روش اجرايــي ارتباطات

نمونه روش اجرایی ارتباطات
روش اجرايــي ارتباطات :هدف از روش اجرایی ارتباطات حصول اطمینان از وقوع تعاملات ضروری است . تبادل اطلاعات از طریق تعامل به منظور حصول اطمینان از تحت کنترل قرار گرفتن هر گونه مخاطره در یکی از مراحل زنجیره مواد غذایی می باشد . محدوده عملكرد اين فرایند ارتباطات خارجی و داخلی در چارچوب استاندارد سيستم مديريت كيفيت و سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی می باشد .

3-تعاريف و واژگان :

برابر با استاندارد ISO9000:2005 – سيستم هاي مديريت كيفيت – مباني واژگان
برابر با استاندارد ISO22000:2005 – سيستم هاي مديريت ايمني مواد غذايي

4-مسئوليت :

مسئوليت بكارگيري روش اجرایی ارتباطات در مورد كليه مستندات به عهده نماينده مديريت و سرپرست تيم ايمني مواد غذایی مي باشد.

5-شرح فعاليت :
5-1- روش اجرایی ارتباطات خارجی :

الف – ارتباط با بالا و پایین زنجیره مواد غذایی برای خطر یا خطرات ایمنی مواد غذایی که کنترل آنها توسط سازمان امکان ندارد و یا نمی تواند صورت گیرد . در نتیجه نیاز به کنترل آنها در سایر مراحل زنجیره مواد غذایی دارد . در این صورت از سازمان های خارجی خواسته می شود که در خصوص کنترل ایمنی مواد غذایی ، کنترل هایی را بر روی محصولات خریداری شده و چیدمان یافته داشته باشند و این اطمینان را به سازمان دهد که محصول خریداری شده بر ایمنی مواد غذایی تاثیر نامطلوب ندارد .
ب – مشتریان به عنوان مبنایی برای پذیرش متقابل از سطح ایمنی مورد نیاز مواد غذایی
مطابق با رویه بازخورد مشتری در هر زمان که شکایت مشتری توسط واحد فروش دریافت گردید با بررسی علل به وجود امدن محصول غیر ایمن توسط واحدین مربوطه ( فروشگاه ، بازرسی ، انبار و سردخانه ها ) مشخص می شود که چه اقدامات اصلاحی باید در نظر گرفته شود تا از ورود محصول غیر ایمن و عرضه به بازار جلوگیری گردد .

ج – مراجع ذی صلاح قانونی و مقرراتی و سایر سازمان ها

نماينده مديريت و سرپرست تيم ايمني مواد غذایی برای حصول اطمینان از حصول ایمن و بی مخاطره می تواند با مراجع قانونی و مقرراتی از قبیل اداره استاندارد ، اداره نظارت بر مواد غذایی ، اداره بهداشت و اداره کار و نامین اجتماعی در ارتباط بوده و از الزامات و استانداردهای تدوین و تایید شده انها استفاده نماید و انهارا به عنوان مبنایی برای پذیرش عمومی سطح ایمنی مواد غذایی و حصول اطمینان از قابلیت سازمان در نظر بگیرد .
د – واحد خريد از طريق ارزيابي تأمين كنندگان و ارائه گزارش ارزيابي به آنها با تأمين كنندگان در ارتباط است .

5-2- روش اجرایی ارتباطات داخلی :

الف ) محصولات یا محصولات جدید
ب ) مواد خام ، مواد متشکله و خدمات
ج ) سیستم ها و تجهیزات فروشگاه
د) فضاهای فروشگاه ، موقعیت تجهیزات ، محیط اطراف
ه ) برنامه های نظافت و ضد عفونی
و ) سیستم های بسته بندی ، انبارش و توزیع
ز ) سطوح صلاحیت کارکنان و یا تخصیص مسئولیت ها و اختیارات
ح ) الزامات قانونی و مقرراتی
ط ) آگاهی در خصوص خطرات ایمنی مواد غذایی و اقدامات کنترلی
ی ) الزامات مشتریان ، الزامات صنفی یا سایر الزاماتی که سازمان رعایت می کند .
ک ) استعلام های مرتبط از طرف های ذی نفع خارجی
ل ) شکایات دال بر خطر ایمنی مواد غذایی مرتبط با محصول
م) سایر شرایط موثر بر ایمنی مواد غذایی

– آموزش کارکنان در خصوص مهارت های ارتباطی نقش به سزایی در سازمان دارد . در این سیستم با اموزش پرسنل از طریق متولیان فرآیندها این اطمینان را می دهد که کلیه پرسنل از نحوه برخورد با مواد اولیه غیر ایمن ، نحوه جابه جایی و انبارش مواد اولیه ایمن تا ارائه به واحد انبار و همچنین نحوه جابه جایی و انبارش محصول ایمن و نحوه برخورد با محصولات غیر ایمن آگاهی دارند .
– در مورد چگونگی عملکرد پرسنل در فروشگاه و رعایت کلیه نکات بهداشتی ( استفاده از لباس کار مرتب ، کفش مناسب ، دستکش ، کلاه و ماسک ) شستشوی دست ها ، اصلاح صورت و … آشنا بوده و کلیه مخاطراتی که ممکن است بر ایمنی مواد غذایی تاثیر نامطلوب بگذارد به آنها آموش داده شده است .

– الزامات قانونی ، دولتی و الزامات مرتبط با مشتری در رابطه با محصول ایمن را به پرسنل اطلاع داده تا محصولی را مطابق با الزامات تدوین شده در فروشگاه چیدمان و بفروش برسانند.
– همچنین مسئول مربوطه با تدوین برنامه زمان بندی شده برای شستشو و نظافت به آنها رعایت کلیه نکات GMP/GHP را آموزش می دهد .

6- مدارک و سوابق ذیربط:

1- نامه های برون سازمانی
2- فرم برنامه زمانبندی نظافت فروشگاه
3- فرم شکایت مشتری
4- فرم ماتريس مسئوليت و ارتباطات داخلی و خارجی

7-منابع و مراجع:

5- استاندارد ISO 22000:2005 سیستم مدیریت ایمنی غذا
6- استاندارد ISO 9001:2008 سیستم مدیریت کیفیت – الزامات
7- استاندارد ISO 9000:2005 سیستم های مدیریت کیفیت – مبانی واژگان