اگر بخواهیم در یک جمله مدیریت فناوری اطلاعات را تعریف کنیم، باید بگوییم این شیوه مدیریت، خدماتی است که ابزارهای مناسب برای مدیریت مؤثر را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. ازآنجایی‌که جامعه معاصر با استفاده از اقتصاد اطلاعاتی هدایت میشود، مدیریت فناوری اطلاعات اغلب به‌عنوان یک اصل مرکزی در هر سیستمی عمل می‌کند. درنتیجه برای کسب‌وکارهایی که قصد دارند تا درازمدت در بازار رقابتی جهان امروز حضور فعال داشته باشند، دانستن نحوه به‌کارگیری مسئولانه و معنادار خدمات فناوری اطلاعات یک اصل ضروری محسوب میشود. یکی از مهم‌ترین مواردی که می‌تواند در این مسیر به آنها کمک کند، استاندارد بین‌المللی ویژه مدیریت خدمات فناوری اطلاعات یا همان ایزو 20000 است. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا بدانید چرا مدیریت فناوری اطلاعات برای کسب‌وکارها اهمیت دارد و نقش آن در این مسیر چه می‌تواند باشد؟
مدیریت فناوری اطلاعات چیست؟
مدیریت فناوری اطلاعات یک روش است که شما به‌واسطه آن سیستم‌های فناوری در کسب‌وکار خود را سازماندهی می‌کنید. استفاده از افراد متخصص در فناوری اطلاعات و ابزارهای مدیریتی مخصوص این کار، بخشی از روش شما در مدیریت فناوری اطلاعات محسوب می‌شوند. امروزه بسیاری از کسب‌وکارها، مدیریت فناوری اطلاعات را سرلوحه برنامه تجاری خود قرار می‌دهند، چون سخت‌افزار، نرم‌افزار و شبکه‌ها همگی حول محور مدیریت فناوری اطلاعات هستند و وجود آن موجب سازماندهی داخلی بهتر و قابل‌اعتمادتر هر بیزینس میشود. ازآنجایی‌که فناوری به‌کاررفته در یک سازمان نباید موجب سردرگمی و یا کندشدن فعالیت تجاری آنها شود، مدیریت فناوری اطلاعات تضمین می‌کند که تمام منابع فناوری و کارکنان مرتبط با آن به‌گونه‌ای مورداستفاده قرار گیرند که برای سازمان ارزش ایجاد کنند.
مدیریت مؤثر فناوری اطلاعات، سازمان را قادر می‌سازد تا به‌صورت بهینه از منابع و کارکنان استفاده کند و در این مسیر از بهترین روش‌ها برای بهبود فرآیندهای تجاری و ارتباطات خود بهره ببرد. برای رسیدن به این موارد بسیار مهم است برای مدیریت فناوری اطلاعات از افرادی استفاده شود که در زمینه‌های مدیریت عمومی مانند رهبری، برنامه‌ریزی استراتژیک و تخصیص منابع، توانایی و تخصص لازم را داشته باشند.
مدیریت فناوری اطلاعات چه مؤلفه‌هایی دارد؟
مدیریت فناوری اطلاعات دارای چندین مؤلفه است که وجود آنها برای همسویی اهداف فناوری اطلاعات با اهداف تجاری یک شرکت برای رسیدن به بیشترین ارزش ممکن، مهم است. در زیر، سه مؤلفه مهم مدیریت فناوری اطلاعات را با هم بررسی خواهیم کرد. این سه مورد استراتژی فناوری اطلاعات، خدمات فناوری اطلاعات و دارایی فناوری اطلاعات هستند. درست است که این سه مورد سه مولفه مجزا را تشکیل می‌دهند اما باید بدانید که هر سه آنها فقط در صورتی کارایی دارند که در کنار یکدیگر با هم کار کنند وگرنه حتی اگر در یک مولفه قوی باشید و در سایر مولفه‌ها ضعیف عمل کنید، مطمئنا نمی‌توانید انتظار یک مدیریت فناوری اطلاعات قدرتمند را داشته باشید.
مورد اول؛ استراتژی فناوری اطلاعات
اولین مؤلفه مدیریت فناوری اطلاعات که مهم‌ترین بخش آن هم هست، استراتژی فناوری اطلاعات نام دارد که ارتباط بخش فناوری اطلاعات با نیازهای کسب‌وکار را مشخص می‌کند. داشتن استراتژی فناوری اطلاعات به‌معنای داشتن برنامه‌ای برای مقابله با سناریوهای خوب و بد در ارتباط با فناوری اطلاعات است. استراتژی مؤثر در مدیریت فناوری اطلاعات باید بتواند اهداف کلی سازمان و تمهیدات لازم برای پشتیبانی از این اهداف را در نظر بگیرد. این کاری است که تیم فناوری اطلاعات شما باید انجام بدهد. به‌عنوان‌مثال، اگر شرکت شما توسعه یابد و یا کارمندان بیشتری استخدام کنید، بخش فناوری اطلاعات باید چگونگی مدیریت افزایش فعالیت در شرکت را مشخص کند و یا اگر شرکت شما مورد هدف یک حمله سایبری باشد، این بخش باید برای بازیابی اطلاعات ازدست‌رفته یا به‌خطر‌افتاده، ابزارها و پیش‌بینی‌های لازم را انجام داده باشد. استراتژی در این بخش مثل مغز عمل می‌کند و می‌تواند پیش از وقوع هر رویدادی برای آن آماده شود و خودش را تجهیز کند.
مورد دوم؛ خدمات فناوری اطلاعات
واقعیت این است که ایجاد ارزش در یک شرکت از طریق ارائه باکیفیت خدمات فناوری اطلاعات کار چندان ساده‌ای نیست. برای رسیدن به این مورد نیاز است تا سازمان‌ها سطحی از استانداردهای خدماتی و اهدافی را که باید دنبال شود، واضح و مشخص کنند، همچنین کلیه فعالیت‌های تیم مدیریت فناوری اطلاعات باید بر اساس این استانداردها تنظیم شود. درواقع بخش خدمات باید بداند که کدام اطلاعات را در چه مقطعی و به چه کسانی ارائه دهد و باید بر اساس استانداردهایی عمل کند که برمبنای اهداف و ارزش‌های سازمان و همچنین علم مدیریت، بنا شده‌اند و نباید که در مورد ارائه خدمات در بخش اطلاعات، دیدگاه و یا سلایق شخصی را در دستور کار خود قرار دهد.
همچنین هر سازمانی باید در بخش خدمات فناوری اطلاعات دیدگاهی جامع از نیازهای افراد مختلفی که از این خدمات استفاده می‌کنند را داشته باشد. از طرفی مشتریان هر شرکتی، باید اطمینان داشته باشند که اطلاعاتشان به‌دلیل استفاده از سیستم‌های امنیتی ضعیف درخطر نیست. آنها باید بتوانند همیشه به وب‌سایت شما دسترسی داشته باشند و چنانچه حضوری از دفتر بازدید کردند و نیاز به دسترسی برای اتصال به اینترنت داشتند، این امکان برایشان فراهم باشد.
مشتریان نیاز به سیستمی دارند که بتوانند در آن، هرگونه مشکل احتمالی مرتبط با فناوری را به‌راحتی گزارش کنند. از طرف دیگر، کارمندان نیز، نیاز به دسترسی قابل‌اعتماد به اینترنت و داده‌های داخلی را دارند. اتصالات باید ایمن باشند و کارمندان شما، به‌ویژه آن‌هایی که خارج از بخش فناوری اطلاعات فعالیت می‌کنند، باید در مورد دسترسی مسئولانه به شبکهْ آموزش‌های لازم را ببینند. همچنین آنها باید به بخش خدمات فناوری اطلاعات دسترسی داشته باشند تا بتوانند مشکلاتی که از لحاظ فنی با آنها مواجه می‌شوند را گزارش دهند و در اسرع وقت مشکلشان برطرف شود.
مورد سوم؛ دارایی‌های فناوری اطلاعات
درنهایت، شما باید تمام دارایی‌هایی را که کارکنان برای انجام کارشان استفاده می‌کنند، مدیریت کنید. این بدان معناست که شما نه‌تنها باید بدانید کدام سیستم دست کدام کارمند است، بلکه باید زمان و نحوه به‌روزرسانی سیستم‌های آنها را نیز مدیریت کنید. دارایی‌های فناوری اطلاعات به دو بخش تقسیم می‌شوند:
1. بخش سخت‌افزار؛ این بخش شامل سیستم‌هایی است که کارمندان برای انجام کارشان استفاده می‌کنند. برای مدیریت سخت‌افزار شما باید بدانید هر سیستم دست چه کسی است، تا چه زمانی کار می‌کند و در صورت نیاز سفارش تجهیزات جدید را پیگیری کنید.
2. بخش نرم‌افزار؛ فراموش نکنید که نرم‌افزار نیز یکی از دارایی‌های فناوری اطلاعات محسوب میشود. چه کسی از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کند؟ مجوزهای دسترسی به نرم‌افزار مربوطه تا چه زمانی اعتبار دارد؟ آیا تیم فنی شما مسئول تعمیر یک باگ یک سیستم است؟ اگر به‌درستی دارایی‌های فناوری اطلاعات را مدیریت کنید، می‌توانید به همه این سؤالات پاسخ دهید.
چرا مدیریت فناوری اطلاعات مهم است؟
فناوری اطلاعات را می‌توان ستون فقرات ساختار سازمانی دانست. ارائه خدمات مربوط به مدیریت داده، اتوماسیون و ارتباطات به بخش فناوری اطلاعات وابسته است. هدف از مدیریت فناوری اطلاعات، اطمینان یافتن از ایمنی و کارایی فناوری‌هایی است که حضورشان برای کسب‌وکار شما ضروری است. به‌عنوان مثال، یک حمله سایبری می‌تواند یک هزینه تقریباً زیاد را برای یک کسب‌وکار ایجاد کند. این مورد به‌خصوص برای کسب‌وکارهای کوچک که از امنیت کمتری برخوردار هستند می‌تواند خطرآفرین باشد. مدیریت فناوری اطلاعات یکی از روش‌های موجود برای جلوگیری از وقوع حملات سایبری است.
همچنین، خرابی شبکه، داده‌های ازدست‌رفته یا بدافزارها مواردی هستند که می‌توانند به‌شدت بر عملیات روزانه هر سازمانی تأثیر منفی بگذارند. درصورتی‌که بخشی از سیستم‌های یک شرکت دچار نقص شوند و یا به‌طور کامل از کار بیفتند، شرایط آسیب‌پذیری یک سازمان فراهم میشود. برای جلوگیری از چنین اتفاقاتی، مدیریت فناوری اطلاعات نقش بسیار مهمی خواهد داشت. مدیریت فناوری اطلاعات در انتخاب سیستم‌های جدید برای بهبود فعالیت‌های یک سازمان نقشی کلیدی ایفا می‌کند.
همان‌طور که می‌دانید فناوری اطلاعات در آستانه تغییرات بی‌سابقه‌ای قرارگرفته است و هر شرکتی که در حوزه تجارت فناوری فعالیت می‌کند، در راستای تحول دیجیتالْ نیازمند نوآوری و توانمندسازی‌های استراتژیک است. از همین رو، مدیر فناوری اطلاعات باید پیشنهاد‌های لازم در استفاده از فناوری‌های نوظهور، مانند ماشین لرنینگ ، بلاکچین، هوش مصنوعی و غیره را ارائه دهد. درنتیجه همیشه باید به‌روز باشد و از دانش لازم برای ایجاد تحول کامل در روش ارائه خدمات برخوردار باشد. به همین دلیل است که استفاده از یک تیم متخصص در مدیریت فناوری اطلاعات برای هر کسب‌وکاری ضروری است. با همین چند نکته می‌توان به اهمیت مدیریت در فناوری اطلاعات پی برد.
مدیریت فناوری اطلاعات چگونه می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند؟
همان‌طور که در ابتدای مقاله گفتیم، تقریباً همه‌چیز در کسب‌وکار شما به‌نوعی با فناوری مرتبط است. هدف از مدیریت فناوری اطلاعات یا همان مدیریت آی تی، همسو کردن اهداف فناوری با کسب‌وکار شماست، تا از دارایی‌های فناوری سازمان شما به بهترین و کارآمدترین وجه استفاده شود. درنتیجه اگر یک استراتژی مشخص برای مدیریت فناوری اطلاعات نداشته باشید، احتمالاً موجب آسیب به کسب‌وکار خود خواهید شد. مدیریت فناوری اطلاعات به دو روش می‌تواند موجب بهبود کسب‌وکار شرکت شما شود.
مورد اول؛ مدیریت آی تی هزینه‌های شما را کاهش می‌دهد
ایجاد استراتژی کلیIT، موجب میشود تا بخش فناوری اطلاعات در سازمان شما، اهداف و کارهای لازم برای کل کسب‌وکار را، اولویت‌بندی کند. درنتیجه شما به‌راحتی می‌توانید نسبت به مدیریت بودجه لازم در بخش‌های مختلف شرکت تصمیم‌گیری کنید و بدانید که کدام پروژه‌های فناوری اطلاعات به بودجه یا حمایت بیشتری نیاز دارند. از طرف دیگر بهره‌گیری از خدمات باکیفیت فناوری اطلاعات به این معنی است که کارمندان شما وقت کمتری را به‌دلیل مشکلات فنی احتمالی سازمان، از دست می‌دهند. مشتریان شما هم به مشتریان همیشگی‌تان تبدیل می‌شوند، چراکه تجربه خوبی از سایت و خدمات شما داشته‌اند. مدیریت کارآمد تمام دارایی‌های فناوری اطلاعات، موجب میشود تا از تمام سخت‌افزارهای شرکتتان به‌خوبی استفاده کنید و از خرید تجهیزاتی که به آن نیاز ندارید اجتناب کنید. همچنین مطمئن خواهید بود که نرم‌افزارهای شرکت به‌روز هستند و تا حدود زیادی در برابر هزینه‌های سنگین ناشی از حملات سایبری ایمن خواهند ماند.
مورد دوم، مدیریت آی تی موجب صرفه‌جویی در وقت شما میشود
اگر همه کارهای شرکت شما خوب پیش برود، شرکت پیشرفت خواهد کرد. کارمندانتان بیشتر می‌شوند، مشتریانتان افزایش می‌یابند و درنهایت پول و بودجه بیشتری جذب خواهید کرد. هرچقدر رسیدن به چنین شرایطی برای کسب‌وکارتان ایده‌آل باشد، برای تیم فنی شرکتتان دردسرساز خواهد بود، چون هم‌زمان با رشد شرکت شما، محیط فناوری پیچیده‌تر میشود، به نظارت بر دستگاه‌های بیشتری نیاز خواهید داشت، خدمات سایتتان برای بهبود تجربه کاربر به تغییر نیاز خواهد داشت و نهایتاً به محافظت اطلاعات دقیق‌تری نیاز پیدا می‌کنید. اگر شما از قبل تمهیدات لازم مربوط به بخش مدیریت فناوری اطلاعات را در نظر گرفته باشید، عبور از تمام موارد بالا و هماهنگی با چنین شرایطی به‌راحتی امکان‌پذیر خواهد شد، چون بخش فناوری اطلاعات شرکت می‌تواند رویکردی سنجیده و کارآمد برای حل مشکلات پیش رو داشته باشد و از تبدیل مشکلات فنی کوچک به مشکلات بزرگ جلوگیری می‌کند.
همچنین، برنامه‌ریزی برای حل مشکلات پیش رو در آینده، شما را مطمئن می‌کند که به بهترین راه‌حل‌های ممکن دسترسی خواهید داشت. با این وصف تیم فناوری اطلاعات شما می‌تواند از راه‌حل‌های اثبات‌شده و قابل‌اعتماد برای حل معضلات استفاده کند و همچنین می‌تواند به‌سرعت شرایط ایده‌آل برای ادامه فعالیت‌های شرکت را مهیا کند. تمام این موارد، چرایی نیاز به مدیریت فناوری اطلاعات در یک کسب‌وکار را به‌خوبی توضیح می‌دهند.
ایزو 20000 در مدیریت فناوری اطلاعات چه نقشی دارد؟
وجود فناوری اطلاعات، برای تجارت در جهان امروز، ضروری است. این وابستگی به فناوری، سؤالات زیادی در رابطه با چگونگی انطباق خدمات فناوری اطلاعات و برآورده‌کردن نیازهای مشاغل و مشتریان مطرح می‌کند. سیستم‌های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات یک راه‌حل شناخته‌شده و عملی برای پاسخگویی به این سؤالات هستند. آنها به شما کمک می‌کنند تا کسب‌وکارتان هم در بخش داخلی شرکت و هم در بخش مربوط به مشتریان به بهترین شیوه عمل کند. ایزو 20000 یک رویکرد جامع برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات دارد و مجموعه‌ای از اقدامات مورد نیاز برای ارائه یک سرویس مؤثر فناوری اطلاعات را تعریف می‌کند. درواقع، ایزو 20000 مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، شما را با استراتژی کلی کسب‌وکارتان همسو می‌کند و بستری مناسب برای مدیریت مؤثر و متداوم ایجاد می‌کند. ایزو 20000 تضمین می‌کند که در دنیای آنلاین امروزی، می‌توانید با توجه به اصول و استانداردها پیشتاز باشید. این ایزو به کاهش ریسک، کاهش هزینه‌ها و ایجاد سود بیشتر شرکت شما کمک می‌کند. همچنین بهبود کارایی، امنیت و سازگاری خدمات فناوری اطلاعات شما را تضمین می‌کند و درنهایت با مستندسازی کلیه سازوکارهایی که شرکت طی کرده است امکان کنترل و مدیریت دقیق‌تر کسب‌وکارتان را فراهم می‌کند.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!