آماده‌شدن برای فرآیند پیاده سازی ایزو از هر نوع استاندارد ایزویی، می‌تواند برای سازمان‌ها روندی طاقت‌فرسا و استرس‌زا باشد. اصلا پیاده سازی را باید از کجا شروع کرد؟ چه عواملی در ایزو دخیل هستند؟ پیاده سازی ایزو در وهله اول به عواملی همچون ابعاد و اندازه پیچیدگی‌های این فرآیند و میزان دانش و فرهنگ مرتبط با استانداردسازی بستگی دارد. ما در این مقاله کیو سی بی تلاش می‌کنیم تا قدم‌هایی را که باید در پیاده سازی ایزو بردارید، بهتان یاد دهیم. همچنین مثالی عملی از پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ به شما آموزش داده می‌شود.
گام اول: شناخت استانداردهای ایزو
- ضروری است که کارکنان کلیدی الزامات سیستم مدیریت ایزو را بدانند.
- همه افراد حاضر در کسب و کار نیاز ندارند تا به صورت تخصصی از الزامات ایزو و پیاده سازی ایزو سر در آورند.
- شما باید یک کپی از استانداردهای ایزو خریداری کنید و مفاهیم کلیدی را مرور کنید.
- اگر هنوز در مورد استانداردهای ایزو و الزامات آن مطمئن نیستید، باید آموزش ایزو را دنبال کنید.
گام دوم: همه را در جریان بگذارید
- فرآیند پیاده سازی ایزو تنها وظیفه چند نفر برگزیده نیست.
- همه باید در این روند پیاده سازی ایزو در شرکت مشارکت داشته باشند. هر کارمندی باید بداند که چه چیزی اجرا می‌شود، چرا اجرا می‌شود، چه منافعی برای سازمان و خودش دارد و چگونه در این فرآیند مشارکت خواهد داشت.
- تعامل، عنصر کلیدی در اجرای تغییرات است. بهتر است نمایشگرهایی را روی تابلوهای اعلانات تنظیم کنید که پیشرفت‌های صورت‌گرفته‌شده را نشان دهد. به هر گونه نگرانی یا شکایت گوش دهید. کاری کنید که همه احساس کنند که بخشی از پروژه پیاده سازی ایزو هستند، چه پیاده سازی ایزو در کارخانه باشد، چه پیاده سازی ایزو در شرکت.
گام سوم: یک تیم پیاده سازی ایزو داشته باشید
- داشتن یک برنامه قوی برای انتقال به یک سیستم جدید ضروری است. هنگامی که افراد مناسب در کار داشته باشید، این روند بسیار آسان‌تر و سریع‌تر خواهد بود. تیم شما یک برنامه کاربردی ایجاد می‌کند که کسب و کار شما را برای موفقیت آماده می‌سازد.
- ایجاد و ثبت فرآیندهای جاری به منظور آگاهی از روابط میان بخش‌ها و چگونگی جریان فرآیندها در سازمان الزامی است. این کار به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا اجرای پیاده سازی ایزو را بر اساس فرآیندها و نه فقط بر اساس حوزه‌ها و دپارتمان‌ها برنامه‌ریزی کنند.
- اطمینان حاصل کنید که تمام موارد «لازم» در استانداردهای ثبت و اجرا شوند. بسیاری از فرآیندها به اطلاعات مکتوب و مستندی نیاز دارند که تضمین کنند فعالیت‌ها به روش صحیح انجام می‌شوند.
در روند پیاده سازی ایزو در شرکت، سازمان‌ها باید بررسی کنند که کدام فرآیندها مستند شده‌اند و چه تعداد دستورالعمل کاری وجود دارد. توسعه چند سند و مرور دستورالعمل‌های کاری با توسعه آنها از ابتدا، یکسان نیست. سازمان‌ها باید تصوری از مدت زمان سرمایه‌گذاری در توسعه و بررسی اسناد داشته باشند.
- برنامه‌های آموزشی و آگاهی‌بخشی موجود را در پیاده‌سازی ایزو ارزیابی کنید. آموزش و آگاهی، جزو مهمی از فرآیند اجرا و پیاده سازی ایزو است. کارکنان شما باید بدانند ایزو چیست. اگر سازمانی آموزش کارکنان خود را در نظر نگیرد، بهتر است برنامه‌های خود را بازتعریف کند تا اطمینان حاصل شود درصد زیادی از کارکنان آموزش لازم را می‌بینند و از سیاستها، رویه‌ها و مقررات که بخش مهمی از کار روزانه آنها خواهد بود، اطلاع می‌یابند.
- نظارت بر عملکرد فرآیند و شروع حسابرسی داخلی برای بررسی اینکه آیا تمام الزامات استاندارد برآورده شده است.
گام چهارم: از تفکر مبتنی بر ریسک استفاده کنید
- ریسک در تمام جنبه‌های یک سیستم مدیریتی بخشی ذاتی است. در همه سیستم‌ها، فرآیندها و عملکردها خطراتی وجود دارد.
- تفکر مبتنی بر ریسک، تضمین می‌کند که این ریسک‌ها در طول طراحی و استفاده از سیستم مدیریت، شناسایی، بررسی و کنترل می‌شوند.
- در پیاده سازی ایزو از تفکر مبتنی بر ریسک در ایجاد سیستم و فرآیندهای مدیریتی خود استفاده کنید.
مثال: پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ را چطور انجام دهیم؟
ایزو ۹۰۰۱ یکی از پرطرفداران‌تر ایزوها است که استاندارد سیستم مدیریت کیفیت به شمار می‌آید. هر سازمان، شرکت یا کارخانه‌ای می‌تواند بدون در نظر گرفتن زمینه فعالیت از آن استفاده کند. درواقع بیش از یک میلیون شرکت در بیش از ۱۷۰ کشور جهان از ایزو ۹۰۰۱ استفاده می‌کنند. ما در ادامه به فرآیند ایزو ۹۰۰۱ به عنوان یک نمونه عملی از پیاده سازی ایزو می‌پردازیم.
یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهید این است که بفهیمد دامنه تغییراتی را که برای رسیدن به استاندارد ایزو ۹۰۰۱ باید انجام دهید، چه میزان است. اینکه نیاز به ایجاد چند تغییر کوچک داشته باشید یا تغییرات گسترده، بر نحوه پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ تأثیر می‌گذارد.
- اگر به چند تغییر کوچک نیاز داشته باشید، بهتر است بر روی مستندسازی و تخصیص وظایف اعضای مجموعه تمرکز کنید. مدیریت می‌تواند با برگزاری جلسات گروهی و توضیح ضروریات، مجموعه را از تغییرات آگاه سازد.
- اگر نیاز به تغییرات وسیع دارید بهتر است تیمی را مأمور انجام پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ کنید. هر کسب و کاری نیاز به اصلاحات منحصربه‌فرد خود را دارد. اما این اصلاحات باید صورتی دائمی و پیوسته به خود بگیرند. همچنین باید اقداماتی پیشگیرانه برای متوقف‌کردن مشکلات احتمالی صورت گیرد. یعنی در این فرآیند پیش‌بینی و احتمالات نیز نقش مهمی بازی می‌کنند.
ممیزی‌های داخلی در پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱
ممیزی داخلی راهی برای سازمان‌ها ارائه می‌دهد تا بررسی کنند آیا QMS آنها الزامات و انتظارات را برآورده می‌کند یا خیر. یک ممیز می‌تواند اجرای QMS را بر اساس الزامات ایزو ۹۰۰۱ و خط مشی شرکت بررسی کند. او می‌تواند تعیین کند که آیا این سیاستها نیازهای مشتریان و کارکنان را برآورده می‌کند یا خیر.
اگر در پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱، ممیزی داخلی به خوبی انجام شود می‌توان به ابزار ارزشمندی در پیروی از سیاستها، بهبود فرآیندها و آمادگی برای حسابرسی خارجی دست یافت.
بر اساس مدارک جمع‌آوری‌شده در طول حسابرسی، ممیز معمولا اقداماتی را پیشنهاد می‌کند که باید انجام شود. اگر ممیز متوجه شود یک فرآیند در حال تحقق اهداف است، ممکن است بهبود فرآیند را در راستای اصل بهبود مستمر پیشنهاد دهد. اگر او تشخیص دهد که این فرآیند، اهداف را برآورده نمی‌کند، یک اقدام اصلاحی پیشنهاد می‌کند.
این واقعیت که ممیزان داخلی می‌توانند استقلال خود را حفظ کند، بسیار برای شرکت و نیز پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ حیاتی است. برای مثال اینکه آنها نمی‌توانند در نوشتن مرام‌نامه شرکت مشارکت کنند، باعث می‌شود تا برخوردی عینی با نحوه پیاده سازی ایزو در شرکت داشته باشند.
بررسی مدیریت
نتایج حسابرسی داخلی به عنوان یکی از چندین ابزار ارزشمندی است که می‌تواند در پیاده سازی ایزو به‌ویژه در بررسی مدیریت مورد استفاده قرار گیرد. بازنگری مدیریت باید شواهدی مانند آنچه توسط حسابرسی‌های داخلی ارائه می‌شود را در نظر بگیرد تا ارزیابی کند که آیا QMS هنوز کافی است یا خیر. به طور معمول، مدیریت با افرادی که مسئول اجرای فرآیند هستند ملاقات می‌کند تا پیشرفت و همچنین اثربخشی خود سیاستها را بررسی کند.
در پیاده سازی ایزو در کارخانه یا شرکت، بررسی‌های مدیریت کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود QMS موثر باقی می‌ماند، پیشرفت به سمت اهداف ادامه دارد و فرآیندها نیز بهبود می‌یابند. به صورت معمول، بر اساس نتایج این بررسی‌ها، باید تنظیماتی در فرآیندها انجام شود.
بهبود
بهبود یک جنبه حیاتی در پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ برای سازمان‌هایی است که می‌خواهند از مزایای پیاده سازی آن بهره‌مند شوند. در حالی که دریافت گواهینامه ایزو 9001 به خودی خود مزایایی را به همراه دارد، شرکت‌هایی که واقعاً تلاش می کنند از آن برای بهبود فرآیندهای خود به طور منظم استفاده کنند، بیشترین بهره را می‌برند.
یک سازمان می‌تواند از روش‌های مختلفی برای بهبود مستمر استفاده کند. بهبود پی در پی (continual improvement) و بهبود پیوسته (continuous improvement) دو روش پرکاربرد در بهبود یک سازمان هستند هر سازمانی که استانداردسازی را انجام می‌دهد باید در نظر بگیرد که هر دو شکل بهبود می‌توانند در سازمان ظاهر شوند.
مدیریت باید به دنبال بهبود همه‌جانبه کسب‌وکار خود باشد و برای این کار باید اقداماتی در جهت پالایش QMS نیز انجام دهد. مدیریت باید برای هر بهبودی برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشد و زمان و منابع لازم را در اختیار مسئولین اجرای طرح قرار دهد. استراتژی‌های بهبود باید همیشه شامل راهی برای سنجش پیشرفت و ایجاد نتایج ملموس باشند.
پیاده سازی یک سیستم مدیریت کیفیت در کارخانه ، ابزار اصلی مدیریت برای بهبود سازمان و عملکرد بیزنس و کیفیت مدارهای اطلاعاتی آن و هکماری کارکنان است.
) GME (Global Manufacturing Excellence به طور مطلوب منطبق با روح سازمان و توصیه شده توسط استاندارد ISO 9001 است. در واقع، این روش مطابق و حتی بیش از الزامات استاندارد شده است. برای اطلاعات دقیق تر می توانید متن ایزو 9001 را دانلود و مطالعه بفرمایید .
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!