اگر مدیریت پروژه خاصی به عهده شما قرار گرفته باشد، به عنوان اولین گام باید به خوبی بدانید که روابط پیشنیازی در پروژه و نقش آن در کنترل پروژه چیست. فرآیند تکمیل پروژه شباهت زیادی به مسابقات رقابتی رله دارد. همانطور که در این مسابقات، هر کدام از شرکتکنندگان بخشی از مسیر مسابقه را بهعهده دارند، پروژهها نیز از طریق انتقال وظایف و مسئولیتها بین اعضای تیم تکمیل میشود. البته بر خلاف مسابقات رله، در برخی از پروژهها، برخی از وظایف به فعالیتهای تقدمی و تاخری نیاز دارند تا بتوانند به درستی در مسیر پروژه حرکت کنند. این رابطه به عنوان وابستگی روابط در پروژه و یا روابط پیشنیازی در پروژه شناخته میشود.
«روابط پیشنیازی پروژه برای مدیریت زمان و کار در پروژه حیاتی است.»
درک نحوه عملکرد وابستگیها و تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه، به عنوان یک مدیر پروژه، به شما کمک میکند تا پیش از شروع فعالیتها، یک برنامه واضح و منسجم تعریف کنید. در این مطلب از کیو سی بی شما را با اصطلاحات کلیدی در حوزه روابط پیشنیازی پروژه و انواع وابستگی در فعالیتها آشنا خواهیم کرد تا با دقت بیشتری برای پیشرفت پروژه برنامهریزی کنید.
روابط پیشنیازی در پروژه چیست؟
پروژهها از وظایف و بخشهای بسیاری تشکیل شدهاند که در برنامه زمانبندی پروژه ترسیم میشوند. این برنامهریزی به مدیریت پروژه کمک میکند تا وظایف بهموقع و بهصورت سازماندهیشده اجرا شوند. یکی از مهمترین مراحل هنگام ایجاد برنامه زمانبندی پروژه، شناسایی وابستگیهای فعالیتها و روابط پیشنیازی در پروژه است.
تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه یا وابستگی وظایف، روابط متقابلی هستند که بین فعالیتهای پروژه وجود دارد. این روابط پیشنیازی در پروژه، تعیینکننده ترتیب اجرای وظایف پروژه هستند. به عنوان مثال، برخی از کارها باید به ترتیب انجام شوند، به این معنی که یک کار باید قبل از شروع کار بعدی تکمیل شود، در چنین شرایطی روابط پیشنیازی در پروژه مطرح میشود. وابستگی وظایف در پروژه، انواع مختلفی دارد که گاهی شما به عنوان مدیر پروژه مجبور هستید همه آنها را تحت کنترل بگیرید.
تاخیر یک روز میتواند علت عدمپیشرفت در روز دیگر باشد.
Stuart Bowen
جهت آشنایی شما با وابستگی فعالیتها به بیان چند مثال روابط پیشنیازی در پروژه میپردازیم:
- بیانیه روابط عمومی یک شرکت به تایید مدیرعامل از پیامرسان بستگی دارد.
- بازپرداخت در گرو ارسال گزارش هزینهها خواهد بود.
- رفع اشکال در پروژه بدون شناسایی علت اصلی آن، امکانپذیر نیست.
همانطور که میبینید، انجام گرفتن هر فعالیتی، در گرو تکمیل فعالیتهای دیگر است و تمام پروژه را زنجیروار به هم متصل میکند. به عنوان یک مدیر پروژه، مهم است که تمام روابط پیشنسازی پروژه خود را حفظ کنید تا ذینفعان بدانند، چه زمانی باید بخشی از پروژه را شروع کنند.
جهت شناسایی و مدیریت روابط پیشنیازی در پروژه، به ابزارهای برنامهریزی قوی نیاز دارید که از نمودارهای متعددی از جمله گانت چارت، جداول کانبان و… پشتیبانی کنند. بهرهمندی از ابزارهای برنامهریزی پیشرفته به شما این امکان را میدهد که تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه را تنظیم و وظایف تکراری را مدیریت کنید، علاوهبراین، به عنوان مدیر پروژه قادر خواهید بود مسیر بحرانی را بهراحتی شناسایی کنید.
انواع روابط تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه
نمودار شبکه یکی از خروجیهای قابلقبول در فرآیند فعالیتهای دنبالهدار است. در میان فرآیند فعالیتهای متوالی، فعالیتهای مربوط به فرآیند، تعریف شده و توالی آنها به عنوان فعالیتهای خاصی که بر یکدیگر متکی هستند مشخص میشود. چنین نموداری، علاوهبر نشان دادن فعالیتهای پروژه، روابط متقابل و روابط پیشنیازی در پروژه را نیز ارائه میدهد. نمودار تقدم و تاخر (Precedence Diagramming Method)، یکی از شناختهشدهترین استراتژیها برای ترسیم نمودارهای شبکه است که وابستگی فعالیتهای پروژه را به نمایش میگذارد. بهطورکلی، چهار نوع رابطه در فعالیتهای پروژه وجود دارد که هنگام برنامهریزی پروژه با آنها مواجه خواهید شد که در جدول زیر با ویژگیهای روابط متداول، آشنا خواهید شد:
| نوع رابطه فعالیتها | نام انگلیسی | ویژگیها |
| پایان به شروع | Finish to Start (FtS) | این رابطه، یکی از رایجترین انواع روابط پیشنیازی در پروژه است. رابطه پایان به شروع، به این معنی است که یک فعالیت، تا زمانیکه کار قبل آن تمام نشود، نمیتواند آغاز شود. این نوع تقدم و تاخر فعالیتها، اکثرا در پروژههایی که باید بهصورت متوالی اجرا شوند، اتفاق میافتد. |
| پایان به پایان | Finish to Finish (FtF) | رابطه پایان به پایان زمانی اتفاق میافتد که یک فعالیت تا زمانیکه کار قبلی آن کامل نشده باشد، نمیتواند تمام شود. این امر در پروژههایی رایج است که وظایف فرعی درون خود دارند. بنابراین اگر وظایف فرعی تکمیل نشده باشد، نمیتوان کار اصلی را تکمیل کرد.. در این روش، وظایف را میتوان بهطور همزمان اجرا کرد، اما باید به ترتیب به پایان برسند. |
| شروع به شروع | Start to Start (StS) | وابستگی شروع به شروع نشان میدهد که کاری وجود دارد که پیش از شروع کار قبل از خود، امکان آغاز ندارد. پس از شروع کار اول، دومین کار میتواند شروع شود و هر دو میتوانند بهطور همزمان اجرا شوند. این رابطه برای کارهایی هستند که باید موازی با یکدیگر انجام شوند. |
| شروع تا پایان | Start to Finish (StF) | این رابطه، یک وابستگی کار معمولی نیست، زیرا فقط در شرایط خاص رخ میدهد که موقعیتها نیاز به همپوشانی دارند. وابستگی شروع به پایان، زمانی رخ میدهد که یک کار، قبل از اتمام کار، نیاز به شروع کار قبلی داشته باشد. |
در ادامه این جدول، با سایر اصطلاحات کاربردی در انواع وابستگیهای وظایف آشنا خواهید شد:
| نام اصطلاح | نام انگلیسی | تعاریف |
| زمان تاخیر | Lag Time | زمان تاخیر، یک وقفه زمانی مشخصشده بهصورت دستی بین وظایف قبلی و بعدی است. |
| وظیفه والد | Parent Task | وظیفه والد یکی از وظایف اصلی پروژه است که از وظایف فرعی (وظایف فرزند) تشکیل شده است. وظیفه والد از طریق چندین وظایف فرزند، به زیرمجموعههای قابلمدیریت تقسیم میشود. |
| وظیفه فرعی | Child Task | وظیفه فرعی یا وظیفه کودک، زیرمجموعهای از یک کار بزرگتر است. تاریخ شروع وظایف کودک نمیتواند قبل از شروع کار والد رخ دهد. |
| وظیفه جمعآوری | Rollup Task | این وظیفه، اصطلاح دیگری برای وظیفه والد در زمینه جمعآوری موارد وظایف فرعی است. |
نکاتی برای مدیریت روابط پیشنیازی در پروژه
مدیریت روابط پیشنیازی در پروژه، در نگاه اول به تعریف مدیریت، بسیار دشوار به نظر میرسد، اما یادگیری نحوه هدایت تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژهها، شما را برای موفقیت آماده خواهد کرد. در این بخش چند نکته مهم به شما معرفی میکنیم که به سازماندهی روابط پیشنیازی در پروژه کمک میکند.
- سازماندهی وظایف با استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه: پیدا کردن ابزار مدیریت پروژه مناسب که برای تیمتان کاربردی باشد، میتواند تاثیر زیادی روی روابط پیشنیازی در پروژه و برنامهریزی داشته باشد. استفاده از ابزارهای تخصصی مدیریت پروژه بهراحتی برنامه پروژه و فعالیتهای پروژه شما را در جای خود قرار دهد و تقدم و تاخر فعالیتها را به وضوح شناسایی کند. این نرمافزارها به تیم شما کمک میکند تا به برنامه زمانبندی پروژه پایبند بمانید.
- تجسم دقیق تقدم و تاخر فعالیتها: تجسم روابط پیشنیازی در پروژه، یکی از آسانترین راهها برای درک بهتر فعالیتهایی است که به ترتیب خاصی تکمیل شوند. استفاده از ابزارهای بصری مانند تقدم و تاخر در گانت چارت یا تابلوی کانبان، به اعضای تیم شما نشان میدهد که پروژه در حال حاضر در چه مرحلهای بوده و به کدام فعالیتها وابسته است.
- پایش ریسکهای احتمالی در طرح پروژه: هنگامیکه در حال ایجاد یک طرح پروژه هستید، برای تمام روابط پیشنیازی بالقوهای که ممکن است در طول پروژه خود با آنها مواجه شوید، جلسات طوفان فکری برگزار کنید. آیا هیچیک از اعضای تیم شما، بار کاری سنگینتر از بیشازحد معمول را دارند؟ آیا برای تکمیل پروژه با فروشندههای خارجی کار میکنید؟ در صورت تاخیر در یک فعالیت، آیا تیم شما برای تغییر برنامه آماده است؟ اگر بخواهیم واقعبینانه به این موضوع نگاه کنیم، شما نمیتوانید تکتک ریسکهای بالقوهای که ممکن است در طول پروژه ایجاد شوند، تحت نظارت خود قرار دهید، اما میتوانید با زیر نظر گرفتن وابستگی فعالیتها، از تکمیل بهموقع محصولات خود اطمینان حاصل کنید.
- تشویق مشارکت اعضای تیم و ذینفعان: زمانیکه صحبت از تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه میشود، چیزی به نام ارتباط بیش از حد وجود ندارد. همه اعضا باید همواره با یکدیگر در ارتباط باشند تا زمانیکه یک کار به تاخیر افتاد، بتوانند بر اساس جدول زمانی خود، فعالیتها را تنظیم کنند.
- ایجاد برنامههای اضطراری: برخی از روابط پیشنیازی خارج از کنترل شما هستند و ممکن است پروژه را از مسیر خود خارج کنند. به همین دلیل همیشه سعی کنید یک برنامه پشتیبان داشته باشید.
- توجه به سازماندهی و بهروزرسانی: بهروز نگه داشتن اطلاعات پروژه به شما کمک میکند تا روابط پیشنیازی در پروژه را بهتر تشخیص دهید. این توانمندی شما را در شناسایی مواردی که ممکن است از دست داده باشید کمک میکند و محدودیتها را به شما نشان میدهد.
«اگر شش ساعت برای قطع یک درخت به من فرصت بدهید، چهار ساعت اول را صرف تیز کردن تبر خواهم کرد.» – آبراهام لینکن
تقدم و تاخر در گانت چارت
برای مدیریت بهتر پروژه، باید بدانید دقیقا قرار است چه چیزی را مدیریت کنید.، اینجاست که ابزارهایی مانند نمودار گانت مفید خواهد بود. نمودار گانت یک نمودار میلهای است که زمانبندی پروژه را از ابتدا تا انتها به تصویر میکشد. این نمودار جزء اصلی برنامهریزی و یکی از ویژگیهای اساسی نرمافزار مدیریت پروژه است. تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه به کمک گانت چارت قابلبررسی خواهد بود. با استفاده از تقدم و تاخر در گانت چارت، بهخوبی میتوانید ببینید که یک کار در رابطه با کار دیگر، چه زمانی شروع و یا تمام میشود. تقدم و تاخر در نمودار گانت شما را در زمینههای زیر کمک میکند:
- تجسم بهتر وظایف
- تعیین ضربالاجل (Deadline)
- دید کلی نسبت به پروژه
- مدیریت زمان با استفاده از جدول زمانی
- ویرایش مدت زمان فعالیت و وابستگی پروژه
- تخصیص وظایف به اعضای تیم
- دسترسی به فایلهای مهم و دسترسی به بازخورد سریع
مثال روابط پیشنیازی در پروژه
در این بخش از طریق معرفی چند مثال ساده برای روابط پیشنیازی در پروژه، شما را دقیقتر با این مبحث آشنا خواهیم کرد:
| نوع رابطه پیشنیازی در پروژه | مثال |
| Finish to Start | اگر قرار باشد اتاق خواب خود را رنگ کنید، باید قبل از شروع کار لوازم نقاشی خود را تهیه و آماده کنید و بعد کارهایی مانند تمیز کردن سطوح یا جمعآوری مبلمان را انجام دهید. |
| Finish to Finish | اگر قرار باشد اتاق خواب خود را رنگ کنید، یکی از روشها میتواند این باشد که کارهای مربوط مثل آستر زدن، تمیز کردن و رنگآمیزی را به ترتیب انجام دهید تا قبل از شروع هر کار، رنگ قبلی به خوبی خشک شده باشد. |
| Start to Finish | به عنوان مثال ممکن است بخواهید قبل از حالت دادن به موهای خود، از شامپو استفاده کنید. در این حالت، شامپو زدن باید قبل از استفاده از لوازم حالتدهنده انجام شود. |
| Start to Start | در مثال رنگآمیزی اتاق، بهتر است قبل از شروع کار پروژه، میتوانید کارهایی مثل جمع کردن مبلها، تمیز کردن سطوح و… را همزمان آغاز کنید. |
کلام آخر
روابط پیشنیازی در پروژه، شامل روشهای مختلفی است که در آن، فعالیتهای پروژه در داخل سازمان یا فعالیتهای پروژه خارج از سازمان تعامل داشته باشند. تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه میتواند بر اساس زمانبندی بین عناصر متمایز وابستگی و علل ایجاد وابستگی متفاوت باشند. هر نوع روابط پیشنیازی، میتواند چالشهای منحصربهفردی برای شما به عنوان مدیر پروژه ایجاد کند، به همین دلیل باید اطلاعات کاملی در رابطه با تقدم و تاخر فعالیتها داشته باشید تا بتوانید بهدرستی برنامهریزی کنید. برنامه مدیریت پروژه، چندین ویژگی در اختیار مدیر پروژه قرار میدهد که بتواند نحوه محاسبه و تقدم و تاخر فعالیت ها در پروژه را کنترل کند.
سوالات متداول :
متداولترین روابط پیشنیازی در پروژه عبارت است از: شروع به شروع، شروع به پایان، پایان به پایان و پایان به شروع
روابط پیشنیازی در گانت چارت در قابل نوارهای افقی نمایش داده میشود که هر کدام مدت زمان کار را نشان میدهد و در یک نگاه میتوان متوجه شد که تقدم و تاخر فعالیتها چگونه است.
سازماندهی وظایف با استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه، تجسم دقیق تقدم و تاخر فعالیتها، پایش ریسکهای احتمالی در طرح پروژه، تشویق مشارکت اعضای تیم و ذینفعان، ایجاد برنامههای اضطراری و توجه به سازماندهی و بهروزرسانی میتواند به مدیریت بهتر تقدم و تاخر فعالیتها کمک کند.
