همه ما در زمان صحبت، کلماتی که به گمانمان معنای مترادفی را دارند، در کنار هم می‌نشانیم. برای نمونه در جلسات مدیران سازمانی و مدیریت منابع انسانی، معمولاً دو واژه کارایی و اثربخشی در کنار هم قرار داده می‌شوند. با شنیدن این دو واژه در کنار هم احتمالاً سعی می‌کنیم مترادف مشترکی برای این دو تعریف کنیم. اما این دو واژه و البته اکثر واژه‌هایی که به عادت در گفتگوی روزمره در کنار هم می‌نشانیم، دارای معنایی منحصربه‌فرد و متفاوت از یکدیگر است. در این مطلب سعی کرده‌ایم تا تعریف کارایی و در کنار آن نزدیک‌ترین تعریف برای اثربخشی را برای شما شرح دهیم. کنکاش درباره معنای واقعی و کاربردی کلمات به شما کمک می‌کند تا رویکردی کاملاً صحیح در قبال انجام وظایف سازمانی خود داشته باشید.
تعریف کارایی یا Efficiency
بگذارید در همین ابتدای مطلب یک مثال برایتان بزنیم تا بهتر متوجه مفهوم کارایی شوید.
تصور کنید یک کار مشخص را آغاز کرده‌اید و قرار است به یک هدف نهایی برسید. هرچه از منابع کمتری در طول کار استفاده کنید، در حقیقت کارایی یا راندمان بیشتری خواهید داشت. در واقع بحث کارایی با کاهش اتلاف منابع رابطه‌ای همسو دارد.
به‌طور مثال فرض کنید امروز فعالیت روزمره کاری خود را با منابعی (زمان/پول /کارمند / …) کمتر از دیروز، به نحو احسن انجام داده‌اید. بنابراین می‌توان گفت راندمان یا کارایی شما نسبت به دیروز بیشتر شده است. در مقابل فرض کنید یکی از کارمندان ارشد شما به دلیل مصدومیت در روز بیستم آذر در سر کار حاضر شود. در این روز مشخص فعالیت شما دچار نقصان شده و در انتهای روز به نتیجه از پیش مقرر شده، نرسیده است. می‌توان چنین نتیجه گرفت که کارایی فعالیت شما در روز بیستم کاهش یافته است.
بنابراین کارایی با توجه به منابع استفاده شده در فعالیتی مشخص مورد سنجش قرار می‌گیرد. مطمئناً فعالیت هدفمندی که با کارایی و راندمان بالاتر (کاهش اتلاف منابع و در زمانی سریع) انجام شود، در زمانی اندک به نتیجه و موفقیت خواهد رسید.
انواع مدلهای کارایی کدامند؟
برای دانستن تفاوت کارایی و اثربخشی، آشنایی با مدلهای کارایی می‌تواند مفهوم را بیشتر و بهتر باز کند. کارایی را می‌توان به سه گروه عمده تقسیم کرد:
1.مدل کارایی بازار
مدل کارایی بازار که توسط اقتصاددان یوجین فاما در سال 1970 تعریف شد، نشان می‌دهد چگونه قیمت‌ها اطلاعات موجود را یکپارچه می‌کنند. در واقع گنجانده شدن اطلاعات در قیمت‌ها سبب کارآمدی ایده‌آل در بازارها خواهد شد.
2.مدل کارایی اقتصادی
به بهینه ساختن منابع مختلف در جهت خدمت‌رسانی به افراد در وضعیتی مشخص و غالباً اقتصادی، مدل کارایی اقتصادی می‌گویند. به‌طور مثال در یک وضعیت کارایی اقتصادی، محصولات با کمترین منابع انسانی و هزینه وارد چرخه بازار می‌شود. این موقعیت تجاری باعث می‌شود بالاترین بازه ممکن (برگشت هزینه + سود مازاد) به بنگاه کسب و کار برگردد.
3.مدل کارایی عملیاتی
به اندازه‌گیری سود حاصله به عنوان تابعی از هزینه‌های عملیاتی، کارایی عملیاتی گفته می‌شود. این بدین معناست که هرچه کارایی عملیاتی بالاتر و بیشتر باشد، سودآوری و سرمایه‌گذاری بیشتر خواهد بود. به بیانی دیگر کارایی عملیاتی معیاری برای اندازه‌گیری کارایی سود حاصله در مقابل هزینه‌های عملیاتی است.
تعریف اثربخشی یا Effectiveness
آیا تا به حال هنگامی که در حال انجام فعالیت‌هایی مشخص برای رسیدن به یک نتیجه یا به اصطلاح هدف هستید، از خود پرسیده‌اید فعالیت‌های فعلی‌تان تا چه حدی با هدف‌هایتان همسو شده است؟
پاسخ به سوال فوق، در واقع سنجش میزان اثربخشی فعالیت‌های شما است. به بیانی دیگر میزان همسو بودن فعالیت‌های جانبی با هدف نهایی، میزان اثربخشی فعالیت‌ها را مشخص می‌کند.
به طور مثال شما یک دوره یادگیری فن تدوین را گذرانده‌اید. این دوره قرار بوده تا به شما بیاموزد چگونه باید ویدیوهای کوتاه تبلیغاتی را تدوین کنید. در آخر دوره شما متوجه شده‌اید آنچه باید می‌آموخته‌اید، یاد نگرفته‌اید. اینجا شما خواهید گفت که دوره آموزش تدوین، اثربخشی کمی داشته است.
یا برعکس، شما به عنوان صاحب یک برند تصمیم گرفته‌اید با استفاده از تبلیغات دیجیتال جذب مشتری کنید. پس از مدتی شما با انبوه مشتری‌های جدیدی روبه‌رو می‌شوید که از طریق بازاریابی دیجیتال جذب برند شما شده‌اند. در اینجا گفته می‌شود تبلیغات دیجیتال شما با هدف جذب مشتری همسو بوده و اثربخشی بالایی داشته است.
اما تعریف اثربخشی در مدیریت سازمان چیست؟ به طور مثال سازمان مربوطه اتمام یک پروژه کاری را 70 روزه تخمین زده است. این پروژه دقیقاً در روز هفتادم (یا حتی زودتر) به اتمام می‌رسد. در اینجا گفته می‌شود اثربخشی تیم شما 100 درصد بوده است. در واقع هرگاه درباره اثربخشی سخن می‌گوییم، باید به دنبال مفهوم فعالیت با هدف و برنامه اصلی باشیم.
بنابراین تا اینجای کار احتمالاً متوجه تفاوت کارایی و اثربخشی شده‌اید. نکته مهم درباره این تفاوت این است که در کارایی شما با منابع و زمان سر و کار دارید، اما در اثربخشی نتیجه فرآیند فعالیت در الویت است.
انواع مدلهای اثربخشی سازمانی کدام است؟
معمولاً در دوره مدیریت منابع انسانی، اثربخشی را در سه مدل تعریف می‌کنند که در اینجا به صورت اجمالی برای شما توضیح داده‌ایم:
1.مدل اثربخشی هدف یا Goal Model
معمولاً در سازمان‌های کلاسیک و سنتی یک یا چند هدف تعریف می‌شود. اثربخشی در این سازمان‌ها مجموعه فرآیندهایی‌ست که نیل رسیدن به اهداف را میسر می‌کند. در واقع هر چه سازمان مربوطه به اهداف خود بیشتر نزدیک شود، می‌گوییم اثربخشی آن بیشتر بوده است.
2.مدل اثربخشی سیستمی یا System Model
تمرکز اثربخشی سیستماتیک، اغلب متوجه ابزارها و فاکتورهای مورد نیاز برای رسیدن به اهداف است. در واقع در این نمونه اثربخشی، بیشتر ابزارها و فعالیت‌هایی که قرار است منجر به رسیدن به هرف شود، مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.
3.مدل اثربخشی ذی‌نفعان استراتژیک یا Strategic-Constituencies Model
همان‌طور که می‌دانید هر سازمان دارای منابع انسانی‌ای است که مسیر رسیدن به اهداف اصلی راس هرم را هموار می‌سازد. اثربخشی ذی‌نفعان استراتژیک درباره کسانی بحث می‌کند که به‌طور قانونی برای سازمان مربوطه فعالیت می‌کنند. هرچند این افراد به‌طور مشخص نفع شخصی در سازوکار سیستم سازمانی ندارند، اما مجموعه فعالیت‌های اثربخش سازمان به عهده این افراد است.
تفاوت کارایی و اثربخشی در چیست؟
برای فهم بهتر تفاوت کارایی و اثربخشی، به خاطر داشته باشید هرگاه سخن از رسیدن به هدف مشخص و دستیابی به رضایت باشد، می‌گوییم تلاش‌های «اثربخش / موثر (اثربخشی)» بوده‌اند. در مقابل، دستاوردهایی که با حداقل هزینه و کوشش انجام شوند را «کارآمد (کارایی)» می‌گوییم.
سخن آخر
هرگز نبایستی فراموش کرد آنچه در علوم مدیریتی مدرن و استاندارد مدیریت منابع انسانی درباره کارایی و اثربخشی می‌خوانیم، با علوم دیگری همچون اقتصاد، مهندسی و نظریه سیستم‌ها متفاوت است. در واقع دو مفهوم کارایی و اثربخشی قرار است رویکردی بر رفتار سازمانی، مدیریت استراتژیک، زمان‌بندی، هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی و انضباط شخصی منابع انسانی باشد.
سوالات متداول :
در یک کار سازمانی منسجم، دو فاکتور کارایی برای سودآوری و اثربخشی برای رشد و موفقیت بسیار مهم هستند.
کارایی به معنای درست و دقیق انجام دادن یک فعالیت و اثربخشی به معنای انجام دادن فعالیتی صحیح در یک موقعیت کاری است.
در نظر گرفتن مجموعه‌ای بی‌نقص از کارایی و اثربخشی در طی یک پروژه کاری، باعث عملکردی درست در مدیریت خواهد شد. در نهایت این عملکرد به سود و سرمایه‌گذاری بیشتر ختم خواهد شد.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!