مدیریت ریسک پروژه شما را از خطرات و مشکلات پیشروی کسبوکارتان آگاه می‌کند و باعث می‌شود در این مواقع به شکلی آگاهانه تصمیم بگیرید. به دلیل غیرقابل اجتناب بودن ریسک در هر پروژه‌ای، مدیریت ریسک بخش مهمی از مدیریت پروژه به حساب می‌آید. اگرچه این جمله ممکن است منفی به نظر برسد، اما مدیران پروژه عمل‌گرا می‌دانند که این کار در واقع نوعی تفکر پیشگیرانه است. در مسیر پیشرفت پروژه قطعا مسائلی پیش خواهد آمد و شما به یک استراتژی خاص نیاز دارید تا آنها را مدیریت کنید. در این مقاله با تعریف مدیریت ریسک پروژه و روش‌های آن آشنا خواهید شد.
مدیریت ریسک در پروژه
مدیریت ریسک در پروژه (Project Risk Management) فرآیند شناسایی، تجزیه و تحلیل و پاسخ‌گویی به هر خطری است که در طول چرخه پروژه ایجاد می‌شود. این مدیریت به پروژه کمک می‌کند تا در مسیر درست باقی بماند و بتواند به اهداف خود دست یابد. در واقع مدیریت ریسک پروژه باید بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی برای کشف و نحوه کنترل خطری باشد که ممکن است در پروژه اتفاق بیفتد.
مدیریت ریسک در پروژه‌های مختلف می‌تواند معانی متفاوتی داشته باشد. در پروژه‌های بزرگ، استراتژی‌های مدیریت ریسک ممکن است شامل برنامه‌ریزی دقیق و گسترده برای هر ریسک باشد تا در صورت بروز مشکلات، آنها را کاهش دهد. برای پروژه‌های کوچک‌تر، مدیریت ریسک می‌تواند فقط به معنای فهرستی ساده و اولویت‌بندی‌شده از ریسک‌های بالا، متوسط و پایین باشد.
ایزو ۳۱۰۰۰ استانداردی برای تعیین اصول، چارچوب‌ها و فرآیندی برای مدیریت ریسک است که هر سازمانی، صرف نظر از اندازه، فعالیت یا ابعادش می‌تواند از آن استفاده کند. استفاده از ایزو ۳۱۰۰۰ به سازمان‌ها کمک می‌کند تا احتمال دستیابی به اهداف را افزایش دهند و شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها را بهبود بخشند. این استاندارد منابع را به‌طور موثر برای درمان ریسک تخصیص می‌دهد و از آن استفاده می‌کند.
ریسک و انواع آن
ریسک در پروژه هر چیزی است که به‌طور بالقوه می‌تواند بر جدول زمانی، عملکرد یا بودجه پروژه به‌صورت مثبت یا منفی تاثیر بگذارد. ریسک‌ها پتانسیل‌هایی هستند که اگر به واقعیت تبدیل شوند، به‌عنوان موضوع یا مسئله طبقه‌بندی شده و باید طی فرآیندی به آنها پرداخته شود. بنابراین مدیریت ریسک شامل شناسایی، دسته‌بندی، اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی برای ریسک‌ها، قبل از تبدیل‌شدن به موضوع است.
هیچ پروژه‌ای بدون ریسک نیست. بنابراین توانایی هدایت پروژه از طریق ریسک یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که انتظار می‌رود مدیران پروژه داشته باشند. ریسک‌ها معمولا جنبه‌های زیر را تحت تاثیر قرار می‌دهند:
- بودجه: ریسک می‌تواند مقدار پولی را که برای تکمیل یک پروژه نیاز است، تغییر دهد
- زمان‌بندی: برنامه‌ها و جدول‌های زمانی ممکن است با تغییرات غیرمنتظره یا تاخیر مواجه شوند
- دامنه: اهداف اولیه می‌توانند گسترش یابند یا از اهداف اصلی پروژه دور و منجر به تغییر دامنه شوند.
هر پروژه‌ای ممکن است با ریسک‌های مختلفی مواجه شود. انواع این ریسک‌ها می‌توانند شامل چند ویژگی زیر باشند:
ریسک خارجی
این نوع ریسک خارج از کنترل تیم پروژه است. مثال‌هایی از ریسک خارجی شامل عدم مهلت زمانی، آب‌و‌هوای نامناسب و… است.
ریسک داخلی
این ریسک‌ها انواعی هستند که یک تیم پروژه می‌تواند آنها را کنترل کند. مثال‌هایی از آن شامل عدم رعایت موعد مقرر یا برآورد نادرست بودجه توسط اعضای پروژه است.
ریسک مثبت یا فرصت
این ریسک‌ها بد نیستند و به عنوان فرصت شناخته می‌شوند. ریسک مثبت یک رویداد غیرمنتظره است که می‌تواند تاثیر خوبی بر پروژه داشته باشد. ریسک‌های مثبت ممکن است به دلیل عوامل داخلی مثل کارآمدتر‌شدن اعضای تیم با کمک یک ابزار جدید یا عوامل خارجی مثل تغییر سیاستی که به پروژه کمک می‌کند، روی دهد.
چرا مدیریت ریسک پروژه مهم است؟
مدیریت ریسک یک فعالیت واکنشی نیست. برای پی‌بردن به اینکه کدام ریسک ممکن است ایجاد شود، مدیریت ریسک باید در هر فرآیند برنامه‌ریزی گنجانده شود. در واقع مدیریت ریسک پروژه می‌گوید که چه خطراتی ممکن است بر پروژه تاثیر بگذارد و چگونه می‌توان این خطرها را کنترل و مدیریت کرد؟
ایجاد یک پروتکل مدیریت ریسک در فرهنگ یک سازمان با ایجاد مجموعه‌ای از ابزارها و الگوهای استاندارد، همراه با آموزش می‌تواند هزینه‌های اضافی را در طول زمان کاهش دهد. مواردی مانند سوابق و تاریخچه سازمان، آرشیوی از اطلاعات است که می‌تواند کمک کند تا در هنگام مواجه‌شدن یا نزدیک‌شدن به یک ریسک، غافلگیر نشده و از تجربیات موجود استفاده کنید. همچنین با بررسی نگرش‌های سازمان برای آگاهی بیشتر از ریسک، سازمان می‌تواند آن را به شکل بهتری کنترل کند و در نتیجه، باعث برنامه‌ریزی، سیاست و تصمیم‌گیری بهتر می‌شود.
روش‌های مدیریت ریسک پروژه
شناخت فرآیند و روش‌های مدیریت ریسک به شما کمک می‌کند تا ریسک‌ها را برنامه‌ریزی کرده و آنها را پیش‌بینی کنید. در واقع این کار به شما کمک می‌کند تا یک فرآیند معمولی مدیریت ریسک و استراتژی‌های کاهش ریسک را درک کنید. آشنایی با این استراتژی‌ها، ابرازهایی برای مقابله با ریسک‌های قریب‌الوقوع به شما خواهد داد. روش‌های مدیریت ریسک پروژه و نحوه اجرای آن شامل مراحل زیر است:
فرآیند مدیریت ریسک
فرآیند مدیریت ریسک در یک پروژه روشی ساختاریافته برای مقابله با ریسک‌هایی است که می‌تواند در یک پروژه روی دهد. این فرآیند می‌تواند برای ریسک‌های مثبت یا منفی استفاده شود. با وجود برخی تغییرات جرئی، به طور معمول این فرآیند یا چرخه، مراحل زیر را دنبال می‌کند:
شناسایی خطرات
اولین قدم برای درک خطرات احتمالی این است که آنها را بشناسید. در این مرحله، لیست ریسک‌هایی را که ممکن است بر پروژه اثر بگذارند تهیه و فهرستی از خطرات را که ممکن است ایجاد شوند، شناسایی کنید. اجرای یک برنامه فناوری جدید برای پروژه، نداشتن یک هدف روشن یا قابل تعریف، نداشتن امکانات کافی برای محافظت از سلامت و ایمنی اعضای تیم و… چند مثال مدیریت ریسک پروژه هستند.
تجزیه و تحلیل ریسک‌های احتمالی
در مرحله تحلیل، احتمال وقوع هر ریسک و تاثیر بالقوه آن بر پروژه به خوبی بررسی می‌شود. در این مرحله می‌توانید خطرات موجود را در یک نمودار قرار داده و به دنبال آن، اطلاعاتی مثل سطح اولویت و برنامه‌های کاهش‌دهنده ریسک را مشخص کنید. این اطلاعات می‌توانند به صورت کمی یا کیفی ثبت شوند.
اولویت‌دهی به ریسک‌ها
در این مرحله با استفاده از احتمال و تاثیر هر ریسک در پروژه، سطح آن را تعیین و ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید. یعنی در این بخش، بر اساس عواملی که تعیین کرده‌اید، به هر ریسک اولویتی بالا، متوسط و پایین اختصاص می‌دهید. اولویت‌بندی ریسک‌ها به تیم این فرصت را می‌دهد تا ببیند انرژی خود را در کاهش ریسک در چه بخش‌هایی باید بیشتر متمرکز کند.
کاهش خطرات
برای کاهش هر خطر باید طرح و برنامه‌ای داشته باشید. این طرح‌ها در نمودار تجزیه و تحلیل ریسک‌ها ثبت می‌شوند.
رصد کردن ریسک‌ها
در مرحله آخر، فرآیندی را برای نظارت بر هر ریسک با شروع پروژه تنظیم کنید. شما می‌توانید این کار را با اختصاص‌دادن اعضایی از تیم برای مراقبت از خطرات خاص و کاهش آنها انجام دهید. این کار به شما اطمینان می‌دهد تا به‌طور مداوم آگاه باشید که ریسک‌ها کجا هستند و احتمال وقوع آنها چقدر است. بنابراین در صورت وقوع، آماده مقابله با آنها خواهید بود.
فرآیند برخورد با ریسک
فرآیند مدیریت ریسک پروژه مسیری را برای شما ایجاد می‌کند تا با ریسک‌ها قبل از وقوع آنها مواجه شوید. اما راه‌های واقعی برای کاهش آنها چیست؟ اجتناب، پذیرش، کاهش و انتقال چهار راه متداول برای کاهش ریسک هستند. تصمیم‌گیری در مورد این که کدام مرحله برای مقابله با ریسک انتخاب شود یک علم دقیق نیست و باید از توانایی تصمیم‌گیری و تخصص خود برای این که کدام روش بهتر است، استفاده کنید. در این‌جا به جزئیات هر یک از تاکتیک‌های کاهش ریسک اشاره می‌کنیم:
اجتناب
بدیهی است که نمی‌توان از همه ریسک‌ها دوری کرد؛ اما گاهی انجام این کار در زمان مناسب می‌تواند بهترین ایده باشد. اگر احتمال وقوع خطر زیاد است، از آن اجتناب کنید. مثلا آیا یکی از فروشندگان مجموعه شما کار باکیفیتی ارائه نمی‌دهد؟ یک فروشنده دیگر پیدا کنید. آیا وقوع بارندگی باعث اختلال در برنامه‌ریزی‌های شما شده است؟ در صورت امکان کار را به یک محیط بسته یا به فصل آفتابی‌تر منتقل کنید.
پذیرش
پذیرش ریسک‌ها در صورتی می‌تواند منطقی باشد که احتمال وقوع آنها کم بوده یا تاثیر کمی بر پروژه داشته باشد. در نهایت اگر خطر روی داد، نباید پروژه موجود از مسیر خود خارج شود. مثلا جایگزینکردن گل‌های لاله به جای آفتابگردان که برای تزئین یک سالن همایش در نظر گرفته شده‌است، یک مثال مدیریت ریسک پروژه است. در این مثال، جایگزینکردن یک نوع گل به جای دیگری خطری برای برگزاری همایش ندارد و لازم نیست مدیر پروژه برای تهیه یک نوع گل خاص خود را به دردسر بیندازد.
کاهش
کاهش ریسک به معنی تغییر در عناصر برنامه برای به‌حداقل‌رساندن احتمال وقوع خطر یا تاثیر بالقوه آن بر پروژه است. ریسک‌های متوسط و بالا گزینه‌های خوبی برای تلاش در جهت کاهش ریسک هستند. این کاهش معمولا نیاز به تلاش زیاد یا برنامه‌ریزی و سرمایه‌گذاری دارد. به عنوان مثال اگر یک تیم از کار عقب مانده باشد، مدیر پروژه می‌تواند برای کاهش ریسک، از استخدام اعضای جدید کمک بگیرد. اختصاص بودجه اضطراری و زمان‌بندی متغیر هم از جمله راهکارهای متداول برای کاهش ریسک در پروژه هستند.
انتقال
انتقال ریسک به معنای انتقال آن به سوی دیگری خارج از پروژه است. این کار می‌تواند به شکل برون‌سپاری بخشی از کار به شخص یا تیمی دیگر و کارهایی از این دست باشد. البته ممکن است خطر همچنان رخ دهد؛ اما تاثیر مستقیم آن بر پروژه شما توسط تیم یا فردی خارج از پروژه جذب خواهد شد.
شاخص‌های مدیریت ریسک پروژه
مدیریت ریسک بخش جدایی‌ناپذیر از مدیریت پروژه است. اما شما چطور می‌توانید مطمئن شوید که استراتژی‌های مدیریت ریسک شما به درستی کار می‌کنند؟ به همین دلیل، شما همیشه به شاخص‌هایی برای ردیابی و ارزیابی ریسک‌های پروژه خود نیاز دارید. شاخص‌های مدیریت ریسک پروژه عبارتند از:
ریسک‌های شناسایی شده
این‌ها ریسک‌های هستند که شما از آنها آگاهید و می‌دانید که در طول پروژه روی خواهند داد. اگر استراتژی‌های کاهش ریسک دقیق باشد، متوجه خواهید شد که تعداد این ریسک‌های شناسایی‌شده در طول زمان کاهش می‌یابد یا در پروژه‌های بعدی ظاهر نمی‌شود.
ریسک‌های واقعی
همه ریسک‌های شناسایی‌شده به واقعیت تبدیل نمی‌شوند؛ اما قطعا برخی از آنها روی خواهند داد. اگر متوجه شدید که تعداد ریسک‌های واقعی به اندازه تعداد ریسک‌های شناسایی‌شده است، احتمالا روند اندازه‌گیری ریسک‌های شما درست نیست.
ریسک‌های ناشناس و پیش‌بینی‌نشده
در حالی که پیش‌بینی ریسک‌ها فرآیندی چالش‌برانگیز است، مدیریت ریسک موثر نیازمند آن است که مدیران پروژه، اقداماتی را برای حل هر مشکل انجام دهند. شما باید از تجربیات خود برای شناسایی موقعیت‌های خطرناک و ایجاد راه‌حل‌هایی استفاده کنید که می‌توان برای مقابله با آنها در صورت بروز به کار رود.
فراوانی ریسک‌ها
یک روش مدیریت ریسک تنها زمانی مناسب است که از شروع ریسک در مراحل بعدی پروژه جلوگیری کند. با این حال، اگر متوجه شدید این عدم اطمینان در مراحل مختلف پروژه همچنان وجود دارد، به این معنی است که تکنیک‌های مدیریت ریسک مناسبی در اختیار ندارید.
شدت ریسک‌ها
وقتی از شدت ریسک صحبت می‌کنیم می‌خواهیم بگوییم که چقدر جدیت خطر پیش‌بینی‌شده به خطر واقعی نزدیک است. اگر مدیر ریسک شما ریسک‌های پروژه را به درستی ارزیابی می‌کرد، باید اقدامات کافی را برای محافظت از پروژه انجام می‌داد. در غیر این صورت می‌تواند منجر به ازدست‌دادن زمان و منابع شود.
هزینه‌های تحمیل‌شده به دلیل ریسک‌ها
در حالت ایده‌آل، استراتژی‌های مدیریت ریسک شما نه تنها باید به کاهش ریسک کمک کنند، بلکه باید به یافتن راه‌حل‌هایی مقرون‌به‌صرفه نیز منجر شوند. هنگامی که وضعیت ریسک فعلی خود را با یک پروژه یا جدول زمانی مربوط به گذشته مقایسه می‌کنید، ممکن است متوجه کاهش هزینه‌هایی شوید که به دلیل ریسک متحمل شده‌اید. این نشان‌دهنده مدیریت ریسک موثر است.
سرعت و اثربخشی راه‌حل‌ها
در نهایت، سرعت اجرای راه‌حل‌های کاهش ریسک و میزان موثربودن آنها در کاهش ریسک نشان می‌دهد که سازمان شما چقدر آماده است. یک برنامه مدیریت ریسک قوی و موفق، طرحی است که به‌طور فعال با پیشرفت پروژه به‌روز می‌شود و در صورت وقوع خطر، به شرکت کمک می‌کند تا بدون دردسر زیاد به مسیر خود بازگردد.
نتیجه‌گیری
وجود ریسک در پروژه‌ها از اجتناب‌ناپذیرترین اتفاقاتی است که هر سازمان یا کسبوکاری با آن مواجه می‌شود. مدیریت ریسک پروژه باید این ریسک‌ها را به خوبی شناسایی کند و برای مقابله با آنها طرح‌ها و برنامه‌هایی داشته باشد. هر چه این بخش از مدیریت پروژه بتواند قوی‌تر عمل کند، پروژه با چالش‌های کمتری مواجه می‌شود و در مسیر درست به سوی هدف مشخص پیش خواهد رفت. یک طرح مدیریت ریسک پروژه، نحوه تجزیه و تحلیل و کاهش خطرات احتمالی پروژه را برای تیم پروژه شرح می‌دهد.
