوم دقیق مدیریت استراتژیک را می‌توان، فرآیند مستمر برنامه‌ریزی، نظارت، تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی هر فعالیتی دانست که برای رسیدن به اهداف یک سازمان ضروری است. مدیریت استراتژی کمک می‌کند تا سازمان یک چشم‌انداز روشن برای مواجهه با موارد قابل پیش‌بینی و غیرقابل‌پیش‌بینی داشته باشد، همچنین مدیریت استراتژیک با تدوین و اجرای استراتژی‌های مناسب موجب می‌شود که سازمان بتواند به مزیت رقابتی پایدار دست پیدا کند.

مدیریت استراتژیک چیست؟

مدیریت استراتژیک هنر توسعه، پیاده‌سازی و ارزیابی استراتژی‌هایی با کارکردهای مختلف است که به سازمان‌ها اجازه دستیابی به اهدافشان را می‌دهد. این شکل از مدیریت یک مسیر مشخص از شکل‌گیری تا اجرای استراتژی و نحوه رسیدن به اهداف را ترسیم می‌کند؛ چیزی که موجب می‌شود برنامه‌های بزرگ سازمان به برنامه‌های کوچک‌تر و قابل‌دستیابی تقسیم بشوند و رسیدن به اهداف سازمان راحت‌تر بشود. مدیریت استراتژیک دو هدف اصلی را دنبال می‌کند؛ هدف اول، کسب مزیت رقابتی، پیشی‌گرفتن از رقبا و تسلط بر بازار است و هدف دوم آن، ایجاد یک نقشه راه و دستورالعمل مشخص برای رشد در محیط کسب‌وکار است.

مدیریت استراتژیک اهداف تعیین‌شده شرکت را پوشش می‌دهد و بر اقدامات رقبا نظارت می‌کند. همچنین با ارزیابی مجدد ساختار داخلی سازمان و بررسی استراتژی‌های امروزی، کار تائید و اجرای آن‌ها در سازمان را سرعت می‌بخشد. درواقع این نوع از مدیریت ترکیبی از برنامه‌ریزی استراتژیک و تفکر استراتژیک است. اگر هدف برنامه‌ریزی استراتژیک شناخت اهداف قابل‌دستیابی باشد، تفکر استراتژیک کار شناسایی ظرفیت سازمان برای دستیابی به اهداف تعیین‌شده در برنامه‌ریزی استراتژیک را بر عهده دارد.

مدیریت استراتژیک چه مزایایی دارد؟

مدیریت استراتژیک به مدیر ارشد سازمان کمک می‌کند تا در زمان هدایت فعالیت‌های سازمانی در مسیر درست، به ابزارهای مدیریتی قابل‌اعتماد مجهز باشد. همچنین موجب می‌شود که مدیر همیشه توان پاسخگویی مناسب به تغییرات احتمالی را داشته باشد. علاوه‌بر‌این، تفکر استراتژیک با کمک به شرکت در نوآوری به‌موقع، ریسک هر نوع فعالیتی را کاهش می‌دهد. در ادامه مزایای مدیریت استراتژیک را مرور می‌کنیم. 

دستیابی به اهداف سازمانی

مدیریت استراتژیک می‌تواند به یک سازمان کمک کند تا عملکرد مؤثری داشته باشد و شرایط مدیریت، رشد آن را تسهیل می‌کند. همچنین مسیری را که یک شرکت باید دنبال کند تا به اهداف و مقاصد واقع‌بینانه برسد، ترسیم می‌کند و با این کار، تضمین می‌کند که نوع فعالیت‌ها و چشم‌انداز تعیین‌شده برای سازمان، همسو با هم حرکت کنند. برنامه استراتژیک به‌عنوان یک پایه محکم عمل می‌کند، پایه‌ای که یک شرکت می‌تواند بر اساس آن پیشرفت ‌کند.

کسب مزیت رقابتی

ماهیت فعال مدیریت استراتژیک باعث می‌شود شرکت‌ها نسبت به آینده آگاهی لازم را داشته باشند تا بتوانند به‌موقع تغییرات لازم را ایجاد کنند. این مورد به آن‌ها اجازه می‌دهد تا با اجتناب از سناریوهای نامطلوب و استفاده از فرصت‌های بالقوه، خود را با بازار در حال تغییر وفق دهند و فرآیند جلو بودن همیشگی سازمان نسبت به رقبایش را تضمین می‌کند.

مدیریت استراتژیک، کارایی کارکنان را افزایش می‌دهد

وقتی تمامی نیروهای شرکت در فرآیند مدیریت استراتژیک در نظر گرفته شوند، درنتیجه، احساس مشارکت و انگیزه بیشتری برای کار پیدا می‌کنند. با مدیریت استراتژیک، آموزش‌های لازم برای اجرای استراتژی شرکت به کارمندان داده می‌شود و همین باعث می‌شود کارایی آن‌ها افزایش یابد. درواقع با گردش استراتژیک کار، درنهایت مدیریت سازمان سود می‌برد. زمانی که کارکنان احساس کنند جزئی از دیدگاه رو به‌ جلوی سازمان هستند و برای تحقق اهداف سازمانی حضورشان مؤثر است، با انگیزه بیشتری به کار می‌پردازند.

ترویج رشد پایدار

کارایی در عملکرد سازمانی یکی از پیامدهای مدیریت استراتژیک است. درنتیجه بازدهی سازمان بیشتر می‌شود و امکان مدیریت رشد آن فراهم می‌شود. دستاورد چنین مدیریتی برای هر سازمانی علاوه‌بر ورود به بازارهای جدید، محکم‌شدن جای پای آن‌ها در بازار فعلی است.

مدیریت استراتژیک به پیش‌بینی تغییرات کمک می‌کند

مدیریت استراتژیک از مدیر می‌خواهد که آینده شرکت و بازار را مطالعه کند. با تحقیق مداوم در مورد آینده بازار، مدیران می‌توانند هرگونه تغییر را پیش‌بینی کنند. اجرای مؤثر مدیریت استراتژیک، سازمان را به سمت تغییر سوق می‌دهد و حتی می‌تواند موجب تغییر در بازار شود. مدیریت استراتژیک به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا بر اساس پیش‌بینی‌های دقیق و نه واکنش‌های تکانشی، تصمیم‌گیری کنند. امری که شرکت را قادر می‌سازد در مراحل ابتدایی شروع یک فرآیند جدید، اقدامات لازم را انجام دهد و امکان مدیریت کارآمد را فراهم کند.

افزایش سودآوری

سودآوری واحد تجاری به حداکثر استفاده از منابع موجود بستگی دارد. بنابراین مدیران می‌توانند به بهره‌گیری کامل از منابع مالی و استفاده از حداکثر ظرفیت نیروی کار در جهت افزایش سودآوری سازمان از طریق مدیریت استراتژیک دست پیدا کنند؛ اما زمانی مدیریت استراتژیک رخ خواهد داد که سودآوری سازمان فقط نصیب مدیران نشود بلکه سایر کارمندان و کارکنان هم بتوانند از سود حاصله از کار جمعی استفاده کنند.

مدیریت استراتژیک هزینه‌ها را کاهش می‌دهد

مدیریت استراتژیک به سازمان کمک می‌کند تا هزینه‌های خود را در سرمایه‌گذاری‌های غیرضروری کاهش دهد. به‌عنوان‌مثال، سرمایه ثابت هر شرکتْ مبلغ سرمایه‌گذاری شده در دارایی‌های ثابت آن است. با کمک مدیریت استراتژیک، مدیران می‌توانند تصمیم بگیرند که آیا سرمایه‌گذاری در این دارایی‌های ثابت سودآور است یا برای کاهش هزینه اجاره آن‌ها می‌تواند مناسب‌تر باشد.

هفت مرحله مدیریت استراتژیک چه هستند؟

مدیریت استراتژیک، برنامه‌ریزی استراتژیک را برای هر سازمانی ضروری می‌سازد. برنامه‌ریزی استراتژیک نمادی از توانایی یک سازمان برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت و تعیین اقداماتی است که برای تحقق آن اهداف باید انجام شود. هفت مرحله فرآیند مدیریت استراتژیک به‌صورت زیر است.

مرحله اول؛ هدف‌گذاری

اولین مرحله مدیریت استراتژیک، تعیین اهدافی است که شرکت می‌خواهد به آن‌ها دست پیدا کند. این مرحله شامل تعیین اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت است. همچنین، مدیر باید این اهداف را با کل سازمان به اشتراک بگذارد و توضیح دهد که چگونه این کار آن‌ها بر این اهداف تأثیر می‌گذارد. درنتیجه هر یک از نیروهای شرکت، اهمیت کار خودش را درک می‌کند و در راه رسیدن به یک هدف مشترک احساس مشارکت می‌کند.

مرحله دوم؛ جمع‌آوری اطلاعات

مرحله بعدی، جمع‌آوری تمام داده‌ها و اطلاعات لازم است. هدف از این مرحله تعیین چشم‌انداز و مأموریت سازمان است که بدون اطلاعات دسترسی به آن غیرممکن است. هر مدیری باید اطلاعات مربوط به تغییراتی که ممکن است در آینده رخ دهد، سهم بازار سازمان، سهم بازار رقبا و غیره را داشته باشد؛ جمع‌آوری این اطلاعات چیزی است که فقط در مدیریت استراتژیک امکان‌پذیر می‌شود.

مرحله سوم؛ تجزیه‌وتحلیل وضعیت

پس از جمع‌آوری اطلاعات لازم و تعیین چشم‌انداز و مأموریت، مرحله بعدی ارزیابی وضعیت موجود است. سازمان تمامی عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر کسب‌وکار را تحلیل می‌کند و از نحوه فعالیت رقبای سازمان ارزیابی دقیقی انجام می‌دهد. درنهایت، مدیران باید تمام اطلاعات را بر اساس ارتباط آن با وضعیت فعلی دسته‌بندی و بررسی کنند.

مرحله چهارم؛ تدوین استراتژی

پس از مطالعه کامل اطلاعات و موقعیت، مدیر باید استراتژی را تدوین کند. استراتژی ساخته‌شده باید روشن و شفاف باشد و در آن هر فردی بداند چه کاری را برای رسیدن به چه هدفی انجام دهد. همان‌طور که می‌دانید، ضرر یک برنامه مبهم بیشتر از سود آن است زیرا باعث می‌شود جهت کاری مشخصی برای کارمندان وجود نداشته باشد، فعالیت آن‌ها با هم تداخل پیدا کند و درنهایت منجر به ناکارآمدی زمان‌های کاری سپری‌شده در شرکت بشود.

مرحله پنجم؛ اجرای استراتژی

اجرای استراتژی تدوین‌شده به‌گونه‌ای که بتواند علاوه بر رسیدن به موفقیت، برای شرکت مزیت رقابتی ایجاد کند، هدف این مرحله است چراکه بهترین راه برای تعیین اینکه آیا این استراتژی مفید است یا خیر، اجرای آن است. در این مرحله مهارت مدیریتی اهمیت بسیاری دارد. مدیر باید بتواند به‌خوبی طرح را در شرکت پیاده کند و تمهیدات لازم برای حمایت سراسری سازمان از استراتژی جدید را فراهم کند.

مرحله ششم؛ نظارت بر استراتژی

پس از اجرا، نظارت مستمر بر موفقیت استراتژی ضروری است. اما قبل هر چیزی، مدیر باید بررسی کند و ببیند که آیا این استراتژی جدید نتایج مثبتی برای سازمان داشته است یا خیر. او باید طرح‌های جدید را در سطح کوچک‌تر آزمایش کند و اگر موفقیت‌آمیز بودند، شرایطی فراهم کند که به‌طور مداوم اجرا شوند. این مرحله امکان رشد پایدار سازمان را فراهم می‌کند، همچنین به حفظ کارکنان کمک می‌کند. علاوه‌بر‌این، نظارت کامل بر کارکنان در سطوح مختلف هم به‌راحتی امکان‌پذیر می‌شود.

مرحله هفتم؛ تجزیه‌وتحلیل SWOT

آخرین مرحله در مدیریت استراتژیک به تعیین نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات (SWOT) یک سازمان منجر می‌شود. سازمان با استفاده از این اطلاعات، طرح‌هایی اصلاحاتی، برای مبارزه با ضعف‌ها و تهدیدهای شرکت تعریف می‌کند. اگر یک استراتژی‌ اثرات نامطلوبی داشته باشد، مدیر باید در مورد آن تجدیدنظر کرده و تغییرات لازم را انجام دهد. از طرف دیگر، اگر طرح جدید مؤثر بود، مدیر می‌تواند مشکلات آینده را برای ایجاد استراتژی‌های جدید پیش‌بینی کند.

مهارت‌های لازم برای مدیریت استراتژیک چه هستند؟

مدیریت استراتژیک یک فرآیند مداوم است و به مدیری نیاز دارد که بتواند اطمینان لازم از تعامل کارآمد تمامی عناصر سازمان با هم را فراهم کند، این تعامل اغلب باید به‌صورت هم‌زمان در جریان باشد تا از هرج‌ومرج در سازمان جلوگیری شود. به‌همین‌دلیل باید گفت، مدیریت استراتژیک کار آسانی نیست و تسلط بر هنر آن نیازمند مهارت‌هایی کلیدی است. مهارت‌های مدیریت استراتژیک، به مجموعه‌ای از مهارت‌های لازم برای تجسم آینده یک شرکت و برنامه‌ریزی برای تحقق آن اشاره دارد. این مهارت‌ها برای رشد و توسعه یک شرکت، به‌ویژه در دوره‌های گذار حیاتی هستند. این اصطلاح طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها را در بر می‌گیرد که بر اساس صنعت و جغرافیا، ممکن است در آن‌ها کمی تفاوت ایجاد شود.

بااین‌حال، مهارت‌های اصلی در مدیریت استراتژیک، داشتن توانایی تجزیه‌وتحلیل، تجسم، برنامه‌ریزی و رهبری است. همچنین برای متخصصان مدیریت استراتژیک، واقع‌بین‌بودن و داشتن تفکر انتقادی قوی اهمیت زیادی دارد. مدیران استراتژیک برجسته نه‌تنها می‌توانند تصویر بزرگ آینده شرکت را با جزئیات تجسم کنند، بلکه می‌توانند درک کنند که همه جزئیات چگونه باید با هم کار کنند تا رسیدن به یک تصویر کلی بی‌نقص، امکان‌پذیر باشد. ایجاد همبستگی بین جزئیات و طرح کلی، در قلب مهارت‌های مهم مدیریت استراتژیک قرار دارد. برای رسیدن به تصویری واضح، یک مدیر باید بداند سازمان چیست و مدیریت استراتژیک چه جایگاهی در سازمان می‌تواند داشته باشد.

ایزو در مدیریت استراتژیک چه نقشی دارد؟

ایزوهای مرتبط با مدیریت استراتژیک شما را وادار می‌کند در مورد سازمان خود، اهداف، رضایت مشتری، محصولات و خدمات، نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع فکر کنید و درنهایت برنامه‌ریزی استراتژیک خود را شرح دهید. همچنین به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای پشتیبانی و عملیاتی لازم را اجرا کنید و بر آن‌ها نظارت داشته باشید. علاوه‌بر‌این، ایزو به‌عنوان یک ابزار مدیریت استراتژیک، مسیری را تعیین می‌کند تا سازمان‌ها مجبور باشند، ساختار خود را بر اساس تعاریف سازمان، اهداف پیش رو، فعالیت‌های ضروری و نیازهای شرکت، قدم‌به‌قدم سازمان‌دهی کنند. همچنین ایزو با مدیریت ریسک، باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند اقدامات پیشگیرانه‌ای برای عبور از موقعیت‌های مختلف بدون ضررهای مالی و تجاری داشته باشند.

حرف آخر

همان‌طور که می‌دانید داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب برای آینده کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمان، برای راه‌اندازی یک کسب‌وکار موفق ضروری است. مفهوم مدیریت استراتژیک اولین قدم در راه رسیدن به هدف نهایی سازمان شما محسوب می‌شود. درنتیجه برای اجرای مؤثر مدیریت استراتژیک، نیاز به مهارت‌هایی اساسی دارید تا بتوانید با به‌کارگیری آن‌ها درک جامعی از کل شرکت و بازاری که در آن قدم می‌گذارید، داشته باشید. این نوع از مدیریت، یک مدیریت گسترده و همه‌جانبه محسوب می‌شود که تمامی کارکردهای سازمان را در بر می‌گیرد، درنتیجه دانش و تجربه به‌دست‌آمده در حوزه‌های مختلف ساختاری مدیریت در مدیریت استراتژیک گنجانده می‌شود.

با ظهور COVID-19 دامنه و مقیاس اختلال در کسب‌و‌کار بسیار زیاد و فوق‌العاده چالش‌برانگیز شده است اما این بحران همچنین یک محرک قوی برای خلاقیت و نوآوری است و می‌توان فعالیت‌های خلاقانۀ فراوانی را مشاهده کرد که در سطوح ملی، نهادی، سازمانی و فردی در کشورهای متأثر از COVID-19 ظهور می‌کند. مدیریت نوآوری به مدیریت محصولات، فرآیندهای تجاری و نوآوری‌های یک سازمان اطلاق می‌شود که اساساً ترکیبی از مدیریت فرآیندهای نوآورانه و تغییر در مدیریت است. مدیریت نوآوری شامل معرفی/ راه‌اندازی ایده‌های جدید و خلاقانه به‌منظور پاسخ‌گویی به فرصت‌های داخلی و خارجی است. بر همین اساس است که اصولاً مدیریت نوآوری در جهان پساکرونا این سؤال اساسی را پیش می‌کشد که اصولاً مدیریت چیست و چگونه باید نوآوری را در عرصه مدیریت به‌عنوان عنصری بنیادین به رسمیت شناخت.

مدیریت نوآوری چیست؟

مدیریت نوآوری یا سیستم مدیریت نوآوری، فرآیند مدیریت ایده‌های جدید، از ایده‌پردازی تا عمل و تبدیل آنها به واقعیت است. این رویکرد دارای چهار مرحله مجزا است: 1. ایجاد؛ طوفان فکری کارکنان برای کشف مفاهیم پنهان. 2. ثبت؛ ثبت ایده‌ها به روشی که به‌راحتی با سهامداران کلیدی قابل‌اشتراک‌گذاری باشد. 3. ارزیابی؛ بحث و انتقاد از ایده‌های نوآورانه برای دیدن اینکه آیا آنها با نیازهای شما مطابقت دارند یا خیر. 4. اولویت‌بندی؛ تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام ایده‌های نوآورانه در شرکت شما قابلیت اجرا دارند.

مدیریت نوآوری درباره اهداف تجاری سطح بالا که ارزش قابل‌توجهی برای سازمان شما ایجاد می‌کنند، اطلاع‌رسانی می‌کند. اقدامات مدیریت نوآوری، پاسخی است به چشم‌انداز کسب‌و‌کار شما و یا مشکلاتی که به وجود می‌آیند. در ضمن یادتان باشد که به‌منظور اجرای فرآیندهای مدیریت نوآوری، شما به یک ارتباط عالی بین کارکنان در تمام سطوح و یک محیط مشارکتی برای کشف ایده‌های نوآورانه، نیاز دارید.

هفت قدم اساسی برای نوآوری در سازمان

تغییر فرهنگ کاری در سازمان‌های مختلف، افزایش تمرکز شرکت‌ها به سمت توسعه محصولات جدید و نوآورانه و افزایش تقاضا برای نوآوریِ باز یا جمع‌سپاری از سوی سازمان‌های مختلف، از عواملی هستند که باعث حرکت شرکت‌ها به سمت نوآوری‌های جدید می‌شوند. علاوه‌براین، پیشرفت‌های روزافزون و معرفی مدیریت نوآوری توسط افراد کلیدی بازار، فرصت سودآوری را برای این بازار ایجاد خواهد کرد. در همین راستا سوالی که پیش می‌آید این است که کسی که مدیریت نوآوری را عهده‌دار می‌شود باید به چه رویه‌های جدیدی توجه کند؟

یک. تمرکز بر فناوری‌های دیجیتالی

تغییرات ایجاد‌شده توسط عصر دیجیتال، کسب‌و‌کارها را وادار می‌کند تا در ساختارها و عملیات اصلی خود تجدید‌نظر کنند. جهان دیجیتال، در تمام جنبه‌های زندگی مردم نفوذ کرده و پیامدهای مهمی برای توسعه و پایداری شرکت‌ها به‌همراه داشته است. با این حال، یکی از مشکلات کلیدی فناوری دیجیتال این است که به یک صنعت یا حتی یک واحد شرکتی خاص محدود نمی‌شود. درعوض، بر وظایف متقابلی که چالش‌ها و پیامدهای خاصی را برای کسب‌وکار به ارمغان می‌آورند، تأثیر می‌گذارد.

برای مثال در حوزه مدیریت فناوری با چالش‌هایی مثل موارد زیر روبه‌رو خواهید شد: 1. مدیریت دیجیتالی‌شدن در محدوده مدیریت نوآوری سنتی، 2. استخدام پرسنل اضافی که تخصص آنها حول محور فناوری‌های دیجیتالی است، 3. ایجاد محصولاتی که به‌خوبی با روندهای دیجیتالی‌سازی سازگار هستند. از این رو، شرکت‌ها باید به‌طور مؤثر بازار را درک کنند تا از کاهش سود جلوگیری کنند و تصمیمات هوشمندانه‌ای بگیرند که ممکن است بر موفقیت اقتصادی تأثیر بگذارد.

دو. تطبیق سازمان با شرایط جدید

شیوع کووید-19 به‌طور غیرقابل‌برگشتی مشاغل را تغییر داده است. در‌حالی‌که بسیاری از سازمان‌ها برای سازگاری با شرایط عادی جدید تلاش می‌کردند، برخی دیگر این وضعیت را فرصتی برای پیشرفت و توسعه می‌دانستند. با رعایت قوانین فاصله‌گذاری اجتماعی و سایر محدودیت‌ها، هم مشاغل و هم مشتریان باید خود را با چشم‌انداز جدیدی تطبیق دهند که در آن راه‌حل‌های پس از همه‌گیری باید فراتر از محدودیت‌های دوران حضور کرونا، ارائه شود. برخی از این موارد عبارتند از: 1. استقبال از راه‌حل‌های دیجیتال (پلتفرم‌های ایده‌پردازی و نرم‌افزار مدیریت نوآوری)، 2. کار از راه دور، 3. استفاده از فناوری رایانش ابری، 4. تسریع یادگیری دیجیتالی. بر این اساس کووید-19 ممکن است یک بحران باشد اما به‌همان‌اندازه که مانع از خلاقیت، رشد و بقا می‌شود، سازمان‌ها را نیز وادار می‌کند تا در مواقع بحرانی، نسبت به فرصت‌ها با یک دید گسترده عمل کنند.

سه. ایجاد فرصت‌های نوآوری برای شرکت‌های کوچک

با پیشرفت روزافزون فناوری، محصولات و خدمات جدید لحظه‌به‌لحظه معرفی می‌شوند. این نشان می‌دهد که در چند سال آینده یک موج جدید و حتی بزرگتر از نوآوری‌های فعلی وجود خواهد داشت و در این حالت عملاً هر صنعتی به‌نحوی تحت تأثیر قرار می‌گیرد؛ به‌این‌معنا که فرصت‌های بیشتری برای شرکت‌های کوچکتر برای تولید ایده‌ها، محصولات، فرآیندها و خدماتی که می‌توانند عملکرد بهتری از اجراکنندگان تثبیت‌شده داشته باشند. این شرکت‌ها می‌توانند یک بخش کاملاً جدید در بازار ایجاد کنند. این وضعیت به‌این‌دلیل است که اگر قبلاً برای توسعه یک مفهوم یا ایده، میلیون‌ها دلار هزینه می‌شد حالا ابزارهای جدید به کارآفرینان بالقوه این امکان را می‌دهد تا ایده‌های خود را با بودجه کمتری اجرایی کنند. این دموکراتیزه‌شدن فناوری امکان دسترسی به صندوق‌های سرمایه گذاری ریسک‌پذیر و سایر انواع تأمین مالی را به افراد بیشتری داده است.

چهار. ایجاد فرهنگ نوآوری

سرمایه‌گذاری‌ها در زمینه نوآوری منجر به تغییرات فرهنگی در محیط کار می‌شود. این وضعیت، ظرفیت کارمندان را برای محصولات و فناوری‌های جدید، بهبود می‌بخشد و فرهنگ نوآوری را ترویج می‌کند. این یک گام مهم در توسعه پتانسیل نوآورانه مورد نیاز برای تعامل و همکاری با سایر گروه‌های خارج از سازمان است. از این رو، صاحبان مشاغل باید به برنامه‌های مدیریت نوآوری فکر کنند. برای مثال شرکت ادوبی با برنامه Adobe Kickstart یک تلاش گسترده داشته است که در آن یک کارمند می‌تواند برای یک کارگاه نوآوری دو روزه ثبت‌نام کند و یک کارت اعتباری پیش‌پرداخت 1000 دلاری برای آزمایش یک مفهوم و توسعه یک نمونه اولیه دریافت کند. بعد کارمندان نمونه‌های اولیه خود را به مدیران اجرایی منتخب ارائه می‌کنند تا منابع مالی لازم برای پیشروی به دور بعدی کار خود را به‌دست‌آورند.

فرهنگ نوآوری با پیاده‌سازی سیستمی از روش‌ها و شیوه‌هایی که مفاهیم نوآورانه را در سراسر یک کسب‌وکار ترکیب می‌کند، خلاقیت را تقویت می‌کند. این فرهنگ، رویکردهای تثبیت‌شده را به‌نفع تقویت ذهن و به‌سمت پیشرفت، اصلاح می‌کند. این تفکر، نوآوری را به‌منظور تولید و مدیریت بهترین ایده‌ها برای توسعه محصولات، خدمات، ایده‌ها و فرآیندهای جدیدی که کسب‌و‌کار را پیش می‌برد، پرورش می‌دهد. در این فرآیند یک فرهنگ سازمانی ایجاد می‌شود که نوآوری را به‌عنوان یک عادت روزمره در شرکت در اولویت قرار می‌دهد.

پنج. افزایش تمرکز بر مصرف کنندگان (کاربران)

کسب‌و‌کارها برای ارائه محصولات و خدمات به مشتریان وجود دارند. با این حال، هنگامی که فروختن بالاتر از نیازهای مردم اولویت‌بندی می‌شود، این واقعیت به‌راحتی نادیده گرفته می‌شود. حتی در عصر دیجیتال، استارت‌آپ‌ها، کارآفرینان و صاحبان شرکت‌ها باید به اصول کسب‌وکار بازگردند. این اصول ساده اما حیاتی از این قرارند: 1. برآورده‌کردن خواسته‌های مصرف‌کننده با محصولات مفید و ارائه یک تجربه فوق‌العاده برای مشتری، 2. داشتن رویه‌های پیگیری مناسب پس از خرید (مانند پاسخ به سؤالات، درخواست‌ها، درخواست ارائه بازخورد از سمت مشتریان و غیره)، 3. تشخیص معضلات و زمینه‌هایی که مشتریان در حین حرکت به سمت پایین قیف فروش با آنها مواجه می‌شوند، 4. فراهم‌کردن دسترسی آسان به داده‌های محصول یا خدمات مربوطه و 5. استفاده از بازخورد مشتری در عملیات.

شش. اهمیت بهادادن به نوآوری‌های غیرمتمرکز در مدیریت نوآوری

همه افراد در یک ساختار غیرمتمرکز، در به‌کارگیری فرآیندهای نوآورانه نقش دارند. زمانی که قدرت خلاقیت در دست کسانی قرار گیرد که به‌طور منظم، محصولات و خدمات واقعی شرکت را در معرض دید قرار می‌دهند، آنگاه یک برند برای مشتریان قابل‌دسترس‌تر و ارزشمندتر، می‌شود. این امر به این دلیل است که اختیارات تصمیم‌گیری به افرادی در شرکت واگذار می‌شود که بیشترین دانش را دارند، به‌ویژه افرادی که به‌راحتی می‌توانند به اطلاعات مربوطه دسترسی داشته باشند. در واقع، وقتی نوآوری به‌نحوی غیرمتمرکز و غیرانحصاری در شبکه سازمانی شما جاری می‌شود، تنوع گزینه‌های نوآورانه گسترش می‌یابد و مدیران اجرایی می‌توانند بر روی دست‌چین‌کردن بهترین ایده‌ها با بیشترین تأثیرات برای کسب‌وکار تمرکز کنند. نوآوری در سازمان هیچ‌گاه در یک سیستم بسته ممکن نخواهد بود.

هفت. استفاده از مدل‌های جدید کسب‌و‌کار در مدیریت نوآوری

نوآوری در مدل کسب‌وکار، تغییرات هدفمند در مدل‌های فعلی و ایجاد مدل‌های تجاری کاملاً جدید برای ارزش‌افزایی بیشتر را پوشش می‌دهد. این تغییرات می‌تواند بخش هدف، ارائه محصول یا خدمات و مدل درآمد شرکت را تغییر دهد. این مدل‌ها همچنین می‌توانند افزایش سودآوری، مزیت استراتژیک و ایجاد ارزش را نیز هدف قرار دهند. در گذشته، مفاهیم تجاری کاری مورد هدف قرار نمی‌گرفت اما در حال حاضر، هر فردی که مسئول نوآوری است باید در نظر بگیرد که آیا مدل فعلی هنوز برای آینده مناسب است یا خیر. به همین دلیل است که در سال 2022، شاهد شرکت‌هایی خواهیم بود که یا جایگزین مدل‌های کسب‌و‌کار قدیمی می‌شوند یا کاملا به مدل‌های جدید روی می‌آورند.

عناصر کلیدی مدیریت نوآوری چیست؟

چهار رکن کلیدی برای مدیریت نوآوری وجود دارد: شایستگی، ساختار، فرهنگ و استراتژی. از آنجایی‌که هر ایده جدیدی را می‌توان به‌عنوان نوآوری در نظر گرفت، در‌نظر‌گرفتن این عناصر برای سازماندهی نوآوری در سازمان کارآمد خواهد بود. بیایید نگاهی دقیق‌تر به هر مؤلفه داشته باشیم.

شایستگی

از نظر مدیریت نوآوری، تشخیص شایستگی‌های کارکنان در نسبت با ارزش‌های سازمان شما به‌طور‌کلی مفید است. برای ایجاد شایستگی سازمانی در راستای مدیریت نوآوری باید به‌دنبال توانایی‌های زیر باشید: کار با شرکای خارجی و ذی‌نفعان، به‌حداکثر‌رساندن ارزش منابع فعلی خود، تعیین اهداف مشخص بلند‌مدت و کوتاه‌مدت، تدوین سیستم‌های مدیریت استراتژیک برای دستیابی به اهداف و بررسی پیشرفت. توجه به این موارد به شما کمک می‌کند که فردی در سازمان خود داشته باشید که در زمینه مدیریت نوآوری تجربه داشته باشد. با این حال، با ذهنیت صحیح و تمرکز بر بهبود شایستگی شرکت خود در این زمینه، می‌توانید آن فرد یا افراد را به یک نقطه قوت اصلی تبدیل کنید.

ساختار

در‌حالی‌که شایستگی عمدتاً به توانایی مربوط می‌شود، ساختار به سیستم‌ها و فرآیندهای تجاری موجود در سازمان اشاره دارد. کنترل نوآوری ضروری است و ساختار آن چیزی است که این کنترل و مدیریت را ممکن می‌کند. به‌عنوان‌مثال، اگر مدیریت با ایده‌های کارکنان به‌گونه‌ای برخورد کند که گویی کارمندان درنظر گرفته نمی‌شوند، درنهایت همه به مدیران بدبین خواهند شد. چنین نگرشی به این معنی است که بسیاری از ایده‌ها ممکن است هرگز شنیده نشوند، یا بدون رسیدگی منصفانه رد شوند. هرچه موانع بین یک ایده نوآورانه و مشتریان اصلی شما کمتر باشد، ساختار شما بهتر است.

فرهنگ

فرهنگی که به کارکنان اطمینان دهد ایده‌های آنها بر اساس شایسته‌سالاری ارزیابی می‌شود، نوآوری بیشتری را تقویت می‌کند. به‌جای تنگناها و سلسله‌مراتب‌هایی که تعیین می‌کنند کدام ایده‌ها را بپذیرند، هر کسی می‌تواند ایده‌اش را در‌صورتی‌که پیشنهادش با اهداف تجاری سازمان همسو باشد، پیش ببرد؛ پس شایستگی اولین اصل فرهنگ نوآوری در سازمان است. دومین مورد یادگیری مداوم است؛ کارکنان را تشویق کنید تا یادگیری خود را جدی بگیرند. تیم‌هایی که همیشه در حال یادگیری هستند، یک ذهن پویا دارند و می‌توانند فرصت‌هایی را برای نوآوری راحت‌تر شناسایی کنند. سومین اصلْ سرعت است؛ در دنیای امروز، اغلب شرکتی که یک ایده را برای اولین بار به بازار می‌آورد که برنده می‌شود زیرا می‌تواند قبل از داغ‌شدن رقابت، سهم بازار را به دست آورد. چهارمین مورد هم پذیرش شکست به‌عنوان بخشی از فرآیند است.

استراتژی

استراتژی شما برنامه‌ریزی بلندمدتی است که برای سازمان خود برای رسیدن به اهداف مالی و سایر اهداف خود در نظر گرفته‌اید. با استراتژی درست، می‌توانید ایده‌های جدید را با اطمینان راه‌اندازی کنید و از بین چندین گزینه، مسیر درست را انتخاب کنید. بدون یک استراتژی روشن، شما در معرض خطر سقوط در چرخه‌های تکراری و مفاهیم یا کمپین‌هایی هستید که در دراز‌مدت به شرکت شما خدمتی نمی‌کنند.

سیستم مدیریت نوآوری

مدیریت نوآوری زمانی می‌تواند کارایی داشته باشد که به‌نحوی سیستماتیک اجرا شود وگرنه تمام گزاره‌ها درباره فناوری در سطح تئوری باقی می‌مانند و سازمان نمی‌تواند به اهداف نوآورانه خودش برسد. برای حل این معضل شرکت QCBITALIA، یک سیستم مدیریت نوآوری را ارائه می‌دهد که می‌تواند در دستیابی به بهترین ایده‌ها و بهبود مستمر در رقابت، به سازمان‌ها کمک کند. این ایزو برای کمک به سازمان‌ها در استفاده از اصطلاحات صحیح در سیستم مدیریت نوآوری و پیوستگی در مورد فرآیندها، دستاوردها و مسیرهای یادگیری استفاده می‌شود. این استاندارد علاوه‌بر اصطلاحاتْ واژگان، مفاهیم بنیادی و اصول مدیریت نوآوری را هم به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. ایزو 56000 برای سازمان‌هایی مفید است که می‌خواهند فعالیت‌های مدیریت نوآوری خود را قابل‌مشاهده و معتبر کنند.